Vejledning til Lederudviklingssamtalen (LUS) I denne vejledning er proceduren for LUS i UCL beskrevet. Vejledningen suppleres af en brugervejledning til systemet Medarbejderplan 1, samt et afsnit i IT-politikken vedrørende UCL s brug af systemet. Brugervejledningen er tilgængelig via Medarbejderplan samt fra mit.ucl.dk > Løn og personale. IT-politikken findes på ITafdelingens hjemmeside. LUS LUS er en samtale mellem en leder, som er centrum for samtalen, og dennes chef. Lederudviklingssamtalen (LUS) skal medvirke til at skabe god ledelse og sætte ledelse på dagsordenen i organisationen. Ved LUSén skal skabes klarhed om gensidige forventninger, iværksættes lederudviklingsaktiviteter, og gives feedback til den enkelte leder og dennes chef. Formålet med LUS er gennem dialog at danne grundlag for professionalisering af ledelse, samt støtte lederens målrettede faglige og personlige udvikling. LUSén kan tage udgangspunkt i konkrete opgaver, men det centrale er, at udviklingsperspektivet er i fokus. Samtalen er i sig selv ikke en statussamtale i forhold til igangværende projekter. Denne drøftelse forudsættes, at foregå løbende i det daglige. Samtalen skal: Sikre sammenhæng mellem organisationens strategiske mål og anvendelse af lederens ressourcer Give mulighed for refleksion over ledelsespraksis og aktuelle udfordringer Sikre lederens fortsatte lederudvikling og sætte fokus på lederens karriereplaner Fastlægge lederens fortsatte arbejde med sin personlige udviklingsplan for det kommende år Indkaldelse til LUS Lederen indkaldes af chefen til LUS via Medarbejderplan, og chefen foreslår dato samt tidspunkt for samtalen. Aftalen integreres i outlook, og leder har derfor mulighed for, at foreslå nyt tidspunkt for samtalen. 1 IT-systemet Medarbejderplan håndtere UCL s udviklingssamtaler og leveres af firmaet Innomate. For yderligere information om systemet og/eller leverandøren: www.innomate.com
Sammen med indkaldelsen sendes automatisk forberedelsesmateriale til lederen (LUSskema, kompetenceprofil og portfolio 2 ). For at sikre lederen rimelig forberedelsestid, indkaldes denne senest 14 dage før LUS. Lederen færdiggør sin forberedelse senest 4 hverdage før LUS. Forberedelse til samtalen Lederen opdaterer informationen i Medarbejderplan (Stamdata, andre CV-oplysninger, udviklingsforløb og jobbeskrivelse), samt tilføjer ønskede udviklingsforløb. Udviklingsforløb fra før 1. januar 2012 påføres ikke tid og pris. Fra 1. januar 2012 skal tid påføres alle udviklingsforløb, og pris skal registreres for udviklingsforløb der har en ekstern pris for UCL. Flg. CV-oplysninger skal registreres i Medarbejderplan : Eksterne aktiviteter: Indenfor de seneste 5 år. Faglige netværk: Indenfor de seneste 5 år Internationalt samarbejde: Indenfor de seneste 5 år Projektdeltagelse: Indenfor de seneste 5 år Publikationer: Alle Tidligere beskæftigelse: Erhvervserfaring på baggrund af formel uddannelse indenfor de seneste 5 år Udvalgsarbejde: Indenfor de seneste 5 år Flg. Udviklingsforløb skal registreres i Medarbejderplan : Formel uddannelse: Alle. Efteruddannelse (kurser og kortere uddannelser): Indenfor de seneste 5 år Førstehjælpskurser og hjertestarterkurser: Alle, med angivelse af tidspunkt for gennemførelsen Lektorbedømmelse Følordning, sidemandsoplæring, coachingforløb og jobrotation: Indenfor det seneste år Praktikophold, konferencer og seminarer Arbejdsmiljøuddannelse: Alle, med angivelse af tidspunkt for gennemførelsen Obligatorisk kursus for medlemmer af samarbejdsudvalg: Alle, med angivelse af tidspunkt for gennemførelsen Leder udfylder det elektroniske LUS-skema, chefen indsætter sine noter og begge orienterer sig i skemaet inden samtalen. I Chefens notefelt har chefen mulighed for, at tilføje noter, og der skal som minimum noteres Ingen tilføjelser i feltet. Lederen udfylder kompetenceprofilen som evt. tilrettes under eller efter LUS. 2 Portfolio er en rapport over de data medarbejderen har tastet i systemet. 2
LUS-Skema I samtalen belyses fire overordnede perspektiver UCL og omverdenen: Trends Strategi/ydelser Effektivisering Afdelingen: Implementering Lokal prioritering Tværgående aspekter Relationer: Netværk Samarbejde med eksterne og interne parter Samarbejde med medarbejdere Dig: Professionelt og personligt Relation til din chef Hvert perspektiv kan belyses ud fra et eller flere temaer. Temaerne relaterer sig til centrale områder i organisationens strategiske indsatsområder og er inspireret af kompetencerne i institutionens 360 graders evaluering. Temaerne justeres af direktionen forud for hver LUSrunde. Perspektiver og temaer er en vejledende spørgeramme og hensigten er at lederen og dennes chef udvælger de aktuelle områder og tilføjer supplerende emner efter behov. Eksempler på temaernes indholdselementer: Forandringsledelse: Kompetence til at sikre klar, tydelig og tilpas kommunikation om forandringerne og tage lederskab for forandringer Kompetence til at planlægge, organisere og identificere nøglepersoner i forandringer Kompetence til at implementere UCL s vision og sætte visionære mål for afdelingen Personaleledelse: Kompetence til at rekruttere og fastholde kompetente medarbejdere samt understøtte medarbejdernes trivsel Kompetence til dialog med medarbejderne Kompetence til at sikre høj kvalitet og effektivitet i medarbejdernes opgaveløsning, og er bevidst om medarbejdernes jobmål og udviklingsplaner Kompetence til at give klare retningslinier og sikre hensigtsmæssig fordeling af opgaverne, med udgangspunkt i medarbejdernes kompetencer Ledelsesudvikling: Kompetence til kommunikation af ledelsesbeslutninger Kompetence til at omsætte UCL s vision og ledelsesværdier i konkret ledelsespraksis Kompetence til at bidrage til professionel ledelse i diverse lederfora Kompetence til at kombinere egen lederudvikling i konkret ledelsespraksis 3
UCL og omverdenen Afdelingen Relationer Dig Forandringsledelse Personaleledelse Ledelsesudvikling Kompetenceledelse Evt. Samtalen LUS-samtalerne afholdes årligt, og der afsættes automatisk 2 timer til samtalen. Samtalen tager udgangspunkt i de emner lederen har forberedt i LUS-skemaet, samt en dialog omkring lederens nuværende og ønskede kompetenceprofil. Opfølgning på samtalen Under eller efter samtalen sammenfattes konklusionerne i LUS-skemaet, og evt. aftalte udviklingsforløb samt handlepunkter noteres i Medarbejderplan. Chefen skal lukke afkrydsningslisten for den aktuelle leder efter LUS. Dermed afsluttes den enkelte LUS-samtale, og lederen kan indkaldes til næste LUS-runde. Ligeledes skal chef og leder godkende de endelige konklusioner i LUS-skemaet. Det kan efter henvendelse til interne administratorer af systemet åbnes igen. Afslutning af samtalerne Efter LUS samtalerne gennemfører chefen en opsamling på skaléringsspørgsmålene fra LUS-skemaerne og evaluering af LUS med lederne. Imellem LUS samtalerne Status på handleplanerne og udviklingsforløb fra LUS-samtalen, opdateres løbende. Udviklingsforløb og andre aftaler, der indgås mellem to LUS-samtaler skrives ind i Medarbejderplan løbende. Gennemsigtigheden i systemet 4
Chefer i direkte hierarkisk linje over en given leder i organisationen, kan se dennes LUSskema, jobbeskrivelse og handleplaner, mens alle i organisationen kan se CV-oplysninger, roller og udviklingsforløb (både igangværende og afsluttede) med de søgemuligheder dette giver i systemet. Bevarelse af data i Medarbejderplan Når en leder fratræder sin stilling i UCL har lederen ikke længere adgang til systemet pr. fratrædelsesdatoen, mens alle data inklusive LUS-skema og stamdata bibeholdes i 3 måneder. 5