Rammeaftale 05.02 Kontorvarer Bilag D Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling og Miniudbud Rammeaftale 50.70 Interaktive tavler og av-udstyr
Indholdsfortegnelse 1. Proces for tildeling... 3 1.1. Generelt... 3 2. Direkte tildeling... 4 3. Miniudbud... 5 3.1.1. Fremgangsmåde ved miniudbud... 6 4. Kundens opgørelse af behov ved direkte tildeling og miniudbud... 7 5. Teknisk afklaring... 8 Side 2 af 8
1. Proces for tildeling 1.1. Generelt Kunden skal følge den tildelingsprocedure, der følger af beskrivelsen i punkt 2-4. Der er således ikke tale om, at Kunden vil have et frit valg hverken mellem direkte tildeling og miniudbud eller mellem Leverandørerne på Rammeaftalen. Derimod vil situationen være den, at Kundens tildeling af en Leverance til en Leverandør, sker som en direkte følge af anvendelse af den heri beskrevne tildelingsprocedure eller med andre ord, at Rammeaftalen ved anvendelse af tildelingsproceduren vælger Leverandør for Kunden. Kunden er berettiget og forpligtet til at anskaffe de produkter, som er omfattet af Rammeaftalens forpligtende sortiment, jf. Rammeaftalens punkt 3, mens Kunden ikke er forpligtet til at aftage produkter fra det ikke-forpligtende sortiment, hvorved forstås tilkøbsprodukter (fx reservedele, tilbehør, services og kurser) samt mulige varelinje-udvidelser, som angivet i Tilbudslisten, bilag B.1. Foretager Kunden anskaffelse af andre produkter, end de der fremgår af varesortimentet for Rammeaftalen, er udbudspligten ikke afløftet ved brug af Rammeaftalen. Kunden kan forud for Bestilling foretage Teknisk afklaring, jf. punkt 5. Side 3 af 8
2. Direkte tildeling Kunden er forpligtet til at anvende direkte tildeling ved alle anskaffelser under Rammeaftalen, bortset fra de tilfælde, hvor der skal anvendes Miniudbud, som er udtømmende anført i punkt 3 Ved direkte tildeling opgør Kunden sit behov i forhold til sortimentet omfattet af Rammeaftalen. Kunden kan på SKI.dk ved login se sortimentet for Rammeaftalen, herunder de tilbudte Produktløsninger, tilbehør og tilvalg. Kunden kan ligeledes se hvilken Leverandør, der er tildelt for den ønskede Produktløsning. Kunden skal tildele sin Bestilling til Leverandøren, som er angivet som Leverandør for Produktløsningen. Leverandøren er iht. Rammeaftalens punkt 5 forpligtet til at levere medmindre Leverandøren befinder sig i en situation omfattet af force majeure, jf. Rammeaftalens punkt 14. Kunden skal ved direkte tildeling tildele til leverandør 1, medmindre Leverandør 1 befinder sig i en force majeure situation o.l, jf. Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren. Kunden forpligtelse til at anvende Rammeaftalen suspenderes i tilfælde af Leverandør 1`s leveringsnægtelse Kunden har således, ved Leverandør 1 s leveringsnægtelse, ret, men ikke pligt, til at foretage indkøbet hos Leverandør 2. Uanset Kundens suspension af forpligtelsen til at anvende aftalen, kan Kunden stadig gøre brug af Rammeaftalens misligholdelsesbeføjelser, jf. Rammeaftalens punkt 14. Side 4 af 8
3. Miniudbud Kunden er forpligtet til at gennemføre Miniudbud i følgende situation: Kundens samlede forventede anskaffelsesværdi for produktløsningen udgør kr. 200.000,00 eller derover. Den anslåede kontraktværdi for anskaffelse udarbejdes ud fra Kundens bedste skøn uagtet om den endelige kontraktværdi overstiger kr. 200.000,00 eller ej. Kunden skal udarbejde ét miniudbudsmateriale per Produktløsning, hvor ordregivers samlede forventede anskaffelse for produktløsningen udgør kr. 200.000,00 eller derover. Et miniudbud kan således ikke omfatte flere forskellige Produktløsninger. Såfremt Kunden ønsker at anskaffe flere forskellige Produktløsninger skal der laves separate miniudbud.. Kunden har ret, men ikke pligt, til at gennemføre Miniudbud med Leverandør 2 og 3, såfremt Leverandør 1 ikke har mulighed for at levere, f.eks. på baggrund af force majeure og såfremt den samlede produktløsning udgør kr. 200.000,00 eller derover. Kunden kan ved miniudbud skærpe kravene til de tilbudte produkter. Kunden kan alene skærpe nedenstående krav: Krav til montering: Krav til kabling Krav til montering, herunder beslag og påsat ramme Krav til opsætning af udstyret Krav til indretning af tilslutningspanel og betjeningspanel Projektorer: Krav til ansilumens Monitorer: Krav til skærm-teknologi Krav til skærm-størrelser, herunder f.eks. tommestørrelse, rammestørrelse og skærmtykkelse. Andre skærpelser: Krav til lydstyrke Krav til forlænget garanti Krav til opløsning på f.eks. dokumentkamera og/eller projektor Såfremt Kunden skal gennemføre miniudbud, som omfatter en udvidet varelinje skal mindst 2 ud af 3 Leverandører have tilbudt en Produktløsning på den udvidede varelinje. Side 5 af 8
3.1.1. Fremgangsmåde ved miniudbud Miniudbud gennemføres ved anvendelse af de miniudbudsskabeloner, som har været en del af udbudsmaterialet for Rammeaftalen for Produktløsningen. Kunden kan ved hjælp af login på SKI.dk se sortimentet på Rammeaftalen, herunder Produktløsningen, tilbehør og tilvalg for alle tre tildelte Leverandører for den relevante Produktløsning. Miniudbud påbegyndes ved at Kunden foretager en opgørelse af sit behov i form af forventede mængder samt evt. skærpelse af krav i forbindelse med Miniudbuddet. Kunden igangsætter Miniudbuddet ved at fremsende enslydende udfyldt miniudbudsmateriale til alle Leverandører tildelt på Produktløsningen med opfordring til at afgive tilbud på det konkrete Miniudbud. Leverandøren udarbejder tilbud ved udfyldelse af det af Kunden fremsendte miniudbudsmateriale. Leverandørernes tilbud sendes tilbage til Kunden indenfor den i miniudbudsbetingelserne angivne tilbudsfrist enten ved e-mail eller pr. post som angivet i miniudbudsbetingelserne. Kunden evaluerer tilbuddene på baggrund af tildelingskriteriet Laveste pris. Efter evalueringen underretter Kunden samtidig og skriftligt Leverandørerne om resultatet af miniudbuddet med oplysning om, hvilken Leverandør, der er tildelt i forbindelse med miniudbuddet. Side 6 af 8
4. Kundens opgørelse af behov ved direkte tildeling og miniudbud Tildelingen af en konkret Bestilling skal ske pr. Produktløsning. Kundens tildeling kan omfatte flere af samme Produktløsning med evt. tilvalg og opgraderinger samt evt. Tilkøb. Kunden kan ikke tildele flere Produktløsninger under samme tildeling. Såfremt Kundens behov omfatter flere forskellige Produktløsninger skal der ske tildeling for Produktløsning. Der er ikke mulighed for at tildele på tværs af Produktløsninger. Kunden kan således ikke plukke fra de konkrete produktløsninger på tværs af Rammeaftalen uanset om disse er tildelt samme Leverandør. Kunden må ikke kunstigt opdele sit behov mhp. at undgå at gennemføre Miniudbud. Kunden kan opgøre sit behov på baggrund af f.eks. - Formålet med anskaffelsen; har Kunden allerede oparbejdet materiale hos medarbejderne, som skal kunne bruges på det nye udstyr - Krav til tekniske specifikationer; har Kunden særlige krav til placering, fysisk beskaffenhed/robusthed - Den økonomi som er til rådighed for anskaffelsen Side 7 af 8
5. Teknisk afklaring Kunden kan forud for den Direkte tildeling af en Bestilling eller Miniudbuddet foretage Teknisk afklaring hos Leverandøren. Den Tekniske afklaring har til formål at klarlægge, om løsningen modsvarer Kundens behov, om det er hensigtsmæssigt at præcisere kravspecifikationen, give input til plan for evt. Prøver, samt sikre enighed om tidsplan og evt. Prøveplan. I den Tekniske afklaring kan indgå en besigtigelse som har til formål at klarlægge, hvorvidt den af Kunden ønskede placering for hver af de bestilte løsninger er muligt, samt Leverandørens ydelse af rådgivning af Kunden i forhold til fordele og ulemper vedrørende denne placering i forhold til løsningens optimale funktion. Leverandøren skal loyalt rådgive og vejlede Kunden om den optimale udnyttelse af Produktløsningen i forhold til Kundens behov. Side 8 af 8