Reviderede Udbudsbetingelser Rammeaftale 50.45
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Den ordregivende myndighed... 4 3. Kundernes tilslutning og aftagepligt... 5 3.1. Selvejende uddannelsesinstitutioner... 5 4. Udbudsmaterialets bestanddele... 6 5. Udbuddets indhold... 7 6. Tidsplan for udbudsforretningen... 8 7. Udbudsform... 10 8. Elektronisk tilbudsafgivelse... 11 9. Elektronisk auktion (E-auktion)... 12 9.1. Generelt... 12 9.2. Oplysninger til rådighed under auktionen... 12 9.3. Oplysninger om e-auktion i ETHICS... 13 9.4. E-auktionens afholdelse og afslutning af auktionen... 13 9.5. Betingelser for afgivelse af bud... 13 10. Tildelingskriterier for rammeaftalen... 14 11. Forbehold og mindstekrav... 15 11.1. Forbehold - generelt... 15 11.2. Mindstekrav... 15 12. Alternative tilbud... 16 13. Skriftlige spørgsmål... 17 13.1. Skriftlige spørgsmål... 17 14. Tilbuddets indhold og udformning... 18 14.1. Generelt... 18 14.2. Enkeltstående virksomhed... 18 14.3. Konsortium... 19 14.4. Tilbudsaflevering... 20 14.5. Tilbudsafgivelse... 20 14.5.1. Krav om dokumentation... 20 14.5.1. Krav til besvarelse af tilbudslisterne (bilag B.1-B.4)... 20 15. Tilbudsfrist og vedståelse... 21 16. Behandling af tilbud mv.... 22 17. Forhandlingsforbuddet... 23 18. Fortrolighed... 24 19. Ændringsoversigt... 25 Side 2 af 25
1. Indledning Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling, jf. 2014/S 025-039061, som markerer overgangen til udbud med forhandling med anvendelse af elektronisk auktion (E-auktion) inden tildeling i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling af en Rammeaftale, som tildeles via e- auktion med forpligtende tilslutning fra de SKI kunder, der er oplistet i bilag I til Aftalen mellem SKI og Leverandøren. Et udbud med e-auktion indebærer, at: 1) Tilbudsgiverne først indleverer et fuldstændigt tilbud, som evalueres af SKI. 2) Alle de tilbudsgivere, der har afgivet antagelige tilbud, bliver derefter inviteret (opfordret) til at fremlægge nye priser i en e-auktion. Tilbudsgiverne vil modtage en invitation til deltagelse i e-auktion, som vil indeholde nærmere information om afholdelsen af eeauktionen. 3) Den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste pris i udbuddet og dermed den lavest samlede vægtede pris - vil udgøre startbuddet i auktionen. E-auktionen er nærmere beskrevet i punkt 9. På baggrund af nærværende udbudsbetingelser og efter afholdelse af e-auktion vil der blive indgået en Rammeaftale med én leverandør for en 3-årig periode uden optioner på forlængelse. Side 3 af 25
2. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr. 17 47 24 37 Zeppelinerhallen Islands Brygge 55 2300 København S Tlf.: (+45) 33 42 70 00 Fax: (+45) 33 91 41 44 Web-adresse: www.ski.dk (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Steffen Bang-Møller, E-mail: sbm@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (udbudssiden): SKI Kundeservice Telefon: (+45) 33 42 70 00 E-mail: kundeservice@ski.dk Side 4 af 25
3. Kundernes tilslutning og aftagepligt Kommunerne er forpligtet til at anvende rammeaftalen, når deres behov kan dækkes af rammeaftalens sortiment. Forpligtelsen til at aftage varer indtræder på tidspunktet for rammeaftalens ikrafttrædelse, medmindre kunden har angivet en anden (senere) ikrafttrædelsesdato for den enkelte produktgruppe. Kunderne er endvidere ikke forpligtet til at aftage en bestemt volumen i rammeaftalens varighed. For nærmere oplysning om kundernes aftageforpligtelse kan der henvises til Rammeaftalens punkt 2.1. 3.1. Selvejende uddannelsesinstitutioner Selvejende uddannelsesinstitutioner har mulighed for at tilslutte sig Rammeaftalen efter gennemførelsen af udbuddet. De selvejende uddannelsesinstitutioner kan således vælge at tilslutte sig til frivilligt at gøre brug af Rammeaftalen ved skriftlig tilmelding inden den 5. februar. 2014, jf. bilag C. Side 5 af 25
4. Udbudsmaterialets bestanddele Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale af: A. Udbudsbetingelser Reviderede udbudsbetingelser Bilag B.1 Tilbudsliste 1 Bilag B.2 Tilbudsliste 2 Bilag B.3 Tilbudsliste 3 Bilag B.4 Tilbudsliste 4 Bilag C Tilslutningsaftale for selvejende uddannelsesinstitutioner Bilag D.1 - Dokumentation for Tilbudsliste 1 Bilag D.2 - Dokumentation for Tilbudsliste 2 Bilag D.3 - Dokumentation for Tilbudsliste 3 Bilag D.4 - Dokumentation for Tilbudsliste 4 B. Dokumenter til gennemlæsning (skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver) Aftale mellem SKI og Leverandøren med bilag Rammeaftale mellem Kunden og Leverandøren med bilag Side 6 af 25
5. Udbuddets indhold Udbuddet vedrører Rammeaftale 50.45, der indeholder følgende produktkategorier 1. Avancerede servere 2. Medium servere 3. Basis servere 4. Tilbehør 5. Services SKI ønsker med udbuddet at tilbyde de tilsluttede myndigheder et bredt sortiment. Sortimentet af servere består af 7 forskellige serverkonfigurationer (Server ID 1-7) fordelt på rack- og bladeservere. Derudover indeholder sortiment et udvalg af tilkøbsmuligheder, tilbehør, serviceaftaler og konsulentydelser. Tilbudsgiver skal for hver af de 7 serverkonfigurationer (Server ID 1-7) tilbyde 4 servere, som ikke må være fra samme fabrikat. Tilbudsgiver skal således afgive priser på 28 serverkonfigurationer (7x4). Tilsvarende gælder for sortimentet af tilbehør, serviceaftaler og konsulentydelser. Information om kundernes eksisterende server-miljø er skitseret i Aftalens bilag I (Kundelisten). Rammeaftalens sortiment er obligatorisk. Det detaljerede sortiment fremgår af Rammeaftalens bilag B.1.-B.4 (Tilbudslisterne).At sortimentet er obligatorisk betyder, at Tilbudsgiver skal tilbyde hele sortimentet, dvs. 4 tilbudslister indeholdende hver 7 serverkonfigurationer samt tilbehør, serviceaftaler og konsulentydelser, for at tilbuddet vil blive taget i betragtning. Der påtænkes indgået rammeaftale med én leverandør på Rammeaftale 50.45 for en 3-årig periode. Side 7 af 25
6. Tidsplan for udbudsforretningen 5.februar 2014 6.-11.februar 2014 Overgang til udbud med forhandling Gennemførelse af forhandlinger 20. februar 2014 Fremsendelse af udbudsmaterialet. 28. februar 2014 Spørgefrist. Spørgsmål, der modtages senest den 28. februar 2014 vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, jf. pkt. 13.1. 11. marts 2014 Kl. 14.00 Tilbudsfrist: det er her der skal afgives fuldstændigt tilbud. Alle antagelige tilbud vil blive inviteret til deltagelse i e- auktionen. 14. marts 2014 Forventet dato for udsendelse af invitation (opfordring) til deltagelse i e-auktion. I perioden 11. 14. marts vil SKI vurdere alle de fuldstændige tilbud, med henblik på at identificere eventuelt uantagelige tilbud. 24. - 25. marts 2014 Forventet dato for e-auktion. 31. marts 2014 Forventet tildeling af rammeaftalen baseret på e-auktionen. Bemærk: Aftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til Tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. 2. - 24. april 2014 Fremsendelse og implementering af Leverandørens vareinformation til SKI s e-katalog jf. kravene i Aftalens bilag IV, skal være SKI i hænde senest 10 Arbejdsdage efter modtagelse af meddelelsen om tildeling. 7. 8. maj 2014 Forventet aftaleindgåelse 13. maj 2014 Forventet ikrafttrædelse Side 8 af 25
SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før den tildelte tilbudsgiver har komplementeret tilbudslisten med de nødvendige informationer til e-kataloger, jf. kravene i Aftalens bilag IV. Side 9 af 25
7. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling med anvendelse af e-auktion inden tildeling af rammeaftalen, jf. Udbudsdirektivets artikel 54. Inden udløbet af fristen for at afgive tilbud skal der afleveres et fuldstændig tilbud, som vil blive evalueret af SKI efter tildelingskriteriet i afsnit 10. Alle de tilbudsgivere, der har afgivet antagelige tilbud, vil blive opfordret til at deltage i e- auktionen, jf. afsnit 9.1. Antagelige tilbud er tilbud hvor tilbudsgivers tilbud opfylder udbuddets vilkår og krav, herunder udbuddets mindstekrav. E-auktionen vedrører alene prisen. Til gengæld vedrører e-auktionen alle priser i tilbudslisterne (bilag B.1-4.), hvilket betyder, at Tilbudsgiver har mulighed for at afgive nye priser på varelinjerne i tilbudslisterne. Det vil ikke være muligt at ændre andre dele af tilbuddet under auktionen end priserne. E-auktionen er nærmere beskrevet i afsnit 9 nedenfor. Side 10 af 25
8. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk. Tilbudsgiver vil modtage en invitation med link til udbudssiden via Ethics. Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde de særlige spørgeskemaer i Excel- og word-format. Spørgeskemaerne angiver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger, samt kravene til dokumentation. Spørgeskemaerne findes under menupunktet Udbudsmateriale. Tilbud kan alene indgives elektronisk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på. e-mail, CD-ROM eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version) - alternativt kan Adobe Acrobat (6.0 eller nyere version) anvendes. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål. Side 11 af 25
9. Elektronisk auktion (E-auktion) 9.1. Generelt Alle de tilbudsgivere, der har afgivet antagelige tilbud, jf. afsnit 6.1. vil blive opfordret til at fremlægge nye priser i en e-auktion. Tilbudsgiverne vil modtage en invitation (opfordring) til deltagelse i e- auktion, jf. tidsplanen i afsnit 5, som vil indeholde nærmere information om afholdelsen af e- auktionen. E-auktionen vedrører alle priselementer i tilbudsgivernes tilbud. Tilbudsgivers samlede vægtede tilbudssum, jf. vejledningen i tilbudslisten (Rammeaftalens bilag B.1- B.4), udgør tilbudsgivers først afgivne bud i e-auktionen. Den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste pris i udbuddet inden e-auktionen og dermed den lavest samlede vægtede tilbudssum, vil udgøre det laveste bud i e-auktionen på det tidspunkt, hvor e- auktionen starter. Den synlige pris i e-auktionen er den samlede vægtede tilbudssum, som udgør tilbudsgivers bud, og øvrige tilbudsgivere vil ikke have adgang til, at se de enkelte priselementer i tilbudsgivers bud. Det til enhver tid laveste bud under e-auktionen vil være synlig for alle tilbudsgivere. Hver tilbudsgiver vil under hele e-auktionen kunne se sin egen placering. Tilbudsgivernes identiter vil på intet tidspunktet under e-auktionen være synlig for de øvrige tilbudsgivere. Under e-auktionen kan der ikke ændres på øvrige dele af tilbudsgivers tilbud end prisen. 9.2. Oplysninger til rådighed under auktionen Tilbudsgiverne vil have adgang til det fulde udbudsmateriale under e-auktionen. Desuden vil tilbudsgiverne have adgang til eget tilbud. Tilbudslisterne (Rammeaftalens bilag B.1-B.4) vil være til rådighed med henblik på, at tilbudsgiver kan afgive nye priser. Oplysningerne vil blive stillet til rådighed i invitationen til deltagelse i e- auktion. Side 12 af 25
9.3. Oplysninger om e-auktion i ETHICS Teknisk information om afholdelsen af e-auktionen, herunder specifikationer for tilslutning, vil fremgå af invitatioenen til deltagelse i e-auktion. 9.4. E-auktionens afholdelse og afslutning af auktionen E-auktionen vil blive gennemført over to af hinanden følgende hverdag(e). E-auktionen vil begynde en hverdag kl.9.00, og afsluttes hverdagen efter kl.15.00. Den præcise dato for afholdelse af e- auktionen vil fremgå af invitationen til deltagelse i e-auktion. 9.5. Betingelser for afgivelse af bud Alle bud skal udarbejdes gennem udfyldelse af tilbudslisterne (Rammeaftalens bilag B.1-B.4). Ved at addere den vægtede tilbudssum for Rammeaftalens bilag B.1-B.4, opnås den samlede vægtede tilbudssum, som udgør tilbudsgivers første synlige bud i e-auktionen. Ved ethvert bud skal tilbudslisterne (Rammeaftalens bilag B.1-B.4) vedhæftes det nye bud. Alle varelinjer i tilbudslisterne (Rammeaftalens bilag B.1-B.4) er at betragte som obligatorisk sortiment, og det er et Mindstekrav, at der tilbydes en pris på hver varelinje. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem tilbudsgivers bud i e-auktionen og tilbudsgivers udfyldelse af tilbudslisterne (Rammeaftalens bilag B.1-B.4), er prisen i tilbudsgivers synlige bud i e-auktionen gældende og tilbudsgiver er forpligtet til straks at tilrette tilbudslisterne (Rammeaftalens bilag B.1- B.4) i overensstemmelse hermed. Alle bud skal afgives med et mindsteudsving på DKK 100.000 i forhold tilbudsgivers sidst afgivne bud. Side 13 af 25
10. Tildelingskriterier for rammeaftalen Tildeling af rammeaftalen på baggrund af e-auktionen, jf. afsnit 6 og 9, vil ske på grundlag af tildelingskriteriet Laveste pris. SKI påtænker således at tildele og indgå rammeaftale med den Tilbudsgiver, som afgiver buddet med den laveste pris ved e-auktionen. I vejledningen til tilbudslisterne (Rammeaftalens bilag B.1-B.4) er nærmere anført, hvorledes laveste pris beregnes. Side 14 af 25
11. Forbehold og mindstekrav 11.1. Forbehold - generelt Det fulde udbudsmateriale udgør et mindstekrav og der kan ikke tages forbehold herfor. Tilbudsgiver skal alene udfylde tilbudslisterne i Rammeaftalens bilag B.1.-4. Udfyldelse af bilagene i overensstemmelse med retningslinjerne herfor, anses ikke for at være et forbehold. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalens og/eller rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 12.1 nedenfor. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, hvorvidt spørgsmålene giver anledning til at foretage tilpasninger eller ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via udbudssiden i ETHICS og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet. 11.2. Mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres.. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ikke-konditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om tilbudsgiveren kan tage forbehold. Udkast til Rammeaftale mellem Kunden og Leverandøren med tilhørende bilag samt Aftalen mellem SKI og Leverandøren med tilhørende bilag er mindstekrav, som Tilbudsgiver ikke kan tage forbehold overfor, hverken helt eller delvist. Dog skal Tilbudsgiver besvare Rammeaftalens bilag B.1-B.4 Tilbudsliste, som beskrevet nedenfor. Side 15 af 25
12. Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Side 16 af 25
13. Skriftlige spørgsmål 13.1. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk via SKI s udbudssystem ETHICS via menupunktet Send spørgsmål. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. e-mail. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via ETHICS. Tilbudsgiver opfordres til selv løbende at holde sig orienteret på udbudssiden i ETHICS. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Tilbudsgiver bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet i det offentliggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale. Spørgsmål, der modtages senest den 28. februar 2014 vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end den 28. februar 2014 vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end seks (6) dage før tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål der alene vedrører brugen af SKI s udbudssystem ETHICS, fx i forbindelse med tilbudsafgivelse, kan dog stilles indtil udløbet af tilbudsfristen via mail på ski@ski.dk og kundeservice@ski.dk. Side 17 af 25
14. Tilbuddets indhold og udformning 14.1. Generelt Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang Tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud afgives på dansk. Tilbuddet afleveres i elektronisk signeret stand ved signering af følgebrevet. Tilbudsgiver bedes angive ved afkrydsning i følgebrevet, hvilke dokumenter, der er omfattet af tilbuddet., jf. punkt 7. Hver Tilbudsgiver er alene berettiget til at afgive ét tilbud. 14.2. Enkeltstående virksomhed Tilbud vurderes ud fra følgende udfyldte og uploadede dokumenter: 1) Tilbudsliste 1 (Rammeaftalens bilag B.1) (Excel fil udfyldes som angivet i fanebladet Vejledning ) 2) Tilbudsliste 2 (Rammeaftalens bilag B.2) (Excel fil udfyldes som angivet i fanebladet Vejledning ) 3) Tilbudsliste 3 (Rammeaftalens bilag B.3) (Excel fil udfyldes som angivet i fanebladet Vejledning ) 4) Tilbudsliste 4 (Rammeaftalens bilag B.4) (Excel fil udfyldes som angivet i fanebladet Vejledning ) 5) Dokumentation for Tilbudsliste 1 (Rammeaftalens bilag D.1) (Word fil udfyldes) 6) Dokumentation for Tilbudsliste 2 (Rammeaftalens bilag D.2) (Word fil udfyldes) Side 18 af 25
7) Dokumentation for Tilbudsliste 3 (Rammeaftalens bilag D.3) (Word fil udfyldes) 8) Dokumentation for Tilbudsliste 4 (Rammeaftalens bilag D.4) (Word fil udfyldes) 9) Elektronisk følgebrev som genereres i ETHICS under menupunktet Afslut Tilbud (PDF dokumentet signeres.)] Såfremt Tilbudsgiver baserer sit tilbud på en anden enheds formåen udfyldes følgende: 1) Bekræftelse angående anden enheds formåen (udfyldes og signeres af den anden enhed) 14.3. Konsortium Tilbud vurderes ud fra følgende udfyldte og uploadede dokumenter: 1) Tilbudsliste 1 (Rammeaftalens bilag B.1) (Excel fil udfyldes som angivet i fanebladet Vejledning ) 2) Tilbudsliste 2 (Rammeaftalens bilag B.2) (Excel fil udfyldes som angivet i fanebladet Vejledning ) 3) Tilbudsliste 3 (Rammeaftalens bilag B.3) (Excel fil udfyldes som angivet i fanebladet Vejledning ) 4) Tilbudsliste 4 (Rammeaftalens bilag B.4) (Excel fil udfyldes som angivet i fanebladet Vejledning ) 5) Dokumentation for Tilbudsliste 1 (Rammeaftalens bilag D.1) (Word fil udfyldes) 6) Dokumentation for Tilbudsliste 2 (Rammeaftalens bilag D.2) (Word fil udfyldes) 7) Dokumentation for Tilbudsliste 3 (Rammeaftalens bilag D.3) (Word fil udfyldes) 8) Dokumentation for Tilbudsliste 4 (Rammeaftalens bilag D.4) (Word fil udfyldes) 9) Elektronisk følgebrev som genereres i ETHICS under menupunktet Afslut Tilbud (PDF dokumentet signeres.)] Såfremt Konsortiet baserer sit tilbud på en anden enheds formåen, skal følgende udfyldes: 1) Bekræftelse angående anden enheds formåen (udfyldes og signeres af den anden enhed). Side 19 af 25
14.4. Tilbudsaflevering Dokumenterne i det fuldstændige tilbud, der skal afgives inden udløbet af tilbudsfristen, skal afleveres elektronisk via menupunktet Send Dokumenter, og tilbuddet afsluttes med følgebrev via menupunktet Afslut tilbud. Hvis tilbud afgives af et konsortium er det udelukkende den befuldmægtigede, som skal drage omsorg for indsendelse af samtlige de krævede dokumenter. 14.5. Tilbudsafgivelse Tilbudsgiver kan ved afgivelse af det endelige tilbud afgive et komplet nyt tilbud, dvs. tilbudsgiver er ikke bundet af det oprindelige tilbud. Udbudsmaterialet indeholder ændringsmarkeringer. Disse ændringsmarkeringer viser, hvor SKI har foretaget ændringer i udbudsmaterialet, som er konsekvenser af de gennemførte forhandlinger i forhold til det senest offentliggjorte udbudsmateriale, herunder spørgsmål/svar-fasen. Tilbudsgiver skal i tilbuddet indsætte ændringsmarkeringer i alle dele af tilbudsgivers tilbud, således at forskellen mellem tilbudsgivers oprindelige og nye tilbud synliggøres. 14.5.1. Krav om dokumentation Tilbudsgiver skal samtidig med aflevering af tilbudsdokumenterne dokumentere, at de tilbudte produkter lever op til de tekniske specifikationer i Rammeaftalens bilag A.1. Tilbudsgivers dokumentation skal ske ved udfyldelse af Rammeaftalens bilag D.1-D.4. 14.5.1. Krav til besvarelse af tilbudslisterne (bilag B.1-B.4) Bilagene udfyldes i overensstemmelse med vejledningen anført i tilbudslisterne (Rammeaftalens bilag B.1-B.4). Side 20 af 25
15. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud fremgår af tidsplanen i punkt 5. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden i ETHICS, der vises online, er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgebrevet, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. Det bemærkes at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter ETHICS efter tilbudsfristens udløb i henhold til servertiden i ETHICS. Tilbud, der modtages elektronisk efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter E-auktionens afslutning. Side 21 af 25
16. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Aftalen mellem SKI og Leverandøren samt Rammeaftalen mellem hver enkelt tilsluttet kunde og Leverandøren, er underskrevet. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er Tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indgivet ved e-auktionen, indtil SKI og de tilsluttede kunder har indgået ovennævnte aftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen. Såfremt Rammeaftalen tildeles en sammenslutning af Leverandører (herunder et konsortium), skal hver af deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget (sekretariatetsfunktion), der er ansvarlig for kontakten i forbindelse med Aftalen til SKI og Rammeaftalen med hver enkelt tilsluttet kunde. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden aftaleindgåelse. Side 22 af 25
17. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med Tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 23 af 25
18. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte Tilbudsgiveres tilbud. SKI er organiseret som et aktieselskab og som følge heraf, kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI offentliggør ikke oplysninger, som Tilbudsgiver har angivet som fortrolige. Hvis der indgås rammeaftale med Tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI kunder, der kan benytte sig af Rammeaftalen. SKI s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalerne vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. Under alle omstændigheder er SKIs kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 24 af 25
19. Ændringsoversigt Ordregiver har indsat ændringsmarkeringer i udbudsmaterialet, som viser alle ændringer, som er foretaget af Ordregiver som følge af proceseen Udbud efter forhandling, og som således synliggør samtlige ændringer foretaget i forhold det senest offentliggjorte udbudsmateriale, herunder spørgsmål/svar-fasen. Nedenfor ses en oversigt over hvilke dele af udbudsmaterialet, som der er foretaget ændringer i: Udbudsbetingelserne (ikke markeret med track changes) Rammeaftalens bilag A.1 (Generelle mindstekrav) Bilag D.1 Dokumentation for tilbudsliste 1 (nyt bilag) Bilag D.2 Dokumentation for tilbudsliste 2 (nyt bilag) Bilag D.3 Dokumentation for tilbudsliste 3 (nyt bilag) Bilag D.4 Dokumentation for tilbudsliste 4 (nyt bilag) Side 25 af 25