Beskrivelse af hjælpemiddeldepotet Temamøde i Socialudvalget den 12. september 2012 Udarbejdet af: Sagsnummer.: Hjælpemiddeldepot, økonomistab og Sundhed og Handicap Dato: 30-08-2012 Version nr.: 02 00.15.00-G11-1-12
Indholdsfortegnelse 1 Indledning...3 2 Afgrænsning...3 3 Sammenfatning af muligheder for fremtidig organisering af hjælpemiddeldepotet i Faaborg- Midtfyn Kommune...3 3.1 Funktionsudbud...4 3.2 Aktivitetsbaseret udbud...4 3.3 Etablering af fælles hjælpemiddeldepot som offentligt privat samarbejde OPP...4 3.4 Fortsat kommunal drift...4 4 Beskrivelse af den nuværende drift...6 4.1 Nuværende standard...6 4.1.1 Hjælpemiddeldepotet...6 4.1.2 Bilpark...6 4.1.3 Depotets administration af hjælpemidler...7 4.1.4 Depotpersonalet består af...7 4.1.5 Funktioner på depotet...7 4.1.6 Administrationens opgaver...7 4.1.7 Chaufførernes opgaver...8 4.1.8 Teknikernes opgaver...8 5 Beskrivelse af driftsøkonomien...8 5.1 Personale...9 5.2 Materiale- og aktivitetsudgifter...9 5.3 It, inventar og materiel...10 5.3.1 Køb af biler...10 5.3.2 Øvrige varekøb...10 5.3.3 Drift og vedligeholdelse af biler...10 5.3.4 Drift og vedligeholdelse i forhold til værksted...10 5.3.5 Telefoni...11 5.4 Grunde og bygninger...11 5.4.1 Husleje...11 5.4.2 Vedligeholdelse...11 5.4.3 El...11 5.4.4 Varme...11 5.4.5 Vand...12 5.4.6 Renovation og spildevand...12 6 Overvejelser om fremtidig organisation...12 6.1 Samarbejde med andre kommuner og Region Syddanmark...12 6.2 Fortsat kommunal drift...13 6.3 Konkurrenceudsættelse...14 6.3.1 Funktionsudbud...14 6.3.2 Aktivitetsbaseret udbud...15 6.3.3 Kontrolbud...15 6.4 Virksomhedsoverdragelse af medarbejdere...15 6.5 Krav til social ansvarlighed...16 6.6 Medarbejderinddragelse...16 7 Nøgletal...16 Side 2
1 Indledning Analyse af drift af hjælpemiddeldepotet indgår som en del af Faaborg-Midtfyn Kommunes udbudsstrategi. Området skal derfor beskrives i forhold til en eventuel konkurrenceudsættelse. I materialet vil andre muligheder for fremtidig drift også blive beskrevet. Hjælpemiddeldepotet har siden strukturreformen arbejdet på sammensmeltningen af tidligere kulturer med en samtidig professionalisering af opgavevaretagelsen. I denne proces er depotet blevet opkvalificeret til en virksomhed, der er gearet til de udfordringer, der er på hjælpemiddelområdet og på det velfærdsteknologiske område. Der er således sket et kompetenceløft samtidig med, at depotet har investeret i biler og teknisk udstyr. Således er depotet i dag i stand til at varetage flere og flere reparationsopgaver og depotet fremstår som en integreret og kompetent del af det kommunale beredskab på sundhedsområdet. Et sundhedsområde med accelererede forløb på sygehusene og behov for hastige udskrivninger og herved udkørsel af hjælpemidler. Hvis hjælpemiddeldepotet skal konkurrenceudsættes, forudsætter det derfor en grundig beskrivelse af de mulige afledte konsekvenser, det må have for den samlede brede opgavevaretagelse målt op imod de eventuelle økonomiske fordele, der kan forventes i forhold til kerneopgaven omkring håndtering af hjælpemidler. I dag involveres hjælpemiddeldepotet i hele processen frem til tilpasning af hjælpemidlet og mindre boligændringer. En konkurrenceudsættelse på hjælpemiddeldepotet kan ske på forskellige niveauer lige fra kun at omfatte transport af hjælpemidler til at omfatte alle hjælpemiddeldepotets opgaver. Hvis der træffes beslutning om konkurrenceudsættelse af driften af hjælpemiddeldepotet vil Fællesindkøb Fyn gennemføre udbuddet. Der vil ikke være ekstraudgifter i den forbindelse. 2 Afgrænsning Beskrivelsen omhandler selve driften af hjælpemiddeldepotet, svarende til de udgifter, der registreres under funktion 05.32.35.1, sted nr. 535001- grupperingerne 400 til 700. Udbuddet omfatter således ikke bilsager og boligændringssager samt indkøb af hjælpemidler efter Servicelovens pgf. 112 gruppering 007. (Afgrænsningen gælder ikke beskrivelsen af etablering af fælles hjælpemiddeldepot som offentligt privat partnerskab OPP her kendes afgrænsningen ikke) 3 Sammenfatning af muligheder for fremtidig organisering af hjælpemiddeldepotet i Faaborg-Midtfyn Kommune Dette afsnit indeholder en kort opsummering af de forskellige muligheder for en fremtidig organisering af hjælpemiddeldepotet. Der gives en kort beskrivelse af opmærksomhedspunkter ved de enkelte muligheder. Uddybende beskrivelse findes under afsnit 6. På baggrund af Udbudsrådets effektanalyse af hjælpemiddelområdet fra december 2011 tages udgangspunkt i en nettobesparelse på 9 pct. af driftsudgifterne. Der er tale om nettobesparelser, hvor der er taget højde for både udbuds- og følgeomkostninger. Det svarer til Side 3
ca. 300.000 kr. i Faaborg-Midtfyn Kommune. Dette udgangspunkt vil være gennemgående i beskrivelsen. 3.1 Funktionsudbud Funktionsudbud er ikke særlig udbredt i Danmark, så der er ikke stor erfaring på området. Det vil være vigtigt, at der er opbakning til forandringer, da denne løsning kan give store ændringer i forretningsgangen uden at kommunen har indflydelse derpå. Et funktionsudbud giver anledning til: Der bruges færre ressourcer til udarbejdelse af kravsspecifikation end det vil være tilfældet ved et aktivitetsbaseret udbud Der vil skulle bruges flere ressourcer til evaluering af de tilbudte løsninger end det vil være tilfældet ved et aktivitetsbaseret udbud Den efterfølgende løbende opfølgning vil være rettet mod de opstillede resultatmål Løsningen vil give nye input til opgaveløsningen innovation Flere interessenter bør tages i ed, inden der træffes beslutning om udbudsform (fx kommunalbestyrelse, handicapråd og ældreråd) Nettobesparelse vurderet til ca. 300.000 kr. jf. Udbudsrådets effektanalyse. 3.2 Aktivitetsbaseret udbud Et aktivitetsbaseret udbud giver anledning til: Der bruges flere ressourcer til udarbejdelse af kravsspecifikation end det vil være tilfældet ved et funktionsudbud Der vil skulle bruges færre ressourcer til evaluering af de tilbudte løsninger end det vil være tilfældet ved et funktionsudbud Den efterfølgende løbende opfølgning vil være rettet mod de udførte aktiviteter, der er beskrevet med den ønskede frekvens. Løsningen vil bygge på kendte og indarbejdede metoder Nettobesparelse vurderet til ca. 300.000 kr. jf. Udbudsrådets effektanalyse. 3.3 Etablering af fælles hjælpemiddeldepot som offentligt privat samarbejde OPP Der er inviteret til en uformel drøftelse på direktørniveau om interessen for et fremtidigt fynsk samarbejde om hjælpemiddeldepot med tilbagemelding til Odense Kommune senest den 17. september 2012. Den økonomiske gevinst afhænger af en konstruktion, hvor en reduktion af udgifterne på 9 pct. anses, som et pejlemærke. Ses der kun på drift af depot, vil det udgøre ca. 300.000 kr. Ses der på det samlede hjælpemiddeldepot inklusiv hjælpemidler er potentialet skønnet til ca. 1 mio. kr. Potentialet vil afhænge af den valgte løsning. 3.4 Fortsat kommunal drift Der har gennem de senere år været arbejdet intensivt med at forbedre arbejdsgangene på hjælpemiddeldepotet. Det vurderes, at der er en del fordele ved en fortsat kommunal drift. Med råderet over eget depot i egen kommune har Faaborg-Midtfyn Kommune følgende fordele: Side 4
Lokalerne benyttes som arbejdspladser for de sagsbehandlende terapeuter, hvilket giver en effektiv sagsbehandling mellem myndighed og leverandør (integration). Der ud over vil 3 fysiske arbejdspladser til de sagsbehandlende terapeuter forsvinde, hvis depotdriften outsources. Lokalerne benyttes til undervisning af hjemmeplejens forflytningsinstruktører senge og lifte er lige ved hånden. Borgerne kan komme direkte på depotet og afprøve/afhente deres hjælpemidler. Det faktum, at de sagsbehandlende terapeuter kan komme ud på depotet, hvor de kan undersøge hjælpemidlet giver mere kvalificeret sagsbehandling med bedre overblik, og dermed et øget genbrug af hjælpemidlerne. Depotet håndterer desuden velfærdsteknologi, træningsredskaber og APVhjælpemidler for hjemmeplejen. Depotet er samtidig et stort aktiv i det nære sundhedsvæsen i forsøget på at finde integrerede løsninger. Depotpersonalet er organiseret som ét team og kan således fleksibelt hjælpe hinanden i flere funktioner ved ferie, sygdom, ekstra arbejdsopgaver m.v. Fakturering kan foretages uproblematisk i forhold til regler om udbud. Care anvendes ligeledes af Pleje og Omsorg samt træningsområdet og er derfor en vigtig platform i den tværfaglige kommunikation. Hvis hjælpemiddeldepotet skal driftes i andet regi, vil der være nogle af ovenstående forhold, der skal findes en anden løsning på. Side 5
4 Beskrivelse af den nuværende drift Hjælpemiddeldepotet varetager håndteringen af Faaborg-Midtfyn Kommunes genbrugshjælpemidler. Det gælder følgende elementer: Indkøb og styring af depot og hjælpemiddellager, herunder betaling og fakturering Ud- og hjemkørsel af hjælpemidler, herunder montering og instruktion Rengøring, servicering, tilpasning af hjælpemidlet samt vurdering og kassation af disse Reparationer af hjælpemidler på depotet og i borgernes hjem Mindre boligændringer (opsætning og nedtagning af nøglebokse, greb, dørkiler og ramper) 4.1 Nuværende standard Faaborg-Midtfyn Kommune råder over mange aktiver på depotet i form af bygninger (leje), biler og andet materiel. 4.1.1 Hjælpemiddeldepotet Depotet er beliggende i lejede lokaler på Nordbakken 7 i Ringe og består af: Lagerhal på 1.000 m 2 med 4 el-porte Værksted med: Højdejusterbare arbejdsborde Udsugning Svejseværk og andet nødvendigt værktøj Vaskeareal med: Højdejusterbart arbejdsbord Udsugning Vaskerum med industrivaskemaskine og tørretumbler, herunder baderum og toiletfaciliteter Frokoststue/mødelokale Kontor med plads til 5 arbejdspladser: 2 administrative medarbejdere 3 sagsbehandlende terapeuter Kopirum med ekstra arbejdsplads Der er etableret trådløs edb-dækning i hallen og alle hjælpemidler er registreret med HMInumre og stregkoder, som scannes ind elektronisk. Alle delfunktioner, herunder lagerstyring, registreres i elektronisk sags- og dokumenthåndterings system (Care). 4.1.2 Bilpark Til ud- og hjemkørsel af hjælpemidler ejer depotet: 1 kassebil til stort kørekort med el-lift 1 varebil til almindeligt kørekort med el-lift 2 teknikerbiler begge med foldbar rampe Den ene teknikerbil fungerer desuden, som akutbil til brug for ekstraordinære udkørsler Side 6
4.1.3 Depotets administration af hjælpemidler Der er telefontid på depotet fra kl. 9 til kl. 11 på alle hverdage. Depotets levering af hjælpemidler er meget smidig, således leveres lagerværende hjælpemidler på nærmeste efterfølgende hverdag efter bestilling. (fredag foretages dog kun akut kørsel med hjælpemidler) Borgere har desuden adgang til depotet efter forudgående aftale med terapeuter. Dette tiltag har effektiviseret administrationen af hjælpemidler med sparede kørsler og hurtigere sagsbehandling for borgerne, som samtidig har en lettere adgang til afprøvning af hjælpemidlet. 4.1.4 Depotpersonalet består af Administration: 1 daglig leder 15 timer ugentligt, administrativ medarbejder 10 timer ugentligt, teamledelse Kørsel/rengøring af lokaler: Teknikere/vask/klargøring: 2 chauffører 4 håndværkere Håndværkerne er uddannet som følger: 1 elektriker 1 radiotekniker 1 mekaniker 1 karetmager Depotpersonalet er organiseret som ét team og kan således fleksibelt hjælpe hinanden i flere funktioner ved ferie, sygdom ekstra arbejdsopgaver m.v. Der er i sagens natur et tæt samarbejde mellem de sagsbehandlende terapeuter og depotet med fælles teamleder. Et tæt samarbejde som er nødvendigt for at sikre den rigtige tilpasning/reparation af hjælpemidlet. Hjælpemidlerne bestilles fra depotet af: Sagsbehandlende terapeuter, hjemmeplejen, plejehjem, aktive terapeuter og visitatorer. 4.1.5 Funktioner på depotet Depotet har primært følgende funktioner: Administration Kørsel Teknik 4.1.6 Administrationens opgaver Modtagelse og behandling af henvendelser: Personligt Telefonisk Mail Advis Side 7
Oprettelse af reparationer i Care Bestilling, modtagelse, registrering og betaling af hjælpemidler. Fakturering Varetagelse af hele nødkaldshåndteringen - herunder kontakten til vagtcentralen Udregning af lejepriser og ajourføring af disse i forhold til APV-hjælpemidler Ansvar for lovpligtige eftersyn af lifte Håndtering af afvigelser i den elektroniske hjælpemiddelregistrering Indberetning af syge- og raskmeldinger Koordinering af ferie, kurser og andet 4.1.7 Chaufførernes opgaver Ud fra elektronisk bestilling: Hente hjælpemidlerne på lageret Pakke hjælpemidlerne Levere hjælpemidlet til borgerne Opsætning af hjælpemidlerne Instruere borgeren og personale i brug af hjælpemidlerne efter behov Hjemkørsel af hjælpemidler fra borgerne Registreringer af hjælpemidler efter hjemkørsel Opsætning/nedtagning af nøglebokse Montering af kiler ved dørtrin Lagerarbejde generelt, herunder registrering i Care Rengøring af lokaler Afsendelse af hjælpemidler til andre kommuner og til regionen 4.1.8 Teknikernes opgaver Telefonvagt Modtagelse, registrering og udførelse af reparationer af hjælpemidler på depotet eller hos borgeren Bestilling af reservedele og forbrugsmaterialer Batterivedligeholdelse Montering og tilpasning af kiler og ramper samt opsætning af nøglebokse Vask og servicering af hjælpemidler, herunder afprøvning, klargøring og registrering til lager Demontering af hjælpemidler hos borgere fx loftslift I tæt samarbejde med terapeuter at indstille kørestole, deltage i siddestillingssager og elkøretøjsafprøvninger Oprydning på lager, udpakning og registrering af nye hjælpemidler Afløser for chauffører Bistå chauffør ved levering af senge 5 Beskrivelse af driftsøkonomien Drift af hjælpemiddeldepotet indgår som en del af aftaleområdet Fagsekretariatet Sundhed og Handicap. Sundheds- og handicapchefen har det overordnede ansvar for området. Ved beskrivelse af driftsøkonomien er der taget udgangspunkt i regnskab 2011, som er det senest afsluttede regnskabsår. Udgifterne til drift af hjælpemiddeldepotet fremgår af regnskab Side 8
2011 med 3,639 mio. kr. Hertil kommer et beløb på 0,128 mio. kr. som er bogført på andre fagområder. Kategori Personale Materiale- og aktivitetsudgifter It, inventar og materiel Grunde og bygninger I alt Bogført udgift 2.626.339 kr. 29.033 kr. 451.358 kr. 660.315 kr. 3.767.045 kr. Indkøb af hjælpemidler indgår ikke som en del af denne beskrivelse, idet hjælpemidlerne også fremadrettet tilhører kommunen. Hjælpemiddeldepotet har indkøbt hjælpemidler for 7,32 mio. kr. i 2011. Udgifter hertil udgør således den største del af depotets budget. Indkøb af hjælpemidler udbydes løbende i regi af FællesIndkøb Fyn. Nedenfor er de enkelte delelementer beskrevet. 5.1 Personale I 2011 var der i alt 7 fuldtidsansatte på hjælpemiddeldepotet jf. Faaborg-Midtfyn Kommunes LedelsesInformationsSystem (LIS). Hertil kommer 10 timer for ledende ergoterapeut. 1 person er ansat i fleksjob. Stillingskategorierne dækker kontorassistent, håndværkere, teknisk servicemedarbejdere, leder/mellemledere samt specialarbejdere. Lønninger 2.572.332 kr. Beløbet indeholder udgifter til løn, feriegodtgørelse, udbetaling af 6. ferieuge, akut-bidrag, AER, gruppeliv, sygedagpenge, dagpengegodtgørelse samt refusioner for fleksjob og sygedagpenge. Af øvrige personaleudgifter kan nævnes: Uddannelse Beklædning Frugtordning Forsikringer Diverse I alt 12.971 kr. 13.899 kr. 5.925 kr. 19.676 kr. 1.536 kr. 54.007 kr. 5.2 Materiale- og aktivitetsudgifter Området dækker udgifter til indkøb af kontorartikler, porto og repræsentation. Kontorartikler Porto m.v. Repræsentation I alt 23.374 kr. 5.398 kr. 261 kr. 29.033 kr. Da hjælpemiddeldepotet organisatorisk er en del af fagsekretariatet henter hjælpemiddeldepotet i mindre omfang kontorartikler i fagsekretariatet. (anslået 2.000 kr. årligt) Side 9
5.3 It, inventar og materiel Området er delt op i køb samt drift og vedligeholdelse. 5.3.1 Køb af biler Der er anskaffet en bil i 2011. Køb af bil 219.135 kr. Der er tale om indkøb af en Citroën Jumper. Hjælpemiddeldepotet råder over 4 biler: UZ 94107 Citroën, Jumper 2007 VH 89935 Citroën, 40 ch 2007 XE 95378 Citroën, Jumper 2009 BG 97896 Citroën, Jumper 2011 Bilernes samlede aktuelle værdi pr. 30.12.11 er 523.970 kr. Bilerne afskrives i forhold til anskaffelsesprisen og efter de gældende afskrivningsregler for biler i Faaborg-Midtfyn Kommune, det vil sige over 8 år. 5.3.2 Øvrige varekøb Her registreres indkøb til værksted, såsom pc ere, værktøj med videre. Værktøj mv. 36.721 kr. 5.3.3 Drift og vedligeholdelse af biler Her registreres udgifter til drift og vedligeholdelse af biler. Diesel Varekøb Afgifter Vedligeholdelse Tjenesteydelser I alt 67.334 kr. 17.045 kr. 24.092 kr. 45.351 kr. 3.074 kr. 156.896 kr. Der er i 2011 indkøbt 8.600 liter brændstof til et beløb på 67.334 kr., til en gennemsnitspris på 7,82 kr. pr. liter. Varekøb skal ses i sammenhæng med vedligeholdelsen, idet varekøb i forbindelse med værkstedsregninger er udkonteret særskilt. Det vil ikke ske fremadrettet. Afgifterne vedrører vægt- og ejerafgifter og tjenesteydelserne vedrører udgifter til vask af biler samt leje af bil. 5.3.4 Drift og vedligeholdelse i forhold til værksted Her registreres udgifter til drift og vedligeholdelse af værksted. Varekøb Tjenesteydelser I alt 11.176 kr. 15.125 kr. 26.301 kr. Side 10
5.3.5 Telefoni Der afholdes udgifter til abonnementer, samtaler og indkøb. Telefoni 12.305 kr. 5.4 Grunde og bygninger 5.4.1 Husleje Hjælpemiddeldepotet har til huse i en lejet bygning beliggende Nordbakken 7 i Ringe. Bogført husleje Faktisk husleje 406.712 kr. 429.241 kr. Den faktiske årlige husleje udgør 429.241 kr. inkl. udgifter til bygningsforsikringer, ejendomsskat og energimærkning. Udgiften udgør de faktiske kvartalsopkrævninger fra udlejer i 2011, eksklusiv reguleringer vedrørende tidligere år. Afvigelsen i forhold til den bogførte udgift på 406.712 kr. skyldes forskydninger i bogføringen i forhold til tidligere regnskabsår. Nedsættelse af husleje. Det kan blive aktuelt, at huslejen nedsættes, idet Sundhed og Handicap har fået et tilbud om dette. 5.4.2 Vedligeholdelse Varekøb Ukrudtsbekæmpelse Vinduespudsning m.v. Tyverialarm og vagttj. Diverse eftersyn I alt 1.271 kr. 2.392 kr. 2.336 kr. 19.268 kr. 4.887 kr. 30.154 kr. Diverse eftersyn vedrører eftersyn af porte og pulverslukkere med videre. 5.4.3 El Bogførte El-udgifter Faktiske El-udgifter 73.129 kr. 64.129 kr. Udgiften til el på 64.129 kr. er beregnet på baggrund af det faktiske forbrug i 2011. Der er tale om de faktiske afregninger fra Energi Danmark og Midtfyns El-forsyning. Der er taget højde for den afregning, som udlejer betaler til Hjælpemiddeldepotet, idet Hjæpemiddeldepotet betaler den fulde udgift til el, hvorefter udlejer afregner for sin andel jf. måler. Afvigelsen i forhold til den bogførte udgift på 73.129 kr. skyldes reguleringer vedrørende tidligere år og forskydninger i bogføringen i forhold til tidligere regnskabsår. 5.4.4 Varme Varme-udgifter 125.343 kr. Udgiften til varme er beregnet på baggrund af det faktiske forbrug i 2011 hos Naturgas Fyn. Side 11
5.4.5 Vand Bogførte vand-udgifter Faktiske vand-udgifter 11.964 kr. 9.908 kr. Udgiften til vand er beregnet på baggrund af det faktiske forbrug i 2011. Der er tale om de faktiske afregninger fra Midtfyns Vandforsyning. Der er taget højde for den afregning, som udlejer betaler til Hjælpemiddeldepotet, idet Hjæpemiddeldepotet betaler den fulde udgift til vand, hvorefter udlejer afregner for sin andel jf. måler. Afvigelsen i forhold til den bogførte udgift på 11.964 kr. skyldes reguleringer vedrørende tidligere år og forskydninger i bogføringen i forhold til tidligere regnskabsår. 5.4.6 Renovation og spildevand Renovation m.v. 13.013 kr. Udgiften til renovation er beregnet på baggrund af det faktiske forbrug i 2011 hos FFV, City container Fyn og HTS-transport og spedition. 6 Overvejelser om fremtidig organisation I det fremtidige nære sundhedsvæsen med accelererede patientforløb med flere sundhedsopgaver til kommunerne og samtidigt fokus på velfærdsteknologier vil hjælpemiddeldepotet spille en stadig større rolle. Dette forstærkes af, at behandlinger i fremtiden i højere grad vil blive lagt ud til borgerne selv. Herved bliver udlåns- og velfærdsteknologiske hjælpemidler af stadig større vigtighed med behov for hjælpemidler som en integreret del af løsningen hos borgerne. I FMK ruster Pleje og Omsorg og Sundhed og Handicap sig til denne virkelighed med fokus på træning frem for hjemmehjælp med samtidig udvikling af velfærdsteknologiske hjælpemidler. I dette nære samarbejde omkring borgeren spiller et effektivt hjælpemiddeldepot en væsentlig rolle. Internt i Sundhed og Handicap er hjælpemiddeldepotet nu organiseret som en del af fagsekretariatet, hvor de sagsbehandlende terapeuter har samme teamleder som depotet, hvilket styrker det tætte samarbejde mellem de bevilgende terapeuter og medarbejderne på depotet. Grundet en stadig større specialisering på hjælpemiddelområdet vil der samtidigt være behov for et tæt samarbejde kommunerne imellem, hvilket ikke nødvendigvis vil kollidere med at kommunen har sit eget depot samarbejder kommunerne imellem omkring de mest specialiserede hjælpemidler vil kunne ske digitalt med udlån kommunerne imellem som en biblioteksløsning. 6.1 Samarbejde med andre kommuner og Region Syddanmark Teamlederen har siddet i en arbejdsgruppe med Odense, Kerteminde og Svendborg kommuner i forsøget på at vurdere eventuelle fordele ved et fælles depot på Fyn. Arbejdet har dog ikke givet noget resultat ud over et forslag om et elektronisk samarbejde mellem depoterne i forhold til specialiserede og sjældent brugte hjælpemidler (Biblioteksmodellen). Side 12
Der har i sundhedsaftaleregi været foreslået, at der oprettes èt hjælpemiddeldepot for hele Regionen, hvilket endnu ikke er afklaret. Der kører i øjeblikket forskellige processer, så man skal være opmærksomme på, hvilken strategi man vælger. I forlængelse af arbejdet med at vurdere fordele ved et fælles depot på Fyn er der modtaget en invitation fra Odense Kommune til at deltage i en uformel drøftelse om etablering af et fælles hjælpemiddeldepot på Fyn med deltagelse af OUH, Region Syddanmark, Odense Kommune og de øvrige fynske kommuner. Der skal meldes tilbage senest den 17. september 2012, hvorvidt man ønsker at deltage i mødet. Fordelene ved etablering af fælles depotdrift vurderes at være: Mulighed for en mere effektiv udnyttelse af hjælpemidler/behandlerredskaber Forbedret serviceniveau for borgere og patienter intet skift mellem sygehus og kommune, lettere og hurtigere levering af specielle og sjældent brugte produkter Rationalisering af arbejdsgange, herunder mindre sårbarhed på personalesiden grundet større depot Tilknytning og udnyttelse af specialister fx til løsning af komplicerede reparationsopgaver Minimering af indkøb Mere fordelagtige indkøbsaftaler Øgning af genbrugseffekten Udbudsrådet har udarbejdet en effektanalyse af hjælpemiddelområdet fra december 2011, som viser følgende fordele ved at indgå i et offentligt-privat partnerskab: At der opleves en nettobesparelse på mellem 9 40 pct. af driftsudgifterne At 8 ud af 10 kommuner oplever en fastholdelse eller en forbedring af kvalitet og serviceniveau og at kommunerne har opnået en væsentlig bedre styring af hjælpemiddeldepotet Det er vanskeligt at vurdere, hvad potentialet for Faaborg-Midtfyn Kommune vil være ved at indgå i et OPP- samarbejde på Fyn. Her skal nævnes at hjælpemidlerne løbende udbydes i regi af Fællesindkøb Fyn og at der de senere år har været arbejdet med effektivisering af arbejdsgangene på hjælpemiddeldepotet. Hvis der tages udgangspunkt i en besparelse på 9 pct. vil det for driften betyde en besparelse på godt 300.000 kr. Tages der udgangspunkt i hele området inklusiv hjælpemidler, vil potentialet udgøre 1 mio. kr. Da rammerne for et samarbejde ikke kendes, vil der være stor usikkerhed om et eventuelt besparelsespotentiale. 6.2 Fortsat kommunal drift Der har gennem de senere år været arbejdet intensivt med at forbedre arbejdsgangene på hjælpemiddeldepotet. Det vurderes, at der er en del fordele ved en fortsat kommunal drift. Med råderet over eget depot i egen kommune har Faaborg-Midtfyn Kommune følgende fordele: Lokalerne benyttes som arbejdspladser for de sagsbehandlende terapeuter, hvilket giver en effektiv sagsbehandling mellem myndighed og leverandør (integration). Der ud over vil 3 fysiske arbejdspladser til de sagsbehandlende terapeuter forsvinde, hvis depotdriften outsources. Lokalerne benyttes til undervisning af hjemmeplejens forflytningsinstruktører senge og lifte er lige ved hånden. Side 13
Borgerne kan komme direkte på depotet og afprøve/afhente deres hjælpemidler. Det faktum, at de sagsbehandlende terapeuter kan komme ud på depotet, hvor de kan undersøge hjælpemidlet giver mere kvalificeret sagsbehandling med bedre overblik, og dermed et øget genbrug af hjælpemidlerne. Depotet håndterer desuden velfærdsteknologi, træningsredskaber og APVhjælpemidler for hjemmeplejen. Depotet er samtidig et stort aktiv i det nære sundhedsvæsen i forsøget på at finde integrerede løsninger. Depotpersonalet er organiseret som ét team og kan således fleksibelt hjælpe hinanden i flere funktioner ved ferie, sygdom, ekstra arbejdsopgaver m.v. Fakturering kan foretages uproblematisk i forhold til regler om udbud. Depotet involveres løbende i (opsætning af ramper, boligændringer, tilpasning af hjælpemidler) som enten skal med i udbud eller skal ydes af andre, som afledt drift. Plan/udviklingstiltag Sundhed og Handicap planlægger fra 2013 at udbygge muligheden for at få leveret hjælpemidler akut under mottoet Ingen patienter skal ligge færdigbehandlede på sygehuset, fordi de venter på et hjælpemiddel. Der er indhentet tilbud om nedsætning af husleje og udskiftning af varmekilde til nedbringelse af varmeudgifterne. Konkret vil dette tilbud kunne give en årlig besparelse på 50.000 kr. Konkret arbejder Pleje og Omsorg og Sundhed ihærdigt med at sundhedsområdet i Faaborg-Midtfyn Kommune skal fremstå som ét samlet sundhedsvæsen det nære sundhedsvæsen, som er forberedt på velfærdsteknologiske løsninger i integrerede løsninger mellem de 2 sekretariater. Her spiller formidling af hjælpemidler en stor rolle. Således har Faaborg-Midtfyn Kommune en klar strategi om, at borgeren først og fremmest skal klare sig selv, hvilket indbefatter træning frem for hjemmehjælp, hvilket forudsætter en tæt forbindelse til hjælpemiddelformidlingen. 6.3 Konkurrenceudsættelse Som det fremgår af kommunens udbudsstrategi vil fordelen ved konkurrenceudsættelse være, at der sker en kvalitets- og priskontrol af opgaven, som jf. kommunens udbudsstrategi er målet med konkurrenceudsættelse. Samtidig kan der ske en afdækning af, hvilke løsningsmuligheder, der eksisterer. Herved sikres borgerne den bedste ydelse til lavest mulig pris../. Der henvises til bilag med beskrivelse af funktionsudbud contra aktivitetsbaseret udbud. Som tidligere beskrevet har Udbudsrådet udarbejdet en effektanalyse af hjælpemiddelområdet fra december 2011, som viser et forventet besparelsespotentiale på mellem 9 og 40 pct., hvor 9 pct. må anses for at være det mest sandsynlige ud fra de effektiviseringer, der allerede er sket på Hjælpemiddeldepotet, svarende til ca. 300.000 kr. Dette skal vurderes i sammenhæng med de mistede fordele ved ikke at drifte området i eget regi. Hertil kommer en vurdering af, hvad der skal ske i den situation, at kommunen ønsker at hjemtage driften igen. Ved udbud skal der tages stilling til, hvorvidt det kræves, at det fremtidige depot skal drives fra Nordbakken 7. I tilfælde af anden placering, skal der tages stilling til, hvor de sagsbehandlende terapeuter og uddannelsen i løfte- og flytteteknik skal placeres. 6.3.1 Funktionsudbud Funktionsudbud er ikke særligt udbredt i Danmark, så der er ikke stor erfaring på området. Side 14
Et funktionsudbud giver anledning til: Der bruges færre ressourcer til udarbejdelse af kravsspecifikation end det vil være tilfældet ved et aktivitetsbaseret udbud Der vil skulle bruges flere ressourcer til evaluering af de tilbudte løsninger end det vil være tilfældet ved et aktivitetsbaseret udbud Den efterfølgende løbende opfølgning vil være rettet mod de opstillede resultatmål Løsningen vil give nye input til opgaveløsningen innovation Flere interessenter bør tages i ed inden der træffes beslutning om udbudsform (fx kommunalbestyrelse, handicapråd og ældreråd) Det er vigtigt, at der er opbakning til forandringer, da denne løsning kan give store ændringer i forretningsgangen uden at kommunen har indflydelser derpå. 6.3.2 Aktivitetsbaseret udbud Et aktivitetsbaseret udbud giver anledning til: Der bruges flere ressourcer til udarbejdelse af kravsspecifikation end det vil være tilfældet ved et funktionsudbud Der vil skulle bruges færre ressourcer til evaluering af de tilbudte løsninger end det vil være tilfældet ved et funktionsudbud Den efterfølgende løbende opfølgning vil være rettet mod de udførte aktiviteter, der er beskrevet med den ønskede frekvens. Løsningen vil bygge på kendte og indarbejdede metoder 6.3.3 Kontrolbud I forbindelse med beslutning om konkurrenceudsættelse af en opgave kan Kommunalbestyrelsen beslutte, at den enhed, der i dag løser opgaven i kommunen, selv skal afgive tilbud på opgaven, på lige fod med private tilbudsgivere. Hvis det besluttes at sende driften af Hjælpemiddeldepotet i udbud, kan depotet selv udarbejde et kontrolbud på sin egen opgave. Et kontrolbud er et internt arbejdsredskab, hvor kommunen rent teknisk kan vurdere, om det er hensigtsmæssigt at udlicitere opgaven. Der skal afsættes midler til, at en revisor vurderer kommunens kontrolbud. Såfremt en ekstern leverandør overtager opgaven efter et udbud, skal der afsættes administrative ressourcer til at følge op og sikre, at kontrakten overholdes. I tilfælde af konkurrenceudsættelse, skal kommunalbestyrelsen træffe beslutning om kontraktens længde, idet det kan have betydning for prisen. 6.4 Virksomhedsoverdragelse af medarbejdere Ved udlicitering af en opgave skal kommunen vurdere, om virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse. Ved anvendelse af loven skal tre betingelser være opfyldt: 1. Overførslen skal indebære et arbejdsgiverskifte 2. Overførslen skal ske ved aftale 3. Overførslen skal vedrøre en virksomhed eller dele heraf, dvs. at der skal ske overførsel af en økonomisk enhed, der har bevaret sin identitet. Side 15
Alternativet til anvendelse af virksomhedsoverdragelsesloven vil være omplacering eller afskedigelse af involverede medarbejdere på baggrund af den opståede arbejdsmangel. Når virksomhedsoverdragelse finder sted, har medarbejderne ret og pligt til at følge opgaven og overgå til ansættelse hos den eksterne leverandør. Medarbejdere, der overgår til den private leverandør, aflønnes efter den offentlige overenskomst i den løbende overenskomstperiode. Kommunen kan stille en betingelse i kontrakten med leverandøren om, at denne aflønning gælder i hele kontraktperioden. Det vil gøre kontrakten dyrere for kommunen og derfor må betingelsen kun stilles, såfremt kommunen dermed varetager en lovlig kommunal interesse, som fx at betingelsen vil sikre kommunen en reel mulighed for at hjemtage opgaven efter kontraktens udløb. Af hensyn til en god proces i forhold til involverede medarbejdede bør der så tidligt som muligt tages stilling til, om der skal ske virksomhedsoverdragelse af medarbejdere. 6.5 Krav til social ansvarlighed Hjælpemiddeldepotet skal løbende kunne tilbyde aktiveringstilbud efter anvisning. 6.6 Medarbejderinddragelse Rapporten er gennemgået med MED-udvalget og MED-repræsentanten har deltaget i udarbejdelsen af rapporten. 7 Nøgletal Det har ikke været muligt at finde relevante nøgletal, der beskriver niveau for drift af hjælpemiddeldepoter. Der er typisk tale om nøgletal for selve hjælpemidlerne og her kan konteringspraksis i de enkelte kommuner vanskeliggøre en sammenligning. Fx kontering af APVhjælpemidler, hvor nogle kommuner konterer udgiften under hjælpemiddeldepotet og andre under de enkelte plejehjem. Udbudsrådets effektanalyse af hjælpemiddelområdet giver udtryk for det samme. Side 16