UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE

UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE

INDHOLD 1. Indledning 1 2. Den ordregivende myndighed 3 3. Udbudsmaterialet 4 4. Baggrund for udbuddet 4 5. Tidsplan for udbudsforretningen 5 5.1 Anmodninger om yderligere oplysninger 5 5.2 Frist for modtagelse af tilbud 5 5.3 Tilbuds- og systempræsentation 5 5.4 Vedståelsesfrist 6 6. Udvælgelseskriterier 6 7. Tildelingskriterier 7 8. Mindstekrav og forbehold 9 9. Alternative tilbud 10 10. Uklarheder 10 11. Behandling af tilbud mv. 10 12. Aktindsigt 10 13. Forhandling 11 14. Tilbuddets udformning 11 15. Checkliste 13

1. INDLEDNING Nærværende udbud er udbudt i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Udbuddet omfatter anskaffelse af henholdsvis et økonomi- og et lønsystem som servicebureauløsninger. Kunden er underlagt krav om løbende effektivisering af administrationen og har en forventning om, at de administrative processer i større grad kan digitaliseres og derved effektiviseres ved ibrugtagning af nye tidssvarende systemer. Leverandøren skal derfor som option angive, hvorledes leverandøren kan medvirke til at realisere effektiviseringspotentialet, herunder anføre pris for udarbejdelse af en konkret handlingsplan samt angive det forventede effektiviseringspotentiale. Kunden er interesseret i at arbejdet med realisering af gevinster indarbejdes og igangsættes allerede i 2014 og integreres i hele driftsperioden. Kunden er ligeledes meget interesseret i at gevinsterne står mål med omkostninger til effektiviseringsindsatsen. Økonomisystemet: Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard økonomisystem. Den 15. oktober 2014 skal økonomisystemet være klar til indberetning af budgettet for 2015. Den 1. december 2014 skal økonomisystemet være klar til at varetage samtlige opgaver af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden. Den 1. januar 2015 skal økonomisystemet være klar til drift i hele kommunen (mindstekrav). Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte økonomisystem: Kontoplan Økonomi og budget Debitor Ressourcestyring Indkøb og e-handel Anlægsstyring og anlægsregnskab Betalinger (bank, kasse og E-fakturaer) og kreditor Rapportering og analyse Økonomi og regnskab, herunder årsafslutning, omkostningsregnskab Likviditetsstyring Beboerbetaling og huslejeadministration UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 1

Leverandøren skal have et indgående kendskab til økonomiopgaver og økonomistyring i en dansk kommune, herunder de politiske og administrative processer som kendetegner kommunale økonomiforhold. Økonomisystemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en lang række øvrige it-løsninger, som leverer og trækker økonomidata. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet. Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser: Projektledelse Opsætning og konfigurering Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) Implementeringsbistand Testplanlægning og afprøvning Uddannelse (option) Lønsystemet: Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard lønog personalesystem samt et standard vagtplansystem som servicebureauløsning. Lønsystemet skal være klar til drift i hele kundens organisation den 1. januar 2015, idet det skal være muligt at håndtere forudlønnede samt muligt at oprette vagtplaner fra senest den 1. december 2014 (mindstekrav). Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte lønsystem: Lønadministration Personaleadministration, herunder lønsimulering Tjenestemandspensionsområdet Økonomi og lønbudgettering Vagtplanlægning Arbejdsskadessystem (option) Leverandøren skal have et indgående kendskab til og være fortrolig med kundens overenskomster. Det er leverandørens opgave løbende at indhente tolkning af gældende overenskomster hos KL og vedligeholde lønsystemet i overensstemmelse hermed. Leverandøren skal således kunne rådgive og uddanne kunden i brugen af systemet og systemets virke iht. overenskomsterne. Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i en dansk kommune, herunder samarbejdet med kundens virksomheder og afdelinger, så løn- og personaleadministrationen samt vagtplanlægning kan foregå uden problemer. Leverandøren skal i kontraktperioden holde systemet funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold. UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 2

Systemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning mv. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet. Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser: Projektledelse Opsætning og konfigurering Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) Implementeringsbistand Testplanlægning og afprøvning Uddannelse (option). Der er følgende optioner, der, jf. udbudsmaterialets krav hertil, skal gives tilbud på (mindstekrav): Fælles for begge systemer: Uddannelse Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø Tilgængeliggørelse af eksisterende data Regnskabsafslutning og læseadgang historiske data Bistand til realisering af effektiviseringspotentiale Data til ledelsesinformation Forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen. I forhold til lønsystemet skal der desuden gives tilbud på (mindstekrav): Arbejdsskadessystem I forhold til økonomisystemet skal der desuden gives tilbud på (mindstekrav): Indkøb og E-handel Beboerbetaling og huslejeadministration Data til indkøbsanalyser 2. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den ordregivende myndighed er: Odsherred Kommune Nyvej 22 DK-4573 Højby Tlf.: +45 59 66 66 66 Fax: +45 59 66 66 99 E-mail: kommune@odsherred.dk Internetadresse: www.odsherred.dk UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 3

Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes til: Rambøll Management Consulting A/S Olof Palmes Allé 20 DK-8200 Århus N Att.: Søren Eriksen E-mail: se@ramboll.com Tlf.: +45 51 61 78 76 3. UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består af: Del 1 Del 2 Del 3 Udbudsbetingelser Kontrakt Bilag til kontrakt: Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 Tilknyttede ydelser Bilag 4 Specifikation af driftsmiljøer Bilag 5 Hovedtidsplan og detaljerede tidsplaner Bilag 6 Kundens ydelser Bilag 7 Afprøvning Bilag 8 Driftshåndbøger Bilag 9 Servicemål og bodsbestemmelser Bilag 10 Vedligeholdelse Bilag 11 Samarbejdsorganisation Bilag 12 Sikkerhed og kvalitetssikring Bilag 13 Priser Bilag 14 Ændringshåndtering Bilag 15 Afgivne spørgsmål og svar mv. Det samlede udbudsmateriale, herunder skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samt svar herpå, kan downloades fra Odsherred Kommunes hjemmeside: http://www.odsherred.dk/indhold/udbud-0 Odsherred Kommune forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Odsherred Kommune bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Sådanne eventuelle korrektioner vil ligeledes blive offentliggjort på Odsherred Kommunes hjemmeside. 4. BAGGRUND FOR UDBUDDET Odsherred Kommune anvender i dag KMD's økonomisystem KMD-ØS. I forbindelse med kommunesammenlægningen 1. januar 2007 anvendte de 3 tidligere Odsherred-kommuner også KMD-ØS og systemet fortsatte således som det centrale økonomisystem for Odsherred Kommune. UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 4

KMD-ØS må påregnes at blive udfaset inden for en kortere årrække, hvorfor Odsherred Kommune udbyder opgaven vedr. nyt økonomisystem. 5. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN 5.1 Anmodninger om yderligere oplysninger Spørgsmål, der modtages senest fredag den 4. oktober 2013 kl. 16.00 lokal tid vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmålene skal være skriftlige, på dansk og rettes til Rambøll Management Consulting. Spørgsmål fremsendt pr. mail foretrækkes. 5.2 Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er mandag den 21. oktober 2013 kl. 12.00 lokal tid. Odsherred Kommune ser gerne, at tilbud afgives i 1 underskrevet eksemplar, 7 kopier og én elektronisk version (CD, USB-stick eller lignende). Tilbud må ikke afleveres pr. e-mail. Tilbuddet skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Rambøll Management Consulting A/S Olof Palmes Allé 20 DK-8200 Århus N Att.: Søren Eriksen Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afgives på dansk. 5.3 Tilbuds- og systempræsentation Odsherred Kommune forventer at indkalde tilbudsgiverne til henholdsvis tilbudspræsentation og systempræsentation. Tilbudspræsentationerne vil finde sted i perioden mandag den 11. november til fredag den 15. november 2013. Systempræsentationerne vil finde sted i perioden fra mandag den 18. november til fredag den 6. december 2013. UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 5

De endelige datoer vil blive meddelt tilbudsgiver umiddelbart efter, at tilbuddene er modtaget. Hver tilbudsgiver vil få 1,5 timer til tilbudspræsentationen og 6,5 timer til systempræsentationen. Præsentationerne skal ske på baggrund af en af Odsherred Kommune fastlagte og på forhånd udsendt agendaer. Der er tale om en ensidige præsentationer, og Odsherred Kommune kan således alene stille spørgsmål relateret til i agendaen nærmere præciserede emner. En eventuel opfølgende afklaring vil ske skriftligt. 5.4 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 6. UDVÆLGELSESKRITERIER Med henblik på at vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven, skal tilbudsgiver som minimum angive følgende oplysninger: Ifølge bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal ansøger afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark. Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, skal således BÅDE vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, OG vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark. Såfremt ansøger ikke er eller har været forpligtet til at betale af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i Danmark, skal dette eksplicit anføres som begrundelse for, at en sådan tro og love erklæring ikke er vedlagt. Ansøger kan som et alternativ til en tro og love erklæring vedlægge autoritativ dokumentation fra relevant myndighed(er) i det pågældende land. Som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark kan således vedlægges en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, kan som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor virksomheden er etableret, vedlægge en tilsvarende UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 6

autoritativ attest fra den relevante myndighed i det land, hvor den udenlandske virksomhed er etableret. En erklæring om tilbudsgivers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Det er i forhold til den årlige omsætning et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en samlet årlig omsætning på minimum 5 mio. kr. i gennemsnit i de tre seneste disponible regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste tre år, eventuelt med angivelse af beløb og tidspunkter. Det er i forhold til tilbudsgivers forelæggelse af listen over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser et mindstekrav for at kunne komme i betragtning som egnet leverandør, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med levering af tilsvarende ydelser til offentlige myndigheder. Tilbudsgivere, der helt eller delvist undlader at afgive samtlige de krævede oplysninger, risikerer ikke at komme i betragtning som tilbudsgivere. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (= konsortium) skal oplysningerne gives for hver enkelt tilbudsgiver. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af tilbudsgivere, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. 7. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af ordren vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Odsherred Kommune vil i den forbindelse lægge følgende kriterier til grund, der er angivet med følgende vægtning: 1. Funktionalitet (40 %) 2. Pris (35 %) 3. Vedligeholdelse, videreudvikling og servicemål (15 %) 4. Tidsplan samt krav til og omfang af kundens medvirken (10 %) Der vil ikke ske en sammenligning af tilbud, idet Odsherred Kommune vil foretage sin vurdering af det enkelte tilbud på baggrund af en bedømmelse af tilbudsgivers tilbud i forhold til tildelingskriterierne, herunder en vurdering af, i hvor høj grad tilbuddet lever op til kravene i udbudsmaterialet. UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 7

Ved vurderingen af funktionalitet lægges vægt på følgende, jf. bilag 1 og 3, idet eventuelle mindstekrav ikke indgår i vurderingen: I hvilket omfang, der tilbydes en brugervenlig løsning. Den tilbudte funktionalitet, incl. de tilbudte optioner, herunder hvorvidt funktionaliteten er til stede på hhv. tilbudstidspunktet og overtagelsestidspunktet. De tilbudte tilknyttede ydelser, herunder optioner på tilknyttede ydelser. Løsningens understøttelse af kundens opgaver. I hvilket omfang der etableres integration med nuværende systemer hos kunden, i hvilket omfang der er integration mellem de enkelte dele i systemet samt omfanget af fremtidige integrationsmuligheder. I vurderingen af funktionalitet indgår også oplysninger/forhold, som fremkommer i forbindelse med tilbudspræsentationen, herunder systempræsentationen, i det omfang, sådanne oplysninger/forhold har relevans i forhold til de nævnte delkriterier. Ved vurderingen af pris lægges vægt på den laveste samlede pris i kontraktperioden på 6 år samt i forlængelsesperioden (option), dvs. baseret på følgende priser som angivet i bilag 13: Priselement Engangsvederlag Det faste vederlag for brugsret, drift og vedligeholdelse (kommunelicens) Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) Regnskabsafslutning og læseadgang (option) Beregning Summen af de angivne engangsvederlag (inklusiv optioner) Summen af de angivne faste vederlag (inklusiv optioner), beregnet over kontraktperioden inklusiv optionen på forlængelse Den samlede pris (inklusiv optioner) Den samlede pris, beregnet på baggrund af den angivne %-del af det faste vederlag Følgende priselementer indgår således ikke i vurderingen: Opsigelsesvederlaget Ændringer i det faste vederlag ved ændret brug Vederlag for bistand til realisering af effektiviseringspotentiale (option) Ad hoc timepriser Prisen for minimal uddannelse Tillæg til fast månedlig vederlag for brugsret, drift og vedligeholdelse ved accept af optionen på data til indkøbsanalyser ved kvartalsvis dataudtræk I forhold til vurderingen af pris vil de tildelte point vil ikke afspejle den relative forskel mellem tilbuddene, men vil blive givet som udtryk for tilbuddets skønnede konkurrencedygtighed baseret på Odsherred Kommunes markedskendskab, herunder således, at der i skønnet også er indgået den yderligere viden, som de tilbudte priser har bibragt Odsherred Kommune. UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 8

Ved vurderingen af vedligeholdelse, videreudvikling og servicemål lægges vægt på: I hvilket omfang de tilbudte vedligeholdelses- og videreudviklingsydelser understøtter en stabil leverance med en høj grad af mulighed for udførelse af fremtidige tilpasninger, jf. bilag 10. De tilbudte servicemål, jf. bilag 9. I hvilket omfang det vedlagte udkast til driftshåndbog, jf. bilag 8. danner et grundlag for en tydelig og anvendelig beskrivelse af det kommende drifts set up. I hvilket omfang de tilbudte testplaner, jf. bilag 7, skaber sikkerhed for et stabilt prøveforløb, der kan påvise, at ydelserne leveres i overensstemmelse med kontraktens krav. Ved vurderingen af tidsplan samt krav til og omfang af kundens medvirken lægges vægt på følgende, idet mindstekrav ikke indgår i vurderingen: Hvorvidt den tilbudte tidsplan præsenterer et realistisk sammenhængende leveranceforløb, der tager højde for relevante risici, samt hvorvidt tidsplanen giver et detaljeret og overskueligt forløb, der på realistisk vis tager hensyn til de angivne tidsmæssige rammer samt de tilstedeværende ressourcer, jf. bilag 5 og bilag 6. Omfanget og karakteren af kundens medvirken, herunder en velbegrundet involvering af kunden, der understøtter en hensigtsmæssig levering af leverandørens ydelser, jf. bilag 6. 8. MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav: De i bilag 1, 5 og 13 angivne mindstekrav (enten direkte fremhævet i bilaget eller angivet i vejledningen til bilaget). At der ikke kan tages forbehold over for selve kontrakten. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt. Odsherred Kommune betragter således mindstekravene som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet kan være grundlæggende elementer. Det er i forbindelse med vurderingen af konditionsmæssighed uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en afvigelse præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret. UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 9

Eventuelle forbehold bør være ledsaget af tilbudsgivers skriftlige begrundelse. I det omfang, tilbudsgiveren ikke udtrykkeligt i tilbuddet tager forbehold over for de enkelte bestemmelser, og herunder angiver, hvilken anden konkret formulering af de pågældende bestemmelser tilbudsgiveren vil indgå på, lægges til grund, at tilbudsgiveren har accepteret samtlige bestemmelser, således at bestemmelserne vil indgå i den endelige kontrakt mellem tilbudsgiveren og Odsherred Kommune. 9. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 10. UKLARHEDER Tilbudsgiveren skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. ovenfor. Såfremt tilbudsgiveren efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 11. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere kan ved tilbudsfristens udløb rekvirere en samlet oversigt over de virksomheder, der har afgivet rettidige tilbud. Odsherred Kommune er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Det er et krav fra Odsherred Kommune, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Odsherred Kommune uvedkommende. 12. AKTINDSIGT Odsherred Kommune er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i Offentligheds- og Forvaltningsloven. UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 10

Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet der af tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter, jf. Udbudsdirektivets art. 6. Odsherred Kommune er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i Odsherred Kommunes vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. 13. FORHANDLING Odsherred Kommune skal fremhæve, at Odsherred Kommune skal holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandlinger/drøftelser, og der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at tilbuddet er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Odsherred Kommune. Det er derfor ønskeligt, at tilbuddet er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter og lign.), og at tilbuddet er præcist i enhver henseende. 14. TILBUDDETS UDFORMNING For at lette vurderingen af de indkomne tilbud skal tilbudsgivere følge nedenstående disposition: 1. Resumé af tilbuddet 2. Kontaktoplysninger 3. Samlet angivelse af de ønskede minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier) 4. Samlet gengivelse af forbehold over for bilag til kontrakten 5. Kontrakt 6. Bilag til kontrakt 7. Øvrige oplysninger mv. UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 11

1. Resumé af tilbuddet Denne del af tilbuddet skal overordnet beskrive indholdet af de tilbudte ydelser, herunder priser. Punktet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til at give Odsherred Kommune et samlet overblik. 2. Kontaktoplysninger Dette afsnit skal indeholde følgende kontaktoplysninger: Navn på kontaktperson Stilling Adresse Tlf. nr. Direkte tlf. nr. Mailadresse 3. Samlet angivelse af de ønskede minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier) Afsnittet skal indeholde tilbudsgivers besvarelse af de i pkt. 6 oven for angivne minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier). 4. Samlet gengivelse af forbehold over for bilag til kontrakten Afsnittet skal indeholde en samlet gengivelse af tilbudsgivers eventuelle forbehold. Tilbudsgivers forbehold bør ledsages af en skriftlig begrundelse. Forbehold skal desuden fremgå af de relevante dele af kontraktgrundlaget, jf. nedenfor. Punktet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til at give Odsherred Kommune et samlet overblik. 5. Kontrakt Tilbudsgiver skal udfylde følgende i kontrakten: Pkt. 1: Navn og adresse mv. Pkt. 43: Navn og titel på den/de, der skal underskrive kontrakten. 6. Bilag til kontrakt Det fremgår af de enkelte udkast og vejledninger til bilag, hvorledes tilbudsgiver skal forholde sig hertil ved tilbudsgivningen. Eventuelle forbehold over for udkast til bilag skal angives i bilagene med tydelig markering og angivelse af, hvilken anden konkret formulering af de pågældende bestemmelser tilbudsgiveren vil indgå på. Det vil være hensigts- UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 12

mæssigt, om en sådan markering sker ved anvendelse af ændringsmarkeringer eller lignende. 7. Øvrige oplysninger mv. Tilbudsgiver kan i dette afsnit angive eventuelle øvrige oplysninger mv., som tilbudsgiver ønsker at afgive. Disse oplysninger vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til Odsherred Kommunes orientering. 15. CHECKLISTE Med henblik på at afgive et konditionsmæssigt tilbud opfordres tilbudsgiver til forud for fremsendelsen af tilbuddet at checke, at følgende forhold er opfyldt: Forhold Pkt. 1: Opfyldt Er der afgivet tilbud på samtlige optioner? Pkt. 5.3: Frist for modtagelse af tilbud Indeholder tilbuddet 1 underskrevet eksemplar, 7 kopier og én elektronisk version? Pkt. 6: Udvælgelseskriterier: Er samtlige relevante oplysninger, erklæringer mv. vedlagt og opfylder disse betingelserne/minimumskravene? Pkt. 8: Mindstekrav og forbehold Er der KUN taget eventuelle forbehold inden for de tilladte rammer? UDBUDSBETINGELSER ODSHERRED KOMMUNE SIDE 13