G o d k e n d t p å p r o g r a m b e s t y r e l s e s m ø d e 2 7. j u n i 2 0 1 3 Devoteam A/S Lautrupsgade 13 DK-2100 Copenhagen Denmark Tel +45 20 45 07 00 Fax +45 39 43 07 77 E-mail info.dk@devoteam.com www.devoteam.dk 24. juni 2013 Projektbeskrivelse Bedste praksis for studieadministration Som led i Handlingsplanen for fælles effektivisering af administration og støttefunktioner ved UC erne (v0.81) iværksættes to projekter om Bedste Praksis inden for det studieadministrative område og inden for området for generel administration. De to projekter gennemføres parallelt, og udføres med afsæt i et UC-fælles Bedste Praksis koncept med anvendelse af fælles metoder og ressourcer, således at der opnås størst mulig synergi af projekterne. Herudover vil der skabes fælles uddannelse af relevante deltagere. Denne projektbeskrivelse definerer Bedste Praksis projektet inden for det studieadministrative område. 1 Baggrund, formål og afgrænsning Baggrund Det studieadministrative område beskæftiger en stor del af de administrative årsværk på UC erne. Med udsigt til pålagte besparelser, er der et akut og omfattende behov for effektivisering, og der arbejdes allerede intensivt på hvert UC hermed. Med det udgangspunkt ønskes et Bedste Praksis projekt afprøvet inden for det studieadministrative område. Projektet er en del af det samlede effektiviseringsprogram og forankres i indsatsprogrammet for studieadministration. Formål Bedste Praksis handler om at identificere og implementere den bedst mulige praksis i forbindelse med løsningen af en given opgave med henblik på at opnå en gevinst, fx en effektiviseringsgevinst. I dette projekt er målet for Bedste Praksis procesforbedringerne at redu- #168321-v1-Projektbeskrivelse Bedste praksis for studieadministration VAT N DK78068213 PBS: 02394154 Bank: Danske Bank, Branch N 4260, Account N 4260 1335 27 IBAN: DK 46 300 4260 1335 27 CVR N 78068213
2/17 cere ressourceforbruget og spare procestid (hurtigere gennemløbstid) samtidig med at processen understøtter forretningen bedst muligt. Et Bedste Praksis projekt fremmer således formaliseret og struktureret videndeling om gode arbejdsmåder på tværs af UC erne med det formål at inspirere og motivere hinanden med idéer og forslag til effektiviseringer og forbedringer af opgavevaretagelsen. Bedste Praksis projektet inden for det studieadministrative område har tre formål: - At afprøve konceptet Bedste Praksis i mindre skala inden en evt. fuld igangsætning (og således tjene som proof of concept ) - At identificere (i projektets fase 1), og efter beslutning, implementere (i projektets fase 2) Bedste Praksis inden for to udvalgte opgaver/processer i studieadministrationen. - At uddanne og oplære to fælles Bedste Praksis Konsulenter i Bedste Praksis metoder og værktøjer. De to fælles konsulenter rekrutteres fra UC erne og frikøbes til involvering i en central udførende rolle projektet, med sigte på, at de efterfølgende vil kunne videreføre projektet. Afgrænsning Devoteam har udviklet et samlet koncept for bedste praksis-analyser for UC. Med afsæt i konceptet skal dette projekt lave en afprøvning af konceptet i en mindre skala. Da der er tale om en afprøvning, er der foretaget følgende afgrænsninger: For det første er genstandsfeltet to processer inden for det studieadministrative område (studieadministrationens opgaveportefølje, jf. bilag 1). Det forudsættes, at de to processer ligger inden for forskellige områder af studieadministrationen og så vidt muligt har forskellig karakter, således at projektet så vidt muligt kan demonstrere konceptets udfaldsrum og ikke bliver afhængigt af organisatoriske forhold, enkeltpersoner, mv. For det andet arbejdes der med et tilpasset projekt i forhold til det generelle koncept for Bedste Praksis (dokumenteret i særskilt dokument: Koncept for Bedste Praksis ved University Colleges, forelagt programbestyrelsen). Således forudsættes en bestemt (forsimplet) tilgang og metode anvendt, hvorved bredden af konceptet og den tilhørende værktøjskasse ikke belyses fuldt ud. Helt konkret forudsættes det, at de udvalgte processer i Fase 1 (identificering af bedste praksis) kan gennemgås i et antal fælles workshops, og at der ikke skal gennemføres besøg på de enkelte UC er (eller indhentes bedste praksis fra eksterne parter). For det tredje afgrænses Devoteams indsats i forhold til, at UC erne selv leverer et relativt stort antal timer til projektet ved at stille med Bedste Praksis Konsulenter, der efter en uddannelse i Bedste Praksis metoder og værktøjer, vil skulle deltage aktivt i projektet. Endvidere forudsættes, at indsatsprogramstyregruppen vil kunne udpege to interessante processer på grundlag af eksisterende overblik og viden på en måde, der ikke fordrer nærmere undersøgelser, opgørelse af ressourceforbrug, benchmarking eller lignende.
3/17 For det fjerde indlægges i projektet et midtvejs beslutningspunkt, hvor der træffes selvstændig beslutning om igangsætning af fase 2 (Implementering af bedste praksis) efter afslutningen af fase 1 (Identificering af bedste praksis). 2 Projektets leverancer Projektets leverancer er nedenfor opgjort for hver af projektets to faser. Fase 1 Identificering af Bedste Praksis: - To processer udvalgt på baggrund af et sæt kriterier for valg af processer - Et katalog med prioriterede Bedste Praksis forslag til effektivisering af studieadministrationen for to processer. Kataloget beskriver for hver enkelt forslag a) arbejdsmåde, b) fordele ved arbejdsmåden, c) forudsætninger for arbejdsmåden og d) eventuelle gode råd til implementering. - Interne Bedste Praksis Konsulenter uddannet og oplært i Bedste Praksis metoder og værktøjer (Uddannelsen vil dække både fase 1 og 2, oplæringer vil efter endt fase 1 kun omfatte fase 1). Uddannelsen afvikles fælles med Bedste Praksis projektet for generelle administrative opgaver. Overgang til fase 2: - Devoteam præsenterer Bedste Praksis kataloget, og kommer med forslag til plan for næste skridt (fx igangsætning af Fase 2 samt andre mulige initiativer). Indsatsprogramstyregruppen drøfter/evaluerer resultatet af Fase 1, og træffer beslutning om det/de næste skridt. Fase 2 Implementering af Bedste Praksis: - En overordnet implementerings- og realiseringsplan for UC erne, herunder forslag til samlet evalueringsmodel - Bistand til implementering af bedste praksis på de enkelte UC er - To Bedste Praksis Konsulenter oplært i fase 2 metoder og værktøjer - En status og evaluering af implementeringen medio februar 2014 3 Tilgang og metode Overordnet tilgang Bedste Praksis handler som nævnt om at identificere og implementere gode arbejdsmåder i forbindelse med en given arbejdsgang/løsningen af en given opgave med henblik på at opnå en gevinst, fx en effektiviseringsgevinst. Bedste Praksis kan findes i: - Tilrettelæggelsen af opgaveløsningen hvordan løsen opgaven? - Arbejdsgangstilrettelæggelsen - hvordan er en given arbejdsgang tilrettelagt?
4/17 - Arbejdsmåden - hvordan gennemføres en given arbejdssituation? - Den anvendte it-understøttelse hvilke systemer anvendes, og hvordan anvendes de? Der er ikke nødvendigvis kun én bedste praksis. Bedste Praksis kan være betinget af omkringliggende faktorer, fx uddannelsesområde, organisering, geografi etc. Der vil formentlig typisk være en række gode arbejdsmåder, som vil kunne forbedre den eksisterende praksis, hvis ikke hele bedste praksis processer kan implementeres. Bedste Praksis kan også nogle gange være næste praksis, forstået således, at projektet udarbejder en næste praksis, der er bedre end nogen forefindende praksis. Endvidere kan bedste praksis projektet afføde relevant input til fx kommende, planlagte it-udviklingsprojekter. Det er imidlertid ikke dette projekts sigte at gennemføre langvarige udviklingsforløb. Sigtet er primært at identificere eksisterende bedste praksis og udbrede denne. Kort sigt Organisation /proces Fx ændret proces Fx ændret beslutningskompetence Mv. IT-understøttelse Fx bedre anvendelse af eksisterende it, fx Ændret opsætning Ny dig. Template Mv. Primære fokus for Bedste Praksis projektet Lang sigt Fx krav til fx organisationudvikling Fx kompetenceudvikling Mv. Krav til nyt itsystem Figur 1: Det fulde udfaldsrum for procesanalyser Bedste Praksis projektet kan også give input til længerevarende udviklingsprojekter Der udvælges som nævnt to processer, der skal være fokus for Bedste Praksis projektet. Her skal to processer forstås bredt, således at det kan være større end-to-end processer (fx eksamensplanlægning og gennemførelse) eller der kan vælges flere små, der tilsammen udgør en given opgaveløsning (se i øvrigt bilag 1). Faser Projektet vil være inddelt i følgende to faser: - Fase 1: Identifikation af Bedste Praksis (for to udvalgte opgaver/processer) - Fase 2: Implementering af Bedste Praksis (på hver enkelt UC)
Beslutning om igangsætning af Fase 2 5/17 De to faser er skitseret i nedenstående figur. Fase 1: Identificering af bedste praksis Fase 2: Implementering af bedste praksis Valg af to BPkonsulenter Uddannelse af to BPkonsulenter Proces 1: BP-konsulent BP-konsulenter Identificere (og godkende) Bedste Praksis 2 x 7 BP-agenter Implementering på 7 UC er Implementere (og evaluere) Bedste Praksis Valg af to processer Proces 2: Evaluering af forløbet Identificere (og godkende) Bedste Praksis Implementere (og evaluere) Bedste Praksis 15/8 31/12 Fase 1 indledes med, at indsatsprogramstyregruppen udvælger dels de to Bedste Praksis Konsulenter (der af Devoteam uddannes i Bedste Praksis metoder og værktøjer), dels de to processer, der skal analyseres i projektet. For hver proces identificeres herefter bedste praksis med involvering af samtlige UC er. Dette sker ved to separate, parallelle forløb, som Devoteam i samspil med de to fælles Bedste Praksis konsulenter er ansvarlige for. Bedste Praksis godkendes af indsatsprogramstyregruppen. Fase 2 skal afklares endeligt efter fase 1, men forventes at omfatte, at der på hvert UC udpeges to Bedste Praksis Agenter (der kan være behov for afvigelser i forhold til dette antal på det enkelte UC), der har til opgave at implementere bedste praksis på deres UC (jf. afsnit 8 om Organisering og bemanding). Fase 2 afvikles således som syv parallelle forløb, men med et fælles forløb for de to processer ved hvert UC for at sikre sammenhæng og koordineret planlægning for implementeringerne. Devoteam og Bedste Praksis Konsulenterne bistår Bedste Praksis Agenterne med planlægningen af implementeringen. Efter endt implementering gennemføres en evaluering af forløb og resultater ved hver UC, som sammenstilles i en rapportering, der drøftes i Rektorkollegiet. Uddannelsen af Bedste Praksis Konsulenterne vil bestå i uddannelse i Bedste Praksis metoder og værktøjer (til brug for både Fase 1 og Fase 2) samt i generelle konsulentfærdigheder. Uddannelsen, der forventes at løbe over 2-3 dage, forventes således at indeholde fx følgende elementer: - Diagrammering af processer - Analyse af processer - Workshopafholdelse
Gevinstrealisering 6/17 - Aktiv lytning/spørgeteknikker - Indvendingshåndtering Det er forudsat, at de lokale Bedste Praksis Agenter har nogen erfaring med implementering af ændringer i arbejdsgange og arbejdsmåder. Det bør dog efter endt Fase 1 overvejes, om der er behov for at gennemføre en uddannelse af dem som indledning på Fase 2. 4 Hovedaktiviteter og tidsplan Gennemførelsen af projektet forventes at ske i henhold til nedenstående plan, hvoraf det fremgår, at - Fase 1 forventes at kunne gennemføres i perioden medio august til medio oktober (enten lige før eller lige efter efterårsferien) - Der træffes beslutning efter endt Fase 1, om Fase 2 skal igangsættes, og om evt. andre initiativer skal igangsættes. Dette sker i perioden medio oktober til ultimo november. - Fase 2 forventes at kunne gennemføres i perioden primo december til medio februar 2014. Fase/aktivitet Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb 2014--> Fase 1: Identificere BP 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Udpege BP-konsulenter 1 Uddanne BP-konsulenter 1 Udpege processer 1 1 Generiske procesbeskrivelser 1 1 Beskrive bedste praksis 1 1 1 1 1 Beslutning efter Fase 1 1 1 1 1 1 1 Fase 2: Implementere BP 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Styregruppemøder Fase 1 og de underliggende aktiviteter er beskrevet nærmere nedenfor. Efterfølgende er beslutningen efter Fase 1 og mulige udfald (herunder gennemførelse af Fase 2) kort beskrevet. Fase 1 Identifikation af bedste praksis Udpege to BP-konsulenter Der udpeges to BP-konsulenter, der kan indgå aktivt i bedste praksis projektet på det studieadministrative område. Metode Indsatsprogramstyregruppen udvælger BP-konsulenterne To BP-konsulenter udpeget, der kan indgå i projektets fase 1 og 2. Giver input til udvælgelseskriterier Indsatsprogramstyregruppen: Udvælger BP-konsulenterne
7/17 Metode Uddanne BP-konsulenter Der uddannes to BP-konsulenter på det studieadministrative område Uddannelsen af BP-konsulenter sker i et fælles forløb sammen med bedste praksis projektet for generel administration. Uddannelsen baseres på Devoteams erfaringer fra tidligere uddannelser af BP-konsulenter, men tilpasses UC ernes konkrete forløb. Uddannelsen gennemføres som et to-tre-dages seminar forud for fase 1. To BP-konsulenter, som på sigt kan gøre BP-konceptet til et lettilgængeligt effektiviseringsredskab for UC erne. Tilgængeligt undervisningsmateriale. BP-konsulenter: Tilpasser uddannelseskoncept og gennemfører Deltager i uddannelsen. undervisningen. Metode Udpege to processer Der udpeges to processer indenfor det valgte område. Indsatsprogramstyregruppen udpeger de to processer i en dialog med Devoteam. Beslutning om hvilke to processer, der skal indgå i bedste praksis projektet Indsatsprogramstyregruppen: Opstiller udvælgelseskriterier Udvælger de to processer Metode Beskrive de generiske processer Hver proces beskrives generisk og overordnet med henblik på en fælles forståelse og udgangspunkt for identificering af bedste praksis. n kan eksempelvis dække: - er - Aktører (ansvar/roller) - Frekvens - Værktøjer - Udfordringer - Potentialevurdering Evt. udgangspunkt i eksisterende beskrivelser. Interviewworkshop med repræsentanter fra UC er diagrammere og beskrive de generiske processer Kortlagte overordnede processer i referencemodel Forbereder og gennemfører BP-konsulenter: Forbereder, gennemfører og dokumenterer Beskrive bedste praksis / udvikle næste praksis Beskrive bedste praksis i forhold til fx - opgaveløsning - arbejdsgangstilrettelæggelse - arbejdsmåder (arbejdssituationer) - it/værktøjsanvendelse (hvilken og hvordan) Få idéer til fremtidige (næste praksis) arbejdsmåder Kvalificering af effekten (fordele og evt. ulemper) Beskrive forudsætninger for at kunne implementere praksis Evt. gode idéer til implementering
8/17 Metode To workshops med repræsentanter fra alle UC er pr. proces På første workshop identificeres bedste/næste praksis (input fra UC erne baseret på selvevaluering) På anden workshop præsenteres og diskuteres dokumentationen af bedste praksis BP-katalog med bedste praksis forslag til de to processer Forbereder og gennemfører Leverer template til beskrivelse af bedste/næste praksis samt Bedste Praksis katalog BP-konsulenter: Forbereder, gennemfører og dokumenterer Styregruppemøder Styregruppemøder Mulige metoder Planlægning, afholdelse, dokumentation og opfølgning på styregruppemøder Planlagte møder ved opstart og faseovergang. Flere møder kan arrangeres efter behov. Sikre ejerskab, fjerne barrierer, beslutning på stedet, fremdriftsvurdering. BP-konsulenter deltager ikke Forbereder, gennemfører og dokumenterer Beslutning efter Fase 1 Efter Fase 1 (Identificering af bedste Praksis) er i projektet indlagt et beslutningspunkt, hvor der skal træffes selvstændig beslutning om igangsætning af Fase 2 (Implementering af Bedste Praksis). Der er indlagt en pause i tidsplanen på 1,5 mdr., således at der er tid til at drøfte og evaluere resultatet af Fase 1 og overveje de videre skridt. Dette vil bl.a. ske på et møde i indsatsprogramstyregruppen, hvor Devoteam vil præsentere resultatet af Fase 1. Såfremt det besluttes at igangsætte Fase 2, vil der endvidere være tid til at udvælge/frikøbe lokale Bedste Praksis Agenter og vurdere behovet for uddannelse af disse, samt gennemføre evt. andre initierende foranstaltninger. I bilag 3 er beskrevet de forventede aktiviteter for Fase 2: Implementering af Bedste Praksis. Foruden en Fase 2 kan der være en række andre mulige initiativer, som programindsatsstyregruppen kan ønske at igangsætte, fx - Identificering af bedste praksis på nye områder/processer (en ny Fase 1) - Igangsætning af et it-udviklingsprojekt (behov identificeret i Fase 1) Såfremt andre initiativer igangsættes efter endt Fase 1, skal disse initiativer håndteres som selvstændige projekter med projektbeskrivelser mv.
9/17 5 Økonomi Budgetrammen for gennemførelse af det samlede Bedste Praksis projekt, er på t.kr. 1.716. Heraf udgør - 654 t.kr. konsulenthonorar til Devoteam - 230 t.kr. til de fælles Bedste Praksis Konsulenter - 632 t.kr. til de lokale Bedste Praksis Agenter. - 200 t.kr. bufferpulje til uforudsete omkostninger, som kan disponeres efter aftale med projektejeren (jf afsnit 8). Rejsetid, rejseomkostninger og omkostninger til forplejning afregnes uden for projektets økonomi (afholdes af programdrifts-økonomien, jf. reglerne for programmet). Timer Honorar Omkostn. Omkost. Fase/aktivitet Devoteam BP-Kons. BP-Agent. Total Devoteam BP-Kons. BP-Agent. I alt Udpege Bedste Praksis Konsulenter 12 0 12 17.700 0 17.700 Uddanne Bedste Praksis Konsulenter 50 40 90 75.250 16.880 92.130 Udpege processer 12 0 12 17.700 0 17.700 Generiske procesbeskrivelser 20 60 80 29.500 25.320 54.820 Beskrive bedste praksis 80 110 190 118.000 46.420 164.420 Styregruppemøde 10 0 10 14.750 0 14.750 Projektledelse 15 30 45 24.375 12.660 37.035 Fase 1 - i alt 199 240 0 439 297.275 101.280 398.555 Fase 2 - i alt (foreløbigt estimat) 235 305 1498 2038 356.000 129.000 632.000 1.117.000 Bufferpulje 200.000 Projekt i alt 434 545 1498 2477 654.000 230.000 632.000 1.716.000 Fase 1: Som det fremgår af tabellen ovenfor, er omkostningerne til Fase 1 - ca. 300 t.kr. til konsulentbistand og - ca. 100 t.kr. til de fælles Bedste Praksis Konsulenter. Heri er ikke medregnet UC ernes deltagelse i identificering af bedste praksis på workshops mv. Bedste Praksis Agenterne deltager ikke i Fase 1. Fase 2: Vælges efterfølgende at gennemføre Fase 2 i alle UC er, er omkostningerne her anslået til - ca. 356 t.kr. i konsulentbistand, - ca. 130 t.kr. til de fælles Bedste Praksis Konsulenter og - ca. 630 t.kr. til de lokale Bedste Praksis Agenter. I sidstnævnte er indregnet uddannelse af Bedste Praksis Agenterne. I estimatet for Fase 2 er ikke medregnet øvrige omkostninger forbundet med de enkelte UC ers implementering.
10/17 Såfremt andre initiativer igangsættes efter endt Fase 1 (fx igangsætning af Bedste Praksis projekt på nye områder eller igangsætning af it-udviklingsprojekt) skal disse initiativer håndteres som selvstændige projekter. Det bemærkes, at det i handlingsplanen er forudsat, at uddannelse for Bedste Praksis- Konsulenter sker fælles for indsatsområdet for Studieadministration og indsatsområdet for Bedste Praksis på de øvrige administrative områder. Hvis begge projekter iværksættes, vil udgiften kunne deles mellem projekterne, og ovenstående honoraromkostninger vil kunne reduceres fra 50 timer til 25 timer, svarende til en besparelse på ca. 37 t.kr. Endvidere bemærkes, at de to Bedste Praksis Konsulenter ønskes frikøbt fuld tid, hvorfor de hver vil have ca. to dagen om ugen, som de kan bruge på andre koordinationsopgaver inden for programmet (afregnes uden for dette projekts økonomi). 6 Finansiering Projektet finansieres af effektiviseringspuljen således: - Omkostningerne til Bedste Praksis Konsulenter, Bedste Praksis Agenter og konsulentbistand afholdes af særskilt bevilling til projektet. 7 Overordnede risici Gennemførelse og realisering af projektet (og dets leverancer) er forbundet med en række risici, som er identificeret og kategoriseret i fire temaer: De fire temaer er: - Projekt (resultat) - Proces - Implementering - Realisering Risici for hvert tema er beskrevet nedenfor. I forbindelse med projektets start og efter udvælgelsen af de konkrete processer, der skal være genstand for projektet vurderes risici og relevante foranstaltninger til reduktion/imødegåelse af risici i indsatsstyregruppen. Projekt (resultat): - Konceptet bedste praksis giver ikke de ønskede gevinster og viser sig ikke tilstrækkeligt innovative. - Utilstrækkeligt informationsgrundlag gør resultatet usikkert eller forsinker projektforløbet. - Der fokuseres alene på alle de små håndtag og ikke på de store håndtag i effektiviseringen af studieadministrationen. Derved bliver resultatet ikke synligt og ikke målbart.
11/17 Proces: - Meget forskelligartet tilrettelæggelse og arbejdsgange blandt UC erne (også inden for samme UC) gør det vanskeligt at formulere bedste praksis. - Utilstrækkeligt informationsgrundlag på området gør det vanskeligt at finde frem til bedste praksis. Dette vil forsinke og vanskeliggøre processen. - Der er ikke tilstrækkelig villighed blandt UC erne til at involvere sig i processen og efterfølgende at adoptere effektiviseringsforslagene. Implementering: - Manglende forankring hos topledelsen (studiechef-niveau). Ledelsen har mange andre bolde i luften, og dette initiativ drukner blandt andre effektiviseringsforslag. - De lokale Bedste Praksis Agenter formår ikke at trykke effektiviseringen igennem. - Effektiviseringsgevinsterne afhænger både af medarbejdere i adm. og af de studerendes villighed til at ændre kultur og praksis. Store krav til kommunikation og forandringsledelse. - Risiko for, at effektiviseringsgevinsterne skal hentes ved it-understøttelse og ikke blot ved bedste praksis arbejdsmåder. Realisering: - Der findes ikke en baseline for måling af gevinster, hvorfor det er svært at måle forandringen. - Fokus på realisering eller effektvurdering er ikke forankret hos en ansvarlig ressource, hvorfor man glemmer eller overser måling senere i forløbet. 8 Organisering og bemanding Projektet gennemføres med en række forskellige roller og tilhørende ansvar, som er beskrevet kort nedenfor. Styregruppe Styregruppen for projektet er indsatsprogramstyregruppen for studieadministration, som har det overordnede ansvar for projektet. Projektejer Indsatsprogramstyregruppen udpeger en projektejer blandt studiecheferne. Projektejeren har det løbende ansvar for projektet. Konsulenterne refererer til projektejeren. Referencegruppe Indsatsprogram-styregruppen udpeger tre studiechefer til at udgøre en referencegruppe for projektet. Projektejeren er formand for gruppen. Referencegruppen skal kunne høres ad hoc efter behov (forventes primært at ske via mail).
12/17 Projektleder Devoteam har projektledelsen og støtter dermed styregruppen med at styre projektet sikkert frem mod leverance af de ønskede produkter til den aftalte tid, budget og kvalitet, som styregruppen har godkendt. Projektlederen har bemyndigelse til at styre en fase ad gangen. Bedste Praksis Konsulenter Devoteam og to frikøbte ressourcer fra UC erne varetager i forening rollen som Bedste Praksis Konsulenter. Konsulenterne er ansvarlige for at identificere og dokumentere bedste praksis for de to processer. Konsulenterne har endvidere til opgave at assistere de lokale bedste praksis agenter med implementeringen af bedste praksis på UC erne. De interne Bedste Praksis Konsulenter uddannes af Devoteam i bedste praksis metoder og værktøjer. De interne Bedste Praksis Konsulenter leverer også praktisk projektkoordination. Lokale Bedste Praksis Agenter Ved hvert UC udpeges og frikøbes to bedste praksis agenter (der kan være behov for afvigelser i forhold til dette antal på det enkelte UC), der har til opgave at implementere bedste praksis på deres UC. Bedste praksis agenterne kan med fordel have domænekendskab indenfor hver område/proces, men det er samtidig oplagt at etablere et samarbejde på tværs af de to områder/processer. 9 Videre proces Såfremt hele projektet med identificering (Fase 1) og implementering (Fase 2) af Bedste Praksis gennemføres, vil UC erne opnå erfaring med systematisk, tværgående videndeling om arbejdsgange gennem et Bedste Praksis katalog. UC erne har yderligere opnået erfaring med lokale forandringer af arbejdsgange med udgangspunkt i Bedste Praksis kataloget. Hertil kommer, at der er uddannet tværgående Bedste Praksis Konsulenter og etableret en Bedste Praksis Agent funktion i de enkelte UC er. Der ventes således skabt et solidt udgangspunkt for fortsat arbejde med Bedste Praksiskonceptet som et lettilgængeligt effektiviseringsredskab i UC erne. I det fremadrettede arbejde forventes et lavere forbrug af eksterne konsulenter. Det forventes, at der kan igangsættes nye forløb primo 2014.
13/17 Bilag 1: Den studieadministrative opgaveportefølje Den studieadministrative opgaveportefølje kan beskrives således 1 : 1. Optagelse a. Planlægning af uddannelsesudbud b. Ansøgning og optagelse 2. Administration ifm. undervisning a. Ressource- og skemaplanlægning b. Registrering af fravær og fremmøde c. Praktik og praktikophold 3. Eksamensplanlægning og gennemførsel a. Eksamen og prøver i. Eksamensplanlægning ii. Finde og registrere censorer iii. Praktisk afvikling iv. Adm ifm. bekendtgørelses-fastsatte eksamener og prøver b. Afslutning af uddannelse, kursus eller semester i. Registrering og kontrol c. Undervisningsafslutning og dimission i. Udskrive beviser, planlægge dimission 4. Tværgående administration a. Tilskud b. Støtteformer c. Faste, regelmæssige indberetninger d. Købsaftaler og løbende adm. af studerende under aktivering e. Udviklingsaktiviteter, markedsføring, kvalitetssikring og evaluering f. Løbende korrespondance med elever, forældre, kommuner og virksomheder 1 Modificeret efter McKinseys rapport fra 2009
14/17 Bilag 2: Opgave- og kompetencebeskrivelse for fælles Bedste Praksis Konsulenter Opgaven: - Bedste Praksis Konsulenterne skal - i et tæt samspil med Devoteams to Bedste Praksis Konsulenter - være med til at afdække, hvordan udvalgte processer ser ud i dag, og identificere forskellige gode ideer til bedste praksis inden for UC ernes område. Som led heri skal de deltage i workshops om bedste praksis med deltagelse af samtlige UC er. - Bedste Praksis projektets Fase 1 vil forløbe i perioden medio/ultimo august til medio/ultimo oktober 2013. - Opgaven vil indbefatte en del rejseaktivitet til de forskellige UC er. - Bedste Praksis Konsulenterne vil blive uddannet i rollen på et 2-3 dages kursus (se nedenfor) og vil i øvrigt blive oplært i rollen ved aktivt at deltage i alle væsentlige aktiviteter inden for projektet i et tæt samarbejde med Devoteams konsulenter. - Bedste Praksis Konsulenterne vil i projektets Fase 2 (primo december-medio februar) i samspil med Devoteams konsulenter skulle bistå lokale, såkaldte Bedste Praksis Agenter på hvert UC med at implementere bedste praksis. Opgaven vil indbefatte en del rejseaktivitet til de forskellige UC er. - Bedste Praksis opgaven vil kræve 2-3 dage om ugen. Resten af tiden skal Bedste Praksis Konsulenterne fungere som koordinatorer på andre UC indsatsområder/opgaver Bedste Praksis Konsulenterne vil få et 2-3 dages kursus med følgende emner: - Kortlægning og analyse af processer, herunder o Diagrammering af processer o Analyse af problemområder og forbedringsmuligheder - Præsentation og træning af forskellige konsulentfærdigheder, fx o Aktiv lytning/spørgeteknikker o Workshopafholdelse, mødeledelse og -forberedelse o Præsentationsteknik o Håndtering af indvendinger - Præsentation af konceptet for implementering af bedste praksis lokalt i UC erne Bedste Praksis Konsulenterne bør have følgende kompetencer/kvalifikationer: - Struktureret og metodisk - Analytisk
15/17 - Udadvendt - God til mundtlig og skriftlig kommunikation - Domænekendskab (mindst en af konsulenterne bør have domænekendskab inden for det studieadministrative område) Ressourceanvendelse: - Fuld tid i perioden medio/ultimo august til medio/ultimo oktober 2013 og igen i perioden primo december 2013 til medio februar 2014 - En del rejseaktivitet forventes
16/17 Bilag 3: Udkast til aktiviteter i Fase 2: Implementering af Bedste Praksis Fase 2: Implementering af bedste praksis Denne fase gennemføres i syv parallelle forløb, således at der gennemføres et forløb pr. UC, hvor begge bedste praksis områder håndteres. På hver UC udpeges to Bedste Praksis Agenter, der er ansvarlige for at bedste praksis implementeres på deres UC (jf. afsnit 8 om Organisering og bemanding). Metode Planlægge lokalt implementeringsforløb Implementeringsforløbet planlægges, herunder bemanding, tidsplan, samt planlægning af startseminar, workshops og opfølgningsseminar. Drøfte evt. studiebesøg/udstationering. en har karakter af en forberedelses-session af Kick-off for Fase 2. Arbejdsmøde soverblik over implementeringsforløb Forbereder og gennemfører Lokal ledelse: Deltager og beslutter BP-konsulenter: Forbereder, gennemfører og dokumenterer BP-Agenter: Deltager Metode Startseminar Præsentation af projektet for relevante personer, fx hvad er situation og anledning, hvad er mål og forventninger, hvilke områder og deltagere, samt hvilket forløb. Seminar / kick-off med deltagelse af de relevante personer. Startseminar har karakter af et kick-off, som sætter scenen for det kommende implementerings- og evalueringsforløb. Samtidig skal aktiviteten medvirke til at motivere alle deltagere og gøre målet klart for alle, før implementeringsopgaven iværksættes lokalt. Lokal ledelse: Deltager Forbereder og gennemfører BP-konsulenter og BP-agenter: Forbereder, gennemfører og dokumenterer Metode Valg af bedste praksis forslag pr. område Drøfte hvilke bedste/næste praksis forslag fra kataloget, man med fordel kan implementere på UC et (eller blandt udvalgte afdelinger), og hvad der skal til for at gennemføre forslagene. Arbejdsmøde med deltagelse af relevante personer, hvor template udfyldes pr. forslag, hvor det bl.a. angives, hvad der skal til for at gennemføre forslaget Der er foretaget en vurdering og udvælgelse (prioritering) af, hvilke BP-arbejdsmåder der skal implementeres, og hvordan denne implementering kan iværksættes/gennemføres. et danner baggrund og fungerer som arbejdsbeskrivelse for BP-agenternes kommende arbejdsopgaver ift. implementering. Lokal ledelse: Beslutter Deltager og leverer template til brug for BP-konsulenter og BP-agenter: Forbereder, gennemfører og aktiviteten dokumenterer
17/17 Implementering af bedste praksis pr. område Implementering af bedste praksis arbejdsmåder. Implementeringen omfatter kommunikation, forberedelse og planlægning, implementering, fejlretning og opfølgning. Mulige metoder - Change management, herunder kompetenceopbygning af medarbejdere - Evt. tilpasning af eksisterende it eller udvikling af helt simpel it-understøttelse Lokal forankring og ibrugtagning af bedste praksis arbejdsmåder. Accept af forandring og adoption af nye metoder og processer. Kan evt. bistå efter særlig aftale Lokal ledelse: Har ansvaret BP-agenter: Gennemfører og dokumenterer implementeringen (Selv)evaluering af indsats/-effekt Vurdering af forløbet: - Hvilke forslag er blevet gennemført/besluttet/afvist? - Hvordan er forløbet blevet oplevet? Er målene nået? - Evaluering af indsatser og effekter af bedste praksis på UC et - Evt. nye idéer til arbejdsmåder til BP-projektet. Metode - Opfølgningsseminar / workshop (Lesson learned proces) - Der samles en fælles afrapportering til Rektorkollegiet. - Input fra hvert UC drøftes i Rektorkollegiet Afrapportering til UC-ledelserne om lokale implementeringsforløb. Fælles afrapportering til Rektorkollegiet om implementeringsforløbene. Devoteam udsender rapporteringsskabelon og vejleder i udfyldelsen. Devoteam forbereder og gennemfører BP-konsulenter: Udfylder i samarbejde med BP-agenter rapporteringsskabelonen og sikrer relevant ledelsesgodkendelse. Rapporterings- og evalueringskoncept Fase 2 afsluttes med evaluering af implementeringsforløbene på hvert enkelt UC. BPkonceptet indeholder et opfølgningsseminar, hvor hvert enkelt UC vurderer forløb, anvendelse af forslag fra BP-kataloget og opnåelse af kortsigtede målsætninger. Rapporterings- og evalueringskonceptet skal sikre, at opfølgningsseminarerne omsættes i en samlet afrapportering til Rektorkollegiet, og at der tages stilling til vurdering af gevinstrealisering på længere sigt. Samtidig skal konceptet håndtere den samlede evaluering af projektet, som også omfatter fase 1. Mulige metoder - Udarbejdelse af rapporteringsskabelon. - Udarbejdelse af evalueringskoncept til forelæggelse for indsatsprogramstyregruppen. - Rapporteringsskabelon til UC ernes selvevaluering. - Enighed om evalueringskoncept i indsatsprogramstyregruppen. Udarbejder rapporteringsskabelon og indstiller evalueringskoncept til indsatsprogramstyregruppen. BP-konsulenter: Skal først senere bidrage til anvendelsen af skabelonerne.