Notat Center for Økonomi og Ejendomme Stengade 59 3000 Helsingør Tlf. 49283728 mec11@helsingor.dk Dato 19.08.2015 Sagsbeh. Mikkel Elkjær Reinvestering i elevcomputere i folkeskolen Indledning Byrådet vedtog den 23. marts 2015, at der fra skoleåret 2015/16 skulle investeres i computere til i princippet alle elever i folkeskolen i Helsingør. I praksis er der investeret i 6.219 computere til en samlet værdi af 18.639.000 kr., hvilket svarer til at alle børn i 0-7 og 10. klasse vil modtage en computer i starten af skoleåret, mens 55 pct. af eleverne i 8. og 9. klasse vil modtage en computer. Den resterende del af eleverne i 8. og 9. klasse forventes, at medbringe egen computer. Herudover er der indregnet computere til eleverne i Ungdomsskolens A-klasser og Internationale Ungdomsklasser samt alle elever i specialskolerne. Der er ikke truffet politisk beslutning om fremtidige reinvesteringer i elevcomputere, når de første computere er blevet afskrevet, men i budgetmaterialet til budgetforhandlingerne indgår et anlægsønske på 18,9 mio. kr. i 2018 til en reinvestering af elevcomputere. Anlægsønsket er baseret på et uændret antal elever ift. skoleåret 2015/16. Dette notat vil beskrive et forslag til en periodisering af de fremtidige reinvesteringer af elevcomputere, samt 3 udgiftsscenarier ved forskellig tildeling af elevcomputere i de kommende år. Periodisering Budgetteknisk vil det være hensigtsmæssigt at få lagt de fremtidige investeringer ind i driftsbudgettet på skoleområdet, da investeringerne vil være tilbagevendende og vil have en driftsmæssig karakter. Samtidig vil det være hensigtsmæssigt at få lagt investeringerne ud over flere år, så de ikke belaster driftsbudgettet uhensigtsmæssigt meget i enkelte budgetår. Det anbefales derfor, at investeringerne i første omgang vil falde i 2 budgetår og derefter i 3 budgetår, så investeringscyklussen er sammenfaldende med computernes forventede levetid på 3 år. Investeringerne vil således falde på følgende måde:
Tabel 1. Fremtidig investeringscyklus for elevcomputere 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 1. reinvestering 2. reinvestering 3. reinvestering Investering X X X X X X X X Udvikling i elevtal Den aktuelle investering i computere i skoleåret 2015/16 er baseret på et samlet elevtal på 6.598 elever i de nævnte klasser i skoleåret 2014/15, hvor det er forudsat, at 45 pct. af eleverne i 8. og 9. klasse vil medbringe egen computer. I den seneste skoleprognose forventes elevtallet i de kommende år fortsat at falde, jf. tabel 2. Tabel 2. Forventet udvikling i elevtal 2015/16 2016/17 2017/18 2018/19 2019/20 2020/21 2021/22 2022/23 2023/24 0. klasse 633 570 516 519 485 532 547 555 566 1. klasse 637 625 563 510 514 480 526 541 548 2. klasse 654 640 629 566 515 518 485 529 544 3. klasse 692 648 634 623 562 512 514 481 524 4. klasse 673 696 650 636 627 566 516 517 485 5. klasse 778 667 689 644 631 621 561 511 513 6. klasse 692 769 658 676 634 622 611 554 504 7. klasse 629 652 730 618 640 600 589 578 524 8. klasse 607 617 637 712 603 624 586 576 564 9.klasse 647 565 574 593 660 558 578 544 533 10.klasse 121 122 121 112 133 136 107 118 109 A-klasser + IU 62 62 62 62 62 62 62 62 62 I alt 6.825 6.633 6.463 6.271 6.066 5.831 5.682 5.566 5.476 Kilde: Kommunens skoleprognose fra juni 2015 På den baggrund må der i udgangspunktet forventes en væsentlig mindre investering i elevcomputere, når der første gang skal reinvesteres i 2018. Scenarier Der er nedenfor opgjort 3 forskellige scenarier. Scenario 1: Alle elever i 0.-7. og 10. klasse + øvrige klasser vil få udleveret en computer, mens 55 pct. af eleverne i 8. og 9. klasse vil få udleveret en computer. Andelen af elever, der modtager en computer, svarer til den nuværende andel. Samlet set vil der skulle reinvesteres i 5.571 computere.
Scenario 2: Alle elever i 3.-7. klasse + øvrige klasser vil få udleveret en computer, mens 55 pct. af eleverne i 8. og 9. klasse vil få udleveret en computer. Andelen af elever, der modtager en computer, er i dette scenario noget lavere end den nuværende andel. Samlet set vil der skulle reinvesteres i 3.976 computere. I dette scenario er der i første omgang ikke tildelt midler til en reinvestering i computere til elever i 0.-2. klasse. I stedet gennemføres der i løbet af 2016 en evaluering af elevcomputerordningen med henblik på at vurdere behovet for digitale læringsmidler i de mindre klasser. En evt. fremtidig investering i elevcomputere til 0.-2. klasse vil afvente resultatet af evalueringen. Alternativt vil der være behov for at indføre klassesæt af computere i de mindste klasser for i perioder at udvikle den digitale læring i mere målrettede forløb. Et klassesæt til 0.-2. klasse med medfølgende opbevaring vurderes at koste ca. 2,4 mio. kr. Scenario 3: Der afsættes ikke midler til en reinvestering af elevcomputere. I stedet gennemføres der i løbet af 2016 en evaluering af elevcomputerordningen med henblik på en samlet vurdering af anvendelsen af de digitale læringsmidler på alle klassetrin og det fremtidige behov. En evt. fremtidig investering i elevcomputere vil afvente resultatet af evalueringen. Reinvestering Den samlede reinvestering og reinvesteringen over 2 år i de forskellige scenarier fremgår af tabel 3a. Tabel 3a. Reinvestering i 2018/19 i scenarie 1-3 2015 priser Antal elevcomputere Samlet investering i 2018 Investering fordelt på 2 år 2018 2019 Scenarie 1 - som i dag 5.571 16.714.050 8.357.025 8.357.025 Scenarie 2 - som idag ekskl. 0., 1. og 2. klasse 3.976 11.929.050 5.964.525 5.964.525 Scenarie 3 - ingen investering 0 0 0 0 Der er i beregningen ikke taget højde for et evt. faldende elevtal fra 2018 til 2019. Reinvesteringen er alene beregnet udfra det forventede elevtal i skoleåret 2018/2019. Når den første reinvestering er foretaget i 2018 og 2019 vil den næste reinvestering blive foretaget over en 3 årig periode i 2021-2023, og derefter vil der hvert år blive reinvesteret i nye computere efter en plan udarbejdet af IT afdelingen. Hvis denne reinvesteringsmodel vedtages politisk, vil de årlige reinvesteringsbeløb blive lagt ud i enten DS s eller BID s driftsbudget fra 2021 og frem. Driftsbudgettet vil løbende blive reguleret på baggrund af udviklingen i elevtallet. Den 3 årige investering fremgår af tabel 3b.
Tabel 3b. Reinvestering i 2021/23 i scenarie 1-3 2015 priser Antal Samlet Investering fordelt på 3 år elev- investering i com- putere 2021 2021 2022 2023 Scenarie 1 - som i dag 5.048 15.144.150 5.048.050 5.048.050 5.048.050 Scenarie 2 - som idag ekskl. 0., 1. og 2. kl. 3.490 10.470.150 3.490.050 3.490.050 3.490.050 Scenarie 3 - ingen investering 0 0 0 0 0 Der er i beregningen ikke taget højde for et evt. faldende elevtal fra 2021 til 2023. Reinvesteringen er alene beregnet udfra det forventede elevtal i skoleåret 2021/2022. Pulje til reservecomputere I investeringen i 2015 er der ikke indregnet en bufferpulje til reservecomputere, som kan anvendes, når elevcomputerne evt. er til reparation el. lign. IT afdelingen vurderer, at en bufferpulje bør udgøre 5 pct. af det samlede antal elevcomputere for at sikre, at alle elever hele tiden har en computer til rådighed i undervisningen. Udfra den nuværende investering vil det svare til en bufferpulje på 311 computere. Forudsat at 45 pct. af 8. og 9. klasserne i de kommende skole år vil medbringe egen computer, vil der løbende blive frigivet computere, som ikke skal anvendes af nye 0. klasser. Disse computere kan indgå i en fremtidig bufferpulje, eller alternativt indgå i en yderligere tildeling til 8. og 9. klasserne. Antallet af computere som løbende frigives fremgår af tabel 4. Tabel 4. Beregning af frigivne computere Skoleår 2015/16 2016/17 2017/2018 2018/19 Computere som skal anvendes 6.219 6.046 5.864 5.633 Frigivne computere -173-183 -230 Levetid når de frigives 1 år 2 år 3 år I skoleåret 2016/17 forventes det på den baggrund, at der vil blive frigivet 173 computere med en restlevetid på minimum 2 år, mens der i skoleåret 2017/18 vil blive frigivet yderligere 183 computere med en restlevetid på minimum 1 år. Det anbefales, at disse computere indgår i en bufferpulje, som kan anvendes, når de udleverede elevcomputere er til reparation el. lign. Garanti og reparation på elevcomputere IT-afdelingen anbefaler, at der tilkøbes en udvidet garanti på elevcomputerne, så de er dækket af en 3 årig garanti. En sådan garanti vurderes at ville koste 500 kr. pr. computer, hvilket vil betyde en yderligere udgift i 2018/19 i forbindelse med reinvesteringen på op til 2,8 mio. kr. afhængigt af hvilket reinvesteringsscenario, der vælges.
Da det er en betydelig merudgift ift. den nuværende investering, anbefales det at ITafdelingen løbende overvåger og opgør behovet for og udgiften ved reparation af de eksisterende maskiner med henblik på at vurdere, om det vil være mere hensigtsmæssigt at investere i en 3 årig garantiperiode.