Udbudsmateriale rengøring og vinduespolering Fors A/S

Udbudsmateriale rengøring og vinduespolering Fors A/S Side 1 af 14

Indhold 1. Indledning... 4 2. Udbudsbetingelser... 4 2.1 Udbudsbetingelser... 4 2.2 Udbudsmaterialets indhold... 5 2.3 Udbudsform... 5 2.4 Aflevering af tilbud... 6 2.5 Spørgsmål orienteringsmøder, betingelser osv.... 6 2.6 Tidsplan:... 7 2.7 Vedståelsesperiode... 7 2.8 Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse... 7 2.9 Mulighed for alternative tilbud... 8 2.10 Bestemmelse om forbehold... 8 2.11 Omkostninger og tilbudsvederlag... 8 2.12 Aktindsigt... 8 3. Krav til rengøringsydelsen... 8 3.1 Arbejdets indhold og omfang... 8 3.2 Besigtigelse og lokaleoplysninger... 8 3.3 Rengøringsomfang, - dage, - tidspunkt med videre... 8 3.4 Miljøkrav... 9 3.5 Rengøringsinstruktioner... 9 3.5.1 Generelt... 9 3.5.2 Hoved-/ekstrarengøring... 10 3.5.3 Rengøringsvilkår i øvrigt... 10 3.5.4 Kvalitetssikring, kontrol og rapportering... 11 3.5.5 Rengøring... 11 4. Krav til Vinduespolering... 11 4.2 Arbejdets indhold og omfang... 11 4.3 Vinduespoleringsomfang, dage,- tidpunkt med videre... 11 4.3.1 Generelt for alle områder... 11 4.3.2 Kvalitet:... 12 4.3.3 Poleringsplan og godkendelse... 12 Side 2 af 14

5. Handelsmæssige betingelser... 12 5.1 Aftaleperiode... 12 5.2 Personaleforhold... 13 5.3 Virksomhedsoverdragelse... 14 5.4 Personalepolitik... 14 5.5 Udstyr og maskiner... 14 Side 3 af 14

1. Indledning Fors A/S er en fusion af tidligere Roskilde Forsyning A/S, Holbæk Forsyning A/S og Lejre Forsyning A/S, forsyningsområdet. Fors A/S Fors A/S inviterer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at afgive tilbud på indendørs rengøring (25 adresser) samt vinduespolering (21 adresser) hos Fors A/S, som fordeler sig i Fors A/S forsyningsområde Holbæk kommune, Lejre Kommune og Roskilde Kommune. Opgaven annonceres som to separate kontrakter, 1 for rengøring og 1 for vinduespolering. Der kan bydes på en af kontrakterne, eller begge. Medmindre andet udtrykkeligt fremgår af sammenhængen, gælder det i dette dokument anførte for begge aftaler. Herved annoncerer Fors A/S (CVR nr. 33 03 28 38) aftaler vedrørende varetagelse af rengøring og vinduespolering. Der vil på hver af de to delkontrakter (rengøring, henholdsvis vinduespolering) blive indgået én kontrakt mellem Fors A/S og vindende tilbudsgiver(e). Udbudsmaterialet kan hentes på www.fors.dk/leverandør/aktuelle udbud. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsbetingelser Udbuddet sker i henhold til tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter med senere ændringer, jf. denne lovs 15a, stk. 1, litra 3. det indebærer, at Fors A/S er underlagt en annonceringspligt og en pligt til at anvende objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier for udvælgelsen og en pligt til ikke at forskelsbehandle mellem tilbudsgiverne. Udbuddet gennemføres som en offentlig annoncering, hvilket indebærer, at alle interesserede kan afgive tilbud. Bemærk: Denne tilbudsindhentning er alene underlagt de regler, som fremgår af tilbudslovens afsnit 2. Henvisninger i dette materiale til udbud, udbudsmateriale(t), eller tilsvarende skal således ikke tages som udtryk for, at udbudsdirektivet finder anvendelse. Ordregivende myndighed Ordregiver under dette udbud er: Fors A/S Tåstrup Møllevej 5 4300 Holbæk Side 4 af 14

Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til: Pernille Haugaard Strategisk Indkøber E-mail:pha@fors.dk 2.2 Udbudsmaterialets indhold Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet af følgende dokumenter: Bilag A: Kravspecifikation pr. lokalitet (29 sider) Bilag B: Tilbudsliste - oversigt over de 28 lokaliteter (2 sider) Bilag C: Kontraktudkast (8 sider) Bilag D: Plan for besigtigelse (1 side) 2.3 Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentlig annoncering, hvilket indebærer, at alle interesserede har ret til at afgive tilbud. Efter tilbudsfristen, vil Fors A/S gå frem som følger: Indledningsvist foretage en vurdering af, om tilbuddene indeholder de oplysninger/dokumenter, som er efterspurgt. Dernæst vil Fors A/S vurdere, om tilbudsgiver har den fornødne økonomiske og tekniske kapacitet til at varetage den opgave, der afgives tilbud på. Vurderingen heraf vil ske på baggrund af de oplysninger/dokumenter, som tilbudsgiver fremsender vedrørende Egnethed, se punktet herunder. Endelig vil Fors A/S for hver af de to kontrakter, blandt de tilbudsgivere, som har afgivet konditionsmæssige tilbud og som i øvrigt vurderes egnede til at varetage opgaven identificere tilbuddet med den laveste pris, se under Tildelingskriterium. Egnethed Personlige forhold Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a,b,c,e og f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Tilbudsgiver skal som dokumentation herfor: Erklærer på tro og love ikke, at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige som overstiger 100.000,- kr. Endvidere erklærer tilbudsgiver ikke at befinde sig i en eller flere af de udelukkelsesgrunde, som fremgår af udbudsdirektivet artikel 45, stk. 1 eller artikel 45, stk. 2, litra a-c,e-f. Erklæringen foretages i forbindelse med underskrivelse af tilbudslisten jf. bilag B. Side 5 af 14

Finansiel formåen Tilbudsgiver skal vedlægge uddrag fra årsregnskabet der indeholder resultatopgørelse og balance for de seneste 2 regnskabsår. Teknisk formåen Tilbudsgiver skal fremlægge en referenceliste over de sammenlignelige kontrakter, som tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste to år. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan der foretages kvalitetssikring. Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet Laveste pris De to kontrakter vedrørende rengøring og vinduespolering vil blive evalueret og tildelt hver for sig. Kontrakterne kan således tildeles til op til to forskellige virksomheder. Gældende for rengøringskontrakten skal der afgives bud på alle 28 lokaliteter og tilbuddet skal være specificeret ud på hver enkelt lokalitet jf. tilbudsliste bilag B. 2.4 Aflevering af tilbud Frist for modtagelse af tilbud er fredag den 12. januar 2018 kl. 12.00. Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til/afleveres på følgende adresse: Fors A/S Att.: Pernille Haugaard Tåstrup Møllevej 5 4300 Holbæk Formkrav Tilbuddet skal følge den tilbudsliste, der er gengivet i bilag B. Tilbuddet bedes afleveret i én papirbaseret underskrevet original, samt på en USB nøgle. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lign. må dog gerne være på engelsk. Tilbuddets priser skal være i danske kroner og ekskl. Moms. Tilbuddet bedes mærket Udbud af Rengøring Fors A/S Må ikke åbnes. 2.5 Spørgsmål orienteringsmøder, betingelser osv. Tilbudsgiver opfordres til at stille eventuelle spørgsmål senest 5 arbejdsdage før tilbudsfristen, samt ved bestigelse af lokaliteter. Alle spørgsmål vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse i rimelig tid inden tilbudsfristens udløb. Side 6 af 14

Spørgsmål og svar vil blive annonceret i anonymiseret form på www.fors/leverandør/aktuelle udbud Tilbudsgiver kan deltage i besigtigelse af udvalgte lokaliteter tirsdag den 12 december, onsdag 13. december og torsdag 14. december 2017. Plan over rækkefølge for besigtigelse er vedlagt bilag D. Besigtigelse samt mulighed for afklarende spørgsmål vil ske sammen med Facility Manager Steen Høj Pedersen Tel. 5141 3043. Suppleres med yderligere besigtigelser annonceres dette på www.fors/leverandør/aktuelle udbud. 2.6 Tidsplan: Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse Mandag 4. december 2017 Datoer for besigtigelse, samt afklaring af spørgsmål Tirsdag 12. december 2017 (jf. bilag D) Onsdag 13. december 2017 (jf. bilag D) Torsdag 14. december 2017 (jf. bilag D) Tilbudsfrist Fredag 5. januar 2018 Orientering om det vindende tilbud Fredag 12. januar 2018 Kontraktunderskrivelse Uge 3 Kontrakt start 1. Februar 2018 Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. 2.7 Vedståelsesperiode Tilbuddet er bindende og skal vedstås i 2 måneder efter tilbudsfristens udløb. 2.8 Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Fors A/S. Konsortier: Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og evt. kontrakt. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium, skal de efterspurgte oplysninger under punktet Egnethed afgives for hver af deltagerne i konsortiet. Underleverandører: Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Side 7 af 14

2.9 Mulighed for alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud der afviger fra den beskrevne opgave. 2.10 Bestemmelse om forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold. Tilbudsgiver opfordres til afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. FORS A/S er i alle tilfælde berettiget til at forkaste tilbud, som indeholder og vil i visse tilfælde være forpligtet hertil. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i FORS A/S materiale som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. FORS A/S vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i det offentliggjorte materiale. 2.11 Omkostninger og tilbudsvederlag Tilbudsgiver kan ikke få tilbud tilbageleveret fra Fors A/S der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Fors A/S uvedkommende. 2.12 Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Resultatet af udbuddet vil alene blive videreformidlet til tilbudsgivere, hvis tilbud er konditionsmæssige. Fors A/S er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. 3. Krav til rengøringsydelsen 3.1 Arbejdets indhold og omfang Arbejdets specifikke indhold og omfang er beskrevet i kravspecifikationen jf. bilag A 3.2 Besigtigelse og lokaleoplysninger Som anført i punkt 2.5, vil tilbudsgiver få mulighed for at besigtige lokaliteterne i forhold til de bygninger og lokaler, som er omfattet af udbuddet. Plan for besigtigelse er vedlagt i bilag D, der startes kl. 8 på den først angivet adresse på de pågældende dage. Tilbudsgiver skal selv forestå kørsel samt udgift mellem de enkelte lokaliteter. 3.3 Rengøringsomfang, - dage, - tidspunkt med videre Generelt for alle bygninger og lokaler: Side 8 af 14

o o o o o Rengøringsarbejdet udføres efter den i bilag A anførte kravspecifikation og med det aftalte antal rengøringsdage pr. år for den enkelte lokalitet. Der er i tilbudslisten fastsat et årligt antal rengøringsdage pr. lokalitet men dette kan løbende bliver ændret. Lokalerne rengøres som hovedregel på alle hverdage (mandag-fredag) i de perioder, hvor de enkelte lokaliteter er i brug. Det er leverandørens ansvar at undersøge og registrere det for den enkelte lokalitet antal nødvendige rengøringsdage og der afregnes månedsvist efter aktuelt udførte rengøringsdage. Hver rengøringsdag afregnes med en faktor svarende til det i henhold til tilbudsliste årlige vederlag divideret med det ligeledes i tilbudsliste angivne antal rengøringsdage pr. år. I tilfælde af at der kræves reduktion af ydelsen vil der givet et varsel, der imødekommer leverandørens forpligtigelser i forhold til servicemedarbejdernes overenskomstforhold. Det er dog forudsat, at leverandøren så hurtigt som muligt skal overføre eventuelle ressourcer til anden beskæftigelse for at nedbringe omkostningen for Fors A/S. Alle primærlokaler skal som hovedregel rengøres på et tidspunkt, så de fremstår med den fastlagte kvalitet i forbindelse med primærbrugernes lokaleanvendelse om morgen fra kl. 7.00. Forbrug af plastposer til affaldsbeholdere inklusive hygiejneaffald og affaldssække til leverandørens indsamling af affald skal være indeholdt i tilbuddet. Uddeling af forbrugsartikler, såsom håndsæbe, toiletpapir- og eller stofhåndklæder og andre almindelige forbrugsartikler til toiletter, tekøkkener og lignende steder, indgår som udgangspunkt i opgaveomfanget. Det er den enkelte lokalitets ansvar og udgift, at der indkøbes de nødvendige forbrugsartikler. Rengøringsleverandøren skal dog løbende og i god tid oplyse om lagermængde med videre. Leverandøren skal endvidere sikre, at servicemedarbejderne efter endt rengøring altid: - Slukker for lyset i rum, hvor der ikke opholder sig andre og ikke er automatisk slukning - Lukker og sikrer alle åbne vinduer - Låser alle interne døre, der var låst ved rengøringens påbegyndelse - Låser yderdøre og tilkobler alarmer i bygninger eller alarmafsnit, hvor der ikke opholder sig andre 3.4 Miljøkrav Leverandøren skal overholde gældende lovgivning om miljøbeskyttelse og om kemiske stoffer og produkter samt arbejde for at fremme miljømæssige og kemiske sundhedsmæssige forhold ved opfyldelse af aftalen. Alle rengøringsmidler, som anvendes ved opfyldelse af aftalen, skal som minimum opfylde de til enhver tid gældende kriterier for miljømærket Svanen, Blomsten eller tilsvarende. 3.5 Rengøringsinstruktioner 3.5.1 Generelt Rengøringsarbejdet hos Fors A/S udbydes jf. bilag A oversigt over alle lokaliteter samt udspecificering af opgave og intervaller. For alle opgaver omhandlet i ydelsen gælder det: Side 9 af 14

1. at alle arbejdsoperationer skal udføres under størst mulig hensyntagen til almindelige og af Fors A/S eventuelt specifikt forlangte produkt- og producentanvisninger for de overflader, der rengøres. 2. at alle arbejdsoperationer skal udføres med den mindst mulige miljøbelastning, inklusive arbejdsmiljøet for servicemedarbejderne og lokalbrugerne samt for det ydre miljø. 3. at alle eventuelle omkostninger, i forbindelse med en eventuel nødvendig opretning af rengøringskvaliteten i forhold til de indlagte forudsætninger om kvalitet ved en eventuel opgavestart, skal være indeholdt i tilbuddet, og at den eventuelle kvalitetsopretning skal være tilendebragt senest en måned efter aftalestart. 4. Ud over de kravspecifikationen fastlagte aktiviteter, skal der være mulighed for, at der dagligt eller periodisk udføres andre rengørings- og serviceopgaver efter nærmere aftale. 5. Leverandøren skal i alle tilfælde, hvor den løbende rengøringsydelse ikke kan udføres optimalt på grund af omstændigheder på lokaliteten i forbindelse med eksempelvis bygningsarbejder, søge at opnå den bedst mulige kvalitet gennem omprioritering af indsatsen. 6. Det servicemedarbejdere der skal løse opgaven på renseanlæg skal jf. kloakbekendtgørelsen vaccineres mod Hepatitis A og B 3.5.2 Hoved-/ekstrarengøring Udførelse af nødvendige og fra gang til gang aftalte hoved-/ekstrarengøringsopgaver indgår ikke som en fast del af udbuddet, eller af den efterfølgende aftale. Opgaverne er således ikke som fast del af udbuddet, eller af den efterfølgende aftale. Opgaverne er således ikke en del af den fastlagte kravspecifikation, men specificeres og prissættes fra gang til gang i henhold til blandt andet tilbudslistens satser. Leverandøren skal efter aftalestart løbende og mindst to gange årligt meddele Fors A/S, hvor og i hvilke omfang hoved-/ekstrarengøring bør udføres for at sikre overholdelse af en generel god rengøringskvalitet på alle overflader og/eller et godt indeklima. Hoved-/ekstrarengøring udføres kun efter forudgående aftale om omfang, forventet timeforbrug og pris. Det kan dog i den efterfølgende aftale forventes, at der vil blive rekvireret hoved-/ekstrarengøring inden for en ikke nærmere fastsat økonomisk ramme. Der skal således være mulighed for, at der i forbindelse med aftaleindgåelsen aftales en fast hoved- /ekstrarengøring pr. lokalitetstype eller pr. lokalitet med henblik på, at leverandøren efter forudgående aftale fra gang til gang udfører de mest nødvendige hoved-/ekstrarengøringsopgaver inden for det aftalte puljebeløb. 3.5.3 Rengøringsvilkår i øvrigt Under udførelse af de daglige, periodiske og eventuelle aftalte hoved-/ekstrarengøringsopgaver skal rengøringsarbejdet udføres under hensyntagen til de til enhver tid gældende vejledninger, regler eller påbud fra myndigheder, branchesikkerhedsråd med videre. Side 10 af 14

3.5.4 Kvalitetssikring, kontrol og rapportering Alle former for kvalitetssikring forudsættes gennemført som en aktionspræget og ikke som en reaktionspræget kvalitetsledelse. 3.5.5 Rengøring På baggrund af kravspecifikationerne for serviceydelserne, skal leverandøren iværksætte de fornødne instruktioner og procedurer til sikring og kontrol af levering af den aftalte ydelse. Det er en forudsætning for kvalitetssikringen, at der for alle lokaliteter og lokaler tilrettelægges og gennemføres en grundig kontrol. Samtlige lokaler skal af leverandørens serviceledelse kontrolleres mindst én gang månedligt og alle konstaterede fejl og mangler skal rettes umiddelbart. Leverandøren skal ud fra de foretagne kontrolhandlinger foretage en løbende rapportering til Facility Manager hos Fors A/S. Der skal i opstartsfasen afholdes statusmøder som følgende: 1. måned én gang om ugen 2. og 3. måned én gang hver 14. dag Efter første 3 måneder af aftale perioden skal der afholdes statusmøde én gang om måneden Status møder afholdes mellem Facility Manager hos Fors A/S og leverandør. Leverandøren skal ved alle gennemførte kontroller og/eller opfølgninger i forhold til kvaliteten eller andre forhold notere formålet og resultatet i en af leverandør leveret kontaktbog, der skal forblive på den enkelte lokalitet. Herudover skal leverandøren udarbejde og placere en driftsmappe på alle lokaliteter indeholdende de aktuelle arbejdsinstruktioner. 4. Krav til Vinduespolering 4.2 Arbejdets indhold og omfang Arbejdets specifikke indhold og omfang er beskrevet i de vinduespoleringsinstruktioner, inklusive kvalitet, der skal fremsættes tilbud på, jf. punkt 4.3. 4.3 Vinduespoleringsomfang, dage,- tidpunkt med videre 4.3.1 Generelt for alle områder o Vinduespoleringsarbejdet udføres efter de i bilag A anførte kravspecifikationer og instruktioner med videre og med de ligeledes i bilag A anførte antal poleringer pr. år. o Vinduespoleringsarbejdet udføres som hovedregel på hverdage (mandag fredag) i åbningstiden. o Leverandørens personale skal under arbejdets udførelse være iført en identificerbar arbejdsbeklædning med virksomhedslogo. o Der skal være mulighed for, at Fors A/S kan rekvirere ekstraarbejder til en på forhånd aftalt pris. Aftale herom indgås fra gang til gang, og Fors A/S fastsætter omfang, objekter, steder og karakteren af opgaven. Det kan eventuelt ske ud fra et af Fors A/S fremsat ønske om tilbud på opgaverne. Alle aftalte ekstraopgaver og udførte ekstraopgaver skal være godkendt af Fors A/S forinden fremsendelse af faktura. Side 11 af 14

4.3.2 Kvalitet: Alle poleringer skal tage udgangspunkt i en poleringsprocedure for normalt besmudsede glasflader. Eventuelle hærværkslignende efterladenskaber på glasfladerne fjernes først efter forudgående aftale om omfang og pris. Alle glasflader, som er poleret, herunder også kanter og hjørner på glasfladerne, skal efter poleringen fremtræde klare, fri for pletter samt uden striber og andre spor efter de anvendte redskaber med videre. Vindueskarme og rammer, ud/indvendige vægge, inventar, gulve med videre skal fremtræde i samme stand som før arbejdets udførelse. Det skal bemærkes, at det ved poleringen ikke må ske, at der drypper eller stænkes vand på andre overflader såsom eksempelvis karme, rammer, inventar og lignende. Vindueskarme, vinduesplader og inventar må kun betrædes under anvendelse af skånestykker eller fodtøj. Eventuelle løbere og/eller vand i vindueskarmen eller andre steder efter poleringen skal optørres. Ud over selve poleringen skal poleringspersonalet, især i forbindelse med den indvendige polering, foretage en grundig oprydning og optørring efter sig og sikre sig, at vindueskarme/-rammer aftørres indvendigt. Ved den udvendige polering skal bundrammerne aftørres efter poleringen. 4.3.3 Poleringsplan og godkendelse Leverandøren skal tilrettelægge det aftalte poleringsarbejde ud fra ovenstående generelle bestemmelser, og der skal fastlægges en poleringsplan, som uopfordret meddeles Fors A/S. Poleringsplanen skal for et år af gangen fastsætte ugenumre for de enkelte poleringer således, at alle de for en af leverandøren fastlagt periodens aktuelle vinduespoleringsopgaver udføres i sammenhæng og over hele arbejdsdage. Poleringen skal foretages efter nærmere aftale med den enkelte lokalitet og varsles mindst en uge før, at selve poleringen iværksættes. Vinduespoleringspersonalet skal alle poleringsdage melde deres ankomst og afgang til lokaliteten. 5. Handelsmæssige betingelser 5.1 Aftaleperiode Der indgås en kontrakt for en periode på 1 år med option på forlængelse i yderligere 1 år. Det vil sige, at den længst mulige kontraktperiode vil være 2 år. En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. Kontrakten træder i kraft den 1. februar 2018, dog med undtagelse af lokaliteterne på Boserupvej 25, Betonvej 12, Agerskellet 12 og Grønningen 2 som først træder i kraft pr. 1. marts 2018. Af hensyn til den interne økonomistyring, skal såvel tilbud som fakturering være specificeret på den enkelte opgave som fremgår af vedlagte bilag B Tilbudslisten. Diverse gebyrer så som faktureringsgebyr accepteres ikke. De tilbudte priser skal således indeholde alle udgifter forbundet med at udføre opgaverne således som denne er beskrevet i dette udbudsmateriale. Der accepteres en prisjustering for år 2019 set i forhold til år 2018, men det skal specifikt angives jf. tilbudslisten bilag B. Således, at den tilbudte pris ligger fast både i år 2018 og i år 2019. Side 12 af 14

Betalingsbetingelser er 30 dg. Netto. Tilbudsgiver skal inden for de tilbudte priser selv levere alt materiel og forbrugsartikler (såsom rengøringsmidler mv.) til løsning af opgaven. Hygiejneartikler til personalet (såsom toiletpapir, papirdispensere, håndsæbe mv. til toiletter og bad) skal opfyldes på alle lokaliteter. Fakturering sker via EAN fakturering. Det skal tydeligt fremgå af faktura hvilken lokalitet der faktureres. Der skal faktureres månedsvis. CVR nr. og EAN nr. udleveres ved aftaleindgåelse. Dage og tidspunkter for rengøring aftales med Facility manager hos Fors A/S ved aftaleindgåelse. Der er beskrevet antal dage der skal foretages rengøring i opgavebeskrivelsen bilag A. Aftalen skal tillade ændring i aftaleperioden i tilfælde af flytning, arealændring (indenfor +/- 5 %), behovsændringer og lignende, men med justering i pris, ud over det rene tids- og materialeforbrug, hvis prisforudsætningerne ændres. 5.2 Personaleforhold Følgende forhold er gældende for det af leverandørens personale, der indsættes til udførelse af serviceopgaver eller ledelse hos Fors A/S. Alle medarbejdere skal kunne kommunikere på et rimeligt mundtligt dansk, ligesom de skal kunne læse danske beskeder. Undtaget herfra er, hvis arbejdet tilrettelægges i team, idet det i sådanne tilfælde kan accepteres, at en eller flere medarbejdere ikke opfylder kravet til sproglighed. Det forudsættes imidlertid i sådanne tilfælde, at mindst én af medarbejderne i teamet opfylder kravet og at den samme medarbejder kan kommunikere mundtligt og skriftligt med de øvrige medarbejdere i teamet. Alle medarbejdere, skal have en i forhold til rengøringsopgaven anmærkningsfri straffeattest og den skal på opfordring forevises Fors A/S. Der må ikke opholde sig andre medarbejdere og personer på lokaliteten og dennes område end dem, der af leverandøren er ansat og ved navn og tidsrum for rengøringen er meddelt lokaliteten. De servicemedarbejdere, som leverandøren ansætter til udførelse af arbejdsopgaverne, skal til enhver tid være instrueret og uddannet i de for opgaven relevante forhold. Når der starter en ny servicemedarbejder på en af Fors A/S lokaliteter, skal leverandøren sikre, at der af en arbejdsleder ud over generelle instruktions- og uddannelseskrav gives en grundig instruktion i alle de for servicearbejdet relevante lokale forhold. Servicemedarbejderne skal forinden arbejdet påbegyndes, eller at de overlades til at arbejde selvstændigt, som minimum være instrueret i alarmer, nøglesystemer, placering af rengøringsrum, anvendelse af eventuelle specielle maskiner med videre samt sikkerhedsforhold, via en fysisk gennemgang sammen med en arbejdsleder. Side 13 af 14

Herudover skal medarbejderen som minimum være instrueret i de rengøringsmidler og metoder samt den gældende kravspecifikation med videre, der skal anvendes. 5.3 Virksomhedsoverdragelse Følgende vilkår er gældende for det servicepersonale, der på tidspunktet for overdragelsen varetager servicearbejdet hos Fors A/S. For det personale, der af den nuværende private leverandør er beskæftiget med serviceopgaverne, tager Fors A/S ikke stilling til, hvorvidt Lov nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retstilling ved virksomhedsoverdragelse med videre, er gældende. Der vil derfor ikke efterfølgende kunne drøftes eller aftales ændringer i tilbudsprisen som følge af eventuelle ekstraudgifter til personalet. Fors A/S skal dog understrege, at efterfølgende ageren mellem overdrager og erhverver, vil kunne medføre, at loven finder anvendelse. De privatansatte rengøringsmedarbejdere er ifølge oplysning ansat efter overenskomst eller overenskomstlignende vilkår, som mellem 3F/Dansk Funktionær Forbund og DI Service eller Håndværksrådet. 5.4 Personalepolitik Tilbudsgivers personalepolitik skal udleveres til Fors A/S i forbindelse med aftaleindgåelse og der skal være beskrevet leverandørens generelle sociale og velfærdsrelaterede foranstaltninger for servicemedarbejderne og ledere, samt leverandørens håndtering af socialt ansvar. 5.5 Udstyr og maskiner Fors A/S stiller ikke udstyr, maskiner eller andet til rådighed for leverandøren til udførelse af opgaven. Side 14 af 14