Værdibaseret lean. Miljø- og Teknikforvaltningen præsenterer. Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen

Transkript

1 Værdibaseret lean Miljø- og Teknikforvaltningen præsenterer Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen

2 Vi er på vej! Leanprojektet - Organisationsplan - Baggrund - Visionen for ledelsen - Vidensdeling -Økonomi Målgruppe Overordnede mål Aktiviteter og metoder Erfaringer og resultater indtil nu Opnåede resultater Det videre forløb Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen / rev.maj 08 /dok.id

3 Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen / maj 08 rev.

4 Baggrund Fokus på driftsledelse i forbindelse med kommunesammenlægningen bedste praksis Have fokus og opmærksomhed på trivsel blandt personalet Skabe fælles standarder Nye måder at organisere og tilrettelægge arbejdet på fjerne spild Kvalitet og kvantitet udvikles systematisk Synliggøre og tilpasse Forvaltningens ydelser til de forventninger og krav omgivelser har KNUT fælles værdier Vision for ledelsen i Miljø- og Teknikforvaltningen.

5 Visionen for ledelsen Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen /maj 08rev

6 Vidensdeling Private arbejdspladser - Lindø -AxaPower Offentlige arbejdspladser - Roskilde Kommune / byg - Københavns Kommune / byg og ældreområdet -OUH

7 Økonomi Finansiering af projekt Fra vision til virkelighed: - egne budgetter - fonde: KommuneKredits Uddannelsesfond - fundraising

8 Målgrupper Administrativt personale i Miljø- og Teknikforvaltningen Samarbejdspartnere: Teknologisk Institut, Væksthus Syddanmark og AMU Netværk: Roskilde, Svendborg, Langeland og Århus Kommuner og Kommunernes Landsforening Samspil med leanprojekt i driftsenhederne Park og Vej, Forsyning, Havn, Renseanlæg og øvrige dele af organisationen

9 Overordnede mål Sagsbehandlingstider og kvalitet kan måle sig med de bedste i landet Hver dag skal være en god dag for de ansatte Målene tydeliggøres i processen skaber ejerskab

10 Derfor fokus og opmærksomhed på: Værdi for borgere og brugere Hvilke interessenter betjener vi? Hvad er deres behov og ønsker? Hvad skaber værdi? Faglige processer Fokus på processer Beskrivelse af opgaveflow hvor det giver mening Løbende forbedring af forvaltningens opgaveflow identificering og fjernelse af spild Fastlagte kvantitets- og kvalitetskrav Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen /maj 08rev

11 Yderligere trivsel for og involvering af medarbejdere Omfattende medarbejderinvolvering Lederne sætter mål og standarder og medarbejderne udfylder rammerne Lederne støtter og coacher medarbejderne med at realisere serviceniveau og løbende forbedringer Overskydende tid bruges på kvalitet og innovation mere tid til at løse kerneopgaverne og dermed forebygge stress Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen /maj 08rev

12 Fælles værdisæt i Miljø- og Teknikforvaltningen Implementeringen og den løbende proces af værdiarbejdet vil kendetegne vores handlinger over for vores interessenter Dette projekt vil være med til at understøtte det nuværende værdiarbejde, hvorefter vores handlinger i endnu højere grad vil afspejle omgivelsernes forventninger til os.

13 Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen /maj 08rev

14 Værdier forts

15 Værdier forts Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen /maj 08rev

16 Værdier forts Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen /maj 08rev

17 Det kan også siges på en anden måde: Borgeren i centrum Arbejde snildere og ikke vildere Selvforvaltning Del i resultatet Øget faglighed Mindre stress Bedre arbejdsglæde Respekt for andres arbejde Tid til gode og sjove opgaver Glæde ved at hjælpe hinanden/samarbejde

18 Aktiviteter: Afdækning Brugerundersøgelse interviews med ca. 60 brugere - Hvilke forventninger og krav har kunderne til Miljø- og Teknikforvaltningen? Overskrifter: - Kommunikation mellem forvaltningen og brugerne - Sagsbehandlingstider Interviews af personalet i Miljø- og Teknikforvaltningen - Hvor ser medarbejderne forbedringsmuligheder? Overskrifter: - Uhensigtsmæssige arbejdsgange - Unødige afbrydelser - Hvornår er det godt nok? Tydeliggørelse af kvalitetskrav Udarbejdelse af rapport om forbedringspunkter

19 Aktiviteter: Temadag den 16/8-07 Program: Gennemgang af projektet (baggrund, mål, aktiviteter og metoder med udgangspunkt i leanprincipper Gruppeopgaver i lean (spild) - eks. lavthængende frugter - oprydning i arkiv Gruppeopgaver i trivsel (hvad skal personalet have ud af projektet overskrifter) Hjemmeopgave - besvarelse af skema om trivsel

20 Aktiviteter: Internat 19./ Program: Gennemgang af brugerundersøgelse Gennemgang af interviews med personalet Hvor skal vi starte? Skema valg af projekt (eksempel)

21 Skema indsats / virkning Indsatsskema Lille virkning Stor virkning Lille indsats Stor indsats Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen / maj 08

22 Aktiviteter: Internat 19./ (forts) Program: Medarbejderne har valgt først de første forbedringsprojekter Hvordan arbejder vi med forbedringsprojekter A3 skema Ledelsens mål - sagsbehandlingstid, kvitteringsskrivelse, projekter Hjemmeopgaver

23 A3 skema

24 Aktiviteter: Internat 19./ (forts) Program: Ledelsens målsætninger - Sagsbehandlingstid - Sager på udvalgsmøde - Indgående post - Forvaltningens arbejdsopgaver -Projekter

25 Aktiviteter: Temadag den Program: De foreløbige resultater af arbejdet med A 3 skemaer Mål og kommunikation (SMART en understøttelse til A 3 skemaer) Fremlæggelse af trivselsundersøgelse og det videre forløb - positivt resultat Kaizen møder og forbedringstavler Hjemmeopgave registrering af spild

26 Mål

27 SMART skema Vi vil: Målet skal være: Gode spørgsmål: Specifik Hvad vil I opnå? Hvad vil være den største forskel i forhold til den nuværende situation? Hvad vil I bevare i forhold til den nuværende situation? Hvad vil I fjerne/undgå i forhold til den nuværende situation? Hvem/hvad vil løsning af opgaven især være betydningsfuld for? Målbar Hvordan og hvornår vil I vide, at opgaven er løst? Hvordan kan I løbende måle jeres fremskridt? Hvordan kan I sikre, at I er på rette vej i forhold til løsning af opgaven? Attraktiv Hvor attraktiv er løsning af opgaven på en skala fra 1 10? For mig selv, fordi For virksomheden, fordi For kunderne, fordi For medarbejderne, fordi For andre, fordi Hvor sikker er I på, at det er den vigtigste opgave at arbejde med her og nu? For os selv, fordi For virksomheden, fordi For kunderne, fordi For medarbejderne, fordi For andre, fordi Realistisk Hvor realistisk er det - på en skala fra 1 10 at I vil løse opgaven? Hvilke interne ressourcer (kompetencer, tid og penge og andet) vil/kan I bruge? Hvilke eksterne ressourcer vil/kan I bruge? Hvad kan eventuelt forhindre jer i at løse opgaven? Tidsbestemt Hvornår vil I begynde arbejdet med opgaven? Hvornår forventer I, at have løst opgaven? Vores målsætning er:

28 Kaizen tavle Idekasse Nr. 1 Beskrivelse Aktivitetstavle Ansvar Deadline Fremskridt dt Tiltag identificeret Tiltag begyndt Tiltag afsluttet Tiltag testet Effekt Nye projekter Spring over Hurtige Quick hits 30- Boblere dages plan Boblere Gennemførte forbedringer Ny værktøjstavle ved Blå arbejdsbord Post- 4 It på journal 4 Afsluttet 7 Gennemførte forbedringsforslag Indkomne ideer endnu ikke behandlet Forslag 2 Evne til at gennemføre nu Hænge ur op i garderoben Igangsat Forslag der er i gang med at blive hørt 3 Forslag der er prioriteret af procesområdet Prioriteret

29 Spildskema Navn: Spildformer Uvedkommende afbrydelser: Telefon. Kolleger Borgere. Utilstrækkelig planlægning: Egen planlægning. Dårligt planlagte møder (form/styring). Problemer med at finde dokumenter mv. i arkiv. Talt med utilfredse interessenter Uklar kommunikation internt: Mangler informationer.. Fejl i informationer... Mangler kendskab til formål og mål. Unødvendigt dobbeltarbejde af opgaver Fejl i sagsbehandling og/eller sagsoplysninger Fejl eller mangler ved kontorudstyr /IT Blanketter og lignende mangler Kopierer informationer Uvedkommende korrespondance: Mail.. Post (fysisk / elektronisk) Diverse Bemærkninger Mandag (hændelser) Min. Tirsdag (hændelser) Min. Onsdag (hændelser) Min. Torsdag (hændelser) Min. Fredag (hændelser) Min. I alt (min) I alt

30 Aktiviteter: Temadag den Program: Spildundersøgelse Projektledelse

31 Aktiviteter: Temadag den Program: Hvordan holder vi gryden i kog?

32 Erfaringer med projektet indtil nu Opmærksomhedspunkter i forhold til opbygning af leanprojektet: Styringen af projektet det gør vi! Fokusering og fokusering holde gryden i kog Samspil mellem den øvrige organisation og andre leanprojekter Kommunikationsstrategi, bl.a. pressemeddelelser Fokusgrupper

33 Resultater til nu Miljø- og Teknikforvaltningen 52 forbedringsforslag Byggesagsbehandlingstiden er reduceret fra 12 til 5 uger Afregninger til lejer i forbindelse med fraflytninger er reduceret fra 5 uger til 2 uger Der er skabt klar kommunikation og procedure mellem Park og Vej-drift og Park og Vej-myndighed i forbindelse med udførelse af opgaver Flaskehalsproblemer ved bygge og anlægsprojekter er reduceret som følge af bedre koordinering Styr på arkiverne fysisk og elektronisk En generel kvalificering af arbejdsmetoder ved hjælp af A 3-skemaer, herunder det at arbejde med mål Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen /maj 08rev

34 Resultater til nu Driftsafdelingerne i Miljø- og Teknikforvaltningen 43 forbedringsforslag Styring af materiel i Park- og Vej vil betyde en besparelse på ca arbejdstimer årligt På genbrugsstationerne har optimering af containertømning, kombineret med øgede indtjeninger på bl.a. jern og akkumulatorer mv. betydet en årlig gevinst på min kr. Elektronisk booking af og betaling for kran via internet i forbindelse med op- og udsætning af lystbåde vil betyde en større tilfredshed blandt brugerne samt frigivelse af tid for kontorpersonalet Standardisering af kvalitetskontrol på kommunens 130 pumpestationer vil betyde sparet tid og giver et bedre overblik for alle medarbejdere. Fejlalarmer minimeres, og der undgås brandslukning: Besparelse 1 årsværk Procedure ved udskiftning/udlevering af vand- og varmemålere vil betyde en større driftssikkerhed og tilfredshed blandt vores brugere

35 Arkiv - før Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen / maj. 08rev

36 Arkiv - efter

37 Det videre forløb Projekterne er afsluttet i marts 2008 Uddannelse og fokus på selvstyrende team Kaizen-møder - en del af kulturen vi skal hele tiden arbejde på at blive bedre Vi arbejder med standarder f.eks. A 3 - skemaer Yderligere kvalificering i arbejdet med mål, synliggørelse, evaluering nyt projekt

38 Perspektivering Administration Forvaltningsret kursusforløb er igangsat Kommunikation Fælles standarder Coaching Trivselsundersøgelse Brugerundersøgelse Fællesdag den 4. juni 2008 Fyraftensmøder/fokusgrupper Projekt Fra vision til virkelighed i Miljø- og Teknikforvaltningen /maj 08rev

39 Perspektivering Administration (forts) Tavlemøder Uddannelse af kvalitetskonsulenter Hvad viser evalueringen på driftsområderne? Generelle tiltag Arbejde med A3-skemaer / tavlemøder / opfølgning på igangværende projekter og nye på grundlag af tavlemøder Lean fast på dagsordenen til afdelingsmøder

40 Kommunikation Møder Arbejdsorganisering Kvalitet af arbejdet Ledelsesformer Perspektivering Driftsenheder