Lean og arbejdsmiljø Musikhuset, Esbjerg Onsdag d. 24. September 2008 Kvalitets-, miljø- og sikkerhedschef Dorthe Petersen Mail: dp@sky-light.dk / dope12@esenet.dk Virksomheder, der igangsætter en Lean-kur for at effektivisere deres produktion, kan med få ressourcer ikke kun aflæse resultaterne på bundlinjen, men også give arbejdsmiljøet et løft. Det kræver, at man inddrager sikkerhedsorganisationen og sikrer fokus på arbejdsmiljøet fra starten af projektet. 1
Hvad er LEAN? Lean sætter kunden i centrum. Virksomheden skal klargøre, hvad der skaber værdi for kunden. Alt andet er spild, som skal fjernes. Lean er en kultur derfor skal medarbejderne involveres. Lean udrulles af medarbejderne og vedligeholdes af medarbejderne. Medarbejderne skal derfor opdrages / trænes til at arbejde efter Lean principperne og hele tiden lede efter steder, hvor der kan ske forbedringer. Ledelsen skal sørge for at fastholde og understøtte Lean kulturen. 2
Lean skaber vækst. Dansk Industri februar 2008. DI's produktivitetsundersøgelse er baseret på spørgsmål til ca. 500 danske ledere. Produktivitet har høj prioritet for virksomhederne, så de kan konkurrere og skabe ressourcer til virksomheden og medarbejdernes fortsatte udvikling. Hver anden virksomhed har allerede taget Lean til sig, og væksten fortsætter. Samlet er Lean den produktivitetsmetode, flest virksomheder profiterer på inden for det seneste regnskabsår. Skal virksomhederne have det fulde udbytte af Lean, er det vigtigt, at de daglige ledere ikke kun tilegner sig værktøjerne, men også uddannes i at lede selve processen med at indføre og udvikle Lean sammen med arbejderne. Resultatet afhænger mere af deltagernes / virksomhedernes commitment end af de værktøjer/metoder der anvendes. 3
Lean giver bedre psykisk arbejdsmiljø. Dansk Industri maj 2007. DI's produktivitetsundersøgelse er baseret på spørgsmål til 500 danske ledere. Lean har en positiv indvirkning på medarbejdernes indflydelse, på deres indtryk af udviklingsmuligheder i jobbet og på deres følelse af, at jobbet er meningsfuldt. Det er vigtige faktorer, som fremmer det psykiske arbejdsmiljø og modvirker stress. For at få succes med Lean kræves et langt og sejt træk i virksomhederne, fordi systemet vender op og ned på vante forestillinger. "Lean kræver ledelse. Selvom man involverer medarbejderne, skal topledelsen engagere sig mere i Lean, end man er vant til fra andre store forandringer. Ellers falder organisationen hurtigt tilbage til gamle og vante måder at gøre tingene på 4
Skaber Lean et bedre arbejdsmiljø? Der ikke er noget i konceptet Lean, der sikrer et bedre arbejdsmiljø. Det skaber nogle åbninger for at forbedre arbejdsmiljøet, men disse åbninger fører kun til bedre arbejdsmiljø, hvis virksomheden aktivt arbejder for det. 5
Manglende inddragelse af arbejdsmiljø fra starten af Lean medfører ofte stressede medarbejdere og dårligt indrettede arbejdspladser. Medarbejderne bliver frustrerede og sikkerhedsorganisationen inddrages til sidst. Der sendes måske bud efter arbejdsmiljøkonsulenterne. Nu er toget kørt, og det er svært at rette op på beslutningerne. Frihedsgraden er lille, da man kæmper for at holde produktionen kørende. Lean uden fokus på arbejdsmiljø vil i mange tilfælde øge risikoen for stress. Frihedsgrader Lean Inddrag arbejdsmiljøet allerede i opstartsfasen Tid Hovsa hvad gør vi nu 6
Skaber Lean så et bedre arbejdsmiljø? Rutineprægede job får et mere belastende arbejdsmiljø, fordi der kommer kortere cyklustider, standardisering og manglende inddragelse. Der findes ingen entydig sammenhæng mellem Lean og arbejdsmiljø. Lean giver øget produktivitet og bedre psykisk arbejdsmiljø. Konklusion på litteraturen om Lean og arbejdsmiljø Faktorer som synliggøres af Lean Dårligt indrettet arbejdsplads Spild Afbrydelser af produktionen og ikke mindst årsagerne Mangelfuld uddannelse og træning Mangel på værktøj og udstyr 7
Lean faktorer som forøger stress Højere arbejdstempo Systematisk fjernelse af ressourcer Kortere cyclustid Overtage arbejdet fra fraværende kolleger Bange for kvalitetsfejl Nye og ukendte rutiner Modstand mod forandringer Lean faktorer som reducerer stress Involvering i procesforandringer Indflydelse på indretning af arbejdspladsen Indflydelse på forandringsstrategien Mulighed for jobrotation Team organisering - tavlemøder Støtte fra ledelsen Kendskab og accept af mål 8
Hvordan kan Lean bidrage til at højne sikkerheden og reducere nedslidningen? Unødig håndtering og transport identificeres gennem kortlægning af processen. Her ligger et stort potentiale for nedbringelse af ulykkesantal, samt reduceret nedslidning Fjernelse af EGA. Værktøjet 5 S sikrer "good housekeeping", hvilket reducerer mange risikofaktorer i dagligdagen. Inddrag det 6S Sikkerhed. Løbende vedligehold sikrer, at produktionsudstyret opererer efter hensigten, hvilket også reducerer risici Gennemføres LEAN på systematisk vis med ledelsesopbakning og ud fra det rette tankesæt, vil det i de fleste tilfælde føre til JOBBERIGELSE, herunder: Inddragelse i løbende forbedringer Inddragelse i planlægning af eget arbejde Medansvar for produktionsmål Overblik over processammenhæng, gennem inddragelse i planlægning 9
Forståelse for eget bidrag til opnåelse af mål Mening i eget arbejde Fra sludder på gangen til tavlemøder med kolleger Fysisk overblik på en ren og overskuelig arbejdsplads Og frem for alt mindre tidsspilde! Mine erfaringer med Lean og arbejdsmiljø. Inddrag SiO så tidligt som muligt Skab ikke nye EGA-pladser eller andre forringelser Motivet for indførelse af Lean skal være klart defineret Realistiske mål der er accepteret af alle Start med nogle sikre forandringer Løbende trivselsundersøgelse / evaluering HUSK Omfanget af Lean, i både tid og ressourcer undervurderes ofte. 10
Medarbejdere om Lean Efter vi har fået Lean, er tingene ikke så bøvlet mere. Der bliver lavet mange forbedringer Når der er rent når man starter, har man også selv mere lyst til at holde rent. Nu kan vi meget lettere finde tingene Vi har nedsat vores omstillingstid fra 30 min. til 5 min på grund af et forslag fra min kollega. Vi kan se vi gør en forskel og vi føler vi bliver hørt. Hvordan kommer man så i gang? Ingen virksomheder er ens. Derfor er der ikke én vej til Lean. Afhængig af blandt andet størrelse, ressourcer og projekterfaringer kan du komme i gang på mange måder. Tænk Lean på alle niveauer. Fokusering, nærved og vedholdenhed Pas på når det bliver hverdag igen. 11
5 gode råd til lederen. 1. Skab tid. Drift Brandslukning Drift Brandslukning Løbende forbedringer 2. Gå til Gemba Ud på gulvet blandt de ansatte. Lede processen og ikke kun kende værktøjerne. 5 gode råd til lederen. 3. Efterspørg forandring og frem forandringskultur 4. Skab rytme og flow i din ledelse 5. Udvid løbende dine kompetencer Lederen skal udvikle sig til Lean-leder, i takt med at virksomheden udvikler sig. 12
Gode råd til topledelsen Hvis ikke topledelsen går forrest, så vil næste led i bedste fald læne sig tilbage og iagttage, og i værste fald modarbejde forandringsprocessen. Topledelsen skal: Engagere sig i mål og deadlines - opfølgning Tildele tid og ressourcer Konstant kommunikere med Lean teamet Fjerne forhindringer som hæmmer processen Fejre de lavthængende frugter Synlig opbakning på alle niveauer Personer er vigtigere end systemer Udbyttet er afhængigt af Lean teamets personlighed og kompetencer. Vælg teamets medlemmer med omhu. Der skal samles et team, der har tilstrækkelig magt til at lede forandringen, inddrag gerne organisationens eksisterende tillidshverv tillidsmand, sikkerhedsrepræsentant, talsmand, S.U etc. Tag ikke eksperter med i teamet. Sørg for løbende kompetenceudvikling af teamet. "Fornyelser kommer fra individer - ikke fra systemer" 13
Pilotprojekt Man kan med fordel vælge et mindre område / proces, der igangsættes som pilotprojekt. Pilotprojekt skal vælges med stor omtanke. Et kuldsejlet pilotprojekt kan ødelægge hele stemningen, mens succes kan skabe læring for ledelse, Lean teamet og medarbejdere. Med få ressourcer kan man få Lean erfaringer. Lean værktøjskassen ~ de frække ord 14
Lean værktøjskassen ~ de frække ord Lean-filosofien består af en række værktøjer, som med fordel kan implementeres løbende. For de fleste vil en glidende overgang til Lean sikre et større overblik. Der er ingen standardrækkefølge for brug af værktøjerne. Det er virksomheden som selv definerer hvilke værktøjer der passer bedst til deres organisation. VSM = Value stream mapping. Kortlæg virksomhedens værdistrømme. De trin, som en service eller et produkt skal gennemløbe for at skabe værdi for kunden. Reducere omstillingstiden, så man ikke er afhængig af store serier, men kan producere pr. ordre. 15
Alle virksomheder er fyldte med spild. spildt arbejde, spildt materiale, spildte penge, spildt arbejdskraft, spildt transport, spildte håndteringer og spildtid. Hertil kommer spildte idéer, spildte initiativer, spildte tanker og ikke mindst spildte forretninger! Kaizen Løbende forbedringer. Løbende forbedringer skal implementeres på alle niveauer i organisationen. Skal være en naturlig del af virksomhedens kultur. Topledelsen: Skal allokere ressourcer til at definere strategi, procedurer og strukturering af organisationen for at få Kaizen til at lykkes. Driftslederne: Ansvarlig for implementering og uddannelse og træning af medarbejderne. Fremme kommunikationen på arbejdspladsen. Tænke miljø og arbejdsmiljø fra starten af alle forbedringsforslag. 16
Kaizen Løbende forbedringer. Medarbejderne: Skal fremkomme med forbedringsforslag, lære nye jobfunktioner, anvende nye værktøjer og generelt deltage i alle aktiviteterne omkring løbende forbedringer både individuelt og i team. 6 S er et værktøj der fokuserer på renholdelse og orden på arbejdspladsen. 17
Sortér og smid væk. Hvad er nødvendigt. Fjern det unødvendige. Derved undgås forstyrrende ting og elementer som bla. vil kunne forårsage ulykker Simplificere / System i tingene. Skab en plads til alt sæt alting på plads. Markér arealer og arbejdspladser. Derved undgås det at man skal lede efter ting. Gør det let at finde hjælpemidler og sikkerhedsudstyr. 18
Skrub og skur. Systematisk rengøring. Fjern støv, olie, affald og fremmede materialer,. Undgå at man glider i vand og olie. Snavs kan skjule farligt værktøj og skarpe kanter. Standardisér. Skab sammenhæng. Udbred information, så der ikke er behov for at lede efter data, specifikationer, sikkerhedsbeskrivelser m.m. Gør standarder synlige, så afvigelser straks opdages. Tavlemøder. 19
Selvdisiplin. Standarder skal overholdes eller forbedres. Vedligehold og overhold standarderne eller igangsæt forbedringer. Gå foran med et godt eksempel. Det 6. S = Sikkerhed. 20
Hvem har ansvaret for vores arbejdsmiljø? Hvem mig? Tak for jeres opmærksomhed. Spørgsmål? 21