Personalepolitikker Byggeforeningen af 1933 1. april 2014
Indhold Forord... 3 Adfærd og omgangstone på arbejdspladsen... 3 Afskedigelse... 3 Alkohol og andre rusmidler... 3 Ansættelse... 4 Arbejdsmiljø... 4 Deltagelse i beboerdemokrati... 5 Internet og e-mail... 5 Introduktion af nye medarbejdere... 5 Ligestilling... 6 Løn... 6 Information... 6 Medarbejderudviklingssamtaler... 7 Rygepolitik... 7 Gaver... 8 Sygefravær... 8 Udvikling og uddannelse... 8 Voldsepisoder... 9 Inhabilitet... 10 Gratialer og jubilæer... 10 2
Forord Byggeforeningens organisationsbestyrelse har i forbindelse med revisionen af byggeforeningens fundament og mission, ønsket at få beskrevet en række politikker for områder som omhandler byggeforeningens ansatte, i en samlet personalepolitik. Byggeforeningen har det mål, at skabe gode og attraktive rammer for medarbejderne, der understøtter ønsket om at kunne tiltrække og fastholde engagerede og kompetente medarbejdere, der ønsker at arbejde i vores særlige bomiljøer. Adfærd og omgangstone på arbejdspladsen Det er BYG33 s målsætning, at der på arbejdspladsen er en god adfærds- og omgangstone, der blandt andet forebygger destruktiv mobning på arbejdspladsen. Målet nås ved at være opmærksom på, at Adfærden og tonen er ønsket, rimelig og ikke stødende for kollegaen Adfærden og tonen ikke bruges til at true eller belønne ansatte Adfærden og tonen ikke skaber et skræmmende, fjendtlig eller ydmygende arbejdsklima Dårlig eller ubehagelig adfærd og omgangstone skaber et dårligt arbejdsmiljø og vil ikke blive tolereret i virksomheden. Afskedigelse BYG33 s mål er, at afskedigelse så vidt muligt søges undgået. Hvis der skal ske afskedigelser, er det målet, at de gennemføres med hensyn til både de ansattes og BYG33 s interesser uanset årsagen eller afskeden. Vi når dette mål ved at Både ledelse og medarbejder i fællesskab konkret vurderer ansættelsesforholdet i prøvetiden Forhold hos en medarbejder, der ikke kan accepteres, hurtigst muligt påtales og straks søges løst Afskedigelser af individuelle grunde normalt først sker efter påtale og skriftlig advarsel Alkohol og andre rusmidler BYG33 s mål er, at den enkelte medarbejder ser sin egen sundhed og BYG33 s omdømme i sammenhæng med jobbet. Derfor må alkohol ikke indtages i forbindelse med arbejdet, ligesom det ikke kan accepteres at medarbejdere møder påvirkede på arbejde. Alkoholmisbrug og brug af stimulerende stoffer hører ikke sammen med arbejde og skal derfor forebygges. Vi når dette ved at 3
af hensyn til sikkerhed i arbejdet, sundhed for den enkelte og BYG33 s omdømme overfor kunder, er indtagelse af alkohol i arbejdstiden ikke tilladt virksomheden vil støtte medarbejderen i forbindelse med indtræden i et eventuelt behandlingstilbud efter er konkret vurdering i det enkelte tilfælde alle skal være opmærksomme på tegn på misbrug hos kolleger, således at hjælp kan sættes ind så tidligt som muligt hjælp skal være konsekvent med tydelige grænser, herunder manglende overholdelse af politikken eller indgåede aftaler om hjælpeforanstaltninger vil få ansættelsesmæssige konsekvenser sociale aktiviteter som jubilæer m.v. placeres fortrinsvis sidst på dagen og i lokaler hvor kunder normalt ikke vil færdes. Ved genoptagelse af arbejdet må medarbejderen ikke virke eller være påvirket. Alkohol indtages ikke i ekspeditionslokaler i åbningstiden samt i lokaler og på områder, hvor beboere og andre samarbejdspartere færdes i særlige situationer vil en leder kunne dispensere fra politikken og tillade indtagelse af alkohol indtagelse af alkohol sammen med beboere udenfor særlige lejligheder, er ikke tilladt firmaer og personer der udfører opgaver for BYG33, er underlagt denne politik dog uden behandlingshjælp i det tidsrum, de udfører opgaver for BYG33. Ansættelse BYG33 s mål er, at rekruttere og fastholde de bedst kvalificerede medarbejdere. Vi når dette mål ved at til en hver tid at ansætte den bedst kvalificerede ansøger ud fra faglige og personlige kvalifikationer ansættelse normalt kun sker efter opslag og at stillingsopslag udformes på grundlag af en stillingsbeskrivelse med en klar beskrivelse af arbejdsopgaverne, kompetence og ansvar jobbet er varierende og udviklende og der er en god afvejning mellem selvstændighed og udfordringer på den ene side og støtte fra ledelsen og andre medarbejdere på den anden side erkende at rekruttering og fastholdelse af en velkvalificeret medarbejderstab afhænger af, at medarbejderne har udviklingsmuligheder og ser sig som en del af et team med en meningsfuld funktion. Vi vil derfor fører en aktiv uddannelses- og efteruddannelsespolitik give gode ansættelsesvilkår og derved få engagerede medarbejdere Arbejdsmiljø BYG33 s mål er, at arbejdsmiljøet skal være sikkert og sundt og til enhver tid i overensstemmelse med gældende regler. Vi når målet ved at man samarbejder om denne vigtige opgave, herunder i sikkerhedsorganisationen alle nøje følger de sikkerhedsmæssige forskrifter, samt at alle er opmærksomme på om der er nye forhold som gør, at forskrifterne skal overvejes revideret inddrage sikkerheds- og arbejdsmiljøspørgsmål både ved planlægningen af det daglige arbejde, samt ved større ændringer af arbejdsprocesser og indførelse af ny teknologi 4
støtte medarbejdere der i arbejdet udsættes for såvel psykiske som fysiske belastninger ordentlige personale- og opholdsfaciliteter er til rådighed arbejdspladsvurderinger gennemføres og følges op arbejdsmiljøet løbende udvikles ved holdningspåvirkninger for at undgå skader og for at skabe gode betingelser for det forebyggende arbejde Deltagelse i beboerdemokrati Det er BYG33 s mål at sikre, at medarbejderne undgår at blive bragt i uønskede interesse- og habilitetskonflikter, som kan opstå ved at være ansat, være leverandør eller være valgt ind i en afdelingsbestyrelse. For at nå dette mål er det blandt andet vigtigt at medarbejdere ikke kan lade sig vælge til en afdelings- eller organisationsbestyrelse i BYG33 bestyrelsesmedlemmer kan i begrænset omfang og kun i særlige situationer ansættes i projekter og lignende, efter endelig godkendelse af organisationsbestyrelsen politikken ikke omfatter almindelig fritids- og klubaktiviteter i afdelingerne Internet og e-mail BYG33 s mål, at sikrer en optimal anvendelse af Internet og e-mail. For at nå dette mål er det blandt andet vigtigt at medarbejderne anvender e-mail under den forudsætning at BYG33 betragter e-mails og vedhæftede filer som virksomhedens ejendom medarbejderne ved sin fratrædelse medvirker til at arkivere, rydde op og fjerne private e- mails medarbejderen undlader at besøge hjemmesider med mindre lødig karakter medarbejderne undlader at installere programmer hentet fra Internettet, men i stedet retter henvendelse til nærmeste leder Introduktion af nye medarbejdere BYG33 s målsætning er, at give en god og relevant introduktion af nyansatte, således at det sikres at den nyansatte hurtigst og problemløst kommer til at fungere fagligt og socialt i jobbet. Vi når målet ved at introduktionen ikke blot drejer sig om det enkelte arbejdssted, men også indeholder en orientering om samarbejdsrelationer samt om BYG33 s rammer som helhed introduktionen tilrettelægges således, at der i videst muligt omfang tages udgangspunkt i den enkeltes forudsætninger (uddannelse, tidligere arbejde m.v.) samt den pågældendes kommende opgaver det fastlægges, hvem der har det praktiske ansvar for en medarbejders introduktion der fastlægges en opfølgning, herunder procedure for vurdering af om prøvetiden forløber tilfredsstillende 5
Ligestilling Det er BYG33 s mål, at ligestilling, uanset køn, alder, handicap, etnisk herkomst, er en integreret del af alle personalepolitiske elementer. Det er således BYG33 s mål at tilstræbe ligestilling ved besættelse af alle stillinger m.m. Målet når vi ved at være opmærksomme på at medarbejdernes prioritering af karriere, familieliv m.v. ofte ændres gennem deres arbejdsliv alle medarbejdernes forskellige ressourcer, metoder og erfaringer værdsættes samt udnyttes bedst muligt ligestillingshensynet anvendes, når de kvalifikationsmæssige forhold er ens Løn Det er BYG33 s mål med lønpolitikken, indenfor gældende overenskomster, at skabe sammenhæng mellem BYG33 s målsætninger og strategi, de opnåede resultater og aflønningen,. Lønpolitikken skal sikre en optimal anvendelse af de økonomiske ressourcer, hvilket også forudsætter, at løndannelsen hurtigt kan tilpasses ændrede målsætninger og andre forudsætninger. Lønpolitikken skal også fungere som en motivationsfaktor, der kan understøtte personalepolitikken og sikre at BYG33 kan ansætte, udvikle og fastholde gode medarbejdere. Med henblik på at BYG33 kan indfri sine målsætninger, er det vigtigt at lønpolitikkens mål er at understøtte høj kvalitet, høj effektivitet, højt serviceniveau og veluddannede og omstillingsparate medarbejdere lønpolitikken løbende tilpasses ændrede mål og strategier der er sammenhæng mellem lønnen og den ansattes arbejdsopgaver, kompetencer, ansvar og præstationer samt kvaliteten i den daglige drift de kvalifikationer der honoreres, anvendes i BYG33 lønpolitikken kan anvendes som redskab til at ansætte, udvikle og fastholde gode medarbejdere For at lønpolitikken kan blive et praktisk anvendeligt redskab er det vigtigt at der på forhånd er aftalt fleksible og enkle forhandlingsprocedurer der er drøftet og søgt aftalt, hvilke typer af funktioner, kvalifikationer og resultater, der belønnes. Information Det er BYG33 s mål, at sikre at medarbejderne informeres om væsentlige forhold for BYG33, udover de informationer der er nødvendige for arbejdets udførelse i almindelighed. Målet når vi ved at medarbejderne løbende holdes orienteret om BYG33 s virke, hvilke blandt andet sker ved jævnlige personalemøder 6
Medarbejderudviklingssamtaler Det er BYG33 s mål, at alle medarbejdere og ledere i gensidig tillid målrettet og i sammenhæng får drøftet arbejdstilrettelæggelsen, effektiviteten, samarbejdsforholdene, udviklingen m.v. For at nå dette mål er det vigtigt at der er mulighed for i årlige medarbejderudviklingssamtaler, at drøfte bl.a. o nuværende arbejdsopgaver, arbejdsvilkår og arbejdsresultater o kommende arbejdsopgaver og medarbejdernes forudsætninger o samarbejde o medarbejderens personlige udvikling o lederens måde at løse sine ledelsesopgaver på medarbejderudviklingssamtaler ikke erstatter en løbende dialog på arbejdspladsen, men at man ser dem som muligheden for at få gennemdrøftet en række spørgsmål i sammenhæng samtalerne er obligatoriske, planlagte og fremadrettede og indgår som et systematisk element i udviklingen af medarbejdere, ledere og organisationen samtalerne ses som et godt værktøj til den generelle personaleudvikling og et vigtigt middel til at opbygge og vedligeholde et godt samarbejdsklima medarbejderudviklingssamtaler ikke anvendes til f.eks. lønindstillinger, påtaler, advarsler eller tilsvarende Rygepolitik Rygepolitikkens målsætning og formål er: at sikre at Lov om røgfri miljøer efterleves at ingen medarbejdere eller beboere eller andre interessenter, generes af rygning eller udsættes for passiv rygning, i områder eller lokaliteter der ligger indenfor byggeforeningens ansvarsområde at rygere anvises lokaliteter hvor rygning kan foregå I byggeforeningen er det ikke tilladt at ryge: i fest- og mødelokaler i alle afdelinger (dog gælder særlige regler for private arrangører som anvender festlokaler se den samlede rygepolitik for BYG33) på ejendomsfunktionærkontorer e.l. lokaler hvor beboere og ansatte har kontakt med ejendomsfunktionærerne i alle kældre, opgange og tagrum i alle vaskerier i flyttelejemål under istandsættelse i alle administrationens lokaler og lokaliteter Firmaer og personer der udfører opgaver for byggeforeningen, er omfattet af politikken i det tidsrum de udfører opgaver for byggeforeningen på byggeforeningens område. En overtrædelse af rygepolitikken vil være en misligholdelse af ansættelsesforholdet og kan medføre afskedigelse. 7
For eksterne samarbejdspartnere der overtræder rygepolitikken, kan overtrædelsen betyde at samarbejdet bringes til ophør. Gaver Det er BYG33 s mål, at medarbejderne og bestyrelsesmedlemmer undgå situationer, hvor den enkeltes person uafhængighed og integritet kan betvivles. Dette mål når vi ved, at ansatte og bestyrelsesmedlemmer i byggeforeningen som udgangspunkt ikke modtager gaver. Undtaget herfor er mærkedage, højtider o.l. hvor dog omfanget af gaver ikke overstige noget der ligner 3 flaske vin og må aldrig antage et omfang, der på nogen måde kan anfægte medarbejderens eller byggeforeningens uafhængighed, ligesom signalværdien i forhold til lejerne har en vigtig betydning. Tvivlstilfælde drøftes med nærmeste leder eller organisationsbestyrelsen. Alle øvrige gaver returneres med et»tak for gaven men byggeforeningens etiske regler gør det ikke muligt for mig at modtage «Det samme gør sig gældende i forhold til den enkelte medarbejders private forhold, hvor medarbejderen på ingen måde må lade sit professionelle forhold til en udefra kommende entreprenør eller leverandør, komme vedkommende til gode gennem eksempelvis opnåelse af ekstraordinært gode rabatter e.l., ud over det som den enkelte lejer og byggeforeningen kan opnå ved samme entreprenør eller leverandør. Sygefravær Det er BYG33 s mål i samarbejde mellem ledelse og medarbejder at sygefravær begrænses på en sådan måde, at der tages hensyn til både medarbejdernes trivsel og BYG33 s funktioner. Vi når målet ved at erkende at omfanget af sygefravær kan hænge sammen med såvel de fysiske som det psykiske arbejdsmiljø og i den forbindelse tage de fornødne initiativer til bedring heraf være opmærksom på omfanget af sygefravær. Hvor det er relevant, tages en samtale mellem lederen og den berørte medarbejder om sygefraværet og årsagen. Hvis medarbejderen ønsker det, kan tillidsrepræsentanten deltage i samtalen der i opfølgningen af et konkret højt sygefravær tages hensyn både til medarbejderen og nødvendigheden af at begrænse sygefraværet mest muligt det beror på en konkret vurdering, hvornår et stort sygefravær fører til afskedigelse. Det skal vurderes, om sygefraværet skyldes særlige problemer som f.eks. meget alvorlig sygdom, hvor det ikke er BYG33 s politik, automatisk at skride til afskedigelse pga. 120 sygedage. Udvikling og uddannelse Det er BYG33 s mål, at medarbejdernes viden og kunne i forhold til at udføre deres arbejde på kvalificeret vis, vedligeholdes og forbedres gennem udvikling og uddannelse. 8
For at nå dette mål er det blandt andet vigtigt at den årlige medarbejderudviklingssamtale bl.a. dækker behov for uddannelse og udvikling medarbejderne bliver tilgodeset med hensyn til uddannelsesønsker, som kan give faglig og personlig udvikling og dermed til stadighed er i stand til at yde bedst mulig service overfor beboere, kollegaer og kunder der løbende er opmærksomhed på at ændre og tilføje jobbet nye elementer, så det sikres at jobbet til stadighed giver medarbejderne udvikling i arbejdet man udover kurser, konferencer m.m. er opmærksom på de store muligheder der for udvikling på og gennem jobbet den enkelte medarbejder selv gør en indsats for at vedligeholde og udvikle egne kvalifikationer, herunder ved at pege på de områder, der kan medvirke dertil den enkelte medarbejder er parat til forandringer den enkelte leder skal i samarbejde med medarbejderen skaber mulighed for udvikling på og gennem jobbet kursusdeltagelse understøttes med kursusdiæter og kørselsgodtgørelse i fornødent omfang Voldsepisoder Det er BYG33 s mål at skabe og vedligeholde en tryg arbejdsplads med mindst mulig risiko for at blive udsat for trusler og vold det være sig fysisk og/eller psykisk. Såfremt voldsepisoder alligevel finder sted, er det BYG33s mål at hjælpe de ansatte bedst muligt. For at nå dette mål er det vigtigt at have en fælles forståelse af, hvordan en voldsepisode forstås. Der forstås i denne sammenhæng enhver handling begået af en gruppe eller et enkelt individ med eller uden tilknytning til BYG33, som har til hensigt at skade en ansat voldsepisoden kan have karakter af egentlig fysisk vold (slag, spark, bid, krads, fastholdelse, kast med genstand m.v.) eller psykisk vold (grov chikane eller krænkelser, grov mobning samt trusler om vold) alle kender BYG33s politik at der gives mulighed for relevant uddannelse indenfor områder som f.eks. konfliktløsning, kommunikation og psykologi alle ansatte medvirker til at forebygge voldsepisoder af enhver slags alle ansatte medvirker til at sende signaler om, at voldelig adfærd ikke er acceptabelt arbejdspladsen indrettes på en sådan måde, at risikoen for voldsepisoder reduceres mest muligt der er klare retningslinier for, hvordan den enkelte medarbejder forholder sig i forbindelse med voldsepisoder herunder også at den enkelte skadelidte har et ansvar for at gøre opmærksom på en hændelse hjælpe bedst muligt, når skaden er sket at lederne tager det ledelsesmæssige ansvar alvorligt BYG33 har indgået aftale med en sundhedsordning som tillige giver mulighed for krisepsykologhjælp for alle medarbejdere. 9
Inhabilitet Det er BYG33 s mål at undgå, at ingen medarbejdere udsættes for mistanke om inhabilitet eller interessekonflikter i det daglige virke for byggeforeningen. Man er f.eks. inhabil i forhold til behandling af en sag, såfremt man selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, således at der kan være tvivl om din upartiskhed. Man har selv pligt til at meddele sin inhabilitet. Gratialer og jubilæer Det er BYG33 s mål, at sikre et ensrettet regelsæt ved udmøntning af gratialer samt afholdelse af jubilæer for ansatte. Runde dage i privatlivet: Fødselsdage: 50, 60 år tilkendegives med gavekort på kr. 500,00. Sølv-, og guldbryllup: Tilkendegives med gavekort på kr. 500,00 samt buket af passende størrelse. Ansættelsesjubilæum: Medarbejdere som er ansat i en ubrudt periode på 25 år udbetales et gratiale svarende til en månedsløn. Fratrædelser i ansættelsen, kun ved overgang til efterløn samt folkepension: Overgang til efterløn (gratiale): Har medarbejderen som har været ansat i en ubrudt periode på mere end 10 år udbetales et gratiale på kr. 5000,00. (Reception) På fratrædelsesdagen afholdes en beskeden* reception hvor medarbejderen, dennes hustru/samlever, kolleger samt beboere i den afdeling hvor medarbejderen primært har været tilknyttet inviteres. Overgang til folkepension (gratiale): Medarbejderen som har været ansat i en ubrudt periode på mere end 10 år udbetales et gratiale på kr. 5000,00. (Reception) På fratrædelsesdagen afholdes en beskeden* reception hvor medarbejderen, dennes hustru/samlever, kolleger samt beboere i den afdeling hvor medarbejderen primært har været tilknyttet inviteres. Undtagelser: For medarbejdere med under 10 års ansættelse udbetales ikke gratiale ligesom der ikke afholdes reception. Medarbejderen inviteres som afslutning på samarbejdet til morgenkaffe med kolleger. Udgiften afholdes af byggeforeningen 1933. Medarbejdere som fratræder grundet nyt ansættelsesforhold markeres ikke. * Som beskeden anses øl/vin/chips/pindemadder i passende omfang svarende til forventet antal deltagere. Vedtaget af organisationsbestyrelsen på det ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 1. april 2014. 10