Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Den 20. november 2012 Investering i Aarhus Kommunes fibernetværk 1. Resume Aarhusnettet er det fibernetværk, der forbinder hovedparten af kommunens arbejdspladser med hinanden, og samlet forbinder dem med omverdenen via internettet og andre dataforbindelser. Opbygningen af Aarhusnettet blev påbegyndt i 2003, i samarbejde mellem Aarhus Kommune og firmaet NetDesign. Kontrakten med NetDesign udløber ultimo 2012. Driften af Aarhusnettet skal derfor genudbydes. Kontrakten med NetDesign indeholder optioner, der giver kommunen mulighed for at overtage de relevante dele af NetDesigns fibernetværk samt teknisk udstyr, som benyttes af kommunen. Borgmesterens Afdeling har i samarbejde med magistratsafdelingerne og eksterne rådgivere vurderet forskellige udbudsscenarier. Konklusionen er, at en udnyttelse af optionerne er en fordelagtig, langsigtet driftsinvestering for kommunen. Den samlede pris herfor udgør 27 mio. kroner. Prisen for fiberdelen udgør 24,5 mio. kroner. I stedet for køb foreslås investeringen i fiberdelen på 24,5 mio. kr. finansieret ved at indgå en 15-årig finansiel leasingaftale. Ved at indgå en leasingaftale tages der hensyn til den kommunale likviditet, der ventes at blive stram i den kommende budgetperiode. Aarhus Kommune har fuld brugsret over fibernettet og ejendomsretten overgår til Aarhus Kommune ved leasingaftalens udløb. Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling MBA 8100 Aarhus C Sagsnr. 12/013457-1 Journalnr. Sagsbeh. Flemming Nielsen (Digitaliseringchef) Telefon 8940 2000 Direkte telefon Fax E-mail fln@aarhus.dk www.aarhus.dk Lixtal: 53 Resten finansieres af IT-kontoens driftsbevilling. Når kommunen har fuld brugsret over et samlet fibernetværk vil genudbuddet af Aarhusnettet alene omfatte serviceydelserne, der knytter sig til drift af netværket. Udbuddet vil blive en del af et samlet serviceudbud, som tillige omfatter driftsydelser vedrørende kommunens lokalnetværk, trådløse netværk og sikkerhedsløsning. Udgifter, herunder leasingydelsen, vedrørende drift af netværksydelser fordeles mellem magistratsafdelingerne efter nøgletal. Det forventes at de samlede driftsudgifter kan holdes inden for udgiftsniveauet i 2012. Investering i Aarhus Kommunes fibernetværk
2. Beslutningspunkter At 1) Aarhus Kommune udnytter muligheden for at få den fulde brugsret over relevante dele af Aarhusnettet med tilknyttet udstyr af NetDesign At 2) investeringen på 24,5 mio. kr. i fibernetværket finansieres ved en leasingaftale over en 15-årig periode. At 3) - Den resterende del på 2,5 mio. kroner - finansieres af ITkontoens driftsbevilling. 3. Baggrund Etablering og udbygning af Aarhusnettet. Aarhusnettet er det kommunikationsnetværk, der forbinder hovedparten af kommunens arbejdspladser med hinanden, og samlet forbinder dem med omverdenen via internettet og andre dataforbindelser. Opbygningen af Aarhusnettet blev påbegyndt i 2003 i et samarbejde mellem Aarhus Kommune og NetDesign. Kontrakten med NetDesign blev indgået efter en projektkonkurrence og et efterfølgende udbud. Kontrakten omfattede etablering og udbygning af netværket samt en række driftsydelser knyttet hertil. Aftalen om Aarhusnettet fra 2003 omfattede fra start 112 fiberopkoblinger (skoler, biblioteker og administrationsbygninger) og 1382 kobberopkoblinger, heraf ca. 700 hjemmearbejdspladser. Aarhusnettet blev etableret og ejet af Netdesign og stillet til rådighed for Aarhus Kommune gennem en driftsaftale. Gennem årene har kommunen tilsluttet yderligere ca. 530 institutioner og administrationsbygninger til fibernetværket ved etablering af kommunalt ejede fiberforbindelser fra institutionerne til Netdesigns fiber infrastruktur. Antallet af kobberopkoblinger er samtidig reduceret betydeligt. Den samlede drift og support varetages af NetDesign. Kapaciteten i fibernetværket og sikkerhedsløsningen er løbende tilpasset i takt med stigning i datatrafikken. Anvendelsen af Aarhusnettet. Aarhusnettet forbinder omkring 10.000 pc-arbejdspladser og ca. 1.000 adresser i Aarhus Kommune. Når så mange adresser er forbundet via et samlet fibernetværk, er der skabt grundlag for effektiv og sikker datakommunikation med høj hastighed, der kan forøges i takt med behov for øget kapacitet. Fibernetværket gav i 2007 mulighed for at kommunen kunne omlægge intern telefoni til en sammenhængende digital løsning med ca. 7.000 IP-telefoner og en bedre driftsøkonomi. Side 2 af 7
Desuden er fibernetværket den bærende infrastruktur for yderligere digitale services på netværket. Eksempelvis tjenester omfattende videoovervågning, videomøder, P-automater, røntgenudstyr m.m. Anvendelsen af Aarhusnettet udvikler sig løbende i takt med at nye digitale tjenester tages i anvendelse og udbredes. I de kommende år forventes en betydelig stigning i kravene til netværkets kapacitet. Det eksisterende fibernetværk har en velegnet struktur til at imødekomme de stigende behov, idet kapaciteten kan øges ved forbedringer af det kommunikationsudstyr, der etableres på fibernetværket. Ejerskab til Aarhusnettet, herunder Aarhus Kommunes købsoptioner. Den grundlæggende infrastruktur, som består af nogle fiberringe, der dækker Aarhus Kommune geografisk, er etableret og ejet af NetDesign. Det samme gælder de oprindelige 112 tilslutninger til disse fiberringe, samt det kommunikationsudstyr og den sikkerhedsløsning, der er installeret på netværket. Denne infrastruktur stilles ifølge kontrakten til rådighed for Aarhus Kommune som en del af en samlet ydelse, der også omfatter drift og support i forhold til netværket. Ved etableringen af infrastrukturen betalte Aarhus Kommune et engangsbeløb, som blev finansieret ved en anlægsbevilling på 24 mio. kroner. De fiberforbindelser, der siden er etableret til øvrige kommunale adresser, ejes af Aarhus Kommune. Aarhus Kommune har afholdt etableringsudgifterne ved disse fiberforbindelser, som særligt er udbygget i 2009-2012. Kommunens samlede investeringer i denne udbygning af fibernettet udgør omkring 40 mio. kroner. Det samlede fibernetværk består således af en central del med nogle tilslutninger, ejet af Netdesign, samt tilslutninger ejet af Aarhus Kommune. Ultimo 2012 består Aarhusnettet af: - Den grundlæggende infrastruktur af fiberringe mv. (ejet af NetDesign) - De oprindelige 112 fiberforbindelser (ejet af NetDesign) - 530 yderligere fiberforbindelser (ejet af Aarhus Kommune) - Sikkerhedsløsning (ejet af NetDesign) - Ca. 300 kobberforbindelser (leveret af NetDesign/TDC) Kontrakten med NetDesign indeholder optioner, der giver kommunen mulighed for at købe de relevante dele af NetDesigns netværk, som benyttes af kommunen. Et køb heraf vil betyde, at Kommunen herefter ejer et sammenhængende fibernetværk, der binder kommunens arbejdspladser og institutioner sammen, og hvis kapacitet Kommunen selv kan udbygge efter behov. Side 3 af 7
At der i stedet for køb vælges at indgå en finansiel leasing aftale har ingen praktisk betydning, da Aarhus Kommune har den fulde brugsret til netværket. Drift af Aarhusnet og andre driftsydelser tilknyttet nettet. Med udgangspunkt i kontrakten fra 2003 stiller NetDesign egen infrastruktur til rådighed for Aarhus Kommune. Desuden yder NetDesign overvågning, drift og support på den samlede infrastruktur. Efter udliciteringen af en række IT-opgaver i 2009 har NetDesign desuden varetaget en række tilknyttede ydelser, herunder drift af alle lokalnet. Kontrakten med NetDesign om Aarhusnettet samt alle tilknyttede driftsydelser udløber ultimo 2012. Ydelserne skal således udbydes. Udbud og udbudsscenarier Borgmesterens Afdeling har i samarbejde med magistratsafdelingerne og eksterne rådgivere vurderet forskellige udbudsscenarier. Der er to grundlæggende forskellige muligheder: 1. Aarhus Kommune udnytter optionerne for overtagelse af NetDesigns dele af Aarhusnettet. Herefter besidder Aarhus Kommune selv den ønskede infrastruktur, og skal ikke umiddelbart efterspørge kapacitet (bortset fra kobberforbindelser). Når kommunen leaser fibernetværket mv., vil det forestående udbud udelukkende omfatte den service, der knytter sig til drift af netværket. Udbuddet vil blive en del af et samlet serviceudbud, som tillige omfatter driftsydelser vedrørende Kommunens lokalnetværk, trådløse netværk og sikkerhedsløsning. 2. Aarhus Kommune udnytter ikke optionerne for overtagelse. Der gennemføres et udbud, hvor der efterspørges dels levering af nødvendig fiberinfrastruktur mv., dels drift og support af den samlede kommunikationsløsning. Konklusionen på vurderingerne er, at alternativ 1 med en udnyttelse af købsoptionerne er mest fordelagtig for kommunen. I vurderingen indgår blandt andet strategiske overvejelser om behovs- og markedsudvikling, konkurrence- og prisforhold, driftssikkerhed, udbuds- og følgeomkostninger. Borgmesterens Afdeling vurderer, at der ikke er tilstrækkelig konkurrence på området til, at Aarhus Kommune kan opnå bedre priser gennem et udbud. Desuden er overtagelse af NetDesigns fibernetværk at foretrække med hensyn til leveringssikkerhed, kvalitet og risikobillede. Overtagelsen af NetDesigns netværk vil være en fordelagtig, langsigtet driftsinvestering for Aarhus Kommune, som sikrer kommunen brugsretten til et sammenhængende fibernetværk. Kapaciteten i netværket vil i mange år fremover kunne øges efter behov ved opgrade- Side 4 af 7
ring af udstyr, der styrer trafikken i netværket. Kommunen vil derved være uafhængig af markedet for levering af fiberinfrastruktur, hvor konkurrencesituationen ikke vurderes som gunstig for kommunen. Borgmesterens Afdeling har derfor i samarbejde med magistratsafdelingerne planlagt et udbudsforløb, som starter med overtagelsen af NetDesigns infrastruktur ved udnyttelse af optionerne, efterfulgt af et udbud af tjenesteydelser vedrørende drift af infrastrukturen. Forslag om investering i egen infrastruktur ved udnyttelse af købsoptioner til relevante dele af Aarhusnettet Prisen for de relevante dele af NetDesign fibernetværk og tilhørende netværksudstyr er fastlagt i den oprindelige kontrakt mellem NetDesign og Aarhus Kommune. NetDesign har i tilknytning hertil tilbudt Aarhus Kommune at købe yderligere relevant udstyr, som anvendes af Aarhus Kommune, sådan at Aarhus Kommune overtager en komplet, kørende løsning. NetDesign har tilbudt Aarhus Kommune en samlet pris på ovennævnte på 27 mio. kr. Desuden har NetDesign tilbudt at drive det samlede netværk i en forlængelsesperiode fra Aarhus Kommunes forventede overtagelse pr. 1. januar 2013 til 30. juni 2013. En sådan driftsaftale giver Aarhus Kommune tid til at gennemføre driftsudbud og gennemføre overdragelse af driftsopgaverne til den fremtidige samarbejdspartner. Med baggrund i ovenstående indstilles, at Aarhus Kommune leaser det af Aarhus Kommune anvendte fibernetværk og tilhørende teknisk udstyr inden udgangen af 2012. 4. Den forventede effekt Overtagelsen af de relevante dele af Netdesigns fiber infrastruktur, som benyttes af Aarhus Kommune, vil være en fordelagtig, langsigtet driftsinvestering for kommunen. Investeringen vil sikre kommunen brugsretten til et sammenhængende fibernetværk. Kablerne i fibernetværket vurderes af eksterne rådgivere, at have en restlevetid på minimum 20 år. Kapaciteten i fibernetværket vil i mange år fremover kunne øges efter behov ved opgradering af udstyr, der styrer trafikken i netværket. Kommunen vil derved næsten være frigjort fra markedet for fibernetværk. Transaktionsomkostningerne ved kommende genudbud af service på kommunens eget fibernetværk vil være langt mindre end en total udskiftning af det samlede fibernetværk ved hvert genudbud. Side 5 af 7
5. De planlagte ydelser Som led i udbud af Aarhus Kommunes basale drift af fibernetværket, samt alle lokale netværk og trådløse netværk på kommunes adresser med tilhørende teknisk udstyr, planlægges der ultimo 2012 gennemført en aktivering af købsoptionerne på relevante dele af NetDesigns fiberinfrastruktur med tilhørende teknisk udstyr. Herefter vil Aarhus Kommunes kunne udbyde driften af sit eget sammenhængende fibernetværk, lokalnet, sikkerhedsløsning mv. 6. Organisering af indsatsen Aktivering af købsoptionerne på relevante dele af NetDesigns fiberinfrastruktur med tilhørende teknisk udstyr gennemføres som en opgave under det igangværende udbudsprojekt, som forestås af Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne. 7. Konsekvenser for ressourcer En udnyttelse af optionen med henblik på at få brugsretten over fibernetværket og det etablerede udstyr skal foretages inden udløb af kontraktperioden, dvs. ultimo 2012. Det er hensigten, at driftsinvesteringen for fiberdelen på 24,5 mio. kr. finansieres ved at indgå en 15-årig leasingaftale. Ved at indgå en leasingaftale tages der hensyn til den kommunale likviditet, der ventes at blive stram i den kommende budgetperiode. I henhold til leasingaftalen med Kommunekredit, er der forbundet en merudgift på 0,15 procentpoint i forhold til den til en hver tid gældende rentesats på lånefinansiering. Den resterende del på 2,5 mio. kroner - finansieres af IT-kontoens driftsbevilling. Den løbende leasingydelse vedrørende investeringen finansieres som andre udgifter til drift og vedligeholdelse af Aarhusnettet. Det vil sige ved en intern fordeling af omkostningerne på magistratsafdelingerne efter relevante nøgletal. De hidtidige udgifter på området er fastlagt i den oprindelige kontrakt fra 2003 med senere ændringer. Betalingerne omfatter både bidrag til NetDesigns infrastruktur og til driftsydelser. I 2012 har udgifterne til fibernetværk, kobberforbindelser og sikkerhedsløsning udgjort ca. 9,7 mio. kr., som er fordelt mellem magistratsafdelingerne i forhold til antal tilsluttede adresser. Driftsudgifterne vil fremover bestå af: - Betalinger for driftsydelser, som vil blive fastlagt efter gennemført udbud - Betaling for løbende teknisk vedligeholdelse og udskiftning af udstyr - Leasingydelsen Side 6 af 7
Borgmesterens Afdeling har indhentet eksterne vurderinger af forventede udgifter efter et udbud af driftsydelserne. På baggrund heraf forventes en reduktion i de samlede årlige driftsudgifter til netværk og sikkerhed af en størrelse, så forrentning og afdrag på investeringen i overtagelse af NetDesigns netværk kan holdes inden for nuværende udgiftsniveau på i 9,7 mio. kroner. Der er behov for fremtidige udvidelser af fibernettets kapacitet. Det er forventningen, at disse investeringer kan afholdes inden for det nuværende udgiftsniveau som følge af ovennævnte reduktion. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Tidligere beslutninger Anlægsbevilling til ny IT-kommunikationsløsning til Aarhus Kommune (Byrådsmødet den 8. Oktober 2003, pkt.3) Side 7 af 7