Økonomi- og Erhvervsudvalgets opgave- og projektplan 2017 Forord Opgave- og projektplanen konkretiserer, udmønter og følger op på målene i Økonomi- og Erhvervsudvalgets udvalgsplan og viser viften af opgaver og projekter, der arbejdes med for at nå udvalgsplanens mål. Derudover er der medtaget en række initiativer, som er taget efter udvalgsplanens udarbejdelse, og som derfor ikke indgik i udvalgsplanen.
Indholdsfortegnelse 1. Vækst i erhverv (erhvervsfyrtårnene) 3 2. Vækst i bosætning 5 3. Udvikling af Midtbyen 6 4. Havneudvikling 6 5. Kommuneplan 6 6. Bybranding 6 7. Horsens som international kommune 6 8. Borgerservice 7 9. Innovation og civilsamfund 10 10. Kommunikation/Information 10 11. Digitalisering 12 12. Strategisk HR 15 13. Intelligente indkøb 17 2
: () Igangværende projekt 1. Vækst i erhverv (erhvervsfyrtårnene) 1.1 Omstilling til ny industri Omstilling til Økonomi- og Erhvervsudvalg vedta- Ny Industri get 4 erhvervsfyrtårne februar 2014 1.2 HORSENS ALLIANCEN Beskæftigelse Horsens Målet er, at 25 virksomheder skal påbegynde vækstforløb i 2014. Der skal afholdes en industrikonference i 2015, hvor der formidles ny viden og resultater i forhold til industriudvikling. Målet er på sigt at skabe flere arbejdspladser. Budgetaftale 2014 Målet er 600 færre Horsensborgere på offentlig forsørgelse sammenlignet med landsgennemsnittet i periode 2014-2017. Delmål for 2017: HORSENS ALLIANCEN skal modtage 1500 jobordrer 220 borgere på ledighedsydelse skal i privat fleksjob 50 ledige skal starte i et voksenlærlingeforløb 15 nye virksomheder skal indstilles til CSR 100 kontanthjælpsmodtagere i småjob 100 20 nye integrationsgrunduddannelsesforløb (IGUforløb) sker i regi af Business Horsens, som er tovholder for indsatserne. Business Horsens afrapporterer til Økonomi- og Erhvervsudvalget. Der er afrapporteret for 2016 til Økonomi- og Erhvervsudvalget VL-grupperne har med støtte fra Horsens Kommune bragt VL-døgnet til Horsens i 2016. 525 jobparate er kommet i beskæftigelse i perioden 2014-2016. Alliancen fastsætter i 2017 også delmål for kontanthjælpsmodtagere i småjobs og IGU-forløb. Det er afspejlet i delmålene for 2017. Derudover er delmålene fra 2016 opdateret. VÆKSTALLI- ANCEN Budgetaftale 2016 Alliancen skal arbejde for at skabe vækst i erhvervslivet i Horsens. Det er både vækst i arbejdspladser, investeringer og indtjening. Den lokale erhvervsklimamåling er gennemført i 2016, og resultaterne behandles af VÆKSTALLIANCEN i 2017. 3
: () Igangværende projekt Alliancens første initiativ er en lokal erhvervsklimamåling, der skal give viden om, hvordan Horsens får et erhvervsklima i top. Opgaven med at udvikle en ny erhvervsstrategi for Horsens Kommune forankres i VÆKSTALLIANCEN. Arbejdet hermed vil løbe i 2017. VÆKSTALLIANCEN tager fat på arbejdet med at udvikle en ny erhvervsstrategi for Horsens Kommune i april 2017, hvor alliancen afholder sit første møde i 2017. Uddannelsesalliancen Flere unge i Horsens i uddannelse (95/60/25 pct.) Løfte uddannelsesniveauet i Horsens generelt Sætte uddannelse på dagsordenen i lokalområdet Gøre Horsens kendt som uddannelsesby, der skiller sig positivt ud sker i Uddannelsesalliancen Dialogmøde i HORSENS ALLIANCEN Der afholdes et årligt dialogmøde mellem HORSENS AL- LIANCENS tre organiseringer, hhv. beskæftigelses-, vækst og uddannelsesdelen. sker løbende på styregruppemøder samt årligt i forbindelse med opfølgningen af Økonomi- og Erhvervsudvalgets opgaver og projekter. 1.3 Erhvervsservicekommunen Erhvervsservicekommune og Erhvervsudvalget Vedtaget i Økonomii 2014 Horsens Kommune skal være en erhvervsservice kommune, hvor målet er at gøre det enkelt og smidigt for virksomhederne at komme i kontakt med Horsens Kommune. Erhvervskontakten er etableret, og målet er, at virksomhederne får tilbagemelding næstfølgende arbejdsdag ved henvendelse, og der tilbydes møde med relevante parter indenfor 5 da- I 2017 er temaet for alliancernes fællesmøde tiltrækning af kvalificeret arbejdskraft. Mødet afholdes den 17. maj 2017. Erhvervskontakten har siden starten i 2012 været modtaget meget positivt af erhvervslivet. Virksomhederne udtrykker tilfredshed om hurtighed og kommunikation. Byggesag har siden juni 2015 sammen med byggetilladelsen udsendt brugerundersø- 4
: () Igangværende projekt ge for virksomheder, som ønsker det. gelse til ansøger i alle sager (dog undtaget enfamiliehuse og mindre bygninger). Siden oktober 2015 fremgår resultatet månedligt på hjemmesiden. Resultaterne er meget tilfredsstillende med typiske scorer på mellem 8 og 9 på skalaen fra 1-10. Der er målt på kontaktmulighed, sagsbehandlingstid og det samlede sagsforløb. 1.4 FÆNGSLET FÆNGSLET (turismesatsning) Vedtaget i Økonomiog Erhvervsud-valget i 2014 2. Vækst i bosætning Bosætningsstrategi version 2.0 Der vil endvidere blive arbejdet med servicekulturen og fulgt op på denne. Denne del startede op i efteråret 2014. Horsens som møde- og konferenceby er forankret på FÆNGSLET. Målene er at øge antallet af overnatninger og styrke samarbejdet mellem aktørerne. VI-projekt AP Revision af den tidligere bosætningsstrategi 2011-2013 Gennem dedikeret ledelse har Teknik og Miljø arbejdet bevidst med at ændre mindsettet fra en myndigheds- til en servicekultur, hvor den gode dialog, løsningsorienteret tilgang og helhedsorienteret sagsbehandling har været i fokus Der er i 2016 arbejdet med at øge kendskabet til Meeting Horsens. Det har medført at kendskabet er øget fra 10% til 43 % og blandt dem, som har set kampagnen, vil 93% tage kontakt til Meeting Horsens. Strategi for 2015-2019. Flere initiativer er gennemført, bl.a. kampagne og nyt tilflyttersite. Befolkningsvæksten i 2016 var på 1.296 borgere. 1. januar 2017 var der således 89.030 borgere. 3. Udvikling af Midtbyen (udmøntes i Teknik og Miljøudvalgets regi) 4. Havneudvikling (udmøntes i Teknik og Miljøudvalgets regi) 5
: () Igangværende projekt 5. Kommuneplan AP Kommuneplanstrategi Strategien er endeligt vedtaget i februar 2016 Tematillæg - revision af samtlige kommuneplanrammer Er blevet en del af den samlede kommuneplanrevision AP Tematillæg for byvækst og Tillægget er endeligt fritidsformål Tematillæg - detailhandel vedtaget juni 2015 Er blevet en del af den samlede kommuneplanrevision Revision af kommuneplan Kommuneplanen sendes til politisk behandling i juni 2017. Høringsperiode frem til efteråret og forventet endelig vedtagelse i januar 2018. 6. Bybranding Bybranding PR-gruppens strategigrundlag 2013-2017 vedtaget i Økonomiudvalget. PR-gruppen arbejder løbende med opgaver, der falder inden for dets kommissorium. Årlige imagemålinger og ultimomålinger ved strategiperiodens udløb. 7. Horsens som international kommune 7.1 Chengdu Samarbejdet omkring uddannelse Budgetaftale 2013 Understøtte VIA University College s ambitioner om øget eksport af uddannelser til Kina og flere kinesiske studerende til Campus Horsens. Understøtte den igangværende indsats for at tilknytte kinesiske studerende fra VIA UC til lokale virksomheder, der ønsker at etablere sig på det kinesiske marked. Synliggøre muligheden for kommunens grundskoler og ungdomsuddannelser i at etablere venskabsskoler i Chengdu. Understøtte etableringen af sker løbende på styregruppemøder. Samarbejdsaftalen er 5- årig, hvorfor den endeligt evalueres i 2018. I efteråret 2016 deltog Horsens Kommune i seminar omkring vand, energi og forsyning. Her var deltagelse af virksomheder samt VIA Horsens. 6
: () Igangværende projekt et forsknings- og udviklingssamarbejde omkring vand, energi og forsyning. Synliggøre Business Horsens erhvervsservice i Kina, og herigennem understøtte lokale virksomheder, der ønsker, at etablere sig på det kinesiske marked. Understøtte partnerskaber mellem lokale og kinesiske turismeoperatører med henblik på at fremme kinesisk turisme i Horsens Kommune, herunder antallet af overnatninger på kommunens hoteller. 8. Borgerservice Optimering af borgerbetjeningen Kanalstrategi Digitaliseringsstrategi Optimering af ressourceanvendelse Kortlægning af hvordan Borgerservice kan optimere borgerbetjeningen ved både telefoniske og personlige henvendelser og øge selvbetjeningsgraden. Borgerservice samarbejder med såvel eksterne som interne samarbejdsparter til fremme af projektet. Løbende i 2015 Der pågår en løbende opfølgning på optimering af og udvikling i borgerbetjeningen på alle kanaler. Løbende opfølgning på henvendelsesmønstre. 31.12.2016 Udviklingen i henvendelsesmønstre følges fortsat tæt. Flere borgere end tidligere benytter selvbetjeningsområdet, hvilket samtidig betyder et øget behov for medbetjening. Kompetenceafdækning og - udvikling Digitaliseringen af de offentlige opgaver PP Borgerservice samarbejder med Biblioteket om projektet. Projektet skal afdække medarbejdernes nuværende realkompetencer og fastlægge behovet for kompetenceudvikling set i forhold til de ændrede krav, der stilles til borgerbetjening Løbende i 2015 1.10.2015 1.12.2015 AP Kompetenceprofil Specialist i Borgerkontakt. Indgår i rekruttering, 7
: () Igangværende projekt Den Digitale Hotline Tværkommunalt samarbejdsprojekt AP Efteruddannelsesprojekt Kompetenceudvikling Tværkommunal betjening af borgere med behov for hjælp til digital selvbetjening samt håndtering af informationshenvendelser på tværs af de offentlige opgaver og myndigheder, også uden for normal åbningstid MUS og kompetenceudvikling Igangsat 1.3.2016. medio 2016. Efteruddannelse og opfølgning gennemført og afsluttet december 2016. Løbende i 2016 + 2017 1.9.2016 og 31.12.2016 31.12.2016: Projektet udvikles løbende. Ny telefoniplatform er ibrugtaget, med mulighed for viderestilling til egen kommune og på udvalgte områder til relevante medarbejdere. Udvikling af guides i selvbetjening.nu betyder, at flere opkald kan straks afklares. Der udarbejdes løbende tilfredshedsmålinger og statistik over opkald. Der arbejdes intenst på at genere flere kald til DDH. Åbningstiden i DDH er ændret, men ikke udvidet. Der er sket udvidelse af bemandingen. Digital Post Lovkrav om anvendelse af digital post NP I efteråret 2016 udløber den midlertidigt tildelte 2-årige fritagelse for at modtage digital post fra det offentlige. Der er fortsat mange tilmeldte til digital post, der ikke åbner April/maj 2017: Aftalt samarbejde med 12 kommuner og 1 region til fremme af unges anvendelse af Digital 8
: () Igangværende projekt den digitale postkasse. Post januar/maj 2017 Fokus på styrkelse af borgernes digitale kompetencer i samarbejde med Biblioteket Borgerservice og Bibliotek samarbejder om projekt Flyt hjemmefra, hvor der afvikles oplæg i afgangsklasserne. Optimering af telefonhenvendelser 1. At øge volumen af telefoniske opkald til Den digitale Hotline (DDH) og sikre, at returkald fra DDH rammer de rette kompetencer i Horsens Kommune. 2. at opnå bedre og mere anvendelsesorienteret ledelsesinformation mht. servicering af borgere i Horsens Kommune 3. at forbedre og effektivisere håndtering af borgerhenvendelser i Borgerservice ikke kun telefoniske men også øvrige henvendelsesformer som f.eks. mail, chat, og cobrowsing m.v. 4. at sammentænke kommunens øvrige servicefunktioner med henblik på en samlet optimering af telefoniske henvendelser 5. at få klarhed over, hvorvidt nuværende telefoniplatform understøtte ønskede fremtidige Projektet er opdelt i 4 spor og gennemføres i samarbejde med IT- og digitaliseringsafdelingen og Netplan: Spor 1: Øget brug af den Digitale hotline. Spor 2: Samlet optimering af telefoniske henvendelser i Horsens Kommune. Produkt: Handlingsplan for optimering af telefoniske henvendelser i Horsens Kommune, understøttet af en række delprodukter, som fremgår af projektgrundlaget. Spor 3: Håndtering af andre henvendelsesformer end telefoni fra borgere inkl. konsekvens for fremtidige tekniske set up. Produkt: Anbefaling til fremtidig scenarie for andre former for borgerhenvendelser end telefoni. (F.eks. mail, chat og cobrowsing (muligheden for at "se" borgerens skærm og vejlede borgeren i anvendelse af f.eks. en selvbetjeningsløsning). Spor 4: Vurdering af de generelle telefoniplatforme. Produkt: Anbefaling til fremtidigt scenarie for kommunikationsplatform, herunder hvor- Projektet forventes afsluttet i juni 2017 9
: () Igangværende projekt scenarier dan eksisterende telefoniplatform kan indgå heri. 9. Innovation og civilsamfund Innovationsstrategi Innovations- og Udviklingsstrategien: Nye veje til velfærd. NP 10. Kommunikation/Information Sociale medier Direktion 2013.03.04 Horsens Kommunes nye innovationsstrategi tager afsæt i fortællingerne om Horsens forvandling fra fængselsby til oplevelsesby og om de gode resultater af WHO Sund By indsatserne. Disse tankesæt ønskes overført til andre områder både i den kommunale organisation og til omverdenen. Innovationsstrategien tager udgangspunkt i en række Horsens-fortællinger om det gode liv, og hvordan erhvervsliv, civilsamfund og kommune kan være med til at understøtte og facilitere det gode liv? Horsens Kommune er, via sin repræsentation i de sociale medier, en dynamisk og åben kommune, som sætter borgerne i centrum. De sociale medier er fuldt integreret i organisationens kommunikation og faciliterer dialog med og mellem borgere, virksomheder, medarbejdere og andre interessenter i Horsens Kommune. Horsens Kommune findes ikke på Facebook som Horsens Kommune, men som "En del af flokken" - som ligger i direkte forlængelse af Horsens Kommunes vision om, at i Horsens gør vi tingene sam- Horsens Kommunes arbejde med at fortælle de gode udviklingshistorier fortsætter i 2017 i regi af projektet Horsens Fortæller. I løbet af 2017 vil der blive afholdt undervisningsforløb og workshops med det formål: At skabe stolthed blandt ledere og medarbejdere i Horsens Kommune over de bedrifter, de skaber i hverdagen At inspirere og motivere andre til at handle og gøre tingene på nye måder Horsens Kommune er medio april 2016 til stede på hhv. Facebook, Linkedin, Instagram og Twitter med en central kommuneprofil. Facebook-profilen har den største aktivitet med lige godt 10.000 følgere, 1-2 daglige opslag og en udmærket aktivitet fra sidens følgere, som hovedsageligt består af borgere fra kommunen. Fokus er på at fortælle de gode historier om hhv. kommunale medarbejdere og projekter samt om de mange frivillige, organisationer, virksomheder og fore- 10
: () Igangværende projekt men - "Horsens løfter i flok". Det overordnede formål med indsatsen på de sociale medier er at komme tættere på borgerne og møde dem der, hvor de er, øge kommunens åbenhed og i lige så høj grad være medspiller som myndighed. ninger, der yder en indsats for kommunen. Der arbejdes på at styrke synligheden på Linkedin, Twitter og Instagram. Byråds TV Budgetaftale for 2017 For at sikre borgerne adgang til debatten om kommunens udvikling etableres en web tvløsning, der gør det muligt for borgerne at følge byrådsmøderne online. Løsning er beskrevet, og der er indhentet tilbud. Tilbuddet behandles på Byrådets møde den 24.4.2017. Infoskærme Direktionen 2014.14.01 Der implementeres i øjeblikket et fælles system til håndtering af infoskærme på tværs af afdelinger og institutioner i Horsens Kommune. Systemet giver mulighed for at dele indhold på tværs, således at budskaber i højere grad kan spredes mellem de kontaktpunkter, borgerne har med kommunen. Samtidig giver det en økonomisk gevinst at etablere en fælles platform. Opsætning af nye infoskærme sker med udgangspunkt i det fælles system, ligesom de institutioner, som allerede benytter skærme, kan tilslutte sig løbende. Infoskærme og det fælles system, LiveConnect, er i april 2017 i drift i mange af kommunens sundhedscentre samt dele af Teknik og Miljø, Uddannelse og Arbejdsmarked og Direktionens Stabe. Skærmene udbredes løbende, og der arbejdes med mere ensartet design til de mange forskellige målgrupper. Central produktion af koncernindhold med bred relevans til deling på tværs af kommunen er også sat i værk og der produceres pt 2-3 indholdselementer om ugen til udsendelse på alle skærme. Ny horsens.dk Budgetaftale for 2017 Kommunikation og branding spiller en afgørende rolle for Horsens Kommunes positive udvikling, og der arbejdes hver dag målrettet med at kommunikere til og med borgere og Projektet er sat i gang i februar 2017, og der er indgået kontrakt med en leverandør og en underleverandør på såvel proces som udvikling af 11
: () Igangværende projekt virksomheder. Dels via de gode historier i byen, dels via mere informerende kommunikation om muligheder og service forbundet med kommunens virksomhed. Hjemmesiden www.horsens.dk er en helt central del af det arbejde. nyt site. En tidsplan er lagt, og det forventes, at et nyt, mere moderne og mere enkelt/effektivt horsens.dk er på plads inden udgangen af 2017. 11. Digitalisering Digitale forretningsstrategier Der er etableret 9 strategiområder. For alle 9 områder er der udarbejdet en Digital Forretningsstrategi. Desuden er der på forskelligt niveau udarbejdet dokumentation af projekter til realisering af strategierne. Der er udarbejdet en fælles portefølje for digitaliseringsprojekter. Der foretages periodisk opfølgning på realisering af Den digitale forretningsstrategi. Horsens Kommune har etableret et program for realisering af monopolbruddet. Programmet er velfungerende og opfylder de krav, der stilles til Horsens Kommune. KOMBIT har udmeldt yderligere forsinkelser. Monopolbruddet Digitalt udviklingsforum 2015.04.03 AP Kommunens hjemmeside kan med et både indholdsmæssigt og strukturel løft stå endnu skarpere som kommunikationsredskab og i højere grad matche efterspørgslen efter viden og information. Det gælder bl.a. kommunikation på engelsk rettet mod international arbejdskraft og potentielle nye borgere. Det forventes, at en optimering vil kunne forbedre borgernes muligheder for selvbetjening betragteligt. Der skal etableres et antal strategiområder. For hvert område skal der udarbejdes en digital forretningsstrategi. Disse danner grundlag for en fælles portefølje, som indeholder fælles projekter og strategisk vigtige projekter. Direktion 2013.27.09 I løbet af de kommende tre år (2014-2016) vil der ske en række store fælles udbud i regi af KOMBIT, som har til formål at bryde det nuværende monopol på området. Det drejer sig om følgende systemer: SAPA, Kommunernes Sygedagpengesystem (SDP), 12
: () Igangværende projekt Informationssikkerhed AP Kommunernes Ydelsessystem, Ramme-arkitekturens støttesystemer og Serviceplatformen. Leverandørerne af de enkelte løsninger er valgt. Der er etableret program for implementering og gevinstrealisering. Monopolbruddet ænder således fokus fra anskaffelse til implementering. Herunder forberedelse afvikling af de løsninger, som erstattes af nye systemer. Horsens Kommunes informationssikkerhedspolitik er fra 2001 med mindre ændring i 2004. Der er behov for at øge opmærksomheden på de krav, der er til ledere i omgangen med personfølsomme data og informationsteknologi. Endelig er der skærpede krav på vej fra folketing og EU. Der skal sættes en ny dagsorden for informationssikkerhed, som også omfatter beredskab i tilfælde, hvor informationsteknologien ikke er til rådighed i længere tid. Specielt KMD har ikke kunnet leve op til aftalte terminer for levering af de såkaldte støttesystemer. Dette har medført en længere konflikt mellem KOMBIT og KMD. En konflikt, som netop er afsluttet ved indgåelse af aftale mellem parterne. Der er taget forskellig skridt for at imødegå yderligere forsinkelser. Hvornår Horsens Kommune skal implementere de resulterende systemer vil blive oplyst i løbet af foråret. Det må forventes, at programmet forsætter i 2017 og 2018. Projektet vedrørende informationssikkerhed blev planmæssigt afsluttet 31. december 2016. Projektet er afløst af en driftsorganisation i form af et informationssikkerhedsudvalg og en informationssikkerhedskoordinator. Der er et stort arbejde for Horsens Kommune i forhold til at leve op til den nye informationssikkerhedspolitik. Hertil kommer yderligere krav fra EU persondataforordningen. Forordningen er under tolkning i relevante ministerier, og kravene kendes først i detaljer til efteråret 2017. Der forventes etableret en række projekter til realisering af mål vedrørende informationssikkerhed. 13
: () Igangværende projekt Fælles offentlig /kommunal digitaliseringsstrategi Fælles data Der efterspørges i højere grad end hidtil fælles data. Fælles offentligt stilles der krav til Horsens Kommune om at levere f.eks. autoritative data, der beskriver organisationen. Der stilles desuden krav om, at vi skal anvende fælles grunddata og stille data af god kvalitet til rådighed for virksomheder og borgere. Der skal etableres forståelse for behovet for fælles data. Rammerne for Horsens Kommunes arbejde med fælles data er besluttet. Rammerne er under implementering. Prioriterede områder i forhold til fælles data er: Fælles administrative data Data om borgere Data om virksomheder Business Intelligence (BI) Digitalt Udviklingsforum (DUF) 2014.11.25 Det tidligere egenudviklede BI setup i Horsens Kommune var dels sårbart som følge af afhængighed af enkeltpersoner, og dels opstod der let flaskehalse ved udviklingsønsker. DUF efterspurgte et nyt setup, der dels imødegår ovennævnte svagheder og dels giver mulighed for at brede BI ud til hele organisationen. Det nye BI setup er implementeret og i drift. Der foregår løbende koordinering og sparring mellem områderne i forhold til udvikling af brugen af systemet eksempelvis i forhold til effektmåling. Koordineringen sker gennem løbende møder i BI Udvikler Forum. Implementering af bølgeplan 4 Digitaliseringsstrategien AP Helbredstillæg og personligt tillæg selvbetjeningsløsning til ansøgning om helbredstillæg og personligt tillæg. Implementeringsopgaven er placeret i Borgerservice. Sygedagpenge - Indberetning af oplysninger i forbindelse med udbetaling af sygedagpenge. Implementeringsopgaven er placeret hos Jobcenteret, hvor løsningen også efterfølgende vil være forankret. 1.12.2015 Ledelse i en digital tid Digitaliseringsstrategien NP Hidtil har fokus for digitalisering været de administrative processer. I de senere år har vi set en teknologisk udvikling, som har bragt velfærdsområderne i fokus for digitalisering. Vi har også set en udvikling, Der er indledt et samarbejde med VIA. Målet er at udvikle tiltag, der kan støtte lederne i udnyttelse af nye teknologier. 14
: () Igangværende projekt Digitalisering af manuelle processer 12. Strategisk HR Digitaliseringsstrategien 12.1 Dynamisk ledelsesstrategi Udarbejdelse Økonomi- og Erhvervsudvalgets og implementering af ledelsesgrundlag. udvalgsplan Ledertalenter førlederprogram. Økonomi- og Erhvervsudvalgets udvalgsplan hvor man ved anvendelse forskellige sensorer kan indsamle informationer om f.eks. trafik og anvendes de indsamlede data til trafikstyring baseret på kunstig intelligens. Alt i alt mange nye muligheder for digitalisering og nye brugergrupper f.eks. pædagogisk personale. Dette stiller større krav de kommunens ledere, som skal evne at udnytte den digitale udvikling. Digitalisering er i gennemtiden sket ved udvikling af en lang række såkaldte fagsystemer. Omkring fagsystemerne er der en række processer, som forsat er helt eller delvist manuelle. Sådanne processer kan f.eks. være processer til indsamling af data og behandling af disse før indberetning til fagsystem. Der er også mange eksempler på uhensigtsmæssigheder, hvor medarbejdere skal anvende flere systemer for at løse en opgave og måske indberette de samme data flere gange. Projektet går ud på at eliminere manuelle processer og udbedre uhensigtsmæssig it-understøttelse. Udarbejdelse af fælles ledelsesgrundlag og implementering af de 7 fokusområder herunder arbejdet med ledelsesbjælken. Arbejdet pågår fra 2010 2016 samt løbende herefter. Førlederprogrammet er et tilbud til medarbejdere i Horsens kommune. Programmet strækker sig over 2 forskellige moduler og har en varighed på maksimalt 2 år. Siden projektets start er der digitaliseret 80 manuelle processer. Der anvendes et workflow platform Ditmer Flex. I 2017 ventes desuden anskaffet en platform til udvikling af såkaldte software robotter. En software robot kan bringes til at varetage gentagne og meget regelstyrede processer i forhold til anvendelse af fagsystemer og andre digitale løsninger. Alle områder i Horsens Kommune, har udarbejdet ledelsesbjælker. Kører i fast rytme og program. 15
: () Igangværende projekt Programmet tilbydes 1 gang om året. Uddannelse og fastholdelse af nye ledere og førstelinjeledere med fokus på ledelse i praksis. Økonomi- og Erhvervsudvalgets udvalgsplan / PP Der etableres et netværk for nye ledere (de 2 første år i ledelse). Der udbydes en kursusrække for ledere med personaleansvar (førstelinjeledere) til håndtering af en række praksisnære områder og sager. Der er gennemført 11 runder af ledelse i praksis til førstelinjeledere. Modulerne fortsætter. Lederevaluering og LUS. AP Der udarbejdes en systematisk lederevalueringsmodel med tæt kobling til LUS og ledelsesgrundlaget. Derudover sker en kobling af lederevaluering og trivselsundersøgelsen for ledere med personaleansvar primært førstelinjeledere. 12.2 Forebyggelse, håndtering og nedbringelse af sygefravær Udvidelse af 1.5.14 sparringssamtaler og rådgivning. Gennemført og fortsætter. Lederuddannelse til førstelinjeledere og ledere med personaleansvar. 12.3 Trivsel og social kapital Trivsel 2015. Budgetaftalen. Yderligere indsats i forhold til forebyggelse, håndtering og undgåelse af tilbagefald på uspecifikke sygemeldinger. 1.5.14 udvides med nye og udvidede indsatser på en række ydelser og tiltag. Budgetaftalen. Der tilbydes 4 kursusmoduler til førstelinjeledere og ledere med personaleansvar fra efteråret 2014 til efteråret 2015. Fokus er på optimering af praksisnær ledelse, som kan forebygge, håndtere og reducere sygefravær. Økonomi- og Erhvervsudvalgets udvalgsplan I 2015 skal Horsens Kommune gennemføre en trivselsmåling. Med udgangspunkt i erfaringer fra Trivsel 2012 samt ønsket om at koble Trivsel 2015 med lederevalueringsmodellen for førstelinjeledere og ledere med ledelsesansvar, foreligger der Der er udarbejdet systematisk lederevalueringsmodel med tæt kobling til LUS, ledelsesgrundlaget samt trivselsundersøgelse. Lederevaluering og trivselsundersøgelsen gennemføres igen i 2018. Der har været gennemført 11 runder af ledelse i praksis, hvor håndtering af sygefravær indgår. Modulerne fortsætter. Der er i oktober til december 2015 gennemført en trivselsmåling i hele Horsens Kommune. Svarprocenten var 82,5. I 2016 pågår opsamling, formidling og formule- 16
: () Igangværende projekt 12.4 Strategisk kompetenceudvikling Koordinering Økonomi- og Erhvervsudvalgets af kompetenceudvikling i udvalgsplan. Horsens kommune. 13. Intelligente indkøb Den effektive indkøbsorganisation et evaluerings-, udviklings- og implementeringsarbejde. Dette strækker sig fra 2014 til efteråret 2015 hvor trivselsmålingen skal være klar. Koordinering af kompetenceudvikling i Horsens Kommune, så der opnås mere kompetenceudvikling for de samme penge - herunder understøttelse af beskæftigelsesindsatsen via anvendelse af rotationsordninger. Indkøbs-strategi AP Realiseringen af købekraftsforbedringspotentialet i indkøb forudsætter en professionel organisering af og tilgang til selve indkøbsopgaven. En meget spredt organisering af indkøbsopgaven kan være en barriere for det effektive indkøb, fordi det indebærer en risiko for, at de ansvarlige og lejlighedsvise brugere af indkøbsaftalerne ikke opnår det nødvendige kendskab til aftalevilkårene, indkøbsprocessens formelle spilleregler og tryghed i anvendelsen af den mest omkostningseffektive bestillingskanal for både Horsens Kom- ring af strategiske handlingsplaner i forhold til at optimere på trivsel og performance. Dette arbejde pågår ude lokalt støttet med redskaber, konsulentbistand og rådgivning fra centralt hold. Ny trivselsmåling gennemføres i 2018. Kompetenceudvikling kombineret med jobskabelse via rotationsordninger har i 2015 kørt efter planen. Målsætningerne i forhold til kompetenceudviklingsplanen er indfriet eller vil blive indfriet, og der er skabt både job via rotationsordningen men også varige jobs til rotationsvikarer efterfølgende. Koordineringsindsatsen kompetenceudvikling og jobskabelse fortsætter til udgangen af 2017. Lancering af ny dialogplatform i løbet af andet kvartal 2015. Centralt i udviklingen af dialogplatformen er ønsket om at skabe en målrettet, gennemsigtig og overskuelig dialog med brugerne af indkøbsaftalerne. Som supplement sættes arbejde i gang med at kortlægge evt. barrierer for brugerne anvendelse af indkøbsaftaler via dialog med brugerne på brugernes banehalvdel. 17
: () Igangværende projekt mune og leverandør: leverandørwebshop. At samle indkøbet hos færre medarbejdere med kendskab til vilkår, indkøbsproces og bestillingskanal vil i tilgift til at bidrage til den effektive implementering og anvendelse af indkøbsaftaler samtidig bidrage til at nedbringe procesomkostningerne forbundet med at anvende aftalerne. Både fordi færre hænder involveres i processen, og fordi der skabes mulighed for at koordinere indkøbene bedre, så der foretages færre og større bestillinger og herved færre leveringer og fakturaer, der skal håndteres. Den effektive indkøbsorganisation v. 2.0. Indkøbsstrategi Understøttelse af den gode aftaleanvendelse er overskriften for to nye styringstiltag, der skal bidrage til både at reducere tidsforbruget til indkøb og realisere potentialerne i aftalerne. Det ene understøttende styringstiltag er indførelse af e- handel. I første omgang til et udvalgt antal decentrale enheder. Det andet understøttende tiltag er identifikation af konkrete besparelsesmuligheder ved omlægning af indkøbsadfærd. Pilotimplementeringen af e-handel er afsluttet og evalueret. På baggrund heraf er der truffet beslutning om at udbrede anvendelsen af e-handelsløsningen til alle brugere af indkøbsaftaler i Hedensted, Horsens, Odder og Samsø kommuner. 18