Notat Forvaltning: Dato: 22. november 2010 Dokumentnr.: Kommunikation 10/003241-1 Afsender: Jan Hyldgaard Engrob Vedrłrende: Weborganisering Notat sendes/sendt til: Karen Balling Radmer Weborganisering Baggrunden for at lave en ny weborganisering er: at styrke webformidlingen i Randers Kommune at understłtte den nye informationsarkitektur p randers.dk og łvrige sider at sikre informationsarkitekturen p randers.dk ikke afspejler organisationen, men borgerens begrebsverden at f en organisering hvor Kommunikation i hłjere grad ogs kan fungere som konsulenter. At sikre dynamiske sider, der lłbende opdateres og hvor vi udnytter den nye hjemmesides potentiale mest muligt. Portalkonceptet Randers.dk portaler Weborganiseringen tager udgangspunkt i at hvert emne p hjemmesiden er lig en egen indgang til hjemmesiden. Randers.dk forsiden bliver dermed alene en portalindgang til en r kke emner der hver is r fungerer som portaler. En miniportal defineres som en samling indholdssider inden for et givent emneomr de f.eks. natur eller ldre. Alle portaler har et subdom ne, f.eks. www.natur.randers.dk. Og det f lles indhold p tv rs af forvaltninger danner ogs rammen for weborganiseringen. En portal kan enten v re p tv rs af et stłrre omr de og tv rfaglig. F.eks. Erhverv/ Borger/ Nyheder. En portal kan ogs v re en samleportal som er skabt for at samle fagportaler i klumper der głr det nemmere at overskue indhold via forsiden af randers.dk. Det g lder f.eks: Błrn (herunder kan v re portaler for błrn 0-6 r, błrn 6-16 r, 16+, det kunne ogs v re Miljł, affald og klima, Bolig og byggegrunde I tilf lde af overordnede portaler som Erhverv, Borger og Nyheder ligger hovedansvaret for at drive portalen hos Kommunikation, der stiller med en portalansvarlig. Kommunikation har ogs redaktłrrollen p ovenn vnte portaler samt p forsiden af www.randers.dk, hvormed den daglige prioritering af, hvad der skal fremh ves p forsiden af randers.dk og p forsiderne af ovenn vnte portaler ogs ligger hos Kommunikation, En fagportal er kendetegnet ved, at Øn forvaltning byder ind med stłrsteparten af en portals indhold og at andre forvaltninger bidrager. For en fagportal skal der udpeges en portalansvarlig i den forvaltning, der er den stłrste bidragyder. 1
Selvst ndige hjemmesider Der vil ud over de portaler, der er er knyttet t t til hovedsitet Randers.dk, lige som i dag, ogs v re en r kke selvst ndige hjemmesider. I denne gruppe findes daginstitutioner, ldrecentre, specialinstitutioner, handicapinstitutioner, musikskolen m.fl. Disse sider kendetegnes samtidig ved at v re administret af Øn person eller en mindre gruppe af webredaktłrere, og der er her ikke det samme behov for at kordinere med andre sider som p randers.dk. Organisering: Portalgrupper Til at administrere portalerne vil der blive nedsat en r kke portalgrupper best ende af ca. 3-10 webredaktłrer*. Portalgrupperne har minimum et medlem fra de forvaltninger/stabe/afdelinger, der leverer indhold til portalen. Kommunikation vil i samarbejde med de involverede parter hj lpe med at neds tte s danne grupper. Aktiviteter i portalgruppen: Koordinering, erfaringsdeling, nyt nkning mm. i portalgrupperne sker p en r kke portalgruppemłder. Portalgruppen młdes efter behov, hvilket skłnnes at v re 4-6 gange om ret alt efter m ngden af indhold p portalen. Kommunikation deltager i minimum et af disse młder som sparringspartner. Er der et łnske om stłrre ndringer p portalen, kan der desuden tr kkes p yderligere konsulentbistand fra Kommunikation. Portalansvar Der er f lles ejerskab for portalen i hele portalgruppen. Det daglige ansvar for en portal og for at drive portalgruppen ligger hos den portalansvarlige*. Den potalansvarlige findes i den forvaltning, der er stłrst bidragyder til portalen. Webgrupper Weborganiseringen p de selvst ndige hjemmesider er op til den enkelte institution/enhed. Det forventes dog, at der vil blive afsat de fornłdne resurser til at drive en informativ og levende hjemmeside. Der skal udpeges en ansvarlig for en hjemmesider, som ogs vil fungere som Kommunikations kontaktperson. Der vil for de selvst ndige hjemmesider blive oprettet en r kke webgrupper. Disse grupper kan bruges til erfaringsdeling, inspiration, selvhj lp mm. Grupperne vil blive sammensat med udgangspunkt i nuv rende omr der, netv rk, distrikter o.l. Der er alts tale om en fleksibel organisering der matcher hvad der i forvejen m tte v re af f.eks. netv rk. I hver webgruppe udpeges en webgruppeansvarlig, som sikrer at den enkelte gruppe f r delt viden og udvekslet erfaring. Det sker i samarbejde med Kommunikation og den webforvaltningsansvarlige*. Det er vigtigt at sikre, at en webgruppe hurtigt kan hente hj lp og viden om f.eks. at f et billede p en side eller et andet fif til en god ops tning uden, at det kr ver at skulle ringe ind til Kommunikation. Temamłder/workshops/kurser Kommunikation vil, n r arbejdet med det nye CMS og de mange hjemmesider er afsluttet, lłbende tilbyde temamłder/workshops/kurser for portalgrupper og webgrupper. Herigennem łnsker Kommunikation at give stłtte og inspiration til det daglige arbejde med webformidling. F.eks. kunne fłlgende temaer blive udbudt: Skriv til nettet, video p nettet, brug af sociale medier osv. 2
Roller: *Webforvaltningsansvarlig Sekretariatschefen er webforvaltningsansvarlig og har det overordnede ansvar for de portaler, der er knyttet til en given forvaltning. Sekretariatschefen har ansvaret for, at der udpeges portalansvarlige og webredaktłrer (i samarbejde med fagchefer) og at disse fłlger kommunens webstrategi (kommende webstrategi). Dette understłtter Kommunikation med praktiske v rktłjer. Den webforvaltningsansvarlige skal desuden v re bindeleddet mellem de portalansvarlige og chefgruppen. Den webforvaltningsansvarlige har samtidig ansvaret for de selvst under en given forvaltning. ndige hjemmesider Efter weborganiseringen er gennemfłrt, m det forventes, at der skal bruges 3-4 timer om m neden p at v re webforvaltningsansvarlig. *Portalansvarlig Ansvaret for en portal ligger hos den portalansvarlige, der skal holde łje med portalen, tilfłre portalgruppen ny viden, og sikre, at der i portalgruppen er et f lles billede af portalen. Den portalansvarlige holder sig lłbende orienteret om, hvad der skrives og tager aktion, hvis der st r noget noget uhensigtsm ssigt eller noget rodet. Vedkommende skal samtidig kunne stłtte en portalgruppe i at f svar p basale spłrgsm l til funktioner og muligheder i cmset. Den portalansvarlige skal interessere sig for kommunikation og vil f et t t samarbejde med Kommunikation bl.a. som kontaktperson for portalgruppen. Det vil desuden v re hensigtsm ssigt, at den portalansvarlige deltager i de temamłder/workshops/kurser der bliver udbudt af komminikation. Den portalansvarlige skal ikke godkende den enkelte webredaktłrs arbejde, men skal holde et v gent łje med at portalen som s dan lever op til standarden for Randers.dk, og for at indholdet ikke pr senteres for rodet/uhensigtsm ssigt. Den portalansvarlige har ogs ansvar for at indkalde til portalgruppemłder n r det er relevant. Den portalansvarlige udpeges af sekretariatschefen i den forvaltning, der har stłrst aktie i en portal. Efter weborganiseringen er gennemfłrt m det forventes at den portalansvarlige, p ugebasis, skal bruge ca. 2 timer ud over tiden, der bliver brugt som webredaktłr *Webredaktłr Webredaktłrerne er placeret i de enkelte afdelinger og har ansvar for at l gge indhold p relevante portaler. Webredaktłren har, dermed ansvaret for eget indhold/underleverandłrers indhold. En webredaktłr har som led i at have ansvar for at l gge indhold p, ogs ansvar, for at at der ikke st r noget forkert, at det pr senteres for rodet etc. Den enkelte webredaktłr skal have et stort kendskab til fagomr det. Formidling til nettet er en arbejdsopgave, det er nłdvendigt at afs tte ressourcer til. En webredaktłr kan godt sidde i mere end en portalgruppe, hvis fagomr det er indeholdt p flere portaler. Webredaktłrer har en grundl ggende uddannelse i CMSet og viden om formidling p nettet. Kommunikation udbyder kurser, s webredaktłrer kan oparbejde denne viden. Efter weborganiseringen er gennemfłrt, m det forventes, at en webredaktłr, p ugebasis, skal bruge 1-2 timer pr. tilknyttet portal. Webgruppeansvarlig En webgruppeansvarlig har ansvaret for, at en webgruppe der best r af redaktłrer for selvst ndige hjemmeside (f.eks. en institutionshjemmeside) młdes og udveksler viden. Et s dant młde kan foreg f.eks. i forbindelse med allerede planlagte netv rksmłder. Młderne kan for eksempel v re halv rlige. En webgruppeansvarlig skal sikre videndeling og v re i stand til at svare p helt grundl ggende spłrgsm l om funktionalitet i cmset som f.eks. at inds tte et billede. Den webgruppeansvarlige skal derfor v re interesseret i cmset og formidling via web, ligesom vedkommende skal holde sin viden ved lige og bidrage til udveksling af materiale via markedspladsen. 1-2 timer om m neden. 3
Brugeradministration og teknisk support Denne funktion varetages af Kommunikation. Praktiske konsekvenser Portalgrupper Arbejdet med informationsarkitekturen er p nuv rende tidspunkt ikke f rdiggjort, men det ser ud til, at der vil blive oprettet omkring 50 portaler p randers.dk I alt 50 portaler. Heraf antages cirka 10 at have Kommunikation som portalansvarlig. Webgrupper 5-8 webgrupper for de 73 daginstitutioner webgrupper for specialinstitutioner webgrupper for de 23 ldrecentre der administreres af 12-13 webredaktłrer webgruppe for handicapinstitutioner webgruppe for andre selvst ndige hjemmesider I alt cirka 9-12 webgrupper. Kommunikation vil udarbejde stillingsbeskrivelser for de enkelte roller. Implementering af weborganiseringen P flere omr der bygger den nye weborganisering oven p den organisering vi har i dag. Det m dog forventes at der vil komme (20-40) flere webredaktłrer p randers.dk vi har 130 i dag. P de selvst ndige hjemmesider forventes der ikke at komme flere redaktłrer end der burde v re i dag ca. 120. N r de enkelte portaler er p plads, vil Kommunikation i samarbejde med relevante afdelinger/forvaltninger og den webforvaltningsansvarlige neds tte de forskellige portalgrupper og udpege en portalansvarlig. I denne sammenh ng vil eventuelle nye redaktłrer ogs blive fundet. Kommunikation driver denne proces. Kommunikation har i dag et godt overblik over webredaktłrerne p de selvst ndige hjemmesider. Kommunikation vil dog sammen med konverteringen af de enkelte hjemmesider sikre os, at der er fuldst ndig klarhed over, hvem der er redaktłrer, og hvem der er ansvarlig/kontaktperson for hjemmesiden. Organiseringen af webgrupperne vil ske i et samarbejde mellem Kommunikation, involverede forvaltninger og den webforvaltningeansvarlige. Webgrupperne vil blive sammensat med udgangspunkt i nuv rende omr der, netv rk, distrikter o.l. I hver webgruppe udpeges en webgruppeansvarlig som driver den enkelte gruppe og en superbruger. 4
Stillingsbeskrivelse Portalansvarlig Tillykke med dit ansvar som portalansvarlig. Du vil f en afgłrende indflydelse p, at is r denne portal (www.xxx.randers.dk) fremst r dynamisk, moderne, interessant og korrekt, og at den er nem at g til og forst for m lgrupperne. Dermed bidrager dit arbejde i hłj grad til det samlede udtryk for hele www.randers.dk, som din portal er en del af. Ansvarsomr de og kompetencer Som portalansvarlig har du hovedansvaret for en portal. Det er din opgave at sikre, at den lever op til Randers Kommunes webstrategi herunder is r, at den lever op til o at den er opdateret o at du med j vne mellemrum tager en rundtur p portalen og tjekker at den fortsat er hensigtm ssig. o at der formidles p en m de, der tager afs t i m lgruppen o at alle muligheder for formidling udnyttes p portalen. o Tilg ngelighedskravene for handicappede brugere o At du kan stłtte din portalgruppe i at bruge cmsets funktioner. Det er dit ansvar at tilfłre portalgruppen ny viden Du skal lłbende holde dig orienteret p redaktłrportalen om nye muligheder. Du har pligt til at deltage i tema- og inspirationsmłder samt workshops med Kommunikation Du br nder for at formidle portalens emne til m lgruppen. Du har ansvar for at portalgruppen młdes til nogle faste młder om portalen og dens fortsatte udvikling. Det er dig, der skal sikre at portalgruppen kender hinanden og bruger hinanden. Du har til opgave at tilrettel gge rets portalmłder og vurdere hvor mange, der skal v re. Du skal ikke godkende de enkelte redaktłrers indhold, men du har pligt til at foresl redaktłren en anden metode, hvis du kan se, at det ville give bedre mening. Du vil som den eneste have mulighed for at nedl gge og oprette faner p portalen. At sikre at portalgruppen kender hinanden og har et f lles billede af portalen. Der skal afholdes x młder i portalgruppen, som den portalansvarlige er ansvarlig for. Du er kontaktperson for Kommunikation og skal deltage i to-tre rlige workshops/młder med Kommunikation. Efter weborganiseringen er gennemfłrt m det forventes at den portalansvarlige, p ugebasis, skal bruge ca. 1 time ud over tiden, der bliver brugt som webredaktłr 5
Stillingsbeskrivelse Webredaktłr Stillingsbeskrivelse Webredaktłr Tillykke med dit ansvar som webredaktłr. Du har nu ansvaret for XXXXXXX emne, der er beskrevet p XXXXXXX portaler Du indg r i XXXXXX portalgruppe(r) Den m de du formidler indholdet p har afgłrende indflydelse p, hvordan det bliver forst et og om det bliver forst et hos m lgruppen. Ansvarsomr de og kompetencer Det er dit ansvar at l gge indhold p det emne/ de sider, du har ansvaret for. Du har ansvaret for dit eget indhold og for eventuelle underleverandłrers indhold. Du har ansvar for at l gge indhold p Du har ansvar for at dit omr de er fagligt korrekt og fremst r velordnet og lettilg ngeligt. Du har ansvar for at sikre, at dine underleverandłrer leverer aftalte elementer til dine sider. Du har ansvar for at opdatere og vedligeholde dine sider. Du har ansvar for at orientere dig lłbende p markedspladsen og i nye muligheder p hjemmesiden. Du har ansvar for at bidrage til en styrket videndeling, ved at l gge dine egne ting ud til deling, n r det giver mening. Du har ansvar for at t nke i at andre m ske kan bruge dine elementer p deres sider. Du har pligt til deltage i portalgruppemłder. Du har pligt til at deltage i uddannelse og inspiration, som Kommunikation stiller til r dighed. Efter weborganiseringen er gennemfłrt, m det forventes, at en webredaktłr, p ugebasis, skal bruge 1-2 timer pr. tilknyttet portal 6
Stillingsbeskrivelse Webgruppeansvarlig Tillykke med dit ansvar som ansvarlig for webgruppe XXX, der har at głre med fłlgende institutioner: Det er dit arbejde at sikre, at viden om cms og dets muligheder deles imellem gruppens medlemmer, samt at du holder din egen viden ved lige og dermed kan stłtte webgruppens medlemmer, s fremt der er behov for at f svar p grundl ggende spłrgsm l til cmset. Ansvarsomr de og kompetencer Det er dit ansvar at sikre at webgruppen deler viden ved at młdes f.eks. i forbindelse med netv rksmłder. holde din viden om cmset almindelige funktionalitet ved lige, s dan at du kan stłtte gruppen. tilegne dig ny viden om cmsets muligheder cirka 2 timer pr. m ned 7