Børne- og Ungdomsforvaltningen - Københavns Kommune Udbudsbetingelser vedrørende udbygning af eksisterende XBRL-løsning i form af udbud af Aftale om levering, udrulning vedligeholdelse og drift af en XBRL-løsning til selvejende institutioner 13. juli 2013 1
Indhold 1. Indledning 1.1 Præsentation af Børne- og Ungdomsforvaltningen 3 3 1.2 Organisering 1.3 Anskaffelsens baggrund 3 3 1.4 Anskaffelsens formål 1.5 Anskaffelsens omfang 3 4 2. Tilbudsbetingelser 5 2.1 Ordregivende virksomhed 5 2.2 Tilbudsafgivelse 5 2.3 Formkrav 2.4 Vedståelsesfrist 5 5 2.5 Uddybende information/henvendelse 5 2.6 Behandling af tilbud 6 2.7 Tildelingskriterier 6 2.8 Kontraktvilkår 2.9 Forbehold 6 7 2.10 Underleverandører 2.11 Omkostninger 7 7 2.12 Tidsplan og leveranceforløb 7 3. Strukturering af tilbud 9 3.1 Disposition 9 3.2 Bilag 1: Hovedtidsplan 10 3.3 Bilag 2: Kravspecifikation 11 3.4 Bilag 3: Priser og betalingsplan 11 3.5 Bilag 4: Specifikation af udstyr, programmel med priser 11 3.6 Bilag 5: Beskrivelser af løsningsbeskrivelse + tilknyttede ydelser med priser 11 3.7 Bilag 6: Kundens deltagelse 11 3.8 Bilag 7: Specifikation af vedligeholdelse med priser 11 3.9 Bilag 8: Prøver 11 3.10 Bilag 9: Licensbetingelser 12 3.11 Bilag 10: Servicemål og incitamenter 12 3.12 Bilag 11: Samarbejdsorganisation 12 3.13 Bilag 12: Ændringsprocedure 12 3.14 Bilag 13: Dokumentation 12 4. Historie og idégrundlag 14 2
1. Indledning 1.1 Præsentation af Børne- og Ungdomsforvaltningen 1.2 Organisering Københavns Kommunes Børne- og Ungdomsforvaltning (BUF) har tegnet driftsoverenskomst med i alt 235 selevejende institutioner. De er organiserede i forskellige typer administrative fællesskaber, men har tegnet driftsoverenskomst med Københavns Kommune enkeltvis. Overenskomsten sikrer bl.a. at Københavns Kommune kan føre et lovpligtig tilsyn med institutionernes administration af de offentlige midler, som de løbende modtager. XBRL-portalen er en af de måder, som forvaltningen sikrer dette tilsyn på. 1.3 Anskaffelsens baggrund Børne- og Ungdomsforvaltningen har i løbet af 2012 gennemført et projekt omhandlende implementering af en XBRL portal for det administrative fællesskab MDI. Projektet anses som en succes, og på denne baggrund er det besluttet at gennemføre en fase 2, hvor løsningen udrulles til de øvrige selvejende institutioner. 1.4 Anskaffelsens formål De væsentligste årsager til at udrulle brugen af XBRL løsningen er: At skabe et tættere administrativt samarbejde imellem Københavns Kommune og de selvejende institutioner. Det skal gøre det nemmere for Københavns Kommune at føre økonomisk tilsyn, og tilsvarende nemmere for de selvejende institutioner at administrere. At tilvejebringe effektiv og smidig transmission af data, herunder af de årlige obligatoriske regnskabsaflæggelser, fra de selvejende institutioner til de IT-platforme, som generer data til Min Lederside. Med Min 3
Lederside får Københavns Kommunes ledere et bedre overblik over f.eks. enhedens måltal, opgaver, informationer, bestillinger og indkøb. Samtidig får lederne et bedre overblik over medarbejdernes fravær, enkeltvis og samlet At fremtidssikre løsningen så den senere kan udvides til at omfatte andre selvejende institutioner. 1.5 Anskaffelsens omfang De selvejede institutioner, der er med i et administrativt fællesskab, vil være omfattet af løsningen. Det administrative fællesskab MDI er ikke med i anskaffelsen eftersom dette fællesskab allerede er i drift med løsningen. MDI er dog omfattet af den samlede løsning og den efterfølgende drift af løsningen inklusiv vedligeholdelse og support. Børne- og Ungdomsforvaltningen råder således allerede over en løsning, der vedrører det administrative fællesskab, MDI. Det er således denne eksisterende løsning, der skal udrulles til de øvrige administrative fællesskaber. Denne udrulning omfatter Indkøb af lokale XBRL-Pc er, Udrulning og afprøvning af løsning, Vedligeholdelse og support samt Forvaltning i form af opdateringer mv. Efter endt implementering skal alle de administrative fællesskaber således være i stand til at foretage en automatisk udlæsning fra det administrative fællesskabs økonomisystem og indlæse det i Københavns Kommunes systemer. Nedenstående tabel giver et overblik over hvilken regnskabssystemer og versioner de forskellige administrative fællesskab bruger. Tabellen viser ligeledes hvor mange selvejede institutioner der hører til fællesskabet. Dette tal er indikativ, da der løbende sker ændringer. Administrativt fællesskab Antal institutioner pr. 1 juli 2013 Økonomisystem Version Børneringen og DDL 27 + 10 C5 2012 De frie 120 Dynamics AX2012 Børnegårdene 3 C5 2012 Asylselskabet 9 Navision DL 1.30 Som supplement til ovenstående automatisk løsning skal der udvikles og udrulles en løsning, der omhandler de selvejede institutioner, der ikke indgår i et administrativt fælleskab, og som ikke kan anvende den helautomatiske løsning. Der er i størrelsesordenen 30 af disse institutioner. Løsningen skal understøtte, at disse institutioner indsender oplysningerne ved at indtaste relevante oplysninger i en elektronisk webformular, hvorefter data videredistribueres til videre indlæsning i Københavns Kommunes systemer. Leverandøren skal levere og forestå driften af denne webformular. 4
2. Tilbudsbetingelser 2.1 Ordregivende virksomhed Den ordregivende virksomhed er: Københavns Kommune, Børne- og Ungdomsforvaltningen 2.2 Tilbudsafgivelse Skriftligt tilbud stilles til Kaj Noppenau Sørensen på mailadresse: AD7C@buf.kk.dk. Tilbud afleveres senest fredag d. 9. august kl. 12.00. Tilbud der modtages efter dette tidspunkt, kan blive forkastet. 2.3 Formkrav Tilbuddet skal udfærdiges på dansk, mens bilagsmateriale af generel karakter kan være på engelsk. Priser skal være i danske kroner eksklusive moms og inklusive rabatter. 2.4 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal minimum være gyldigt indtil den 1. januar 2014. 2.5 Uddybende information/henvendelse Henvendelse i relation til tilbudsgivning skal foregå pr. mail og stiles til: Kaj Noppenau Sørensen E-mail: AD7C@buf.kk.dk Efterfølgende er skitseret den forventede tidsplan frem til underskrift af kontrakt. 5
Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse af udbudsmateriale 15. juli 2013 Besvarelse af leverandørspørgsmål Fra 22. juli Sidste frist for indsendelse af spørgsmål til 2. august 2013 Børne-og Ungdomsforvaltningen Afleveringsfrist 9. august 2013 Præsentation af løsning/tilbud 9-14. august 2013 Evaluering af indkomne tilbud Valg af leverandør og kontraktafklaring 19. august 23. august Forventet underskrift af kontrakt 26. august 2013 2.6 Behandling af tilbud Tilbud med bilagsmateriale betragtes som Børne- og Ungdomsforvaltningens ejendom og vil ikke blive returneret. Tilbud vil blive behandlet fortroligt. Det præciseres, at Ordregiver er omfattet af offentlighedsloven. Tildeling af ordren er ikke afsluttet, før eventuel kontrakt er underskrevet. Børne- og Ungdomsforvaltningen forbeholder sig ret til, af saglige grunde, at forkaste samtlige af de indkomne tilbud. Forkastelse af et tilbud vil blive meddelt skriftligt til den pågældende tilbudsgiver. 2.7 Tildelingskriterier De primære kriterier (i ikke prioriteret rækkefølge), der vil blive lagt vægt på ved evalueringen, er følgende: Pris: investering, implementering, drift, support Opfyldelse af løsningens behov Tidsplan Kontraktvilkår Organisation og service inkl. referencer 2.8 Kontraktvilkår Kontrakten er baseret på en modificeret K01, Standardkontrakt for kortvarigt IT-projekt. 6
2.9 Forbehold Tilbudsgiver er berettiget til at afgive alternative tilbud og tage forbehold vedrørende bestemmelser i tilbudsvilkår, kravspecifikation og kontraktforslag med tilhørende bilag. Forbehold, som tilbudsgiver måtte have, må klart fremgå særskilt i tilbudsmaterialet. Ved eventuelt forbehold skal angives, hvilken anden konkret formulering af de pågældende bestemmelser tilbudsgiver ønsker samt begrundelse for forbeholdet. I det omfang tilbudsgiver ikke tager forbehold, forudsættes Børne- og Ungdomsforvaltningens anførte krav og ønsker opfyldt i tilbuddet. Børne- og Ungdomsforvaltningen henleder opmærksomheden på, at vurderingen af tilbudsgivers forbehold indgår i den samlede evaluering af de modtagne tilbud. Tilbudsgiveren skal så vidt muligt afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlig henvendelse til Børne- Ungdomsforvaltningen. Hvis tilbudsgiver på grund af tidsfristerne ikke kan nå dette, skal tilbudsgiveren i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 2.10 Underleverandører Børne- og Ungdomsforvaltningen ønsker at indgå en aftale med en hovedleverandør for opgaven. Vær opmærksom på, at integrationerne fra økonomisystem til levering af data i XBRL-format ligeledes er omfattet af løsningen. Således skal bistand fra en egentlig systemleverandør indgå som en underleverandørleverance. 2.11 Omkostninger Børne- og Ungdomsforvaltningen yder intet vederlag for de omkostninger, tilbudsgivere påtager sig i forbindelse med udarbejdelse af tilbud, og afholdelse af test, demonstrationer, referencebesøg, workshopper m.v. 2.12 Tidsplan og leveranceforløb Børne- og Ungdomsforvaltningen har gjort sig en række overvejelser som leverandøren bedes tage hensyn til i forbindelse med udarbejdelse af tidsplan. Løsningen skal være implementeret og godkendt, så de alle selvejende institutioner kan levere understøtter levering af XBRL-data elektronisk fra senest den 1. januar 2014. Det skal være muligt for de selvejede institutioner, der ikke kan anvende den automatiske indberetning at indberette XBRL-data via en elektronisk blanket, som Leverandøren skal udvikle og levere. BUF finder det som udgangspunkt mest hensigtsmæssigt at foretage en løbende udrulning i modsætning til en samlet driftsstart for alle. 7
Københavns Kommune vil foreslå følgende implementeringsrækkefølge: o Børneringen og DDL o De frie o Børnegårdene o Asylselskabet Implementering ved institutioner uden for et administrativt fællesskab foregår sideløbende 8
3. Strukturering af tilbud Tilbudsmaterialet skal bestå af et tilbud med bilag og bedes disponeret som anvist nedenfor. Hvis der afgives alternative tilbud, skal de opstilles som selvstændige og hver for sig fuldstændige tilbud. 3.1 Disposition Af hensyn til kontraktudarbejdelsen bedes tilbudsgiveren udforme sit tilbud på en sådan måde, at alle aftalerelevante formuleringer og udfyldninger indarbejdes direkte i de vedlagte modelbilag til kontrakten. Tilbuddet bedes derfor disponeret i henhold til følgende hovedafsnit, da bilag, ud over dem der svarer til kontraktens bilag 1 til 15, benævnes A, B, C osv. Tilbudsgiver bedes vedlægge et tilbudsbrev med: Kort beskrivelse af tilbudsgiveren og dennes ekspertise vedrørende den tilbudte løsning. Kort beskrivelse af den foreslåede løsning. Angivelse af summen af anskaffelsespriser opgjort som følger: o Evt. software-licens o Evt. hardware o Udviklingstimer opgjort i følgende hovedgrupper Integration til økonomisystemer således, at udlæsning fra økonomisystem til afsendelse kan foretages uden efterbehandling. Estimatet skal opgøres pr. administrativt fælleskab. Elektronisk blanket således, at selvejede institutioner kan indmelde XBRL-data og afsende disse. o Andre ydelser specificeret som 9
Dokumentation Implementeringsassistance og projektledelse o Drift og vedligehold opgjort pr. år for de fire første år. Forbehold over for tilbudsvilkår, kravspecifikation, kontrakt og kontraktbilag. Forhold som tilbudsgiver i øvrigt ønsker at fremføre. Leverandørens forslag til udrulningsplan jf. beskrivelsen i afsnit 2.12 Tidsplan og leveranceforløb. Yderligere materiale vedlægges eksempelvis som bilag B, C, D osv., herunder: o cv'er på nøglemedarbejdere (se endvidere kontraktens bilag 11) o Referencer (se skabelon 6 i vedlagte blanket til afgivelse af virksomhedsoplysninger ). I forbindelse med tilbuddet bedes tilbudsgiveren besvare og udfylde nedenstående bilag som anført nedenfor og i instruksen til de enkelte bilag. 3.2 Bilag 1: Tidsplan Med udgangspunkt i Børne- og Ungdomsforvaltningens behov og ønsker samt egne løsningsforslag og procedurer for projektgennemførelse, kvalitetsstyring m.m. skal tilbudsgiveren opstille forslag til tids- og aktivitetsplan. Det forventes, at forslag til tidsplan opbygges med angivelse af en række milepæle, der godkendes af Børne- og Ungdomsforvaltningen og som giver mulighed for at måle fremdriften i projektet og værdien af det leverede. Den udarbejdede tidsplan skal tage afsæt i leverandørens anbefalinger, jf. den udrulningsplan der er beskrevet i afsnit 2.12. Tidsplanen skal som minimum indeholde følgende hovedaktiviteter: Foranalyse (afklarings- og designfase) Udrulning af løsning Test Overtagelsesprøve Driftsprøve Tidsplan skal specificeres pr. administrativt fællesskab. Tidsplanen skal endvidere omfatte udviklingen af en web-formular som de selvejende institutioner der ikke er omfattet af et administrativt fællesskab skal melde data ind i. Tidsplanen skal endvidere tage højde for dette. 10
3.3 Bilag 2: Kravspecifikation Kravspecifikationen er vedlagt som pdf. og skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. 3.4 Bilag 3: Priser og betalingsplan Med udgangspunkt i det vedlagte bilag 3 skal tilbudsgiver udfylde de indsatte tabeller. Tilbudsgiver er velkommen til at indsætte yderligere rækker og tabeller, feks. i relation til timepriser for forskellige profiler for tilkøb baseret på "time and material" med angivelse af rabatstruktur eksempelvis i form af klippekortordning Betalingsplanen skal udarbejdes, så Børne- og Ungdomsforvaltningens ikke på noget tidspunkt betaler mere end svarende til, hvad der er leveret på det pågældende tidspunkt. Det skal oplyses, at det desuden er væsentligt for Børne- og Ungdomsforvaltningen, at der udarbejdes en betalingsplan, hvor en vis andel, eksempelvis 20 % af leverancernes sum, først betales efter endelig godkendelse (overtagelse og driftsprøve) af den samlede leverance. 3.5 Bilag 4: Specifikation af leverancer Tilbudsgiver skal udfylde bilaget, som blandt andet skal indeholde oplysninger om: Anvendelsesprogrammel i forbindelse med udvikling af web-formular Hardware såfremt dette er en del af installationen 3.6 Bilag 5: Løsningsbeskrivelse Med udgangspunkt i det vedlagte bilag 5, skal løsningsbeskrivelsen udarbejdes af tilbudsgiver. 3.7 Bilag 6: Kundens deltagelse Med udgangspunkt i vedlagte bilag 6 skal tilbudsgiver udfylde forventninger til kundens deltagelse. Der henvises til Børne- og Ungdomsforvaltningens krav til projektorganisation, som fremgår af kravspecifikationen. 3.8 Bilag 7: Vedligeholdelsesaftale Vedlagte bilag 7 bedes udfyldt af tilbudsgiver i overensstemmelse med instruksen i bilaget. 3.9 Bilag 8: Prøver Vedlagte bilag 8 med underbilag 8.1 bedes udfyldt af tilbudsgiver. 11
3.10 Bilag 9: Licensbetingelser Bilag 9 udfyldes af tilbudsgiver. Børne- og Ungdomsforvaltningen ønsker enten direkte adgang til kildekoder, eller at disse deponeres, så de - i tilfælde af leverandørens manglende evne til at vedligeholde systemet - kan frigives til Børne- og Ungdomsforvaltningen. Hvis dette prissættes separat, skal det tilbydes som option. 3.11 Bilag 10: Servicemål og incitamenter Bilag 10 udfyldes af tilbudsgiver med fokus på svartider. 3.12 Bilag 11: Samarbejdsorganisation Bilag 11 kan videre bearbejdes af tilbudsgiver. Børne- og Ungdomsforvaltningen forventer at implementeringen af det nye system sker med reference til en styregruppe bestående af: Teamleder: Stabschef: Louise Kehler Thomas Berlin Hovmand Kaj Noppenau Sørensen vil fungere som Børne- og Ungdomsforvaltningens projektleder. Tilbudsgiver bedes i forbindelse med tilbuddet indarbejde cv er for de konsulenter som vil bistå i forbindelse med opgaveløsningen. 3.13 Bilag 12: Ændringsprocedure Bilag 12 er klart men kan justeres af tilbudsgiver. 3.14 Bilag 13: Dokumentation Bilag 13 med tilhørende underbilag 13.1-13.3 bedes udfyldes af tilbudsgiver. 3.15 Bilag 14: Drift Bilag 14 med underbilagene 14.1 og 14.2 bedes udfyldt af tilbudsgiver. I relation til driftsvederlag skal der være overensstemmelse med prissætning i bilag 3. 3.16 Bilag 15: CSR Bilag 15 er udfyldt af Ordregiver og må ikke ændres. Tilbudsgiver kan dog tage forbehold, jf. ovenfor anført. 12
3.17 Skabelon for virksomhedsoplysninger Tilbudsgiver skal udfylde og underskrive (indscannet) vedlagte skabelon 1 6 for virksomhedsoplysninger. 13
4. Historie og idégrundlag Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune er ansvarlig for kernedriften inden for dagtilbud, undervisningstilbud og fritidstilbud til børn og unge. Hertil kommer en lang række tilbud inden for sundhed, støtte og rådgivning. Til hjælp for og udvikling af kernedriften har forvaltningen organiseret sig med en direktion, tre stabsenheder, fem lokalområder og ni kontorer. Børne- og Ungdomsforvaltningens overordnede målsætninger er: Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) vil drive og udvikle dagtilbud, skoler, fritids-, special- og sundhedstilbud af høj kvalitet. Sammen med forældrene skabes rammerne for, at alle københavnske børn og unge kan få en god udvikling og uddannelse samt en sund opvækst, der kan danne grundlaget for trivsel og livsglæde i fællesskab med andre. Missionen er eksistensberettigelsen og gælder, så længe BUF eksisterer med de opgaver, der er placeret i BUF. Børne- og Ungdomsforvaltningen visioner er: Københavns Kommune vil som metropol understøtte mangfoldighed og er toneangivende med hensyn til høj kvalitet, faglig udvikling og effektiv drift. Det viser sig ved at: Børn, unge og forældre oplever høj faglighed og kvalitet i kommunens dagtilbud, skoler, fritids-, special- og sundhedstilbud. Kommunens dagtilbud, skoler, fritids-, special- og sundhedstilbud er præget af åbenhed, dialog og medindflydelse. Politikerne i Børne- og Ungdomsudvalget får en god og professionel betjening, der giver mulighed for at træffe kvalificerede politiske beslutninger inden for hele børne- og ungdomsområdet. Børne- og Ungdomsforvaltningen arbejder ud fra et politisk besluttet grundlag, som anvendes aktivt i styringen af BUF's virksomhed. 14
Børne- og Ungdomsforvaltningen tænker hele 0-18 årsområdet i en sammenhæng inden for kerneområderne - dagtilbud, skole, fritid, sundhed, integration og støtte til udsatte børn. Børne- og Ungdomsforvaltningen anvender sine ressourcer hensigtsmæssigt og effektivt. Børne- og Ungdomsforvaltningen er et godt sted at arbejde og har fokus på udvikling af attraktive arbejdspladser for alle ansatte. Børne- og Ungdomsforvaltningen præger og afspejler den nyeste viden inden for børne- og ungdomsområdet. 15