Roller og ansvar Grundlaget for god ledelse i Ringsted Kommune (juni 2016) Dette dokument definerer de generelle rammer i relation til roller og ansvar for de forskellige ledelsesniveauer og ledelsesfora. Klarhed omkring ledelsesroller og ansvar er væsentlige forudsætninger for at kunne indfri de organisatoriske mål: Mål: Borgerne er al tings mål med henblik på helhedssyn fælles strategisk kraft kulturforandring i forhold til udnyttelse af organisationens sociale kapital mere service for pengene Roller og ansvar for alle ledelseslag Den samlede ledelse har ansvaret for at drive Ringsted Kommune efter den til enhver tid gældende lovgivning og i overensstemmelse med de politiske ambitioner og beslutninger. Dette udgangspunkt kræver, at alle ledere i kommunen hver især mestrer at udøve ledelse i forhold til 5 områder: administrativ ledelse, personaleledelse, faglig ledelse, strategisk ledelse og procesledelse. Det kan illustreres med nedenstående figur: Det politiske opdrag er udgangspunktet for den ledelse, der bedrives i kommunen, mens den enkelte udfordring/opgave naturligvis er afgørende for, hvilken type af ledelse, der er behov for. Udfordringerne/opgaverne kræver, at den enkelte leder mestrer de konkrete ledelsesopgaver på forskellige niveauer. Omfanget af de 5 ledelsesopgaver vil således variere afhængig af ledelsesniveau. Det skal dog understreges at alle 5 ledelsesopgaver skal udøves på alle ledelsesniveauer, og at der er et overlap mellem de forskellige typer af ledelse. Dette oplæg forholder sig på et generelt plan til ovenstående 5 ledelsesopgaver. Samtidig er det udarbejdet på baggrund af et relations perspektiv. Dermed skal/vil det ledelsesmæssige fokus i samarbejdsrelationerne tillige variere. Side 1 af 9
Direktørens rolle og ansvar Det er direktørens ansvar at: Være sekretærer for fagudvalgene Fungere som sparringspartner og rådgiver for Byrådet og fagudvalgene Sikre en helhedsorienteret, koordineret og professionel servicering Sikre at de politiske mål efterleves i hele organisationen Sikre at kommunens budgetter overholdes Indgå som en del af enhedsdirektionen både i relation til det politiske niveau såvel som i relation til organisationen herunder, at: Byrådet De politiske organer løbende modtager kvalificerede koordinerede, sammenhængende og helhedsorienterede oplæg og beslutningsgrundlag og rådgives kvalificeret om forskellige mulige løsninger Sikre en loyal og koordineret gennemførsel af politiske beslutninger samt omsætte politiske visioner og tanker til helhedsorienterede strategier, politikker og handlinger Identificere politiske/strategiske og organisatoriske problemstillinger, som kræver politisk handling Sikre tydelige rammer og strategier omkring drift og udvikling af faglighed og kerneydelser og for udviklingen af en effektiv og moderne kommunal serviceorganisation Sikre helheden og koordineringen på tværs af fagcentre og fællescentre, bl.a. gennem høj grad af videndeling og tæt kommunikation Det er direktørens ansvar, at: Centercheferne Udvikle og justere strategier i tæt samspil med centercheferne Sikre en god balance mellem central og decentral styring og opgaveløsning i samspil med centerchefer og øvrige ledere Rekruttere og udvikle centercheferne og eventuelt andre ledere i centrene Sikre at ledelse foregår dels 1 til 1, og dels gennem afholdelse af Lederforum for at understøtte samarbejdet på tværs af kommunen gennem høj videndeling og tæt kommunikation Yde relevant sparring i forhold de økonomiske og styringsmæssige opgaver Side 2 af 9
Direktørens rolle og ansvar Det er direktørens ansvar, at: Organisationen og medarbejderne Drive og udvikle Ringsted Kommune som en helhedsorienteret, effektiv og driftsikker servicevirksomhed, med særlig fokus på effektivisering af arbejdets tilrettelæggelse med borgeren i centrum Udvikle den kommunale organisation og understøtte udviklingen af ledere og medarbejderes kompetencer Sikre gennemførsel og implementering af de fælles strategier og strategisk prioriterede udviklingsprojekter, der understøtter helhedssyn, tværfaglighed og udvikling af kerneopgaven Udgøre det ledelsesmæssige samlingspunkt for Ringsted Kommunes fælles dialog om værdier, kulturer og god ledelse Implementere og understøtte personalepolitikken, herunder sikre at Ringsted Kommune er en arbejdsplads kendetegnet ved Dialog, Udvikling og Sammenhæng Det er direktørens ansvar, at: Omverdenen Understøtte og arbejde for at Byrådets vision virkeliggøres Involvere borgere og erhvervsliv i tilblivelsen og virkeliggørelsen af de politiske visioner og strategier Sætte Ringsted Kommune på landkortet som en attraktiv kommune og arbejdsplads i midten af mulighederne Tegne organisationen Ringsted Kommune synligt både internt og eksternt Understøtte at borgere, brugere og andre interessentgrupper har gode muligheder for medindflydelse på beslutninger og processer Side 3 af 9
Centerchefens rolle og ansvar Det er centerchefens ansvar, at: Direktionen Deltage i betjeningen af de politiske udvalg Bidrage relevant, aktivt og med høj faglig kvalitet i den politiske betjening, og at dette sker koordineret i forhold til andre dele af organisationen Bidrage til at omsætte og udvikle de politiske visioner til politikker, strategier og handlinger samt give input til fremtidige nye strategi-muligheder og politikker Ansvarlige for udmøntningen af de politiske beslutninger, der vedrører centrets område Bidrage til at skabe en passende balance mellem central og decentral styring og opgaveløsning Overholde centrets budget gennem løbende prioriteringer og justeringer i forhold til mål og rammer Gøre opmærksom på eventuelle faglige, økonomiske, organisatoriske, lovgivningsmæssige eller politiske problemstillinger, og bidrage med konstruktive forslag til løsningen heraf Det er centerchefens ansvar, at: Øvrige Centerchefer Bidrage til sammen med Fagcentrene og fællescentrene at formulere metodemæssig/faglig udvikling Udvikle og implementere strategier i tæt samspil med de øvrige centerchefer Centrets virksomhed varetages helhedsorienteret og koordineret i forhold til de strategiske indsatser og mål for hele Ringsted Kommune Bidrage aktivt med faglige og ledelsesmæssige indspil, såvel gennem Lederforum som i dialog og samarbejde med andre centre og med eksterne aktører Udvikle fælles ledelsesforståelse, fælles kultur og velfungerende samspil mellem centrene Side 4 af 9
Centerchefens rolle og ansvar Det er centerchefens ansvar, at: Centret, institutionsledere og medarbejderne Loyalt kommunikere og implementere politiske og administrative beslutninger og strategier Optimere og effektivisere sammenhængende arbejdsprocesser i centret, i forhold til omverdenen, på tværs af centret og i den enkelte institution Ansvarlige for drift, udvikling og optimering af centrets organisering og opgaveløsning jf. såvel politiske som administrative beslutninger og retningslinjer Sikre gennemsigtighed i prioritering og serviceniveau samt tydeliggøre disse Stimulere til faglig og metodemæssig nytænkning og udvikling i tæt samspil med centrets ledere, medarbejdere, arbejdspladser og øvrige samarbejdspartnere Rekruttere og udvikle institutionsledere og evt. andre ledere i centret Sikre centrets ledere og medarbejdere leverer kerneydelser i en god faglig kvalitet og indgår i serviceorienterede og velkoordinerede faglige samspil med centrets institutioner, enheder og øvrige samarbejdsparter Yde relevant sparring til både institutionslederen og funktions- /teamlederen omkring den faglige opgaveløsning, økonomistyring, personaleledelse mv. Implementere og understøtte personalepolitikken og sikre at centret er en arbejdsplads kendetegnet ved Dialog, Udvikling og Sammenhæng Sikre et godt arbejdsmiljø og trivsel i centret Det er centerchefens ansvar, at: Omverdenen Arbejde for at Ringsted Kommune blandt borgere, erhvervsliv, samarbejdspartnere og medarbejdere har et positivt omdømme Involvere og samarbejde med borgere og virksomheder i det omfang det er nødvendigt og hensigtsmæssigt for opgaveløsningen Bidrage til at sætte Ringsted Kommune på landkortet som en attraktiv kommune og arbejdsplads i midten af mulighederne Understøtte og sætte rammene for at borgeren oplever høj faglighed og at borgeren er al tings mål Skabe en innovativ kultur i samspil med anvendelse af ny teknologi og bidrage til en god service Side 5 af 9
Institutionslederens rolle og ansvar Det er institutionslederens ansvar, at: Centerchefen Bidrage til udviklingen og justeringen af strategier og politikker Bidrage til at skabe en passende balance mellem central og decentral styring og opgaveløsning Overholde arbejdspladsens budget gennem løbende prioriteringer og justeringer i forhold til mål og rammer Gøre opmærksom på eventuelle faglige, økonomiske, organisatoriske, lovgivningsmæssige eller politiske problemstillinger, og bidrage med konstruktive forslag til løsningen heraf Øvrige ledere Det er institutionslederens ansvar, at: Bidrage proaktivt til helhedsorienteret ledelse og samarbejde på tværs af kommunen i samspil med de øvrige ledere og chefer Det er institutionslederens ansvar, at: Arbejdspladsen og medarbejderne Loyalt kommunikere og implementere politiske og administrative beslutninger og strategier Optimere og effektivisere sammenhængende arbejdsprocesser i den enkelte institution, i centret, i forhold til omverdenen, på tværs af centret Udvælge og udvikle souschefer og medarbejdere til at levere kerneydelser med høj faglig kvalitet. Sikre drift, udvikling og optimering af arbejdspladsens kerneopgave Sikre et godt arbejdsmiljø og trivsel på arbejdspladsen Yde relevant sparring til øvrige ledere i forhold den faglige opgaveløsning, økonomistyring og personaleledelse Implementere og understøtte personalepolitikken og sikre at den lokale arbejdsplads er kendetegnet ved Dialog, Udvikling og Sammenhæng Sikre et godt arbejdsmiljø og trivsel på arbejdspladsen Det er institutionslederens ansvar, at: Omverdenen Involvere og samarbejde med borgere og virksomheder i det omfang det er nødvendigt og hensigtsmæssigt for opgaveløsningen Sikre at kerneopgaven løses med høj faglighed Sikre, at borgeren er al tings mål Give mulighed for meningsfuld inddragelse på rette tid og sted Udvise tillid og have en anderkendende, ligeværdig og imødekommende tilgang til borgerne Side 6 af 9
Ringsted Kommunes mødefora: Direktionen: Består af 3-4 direktører Afløser og supplerer hinanden indbyrdes Er ledelsesreference for centercheferne Mødes 2 gange ugentlig og hver anden gang med deltagelse af borgmesteren Formålet med direktionen er at: Fungere som en enhedsdirektion med et fælles ansvar for den samlede opgavevaretagelse i den kommunale organisation Sikre en helhedsorienteret, koordineret og professionel servicering af det politiske niveau Sikre en koordineret gennemførsel af politiske beslutninger samt omsætte politiske visioner til politikker, strategier og handlinger. Løbende drøfte håndteringen af politiske/strategiske og organisatoriske problemstillinger, som kræver politisk handling Sikre tydelige og sammenhængende rammer og strategier omkring drift og udvikling af faglighed og kerneydelser og for udviklingen af en effektiv og moderne kommunal serviceorganisation Koncernledelsen: Består af 9-10 centerchefer og 3-4 direktører Kommunaldirektøren er formand for koncernledelsen Koncernledelsen mødes en gang hver anden uge. Formålet med koncernledelsen er at: Udøve og understøtte strategisk ledelse, sætte mål og rammer Fungere som platform for tværgående strategiske drøftelser og strategiudvikling samt sikre, at der etableres en fælles holdning om udvalgte udviklingsområder Træffe helhedsorienterede beslutninger, koordinere og samarbejde på tværs Sikre, at der etableres en fælles holdning til udvalgte udviklingsområder og sikre bevægelse mod disse mål Udvikle fælles ledelsesforståelse, grundlaget for en fælles kultur og et velfungerende samspil mellem centrene. Det være sig såvel mellem fælles- og fagcentrene som mellem fagcentre og mellem institutioner Involvere de andre ledelseslag i konkretisering af en ledelsespraksis, som understøtter de ønskede sammenhænge i opgavevaretagelsen. Understøtte og bidrage til dialog, koordination og beslutning om store fælles tværgående processer og strategiske indsatser, herunder budget- og økonomistyring, politisk betjening, tværgående og fælleskommunale indsatsområder, administrative styring, personalepolitik og udvikling samt kommunen som attraktiv arbejdsplads, ledelse, digitalisering og IT mm. Side 7 af 9
Tage initiativ til dialog og beslutning om udvikling af arbejdsgange og processer samt effektivisering af driften Aktivt bidrage til at skabe overordnet sammenhæng i organisationen og har medansvar for kommunens samlede udvikling Godkende tidsplan, kommissorier og kommunikationsplan for arbejdet i de forpligtende netværk Sikre helheden og koordineringen på tværs af fagcentre og fællescentre, bl.a. gennem høj grad af videndeling og tæt kommunikation Lederforum: Lederforum består af direktionen, centerchefer og alle ledere af institutioner og øvrige arbejdspladser. Kommunaldirektøren er formand for Lederforum Lederforum mødes to gange om året. Formålet med Lederforum er, at: Indgå i dialog omkring ledelse, værdier og samarbejde Sikre at organisation fremstår som én organisation med fokus på det tværgående samarbejde Sikre at Ringsted Kommune arbejder i samme retning Indgå i dialog omkring udvikling og implementering af forskellige strategier, der har tværgående relevans Skabe en platform for fælles information og udmeldinger, der har relevans for hele organisationen Sikre sammenhængskraften og fælles forståelse Skabe en organisationskultur, der har fokus på dialog, udvikling og sammenhæng De faglige ledermøder: De faglige ledermøder består af centerchefen og institutionsledere indenfor et fagområde Centerchefen er formand for det faglige Lederforum Det faglige lederforum mødes ca. 1 gang om måneden Formålet med det faglige Lederforum er, at: Skabe og kvalificere udvikling på det faglige område Sikre fælles og gensidig information for området Skabe rum til videndeling, dialog og fælles forståelse for overordnet retning og strategi Styrke samarbejdet mellem institutioner, det tværfaglige samarbejde samt samarbejdet med andre centre i kommunen Understøtte og håndtere driftsproblemstillinger Side 8 af 9
Forpligtende netværk Det forpligtende netværk er et tværgående netværk. Netværksgruppens medlemmer består af medarbejdere/ledere fra afdelinger/institutioner, der har relation til et defineret indsatsområde eller en snitfladeproblematik. Netværksgrupperne organiseres i en netværksorganisation med 1 2 centerchefer som projektejere og én projektleder på højt niveau, som sammen er ansvarlige for at drive netværket. Netværksgruppen skal udarbejde tidsplan, kommissorier og kommunikationsplan for arbejdet, som godkendes af koncernledelsen. Netværksgrupperne er midlertidige og behovet for fortsættelse af netværket eller evt. nye netværk besluttes i koncernledelsen Der vil i 2014/16 etableres netværksgrupper indenfor: Digitalisering, sundhed, erhverv og myndighed Formålet med de forpligtende netværk er at: Styrke samarbejdsrelationerne på tværs af centre og sætte borgeren i centrum for opgavevaretagelsen Etablere et samarbejde, der skal sikre videndeling og sammentænke forskellige faglige perspektiver og levere en bedre service for borgeren Informere, inddrage og engagere netværkets kolleger i at effektuere og implementere netværksgruppens beslutninger. Identificere og komme med løsninger på barrierer, der forhindrer gode faglige løsninger i generelle og konkrete sager Side 9 af 9