Projektbeskrivelse for Flerårsaftaleprojekt: 1.4 Udmøntning af effektiviseringsforslagene - Fælles Administration Projektansvarlig: Administrativ Service. 15. august 2008 1
Indholdsfortegnelse 1. Baggrund og formål 2. Aktiviteter og tidsplan 3. Bemanding 4. Budget 15. august 2008 2
1. Baggrund og formål I forbindelse med flerårsaftalen har regeringen besluttet at gennemføre effektivisering ved sammenlægning af administrative funktioner. Kriminalforsorgen er i første omgang undtaget for de administrative fællescentre, som etableres under Økonomistyrelsen. Direktoratet skal imidlertid selv bl.a. med udgangspunkt i Boston rapporten etablere en fælles administration for lønadministration og bogholderiopgaver. Fællesfunktionen skal organisatorisk hører under Direktoratet. Formålet med projektet er at fastlægge den fremtidig organisation og opgaveløsning for fællesadministrationer. Herunder skal afdækkes opgavefordelingen og grænsefladerne mellem de decentrale enheder og fællesadministrationen og ledelse, ressourcer, medarbejdersammensætning, referenceforhold m.v. skal fastsættes. Ligeledes skal der ske afklaring af etablering, overgangsperioder m.v. Sluttelig skal fællesadministrationen implementeres, således at der kan forsætte en uhindret drift. I forbindelse med projektet skal samtidig ske den nødvendige omlægning af regnskabs- og nummerstrukturen. De nødvendige værktøjer herunder it-værktøj skal etableres. Procedure for fællesadministrationens opgaveløsning skal fastlægges og der skal ske en identificering og beskrivelse af bedste praksis metoder og en evt. digitalisering. Digitaliseringen skal ske nøje koordineret i forhold til andre IT-projketer Fællesfunktionen endelige opgaveportefølje vil blive fastlagt under projektforløbet, men vil primært være opgaver forbundet med lønadministration og regnskab/bogholderi. 15. august 2008 3
2. Aktiviteter og tidsplan August september 2008 Udkast til projektbeskrivelse og faktaark Drøftelse af udkast til projektbeskrivelse og faktaark i chefgruppen, inspektørkredsen og CSU September 2008 Projektorganisationen nedsættes Opstartsmøde i projektgruppen og fastlæggelse af arbejdsgruppedeltagerne samt arbejdsplan. September 2008 januar 2009 Udarbejdelse af projektindstilling (inkl. Opgavesplit, procedure - bedste praksis, interessentanalyse, risikovurdering, kritiske succesfaktorer, økonomiske- samt personale, bygnings- og sikkerhedsmæssige konsekvenser, kommunikationsplan og implementeringsoplæg) Februar 2009 Drøftelse af projektindstilling i chefgruppen, inspektørkredsen og CSU Marts 2009 Høring Marts 2009 april 2009 Udarbejdelse af endelig implementeringsplan Maj 2009 december 2009 Implementering Januar 2010 februar 2010 Afslutning - overgang til drift. Juni 2010 Evaluering af fællesadministrationen 15. august 2008 4
3. Organisation og bemanding Styregruppe Projektgruppe Arbejdsgruppe 1 LØN Arbejdsgruppe 2 Navision og tilstødende systemer Arbejdsgruppe 3 Bogholderi/regnskab 15. august 2008 5
3. Organisation og bemanding Projektet gennemføres ved etablering af en projektorganisation, således der etableres og formaliseres 3 arbejdsgrupper i tilknytning til projektgruppen. Arbejdsgrupperne ledes af en faglig kompetent person, som vil indgå i projektgruppen. 1.Lønområdet - omlægning herunder digitalisering af løn, d.v.s. integration mellem Vat og SLS 2. Navision og tilknyttede IT-systemer Etablering af regnskabsstruktur, herunder opgradering af Navision til 5,0 samt analyse og evt. omlægning af de tekniske regnskaber i Navision fra nuværende 23 til 1. Omlægning af tilknyttede ITsystemer, herunder etablering og implementering af nyt indkøbs- og fakturahåndteringssystem. 3. Bogholderi/regnskab omlægning og gennemgang af arbejdsprocedure og indførelse af bedste praksis. Projektgruppen forestår således den tværgående og løbende koordinering af det samlede projekt. Da projektet har stor tværgående interesse og berører mange administrative medarbejdere i hele Kriminalforsorgen, fundamenteres projektets arbejde hos en overordnet styregruppe. Styregruppen skal bl.a. sikre, at organisationen løbende informeres om projektet. Styregruppen har ligeledes til opgave, at forestå udmøntning af effektiviseringsgevinsten. Projektlederen har til opgave umiddelbart efter projektets godkendelse, at kontakte relevante instanser m.h.p. valg af repræsentanter til såvel styregruppe som projektgruppe. 15. august 2008 6
3. Organisation og bemanding Projektgruppe Tjenestested (navn) Rolle Estimeret tidsforbrug % (Pgl. Ventes at bruge X % af arbejdstiden på projektarbejdet) Administrativ Service Projektansvarlig Bemærkninger Administrativ Service Implementeringsansvarlig Lene Gaaei, ADM Projektleder Ansvarlig Arb. Gr. 2 Jens Petersen Anni Panduro, ADM Ansvarlig Arb. Gr. 1 IT-Kontoret Jacob Sylvan, ADM Ansvarlig Arb. Gr. 3 Repræsentant fængslerne Repræsentant øvrige inst. Konsulent 15. august 2008 7
3. Organisation og bemanding Styregruppe Tjenestested (navn) Rolle Bemærkninger Lene Gaaei, ADM Jacob Sylvan, ADM Peter Schultz Nielsen, RSK Repræsentant inspektørgruppen, Niels Kløve Repræsentant økonomichef, Peter Rask Søren Malling Olsen, PSK Styregruppeformand Sekretær Styregruppemedlem Styregruppemedlem Styregruppemedlem Styregruppemedlem 15. august 2008 8
4. Budget I projektfasen ( 2008 2009) forventes udgifter til Konsulentbistand Digitalisering af LØN-indberetninger Opgradering og omlægning af Navision Indkøbs- og fakturahåndteringssystem. Træning og rådgivning. Beskrivelse af bedste praksis Etablering af fælles administration indgår i finansieringsgrundlaget for flerårsaftalen og skal - sammen med udvidelse af fodlænkeordningen og omlægning af sygefraværsberedskabet - frigøre i alt 46,1 mio. kr. i aftaleperioden. Det er ikke angivet i aftalen eller udmøntningsplanen, hvor stor en del af den samlede effektivisering, der forudsættes fundet via etablering af fælles administration. Flerårsaftalen forudsætter at der effektiviseres for 1,4 mio. kr. i 2008 og for 4,4 mio. kr. de følgende år. Det lykkes ikke at opnå den forventede effektivisering i 2008, hvorefter dette beløb sammen med implementerings udgifterne til projektet skal finansieres via yderligere effektivisering de efterfølgende år. Kontering vedr. projektet: Reg nr. 12628 sted nr. 15 aktivitets nr. 571 15. august 2008 9