Leverandøraktivering 5B Står der E foran dine leverandører? Mette Rosenstand, Volume Sales Denmark
Agenda Hvorfor leverandøraktivering? Vores erfaringer med leverandøraktivering Leverandøraktivering som et projekt Interesseret next step?
Hvorfor leverandøraktivering?
Hvorfor leverandøraktivering? For at reducere jeres udgifter til modtagelse af fakturaer og leverandørens omkostninger i forbindelse med afsendelse Øge andelen af elektroniske fakturaer Øge antal leverandører som sender elektroniske fakturaer ved at tilbyde dem en omkostningseffektiv løsning for at gå over til elektronisk fakturering For at optimere processerne omkring modtagelse af fakturaer For at støtte op omkring målsætningen om et grønnere miljø 4
Vores erfaringer med leverandøraktivering?
Vores erfaringer med leverandøraktivering Leverandører skal aktiveres / motiveres til at sende elektroniske fakturaer det sker ikke af sig selv! Basware tilbyder en velkendt metode for leverandøraktivering, og kommunikerer aktivt både skriftligt og pr. telefon med leverandørerene for at få dem aktiveret. Succes kræver samtidig jeres tilstedeværelse og at I sætter formelle krav til leverandørene om modtagelse af e-fakturaer. 6
Basware efaktura til at modtage 100% efaktura Sender Sender Sender Supplier Portal E-faktura Scan & Capture Basware B2B Cloud Basware Transactions Service Any-to-any connectivity E-invoice validation efaktura Document routing Format conversions Compliance Transaction security Digital signature validation Modtager
Hovedfokus med leverandøraktivering: Øge andelen af ægte e-fakturaer 100 % Skannede fakturaer Andel efaktura Med leverandøraktivering FALDENDE OMKOSTNIN G PR. FAKTURA 0 % Organisk e-faktura vækst Tid
Succeshistorie med leverandøraktivering 700.000 indkøbsfakturaer pr. år 33,2 % e-faktura penetration i marts 2012 (før projektstart med Basware) 42,2 % e-faktura penetration i juni (første runde med aktivering af tier 2 & 3) 70.000 nye e-fakturaer i pipeline på 3 måneder 400 leverandører som sender e-faktura
Leverandøraktivering som et projekt De forskellige faser
Projektoversigt Leverandøraktivering tilbydes som en gratis tjeneste I betaler kun de direkte omkostninger forbundet med projektet Dokumenterede processer og avanceret web-baseret værktøj (egen aktiveringsside) for at håndtere kommunikationen med leverandørene. Derudover telefonisk opfølgning. På nuværende tidspunkt kan vi tilbyde aktiveringsside på mange sprog: EN, DE, ES, PT, NL, FI, SE, NO, DK Telefonisk opfølgning foregår i første omgang på dansk til jeres danske leverandører men vi kan også tilbyde hjælp i andre lande. 11
Leverandøraktiveringsprojektet Opstart og planlægning 2-3 måneder Målsætning Nuværende status og aftaler Implementeringsguide for leverandører der allerede kan afsende e-fakturaer (supplier kit) Leverandøroversigt og segmentering Milepæle, aktiviteter og ansvar Rapportering og evaluering Fremdrift Målinger Evaluering Vurdere tiltag ift resultater Kampagner Definere indhold Udarbejdelse af materiale Gennemførsel Opfølgning Leverandøropfølgning Leverandøraftaler og betingelser Strategiske leverandører Eksisterende e-fakturaleverandører Nye leverandører Aftaleindgåelser 12
1. Definere målsætning og strategi 1. Hvor er vi i dag med hensyn til e-faktura andel? 2. Hvor mange leverandører har vi, og hvordan fordeler de sig på fakturavolumen? 3. Hvilke krav stiller vi til indhold i en faktura? 4. Hvor strenge skal vi være ovenfor leverandørene med krav om efaktura? Skal Basware køre leverandøraktivering så skal I være strenge overfor jeres leverandører 5. Har vi interne ressourcer som kan sikre f.eks kontaktliste med korrekt indhold? Eller skal I have ekstern hjælp til dette?
2. Definere projekt og deltagere 1. Hvem er ansvarlig for projektet hos kunden 2. Hvem er ansvarlig for projektet hos Basware 3. Andre projektdeltagere 4. Tidsplan for projektet 5. Projektmål: Hvor mange faktura skal være elektroniske inden x.x.xxxx, og hvor mange leverandører skal sende
3. Segmentering af leverandørmassen 1. Leverandører som allerede er i stand til at sende e- faktura enten gennem Basware eller via andre operatører 2. Leverandører som ikke kan sende men som repræsenterer en stor del af fakturamængden. 3. Leverandører som ikke kan sende, og som ikke repræsenterer en stor del af fakturamængden.
16 4. Leverandørlisten 1. Hvor mange leverandører skal være med i aktiviteten 2. Kan I sammensætte en komplet liste over jeres leverandører med følgende indhold pr. leverandør? 1. Selskabsnavn 2. CVR nummer 3. Adresse 4. Kontaktperson 5. Telefon 6. Email 7. Antal fakturaer Hvis nej, så kan Basware hjælpe med at fremskaffe denne information. I vil dog blive faktureret for denne ydelse.
17 5. Opsætning af aktiveringsside, leverandørbrev og email 1. Basware opretter en aktiveringsside for jer som bruges til kommunikation med jeres leverandører 2. Der udarbejdes et leverandørbrev som sendes ud pr. fysisk post til alle udvalgte leverandører 3. Det udarbejdes også en email som sendes ud før direkte opfølgning af leverandører starter
Aktiveringsside
19 Informationsbrev Informationsbrev sendes ud med normal post Sendes ud af jer Forklaring af hvorfor I går over til modtagelse af e-faktura Information om at Basware tager kontakt med leverandøren Kunden må bruge sin købekraft og stille tydelige krav til leverandørene om overgang til e-faktura
20 6. Kampangestart 1. Leverandørbrevet sendes ud fysisk til alle udvalgte leverandører i uge 1 (kunde sender dette selv, evt. så kan Basware hjælpe til med udsendelsen) 2. Email sendes ud til de udvalgte leverandører i uge 2 3. Basware begynder at tage kontakt med de udvalgte leverandører pr. telefon
21 7. Projektopfølgning 1. Status sendes i slutningen af uge 2 2. Status herefter hver 14. dag
22 Hvad kræver vi af jer.. Leverandøraktivering er en gratis tjeneste, men: 1. Leverandørlisten skal indeholde minimum 500 leverandører. Jo flere jo bedre 2. Leverandørlisten skal indeholde tilstrækkelig information, hvilket er jeres ansvar. 3. I må sætte tydelige krav til jeres leverandører om modtagelse af e-faktura indenfor en fastsat tidsramme. Dette krav skal stå i leverandørbrevet og i al anden kommunikation 4. I betaler selv for produktion og udsendelse af leverandørbrevet 5. I skal afsætte en dedikeret projektansvarlig/kontaktperson
Interesseret? Next step Kontakt straks din Basware Account Manager og start dialogen Mette Rosenstand, mette.rosenstand@basware.com, 51 68 50 72