Vejledning til Jobcenter Planner

Vejledning til Jobcenter Planner Administration Version 1.8 Oprettet den 2. juni 2017 Vejledningen tager udgangspunkt i Jobcenter Planner, version 2017-2 Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53

Vejledning til Jobcenter Planner Administration Indhold Indledning... 1 Tekniske forudsætninger... 1 Administrationsmodulet... 2 Opsætning af Jobcenter Planner... 4 1.1 Opret teams... 4 1.2 Opret vejleder... 7 1.2.1 Importer persondetaljer... 7 1.2.2 Særskilt for FASIT... 8 1.2.3 Kan tilknyttes indkaldelser... 8 1.2.4 Tilknyt vejleder til team... 9 1.2.5 Vejleders arbejdstid... 9 1.2.6 Vejleders pause(r)... 10 1.2.7 Vejlederens kompetencer... 11 1.2.8 Kalender synk... 11 1.2.9 Redigering og sletning af vejledere... 13 1.3 Lokale lukkedage... 17 1.3.1 Opret lukkedag(e)... 17 1.3.2 Sletning af lukkedage... 18 1.4 Mødelokaler... 18 1.4.1 Opret mødelokale... 19 1.4.2 Rediger mødelokale... 21 1.4.3 Slet mødelokale... 21 1.5 Indkaldelsesskabeloner... 22 1.5.1 Opret indkaldelsesskabelon... 22 1.6 Samtaletyper... 25 1.7 Samtaletypevarianter... 25 1.7.1 Indtast detaljer... 26 1.7.2 Tilknyt breve kommunikationsform... 27 1.7.3 Tilknyt team... 29 1.8 Brevmodul... 29 Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53

1.9 Revisionsspor... 29 1.9.1 Søgning i revisionssporet... 30 1.10 Systemlog... 30 1.11 WSRM-log... 30 1.12 Om... 30 Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 1

Indledning I forbindelse med reformen af kontanthjælpssystemet og aftalen om sygedagpengereform, skal alle ledige fremover have adgang til at booke samtaler med jobcentret via Jobnet. Formålet med dette er: at borgeren får mulighed for at betjene sig selv på nettet i forhold til jobcentret, og dermed i højere grad selv tager ansvar for kontakten med jobcentret. at lette den administrative proces i indkaldelsen af borgere, og dermed mindske den tid, der anvendes på administration i jobcentret. at understøtte den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi gennem øget selvbetjening. I Jobcenter Planner er det muligt for jobcentrene at oprette mødetilbud, som vises til borgere via Jobnet. Borgeren kan herefter selv vælge et af de viste møder samt det tidspunkt, som passer dem bedst. Jobcenter Planner viser ledige tider på samme måde som ved indkaldelser, dvs. at Jobcenter Planner finder ledige tider i vejledernes kalendere. De viste mødetidspunkter vises kun for de borgere, der opfylder de kriterier/søgeregler, som jobcenteret sætter op for det specifikke møde. Tekniske forudsætninger Jobcenter Planner understøtter de fleste browsere. Du opnår den bedste brugeroplevelse ved at benytte Google Chrome eller Internet Explorer 9.0, 10.0 eller 11.0, med en skærmopløsning på minimum 1280 x 1024 (4:3 format) eller 1366 x 768 (bredformat). Der er 3 forskellige vejledninger til Jobcenter Planner, der hver især behandler et af de vigtigste funktionsområder i systemet: Vejledning til Jobcenter Planner Administration: der omhandler administrationsdelen og registreringen af grundlæggende oplysninger som fx teams, vejledere og mødelokaler, som skal være til stede, før der kan foretages indkaldelser eller oprettes Online Tilbud (denne vejledning). Vejledning til Jobcenter Planner Online Tilbud og Selvbooking: som beskriver hvordan man opretter og redigerer online tilbud, der anvendes til Selvbooking. Vejledning til Jobcenter Planner Indkaldelse: som beskriver registrering af indkaldelser, håndtering af afventerlisten etc. Vejledning til Jobcenter Planner Øvrige Funktionaliteter: som beskriver øvrige funktionaliteter i Jobcetner Planner. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 1

Administrationsmodulet Du tilgår administrationsmodulet i Jobcenter Planner, ved at klikke på linket Administration øverst til højre på forsiden. Dette link er kun synligt for de vejledere, som har rollen Planner-administrator. Ønsker du at vende tilbage til forsiden, skal du klikke på jobcenterikonet i øverste venstre hjørne. Når du er kommet ind i administrationsmodulet, viser Jobcenter Planner dig punktet: Vejledere. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 2

Punkterne i venstre-menuen dækker over disse funktioner: Punkt Vejledere Kompetencer Teams Lokale lukkedage Mødelokaler Indkaldelsesskabeloner Samtaletyper Samtaletypevarianter Brevmodul Revisionsspor Systemlog WSRM-log Om Beskrivelse Her kan du oprette, redigere og slette vejledere i systemet. Du kan også tilknytte vejledere til teams, samt angive arbejdstider og pauser for hver vejleder. Kompetencedelen er endnu ikke taget i brug i Planner. Er derfor ikke beskrevet i denne vejledning. Her kan du oprette, redigere og slette teams. Endvidere kan du organisere de enkelte teams i forhold til organiseringen i jobcentret. Her kan du oprette, redigere og slette en lokal lukkedag. En lokal lukkedag kan fx være en dag, hvor afdelingen skal have fælles mødedag eller hvor jobcenteret holder lukket i forlængelse af helligdage. Her kan du oprette, redigere og slette mødelokaler. Endvidere kan du administrere hvilke teams, der skal kunne benytte de enkelte mødelokaler til møder/samtaler. Her kan du oprette, redigere og slette indkaldelsesskabeloner. Du kan foruddefinere samtaledetaljer til de indkaldelser, som jobcentret varetager. Dette er en liste over de samtaletyper, der er oprettet i Det fælles Datagrundlag (DFDG). Der kan ikke redigeres i samtaletyperne i Jobcenter Planner. Her kan du oprette, redigere og slette samtaletypevarianter og tilknytte brevskabeloner (kun aktuelt for dem der har tilkøbt et brevmodul). Bruges ikke længere. Der er i Planner implementeret et revisionsspor, som logger hændelser. Systemloggen indeholder en oversigt over alle loggede systemaktiviteter. Her logges aktiviteter fra WSRM-overførslerne. En WSRM-overførsel afsendt fra DFDG, indeholder oplysninger om en indkaldelse foretaget i det kommunale sagssystem. Oplysninger om Jobcenter Planner Version. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 3

Opsætning af Jobcenter Planner Når Jobcenter Planner tages i brug på jobcentret, anbefales det, at starte med at oprette teams og placere dem i den hierarkiske struktur, der findes i jobcentret. Hver enkelt vejleder skal tilknyttes mindst ét team i oprettelsesprocessen. For vejlederen betyder det, at det er foruddefineret, hvilke teams som vejlederen kan afholde samtaler for. 1.1 Opret teams Klik på knappen Teams. Du får herefter vist den struktur, som Planner som standard bliver sat op med fra starten. Bemærk at de to niveauer bør omdøbes, så de ikke har samme navn. Det er ikke muligt at redigere Teams, så længe de har samme navn. For overskuelighedens skyld, anbefaler vi at øverste niveau kaldes XXjobcenter (XX = kommunenavn). Niveau to kan frit omdøbes til et team i jobcenteret. Du omdøber teams, ved at højre-klikke på teamet og vælge Rediger team. Se mere under Redigering af teams. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 4

Du opretter et team ved at klikke på knappen Opret nyt team, hvorefter Planner præsenterer et billede til indtastning af informationer om teamet. Du indtaster følgende værdier for teamet: Punkt Navn Adresse Beskrivelse Sigende og unikt navn på team. Adressen på teamet bemærk, at der er krav til hvordan adressen skrives. Evt. husnummer-bogstav skal stå med stort! 1 Postnr. Postnummeret på adressen. E-mail adresse Mailadresse på team, hvis det er oprettet 2. Telefonnr. Telefonnummer på teamet. Beskrivelse Beskrivelse af teamet, f.eks. arbejdsfunktioner. Gentag ovenstående for hver af de teams, du ønsker at oprette. 1 Adressen vises på borgerens mødeaftale, hvis online-tilbuddet ikke har et mødelokale med adresse tilknyttet. 2 Planner sender besked til teamets mailadresse, hvis et online tilbud er sluppet op for ledige pladser. Hvis der ikke er registeret nogen mailadresse på det aktuelle team, vil Planner søge op i teamhierarkiet indtil den har fundet en mailadresse at sende notifikationen til. I modsat fald sendes ingen notifikation. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 5

Da dette er første trin i opsætning af Planner, skal du ikke udfylde indhold under de andre faner. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 6

1.2 Opret vejleder Klik på knappen Vejledere i venstre side. Klik herefter på knappen Opret ny vejleder i højre side. Planner præsenterer et pop-up-vindue, hvor du skal indtaste forskellige informationer om den vejleder, du ønsker at oprette. Du kan kun oprette en vejleder, som har et gyldigt certifikat og som er oprettet i AM-portalen Du kan ikke gemme vejlederen, før du som minimum har udfyldt informationer i de 2 første faner. Det er bedst, at fremsøge den vejleder, der skal oprettes ved hjælp af e-mail adresse. Planner søger mulige match på navn for vejledere fra alle jobcentre, så der er risiko for at du opretter en forkert vejleder, hvis du søger på navn. Indtast derfor den fulde e-mail adresse i feltet E-mail adresse. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 7

Når du har indtastet e-mail adressen, så klik på knappen Hent data Planner henter herefter vejlederens oplysninger fra AM-portalen. Bemærk, at det er muligt at redigere i felterne: RID Telefonnummer Initialer FASIT benytter ikke certifikater som identifikation for vejlederen. I stedet for et RID-nummer, benyttes et GUID-nummer. Der er lavet en særskilt vejledning for FASIT-kunder, hvor du bliver vejledt i, hvordan du finder GUID-numre i FASIT og efterfølgende taster dem ind i Planner. Du finder vejledningen på Planner-sitet. Hvis vejlederen kun skal oprettes, for at aftaler fra det kommunale sagssystem (KSS) kommer ind i Planner, skal der ikke sættes flueben i feltet: Kan tilknyttes indkaldelser. 3 Alle andre bør have denne markering. 3 Hvis en vejleder, som ikke er oprettet i Planner, indkalder til en samtale fra det kommunale sagssystem, så vil aftalen ikke komme ind i Planner. Hvis samtalen herefter flyttes til en anden vejleder, som er oprettet i Planner, vil denne opdatering ikke komme ind i Planner, da den første aftale ikke er kendt af Planner. Vi anbefaler derfor, at alle der arbejder med indkaldelser, oprettes i Planner. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 8

På næste fane skal du tilknytte vejlederen til et eller flere team. Det team du ønsker vejlederen skal tilknyttes, sætter du et flueben ud for. Tilknytningen gælder kun for det markerede team og ikke evt. underliggende team. Du har nu mulighed for at gemme vejlederen. Hvis vejlederen skal bruges til indkaldelser, ombooking og selvbooking, er det dog en god idé at tilpasse arbejdstid og pauser på de næste to faner med det samme. Arbejdstid i Planner er den tid, hvor det er muligt at indkalde borgere eller udstille tider til selvbooking - også kaldet rådighedstid. Planner sætter som udgangspunkt arbejdstid kl. 7.30 16.00 alle ugens hverdage. Der er derfor god grund til at tilpasse arbejdstiderne, så de afspejler de tidspunkter, hvor vejlederen reelt ønsker at afholde samtaler. Det er kun muligt at definere én arbejdstid pr. dag. Hvis der er behov for at dele arbejdstiden op i flere tidsblokke, kan dette gøres med pauser, som defineres på næste fane. Det anbefales ikke at lave tidsblokkene for stramt, så der kun er plads til en samtale pr. tidsblok. Planners opgave er at sørge for at fordele samtaler så effektivt som muligt, og hvis jobcentrene udstiller for stramme tidsblokke, kan det resultere i ineffektiv fordeling af samtaler. Når du er kommet til fanen Arbejdstid, skal du først indtaste start- og sluttidspunkt for de enkelte dage. Skal arbejdstiden være ens for alle dage, kan du med fordel udfylde mandagens tider og benytte knappen Kopier lige under tabellen. Skal der ikke være nogen arbejdstid på en eller flere dage, vælger du arbejdstid fra 0.00 til 0.00 Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 9

På den næste fane kan du definere de pauser, der skal indlægges i løbet af dagen. Pauser kan være i forbindelse med faste møder, der ligger midt i samtaletiden, frokostpause, samtalefri eller lignende. Du tilføjer en pause ved at vælge ugedag og klikke på knappen Tilføj pause. Planner tilføjer nu en pause, hvor du kan redigere tidspunktet. Hvis der er tale om en frokostpause, som ligger på samme tidspunkt i hele arbejdsugen, kan du kopiere pausen til de andre dage, ved at klikke på knappen Kopier. Du har også mulighed for at kopiere pauser fra en anden vejleder, som er oprettet i forvejen. Her skal du vælge vejlederen på valglisten, for at indlæse pauserne. Når pauserne er på plads, kan du enten gå videre til de næste faner, eller gemme vejlederens indstillinger ved at klikke på Gem. Vær opmærksom på, at pauser på under 15 minutter, ikke kan vises i Planner-kalenderen! Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 10

Kompetencedelen er ikke taget i brug i Planner og udfyldes derfor ikke. På denne fane kan du vælge mellem synkroniseringstilstande mellem Jobcenter Planner og Outlook: Tilstand Ingen Envejs Tovejs Funktion Der bliver ikke sendt aftaler fra Planner til Outlook. Benyttes primært af FASIT-kunder, fordi FASIT sørger for synkronisering af alle møder, også dem fra Jobnet og Planner. Standardopsætning i Jobcenter Planner. Sender en indkaldelse fra Jobcenter Planner til f.eks. Outlook på alle aftaler, som er selvbookede eller som er indkaldt fra Jobcenter Planner. To-vejs-synkroniseringen er kun muligt for de jobcentre, der har fået sat to-vejssynkroniseringen op i Jobcenter Planner. Denne løsning kræver dog en særskilt installation af en komponent, kaldet kommuneklienten. Benyttes, hvis vejlederen ønsker at egne aftaler fra Outlook synkroniseres ind i Planner-kalenderen. Envejs (FASIT) De fleste FASIT-kunder foretrækker, at indkaldelsesmails (fra både JC Planner og FASIT) sendes fra FASIT til Outlook. Derfor findes denne indstilling også, som dækker over envejs synkronisering fra vejlederens Outlook til vejlederens Planner-kalender. Bemærk at visning af mulige tilstande tilpasses, alt efter om man har 2-vejs-synkronisering eller standard synkronisering af aftaler mellem Jobcenter Planner og f.eks. Outlook. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 11

Indstillingsmuligheder ved standard synkronisering: Indstillingsmuligheder ved 2-vejs-synkronisering (Workbase og Opera): Indstillingsmuligheder ved 2-vejs-synkronisering (FASIT): Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 12

For at redigere en vejleder, skal du åbne medarbejderkortet for vedkommende. Det gør du ved at klikke på vejledernavnet i listen over vejledere. Alle felter under Kontaktinfo, der er angivet i forbindelse med oprettelsen, vil kunne redigeres. I listen over vejledere er der til højre en [Slet] knap ud for hver vejleder. Når du klikker på slet, skal du bekræfte din handling i en advarselsboks. Vi anbefaler ikke, at man sletter en vejleder, for at rette i vejlederens stamoplysninger. Send i stedet en besked til Jobcenter Planner Supporten, om at foretage ændringen. Når du ønsker at flytte en vejleder, som har aktive fremtidige samtaler i sin kalender, fra et team til et andet, skal du gøre følgende: Fremsøg den aktuelle vejleders medarbejderkort og fjern flueben fra det team vejlederen skal fjernes fra og vælg Gem : Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 13

Nu vil et pop-up vindue komme frem med mulighederne for ombooking: Her får man mulighed for Fortsæt til ombooking eller Luk og Behold møder. Vælger man Luk og behold møder vil vejlederen beholde sine samtaler i kalenderen, men der vil ikke komme nye selvbookninger til. Vejlederen få dermed mulighed for at afslutte sine samtaler, hvis dette er ønsket fra Jobcenteret. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 14

Vælger man Fortsæt til ombooking få man nu i en dropdown-menu, mulighed for at ombooke samtalerne til en ny vejleder fra samme team. Hvis der ikke er en ledig vejleder på teamet skal man håndtere ombooking manuelt. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 15

I situationen hvor man ønsker at flytte en vejleder, som er den eneste vejleder fra teamet, der er tilknyttet et onlinetilbud, skal man gøre følgende: Gå ind på den aktuelle vejleders medarbejderkort og fjern vejleder fra det ønskede team. Herefter vises følgende pop-up billede: Her får man mulighed for Fortsæt til ombooking eller Luk og Behold møder. Onlinetilbud bliver deaktiveret automatisk, når du har udført din ombooking og kan altid gen-aktiveres, når de bliver relevante igen. Det er ikke muligt at slette vejledere, der har aktive (indkaldte) samtaler i sin kalender. Hvis du vil slette en vejleder, skal du derfor først ombooke alle samtaler til andre vejledere eller aflyse dem. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 16

1.3 Lokale lukkedage Planner er opsat med de almindelige lukkedage til og med 2019, baseret på helligdage plus grundlovsdag. Det er muligt at tilføje egne lukkedage i Planner og disse kan knyttes enten til hele jobcenteret eller til et eller flere teams. Klik på knappen Lokale lukkedage i venstre side. Klik herefter på knappen Opret ny lukkedag i højre side. 1. Vælg det team, lukkedagen skal gælde for. 2. Giv lukkedagen et sigende navn 3. Udfyld fra og til dato 4. Klik på Gem Bemærk, at en lukkedag nedarves til de teams, der hører under det team du har tildelt en lukkedag. Skal en lukkedag gælde for hele jobcenteret, skal du derfor oprette lukkedagen på øverste niveau i teamstrukturen. Plannersupporten har mulighed for at indlægge lukkedage, som skal gælde for alle landets jobcentre. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 17

Eksempel fra Planner: Den mørkegrå markering viser lukkedag i jobcenteret. Det er ikke muligt at redigere en lukkedag. Til gengæld er det nemt, at slette en lukkedag og oprette en ny, som erstatning for den, man har slettet. Til højre, ud for den lukkedag du ønsker at slette, er det muligt at slette en lokal lukkedag, som jobcentret selv har oprettet. 1.4 Mødelokaler Jobcenteret har mulighed for at oprette deres mødelokaler i Planner. Der er især to fordele forbundet med dette: Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 18

1. Mødelokale bliver automatisk booket. Dette kræver at mødelokalet har sin egen Outlook-konto. (Vær opmærksom på at 2-vejs-synkronisering ikke er muligt på mellem Jobcenter Planner og mødelokalernes Outlook-konto) 2. Ved indkaldelser til gruppemøder styrer Planner, hvor mange der kan indkaldes i forhold til de informationer, der er opsat på mødelokalet. Klik på knappen Mødelokaler i venstre side. Klik herefter på knappen Opret nyt lokale i højre side. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 19

Udfyld relevante felter på indtastningsbilledet: Felt Navn Ressource type Maks. kapacitet Accepter overbooking Adresse Postnummer E-mail Kan tilknyttes indkaldelser Kommentar Beskrivelse Navnet anvendes til visning af en mødelokalekalender og når du tilknytter et mødelokale til en indkaldelse. Derfor skal du angive et unikt navn til hvert mødelokale. Pt. er der kun mulighed for at vælge Mødelokale. Her kan angives hvor mange personer, der kan indkaldes til møder i mødelokalet. Registreres der ikke en kapacitet, kan der indkaldes uendeligt mange. Markerer du denne boks, og har du fastsat en maksimal kapacitet, skal du angive, hvor mange personer, der kan overbookes med. Det vil sige, at mødelokalet har en maksimal kapacitet, men det er muligt at sætte X antal ekstra stole ind i lokalet. Anvendes som den adresse, hvortil borgere indkaldes. Er der ikke angivet en adresse på mødelokalet, angives adressen i indkaldelsen til teamets adresse. Når du skriver et gyldigt postnummer, fremkommer bynavnet automatisk. Den mailadresse, hvortil der kan sendes en indkaldelse, så tiden reserveres i mødelokalets Outlook-kalender (hvis en sådan er oprettet). (Udsendelse af mails til mødelokaler er pt ikke implementeret) Markerer du denne boks, betyder det, at mødelokalet kan benyttes ifm. samtaler. Her er det muligt at tilføje fritekst. Det kunne fx være oplysninger om, om mødelokalet indeholder en PC, en dataprojektor mv. (kommentarfeltet er udelukkende til internt brug for administratorerne). Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 20

Efter ovenstående er indtastet, skal det tilknyttes et eller flere teams på næste fane. Marker det eller de team(s) du ønsker der skal tilknyttes mødelokalet og klik på Gem. Du redigerer et mødelokale ved at klikke på mødelokalenavnet i listen over oprettede mødelokaler på siden Mødelokaler. Alle felter under fanerne Detaljer og Team kan herefter redigeres, som i beskrivelsen af Opret mødelokale. Du sletter et mødelokale ved at klikke på knappen Slet ud for mødelokalet i oversigten over oprettede mødelokaler på siden Mødelokaler. Herefter skal du bekræfte din handling i advarselsboksen. Det er ikke muligt at slette mødelokaler, med kommende samtaler. Når du vil slette et mødelokale, skal du derfor først ombooke alle samtaler til andre mødelokaler eller aflyse dem. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 21

1.5 Indkaldelsesskabeloner En indkaldelsesskabelon bruges til at forud-definere de detaljer, der skal bruges når man opretter en indkaldelse eller et online tilbud. Det letter arbejdsgangen for opretterne, så de blot skal vælge en indkaldelsesskabelon og ikke skal angive alle detaljer, hver gang de indkalder borgere eller opretter tilbud. Benytter man en indkaldelsesskabelon, er det stadig muligt at ændre i felterne, inden man gennemfører indkaldelsen eller gemmer online tilbuddet. Bemærk, at indkaldelsesskabelonen både kan bruges til indkaldelser og online tilbud. Planner finder selv ud af, hvilke oplysninger der skal udtrækkes til de to typer. I venstremenuen vælges menupunktet Indkaldelsesskabeloner. Hvis der allerede er oprettet indkaldelsesskabeloner, vises de i listen på siden. Opret indkaldelsesskabelon Trin Handling 1 Klik på Opret ny skabelon, hvorefter vinduet Indkaldelsesskabelon (ny) åbnes. 2 Udfyld felterne i fanen Detaljer. Find forklaring på felterne i næste skema. 3 Udfyld indhold i de næste to faner: Beskeder og Online Booking. 4 Klik på Gem når du har indtastet detaljerne. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 22

Fanen Detaljer Felt Skabelonnavn Samtaletype Samtaletypevariant Mødeform Afholdelsesform Vælg team Mødelokale Vejledere Standardvarighed Afsæt tid til rapportering Indstillinger for frist for afholdelse Fordeling i kalender Beskrivelse Navnet anvendes til at genkende samtaleskabelonen, når du vælger den i forbindelse med en indkaldelse. Navnet bør derfor være unikt og give en indikation af, hvornår skabelonen skal anvendes. Vælg en af de 11 samtaletyper. Vælg en af samtaletypevarianterne, hvis du har oprettet en eller flere i forvejen Individuelt møde eller fællesmøde. Vælges Individuelt møde bookes én af de valgte vejleder til hver samtale der oprettes. Vælges Fællesmøde tilknyttes alle valgte vejledere til hver enkelt samtale. Vælg mellem Fællesmøde eller Individuelt møde. Dette bestemmer hvilket team, der skal være for-valgt når du vælger denne skabelon i forbindelse med en indkaldelse. Det vil dog være muligt at vælge et andet team. Hvis du har oprettet et mødelokale til ovenstående team, kan mødelokale vælges under dette punkt. Her kan du vælge mellem de vejledere, som hører til det team du har valgt. Varighed på selve samtalen. Varighed på efterbehandling efter samtalen. Bruges kun ved indkaldelser (obs: er ikke frister til obligatorisk selvbooking) Frist for afholdelse = falddato og Frist for afholdelse før falddato X dage kræver samtidig en indtastning af falddato senere i indkaldelsesprocessen. Frist for afholdelse X dage efter oprettelse tager alene udgangspunkt i datoen for indkaldelsen. Vælg mellem de to muligheder: Fordel samtaler automatisk Planner fordeler automatisk samtaler i kalenderne under hensyntagen til de valg, der er foretaget under: o Team o Vejleder(e) o Mødelokale(r) o Varighed o Frist for afholdelse Vælges Fordel samtaler automatisk, fremkommer nyt felt: Tidligste samtaledato. Antal dage fra den dag en indkaldelse oprettes, til den første samtale afholdes denne er kun aktuel ved indkaldelse af borgere til samtale med automatisk fordeling af samtaletidspunkter. Angiv fast tidspunkt Indkalderen bestemmer selv dato og tidspunkt for samtalen. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 23

Fanen Beskeder Felt Beskrivelse Besked til vejledere Beskrivelse til brev Beskrivelse Denne indtastning bruges både ved oprettelse af skabeloner til indkaldelser og online tilbud. Beskrivelsesteksten vil blive indsat i beskrivelsesfeltet, som hænger sammen med overskriften på indkaldelsen eller online tilbuddet. Denne indtastning bruges kun ved indkaldelser. Beskeden sendes med i indkaldelsen til vejlederens kalender. Denne indtastning bruges kun ved indkaldelser. Beskeden kan kun flettes ind i breve, hvis jobcenteret har en brevløsning. Fanen Online Booking Felt Accepter afbud Accepter ombooking Aktiver online tilbud på Jobnet Borgeren kan vælge vejleder til mødet Første mødedato Fast slutdato Løbende slutdato Tilbud åbnes for booking Regler Beskrivelse Hvis der sættes flueben i feltet, kan borgeren melde afbud til mødet via Jobnet. Hvis der svares ja, kan borgeren ombooke til et nyt, tilsvarende møde. Overvej hvor lang tid før mødets afholdelse, det er praktisk muligt, at borgeren ombooker sit møde, fx 8 dage før mødets afholdelse. Hvis borgeren vælger at ombooke sit møde, kan borgeren dog booke det nye møde med 1 dags varsel, som ved alle selvbookinger. Hvis flere online tilbud er ens, er det værd at overveje, om der skal benyttes samtaletypevarianter, så Planner kan udstille tider til det korrekte online tilbud. Hvis dette felt er markeret, bliver tilbuddet gjort aktivt på Jobnet med det samme, når online tilbuddet gemmes Hvis dette felt er markeret, vil borgeren kunne vælge mellem de vejledere, der er tilknyttet det aktuelle online tilbud. Vælg den dato, hvorfra det er muligt at booke møder. En fast slutdato for, hvornår tilbuddet ikke længere kan bookes. Kan kombineres med løbende slutdato. Er ikke et obligatorisk felt. Også kaldet en rullende slutdato. Beregnes altid i hele uger ud fra den dato borgeren er logget på Jobnet og ønsker at booke et møde. Kan kombineres med Fast slutdato. Er ikke et obligatorisk felt. Vælg den dato, hvor tilbuddet bliver synligt på Jobnet. Kun for online tilbud: Her vælger du hvilken gruppe af borgere der får adgang til det eller de online tilbud, som benytter denne indkaldelsesskabelon. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 24

1.6 Samtaletyper Listen viser de samtaletyper det er muligt at vælge mellem i forbindelse med indkaldelser og oprettelse af online tilbud. Samtaletyperne er oprettet og vedligeholdes fra centralt hold. Det er ikke muligt for jobcentrene at oprette nye eller redigere de eksisterende samtaletyper. 1.7 Samtaletypevarianter Det er muligt at oprette undervarianter af samtaletyperne, kaldet samtaletypevarianter. Under indkaldelsen kan du vælge at angive en samtaletypevariant og på den måde styre, hvilke samtaler borgerne kan ombooke til i forbindelse med fællesmøder. Udgangspunktet er, at borgere kan ombooke til andre fællesmøder såfremt teamet, samtaletypen og evt. samtaletypevarianten er den samme. Det er også samtaletypevarianterne som styrer, hvilket brev der skal afsendes ved indkaldelser. Dette kræver dog at man har tilkøbt et brevmodul af en trediepart-leverandør. I venstremenuen vælges menupunktet Samtaletypevariant. Hvis der allerede er oprettet samtaletypevarianter, vises de i listen på siden. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 25

I dette billede skal du indtaste eller vælge to forhold om samtaletypevarianten: Felt Navn Tilknyttede samtaletype Beskrivelse Navnet anvendes til at genkende samtaletypevarianten, når du vælger den i forbindelse med en indkaldelse eller et online tilbud. Navnet skal være unikt og gerne give en indikation af, i hvilke situationer varianten skal anvendes. Vælg en eller flere af de 11 samtaletyper, hvor samtaletypevarianten skal kunne vælges. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 26

Det er kun muligt at tilknytte breve til samtaletypevarianter, hvis man har købt en brevløsning Når du vælger at tilknytte en samtaletype, viser Planner et link Kommunikation udfor den valgte samtaletype: Ved at klikke på linket Kommunikation kommer du til en dialogboks, hvor det er muligt at tilknytte breve til 4 aktiviteter i indkaldelsesprocessen: Indkaldelse Flytning Aflysning Opdatering Du vælger først den aktivitet du ønsker at knytte et brev til og klikker derefter på Ny. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 27

I dette skærmbillede skal du vælge de værdier, du ønsker der skal gælde for aktiviteten. Felt Brevskabelon Samtaletype Samtaletypevariant Kontaktgruppe Afholdelsesform Mødeform Beskrivelse Vælg en af de brevskabeloner der er adgang til i dit jobcenter. Låst felt. Viser hvilken samtaletype dokumentet bliver knyttet til. Låst felt. Viser hvilken samtaletypevariant dokumentet bliver knyttet til. Vælg enten en af kontaktgrupperne eller vælg, at den skal gælde for alle. Vælg enten en af afholdelsesformerne eller vælg, at den skal gælde for alle. Vælg enten en af mødeformerne eller vælg, at den skal gælde for alle. Gentag indtastningen for hver af de aktiviteter, hvor du ønsker at tilknytte et brev. Bemærk at du også kan tilknytte flere slags breve til hver sin kontaktgruppe. Figur 1: Eksempel på en brevskabelon tilknyttet en samtaletypevariant Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 28

I dette billede skal du vælge hvilke(t) team(s) der skal tilknyttes samtaletypevarianten. Da en af samtaletypevariantens opgaver er at styre, hvilke samtaler man kan ombooke til, vil denne opgave bedst blive håndteret ved at der er så få teams tilknyttet samtaletypevarianten som muligt. 1.8 Brevmodul Link der leder over til Arbejdsmarkedsportalens skabeloncenter. 1.9 Revisionsspor Revisionssporet giver dig mulighed for at se alle historiske hændelser på en booking. Revisionssporet er en visning af alle revisionslogs på tværs af samtaler, borgere, indkaldere m.m. Der er således mulighed for at søge bredere, end en revisionslog på en enkelt samtale. Følgende hændelser bliver logget Indkaldelse oprettet Indkaldelse sendt til DFDG Booking set af borger Booking flyttes af borger fra Jobnet Booking flyttet af borger fra Jobnet Booking flyttes af jobcenter Booking flyttet af Jobcenter Booking aflyst af jobcenter Booking detaljer tilgået af bruger Sagsbehandler tilknyttet booking Sagsbehandler frakoblet booking Borger tilknyttet booking (fællesmøder) Borger frakoblet booking (fællesmøder) Borgerkort tilgået af bruger Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 29

Det er muligt at søge/filtrere i revisionssporet ved hjælp af de 7 felter i toppen af listen. Figur 2: Eksempel på en søgning ud fra samtale nummer 1.10 Systemlog Systemloggen bruges alene af teknikere på Planner til analyse af fejl. 1.11 WSRM-log WSRM-loggen viser de aftaler, som er oprettet i det kommunale sagssystem og sendt videre til Planner via DFDG. Der er tale om informationer, som er opsat til brug for Jobcenter Planner og indholdet af meddelelserne ser umiddelbart meget kryptiske ud. Siden er som udgangspunkt til brug for analyse af fejl i kommunikationen mellem det kommunale sagssystem og Planner. 1.12 Om Siden viser, hvilken version af Planner der aktuelt afvikles til brug for jobcentrene. Alle andre informationer er til brug for teknikere på Planner til overvågning af Jobcenter Planner. Jobcentrene må ikke aktivere nogen af funktionerne på denne side! Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 30