Referat nr. 5 af 21/3-2013 ADM = Administrationen Klokken 18:15 EM = Ejendomsmester Afholdt i bestyrelseslokalet = Driftsleder Tilstede fra bestyrelsen: Annette Reckendorph - Kurt Peter Jørgensen - Alexander Johansen - Jeppe Sloth - Kim Hansen - Claus de Haas. Afbud: Finn Jørgensen Klaus Jespersen Jan Northved Hansen Andre tilstedeværende: Ejendomsmesterassistent Frank Christensen Driftsleder Mikkel Selander Torben Jensen Fremsendt på mail, brev: Grønne regnskaber Udleveret på mødet: Dagsorden: 1. Valg af ordstyrer 2. Godkendelse af referat nr. 4 3. Tilbagemelding fra varmemester 4. Budget opfølgning konto 115/116, og finanskontoplan 5. Grønne regnskaber 6. Orientering a. Administrationen b. Organisationsbestyrelsen c. Antenneforeningen d. BeboerTV e. Boligforeningerne i Brøndby 7. Tilbagemelding fra udvalg a. Grønt Udvalg b. Beboeraktivitetsudvalget c. Byggeudvalget d. Legepladsudvalget 8. Bestyrelse - lukket punkt 9. Klager 10. Gennemgang af årsregnskab for afdelingen for 2012 11. Fordeling af omkostninger mellem afdelingerne 12. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 21. februar 2013 13. Ordinært Repræsentantskabsmøde den 11. april 2013 14. Indestående på vedligeholdelseskonti 15. Evaluering af Hjertestarterkursus den 18. marts på Brøndbyøster Skole 16. Kursus ved budgetlægning samt beboermøder mv. 17. Andet Ad 1. Valg af ordstyrer Kurt blev valgt til ordstyrer. Ad 2. Godkendelse af referat nr. 3 og 4 Referaterne fra januar og februar blev godkendt. Ansvarlig Deadline 1
Ad 3. Tilbagemelding fra varmemester. Varmemesteren orienterede om følgende: Kattens værn holder pause og vender tilbage når vejret bliver anderledes. Hængepartierne i forhold til maling af opgangene burde være blevet rettet til, Frank har dog ikke været rundt og se på dem efter rettelserne. Billiard rummet er endnu ikke malet, men det håbes at det er færdigt inden påske. Der er sat loft op. Hærværket er betalt af Lejer der var ansvarlig. Dødsbo lejligheden er ved at være klar, der er lagt nye gulve og blevet gjort rent og malet. Projektet i blok 10, børnehaven, siger de, at de foreløbigt er færdige omkring 1. april. Der er fjernet møbler ved LA 9, og der er sendt regning til Lejer. Der er forsøg med ny VVSer og det kører rigtigt godt. De er lidt dyrere, men væsentligt hurtigere. Hjertestarteren er monteret, og alarmen virker. Strøm til sommerfesten, der er udtag i blok 11, blok 4 og blok 2, så vi skal bare låne eller købe et par strømtavler. Den sidste opgang i blok 12 er malet. Vinduesprojektet med at få malet badeværelsesvindueslisterne. Ingen spørgsmål til Frank. Mikkel har fremsendt en mail om varmemålere, vedr. om det er en god idé at Ista kommer ud og underholder os omkring de nye varmemålere. Der bliver omdelt en brochure fra Ista når de skifter varmemålerne. Mikkel fremviste en smart anordning der kan skjule eventuelle mærker fra de gamle målere da de nye er noget mindre. Denne dækklap bliver en tilkøbsmulighed for beboeren, uden egen udgift og sættes på der hvor der er synlige skader. Der kan købes intelligent luftfugtighedsmåler der kan hjælpe beboerne med at lufte ud og varme op. Det undersøges om målerens tilbagemelding betyder vi som boligafdeling kan forebygge fugtskader i lejemål og hvorvidt der skal beboermøde beslutning til. Vi får sælgeren til at komme og fortælle om det til næste møde. Det er blevet undersøgt om vi må opsatte videoovervågning i forhold til dels storskrald/containergård og dels vaskerum / billiard rum. Det er noget vi godt må. Mikkel indhenter tilbud i forhold til bl.a. ansøgning om overvågning af containergårdens ydre. Der blev spurgt til pumpeudskiftning, da der siden D/V møde 7 markvandring er opstået tvivl. Der har været tale om de pumper der er nævnt i energimærkningsrapporten (varmtvandspumper i 2
blok 2, 4 og 10), og at der skal indhentes et (flere) tilbud da de estimerede priser virker høje i forhold til pumpens pris. Der blev spurgt til forsikringsvilkårene i forhold til rør- og faldstamme projektet det er varslet beboerne at det er deres eget forsikringsselskab der skal dække, og at man skal meddele forsikringsselskabet at der er håndværkere i lejligheden. Det skal undersøges om dette er korrekt med forsikringsmægleren. Der blev fulgt op på vinduerne og temperaturforskelle på nye og gamle vinduer og murene omkring vinduerne. Mikkel følger op på dette til næste møde en undersøgelse foregår per beslutning på januar mødet. Det besluttes at der ske ren undersøgelse hos Kurt. Jeppe foreslå at undersøgelsen foregår indefra. Ad 4. Budget opfølgning konto 115/116 og finanskontoplan Budget opfølgning for januar og februar, blev udskudt til næste måned. Mikkel sørger for computer og projektor til næste møde så det nye bestyrelsesnet kan gennemgås. Mikkel sørger for Budget oplæg til mødet 16. maj, hvor Torben også er inviteret. Ad 5. Grønne regnskaber Grønne regnskaber for februar blev gennemgået og taget til efterretning. Frank orienterede om hvordan man læser vandregnskaberne. Det er sådan at varmtvandsforbrug er lagt sammen i Gillesager mellem en stor og en lille blok (1+2), og der er 2 målere i blok 4 og 6, blok 4 er den ene til vaskeriet. Ad 6. Orientering a. Administrationen Et nærmere afgrænset område vil blive undersøgt for at se om den er forurenet. Teit har sendt en mail omkring vores vinduesprojekt, der er endeligt regnskab, og ingen huslejestigning. Der er fortsat ikke sat dagsordenener/indkaldelser på nettet til OB og Repræsentantskabs møder. Der har været forsøg på at komme til styringsdialog møde med kommunen, det er fortsat ikke lykkedes at finde en dag til det. b. Organisationsbestyrelsen Der har været afholdt ét kort møde i OB siden sidst. På grund af planlægningsbesvær for nogle medlemmer blev datoen ændret, så det fadt sammen med vores hjertestarter orientering. Grundet resten af afdelingsbestyrelsens forfald ville vi ikke have nogen repræsentant til vores orientering. Derfor blev det planlagt at mødet blev startet uden spisning, og at spisningen skulle foregå mens Annette, Kurt og Klaus 3
gik over for at tage imod beboerne til orienteringen. Da disse 3 skulle forlade mødet mente resten af bestyrelsen at resten af mødet måtte udskydes. Der har været diskussion om foreningens budget. Første udkast blev forkastet af et flertal i bestyrelsen ville have en nul-løsning. Annette påpegede at hun ikke anså de stillede besparelsesforslag som realistiske. d. BeboerTV e. Boligforeningerne i Brøndby Der bliver arbejdet med kulturdag i Brøndbyøster som ser ud til at køre på skinner Ad 7. Tilbagemelding fra udvalg a. Grønt udvalg b. Beboeraktivitetsudvalget Der har været 2 gange møde om sommerfest. Der blev givet et resume af hvor langt planlægningen er. c. Byggeudvalget Mikkel gennemgik D/V planen som den ser ud for nuværende efter markvandringen. Mikkel indhenter tilbud på maling af dørene mellem opgang og kældergang i blok 12, 13 og 14. d. Legepladsudvalget Ad 9. Klager Siden sidste bestyrelsesmøde har bestyrelsen modtaget 3 klager via. administrationen. Ad 10. Gennemgang af årsregnskab for afdelingen 2012 Torben gennemgik regnskabet med spørgsmål fra bestyrelsen. Bestyrelsen godkender IKKE regnskabet. Regnskabet kan ikke godkendes da det efter bestyrelsens opfattelse giver et retvisende billede af afdelingens omkostninger i henhold til loven, idet afdelingen ikke er den rette omkostningsbærer af alle omkostninger. Ad 11. Fordeling af omkostninger mellem afdelingerne Der skulle senest d.d. have været udsendt et udkast til en ny aftale mellem afdelingerne fra administrationen. Det er ikke modtaget!! Ad 12. Ekstraordinært Repræsentantskabsmøde den 21. februar 2013 Udgår, punktet var en fejl. 4
Ad 13. Ordinært Repræsentantskabsmøde den 11. april 2013 Repræsentantskabsmødet blev drøftet. Ad 14. Indestående på vedligeholdelseskonti Der er blevet lavet et udkast til et brev til beboere med over 15 t.kr. på deres vedligeholdelseskonto. Det skal tilføjes at man ikke behøver lægge ud hvis man benytter afdelingens håndværkere. Med den tilføjelse skal brevet bare sendes ud til afdeling 3s beboere hvor det er relevant. Ad 15. Evaluering af Hjertestarterkursus Der er en stor tilbagemelding på interesse i førstehjælpskursus. Ad 16. Kursus ved budgetlægning samt beboermøder mv. Iab Ad 17. Andet Vi snakkede om status på hundepasning og hvor mange registrerede katte vi har. Vi vil også have en opfølgning på registrering af campingvogne. Der arbejdes på et nyhedsbrev som vil blive rundsendt til bestyrelsen til gennemsyn. ADM Næstkommende Aktiviteter Torsdag den 15. November Bestyrelsesmøde i bestyrelseslokalet kl. 18.15 Aktivitetskalender Møder og andre aktiviteter i bestyrelsesåret 2012/13 Torsdag 11. april 18.00 Repræsentantskabsmøde Torsdag 18. april 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 16. maj 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 20. juni 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 15. august 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 19. september 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 26. september(?) 19.00 Afdelingsmøde Torsdag 17. oktober 18.15 Konstituerende bestyrelsesmøde Torsdag 21. november 18.15 Bestyrelsesmøde?????? Julefrokost Referent Alexander Johansen Formand Annette Reckendorph 5