Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Torsdag den 6. august 2015 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 8:30-11:30 Medlemmer: Louise Thule Michael Holst Mogens Bak Hansen Side 1
Indholdsfortegnelse 50 Leadership Pipeine i Fredericia Kommune...3 51 Nyt ledelsesgrundlag...6 52 Besøg af Bascon...9 53 Eventuelt...10 Side 2
50 Leadership Pipeine i Fredericia Kommune Sagsnr.:15/6965 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Den 15. april 2015 havde Lederforum en præsentation og drøftelse af Leadership Pipeline i den offentlige sektor. Leadership Pipeline kan, udover at være et værktøj til at afklare og styrke ledelsesrum på de forskellige ledelsesniveauer i organisationen, også anvendes til at udarbejde et nyt ledelses- og medarbejdergrundlag, der spejler sig op mod den nye vision. Et nyt ledelses- og medarbejdergrundlag på denne måde vil tydeliggøre kravene til ledelse på de enkelte ledelsesniveauer, og dermed et mere differentieret ledelsesgrundlag. Erfaringer fra andre kommuner viser, at den fulde pakke tager lang tid, fra man starter til det er fuldt implementeret til gengæld er der et sammenhængende og tydeligt ledelsessystem, der også kan udbredes til LUS/GRUS og MUS samt lederevalueringer m.v.. Men måske også et ledelsesgrundlag, der er mindre fleksibelt, fordi det er tæt knyttet op på værktøjet. Der var ikke en konklusion på mødet om, hvorvidt vi skulle indføre Leadership Pipeline i fuld skala, helt undlade at arbejde med Leadership Pipeline eller lade det være op til decentral beslutning. Som det fremgår af en anden samtidig indstilling til Direktionen, foreslås HR, at der, efter budgetvedtagelsen, igangsættes et involverende arbejde med at danne et nyt ledelses- og medarbejdergrundlag. Et arbejde, der foreslås gennemført uafhængig af Leadership Pipeline. At indføre Leadership Pipeline i fuld skala vil kræve store ressourcer i organisationen, hvilket måske ikke er en hensigtsmæssig prioritering af ressourcerne på nuværende tidspunkt. Et nyt ledelsesgrundlag, udarbejdet selvstændigt i Fredericia Kommune, vil også efterfølgende kunne indarbejdes i Leadership Pipeline. Det giver på den anden side god mening at arbejde med Leadership Pipeline i nogle dele af organisationen, hvor værktøjet kan være med til at understøtte forandringer og i den forbindelse tydeliggøre kompetencer og forventninger på de enkelte ledelses lag. Voksenservice har tilkendegivet, at de ønsker at påbegynde arbejdet med Leadership Pipeline i efteråret og Børn & Unge er også positive overfor at gå i gang. HR vil i samarbejde med LEAD, der har udviklet Leadership Pipeline i den offentlige sektor, kunne facilitere en proces i afdelingerne. En strategisk overvejelse, hvis nogle af afdelingerne tager værktøjet i anvendelse, kunne være at anvende Leadership Pipeline på niveau 1 og 2, således at det er understøttet hele vejen op. En anvendelse af værktøjet på niveau 1 og 2 vil også kunne tydeliggøre rollerne for hhv. direktør og chef efter organisationsændringen pr. 1.1.2015, og dermed understøtte denne proces. Side 3
Økonomiske konsekvenser: Udgifterne til Leadership Pipeline vil kunne afholdes indenfor de afsatte midler til strategisk HR Vurdering: Det er HR s vurdering, at model 3 eller 4 vil være de bedste løsninger i Fredericia Kommune Indstillinger: HR indstiller at Direktionen drøfter anvendelsen af Leadership Pipeline i Fredericia Kommune og herunder beslutter en af følgende modeller 1. Indførelse af Leadership Pipeline i hele organisationen, og heri også lade indgå udviklingen af et nyt ledelsesgrundlag. 2. Indførelse af Leadership Pipeline i hele organisationen, koblet op på at understøtte det nye ledelsesgrundlag, men hvor dette udarbejdes uafhængigt af Leadership Pipeline. 3. Indførelse af Leadership Pipeline på niveau 1 og 2 samt i de afdelinger, der måtte ønske dette. 4. Undlade at arbejde med Leadership Pipeline på niveau 1 og 2, og lade det være op til decentral beslutning, hvorvidt den enkelte afdeling vil anvende værktøjet. 5. Udelukke Leadership Pipeline i Fredericia Kommune. Bilag: Ingen Side 4
Beslutning i Direktion den 06-08-2015: Direktionen vedtog pkt. 3 at der indføres Leadership Pipeline på niveau 1 og 2 samt i de afdelinger, der måtte ønske dette. Side 5
51 Nyt ledelsesgrundlag Sagsnr.:15/6966 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Sagsresume` Forslag om at igangsætte en proces om et nyt ledelses- og medarbejdergrundlag i tilknytning til Visionen Fredericia 2020 sammen vil vi vækst og velfærd. Sagsbeskrivelse I 2001 fik Fredericia Kommune sit nuværende ledelsesgrundlag Vi rager op og sprænger rammer, der spejlede sig op mod den daværende vision, bilag 1. Ledelsesgrundlaget er i dag en del af Fredericia Kommunes fælles kultur og grundlæggende værdisæt, og har givet også været med til at understøtte den innovation- og frihedsskultur, der præger kommunen. Ledelsesgrundlaget retter sig også i sin ordlyd til medarbejderne. Fredericia Kommune er en kommune, der i dag har værdibaseret ledelse, og er båret af stærke fælles værdier og decentral beslutnignskraft. Byrådet har i april 2015 vedtaget visionen Fredericia 2020 sammen vælger vi vækst og velfærd. Denne vision indeholder pejlemærker og værdier for, hvorledes såvel ledere som medarbejdere i Fredericia Kommune skal agere i forhold til borgerne og erhvervslivet m.v., fx - udnytte potentialet i samarbejdet med frivillige kræfter, - sikre en smidig og effektiv organisation, - dygtige medarbejdere, hvor kompetenceudvikling er et nøgleord - tæt og tillidsfuldt samarbejde med relevante organisationer - vi har brug for alle - vi skal fejre vore sejre - i Fredericia har vi et stærkt fællesskab Visionens pejlemærker og værdier bør indgå som en naturlig del af et nyt sæt af fælles forventninger til ledere og medarbejdere i Fredericia Kommune, formaliseret i et nyt kombineret ledelses- og medarbejdergrundlag. Et nyt ledelses- og medarbejdergrundlag skal have et bredt medejerskab hos politikerne, hos lederne og hos medarbejderne, således at der er mange kulturbærere fra start. Det vil derfor være hensigtsmæssigt at lave en proces, hvor der er rum og mulighed for dialog og inddragelse af og mellem forskellige aktører. Det foreslås derfor, at der, efter budgetvedtagelsen, igangsættes en proces. Der foreslås en proces med udgangspunkt i følgende: Side 6
1. Styregruppe med deltagelse af Borgmesteren, Direktionen og HR chefen, og med Sune Quist Sørensen tilknyttet som pennefører. 2. Inspirationsmøde og brainstorming med deltagelse af Økonomiudvalget, Lederforum og HMU. Hvilke dele af vores kulturarv fra det nuværende ledelsesgrundlag vil vi gerne bevare og hvad ser vi i den nye vision, som bør indgå i et nyt ledelses- og medarbejdergrundlag. 3. Styregruppen laver på baggrund heraf udkast til nyt ledelses- og medarbejdergrundlag. 4. Udkastet høres i relevante fora, både politisk, ledelsesmæssigt og MED. 5. Styregruppen foretager evt. justeringer og det endelig forslag sendes til beslutning i Økonomiudvalget. Økonomiske konsekvenser: Ingen økonomiske konsekvenser. Processen vil kunne håndteres af HR konsulenter fra HR Fredericia, og de beskedne udgifter til møder m.v. vil kunne afholdes indenfor eksisterende budgetter. Vurdering: Det er vurderingen, at kombinationen med det politiske, ledelsesmæssige og MED vil give et fint medejerskab til grundlaget. Indstillinger: HR indstiller at Direktionen drøfter 1. Forslaget om at lave et kombineret ledelses- og medarbejdergrundlag 2. Forslaget til sammensætning af en styregruppe 3. Forslaget til proces og aktører 4. Forslaget om at processen påbegynder efter budgetvedtagelsen Side 7
Bilag: Bilag 1. Det nuværende ledelsesgrundlag Åben - Fredericia ledelsesgrundlag.pdf Beslutning i Direktion den 06-08-2015: Direktionen drøftede sagen og besluttede at afvente igangsættelsen til koncernstrategien er vedtaget. Side 8
52 Besøg af Bascon Sagsnr.: Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Sagsbeskrivelse: Bascon har sat en intern proces i gang, på udvikling af ydelser i visionsog strategifasen altså der hvor rammerne sættes for kommunernes projekter på areal- og byudvikling og større byggeprojekter. I denne proces har Bascon brug for at få indsigt i vores overvejelser og udfordringer i de tidlige faser, når vi udvikler projekter, sætter visioner og lægger strategier for kommunens udvikling af byer og ejendomme. Spørgsmål til mødet vil bl.a. være at høre ind til de udfordringer vi står med, hvilke temaer vi har på dagsorden de næste 3 år, samt hvordan og i hvilke processer skaber I grundlag for jeres strategier og beslutninger. Direktøren for Bascon Ulla Kjærvang deltager i mødet i tidsrummet fra kl. 10.00-11.30. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Ingen Indstillinger: Kommunaldirektøren indstiller til drøftelse. Bilag: Beslutning i Direktion den 06-08-2015: Besøg gennemført. Side 9
53 Eventuelt Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: 1. Kommende sager til Direktion og lederforum 2. Bülows kaserne evt. muligheder og interne forventninger Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Direktion den 06-08-2015: Ad. 1 Lederforum på det førstkommende LF møde er fællesoverskriften økonomi. Underpunkterne vil være kommuneaftalen, budgetopfølgning og effektiviseringsstrategien. Direktion ingen nye sager Ad. 2 Er afklaret forinden mødet. Side 10
Underskriftsside Michael Holst Mogens Bak Hansen Louise Thule
Bilag: 51.1. Fredericia ledelsesgrundlag.pdf Udvalg: Direktion Mødedato: 06. august 2015 - Kl. 8:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 46695/15
Fredericia-visionen I Fredericia Kommune har vi en vision - et fælles billede af vores fremtid - en fælles retning for vores indsats. Fremtiden kan kun formes af den, der ser den klart. Fremtiden skal ikke være noget, der bare dukker op. Den skabes af os selv inden for de givne rammer. Det er den enkelte medarbejders ansvar at fylde rammerne ud med indhold. Billedet af Fredericias fremtid skal stå klart og være attraktiv for enhver. Vores vision lyder: Vi rager op, sprænger rammer, vælger vej - resultatet skabes af dig og mig Det betyder for os Vi rager op fordi vi tror på os selv fordi vi ved, at vi er gode fordi vi kan og vil og fordi vi har mod til det sprænger rammer for at tage det første skridt og gå forrest for at prøve grænser af og bryde grænser ned for at møde verden med nysgerrighed for at turde vælger vej imellem talrige muligheder imellem det, vi vil og det vi ikke vil imellem rigtigt og forkert imellem forskellige metoder resultatet som sikrer en høj brugertilfredshed som fremmer effektivitet som giver en arbejdsplads med jobglæde som beviser kreativitet og mod skabes af dig og mig i fællesskab i indbyrdes forståelse og respekt i tværfagligt samarbejde i et miljø af engagement og entusiasme
Vores mission Vi gennemfører politisk bestemte opgaver, er en del af det direkte demokrati på det lokale niveau, løser konkrete opgaver på fællesskabets vegne og har nær kontakt med borgerne. Dialogen som redskab Dialogen er det redskab, som sætter Fredericia Kommune i bevægelse og omdanner vision til virkelighed. Vejen vi vil gå Vi vil gå Fra ydmyghed til begejstring Fra regelstyring til værdistyring Fra nuet til fremtidsorientering Fra gruppe til team Fra sektoropdeling til én kommune Fra enkeltbrikker til ét billede Fra drift til udvikling og drift Fra EDB-teknik til Den digitale kommune Fra uigennemsigtighed til enkelhed Vores fælles værdier Vi vil: Skabe brugertilfredshed Være synlige Være nysgerrige Være ansvarlige Tale sammen Skabe helhed og sammenhæng - og vi tør og gør Værdi: Skabe brugertilfredshed Fordi: Det er brugerne, der er i centrum Hos os betyder det, at vi arbejder målrettet vi lytter til brugerne vi gør tingene rigtigt - første gang vi gør de rigtige ting hurtigt og effektivt vi kan vores kram vi leverer aftalte ydelser til tiden vi udvikler nye ydelser sammen med brugerne
vi forklarer, hvorfor vi siger nej vi måler os med de bedste Hos os betyder det ikke, at vi sjusker med kvaliteten vi vil have utilfredse kunder Værdi: Være synlige Fordi: Vi vil være mennesker, som gør en forskel Hos os betyder det, at vi vil være på scenen vi er synlige i vores omverden vi er troværdige mennesker i mange forskellige roller vi har personlighed og gennemslagskraft som dem, vi er vi har åbenhed og gennemsigtighed vi har glæde og livslyst vi har det godt med tempo og dynamik Hos os betyder det ikke, at vi er stædige vi altid er synlige vi er useriøse og inkompetente vi er skråsikre Værdi: Være nysgerrige Fordi: Vi hele tiden vil udvikle os og hinanden gennem de opgaver, vi løser Hos os betyder det, at vi søger inspiration hos kolleger vi kigger ud i omverdenen efter ideer og andre måder at gøre tingene på vi griber, fastholder og udbygger vi er gode lyttere det er legalt, at vi stiller spørgsmål til hinandens arbejdsmetoder vi ser nye muligheder i stedet for gamle problemer Hos os betyder det ikke, at vi er os selv nok vi tvivler på os selv og ikke har faglig stolthed vi sjusker med driftopgaverne vi gør som vi plejer Værdi: Være ansvarlige
Fordi: Vi på helhedens vegne er betroet en opgave og midler til at løse den Hos os betyder det, at vi tager opgaverne på os vi prioriterer på tværs af organisationen vi tager ansvar for helheden vi er seriøse vi siger til og fra den enkeltes ansvar rækker længere end egne opgaver Hos os betyder det ikke, at vi lader som ingenting vi er overfladiske vi løber fra ansvaret Værdi: Tale sammen Fordi: Vi vil have de bedste resultater Hos os betyder det, at vi har pligt til at lytte vi deler viden hos os vi arbejder sammen på tværs vi fører dialog internt og eksternt vi giver og tager inspiration vi etablerer videnfora vi bruger IT og andre medier vi vil tænke det utænkelige Hos os betyder det ikke, at al viden er offentlig alt fortaber sig i snak vi bliver handlingslammede vi ikke tør træffe en beslutning vi lytter til sladder Værdi: Skabe helhed og sammenhæng Fordi: Brugerne efterspørger helhed og sammenhæng Hos os betyder det, at vi arbejder tværfagligt vi skaber os overblik vi forenkler arbejdsgange og organisation vi gør komplekse problemstillinger enkle vi udvikler hinanden vi bruger den nye teknologi vi er en del af en større sammenhæng
Hos os betyder det ikke, at vi kun passer os selv vi sender borgerne rundt vi bryder tavshedspligten vi ser kommunen isoleret vi kun er en del af Fredericia Kommune Værdi: Vi tør og vi gør Fordi: Vi vil forme fremtiden Hos os betyder det, at vi er eksperimenterende vi er nysgerrige vi tør tage en chance vi kalkulerer risikoen vi griber muligheder det er tilladt at begå fejl Hos os betyder det ikke, at vi er dumdristige vi handler uden at tænke vi glemmer fornuften vi har støvede rapporter på hylden den enkelte går selv kritiske kommentarer er negative vi ikke er lydhøre