Referat 2015-10-05, Side 1 af 8 Emne Deltagere Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: 2015-10-16 Kl. 21:35 Bestyrelsen FA09 Gæster Dan Anderson (DA) Dennis Kofoed (DK) Frank Hansen (FH) Kjeld Skelmose (KS) Peter Damgaard (PD) Kasper Nørballe (KN) Bjørn Larsen (BL) Lone Lund-Rasmussen (LLR) Jørgen Weng (JW) Bo Eggertsen (BE) Karin Aunsfort (KA) Punkter 1. Valg af ordstyrer og referent 1.1 Ordstyrer 1.2 Referent 1.3 Generel information 2. Emner til/fra varmemesteren og administrationen 2.1 Vaskebetalingssystem 2.2 Vinduer 2.3 Trappevask 2.4 Forslag til ordinært beboermøde 2.5 Vedligeholdelsesreglement 2.6 Låse på vipcontainer 2.7 Lamper stjålet 2.8 Facadebelysning 2.9 Indendørs opgangsbelysning og kælderlamper 2.10 Ingen kælderrum til ny beboer 2.11 Ændring af husorden i forhold til grillning på altan 3. Godkendelse af sidste referat 3.1 Godkendelse af sidste referat 4. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen 4.1 Orientering fra formanden 4.2 Husorden, bilag og positivliste 4.3 Sundhedstjek af lejemål 4.4 Velkommen til nye medlemmer og valg af kontaktperson og næstformand 4.5 Valg af repræsentantskabsmedlemmer (3 + 2 suppleanter) 5. Projekter 5.1 Helhedsplansprojekt
2015-10-05, Side 2 af 8 6. Budgetter 6.1 Ingen emner 7. Klagesager 7.1 Ingen emne 8. - 9. Arrangementer 9.1 Ingen emner 10. Planlagte møder 10.1 Planlagte møder 11. Eventuelt 11.1 Ingen emner
2015-10-05, Side 3 af 8 Pkt. 1 Pkt. 2 2.1 Pkt. 1.1 Ordstyrer: FH Pkt. 1.2 Referent: FH Pkt. 1.3 Generel information: Ingen informationer. Emner til/fra Varmemesteren og administrationen Emne: Vaskebetalingssystem KS, Bestyrelsen 2015-10-05: Emnet blev behandlet på beboermødet og de gamle vasketider blev stemt ind. KA melder at vasketiderne ikke passer for lørdage i forhold til starttid. Starttiden skal rykkes fra kl. 8 til 7 om morgenen. BE håndterer dette. Spærretiden ændres også således at vaskeriet er spærret i 3 timer fra den spærrede vasketids start, hvorefter den frigives. 2015-09-09: Der har lidt indkøringsproblemer og få problemer, som er løst. Der mangler at blive lavet de sidste dørlåse. Vasketiderne som er mulige at reservere, stemmer ikke overens med de oprindelige vasketider vi har stemt ind på ordinært beboermøde. Der er fremsat forslag omkring vasketiderne og emnet behandles først efter næste ordinære beboermøde. 2015-08-04: Netværkstilslutninger er opsat. Opsætning af terminaler, og opsætning af vaskebriklåse starter 2015-08-17. Udskiftning foregår blokvis. Der sendes skriv ud til beboere blokvis op til udskiftningen. Efterfølgende afholdes demonstration. Der anskaffes en kortlæser til PC, således restbeløb på gamle vaskekort kan meldes ind til FA09, og derved videreføres til beboerne. 2015-06-01: BE har fået nye priser på vaskekort og brikker. Kort nedsat fra 41 til 29 kr. og brikker fra 40 til 15 kr. alle priser + moms. Tilbud på adgangskontrol til vaskerum og 2 tørrerum pr. blok: 92.000 + moms. Hertil mindre beløb til montering af nye låsebeslag. Ialt 107.000+ moms. Hertil 25.000 til opkobling af data. Godkendt, da BE forventer at alle udgifter kan holdes inden for det budgeterede. Etablering forventes fra primo august. 2015-05-11: BE har fået pris fra Dansk KabelTV for PDS kabeltræk og patchning for alle blokke på 24.800 eks. Moms. BE har modtaget tilbud fra Service Centralen på 230.000 eks. Moms. BE mener ikke Servicecentralen er aktuelle som valg. Miele har også givet (nummer to) tilbud på 265.500 inkl. Moms. LJ forespørger hvor meget som er sat af til formålet. BE melder der er 300.000 inkl. moms til budget 2015. Bestyrelsen beslutter at vælge Nortec, da de tilbyder det samme for mindre penge. KA forespørger hvordan restpenge på Miele vaskekort tilbageføres. BE undersøger. FH forespørger om der kan indhentes tilbud på låsesystem til brug sammen med nøglebrikker, til at tilgå både vaske- og tørrerum, til montering separat et andet tidspunkt. BE hører Nortec ad, om de kan lave noget. Eller indhentes tilbud andet steds fra. 2015-04-13: BE har fundet Mieles tilbud og har haft besøg af Miele. BE var ikke imponeret over deres tilbud samt besøget. BE har indhentet tilbud fra Nortec, med et briksystem som også kan benyttes til fx døradgang. Der er forbundet et månedlig abonnement på 41 Kr. pr vaskeri, som dækker bl.a. fremtidige opdateringer samt service af udstyr. Prisen burde kunne forhandles ned. Det samlede tilbud på systemet er 104.350 ex. moms og eks. brikker og abonnement. Brikker står til 40 Kr. pr. stk., men BE har aftalt at vi kun skal give 20 Kr. pr. stk.. hvis Nortec vælges. BE sammenligner med tidligere tilbud fra Service Centralen. Systemet fra Service Centralen kan dog ikke udvides med et bookingsystem. 2015-03-02: BE har indhentet materiale, men da han er på ferie, tager vi emnet op på næste møde i stedet. 2015-02-09: KS beretter, at der ikke vil tilgå yderligere gebyrer fra FA09 ved valg af nyt vaskesystem. BE har fundet et par kort til så vi kan køre lidt endnu på det gamle. BE har modtaget de tilbud bestyrelsen har modtaget, og kigger dem igennem, og giver hans besyv med, da han har erfaring med indkøb af vaskesystem. 2015-01-12: BE melder at der nu kun er ét kort tilbage til udlevering. KS melder at der ved valg af nyt vaskesystem, tilgår et administrationsgebyr. KS vender tilbage med hvad gebyret består i. BE undersøger om der kan skaffes gamle kort til genbrug. Bestyrelsen gennemser tilbuddet og beslutter hvilket system der skal indkøbes.
2015-10-05, Side 4 af 8 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Emne: Vinduer 2015-10-05: Projektet blev stemt ind på beboermøde. Opgaven skal nu i udbud. Emnet vil efterfølgende blive behandlet som et projekt under pkt. 5. Emne afsluttes. 2015-09-09: KS har udarbejdet et forslag. Stemmes forslaget ind, afholdes der infomøde for beboerne, når dette bliver aktuelt. Emnet behandles igen efter det ordinære beboermøde, når vi ved om forslaget er godkendt eller afslået. 2015-08-04: Vi forventer at forslag er klart til beboermøde til afstemning. 2015-06-01: Budgtforslag fra KN udleveret. Lyder på en huslejestigning på 5%. Der var lidt usikkerhed om hvilken løsning budgetudkastet egentlig refererede til. Der ønskes diferentierede forslag, hvor henholdsvis erhverv indgår, kældervinduer indgår og kælderdøre indgår. 2015-05-11: Landsbyggefonden har været på besøg. Landsbyggefonden efterspørger tegninger på hvordan bygningerne vil fremstå med nye vinduer. Holmsgård skal derfor udforme nye tegninger. LJ tager kontakt med KN omkring det videre forløb. 2015-04-13: KS har fået lavet et overslag på udskiftning af vinduer på ekskl. hoveddør og altandøre/vinduer, som vil give en huslejestigning på ca. 9%. Bestyrelsen giver udtryk for at administrationen har meldt at der skulle være henlagte midler til at dække udgiften. Dette mener KS ikke der er. KS undersøger nærmere. Emne: Trappevask BE & KS 2015-10-05: Emne pågår. 2015-09-09: Betaling har før foregået ved betaling før udførsel. Dette er blevet ændret til betaling efter udførsel. Bestyrelsen ønsker at der bliver kigget efter andre muligheder, da kvaliteten har været meget dalende. KS foreslår at trappevask overgår til ejendomsfunktionærerne. KS indhenter nødvendig info. 2015-08-04: Vi oplever at kvaliteten af trappevasken er dalende. BE beder om konkrete eksempler/beviser. Bestyrelsen vil være opmærksom og kontakte BE. Emne: Forslag til ordinært beboermøde Bestyrelsen, BE & KS 2015-10-05: Vi behandler de enkelte punkter til næste møde. 2015-09-09: Der er løbet forslag ind på følgende: 1. Udskiftning af vinduer/døre i lejemål (bestyrelsen) 2. Opdateret husorden (bestyrelsen) 3. Gengodkendelse af individuel modernisering (bestyrelsen) 4. Ændring af beplantning 5. Ændring/opdatering af positivliste for lejemålsvedligehold 6. Hegn for enden af BRV (montering af låge/nedlægning) 7. Opsætning af brikoplåsning på opgangsdøre og kælderdøre 8. Vasketider skal gendannes 9. Sundhedstjek af lejemål. Emne: Vedligeholdelsesreglement Bestyrelsen, BE, KS 2015-10-05: Der udarbejdes krav i forbindelse med det på beboermødet indstemte sundhedstjek. Bestyrelsen efterspørger om KS kan skaffe en skabelon, fra evt. andre boligforeninger i FA09. 2015-09-09: Vedligeholdelsesreglementet skal tilføres hvilke krav der er til boligens stand. Emne: Låse på vipcontainer BE 2015-10-05: Der er sat hængelåse på sidedørene på vippecontainer, da der blev hevet ting ud derfra. BE
2015-10-05, Side 5 af 8 spørger om vi ønsker låsene stillet om til storskraldsrummet. Bestyrelsen siger OK til omstilling af 4 hængelåse, som bliver fastmonteret. 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 Pkt. 3 3.1 Pkt. 4 4.1 4.2 Emne: Lamper stjålet 2015-10-05: BE melder at de fire lamper, som lyser op på træet på pladsen foran banken, er blevet stjålet. Sagen er anmeldt til Politiet. Bestyrelsen beder BE om at bestille nye. BE undersøger også om der kan gøres mere for at sikre lamperne fremover. Emne afsluttes. Emne: Facadebelysning 2015-10-05: BE sætter opgave i gang med udskiftning af facadebelysning, da det er ved at falde ned. Emnet er diskuteret før, og bestyrelsen giver grønt lys. Emne afsluttes. Emne: Indendørs opgangsbelysning og kælderlamper BE 2015-10-05: BE melder at nogle steder er der op til 3 forskellige fatningstyper. BE har modtaget tilbud på skift af lamper med indbygget lys-/bevægelsesføler men skal have det endeligt på plads inden der foreligger en pris. BE får et konkret tilbud til næste møde. BE har fået pris på udskiftning af lamper pr. blok i kældergangene på ca. 22.000 ex. moms. Antal lamper bibeholdes, men nye lamper bliver med følere som til opgangene. Bestyrelsen ønsker undersøgt, om alt lys kan tændes samlet, da oplægget fra BE lige nu gælder individuel tænding af lamper. BE undersøger og vender tilbage til næste møde. Emne: Ingen kælderrum til ny beboer 2015-10-05: BE melder at der manglede kælderrum til ny beboer i blok 8. BE har omdelt skriv til beboerne i blokken for markering af hvilke kælderrum, som tilhører lejemål. JW melder at der er i flere blokke errum i overskud, fx 4 i blok 8 i forhold til antal lejemål til ekstra brug. BE har konstateret at nogle lejemål har mere end de oprindelige tre rum. Emne: Ændring af husorden i forhold til grillning på altan BE 2015-10-05: BE melder at der skal tilføres i husordenen til næste beboermøde at der ikke må grilles på altanen. Godkendelse af sidste referat Emne: Godkendelse af sidste referat Bestyrelsen 2015-10-05: Referatet blev godkendt. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen Emne: Orientering fra formanden Bestyrelsen 2015-10-05: Ingen informationer. Emne: Husorden, bilag og positivliste Bestyrelsen 2015-10-05: Emne pågår. 2015-09-09: Dokumenter er gennemgået og rettet. Emne optages igen efter ordinært beboermøde. 2015-08-04: Emne pågår. 2015-06-01: Gennemgang udsat til næste møde; men opfølgning ad nedenstående inden. BE ser gerne, at der laves en beskrivelse af, hvilken stand lejlighederne skal have.
2015-10-05, Side 6 af 8 Best. efterlyser i den forbindelse eksempler på dette fra andre steder i FA09 eller andre steder, herunder nærmere om, hvorvidt der findes lovgivning/vejledninger mv. på området. Dette ønskes fremsendt til bestyrelsen i god tid inden næste møde den 4. august 2015. 2015-05-11: BE har lavet oplæg til rettelser i husordenen. Bestyrelsen kigger oplægget igennem og behandler emnet på næstkommende møde. 4.3 4.4 4.5 Pkt. 5 5.1 Emne: Sundhedstjek Bestyrelsen 2015-10-05: Emne pågår. 2015-09-09: Man har i organisationsbestyrelsen taget stilling til, at man på de ordinære beboermøder vil sætte forslag op omkring et sundhedstjek af lejemålene. Emnet tages op igen efter det ordinære beboermøde. Emne: Velkommen til nye medlemmer og valg af kontaktpe rson og næstformand 2015-10-05: Da der ikke ved sidste ordinære beboermøde, blev valgt en formand, skal der på dette møde vælges en kontaktperson i bestyrelsen til, at modtage information fra administrationen. FH tager posten. Da bestyrelsen ikke har en formand, vælges der ej heller en næstformand. Emne afsluttes. Emne: Valg af repræsentantskabsmedlemmer (3 + 2 suppleanter) 2015-10-05: Det er JW, BL og PD som er repræsentantskabsmedlemmer og Da og KA er suppleanter. Emne afsluttes. Projekter Emne: Helhedsplansprojekt Bestyrelsen & FA09 Opfølgning: Ved løbende nyheder 2015-05-11: Landsbyggefonden har udbedt nye tegninger på hele projektet, samt mere udpenslet økonomi. De har beset to lejemål. Bolden ligger hos FA09 og Holmsgård. 2015-03-02: Landsbyggefonden kommer ud 5. Maj. KN foreslår at der ventes med at bestemme noget omkring udskiftning af vinduer, indtil Landsbyggefonden har været her. LJ foreslår at nogen fra bestyrelsen deltager i besigtigelsen, således bestyrelsen har både indsigt og indflydelse på processen. 2015-02-09: Vi har fået melding fra KN om, at vores ansøgning omkring helhedsplan, er blevet præliminært behandlet, og der er afsat en foreløbig støtte på 33 millioner, men at projektet tidligst kan forventes igangsat i 2021. LJ sender nyhedsbrev ud til beboerne omkring emnet, om at der nu vil blive kigget på udskiftning af vinduer, da vi har for mange vinduer som trænger til udskiftning nu. Der skal indhentes tilbud på udskiftning af alle lejemålsvinduer. Bestyrelsen ønsker også at der laves tilbud på udskiftning af kældervinduer, som der kan tages stilling til separat. MHA og BE kigger sammen på hvilke modeller, materialer og udformninger som er aktuelle. LJ deltager måske også, og hører JW om han også ønsker at deltage. Bestyrelsen har givet dispensation til udskiftning af et køkken i forbindelse en fraflytning, grundet dets ringe stand. Grundet flere af køkkenernes tilstand og udskydelsen af helhedsplanen, har bestyrelsen valgt at tillade udskiftning af både køkken og badeværelse igen (individuel modernisering). 2015-01-12: Det forventes at vi hører noget senest efter sommeren. KS har ikke modtaget tilbud endnu på badeværelsesvinduer. 2014-11-17: Der er stadig ikke noget nyt fra LBF. KS undersøger pris på udskiftning af badeværelsesvinduer for alle blokke. 2014-09-01: Administrationen rykker Landsbyggefonden for nyheder omkring godkendelse af projektet. 2014-03-17: Landsbyggefonden har meldt tilbage at vi er accepteret i udvælgelsespuljen. Dette er ikke et tilsagn om at vi er godkendt til støtte, men kun t vi er i betragtning. 2014-01-06: Bestyrelsen vil gerne bede om retningslinjer for hvilke hensigtsmæssigheder der kan tages i forbindelse med udskiftning af fx ældre køkkener. Udsigterne til igangsætning af helhedsplanen er meget langt væk, og nogle køkkener er i så dårlig stand og så gamle at de ikke er brugbare længere. 2013-05-14: Bestyrelsen påtaler at FA09 gerne må have i mente, hvordan vi administrerer vores kælderrum.
2015-10-05, Side 7 af 8 Pkt. 6 6.1 Pkt. 7 7.1 Pkt. 8 Pkt. 9 9.1 Pkt. 10 10.1 Hvis der oprettes flere lejemål, hvordan skal fordelingen så foregå. Kunne der evt. laves loftsrum. KN har orienteret LJ om at ansøgningen er indsendt til Landsbyggefonden og vi kan forvente ca. et års svartid. MS vender tilbage til LJ omkring informationsmøde for beboerne i Juni måned. 2013-04-24: Flemming fremviste nyt oplæg til hvordan den nye udformning kunne se ud. Landsbyggefonden støtter ikke udvendige elevatorer, så elevatorer skal derfor bygges ind i opgangene. Det foreløbige økonomiske grundlag og forslag til hvordan blokkene kan ændres, som blev præsenteret i dag, har vi nikket OK til, og disse sendes ind til Landsbyggefonden. Landsbyggefonden skal herefter returnere en tilbagemelding. Vi afventer derfor svar fra FA09, når de modtager svar fra Landsbyggefonden. Der vil blive indkaldt til et informationsmøde for beboerne omkring projektet, så snart alle informationer er på plads. Der er ikke taget konkrete beslutninger omkring projektet på nuværende tidspunkt. Alt foreligger på et fiktivt niveau, og de endelige beslutninger vil ligge hos beboerne, når disse er klar til præsentation. Beboerne vil løbende blive informeret. 2013-03-04: FA09 deltager i næste bestyrelsesmøde, da der er udarbejdet nyt materiale, som skal præsenteres. LJ indkalder til et separat bestyrelsesmøde, hvor kun dette emne behandles 2012-12-10: Emne pågår. 2012-11-06: Vi afventer svar fra Landsbyggefonden, og der kan gå op til et år før end at de vender tilbage. 2012-10-01: Vi har i dag besøg af Kasper Nørballe og Lone Lund fra FA09 og Flemming Dahl fra tnt arkitekter og Henrik Holmsgaard fra Holmsgaard rådgivende ingeniører. Gruppen har prøvet at opsætte et oplæg til hvordan økonomien kunne se ud ved en helhedsplan, og uden helhedsplan for samme opsætning. Formålet er at klarlægge og skabe et overblik over påvirkningen og konsekvenserne ved henholdsvis, at oprette individuelle lån på de opgaver/projekter som afdelingen står over for de næste 10 år fremfor, at udfører en helhedplan med støtte fra Landsbyggefonden. Emnet slås sammen med punkt 5.1 Tage og vinduer som nye projekter og omdøbes til Helhedsplansprojekt. 2012-09-03: Emne pågår. 2012-08-20: Emne pågår. 2012-06-19: Bestyrelsen er blevet præsenteret for muligheden for at få lavet tagetager. Projektet er i forbindelse med Helhedsplanen for, at forbedre muligheden for støtte fra Landsbyggefonden. Tilstede til fremlæggelsen var Kasper Nørballe (forvaltningsdirektør i FA09), Flemming Dahl (TNT arkitekter), og Henrik Holmsgård (Holmsgaard rådgivende enginører). Flemming præsenterede materialet, som består af 4 forslag. Bestyrelsen skal nu gennemse materialet, og mødes igen med FA09 og drøfte det videre forløb. Budgetter Ingen emner Klagesager Ingen emner Ingen titel (benyttes ikke) Arrangementer Ingen emner Planlagte møder Emne: Planlagte møder Bestyrelsen 2015-10-22 Kl. 18.00 afholdes der bestyrelsesmøde. 2015-10-29 Kl. 18.00 afholdes der hovedbestyrelsesmøde. 2015-11-19 Kl. 18.00 afholdes der bestyrelsesmøde. 2015-12-17 Kl. 18.00 afholdes der bestyrelsesmøde. 2016-01-21 Kl. 18.00 afholdes der bestyrelsesmøde. 2016-01-28 Kl. 18.00 afholdes der hovedbestyrelsesmøde.
2015-10-05, Side 8 af 8 2016-02-18 Kl. 18.00 afholdes der bestyrelsesmøde. 2016-03-17 Kl. 18.00 afholdes der bestyrelsesmøde. 2016-04-21 Kl. 18.00 afholdes der bestyrelsesmøde. 2016-04-28 Kl. 18.00 afholdes der hovedbestyrelsesmøde. 2016-05-19 Kl. 18.00 afholdes der bestyrelsesmøde. 2016-08-18 Kl. 18.00 afholdes der bestyrelsesmøde. Pkt. 11 11.1 2016-09-15 Kl. 18.00 afholdes der bestyrelsesmøde. Eventuelt Ingen emner