Indledende Budgetsamråd Hjørring Fælles Provstiudvalg Hjørring Søndre Provsti Dato: 5. maj 2015 kl. 19.00 Sted: Hjørring Sognegård Deltagere: Provst Lars-Erich Stephansen (LES), Provst Winnie Nørholm Rischel (WNR), Hjørring Fælles Provstiudvalg samt repræsentanter fra menighedsrådene i Hjørring Søndre provsti Afbud: Lisbeth Waaentz Dagsorden: 1. Orientering om budgetgrundlaget mm. 2. Godkendelse af samarbejdsaftaler vedr. kordegnefunktionen på Sindal Kirkekontor 3. Godkendelse af samarbejdsaftaler vedr. regnskabsføring i Hjørring Nordre og Søndre 4. Kommentarer fra de enkelte menighedsråd 5. Afsluttende bemærkninger Ad. 1. Orientering om budgetgrundlaget mm. Provst Lars-Erich Stephansen (LES) indledte med at byde velkommen til aftenens budgetsamråd for menighedsrådene i Hjørring Søndre Provsti. LES fortalte, at det er spændende at lave budgetter, da man på nuværende tidspunkt ikke ved, hvilke midler, man har at gøre med. LES har derfor talt med Knud Toftegaard, Hjørring Kommune, om det kommende ligningsgrundlag. Knud Toftegaard ved for nærværende heller ikke noget om ligningsgrundlaget for 2016, idet man endnu ikke har det endelige resultat af Hjørring kommunes regnskab for hverken 2013 eller 2014. Man ved dog, at forhandlingerne mellem kommune og regering er ret afgørende, da resultaterne af disse forhandlinger kan påvirke ligningsgrundlaget ganske betragteligt. Ændringer i skattegrundlaget påvirker ligningsgrundlaget - det har f.eks. noget at sige, om der er håndværkerfradrag eller ej. Såfremt der er håndværkerfradrag, vil det påvirke ligningsgrundlaget i nedadgående retning. Såfremt der er pensioner, der er blevet udløst, vil det også påvirke men det er for tidligt at sige noget om endnu! Kommunerne kompenseres som regel, såfremt der er nedgang. Kirken kompenseres nogle gange nogle gange ikke! For Hjørring kommunes vedkommende er befolkningstallet kun faldet med nogle få hundrede personer. En hel del udlændinge har bosat sig i Hjørring kommune. Mange af dem er formentlig ikke medlem af Folkekirken, hvilket også kan være en usikkerhedsfaktor. Knud Toftegaard, Hjørring Kommune, er meget forsigtig i sin udmelding og regner derfor med en stigning på 0-0,1%. PU har derfor regnet med 0%, og har taget udgangspunkt i, at der som minimum er det samme til rådighed som i 2015. Det er der dog ingen garanti for kun et håb herom! Efter Sct. Hans kan der siges noget mere konkret om tallene! Foreløbige rammer LES anførte, at PU nu har udmeldt de foreløbige rammer. I de udmeldte rammer er der taget udgangspunkt i regnskab 2014 og budget 2015. Der er foretaget umiddelbar fremskrivning af lønninger og øvrig drift. Løn er fremskrevet med 1,1%, mens øvrig drift er fremskrevet med 1,0 %. PU har endvidere indregnet ændringer i indtægter på gravstedskapitaler samt renteudgifter på lån. Ydermere er der taget højde for de synsudsatte arbejder, der er indrapporteret til Kirke-DV. Beløb på mere end kr. 50.000 anføres som anlæg også selvom de er anført som drift i Kirke-DV. 1
Protokollat vedr. beholdningseftersyn LES gjorde opmærksom på, at revisor den 6. januar d.å. meddelte, at der blev lagt et revisionsprotokollat vedr. beholdningseftersyn 2014 ud på DAP en. Dette skal trækkes fra dataarkivet, godkendes og underskrives på MR-møde. Flere MR har ikke været opmærksomme herpå. Endvidere er der en teknisk ting, man skal være opmærksom på ifm. budgetlægningen for 2016 det beløb, der i dag bliver ført som efteruddannelse på formålskonto 66 skal flyttes til kt. 67, når det endelige budget skal laves. Desuden er det netop blevet meddelt i dag, at kirkebogsføringen skal splittes op i statslig og kirkelig del, hvilket nok ikke bliver så enkelt. På længere sigt er det meningen, at grundregistreringen foretages af kommunerne og ikke af kirken. Der har været en vis uvished omkring kapital stillet til råd af provstiudvalget. PU har ikke haft nogen fast politik før 2015, men nu mener man, at beløbet bør udgøre ca. 10%, således at der altid er til udbetaling af lønninger. Er beløbet for lavt, skal man supplere fra de frie midler. Er beløbet for højt, overføres det overskydende beløb til de frie midler. Menighedsrådsvalg 2016 LES gjorde opmærksom på, at der er valg til MR i 2016. I den forbindelse anbefalede LES på vegne af PU, at man som ved sidste valg laver fælles annoncering gennem provstiet. Såfremt der bliver valg i det enkelte MR, vil man blive man kompenseret via en 5%-bevilling, da der jo ikke er grund til at budgettere med udgifter til et valg, der måske ikke bliver en realitet. Nyt fra Personalekonsulenten Personalekonsulenten har for nylig udsendt et vejledende takstblad vedr. vikarer. PU må ikke fastsætte taksterne, men har selvfølgelig lov til at lave et vejledende oplæg. LES opfordrede MR til at skæve til skrivelsen ifm. forhandling af vikarlønninger. Han henstillede i øvrigt til, at man i alle sager forsøger at være omkostningsbevidst! Hertil bør nævnes, at det er en god idé at sende regninger ud allerede i september måned, således at man undgår likvide problemer i december måned. Retningslinier vedr. udgifter til repræsentation, personalegaver mm. PU har til alle MR fremsendt skrivelse omkring udgifter til repræsentation, julegaver mm. Reglerne er blevet strammet op, da Rigsrevisionen har kig på repræsentationskontoen. Der var under mødet en generel diskussion ang. skrivelsen. Flere MR-medlemmer gav udtryk for, at man var kede af, at få en sådan skrivelse tilsendt, da man jo sidder som frivillig, ulønnet arbejdskraft og i alle sager forsøger at være så omkostningsbevidst som overhovedet muligt. GNF anførte, at det selvfølgelig var hus forbi i denne forsamling, men at det var Stiftets og Rigsrevisionens holdning til emnet, som blot blev givet videre. Såfremt man holder et møde med et fagligt indhold, er der dog stadig mulighed for forplejning, men dog kun til et forholdsvis beskedent beløb. Begravelse i dobbelt dybde LES nævnte, at kirkegårdstaksterne skal genberegnes hvert 4. år dvs. i 2016. I taktbladet findes der pris på begravelse i dobbelt dybde, hvilket dog ikke benyttes særlig ofte. Enkelte MR har henvendt sig til PU, idet der har været fremsat ønske om begravelse i dobbelt dybde af økonomiske årsager (man kan hermed nøjes med 1 gravsted til 2 personer, og dermed betale halv takst for vedligeholdelse) Med den nuværende lovgivning kan man ikke nægte det, medmindre det fremgår helt klart af kirkegårdsvedtægten, at det ikke er en mulighed. PU henstiller derfor til, at man på et MR-møde tager stilling hertil på hver enkelt kirkegård. Såfremt man ikke ønsker muligheden på sin kirkegård, skal det meddeleles PU, som retter kirkegårdsvedtægten til. Det blev dog nævnt, at det er umuligt på Lønstrup kirkegård pga. jordbundsforholdene. Tidsfrister LES anmodede MR om at gennemgå de udmeldte rammer og herefter indsende MR-bidrag og ønsker senest den 15. juni 2015. PU kigger på tallene i perioden fra den 10. 11. august 2015, hvorefter der udsendes nye foreløbige rammer. 2
Den 31. august 2015 er der fælles budgetsamråd i Hjørring Sognegård med deltagelse af repræsentanter fra begge provstiers menighedsråd. 3. behandlingen af budgetterne foregår den 8. september, hvorefter de endelige rammer udmeldes. Det endelige budget udarbejdes og godkendes af MR på et MR-møde, hvor der er mødepligt. Senest den 15. november indsendes det endelige budget til PU. Budgettet afleveres elektronisk i Økonomiportalen, men PU vil desuden gerne have tilsendt 1 underskrevet eksemplar på papir! Ad. 2. Godkendelse af samarbejdsaftaler vedr. kordegnefunktionen på Sindal Kirkekontor LES orienterede om etableringen af en fælles kordegnefunktion på Sindal Kirkekontor. Da samarbejdet i sin tid blev etableret, var der ingen lovgivning på området. Det er der i mellemtiden kommet, og man er selvfølgelig nødt til at have orden i tingene. Derfor er der udarbejdet en samarbejdsaftale mellem de menighedsråd i Hjørring Nordre Provsti, der benytter sig af kordegnefunktionen på Sindal Kirkekontor. De berørte menighedsråd har underskrevet aftalen, som desuden skal godkendes på aftenens budgetsamråd. Samarbejdsaftale vedr. kordegnefunktionen på Sindal Kirkekontor blev godkendt! Ad. 3. Godkendelse af samarbejdsaftaler vedr. regnskabsføring i Hjørring Nordre og Søndre Der er ligeledes udarbejdet samarbejdsaftaler vedr. regnskabsføring i Hjørring Nordre og Søndre Provstier. Denne samarbejdsaftale skal ligeledes godkendes på aftenens budgetsamråd. Samarbejdsaftale vedr. regnskabsføring i Hjørring Nordre og Søndre provstier blev godkendt! Ad. 4. Kommentarer fra de enkelte menighedsråd Budgetlægning 2016 Menighedsrådene havde følgende kommentarer til de udmeldte foreløbige rammer for budget 2016: Menighedsråd: Kommentarer til de udmeldte foreløbige rammer til budget 2016: Bistrup Tilfredse. Budgettet ser fornuftigt ud. Man har nu fået mulighed for at ansætte en fælles administrativ medarbejder, som skal bistå med personale og regnskab. I den forbindelse har man ansat en ny kordegn Karin - på 24 timer hun vil dog meget gerne have flere timer, hvis der er mulighed herfor. MR gjorde derfor opmærksom på, at såfremt nogen mangler ekstra hænder, vil man gerne låne Karin ud. LES gjorde opmærksom på, at der nu er 3 børn i præstegården, men kun 2 børneværelser, hvilket kan blive et problem. MR blev anmodet om at huske en evt. tilbygning til præstegården i en kommende budgetfase. Børglum Mener, at man kan få det til at hænge sammen. Der er dog en ukendt faktor, idet præsteboligen bliver tom i den forbindelse får MR ekstra varmeudgifter samt udgifter til vedligehold kender ikke beløbets størrelse. Problemer med klosterdiget, som er blevet fornyet nu skrider den vestre ende lidt (ud mod Å-vejen!) den står på en lerbakke og er i øvrigt sat på den gamle sokkel! Entreprenøren mener, at det kan flyttes et par meter, hvilket dog bliver uden for garantien. LES gjorde opmærksom på, at man ikke umiddelbart må flytte et dige det skal man søge om, idet diger er omfattet af fredning. Det vil nok være en god idé at få besøg af kirkegårdskonsulenten! Stiftet skal også inddrages. Indtil videre er diget repareret ved at nogle sten er lagt på plads så det skal nok blive stående i sommer! MR arbejder videre med sagen. Provsterne LES og WNR aflægger snarest et besøg for at besigtige diget. Em OK! Harritslev OK - tror man nok! Bortset fra, at der er bevilget midler til hække og omlægning af kirkegården MR behøver flere midler hertil til næste år! Våbenhuset slår revner og er ved at falde sammen trænger til en kraftig renovering! Det er nødvendigt at 3
påbegynde dette! Jelstrup Ikke helt færdige med budgetlægningen endnu! Ønske om kalkning af kirken indvendigt! Desuden er der en trappe, der trænger til renovering (trappe mod syd - på det lave) desuden nogle småting. Løkken - Furreby OK der er dog en ubekendt i form af den nye præst, der skal ansættes i pastoratet formentlig skal der laves en udvidelse af sognegården med et kontor til den nye sognepræst. Den udvendige del Løkken præstegård ser meget skidt ud. Det skal der kigges på! Mårup/Lønstrup Der var afsat kr. 120.000 til rep. af kirketårn det viste sig uheldigvis, at fugerne var mere medtaget end antaget derfor har man valgt at gemme de 120.000 der skal derfor afsættes i alt ca. kr. 500.000 til næste år!!! Der kommer flere og flere storme! De høje træer på vestsiden begynder derfor at vælte. Der er sat midler af i 2017, men det kan komme tidligere! Rakkeby Ikke til stede. I gang med kirkegårdslåger regner med at pengene rækker! Rubjerg-Lyngby Står midt i en brydningstid. Sognet skal tage afsked med Karsten. Der skal derfor afholdes en del festligheder i den anledning. Rubjerg kirke er ramt af borebiller der kommer en regning. De kan dukke op igen. Behandles i år der bør ikke komme noget næste år. LED belysning. God fornuft og økonomi samlet indkøb? Har provstiet talt om det? Man kan evt. få tilskud til det. Fælles indkøb? Der afholdes kirkesyn den 20. maj budgetmøde den 28. maj har ikke overblik for nærværende! Sct. Catharinæ Driftsramme er OK. Der er dog ikke lagt den ene procent på lønningerne! Anlægsønsker som følge af synet: udendørs bænke ved kirken 12.000 kr., nye gitre/glas kældervinduer, 8.000 kr., nye vinduer i kirketjenerkontor kr. 20.000, jernvinduer kirken males udv, 60.000 kr, nye salmebøger 100 stk. 25.000 kr., præsteboligen Trollhättanvej køkkengulv 10.000 kr., kirkegården; minilæsser 150.000 kr., murværk krematorium og kapel ca. 50.000 kr. Dvs. anlægsønsker i alt for kr. 335.000 kr. i 2016. Desuden skal Provsteboligen restaureres finansieres ifm. præsteskifte. Dark horse vedr Lien 2, som er angrebet af skimmelsvamp. Skt. Hans MR gav udtryk for at tallene så fornuftige ud! Glade for, at projekt vedr. fælles adm. medarbejder nu er lykkedes. Man skal i gang med P-pladsen ved kirken tilbud er indhentet det kommer nok til at knibe med at holde prisen inden for de rammer, der er udstukket. Ønske om skrå parkering, så der kan blive flere pladser derfor en lille omjustering af projektet. Man har valgt at reparere salmebøgerne de ser fine ud det kostede 125 kr. pr. stk. bare til orientering/inspiration for andre! Vil gerne fortælle, hvem reparatøren er, hvis nogen skulle være interesseret! Sct. Olai MR gav udtryk for at man i MR er glade for, at man nu får mulighed for at komme videre med projektet det tager tid i dette system! MR mente, at man får budgettet til at hænge sammen denne gang! Dog afholdes der kirkesyn i morgen der kommer noget omkring kirkegården der skal skabes rum nok til urnepladser der skal udtænkes ideer, som nok koster lidt penge! Sejlstrup Omstøbning af tag over koret afbetalingsplan er modtaget. Det kommer i gang nu! Det er rigtigt med at man skal have tålmodighed - men jo længere man er tålmodig, jo dyrere bliver det! MR spurgte, om man måtte bruge penge på en ny dør, hvis der bliver nogen tilbage? LES anførte, at det tages der stilling til, hvis der bliver for mange penge! Vil gerne have penge til ny dør der er kirkesyn i overmorgen! Skallerup- Har ikke haft kirkesyn endnu. Tror ikke, der er en masse. Materialeplads i 4
Vennebjerg Tårs Vejby Vrejlev-Hæstrup Vrensted Vrå Vennebjerg skal til at i gang! MR har sparet de sidste år, men straffes nu, idet PU har krattet pengene ind! Man har bevidst sparet på lønningerne, men er nu blevet beskåret med kr. 300.000 heri er medregnet kr. 160.000 som var afsat til afdrag på lån det kommer vi til at tage en drøftelse om, idet det var meningen, at besparelserne skulle være gået til køb af materiel samt udskiftning af hække. MR ønsker en drøftelse med PU! Vil gerne flytte pengene fra lønninger over på en anden form for drift, nemlig til udskiftning af hække samt maskinindkøb PU kigger på sagen og tager en drøftelse med MR! Det ser fornuftigt ud! Dog er der et hængeparti nemlig diget!!!! MR spurgte, hvornår de kan tænke på det? Diget er på vej til at skride ned i slugten dog er det ikke havnet i bækken endnu! Sagen ligger i Kirke-DV til et beløb af kr. 62.500, når økonomien tillader det! Der er ikke årstal på! Beløb til præstegårdens tag tages af de frie midler. Har dog haft andre tanker om de frie midler, hvilket skulle fremgå af regnskabet. Ønsker til budget 2016: Hæstrup: afløb fra våbenhus - drænrør spules kr. 15.000, klokkestabel del af stolpe skiftes kr. 8.000, vinduer kittes og males ud- og indvendig kr. 30.000, Vrejlev: kalkning af våbenhus indv., sten smuldrer i kirken kr. 12.000, tegl i tårn understryges, gl. DV forhøjes kr. 25.000, vinduer i kapel males samt udskiftning af 2 vinduer kr. 20.000, belysning P-plads øst udskiftning af 5 standere kr. 40.000, asfalt på Vrejlevkirkevænget rep./skiftes kr. 60.000. I alt kr. 210.000! Ikke startet med at lægge budget endnu. Regner med at få det til at hænge sammen. Der er lidt i Kirke-DV! Nye ting: taget på graverhuset er i elendig forfatning skal fornyes gerne i 2016. Man har en præstegård, som bliver tom inden længe! Kommer der ny præst, skal der laves nogle ting! Der skal males indvendigt 3-4 vinduer skal udskiftes samt noget med en garageport! Tilfredse med rammerne. Tror på, at det kommer til at hænge sammen. Har ikke haft kirkesyn endnu. Tilbud på automatisk klokkeringning indhentes kender ikke endelig pris endnu! Fleksjob Der blev rettet et spørgsmål ang. PU s generelle holdning til fleksjobbere. LES nævnte, at man allerede har etableret en fleksjob-ordning andetsteds i provstiet og PU er således ikke afvisende over for etablering af yderligere ordninger fremover PU skal dog kende projektet nærmere for at kunne udtale sig. LED-belysning i kirkerne Der blev spurgt til forslaget om samlet indkøb af LED-pærer til kirkerne. LES henviste til provstiets hjemmeside www.hjorringprovsti.dk samt skrivelse, som Ole Dybro havde sendt ud til MR tidligere på året. I Sct. Catharinæ kirke har man skiftet alle pærer ud til LED-pærer og det har kunnet betale sig, idet udgiften til de nye pærer allerede var tjent hjem i form af besparelse på el-regningen i løbet af 1 år. Der er dog forskel på, om det er en lille landsbykirke og en større kirke i byen (som jo formentlig benyttes næsten dagligt!) Rentesatser LES gjorde opmærksom på, at rentesatserne i Stiftet er ændret til 1,5% for udlån og 2% for indlån, hvilket kan have betydning for budgetlægningen. Lånebyrden Der blev spurgt til udlånsprocenten eller lånebyrden. Gert Nørgaard Frederiksen, formand for PU, fortalte, at den pt. udgør omkring 15% af den samlede ligning, så det går den rigtige vej. Det gør jo, at udgifterne til renter og afdrag er blevet mindre, således at der er flere penge at dele ud af. ref. mmje, 05.05.2015 5