Formål med instruksfilen Generelt for brugere af CARE i Seniorområdet Ny borger/ændring af data i Klient Stamdata... 5

Transkript

1 CARE Instruksfil Indholdsfortegnelse Formål med instruksfilen... 4 Generelt for brugere af CARE i Seniorområdet... 4 Ny borger/ændring af data i Klient Stamdata... 5 Borger uden dansk cpr. nr General fuldmagt/fuldmagt... 5 Fuldmagt... 6 Dødsfald på plejecenter... 6 Dødsfald... 6 Afgangsfør... 7 Fravær - start... 8 Fravær - ophør... 8 Journal opret notat... 9 Journal - læs Plejeplan, Træningsplan, Rehabiliteringsplan Sygeplejefaglige optegnelser Plan jf. Serviceloven Hjælpemiddelafdelingen Falck hjælpemidler Demenskonsulent Inkontinens medarbejder Medicin FMK MRSA Registrering af borgere med MRSA Målinger Modul Sygepleje/Sundhed Afvigelse - Registrering Sygepleje oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 1

2 Afvigelse - Akut besøg hos ukendt borger Midlertidig flytning internt i kommunen, til midlertidigt ophold på Egebo eller Låsbyhøj Midlertidig flytning internt i kommunen, fra midlertidigt ophold på Egebo eller Låsbyhøj til leverandør af Sygepleje/Hjemmehjælp Plejebolig Permanent flytning: Plejecenter Tilmelding/afmelding af mad til køkkenet Modul Henvendelser Træning Sundhedsfremme og forebyggelse Sundhedsfremme og Forebyggelse Forløbskoordination Sundhedsfremme og forebyggelse TOP-KOM projekt Sundhedsfremme og forebyggelse Slå tobakken projekt Visitation Modul Sygepleje (Ydelser efter Sundhedsloven) Visitation, oprettelse af ydelser Modul Hjemmehjælp Visitation Hjemmehjælps ydelser til borger i plejebolig Fast vagt i hjemmet/hjemmeplejen Fast vagt i plejebolig Visitation - Den gode sagsbehandling Hjemmehjælp - Ændring i borgens behov for hjemmehjælpsydelser Hjemme hjælp - Leverandørskift fra/til kommunal/privat leverandør Hjemmehjælp - Disponering af ydelser Hjemmehjælp Tilmelding Intervare Hjemmehjælp registrering af afvigelser i Modul Hjemmehjælp Sygepleje - Disponering af ydelser i modul sygepleje Sygepleje Uddelegerede sygeplejeydelser til privat leverandør eller Hjemmeplejen Privat leverandør Personale aktiviteter Personale - dagsdisponering Forebyggende besøg til + 75 årige oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 2

3 Køreliste - Udskriv Aktivitetscenter og Daghjem for demente Hold administration Aktivitetscenter/Daghjem Hold fremmøde Aktivitetscenter/Daghjem Dokumentation Kørselskontor bestilling/ændring/afmelding af kørsel Kørselskontor bevilling af kørsel Vagtcentralen Nødkald, cylinder, GSM boks visitering/reparation/nedtagning Nødkald Nedtagning Tlf.- kald visitering / registrering Cylinder opsætning Cylinder nedtagning/flytning Cylinder reparation Nødkaldslister - Udskriv: Kommunikation - Vejledning Kommunikation Opret Kommunikation Oversigt: Edifact Indlæggelse/udskrivelse SAM*BO Edifact Ambulant korrespondance - SAM*BO Edifact Skadestue notat - SAM*BO Edifact Sundhedsfremme og forebyggelse Terminalregistrering Mellemkommunal refusion borger fra andre kommuner Mellemkommunal refusion borger til andre kommuner Magtanvendelse Boligstyring Talepædagog/Logopæd Vikar/Vikarbureau oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 3

4 Personale Brugeroprettelse Tildeling af Brugerrettigheder Adgangskode Personale fratrædelse Private leverandører personale og brugere Genvejstaster Wordskabeloner/Dokumenter Samarbejdsbog Personlig opsætning Nødberedskab / Sikring af drift: Beredskabsplan ved nedbrud af CARE, akut og planlagt Borgerportal Hjælp til ordblinde: CARE nøgleperson: Udfordringer i CARE: Hvis du opdager fejl i CARE: SmartCARE - Navigationssedler Citrix serverne Systemændringer IT afdelingen Undervisningsmateriale - Seniorafdelingen Formål med instruksfilen Denne instruksfil er udarbejdet med det formål at sikre valide data i KMD CARE. Forudsætningen for dette er, at alle brugere af CARE er bekendt med indholdet af instruksfilen og anvender CARE som beskrevet i instruksfilen. Generelt for brugere af CARE i Seniorområdet Rev Anvend borgerens initialer, når du skriver i CARE om borgeren. Eks: Når du skriver om Ane Hansen: AH er informeret om.. Anvend ikke forkortelser, skriv ordene i deres fulde længde. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 4

5 Undgå at anvende latinske betegnelser. Hvis det er nødvendigt; suppler med forklaring på dansk. Ny borger/ændring af data i Klient Stamdata Rev Ansvarlig: Visitator/Sygeplejerske/Terapeut/Planlægger/Gruppeleder, Sundhedsfremme og forebyggelse. Den bruger af CARE, der modtager ny information, ajourfører Klient Stamdata. Se vejledning for anvendelse af Klient Stamdata: Vejledning - Klient Stamdata Borger uden dansk cpr. nr. Rev Ansvarlig: Visitator/Terapeut Hvis en borger uden dansk cpr. skal modtage ydelser i Kolding Kommune, skal du oprette borgeren i CARE med et fiktivt cpr. nr.. Hvis borger allerede er oprettet med fiktivt cpr nummer på sygehuset, skal du anvende det samme cpr, som sygehuset. Hvis borger ikke har et fiktivt cpr nummer skal du selv lavet det: De første to cifre er 98 herefter følger dato, måned og fulde fødselsår: Eksempel: Borger er født d Det fiktive cpr bliver da: Hvis du efterfølgende modtager fiktivt cpr nummer fra sygehuset, er du nødt til at oprette borger igen med samme fiktive cpr nummer som sygehuset. Du skal derefter oprette relevante data på det nye cpr, og afgangsføre det cpr, der kun er i CARE. General fuldmagt/fuldmagt Rev Ansvarlig: Visitator 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 5

6 Modtager af general fuldmagt opretter advis til relevante samarbejdspartnere med besked om, at der foreligger en general fuldmagt. General fuldmagten skannes ind og gemmes i dokumenter i mappen General fuldmagt. Fuldmagt Rev Ansvarlig: Visitator Når der foreligger en fuldmagt, skannes denne ind, og gemmes i dokumenter i den relevante mappe eks. Visitation Bolig Dødsfald på plejecenter Dødsfald Rev Ansvarlig: Gruppeleder/Sygeplejerske/Assistent Print Wordskabelon; Plejecenter, Tjekliste dødsfald og udfør alle opgaver på listen. Rev Ansvarlig: Sygeplejerske/Assistent/Planlægger/ Terapeut/Forebyggende medarbejder/sundhedsfremme og forebyggelse Den bruger af CARE, der modtager besked om dødsfaldet, er ansvarlig for: 1. Ændre civilstand til død i Modul Klient, Stamdata. Dette udløser automatisk: Advis til relevante brugere af CARE, også de private leverandører af personlig, praktisk hjælp og af mad. Slutdato på alle Øvrige ydelser i Klient Stamdata, fanen Oversigt. 2. Indsæt dato for dødsfaldet i Modul Klient, Stamdata i feltet dato til højre for civilstand. 3. Hvis borgeren har hjælpemidler/kald/nøgle-/nøglecylinder: Opret standard advis: Hjælpemidler. Borger er død 4. Hvis borger er visiteret til dosisdispenseret medicin: Opret Edifact til apoteket og afmeld dosisdispenseringen. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 6

7 5. Hvis borger er tilknyttet FMK Fjern tilknytning til FMK 6. Hvis borger er visiteret til indkøb ved Intervare Hjemmeplejen sender sikker mail med oplysning om dødsfaldet til og CC: 7. Afgangsfør borgeren fra de moduler, du er ansvarlig for. Borgerens skal afgangsføres på datoen for dødsfaldet, eller så snart du er bekendt med dødsfaldet (Modul Klient, Afgangsfør). Dette udløser automatisk: Slutdato i alle funktionsvurderinger, visiterede og disponerede ydelser. Hvis der er behov for indsatser efter dødsfald fx lægekontakt/oprydning: Stop alle disponerede ydelser, opret enkeltstående ydelse og indsæt dato på afgangsfør klient; næste dag. Medarbejder i Økonomi afdelingen giver besked til Intervare om dødsfald. Det er muligt at skrive i/fremsøge notater fra afgangsførte moduler i Modul Klient Journal, når borgeren er afgangsført. Vær opmærksom på, om der er efterlevende ægtefælle, der forsat skal have praktisk bistand. Hvis du ved en fejl har afgangsført borgeren til død, skal der oprettes henvisninger, visiteres og disponeres ydelser i det/de modul(er) du har afgangsført borgeren fra. Øvrige ydelser skal oprettes igen. Der er ingen fortrydelse og systemadministrator kan ikke hjælpe. Afgangsfør Rev Ansvarlig: Visitator/Gruppeleder/Planlægger/Sygeplejerske/Assistent/Hjælper/Terapeut/ Sundhedsfremme og forebyggelse Modul Klient, Afgangsfør. Borgeren afgangsføres når: Borgeren er død Borgeren ikke længere har aktive ydelser eller aktiviteter i modulet. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 7

8 Afgangsfør kun fra det/de moduler, du er ansvarlig for. Fravær - start Rev Ansvarlig: Gruppeleder/Planlægger/Sygeplejerske/Assistent/Hjælper/Terapeut Der registreres fravær, når borgeren i en midlertidig periode ikke modtager ydelser fra Kolding Kommune. Fraværet registreres i det modul, medarbejderen er ansvarlig for; Stamdata og planlægning, fanen Fravær. For planlæggere, der disponerer i Modul Sygepleje gælder, at de også registrerer fravær i Modul Sygepleje. Vælg den relevante årsag til fraværet, indtast dato og klokkeslæt for fraværet. Relevante bemærkninger i forbindelse med fravær kan skrives under kommentarer. Fravær udløser automatisk: Advis til relevante advis funktioner. Ved fravær i Modul Hjemmehjælp, Stamdata og planlægning kontrolleres om borgeren er visiteret til Indkøb. Indkøb afmeldes via mail til Intervare kunde@intervare.dk For borgere i plejebolig gælder, at mad afmeldes via standardjournal notat i Modul Hjemmehjælp, som sendes til plejecenterets køkken via advis. Ved udskrivelseskonference på en borger, som er i fravær, registreres besøget som et akut besøg. Fravær - ophør Rev Ansvarlig: Sygeplejerske/Planlægger/Gruppeleder/Assistent Slutdato, og tidspunkt for fravær, registreres i Modul Hjemmehjælp eller/og Sygepleje, Stamdata & planlægning på fanen Fravær, i de moduler du er ansvarlig for. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 8

9 Slutdato udløser automatisk: Advis til relevante advis funktioner. Indkøbsordning genetableres via mail til Intervare: For at kunne dagsdisponere på borgere i fravær, når fravær er oprettet på baggrund af automatisk indlæggelsesadvis: 1. Indsæt dags dato og klokkeslæt tidligere end indeværende tidspunkt for ophør af fravær. 2. Opret nyt fravær med samme dato og tidspunkt + 1 minut. 3. Indtast forventet dato og klokkeslæt for udskrivelse på det manuelt oprettede fravær. 4. Når automatisk udskrivelsesadvis er modtaget, korrigeres dato og klokkeslæt på fraværet. Journal opret notat Rev Dokumentation vedrørende sygeplejeopgaver Sundhedsloven - skrives i Modul Sygepleje, journal. Sygeplejefaglige optegnelser, fanen Sygeplejefaglig udredning anvendes til sygeplejefaglig udredning. Hvis en problemstilling er beskrevet i Sygeplejefaglig udredning, skal der oprettes en plejeplan på den pågældende problemstilling. Dokumentation vedrørende hjemmehjælpsopgaver Serviceloven - skrives i Modul Hjemmehjælp, Journal. Hjælpere i Hjemmeplejen og medarbejdere på Aktivitetscentre skriver altid i denne journal. Dokumentation vedrørende træning Servicelov og Sundhedslov skrives i Modul Træning, Journal. Dokumentation vedr. forebyggende hjemmebesøg skrives i Modul Forebyggende hjemmebesøg, Journal. Dokumentation vedrørende Sundhed og forebyggelse skrives i Modul Sundhed og forebyggelse, Journal. Dokumentation i forbindelse med ansøgning om Hjælpemidler skrives i Modul Hjælpemidler, Journal Journal kladde Du har adgang til at oprette kladder i de journaler, du har adgang til at skrive i. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 9

10 Hvis du opretter journal kladde, skal du være opmærksom på, at kladden ikke er dokumentation, før notatet er gjort permanent. Dine kladder kan læses af andre. Journal kladder gøres automatisk permanente efter 7 dage. Journal - Opret/læs kladde Det er ikke muligt at rette i et gemt journalnotat. Du kan kopiere et gemt notat og indsætte i et nyt, og dermed genbruge allerede indtastede data. Vejledning i kopiering/indsæt gammelt notat i nyt journalnotat Hvis der ved en fejl er oprettet et notat under forkert cpr. nr. og notatet er direkte forkert eller misvisende: Send mail til Care omsorg med skærmprint at det journalnotat, der skal slettes. Systemadm. udfylder standardjournalnotatet i Modul Klient: Systemadm. Sletning af journal notat. Journal - læs Rev Vælg Modul Klient, Journal, fanen Oversigt. Feltet modul, vælg de ønskede moduler. Journalnotater fremsøges ved at klikke på udfør søgning. Det er muligt at begrænse søgningen vha. periode og fritekst. De fremsøgte journalnotater kan vises som notater eller rækker. Vejledning - Fremsøg journal på flere cpr. nr. Plejeplan, Træningsplan, Rehabiliteringsplan Rev Ansvarlig: Sygeplejerske/Assistent/Terapeut En plejeplan/træningsplan tager udgangspunkt i en problemstilling, som borgeren har. Plejeplanen/Træningsplanen er en tidsbegrænset, fremadrettet plan der beskriver de mål og handlinger, der skal udføres m.h.p. at løse borgerens problem. Da plejeplanen kan indeholde flere mål og handlinger, kan den ikke læses kronologisk. Hvert mål og hver handling har sin egen kronologi. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 10

11 Modul Sygepleje, Plejeplan Plejeplaner oprettes i Modul Sygepleje, når en problemstilling jf. Sundhedsloven er beskrevet i Sygeplejefaglig udredning og kræver en sygeplejeydelse. For Sygeplejen gælder, at der skal oprettes mindst en plejeplan for hver indsats, der leveres. For plejecentre gælder, at der oprettes plejeplaner, hvor det, på baggrund af et fagligt skøn, vurderes relevant. Modul Hjemmehjælp, Plejeplan Rehabiliteringsplaner jf. Serviceloven oprettes i Modul Hjemmehjælp hver gang et rehabiliteringsforløb starter. Handleplaner for demente borgere oprettes i Modul Hjemmehjælp. Modul Træning, Plejeplan Træningsplaner oprettes i Modul Træning. Når en problemstilling ikke længere er relevant, passivføres planen (kan aktiveres igen efter behov) Mål: Der kan være mere end 1 mål/plan. Mål skal være SMARTE: Specifikt, Målbart, Acceptabelt for borgeren, Realistisk, Tidsbegrænset, Evaluerbart. For at bevare overblikket i plejeplanerne er det afgørende, at der kun arbejdes med en problemstilling/et forløb i hver plejeplan og, at hvert mål/forløb, og hver handling oprettes for sig. Når en plejeplan ikke længere er aktuel, skal den gøres passiv. For vejledning i plejeplanens funktionalitet: Tryk på tasten F1. Det er muligt at fremsøge aktive plejeplaner for en gruppe borgere. Det kan fx anvendes ved behov for at se, hvilke borgere i en gruppe, der har en aktiv rehabiliteringsplan. Se vejledning. Søg plejeplan for flere borgere i en udsøgning Sygeplejefaglige optegnelser Rev oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 11

12 Ansvarlig: Sygeplejerske/assistenter Borgere med henvisning til Modul Sygepleje: Fanen Sygeplejefaglig udredning og relevante faner i Sygeplejefaglige optegnelser skal ajourføres senest 2 uger efter opstart af ydelser. Sygeplejefaglige optegnelser skal ajourføres ved ændring i borgerens tilstand dog mindst x 1/år. Henvisning: Udfyldes, når der oprettes henvisning til Modul Sygepleje, og ved ny henvisning fra læge/sygehus. Anvendes ikke på plejecenter. Sygeplejefaglig udredning: Relevante felter udfyldes, når der er oprettet henvisning til Modul Sygepleje. Rygestatus: Udfyldes for alle borgere i Sygeplejen Diabetes: Udfyldes, hvis borgeren har diabetes. Psykiatri: Udfyldes, hvis borgeren har en psykiatrisk diagnose Demens: Udfyldes af demenskonsulenter. Egebo: Udfyldes ved midlertidigt ophold på Egebo Akutteam: Udfyldes af Akutteamet Plejebolig: Udfyldes, hvis/når borgeren flytter i plejebolig. Palliation: Udfyldes, hvis borgeren får en terminal erklæring. Mors: Udfyldes, hvis/når der laves aftaler med borgeren om ønsker ved død. Vejledning - Sygeplejefaglige optegnelser Plan jf. Serviceloven Rev Ansvarlig: Hjælper/Assistent/Sygeplejerske Fanen Døgnrytme skal udfyldes hos alle borgere, der modtager hjælp jf. Servicelovens 83, til såvel personlig som til praktisk hjælp, senest 2 uger efter opstart af hjælpen. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 12

13 I døgnrytmen skal beskrives, hvordan hjælpen udføres, i samarbejde med borgeren hvilken rækkefølge og, hvor du finder, hvad i hjemmet. Det skal kunne læses i beskrivelsen, hvordan borgeren evt. medinddrages i opgaverne, hvis det er muligt, og hvis det er formålet med hjælpen. Døgnrytmen skal udfyldes på en måde, så det kan ses, at borgernes eventuelle ressourcer anvendes i almindelige personlige og praktiske opgaver. Det kan evt. være: Klarer dele af den personlige hygiejne (beskriv hvilke) Kan gå fra A til B (beskriv evt. brug af ganghjælpemiddel) Kan selv smøre sin mad/selv spise Kan selv varme sin mad i mikroovn Aftørring af støv (hvor)? Rengøring håndvask på badeværelse/toilet Rengøring af toilet Aftørring af borde i køkken/stue Ovenstående liste er ikke udtømmende, men find og brug borgerenes ressourcer som fremgår af bestillingen. I forbindelse med kvalitetsopfølgning af den bevilgede hjælp, vurderes det blandt andet om døgnrytmen er udfyldt på en sådan måde, at det fremgår, at hjælpen er planlagt og leveres ud fra det formål og mål visitator og borger sammen har formuleret. (Hjemmepleje: Fremgår af Bestillingen Plejebolig: Fremgår af adviset Indflytningsvisitation). Fanen Arbejdsbeskrivelse skal udfyldes senest 2 uger efter opstart af ydelser. Definition af Arbejdsbeskrivelse: En beskrivelse af, hvordan arbejdet kan udføres på en let og sikker måde, så personalet ikke er i risiko for at blive syge af arbejdet. Arbejdsbeskrivelsen har således udelukkende noget med hjælpernes arbejdsmiljø at gøre. Arbejdsbeskrivelsen er ikke en APV, men beskriver løsning på nogle af de arbejdsmiljøproblemer der er beskrevet i APV. Eksempel på indhold i en arbejdsbeskrivelse: X hjælpes op at stå fra sengen, på følgende måde: X skal trække fødderne ind under sig og lægge den højre hånd på rollatorens plade, ve. hånd på madrassen, sengen hæves og X kan nu rejse sig. OBS! X må ikke trækkes/løftes op at stå. (henvisning til standard-arbejdsbeskrivelse, hvor det er muligt) Døgnrytmen og arbejdsbeskrivelse printes ud og lægges i borgerens samarbejdsbog, så evt. vikarer/afløsere, kan arbejde på samme måde og ud fra de samme mål, hos den enkelte borger. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 13

14 Døgnrytme og arbejdsbeskrivelse skal ajourføres ved ændring i borgerens tilstand dog mindst x 1/år. Fanen Livshistorie kan udfyldes det er ikke et krav. Fanen Plejebolig Aftaler skal udfyldes ved indflytning i plejebolig. Vejledning - Plan jf. serviceloven Hjælpemiddelafdelingen Rev Ansvarlig: Hjælpemiddelafdelingen Instruksfil for Kommunikation og Hjælpemidler Falck hjælpemidler Rev Ansvarlig: Falck Hjælpemidler Instruksfil - Falck Hjælpemidler Demenskonsulent Rev Ansvarlig: Demenskonsulenter Pårørende grupper Pårørende grupper registreres som hold aktivitet i Modul Sygepleje. Hold og sessioner med start og slutdato oprettes af aktivitetskoordinator. Pårørende sættes på hold af demenskonsulenterne. Hvis der ikke er plads på aktive hold, sættes de på venteliste til pårørende gruppen. Fremmøde/afvigelser registreres af demenskonsulent efter hvert møde. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 14

15 Inkontinens medarbejder Rev Ansvarlig: Inkontinensmedarbejder Vejledning - Inkontinens Medicin FMK Rev Anvendelse af Medicin/FMK: Medicin/FMK navigationssedler Vejledning for SSH i at læse medicinskema efter tilknytning til FMK: Hvordan læses det nye medicinskema Introduktion til FMK. Skal læses af alle, der skal dispensere medicin. Introduktion til Fælles Medicinkort MRSA Registrering af borgere med MRSA Rev Ansvarlig: Den medarbejder der modtager information om at borgeren har MRSA Information om MRSA noteres i relevant journal/sygeplejefaglig udredning. Modul Klient, Stamdata, fanen Adgang: Sæt Flueben i feltet Sikkerhedsaftale i hjem. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 15

16 Målinger Modul Sygepleje/Sundhed Rev Ansvarlig: Den medarbejder der udfører målingen. Følgende data indtastes i Målinger i eget Modul enten Sygepleje, Sundhed eller Hjælpemidler: Blodtryk/Puls, Blodsukker, Vægt, Højde, BMI, Fedtmasse, Fedtfrie masse, Kondital, Total kropsvæske, HgbA1c. I forbindelse med nogle af indtastningerne kan det være nødvendigt at supplere med et notat i journal eller pleje-/træningsplan. Den medarbejder, der har udført målingen, er ansvarlig for at data indtastes. Ved forkert indtastning, kontaktes nøgleperson, der har rettigheder til at rette data. Ved mistanke om, at der kan være fejl i indtastning, skal den medarbejder kontaktes, der har lavet indtastningen, hvorefter, hvis der er behov for det, nøgleperson retter data. Det er muligt at overføre målinger til advis/edifact. Marker de ønskede målinger, højre klik og klik på Opret advis med markerede. Vejledning - Klientmålinger Vejledning - Anvendelse af Målinger - Mobile CARE Afvigelse - Registrering Sygepleje Rev Ansvarlig: Sygeplejerske/Assistent Administrativ tid: Hver dag er der afsat noget tid til sygeplejerskernes administrative arbejde, som vi får betaling får via én kasse Heri forventes at den tid man bruge på at læse på sine borgere om morgenen og morgenadvis- og edifactbehandling ligger. Som regel behandles kun de hurtigere korrespondancer her, hvis det er nødvendigt at behandle nogle længerevarende, registreres det som ekstra besøg. Altså drejer adviset sig om en medicinændring registreres det som ekstrabesøg - dispensering osv. Ekstra besøg: Advis- og edifactbehandling i løbet af dagen i øvrigt: Meddelelser der kan læses og behandles på mindre en 10 minutter registreres ikke. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 16

17 Meddelelser, der tager længere tid registreres som ekstra besøg. Et ekstrabesøg registreres med en indsats, så drejer adviset sig om en medicinændring registreres det som ekstrabesøg - dispensering osv. Den tid der anvendes på at oprette Indlæggelsesrapport er ekstrabesøg Ukendte/nye indsatser hos en borger man kommer til i forvejen på den aktuelle dag registreres som ekstra besøg Borgerrettede telefonopkald (eller samtaler på kontoret) registreres som ekstra besøg, - når det har karakter at opfølgning på videredelegeret indsats, og har en varighed på mere en 10 minutter. Hvis det har karakter af kompetenceudvikling hos hjælper eller assistent registreres det ikke. Akut besøg: Akut besøg anvendes kun, når der kommer en henvendelse (nødkald og telefonhenvendelser), der kræver et besøg hos en borger nu og her. Planlagt og leverede indsatser til indlagt borger registreres som Akut besøg Indsatser, der skal leveres kort efter udskrivelse, registreres som Akut besøg, for at sikre besøget på kørelisten i tilfælde af at sygehuset ikke registrerer udskrivelsen tidstro. Det sikrer også, at besøget kommer på kørelisten, når borger udskrives i samme vagt, som besøget ligger. Både akutte besøg og ekstrabesøg trækkes via bestillerbudgettet, - der er ingen forskel i afregningen. Afvigelse - Akut besøg hos ukendt borger Rev Ansvarlig: Sygeplejerske/Planlægger Opret borgeren i Modul Klient Opret henvisning til Modul sygepleje/hjemmehjælp og tildel tilhørsforhold til minimum dagvagt. Besøget registreres som afvigelse; akut besøg. Lav journal notat 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 17

18 Enten skal der disponeres ydelser i Modul Sygepleje/hjemmehjælp, ellers skal borgeren afgangsføreres fra modulet. Midlertidig flytning internt i kommunen, til midlertidigt ophold på Egebo eller Låsbyhøj Rev Ansvarlig: Sygeplejerske/Planlægger/Hjemmeplejeleder/Gruppeleder Medarbejder i den gruppe, borgeren flyttes fra, er ansvarlig for at: Kontrollere under øvrige ydelser, om der skal afmeldes daghjem/kørsel til daghjem. I Modul Hjemmehjælp, Stamdata og planlægning kontrolleres om borgeren er visiteret til Aktivitetscenter, Madservice eller Indkøbsordning. Aktivitetscenter og Madservice afmeldes via advis. Indkøb afmeldes via mail til Intervare: kunde@intervare.dk Modul Hjemmehjælp, Plan jf. Serviceloven: Ajourfør Døgnrytme Modul Sygepleje, Sygeplejefaglige optegnelser: Ajourfør Sygeplejefaglig udredning Modul Sygepleje, Medicin: Ajourfør Aktuel Medicin Skriv journalnotat omkring intern flytning. Ring eller opret advis (indsæt ekstra gruppe på advis) til aflastningsstedet og forhør dig om, hvorvidt de disponerer ydelser eller ej, så du ved, hvilken af de to nedenstående modeller, du skal anvende ved flytning af borgeren. Midlertidigt ophold og Rehabiliteringsophold på Låsbyhøj: Ansvarlig; Medarbejder på Låsbyhøj Print Wordskabelon, Låsbyhøj, Tjekliste ind og Tjekliste ud, udfør alle opgaver på listen. Midlertidigt ophold på Egebo Ansvarlig: Medarbejder på Egebo Print Wordskabelon, Låsbyhøj, Tjekliste ind og Tjekliste ud, udfør alle opgaver på listen. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 18

19 Midlertidig flytning internt i kommunen, fra midlertidigt ophold på Egebo eller Låsbyhøj til leverandør af Sygepleje/Hjemmehjælp Rev Fra midlertidigt ophold og Rehabiliteringsophold på Låsbyhøj Ansvarlig: Medarbejder på Låsbyhøj Når dato for afslutning af ophold er kendt: Print Wordskabelon Låsbyhøj, Tjekliste ud og anvend den til kontrol af, at alle opgaver i forbindelse med afslutning af ophold er udført. Opret advis til modtagende leverandør af sygepleje/hjemmehjælp med dato for afslutning af ophold, indsæt ekstra gruppe. Indsæt slutdato på midlertidig adresse. Indsæt slutdato og klokkeslet på fravær i Modul Sygepleje og Hjemmehjælp. Hvis borgeren er visiteret til Madservice; opret advis til leverandøren af mad med dato for, hvornår borger er i hjemmet. Hvis borger er visiteret til Indkøb; send mail til Intervare: kunde@intervare.dk med dato for, hvornår borger er hjemme. Hvis borger er visiteret til Daghjem/Aktivitetscenter: Opret advis til Aktivitetskoordinator, med dato for hvornår borger er hjemme. Forløbskoordinator indsætter slutdato på øvrig ydelse Låsbyhøj Rehab. Modul Hjemmehjælp, Plan jf. Serviceloven: Ajourfør Døgnrytme Modul Sygepleje, Sygeplejefaglige optegnelser: Ajourfør Sygeplejefaglig udredning På dagen for afslutning af ophold: Tilhørsforhold ændres til modtagende gruppe både i Modul Sygepleje og Hjemmehjælp Fra midlertidigt ophold på Egebo Ansvarlig: Medarbejder på Egebo Når dato for afslutning af ophold er kendt: Print Wordskabelon, Midlertidigt ophold, Tjekliste ud. Opret advis til modtagende leverandør af sygepleje/hjemmehjælp, indsæt ekstra gruppe. Indsæt slutdato på midlertidig adresse. Hvis borgeren er visiteret til Madservice; opret advis til leverandøren af mad med dato for, at borgeren er i hjemmet. Hvis borger er visiteret til Indkøb; send mail til Intervare: kunde@intervare.dk og med dato for, hvornår borger er hjemme. Hvis borger er visiteret til Daghjem/Aktivitetscenter: Opret advis til Aktivitetskoordinator, med dato for hvornår borger er hjemme. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 19

20 Modul Hjemmehjælp, Plan jf. Serviceloven: Ajourfør Døgnrytme Modul Sygepleje, Sygeplejefaglige optegnelser: Ajourfør Sygeplejefaglig udredning På dagen for afslutning af ophold: Tilhørsforhold ændres til modtagende gruppe både i Modul Sygepleje og Hjemmehjælp Modtagende leverandør: Ansvarlig: Planlægger/Gruppeleder/Sygeplejerske Ajourfør de disponerede ydelser /ret initialer på de disponerede ydelser i Modul Hjemmehjælp/Sygepleje Plejebolig Permanent flytning: Rev Dette indeholder et afsnit til den gruppe, hvorfra borgeren flytter, og et afsnit der gælder for plejecenteret. Ansvarlig: Sygeplejerske/Planlægger i den gruppe borger flytter fra Når dato for indflytning er kendt: Opret advis til funktionen Plejecenter. Overskrift: Skriv Ny borger i overskriften. Indsæt plejecenteret som ekstra gruppe. Indsæt kopi af Døgnrytme, Sygeplejefaglig udredning og anden relevant information om borger. Hvis der er nødkald og/eller E-lås/nøgleboks i Modul Klient, Stamdata, fanen adgang: opret standardadvis Hjælpemidler. Retur. Cylinder/Nødkald. Modul Hjemmehjælp, Stamdata og planlægning, fanen Disponator; indsæt slutdato på alle ydelser, svarende til den dato borgeren flytter. Lav aftale med plejecenteret om, hvem der retter tilhørsforholdet i Modul Sygepleje og Hjemmehjælp, Gruppeledere og sygeplejersker på plejecentre har adgang til at rette tilhørsforhold. For Vonsildhave Kvarteret, Elim og Dreyershus gælder, at Planlægger/Sygeplejerske/Visitator skal rette tilhørsforholdet. Den dag borgeren flytter i plejebolig: 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 20

21 Ret tilhørsforholdet i Modul Sygepleje og Hjemmehjælp (dette skal gøres den dag borgeren flytter ikke før). Modul Hjemmehjælp: Indsæt slutdato på alle ydelser (hvis det ikke allerede er gjort). Modul Sygepleje: Der må ikke indsættes slutdato på ydelserne; de skal flyttes til plejecentrets initialer Ansvarlig: Gruppeleder i den gruppe borger flytter til Når borger har takket ja til bolig: Print Wordskabelon: Plejecenter, Tjekliste. Ind og udfør alle opgaver på listen. Vejledning - Plan jf. serviceloven Vejledning - Sygeplejefaglige optegnelser Plejecenter Tilmelding/afmelding af mad til køkkenet Rev Ansvarlig: Gruppeleder/kontaktperson på plejecenter Borgerens udgift til mad afregnes på baggrund af de adviser, som køkkenet modtager fra personale på plejecenter. Frist for afmelding: Senest kl dagen før fraværet. Tilmelding ved indflytning og Tilmelding efter en fraværsperiode (eks. indlæggelse) Opret standard journalnotat i Modul Hjemmehjælp: Plejecenter mad tilmelding/indflytning. Besvar alle spørgsmål. Opret advis på baggrund af notatet til advis funktionen: Mad XXX (det køkken, der skal modtage advis). Afmelding af enkeltmåltid: Opret standard journalnotat i Modul Hjemmehjælp: Plejecenter mad - afmelding enkeltmåltider. Besvar alle spørgmål. Opret advis på baggrund af notatet til advis funktionen: Mad XXX (det køkken, der skal modtage advis). Afmelding af måltid i en periode: Opret standard journalnotat i Modul Hjemmehjælp: Plejecenter mad - afmelding i en periode. Besvar alle spørgsmålene. Opret advis på baggrund af notatet til advis funktionen: Mad XXX (det køkken, der skal modtage advis). 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 21

22 Hvis afmeldingen har en ubestemt tidsperiode, er det vigtigt at huske at tilmelde til madservice, ved borgers hjemkomst igen. Modul Henvendelser Rev Ansvarlig: Visitator, Trænende terapeut, Sagsbehandlende terapeut, Inkontinens medarbejder Modul Henvendelser til registrering af de henvendelser, der modtages vedrørende borgere. Vejledning Visitator - Fremsøg henvendelser/henvisninger Vejledning Visitator - Tilret overskrift henv. Vejledning Visitator - Borgeroverblik Vejledning - Overfør besøg til Outlook Vejledning Terapeut opret henvendelse Vejledning Terapeut procedure for oprettelse af henvendelse Hvis en henvendelse er oprettet ved en fejl; kontakt CARE nøgleperson, hun kan hjælpe med at slette henvendelsen. Når henvendelse er slettet, skal nøgleperson lave standard journal notat i Modul Klient med overskriften: Henvendelse slettet. Træning Rev Ansvarlig: Terapeuter Modul Træning anvendes af terapeut til registrering af opgaver vedrørende borgere, der er henvist til træning Vejledning Modul træning. Henvisende team er ansvarlig for at henvisninger og GOP registreres korrekt i CARE Vejledning - Træning - henvendelse Sundhedsfremme og forebyggelse Rev oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 22

23 Ansvarlig: Medarbejdere ansat i Afdelingen for Sundhedsfremme og Forebyggelse Modul Sundhed og forebyggelse anvendes af medarbejdere ansat i Afdelingen for Sundhedsfremme og forebyggelse til registrering af opgaver vedrørende borgere, der er henvist til afdelingen. Den medarbejder, har et forløb med en borger, er ansvarlig for at data vedrørende forløbet ajourføres. Midlertidig adresse Medarbejdere i afdelingen for Sundhed og Forebyggelse registrerer ikke midlertidig adresse. Henvisning og tilhørsforhold: Medarbejder skal oprette henvisning og tilhørsforhold til Modul Sundhed og forebyggelse på borgeren. Afgangsfør: Borger skal afgangsføres, når borger ikke længere modtager ydelser/deltager på hold. Telefonnummer: Borgers telefonnummer indtastes manuelt Øvrig ydelse: Det tilbud borgeren modtager registreres i den periode, borgeren modtager tilbuddet. En borger kan kun have en øvrig ydelse fra Sundhed og forebyggelse ad gangen. Den ydelse der vægter tungest vælges. Undtagelse: Hvis borger modtager forløbskoordination sættes øvrig ydelse Forløbskoordination på. Sundhedsstatus: Klik altid Ja til at oprette ny Sundhedsstatus på baggrund af den gamle. I tekstfeltet over fanerne noteres hvilket forløb borgeren aktuelt er i, og hvem der har udfyldt den på gældende status. Den medarbejder, der har første kontakt med borgeren udfylder relevante felter på fanerne generelt, røg og alkohol. Fagpersoner er ansvarlige for at udfylde faner relateret til eget fagområde. Kladde funktion må ikke anvendes. Indsatser: Anvendes til at beskrive den individuelle plan for en borger og beskrive særlige hændelser på holdet. Målinger: Objektive målinger indtastes under Målinger. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 23

24 Dokumenter: De Wordskabeloner, der skal gemmes som dokumentation, gemmes automatisk i Dokumenter. Individuel kontakt: Ydelser disponeres på fanen disponator. Hold: Den holdansvarlige opretter hold og sessioner og sætter borger på venteliste/hold. For hold der ikke kræver visitation (fx rygestop) gælder, at medarbejdere ansat i afdelingen for Sundhedsfremme og Forebyggelse må sætte borgere på holdet. Kommunikation, oversigt: Alle medarbejdere skal mindst 2 gange dagligt fremsøge ulæste, ubehandlede adviser oprettet til funktionen Sundhed og forebyggelse. Adviser, der er taget handling på, skal markeres som behandlet. Kommunikation, opret: Advis oprettet til medarbejder i egen afdeling: Skriv kollegas navn i overskriften. Vejledning - Modul Sundhed og forebyggelse Vejledning - Analyser til Sundhedsfremme og forebyggelse Oversigt over uddannelser Sundhedsfremme og Forebyggelse Forløbskoordination Rev Ansvarlig: Forløbskoordinator Når henvisning er modtaget: Klient stamdata, fanen henvisning: Opret Henvisning til Modul Sundhed Klient stamdata, fanen Oversigt: Opret øvrig ydelse 1) Vælg relevant indgangsdiagnose Eller 2) Sundhed forløbskoordination (rehabiliteringsophold eller andre) Modul Sundhed, Stamdata og planlægning, fanen Stamdata: Indsæt initialer og kontaktperson. Modul Sundhed, Journal: Opret nyt notat. Indsæt kopi af henvisningsadvis i Journal i Modul Sundhed. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 24

25 Hvis Henvisning er modtaget i papir: Henvisningen scannes og gemmes i Modul Klient Dokumenter Modul Sundhed, Sundhedsstatus: Faneblade, vælg relevant overskrift og udfyld Faneblade 1 og 13 udfyldes altid ved forløbskoordination. Hvad skal og hvad kan udfyldes?: Faneblad 1: udfyld altid 1.A., 1.C., og 1.P. Faneblad 1: øvrige punkter kan udfyldes. Obs. 1 K skriv evt. begrundelse i bemærkningsfelt. Faneblad 13: udfyld altid ja eller nej 13.C. i bemærkning, kan der henvises til notater i andre moduler eller faneblade. Sundhedsfremme og forebyggelse TOP-KOM projekt Rev Ansvarlig: Projektansvarlig i Sundhedsfremme og Forebyggelse Modul Klient Stamdata, fanen Stamdata: Indtast borgerens cpr. nr. opret borger, hvis ikke kendt i CARE Modul Klient Stamdata, fanen Oversigt, feltet Øvrige ydelser: Højre klik, Indsæt ny Vælg TOP-KOM, indtast start og slutdato svarende til undersøgelsesdatoen. Gem Modul Klient, Journal: Klik på fanen Indtast notat Feltet Modul: Vælg Sundhed Feltet overskrift, vælg: Tidlig opsporing af KOL Udfyld notatet med værdierne Sæt flueben i Opret advis Gem Kommunikation: Feltet Beskedtype: Vælg Edifact læge Tilføj evt. bemærkning i tekstfelt Gem 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 25

26 Sundhedsfremme og forebyggelse Slå tobakken projekt Rev Ansvarlig: Projektansvarlig i Sundhedsfremme og Forebyggelse Ny borger i projektet: Borgere henvises til projektet via en elektronisk henvisning, der kan fremsøges under advis funktion Sygehushenvisninger. Efterfølgende korrespondancer fra sygehuset fremsøges via advis funktion Indl/amb korrespondance. Sygehushenvisninger og korrespondancer fra sygehuset gemmes i Modul Sundhed, Journal. (Dobbelt klik på 1. kuvert, evt. fjern markering i ubehandlet, udfør søgning, blå mand)) Modul Sundhed, Journal Sygehushenvisning og korrespondancer fra sygehus/egen læge gemmes i Modul Sundhed, Journal. Højre klik på den åbne henvisning og vælg overfør til journal. Modul Klient Stamdata, fanen Stamdata: Indtast borgerens cpr. nr. opret borger, hvis ikke er kendt i CARE (gem) Modul Klient Stamdata, fanen Oversigt, feltet Øvrige ydelser: Højre klik, Indsæt ny. Vælg Slå tobakken, indtast start dato. Modul Klient Stamdata, fanen Henvisning Hvis borger ikke allerede har henvisning til Modul Sundhed; klik på Ny, vælg Henvist af, og marker Modul Sundhed. (gem) Modul Sundhed, Stamdata og planlægning Book aftalerne med borgeren, indsæt initialer svarende til den medarbejder, der har aftalen med borgeren. Højre klik, vælg opret enkeltstående besøg. Afvigelser fra det planlagte registreres under Indberet afvigelser. Alle kontakter med borgeren skal registreres. Modul Sundhed, Journal Hvis ny borger kan Sygehushenvisning og korrespondancer fra sygehus/egen læge nu gemmes i Modul Sundhed, Journal. Dobbeltklik på kuvert i øverste højre hjørne. Fjern markering i Kun ulæste. Udfør søgning. Dobbeltklik på Sygehushenvisning. Højre klik, overfør til journal. Luk Sygehushenvisning. Højre klik på Sygehushenvisning og vælg Læst og behandlet. Overskriften i journalen ændres til Slå tobakken, før der gemmes. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 26

27 Modul Sundhed, Sundhedsstatus Klik på fanen Slå tobakken. Udfyld relevante felter. (Klik altid Ja til at anvende den sidste evaluering som grundlag for den nye). Feltet Aftaler/opfølgninger anvendes hver gang, der er behov for at lave dokumentation i forbindelse med kontakt med borgeren. Pårørende til borger oprettes præcis som borgeren, hvis den pårørende indgår i projektet. Når borger afsluttes i projektet: Modul Klient Stamdata, fanen Oversigt, feltet Øvrige ydelser: Højre klik, Indsæt ny. Vælg Slå tobakken, indsæt slut dato. Kontroller om borgeren modtager andre tilbud fra Afdelingen for Sundhedsfremme og forebyggelse. Hvis ikke: Modul Klient Stamdata, Afgangsfør afgangsfør borgeren fra Modul Sundhed. Kørelister Rapporter (F12). Vælg rapport: Køreliste (nr. 6). Modul: Sundhed. Personale indtast initialer, Enter. Marker navn. Marker Vis faktiske besøg. Printer ikon. Visitation Modul Sygepleje (Ydelser efter Sundhedsloven) Rev Ansvarlig: Visitator Modul Sygepleje, fanen Stamdata: Udfyld tilhørsforhold til grupper, der skal levere hjælp til borgeren. Tilhørsforhold til dagvagten skal altid udfyldes. Udfyld tilhørsforhold, aften og nat, hvis der visiteres ydelser i vagten, og hvis der visiteres til kald. Modul Sygepleje, fanen Pakker Fritvalgs området og Plejecenter: Vælg relevante indsatser. Indsatsen 0. Udredning og Opfølgning skal altid visiteres. Visitator skal vælge de indsatser, som henvendelsen peger hen imod. Tiden fremkommer automatisk, der må ikke ændres i tiden. Tiden er et gennemsnit Skriv 1 under antal 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 27

28 Hvis det er en tydelig tids afgrænset ordination, og dato for ophør er kendt, sættes slutdatoen på ydelsen. Hvis ydelser skal ændres: Højre klik med musen i venstre side af skærmbilledet på fanen visitator Vælg REVISITER MARKEREDE YDELSER eller ALLE ÅBNE YDELSER. Visitation, oprettelse af ydelser Modul Hjemmehjælp Rev Ansvarlig: Visitator Modul Hjemmehjælp, fanen stamdata: (Ydelser efter Lov om Social service 83 og 84) Tilhørsforhold til dagvagten skal altid udfyldes. Udfyld tilhørsforhold, aften og nat, hvis der visiteres ydelser i vagten. Ajourfør felterne sidste og næste tilsynsbesøg og initial. Modul Hjemmehjælp, fanen visitator: Udskrivelse fra Sygehus, ny borger til privat leverandør Vælg de ydelser, borgeren skal visiteres til fra ydelseskataloget. Angiv antal besøg på hverdage og weekend, pr. uge. Er borgeren i daghjem/aktivitetscenter 1-3/uge, visiteres ydelsen som om den skal leveres alle hverdage. Vær opmærksom på, at tiden er et gennemsnit pr. uge. Dvs. hvis en ydelse skal leveres hver anden uge, skal besøget angives som 0,5 besøg pr. uge. Angiv om ydelserne skal leveres dag/ aften/nat. Vælg leverandører. Beskriv kort i feltet Detaljer hvad hjælpen er bevilget til: eks. Bad, af- og påklædning, ernæring, opvask, o.l. Tilrettes ved ændring af bevilling Hvis hjælpen er midlertidig og dato for ophør af hjælpen kendes, sættes slutdato på ydelsen. Hvis ydelser skal ændres: Højre klik med musen i venstre side af skærmbilledet på fanen visitator 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 28

29 Vælg REVISITER MARKEREDE YDELSER eller ALLE ÅBNE YDELSER. Ydelsen Madservice visiteres med 1 min x 1/uge Ved bestilling af Madservice: Opret advis til funktionen Asbjørns Madservice ApS, Elbokøkkenet I/S eller Det Danske Madhus med standardoverskriften: Mad. Bestilling til den private leverandør. Ved akut genbestilling af mad eller, hvis borgere er bevilget midlertidigt ophold: Opret advis til advis funktion Elbokøkkenet I/S, Det Danske Madhus eller Asbjørns Madservice ApS med standardoverskriften: Mad. Vedrørende bestilling. Visitation Hjemmehjælps ydelser til borger i plejebolig Rev Modul Hjemmehjælp, Stamdata & Planlægning, fanen Visitator: Vælg ydelse. Ud for hver ydelse: Hverdage: Besøg = 5.. Varig = 1. Weekend: Besøg= 2. Varig = 1. Leverandør = Kommunen. Visitation af ydelser i Modul Hjemmehjælp til borger i plejebolig Fast vagt i hjemmet/hjemmeplejen Rev Ansvarlig for dokumentationen: Assistenter/hjælpere (den faste vagt) Ansvarlig for det samlede forløb: Planlægger Borgere der bevilges fast vagt i hjemmet. Der skal være tæt dialog mellem leverandør og visitator ift. ændringer i funktionsniveauet Den faste vagt dokumenterer udviklingen/situationen i hjemmet efter hver vagt i journal hjemmehjælp standard overskrift: Fast vagt dokumentation Planlægger (for eks. dag) samler løbende op på forløbet, minimum 1 gang pr. uge, dokumenterer i journal hjemmehjælp opretter advis til visitator herfra 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 29

30 Visitator følger udviklingen/situationen (i modul henvendelser) i hjemmet løbende i samarbejder med planlæggerne Fast vagt i plejebolig Rev Ansvarlig for dokumentation: Assistenter/hjælpere (den faste vagt) Ansvarlig for det samlede forløb: Gruppeleder Borgere der bevilges fast vagt i plejeboligen. Der skal være tæt dialog mellem leverandør og visitator ift. ændringer i funktionsniveauet Den faste vagt dokumenterer udviklingen/situationen efter hver vagt i journal hjemmehjælp standard overskrift: Fast vagt dokumentation Gruppeleder samler løbende op på udviklingen/situationen, minimum 1 gang pr. uge, dokumenterer i journal hjemmehjælp opretter advis til visitator herfra Visitator følger udviklingen/situationen (i modul henvendelser) i hjemmet løbende og i samarbejde med gruppelederen Visitation - Den gode sagsbehandling Rev Den gode sagsbehandling udfyldes i forbindelse med vurdering af ydelser efter 83, og er et udtryk for borgerens funktionsniveau på det tidspunkt, hvor der blev truffet en afgørelse om hjemmehjælp. Kun visitator har skriveadgang til Den gode sagsbehandling i Klient Modulet. Efter samtykke fra borgeren, må leverandøren læse Den gode sagsbehandling samtykke er angivet på den første fane i det første felt i Den gode sagsbehandling. Hjemmehjælp - Ændring i borgens behov for hjemmehjælpsydelser Rev Ansvarlig: Hjemmeplejeleder/Planlægger 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 30

31 Når borgerens behov for hjemmehjælpsydelser ændres i en periode, der forventes at vare ud over 7 dage, skal leverandøren oprette advis til visitator. Anvend standard journal notatet i Modul Hjemmehjælp: Ændret funktionsniveau - Personlig eller Praktisk hjælp, afhængigt af hvilken type ydelse det drejer sig om. Hvis behovet forventes at vare mindre end 7 dage, eller ved akut behov for hjælp registreres ydelserne som afvigelser. Se afvigelser. Når/hvis borgeren kan klarer sig selv, laves notat i journalen, der beskriver årsagen til, at hjælpen er afsluttet, hvad der er aftalt med borgeren. De disponerede ydelser slettes, og der sendes advis til visitator, om at ydelserne er afsluttet. Borgeren skal kun have tilhørsforhold til aften eller nat, hvis der er reelt er visiterede ydelser i vagten. Hjemme hjælp - Leverandørskift fra/til kommunal/privat leverandør Rev Ansvarlig: Hjemmeplejeleder/Planlægger/Privat leverandør Afleverende leverandør Kontakt evt. den nye leverandør for overdragelse af info om borger. Indsæt slutdato på ydelserne på fanen Disponator = sidste dato for levering af ydelser. Kontroller om borgerens tilhørsforhold skal ændres. Ændre tilhørsforhold, hvis påkrævet. Ikke registrerede afvigelser skal registreres senest den dato borgeren skifter leverandør. Modtagende leverandør Fremsøg dokumentet Bestilling for info om, hvilke ydelser, borgeren er visiteret til. Indsæt korrekte standard initialer på fanen stamdata i Modul Hjemmehjælp Opret ydelser med startdato = første dag for levering af ydelser. Ajourfør Plan jf. Serviceloven fanerne Døgnrytme og Arbejdsbeskrivelse. Print Døgnrytmen og Arbejdsbeskrivelsen og læg i Samarbejdsbogen. Opret APV. Hjemmehjælp - Disponering af ydelser Rev oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 31

32 Ansvarlig: hjemmeplejeleder/centerleder/planlægger/gruppeleder: Modul Hjemmehjælp, fanen tilhørsforhold Kontroller, at borgeren har tilhørsforhold i dagvagten (og aften / nat, hvis borgeren er visiteret til ydelse/ydelser i disse vagter). Dette gælder uanset om kommunen har valgt kommunal eller privat leverandør. Feltet Standard initialer udfyldes Feltet Kontaktperson udfyldes med planlæggers initialer. For plejecentre gælder, at Kontaktperson udfyldes med gruppeleders initialer. Modul Hjemmehjælp, fanen disponator: Hent de visiterede ydelser ved højre klik i venstre halvdel af skærmbilledet Vælg hent manglende ydelser fra visitationen (inkl. varighed) Feltet under uge; vælg relevant mulighed. Sæt flueben i kolonnen Husstandstildelt ydelse, hvis dette er visiteret. Gem Til højre for den gemte ydelse ses et brev. Brevet trækkes over i ugeskemaet mens venstre musetast holdes nede. Indsæt udførselstider vises. I denne skal starttidspunkt, rutenummer og hvilken dag/dage ydelsen skal leveres. registreres. Kørelistebemærkninger kan noteres. Tryk indsæt. Ydelsen/ydelserne vises i ugeskemaet med antal. Slet enkelt ydelse: Højre klik på ydelsen vælg slet ydelse. Slet alle ydelser: Højre klik i venstre halvdel af skærmbilledet og vælg slet alle ydelser og udførselstider. Ydelsen Madservice skal ikke disponeres. Ydelsen Udbringning af varer skal ikke disponeres hvis INTERVARE leverer varerne disponeres KUN af private leverandører Ydelserne Bestille varer og Sætte varer på plads er kun visiteret hvis borger har brug for hjælp til dette skal i så fald også disponeres Ved leverandør skift skal den gamle leverandør stoppe de ydelser, de har leveret, og den nye leverandør disponere ydelserne på ny. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 32

33 83 ydelser, der leveres efter 94 og 95 disponeres af adm. medarbejder i Myndighedsafdelingen. Hjemmehjælp Tilmelding Intervare Rev Ansvarlig: Hjemmeplejeleder/Planlægger Opret standard journalnotatet: Tilmelding til indkøbsordningen i Modul Hjemmehjælp. Udfyld felterne (det er ikke muligt at flette navn, adresse, o.s.v.) Kopier indholdet før du gemmer via CTRL + A og CTRL + C. Indsæt indholdet i en mail via CTRL + V. Når du sender mailen, skal du vælge Send sikkert. Herved krypteres mailen, og gør det OK at maile personhenførbare data. Intervare kan modtage sikker mail. Intervare: kunde@intervare.dk Hjemmehjælp registrering af afvigelser i Modul Hjemmehjælp Rev Ansvarlig: Leder/Planlægger Afvigelser registreret i Modul Hjemmehjælp anvendes ved afregning af borger ved midlertidig hjemmehjælp, det er derfor afgørende, at afvigelser registreres præcis som beskrevet. Følgende afvigelser registreres: Afvigelser indberettes i Modul Hjemmehjælp under Indberetning : Afvigelse på det planlagte besøg ud over +/- 15 min. I dagvagten. Afvigelse på det planlagte besøg ud over 10 min. i aften-/nattevagt. Aflysning af besøg/ydelse registreres som varslet: Hvis besøget/ydelsen er aflyst dagen før inden kl , skal det registres som varslet. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 33

34 Hvis besøget/ydelsen i aftenvagten er aflyst samme dag inden kl , skal det registres som varslet. Øvrige aflysninger registreres som ikke varslet. Ekstra Besøg, der var kendt før arbejdstids start, skal registres som ekstra besøg. Indsæt ekstra ydelse Ekstra besøg, der ikke var kendt ved arbejdstidsstart registres som akut besøg. Indsæt Akut besøg Vælg ydelse Akut besøg. Eksempel: Borgeren anvender sit nødkald, sygeplejersken overdrager opgaven til Hjemmeplejen, fordi borgeren ønsker hjælp efter Serviceloven (ex. hjælp til toiletbesøg): Afvigelsen registreres i Modul Hjemmehjælp som et Akut besøg (det var ikke kendt ved arbejdstidsstart), ydelsen Akut besøg vælges. Ydelser levereret ud over tidsrammen for et planlagt besøg, registreres som ekstra ydelse. I feltet Varslet vælges: Ej udfyldt. I forbindelse med ekstra/akut besøg skal du registrere den tid, der er anvendt, fra du går ind ad borgerens dør, til du går ud af borgerens dør igen. Ikke visiterede ydelser registreres som afvigelse. Vær opmærksom på at registrere om årsagen til afvigelsen er borgeren eller leverandøren. Leverede afvigelser skal senest være registreret 3 hverdage efter, at afvigelsen er leveret. Sygepleje - Disponering af ydelser i modul sygepleje Rev Ansvarlig: sygeplejerske/gruppeleder: Modul Sygepleje, fanen tilhørsforhold Kontroller, at borgeren har tilhørsforhold i dagvagten (og aften / nat, hvis borgeren er visiteret til ydelse/ydelser i disse vagter). Har borgeren kald, skal der være tilhørsforhold i alle 3 vagter. Feltet Standard initialer udfyldes med den rute, der skal levere ydelsen. For plejecentre gælder, at Kontaktperson udfyldes med gruppeleders initialer. For Sygeplejen gælder, at Kontaktperson udfyldes med sygeplejerske kontaktpersons initialer. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 34

35 Modul Sygepleje, fanen disponator: Visitationen giver en standardtid som ikke kan ændres sygeplejersken disponerer den reelle brugerrelaterede tid. Der kan anmodes om visitation med tilbagevirkende kraft. Hvis en indsats afsluttes men borgeren ikke afgangsføres så skal visitationen have besked via advis om dato for ophør. (Når borgere afgangsføres, slutter den visiterede indsats af sig selv). Alle fremtidige ydelser skal disponeres (evt. Opret enkeltståede besøg) også selvom de ikke er visiteret - med bemærkning om baggrunden for besøget. Opret ny ydelse Ret relevante felter: Opstartsdato, slutdato, tid og uge. Gem Til højre for den gemte ydelse ses et brev. Brevet trækkes over i ugeskemaet mens venstre musetast holdes nede. Indsæt udførselstider vises. I denne skal starttidspunkt, rutenummer og hvilken dag/dage ydelsen skal leveres. registreres. Kørelistebemærkninger kan noteres. Tryk indsæt. Ydelsen/ydelserne vises i ugeskemaet med antal. Stop ydelser fra og med d.d. eller senere: Indsæt slutdato på ydelsen Stop enkelt ydelse fra og med dagen før: Højre klik på ydelsen vælg stop ydelse. Slutdato bliver til og med døgnet før. Stop alle ydelser fra og med dagen før: Højre klik i venstre halvdel af skærmbilledet og vælg stop alle ydelser og udførselstider. Slutdato bliver til og med døgnet før. Sygepleje Uddelegerede sygeplejeydelser til privat leverandør eller Hjemmeplejen Rev Sygeplejerskens opgave: Hvis leverandøren er privat. Modul Klient Stamdata, fanen adgang, feltet Privat leverandør: Vælg den leverandør, der skal varetage den/de uddelegerede opgaver. Modul Sygepleje, Stamdata og Planlægning, fanen disponator: Hvis ydelserne er disponeret, men tid/hyppighed skal rettes: 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 35

36 Højre klik på ydelsen, venstre klik på Omdisponer ydelse, vælg fra hvilken dato ændringen skal virke, ret tid/hyppighed. Hvis ydelserne ikke er oprettet: Opret de ydelser leverandøren skal levere, indsæt varighed og hyppighed. Disponer ydelserne (træk ydelserne over i gitteret), indsæt leverandørens buffer rute og det tidspunkt, du vurderer ydelsen skal leveres. Modul Sygepleje Plejeplan sikre, at det foreligger opdateret plejeplan til ydelsen. Modul Sygepleje Journal vælg overskriften: Uddelegering af ydelse efter Sundhedsloven. Opret advis på baggrund af notatet og send til leverandøren. Leverandørens opgave: Modul Sygepleje, Stamdata og planlægning, fanen disponator: Ret til ønsket initial Ret evt. tidspunkt for levering af ydelserne. Ved behov for ekstra besøg til fx efterdosering; opret ydelsen som ekstra ydelse i Indberet afvigelser. Leverandøren må kun levere ydelser efter Sundhedsloven, der er videredelegeret. Ved skift af leverandør på 83 og videredelegerede sygeplejeydelser Leverandør retter initialer og tidspunkt for levering af ydelser Advis til sygeplejersken Privat leverandør Rev Leverede ydelser registreres på personlig initialer Alle leverede ydelser, skal være registreret på personlige initialer. Der er 2 metoder: 1: Ydelser disponeres på ruter, og flyttes før vagtstart til personlige initialer 2: Ydelser disponeres på personlige initialer og flyttes ved afvigelser til andet personale initial før vagtstart Vejledning. Privat leverandør. Ydelser på initialer Private leverandører oversigt Oversigt over relevante vinduer i CARE for private leverandører Vejledning - Privat leverandør Private leverandører Analysen Leder hos private leverandører har adgang til at trække analyser i CARE, for egne borgere. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 36

37 Vejledning - Analyse. Private leverandører Personale aktiviteter Rev Ansvarlig: Planlægger i Hjemmeplejen Personale aktiviteter oprettes jf. vejledning. Vejledning - Personale Aktiviteter Personale - dagsdisponering Rev Ansvarlig: Planlægger i Hjemmeplejen Planlægger i Hjemmeplejen anvender Modul Personale Dagsdisponering til planlægning/fordeling af besøg. Mappoint er et hjælpeprogram til bl.a. dagsdisponering. Kan avendes i vinduet: Personale aktiviteter og giver mulighed for at få estimeret vejtiden på baggrund af om medarbejderen kører bil, el-cykel, cykel eller går. Vejledning. MapPoint Forebyggende besøg til + 75 årige Rev Ansvarlig: Forebyggende medarbejder Lov om Forebyggende hjemmebesøg er beskrevet i Lov om social service. Kun forebyggende medarbejdere har rettigheder til at se data i Modul Forebyggende. Forebyggende medarbejder har kun rettigheder til Modul Klient og Modul Forebyggende. Den enkelte forebyggende medarbejder er selv ansvarlig for at planlægge egne besøg/sende breve. Følgende borgere tilbydes ikke forebyggende besøg, men skal ikke afgangsføres fra Modul Forebyggende. De kan fanges i filter: Terminal borger (der arbejdes på en løsning d ) 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 37

38 Borger, der er tilknyttet demenskonsulent Borger, der modtager både personlig pleje og praktisk hjælp jf. Serviceloven. Borger i plejebolig. 75 årige får tilsendt brev med tilbud om forebyggende besøg. Borger skal selv kontakte den forebyggende medarbejder, hvis besøg ønskes. Under besøget laves aftale om, hvornår borger ønsker tilbud om besøg igen. Hvis borger ikke henvender sig vedrørende tilbud ved 75 år, tilbydes først besøg igen ved 80 år. 80 årige og derover tilbydes besøg hver år. Borger skal selv kontakte forebyggende medarbejder, hvis besøg ønskes. Risikobesøg ved mistet ægtefælle sendes som et tilbud. Forebyggende medarbejder ringer til borger for at lave aftale om besøg ønskes. I forbindelse med alle besøg registreres: Dato, tid, initialer, status for besøget Forebyggende besøg, Mobilitet og træthedsstatus. (Kladder gøres permanent senest førstkommende hverdag). Standard Journal notat: Forebyggende besøg. (Kopier notatet fra det seneste besøg, og rediger/tilføj data, så notatet indeholder aktuelle data). I forbindelse med alle besøg informeres om: Data registreres elektronisk Borgerportalen pjece udleveres. I forbindelse med telefonisk kontakt med borger registreres: Standard Journal notat: Telefonisk kontakt/mail vedrørende borger Hvis borger henvender sig for besøg før næste handledato: Næste handledato ændres til d.d. + 1 dag på det forrige besøg. Nye borgere til forebyggende besøg: Modul Forebyggende, Tilhørsforhold alle klienter Dagligt laves udsøgning på borgere uden gruppe/initial. Der indsættes gruppe og initial på borgerne. Besøg alle klienter: Markering i Ej filter og Ej vejeksklusion ved planlægning af besøg Feltet kørelistebemærkning: Anvendes til bemærkninger som kan være nyttige i relation til at tilgå borgerens adresse Feltet generel info: Fx: husk at indhente telefonnummer ved næste kontakt, besøg afventer ægtefællebesøg om 2 mdr. Ved dødsfald og partners død modtager forebyggende medarbejder automatisk advis om dødsfaldet. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 38

39 Indsæt slutdato på Mobilitet og træthedsskala. Afgangsfør borger fra Modul Forebyggende. Besøg til enlige + 60 årige Når borger fylder 75 år, skal tilhørsforhold ændres, så de ikke længere har tilhørsforhold til gruppen Forebyggende Enlige år. Det lille skub Forebyggede medarbejdere registrerer start og slutdato på øvrig ydelse Det lille skub. Tilbuddet gælder 1 måned. Køreliste - Udskriv Rev Ansvarlig: Leder/Sygeplejerske/Planlægger/Gruppeleder Udskriv køreliste via Generer rapporter: Klik på Rapporter i Menuen eller tryk på tasten F12. Generer rapporter. Vælg køreliste nr. 6. Modul: vælg Alle Moduler Udvælg pr. personale eller gruppe Hvis Personale: I feltet initialer listes alle ruter der skal køres ud og disse søges frem (markeres) Bestillingskriterier: Vælg uge og ugedag Vis ændringer Vis faktiske besøg Udskriv køreliste via dagsdisponeringen i Modul sygepleje/hjemmehjælp: Udfyld dato, distrikt, vælg søg. Vælg rutenummer, højre klik i nederste venstre felt, hvor ruten er synlig. Vælg udskriv ruten. Udskriv. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 39

40 Aktivitetscenter og Daghjem for demente Hold administration Rev Ansvarlig: Aktivitetskoordinator/Demensfaglig leder Hold og sessioner oprettes. Borgere, der er visiteret til en aktivitet sættes på hold. Sessioner, der ikke afvikles, slettes. Når borgeren er sat på hold registrerer aktivitetskoordinator det retningsgivende mål i Plan jf. Serviceloven, fanen Daghjem/Aktivitetscenter Vejledning - Aktiviteter - borgerrettede Vejledning - Aktivitetskoordinator - Analysen Aktivitetscenter/Daghjem Hold fremmøde Rev Ansvarlig: Aktivitets/daghjemsmedarbejder Afvigelser, fra deltagelse i et planlagt hold, skal registreres; Hvis borger melder afbud: Vælg Aflyst Hvis borger udebliver uden afbud: Vælg Ej mødt Aktivitetscenter/Daghjem Dokumentation Rev Ansvarlig: Aktivitets/daghjemsmedarbejder Aktivitetsmedarbejder/daghjemsmedarbejder anvender Journal i Modul Hjemmehjælp. Vælg altid en standardoverskrift. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 40

41 Plan jf. Serviceloven, fanen Daghjem/aktivitetscenter udfyldes og ajourføres for borgere i daghjem/aktivitetscenter. Retningsgivende mål indtastes af aktivitetskoordinator/demenskonsulent. Livshistorie registreres i Plan jf. Serviceloven, fanen Livshistorie. Ydelser disponeres af aktivitetskoordinator/demenskonsulent på daghjemmet/aktivitetscenterets initialer. Ændringer på kørelisten kørelistebemærkning, tidspunkt ændres af medarbejdere på daghjem/aktivitetscenter i Personale Udførselstider skriv rutens initialer. Ved behov for andre ændringer, kontaktes demenskonsulent/aktivitetskoordinator. Kørelisten (F12) udskrives dagligt alle moduler, Personale; indtast rute. Noter på kørelisten, hvem der har leveret ydelsen. Registrer hvem der har leveret ydelsen i Modul Sygepleje Indberetning af afvigelser. Ydelser efter Sundhedsloven, der ikke var planlagt registreres som en ekstra ydelse. Kørselskontor bestilling/ændring/afmelding af kørsel Rev Vælg en standard overskrift i journal, Modul Hjemmehjælp, hvis det drejer sig om kørsel til Daghjem, Aktivitetscenter, midlertidigt ophold eller bad på plejecenter. Vælg en standard overskrift i journal, Modul Sygepleje, hvis det drejer sig om kørsel til sygeplejeklinik. Vælg en standard overskrift i journal, Modul Træning, hvis det drejer sig om kørsel til Træning. Opret Advis på baggrund af journalnotatet og vælg advis funktionen Kørselskontor. Medarbejdere på kørselskontoret fremsøger advis og kontrollerer, om kørslen er registreret i Klient, Stamdata, Oversigt, Øvrig ydelse, inden kørslen planlægges. Nye kørsler skal bestilles inden kl. 10 dagen før. Ændringer meldes snarest muligt. Kørselskontor bevilling af kørsel Rev oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 41

42 Ansvarlig: Visitator Registrer bevilling af kørsel, Klient, Stamdata, Oversigt, Øvrig ydelse. Husk at indsætte dato for start og slut på bevilling af kørsel. Vagtcentralen Rev Ansvarlig: Vagtcentral Vagtcentralen modtager advis fra Falck Hjælpemidler, når Nødkald er opsat. Disse data gemmer Vagtcentralen i eget system. Vejledning - til Vagtcentral Nødkald, cylinder, GSM boks visitering/reparation/nedtagning Rev Ansvarlig: Visitator Visitator visiterer borger til Nødkald. Når borgeren er visiteret til et Nødkald, skal visitator sikre at: Klient Stamdata er ajourført inkl. fanen adgang, feltet Årsag til nødkald Borgeren har en henvisning til Modul Sygepleje Borgeren har tilhørsforhold til dag, aften og nat i Modul Sygepleje, der skal besvare borgerens nødkald. Hvis borger flytter: Hjemtag og opret ny ansøgning på kald/cylinder/gsm boks. Opsætning, reparation, og nedtagning af Kald, cylinder og evt. GSM boks i Modul Hjælpemidler udføres jf. denne vejledning: Vejledning - Bestilling af Kald Nødkald Nedtagning Rev Ansvarlig: Visitator/ Sygeplejerske/Planlægger/Hjælpemiddeldepotet 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 42

43 Når borgeren ikke længere har behov for nødkald: Sygeplejerske/planlægger opretter standard advis: Hjælpemidler. Retur. Cylinder/Nøgleboks. Tlf.- kald visitering / registrering Rev Ansvarlig: Visitator Visitator visiterer borger til tlf.-kald til Sygeplejen. Når borgeren er visiteret til et tlf.-kald, skal visitator sikre at: Klient Stamdata er ajourført. Fanen Adgang, flueben i feltet Tlf.-kald og udfyld feltet Årsag til tlf.-kald Der er opsat nøgleboks Borgeren har en henvisning til Modul Sygepleje Borgeren har tilhørsforhold i dag, aften og nat i Modul Sygepleje Oplyse borgeren om hvilket tlf.nr. der skal benyttes (jævnfør sygeplejens tlf.-liste, gemt på G-drevet) Visitator visiterer borger til tlf.-kald til Hjemmehjælp Når borgeren er visiteret til et tlf.-kald, skal visitator sikre at: Klient Stamdata er ajourført. Fanen Adgang, flueben i feltet Tlf.-kald og udfyld feltet Årsag til tlf.-kald Der er opsat nøgleboks Borgeren har en henvisning til Modul Hjemmehjælp Borgeren har tilhørsforhold i dag, aften og nat i Modul Hjemmehjælp Oplyse borgeren om hvilket tlf.nr. der skal benyttes (jævnfør hjemmehjælpens tlf.- liste, gemt på G-drevet) Cylinder opsætning Rev Ansvarlig: Alle der bestiller cylinder/nøgleboks Ved behov for opsætning af cylinder: Det skal vurderes om borgeren opfylder mindst 1 kriterie for opsætning af cylinder: 1. Borger er ikke i stand til at låse yderdøren op 2. Borgeren får hjælp om natten. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 43

44 Udskriv Wordskabelon: Cylinder/Nøgleboks opsætning. Indhent underskrift. Gem dokumentet i Modul Klient. Dokumenter. Opret advis: Hjælpemidler. Cylinder. Opsætning. Cylinder nedtagning/flytning Rev Ansvarlig: Alle der bestiller cylinder/nøgleboks Når borger ikke længere har behov for cylinder eller skal flytte. Vær opmærksom på, om der er andre i opgangen, der har brug for nøgleboksen, før du bestiller nedtagning. Opret advis: Hjælpemidler. Retur. Cylinder/Nødkald Cylinder reparation Rev Ansvarlig: Myndighedsafdelingen Når der er problemer med en cylinder: Opret advis: Hjælpemidler. Reparation. Cylinder/Nødkald Nødkaldslister - Udskriv: Rev Generer rapporter: Vælg rapport nr Nødkaldsliste Vælg: Alle Moduler Sortering, udvælg pr. distrikt. Nødkaldslister opbevares i køremappe, sammen med kørelister, diverse telefonnumre m.m. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 44

45 Kommunikation - Vejledning Rev Advis er beskeder, der sendes internt mellem CARE brugere i Kolding Kommune. Edifact er beskeder, der sendes mellem CARE brugere og fx sygehus, læge, apotek, Anvend E-learning, når du har åbnet Kommunikation, ved at klikke på: Som supplement til E-learning, kan du læse mere om Kommunikation i vejledningen. Vejledning advis CARE er opsat så udvalgte advis funktioner automatisk modtager Automatiske advis, Edifacts og korrespondancer indeholdende specifikke overskrifter. I oversigten vises, hvilke advis funktioner det drejer sig om Oversigt over advismodtagere Kommunikation Opret Rev Ansvarlig: Visitator/Sygeplejerske/Centerleder/Gruppeleder/Hjemmeplejeleder/ Planlægger/Terapeut Kommunikation - opret Advis/Edifact er en besked om en borger og er altid tilknyttet et cpr. nr. Borgerens tilhørsforhold styrer, hvem der kan læse det afsendte advis. Ekstra gruppe på et advis Hvis du opretter et advis til en gruppe, hvor borgeren ikke har tilhørsforhold, skal du vælge den ekstra gruppe. Hvis fx en borger skal flytte på Olivenhaven og har tilhørsforhold i D1 Norgesvej og S1 Norgesvej, skal Hjemmeplejen og Sygeplejen Vælge gruppen Olivenhaven, så kan alle brugere med adgang til borgere på Olivenhaven læse adviset. Se E-learning sekvens CARE: opret udvidet advis. Advis funktionen Inkontinens: 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 45

46 Ved advis til funktionen Inkontinens; skriv hvilken inkontinens medarbejder, adviset er til i overskriften. Kender du ikke navnet, skriv da om det er til inkontinensmedarbejderen i Distrikt 1 eller 2. Advis vedrørende hjælpemidler Hvis borgeren selv er i stand til at ringe til afdeling for Kommunikation og Hjælpemidler, skal du opfordre borgeren til det. Når du opretter advis vedrørende hjælpemidler, skal du altid anvende en standard overskrift i advis og besvare alle spørgsmålene i adviset. Dette skal du gøre for at medvirke til at sikre hurtig sagsbehandling. Hvis sætter musen i feltet overskrift, og trykker på H på tastaturet, vil advis overskrifterne vedrørende hjælpemidler vises, og du kan vælge relevant overskrift. Øverst i standardteksten, står der, hvilken advis funktion, der skal modtage adviset. Det er afgørende, at du vælger den Hjælpemiddel advis funktion, der er beskrevet. Vælg derfor standard overskrift, før du vælger advis funktion. Hjælpemiddel depotet behandler fx ikke en ansøgning de sørger bl.a. for at bevilgede hjælpemidler bringes ud/hjem, og repareres. Følgende standard adviser skal anvendes ved kontakt til afdelingen for Kommunikation & Hjælpemidler Advis standard overskrift Hjælpemidler. Akutdepot hj.midl. Hjælpemidler. Ansøgning. APV seng Anvende når du har hentet hjælpemiddel på et akut depot. ansøger om en APV seng. Hjælpemidler. Ansøgning. Kompressionsstrømper ansøger om kompressionsstrømper. Hjælpemidler. Ansøgning. Standard Hjælpemidler. Ansøgning. Trykaflast./fordelende Hjælpemidler. Låsecylinder. Nedtagning/flytning Hjælpemidler. Låsecylinder. Opsætning Hjælpemidler. Reparation ansøger om hjælpemidler, der ikke er APV-seng, Kompressionsstrømper eller Trykafllastentende/- fordelende hjælpemidler Ansøger om et trykaflastende/trykfordelende hjælpemiddel. er flyttet til advis fra Sygepleje/Hjemmehjælps journal Nøgleboks er flyttet til advis fra Sygepleje/Hjemmehjælps journal Nøgleboks vil bestille reparationen ikke er en seng eller et nødkald 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 46

47 Hjælpemidler. Reparation af seng Hjælpemidler. Reparation nødkald Hjælpemidler. Retur fra borger Hjælpemidler. Retur. Borger er død vil bestille reparation af en seng vil bestille reparation af et nødkald vil returnere hjælpemidler til Hjælpemiddel depotet vil returnere hjælpemidler, fordi borgeren er død. Opret samme advis vedrørende flere cpr numre Du kan sende samme advis vedrørende flere cpr. numre, i en arbejdsgang. Hvis du fx vil sende et advis om, at døgnrytmen skal ajourføres for alle borgere i din gruppe, kan du oprette advis på alle borgere på en gang. Sæt flueben i feltet klient. og fremsøg ønskede borgere via Søg Advis type: Advis Meddelelsesbog Kolding Kommune anvender ikke denne funktionalitet. Advis standard overskrift Hvor det er muligt skal du vælge standard overskrift i advis. Det er muligt at tilføje yderligere standard overskrifter. Kontakt din CARE nøgleperson eller leder, hvis du har gode ideer. Advis vedrørende ny borger Når der oprettes advis vedrørende en ny borger skal overskriften starte med Ny borger. Ved ny borger forstås at borgeren enten er ny i CARE eller er ny, for de CARE brugere, der skal modtage advis om borgeren. Standard advis funktion Hvis du oftest opretter advis til den samme advis funktion, kan du vælge en standard advis funktion i bruger opsætning. Klik på Filer og Bruger opsætning. Den valgte advis funktion indsættes automatisk hver gang, du opretter et nyt advis. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 47

48 Korrespondance til egen læge SAM*BO Vælg relevant standard journal notat/advis overskrift. Opret advis på baggrund af notatet. Kommunikation, Opret, feltet beskedtype: Vælg Edifact Læge Overskrift: Meddelelse til læge -.. (medicin, døgnprofil o.s.v.) Når lægen besvarer en Edifact, vil svaret ikke altid indeholde, det spørgsmål medarbejder i Kolding i Kommune har stillet. Spørgsmålet skal findes i journalen. Kommunikation Oversigt: Rev Ansvarlig: Alle CARE brugere, der læser advis/edifacts Kommunikation - oversigt Alle brugere, skal gemme kriterier for opstartsudsøgning, Det er muligt at gemme mere end 1 opstartsudsøgning i Kommunikation. Vejledning Advis opstartsudsøgning Hvilken opstartsudsøgning skal jeg vælge Læs advis/edifact: Advis/Edifact skal minimum læses og markeres som behandlet ved hvert vagtskifte. For Hjemmesygeplejen gælder, at de fremsøger advis og Edifact på nedenstående tidspunkter: Dagvagten: Fra kl. 7.00/7.30 til kl og fra kl til kl (Advis funktion Hjemmesygeplejen Dag) Aftenvagten: Fra de møder, til de kører ud (Advis funktion Hjemmesygeplejen Aften) Nattevagten: Fra de møder, til de kører ud (Advis funktion Hjemmesygeplejen Nat) 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 48

49 Læs advis /Edifact - Visitatorer og Trænende terapeuter: Alle Edifacts modtaget på hverdage mellem 8-14, skal læses samme dag Advis/Edifact, der kræver handling Den medarbejder, der ansvar for at udføre handlingen, markerer Advis/Edifact som behandlet. Alle Edifacts skal markeres som behandlet. Gem indhold i Advis/Edifact Indhold i advis/edifact overføres til relevant journal/modul Henvendelser. Slet advis Nøglepersoner og ledere har adgang til at slette adviser. Slette behandlet markering Du har selv mulighed for at ændre et advis/edifact fra behandlet til ubehandlet. Modtaget Edifact til forkert funktion Hvis det er tydeligt, at afsender af Edifact har fremsendt med forkert overskrift eller forkert standard, skal Edifact besvares, og afsender skal orienteres om, procedure for afsendelse. Edifact videresendes til relevant advis funktion. Hvis indholdet i Edifact ikke sagsbehandles i CARE, skal modtager af Edifact besvare Edifact og afvise med begrundelse. Modtaget Edifact på ukendt borger Ansvarlig: Visitator, Henvisende team, Sundhedsfremme og forebyggelse (UK) i overskriften betyder Ukendt borger. Borgeren skal oprettes i CARE, som alle andre borgere. Forudsætning for at kunne videresende Edifact fra Opsamlingskassen, er at borgeren er oprettet i CARE det betyder, at borgeren skal gemmes i Modul Klient Stamdata, fanen Stamdata. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 49

50 Modtaget Edifact i opsamlingskassen Ansvarlig: Visitator, Henvisende team, Sundhedsfremme og forebyggelse Edifacts, der fremsøges under advis funktion Opsamlingskassen, fremsøges af visitator, Henvisende team og Sundhedsfremme og forebyggelse. Edifacts videresendes til relevant(e) advis funktion(er) og markeres som behandlet. Hvis lægerne ikke anvender en af følgende aftalte overskrifter lander Edifact i opsamlingskassen: Visitator Demens Træning Sundhedsfremme Kommunikation, fanen Egne afsendte På fanen Egne oprettede vises de adviser/edifacts, du selv har oprettet. Rødt kryds, betyder, at Edifact ikke er sendt, og skal forsøges afsendt igen. Forkortelser i overskriften UK: Ukendt borger. Borgeren er ikke oprettet i CARE IK: Inaktiv borger: Borgeren er oprettet i CARE, men der er ikke aktiv henvisning til nogen fag moduler. AK: Borgeren er aktiv i CARE, og der er henvisning til mindst 1 modul. Afdelinger, der ikke kan kommunikere elektronisk endnu: Friklinikken Give Øjenklinikken, Vejle Sygehus Psykiatrisk afdeling, herunder gerontopsykiatrisk Edifact Indlæggelse/udskrivelse SAM*BO Rev Dette afsnit gælder for borgere, der har henvisning til Modul Sygepleje og eller Modul Hjemmehjælp i CARE. Automatisk indlæggelsesadvis Ansvarlig: Sygeplejen, Hjemmeplejen, Plejecentre, Private leverandører 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 50

51 Når en borger bliver indlagt på et dansk sygehus, sender sygehuset et indlæggelsesadvis, som automatisk sætter borgeren i fravær, hvis der ikke allerede er oprettet et manuelt fravær. Hvis der ikke automatisk er oprettet et fravær, skal dette oprettes manuelt. Indlæggelsesadvis skal markeres som behandlet, når det er kontrolleret, at der er oprettet fravær i de moduler, borgeren er henvist til. Det automatiske indlæggelses advis gemmes automatisk i Modul Klient, Journal. Automatisk indlæggelsessvar Når kommunen har modtaget et indlæggelsesadvis, sender CARE automatisk et Indlæggelsesvar til sygehuset med dette indhold: Telefonnummer til, og angivelse af de grupper, borgeren har tilhørsforhold til. Partner og dennes telefon nummer fra Modul Klient Stamdata Hvis der er oplyst partner vises max 4, hvis ingen partner max 5 pårørende med telefonnummer i samme rækkefølge som prioriteret i CARE, Modul Klient Relation. Pårørende, der ikke er prioriteret, vises ikke. Bevilgede hjælpemidler Disponerede ydelser fra Modul Sygepleje, Hjemmehjælp og Træning inkl. antal minutter, der er disponeret på ydelsen i hver vagt. Boligtype; ældrebolig/plejebolig. Aktuel Medicin. Vises kun hvis Indsatsen 13 Medicin er visiteret og/eller mindst en af ydelserne i gruppen 13 Medicin er disponeret Cave Apotek og telefonnummer til apoteket Dosisdispensering: Ja Hvis mindst 1 præparat har gruppe dosisdispensering. Medicinansvar: Ja Hvis der er præparater på fanen Aktuel Medicin. Funktionsevnevurdering indeholdende data fra Den gode Sagsbehandling. Kontaktoplysninger til de grupper i Modul Hjemmehjælp og Sygepleje, der er tilhørsforhold i. Indholdet i det automatiske indlæggelsessvar vises i den Supplerende Indlæggelsesrapport. Send Supplerende Indlæggelsesrapport Ansvarlig: Sygeplejen, Hjemmeplejen, Plejecentre, Private leverandører En Supplerende Indlæggelsesrapport skal sendes senest 8 timer efter indlæggelsen. Hvis borger modtager ydelser efter Sundhedsloven og Serviceloven fra forskellige leverandører, skal begge leverandører afsende Supplerende Indlæggelsesrapport. Højre klik på det automatiske indlæggelsesadvis vælg Send Supplerende Indlæggelsesrapport 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 51

52 Nu vises indholdet i det automatiske indlæggelsessvar evt. med opdateret indhold. Hvis der fx i mellemtiden er tilføjet pårørende, vises disse i den Supplerende Indlæggelsesrapport. Ved behov for at redigere data; højre klik og du kan ændre data. Klik næste og udfyld følgende felter: Informeret: Sæt flueben ved den/de pårørende, der er informeret om indlæggelsen Evt. kommentar pårørende: Noter forhold i relation til de pårørende, der er relevant for sygehuset for at kunne planlægge udskrivelse. Max 350 tegn Evt. kommentar ydelser Noter, hvis der er forhold i relation til de ydelser, som det er relevant for sygehuset at vide for at kunne planlægge udskrivelse. Noter, hvis ydelserne leveres af privat leverandør, noter leverandørens navn og telefonnummer. Noter, hvis borger indlægges fra på midlertidigt ophold, og om han skal udskrives til midlertidigt ophold eller hjemmet (sygehuset modtager kun folkeregister adressen). Hvis borger kun er kendt i Sygeplejen med Kald, noteres det her. Max 350 tegn Evt. kommentar hjælpemidler Noter, hvis der er forhold i relation til hjælpemidler fx behov for plejeseng, hjemmets indretning, hjælpemidler, der ansøgt om som er relevant for sygehuset at vide for at kunne planlægge udskrivelse. Max 350 tegn Evt. kommentar medicin: Oplys følgende er der præparater med fremtidig seponeringsdato (sygehuset kan ikke se det) er der præparater i op/ned trapning hvornår er der senest givet PN hvordan er kommunen involveret i borgerens medicin. hvordan kommer medicin fra apotek til borger. Max 700 tegn Kort beskrivelse af helbredstilstand Leverandør af ydelser efter Serviceloven kopierer ajourført Døgnrytme til dette felt. Og skriver bemærkninger til funktionsevne vurderingen, hvis det afviger fra den aktuelle situation. Max 3150 tegn 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 52

53 Årsag til indlæggelsen Leverandør af ydelser efter Sundhedsloven beskriver årsag til indlæggelsen og kopierer de felter fra Sygeplejefaglig udredning, der er relevante for indlæggelsen, til dette felt. Max 3500 tegn Underskriver Titel og navn på den medarbejder, der opretter den Supplerende Indlæggelsesrapport, sendes med Supplerende Indlæggelsesrapport. Vejledning. Supplerende Indlæggelsesrapport For at sende Supplerende Indlæggelsesrapport Klik på næste. Nu vises indholdet i den Supplerende Indlæggelsesrapport. Ved behov for at redigere yderligere i data; højre klik, ændre data, gem. Klik på ikon for opdater data og klik Send. Hvis den Supplerende Indlæggelsesrapport ikke kan sendes Hvis den Supplerende Indlæggelsesrapport ikke kan sendes umiddelbart, vises denne dialogboks Vises denne dialogboks, skal brugeren efterfølgende kontrollere, at Indlæggelsesrapporten er sendt. Indlæggelsesrapporten sendes til sygehuset og til advis funktionen Indl./udskr. Advis. Fravær. Kontrol af om der er afsendt Supplerende Indlæggelsesrapport Når den Manuelle Indlæggelses rapport er sendt, er den automatisk gemt i Modul Klient Journal. Intern flytning på sygehuset fra en afdeling til en anden. Hvis en borger overflyttes fra en afdeling til en anden i forbindelse med en indlæggelse, skal der ikke oprettes ny Supplerende Indlæggelsesrapport. CARE registrerer en overflytning mellem 2 afdelinger, som en udskrivelse og en indlæggelse. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 53

54 Tilføjelse efter afsendt Supplerende Indlæggelsesrapport Ansvarlig: Sygeplejen, Hjemmeplejen, Plejecentre, Private leverandører Hvis der er tilføjelser til den afsendte Indlæggelsesrapport, oprettes Edifact, vælg overskriften Indlagt korrespondance. Plejeforløbsplan Ansvarlig: Visitator - For borgere på plejecenter: Plejecentre Indlæggelser over 48 timer: Sygehuset sender, inden 48 timer efter indlæggelsen, en Plejeforløbsplan. Forløbsplanen skal markeres som behandlet af visitator eller for borgere i plejebolig; personale på plejecenteret. Plejeforløbsplaner skal læses på hverdage fra kl Plejeforløbsplaner gemmes automatisk i Modul Klient Journal. Kvittering for Forløbsplan Ansvarlig: Visitator. For borgere på plejecenter: Sygeplejerske/assistent på plejcenter Når forløbsplan er modtaget, skal der kvitteres for modtagelse af forløbsplanen: Højre klik på forløbsplanen. Klik på Besvar. Vælg standard advis overskrift Kvittering for forløbsplan. For plejecentre gælder, at overskriften Plejebolig. Plejeforløbsplan vælges. Klik Ja til at overskrive eksisterende advis tekst.. Skriv evt. supplerende bemærkning, fx Videoudskrivningskonference ønskes. For indlæggelser over 48 timer skal sygehuset ringe før udskrivelse, hvis de ikke har modtaget en Kvittering for plejeforløbsplan. Indlagt Korrespondance Ansvarlig: Sygeplejen, Hjemmeplejen, Plejecentre, Private leverandører, Visitator Hvis der er behov for yderligere kommunikation med sygehuset om en indlagt borger, vælges overskriften Indlagt korrespondance. Modtaget Edifact med overskriften Indlagt korrespondance gemmes automatisk i Modul Klient, Journal. Den medarbejder, der har handlet på indholdet, markerer Edifact som behandlet. Borger flyttet afdeling Ansvarlig: Sygeplejen, Hjemmeplejen, Plejecentre, Private leverandører Hvis borgeren flytter fra en afdeling til en anden under en indlæggelse, sender sygehuset en Edifact med overskriften Borger flyttet afdeling. Borger flyttet afdeling gemmes automatisk i Modul Klient, Journal. Når det er kontrolleret, at fraværet er registreret korrekt, markeres Edifact som behandlet. Der skal ikke afsendes ny Supplerende Indlæggelsesrapport. Udskrivningsrapport Ansvarlig: Sygeplejen, Hjemmeplejen, Plejecentre, Private leverandører 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 54

55 Hvis indlæggelsen er under 48 timer og borger udskrives til vanlig hjælp, udskrives borger på baggrund af oplysninger i Udskrivningsrapport. Udskrivningsrapporten markeres som behandlet af den medarbejder, der handler på udskrivningsrapporten. Udskrivningsrapport skal læses kl. 07, 15 og 23 alle ugens dage. Borger kan udskrives til næste vagt efter læsning af Udskrivningsrapport. Ex: Udskrivelsesrapport modtages kl borger kan udskrives til vanlig hjælp i aftenvagt. Udskrivningsrapporter gemmes automatisk i Modul Klient, Journal. På grund af fejl i sygehusets system, må medicinlisten i udskrivningsrapporten ikke anvendes. Anvend medicin fra FMK i stedet. Automatisk Udskrivelsesadvis Ansvarlig: Sygeplejen, Hjemmeplejen, Plejecentre, Private leverandører Når borgeren udskrives, sender sygehuset et Udskrivelsesadvis, som ophæver automatisk oprettet fravær. Hvis dette ikke sker; indsæt selv sluttidspunkt for fravær. Manuelt oprettede fravær skal ophæves manuelt. Udskrivelses advis gemmes automatisk i Modul Klient, Journal. Udskrivelsesadvis skal markeres som behandlet, når det er kontrolleret, at der er indsat slutdato og klokkeslæt på fravær. Borger er død Ansvarlig: Sygeplejen, Hjemmeplejen, Plejecentre, Private leverandører Hvis borgeren dør under en indlæggelse, sender sygehuset en Edifact med overskriften Borgeren er død. Borger er død gemmes automatisk i Modul Klient, Journal Se under overskriften Dødsfald i Instruksfilen. Når de beskrevne handlinger er udført, skal Edifact Borger er død markeres som behandlet. Edifact Ambulant korrespondance - SAM*BO Rev Ambulant Korrespondance Ansvarlig: Sygeplejen, Hjemmeplejen, Plejecentre, Private leverandører, Visitator, Trænende terapeuter Hvis der er behov for kommunikation med sygehuset om en ambulant borger, vælges overskriften Ambulant korrespondance. Modtaget Edifact med overskriften Indlagt korrespondance gemmes automatisk i Modul Klient, Journal. Den medarbejder, der har handlet på indholdet, markerer Edifact som behandlet. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 55

56 I forbindelse med ambulant kontrol overføres ingen oplysninger automatisk til sygehuset fra CARE. Sygehuset kan på nuværende tidspunkt ikke overføre data vedrørende AK kontrol/behandling elektronisk. Edifact Skadestue notat - SAM*BO Rev Skadestue korrespondance Ansvarlig: Sygeplejen, Plejecentre Ved behov for sygepleje efter et skadestue besøg, modtages Edifact med overskrift Skadestue korrespondance. Dette sker uanset om borgeren allerede modtager sygepleje/hjemmehjælp eller ej. Det betyder, at sygeplejersker skal fremsøge på advis funktion Skadestue Korrespondance, uden at vælge gruppe. Sygeplejersker har ansvar for at behandle skadestue korrespondancer og iværksætte hjælp til borgere, der bor i eget område, selv om borgeren ikke allerede modtager sygepleje. Korrespondancen fremsøges under advis funktionen Skadestue korrespondance og skal læses kl. 07, 15 og 23. Skadestue korrespondance gemmes automatisk i Modul Klient, Journal Edifact Sundhedsfremme og forebyggelse Rev Sygehushenvisning Ansvarlig: Medarbejder i Sundhedsfremme og Forebyggelse Når Edifact, Edifacttype: Sygehushenvisning: Indholdet kopieres til Journal i Modul Sundhedsfremme og forebyggelse, hvorefter det markeres som behandlet. Hvis der modtages henvisning på borger fra anden kommune eller, som ikke kan tilbydes det efterspurgte; Gem henvisningen. Opret journalnotat; besked til egen læge; borgeren skal henvises til egen kommune. Opret Edifact på baggrund af notatet. Hvis der modtages Sygehushenvisning eller korrespondance til Sundhedsplejen, skal den videresendes til Sundhedsplejen. Højre klik på det åbne Edifact, Videresend, Vælg Besked type: Anden kommune og Sundhedsplejen Kolding Kommune. På ny henviste borgere fra Kolding Kommune til medicinsk afdeling, skrives i Edifact overskriften: Sygehushenvisning diabetesskole 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 56

57 Ved efterfølgende elektronisk korrespondance omkring borger, skrives i Edifact overskriften: Ambulant korrespondance diabetesskole Terminalregistrering Rev Ansvarlig: Administrativ medarbejder i Myndighedsafdelingen Myndighedsafdelingen modtager terminal registrering fra borgeren /sygehus/borgerens egen læge. Terminalregistreringen scannes ind og gemmes i Mappen Sygeplejen i Modul Klient, Dokumenter. Administrativ medarbejder i Myndighedsafdelingen er ansvarlig for at sætte flueben, startdato ved terminal i Modul Klient, Stamdata, Læge oplysninger. Dagligt fremsøges advis til advis funktion: Mors Terminale, for kontrol af, om der er terminale, hvor plejeorlov skal afsluttes m.m. Ansvarlig: Visitator Alle borgere med terminal registrering aktiveres i Care. Indsats 0. Udredning og opfølgning visiteres. Ansvarlig: Sygeplejersker Sygeplejerske: Der kan disponeres besøg eller telefonkontakt (efter aftale med borgeren) hver 3-6 måned. Hvis borger ved kontakt giver udtryk for, at de IKKE ønsker en planlagt kontakt ved enten besøg eller opringning hver x. uge, så udleveres blot akutnummer, det dokumenteres i journalen og borgeren afgangsføres igen. Fanen Terminal i Sygeplejefaglige optegnelser udfyldes. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 57

58 Mellemkommunal refusion borger fra andre kommuner Rev Ansvarlig: Administrativ medarbejder i Myndighedsafdelingen Administrativ medarbejder i Myndighedsafdelingen modtager skriftligt refusionstilsagn. Administrativ medarbejder i Myndighedsafdelingen er ansvarlig for at udfylde feltet Refusion på fanen Oversigt under Klient Stamdata. Der vælges Fra, kommune, sætte startdato og type i felterne. Notat laves i Modul Henvendelser. Slutdato indsættes automatisk, når civilstand ændres til død. Dagligt fremsøges advis til advis funktion: Mors Mellemkommunal refusion, for kontrol af, om der er borgere på mellemkommunal refusion, der skal afsluttes. Mellemkommunal refusion borger til andre kommuner Rev Midlertidigt ophold: Ansvarlig: Visitator Visitator kopierer Refusionstilsagn til anden kommune fra Tekst skabelon (ligger under Visitation i KMD Care) over i en Edifact. Vælg Besked type: Edifact-Andet lokationsnummer ved hjælp af klik på Skriv postnummer i feltet/ eller OK på oversigten over kommuner, vælg prioritet (høj/normal)og vælg evt. CC funktioner. Gem/send Der sættes start og slutdato på i Stamdata Oversigt Refusion til anden kommune. Ansvarlig: Administrativ medarbejder i Myndighedsafdelingen Permanent ophold: Modtager og betaler regning fra anden kommune, efter opholdet 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 58

59 Ansvarlig: Visitator Visitator giver administrativ medarbejder i Seniorforvaltningen besked på mail om, at borger er godkendt til bolig og oplyser hvilken kommune borger søger ophold i. Ansvarlig: hjemmeplejen/sygeplejen: Giver administrativ medarbejder i Seniorforvaltningen besked på mail når borger flytter. Ansvarlig: Administrativ medarbejder Seniorforvaltningen Administrativ medarbejder udfærdiger et skriftligt refusionstilsagn, som sendes til den pågældende kommune, som borger søger bolig i, sammen med boligansøgningen og funktionsvurderingen. Administrativ medarbejder er ansvarlig for at udfylde feltet Refusion Til på fanen Klient Stamdata - Oversigt Refusion til kommune, fra dato, type 9. Notat laves i Modul Henvendelser. Slutdato indsættes automatisk, når civilstand ændres til død. Magtanvendelse. Rev Ansvarlig: Sagsbehandler Vejledning. Sagsbehandler. Magtanvendelse Boligstyring Rev Ansvarlig: Administrativ medarbejder i Myndighedsafdelingen Visitation og tildeling af ældreboliger og plejeboliger registreres i CARE Instruksfil - modul boligstyring Talepædagog/Logopæd Rev Ansvarlig: Talepædagog/logopæd 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 59

60 Talepædagog kontaktes via standard advis: Talepædagog. Henvendelse til Talepædagog. Aflys aftale Dokumenter sendes via mail til talepædagog Marc Egede Talepædagoger har kun adgang til advis i CARE. Talepædagoger fremsøger og advis på hverdage inden kl Indhold i advis journaliseres i eget it system Kingo. Vikar/Vikarbureau Vejledning. Talepædagog Rev Ansvarlig: Planlægger /Assistent /Hjælper Vikar fra vikarbureau anvender fraværende personales køreliste. Vikaren underskriver sig med navn og ansættelsesforhold på kørelisten. Kørelisten gemmes i en mappe som dokumentation for hvem der har leveret ydelserne, dokumentationen gemmes 1. mdr. Afløsere der ikke har adgang til CARE, må skrive afvigelser, journalnotater mm. på papir, hvorefter næste vagt opretter data i CARE Vejledning - Vikar - anvendelse af CARE Personale Brugeroprettelse Rev Ansvarlig: Ansættende leder Ved ansættelse af personale, der skal bruge CARE, laves Brugerindberetning på Hercules. IT afdelingen videresender besked til CARE omsorg, som opretter brugeren i CARE og tildeler brugerrettigheder, hvorefter rekvirenten modtager besked om at brugerrettigheder er tildelt. Leder ajourfører ( og telefonnummer), i Modul Personale for sygeplejersker og assistenter, når CARE omsorg har givet besked om, hvilket initial, der skal anvendes. Vejledning for personale, der ikke er på SD Modul Tjenestetid: 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 60

61 Vejledning Modul Personale Vejledning for personale, der er på SD Modul Tjenestetid: Vejledning- Personale, der er på Vagtplan.doc Data fra Modul Personale gemmes fx i de journalnotater og adviser som brugere af CARE opretter. Det er derfor afgørende, at informationerne i Modul Personale ajourføres. Vejledning - Kontrol, Personale telefonnummer Tildeling af Brugerrettigheder Rev Systemadministrator opretter bruger (hvis brugeren ikke allerede er i CARE) og tildeler brugerrettigheder til CARE. Brugernavnet defineres af IT afdelingen. Initialet i CARE defineres af system administrator. I linket, er oversigt over hvilke brugerrettigheder, den enkelte bruger skal tildeles: Vejleding - Tildeling af brugerrettigheder Adgangskode Rev Adgangskoden skal skiftes hver 3. måned, medarbejderen får automatisk besked om det. Adgangskoden skal være på mindst 8 karakter, gerne en blanding af bogstaver og tal, brugeren af CARE må ikke bruge æ, ø eller å. Adgangskoden er personligt, og fungerer som underskrift i CARE, hvorfor medarbejderen drages til ansvar for det skrevne. Oplys aldrig adgangskode til andre. Brugere, der ikke har været logget på CARE i 4 mdr. bliver inaktiveret af systemadministrator. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 61

62 Personale fratrædelse Rev Ansvarlig: Ledere Personale, der ikke er på SD Modul Tjenestetid: Når fratrædelsesdato er kendt udfyldes feltet fratrædelsesdato i Modul Personale. Opret brugerændring på Hercules. Private leverandører personale og brugere Rev Ansvarlig: Myndighedsafdelingen Myndighedsafdelingen opretter personale i CARE. Systemadministrator tildeler brugerrettigheder i CARE. Vejledning. Myndighedsafdelingen. Opret personale til private leverandører Genvejstaster Oversigt over genvejstaster Wordskabeloner/Dokumenter Rev I Wordskabeloner flettes nogle af de oplysninger, der er gemt i CARE. Det er muligt at indtaste de data, der er nødvendige, før den fremsøgte skabelon printes. Det er ikke tilladt at gemme personfølsomme oplysninger med cpr. i Word. Wordskabeloner, der skal gemmes i Modul Klient Dokumenter, opsættes af systemadministrator, så de automatisk bliver gemt i Dokumenter. Vejledning - Wordskabeloner Det er muligt at sende en Wordskabelon som vedhæftet fil. Anvendes fx., ved henvendelse til Kommunikation og hjælpemidler. Vejledning Send Word som vedhæftet fil Hvis ny Wordskabelon ønskes indtastet rettes henvendelse til nærmeste leder, eller nøgleperson, som retter henvendelse til system administratorerne. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 62

63 Vejledninger - Instruksfil\NS Personlig opsætning.docx Hvis dokument skal gemmes, findes, eller der skal oprettes nyt dokument på baggrund af et allerede gemt dokument; se vejledning: Vejledning - Opret dokument - genfind dokument - opret dokument pba. eksisterende dokument Gemme indskannede dokumenter i Dokumenter. Vejledning - Dokumenter, gem indskannet Samarbejdsbog Rev Borgere der modtager Hjemmehjælp eller Sygepleje skal have en Samarbejdsbog. Vejledning - Samarbejdsbog Personlig opsætning Rev Ud over de ikoner, der er standard i CARE, kan der vælges personlige genveje. Det er muligt at vælge en standard advis modtager. Lav personlige genveje og standard advis modtager Vejleding til personlig opsætning til Hjemmeplejen Vejledning. Hjemmeplejen. Personlig opsætning. Vejledning i personlig opsætning til plejecentre Vejledning. Plejecenter. Personlig opsætning Vejledning i personlig opsætning til Egebo Vejleding. Egebo. Personlig opsætning Nødberedskab / Sikring af drift: Rev Mål: At besøg hos borgerne kan afvikles som planlagt, trods system nedbrud. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 63

64 Hermed følger en nødplan i tilfælde, hvor der sker tekniske fejl i IT-afdelingen, strømafbrydelse, hvor net kablet bliver gravet over og lignende uforudselige ting. Alle der planlægger og journaliserer i CARE, skal til en hver tid være forberedt på at kunne klare sig uden CARE i op til 48 timer på hverdage. Op til weekender og andre helligdage er en periode på 48 timer lagt oveni. 48 timer på hverdage er den tidsramme, som IT afdelingen skal have for at kunne genoprette driften efter en sikkerhedskopi. En gang i døgnet tager IT- afdelingen sikkerhedskopi af CARE. Kørelister Ansvarlig: Gruppeleder, Hjemmeplejeleder, Administrativ medarbejder i Økonomi afdelingen Hver mandag fremsøges kørelister for egen gruppe en uge frem, kørelisterne skal indeholde cpr nummer og vise fravær. Kørelisterne gemmes på USB og kørelister fra forrige uge slettes Vejledning - Kopi af kørelister på USB USB stik skal opbevares på kontoret i Hjemmeplejen/ på plejecenter. For Sygeplejen gælder: Der gemmes lister to gange ugentligt på USB: S1: USB-stikket ligger i Callcenteret i Kolding i skuffen først for. Vamdrup skal kontakte sygeplejersker på Låsbyhøj, ved nedbrud. Akutnummer til IT-afdelingen ligger sammen med stikket. S2: USB-stikket hænger i nøgleskabet på sygeplejekontoret. Christiansfeld skal kontakte sygeplejersker på Kløverhøj. Akutnummer til IT-afdelingen står på opslagstavlen. IT vagtordning Beredskabsplan ved nedbrud af CARE, akut og planlagt Akut nedbrud, som ikke forventes løst umiddelbart Eksternt: IT afdelingen melder nedbrud på Hvis også internettet er nede meldes nedbrud på telefon / IT ringer til KMD, supporten (hele døgnet) , og opretter senest førstkommende hverdag en sag på Internt: IT opretter mail til DLCareBrugere@kolding.dk Indhold i mailen: 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 64

65 CARE er nede, det er ikke muligt at sige noget om, hvornår problemet er løst Akut nedbrud. Når CARE kører igen Eksternt: IT melder klar til regionen på Internt: IT opretter mail til Indhold i mailen: Det er igen muligt at tilgå CARE. Planlagt nedlukning mere end 2 timer Eksternt: Systemadministrator melder ind på Systemadministrator melder klar til regionen på Planlagt nedlukning Internt: Systemadministrator sender mail til alle CARE brugere med info om forventet nedetid. Systemadministrator melder klar til brugerne igen. Regionen har nedbrud Regionen melder nedbrud via SMS til SMS en vil komme ind som alarm på vagtcentraloperatørens skærm. Vagten opretter mail til DLCareBrugere@kolding.dk Indhold i mailen: På grund af systemnedbrud i Regionen er det ikke muligt at sende/modtage Edifact til/fra sygehusene. Hvis du er i tvivl om afsendt Edifact er modtaget på sygehuset; kontakt afdelingen pr. telefon. Når klarmelding fra Regionen: Vagten opretter mail til DLCareBrugere@kolding.dk Indhold i mailen: Regionens systemer kører igen; det er igen muligt at sende/modtage Edifact til/fra sygehusene. Aktindsigt Rev Ansvarlig: Myndighedschef / Distriktsleder/ Ledende terapeut Den medarbejder, der modtager ønske om aktindsigt skal kontakte ansvarlig leder. Informer borgeren om muligheden for at tilgå oplysninger i CARE via Borgerportalen. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 65

66 Myndighedschef / Distriktsleder/ Ledende terapeut er ansvarlig for at udskrive Rapport Aktindsigt, og informere borgeren om indholdet af denne. Ved henvendelse fra pårørende, skal leder sikre samtykke fra borgeren. Vær opmærksom på, hvad det er borgeren præcist ønsker aktindsigt i; er det fx journalen printes denne, er det alt, hvad der er registreret i CARE printes rapport aktindsigt. Borgerportal Rev Ansvarlig: Leder i Myndighedsafdelingen/Administrativ medarbejder i Myndighedsafdelingen Leder i Myndighedsafdelingen/Administrativ medarbejder i Myndighedsafdelingen tildeler borgere og pårørende adgang til Borgerportalen. Borgeren/pårørende kan søge om adgang til Borgerportalen via Kolding Kommunes hjemmeside under menupunktet Journaloplysninger. Besked via Borgerportalen Borgere opfordres til at anvende Borgerportalen ved elektronisk kommunikation til kommunen, da der ikke må indgå personhenførbare data i mails. Modtaget besked via Borgerportalen Myndighedsafdelingen modtager og fordeler advis fra Borgerportalen til relevant modtager; Sygeplejen, Hjemmeplejen, Plejecentre eller Træning. Advis modtaget efter kl. 12 videresendes den førstkommende hverdag. Sygeplejen, Hjemmeplejen, Plejecentre eller Træning gemmer advis i relevant journal og tager handling på indholdet. Advis læses mindst ved vagt start og vagtslut alle dage. Det er ikke muligt at besvare advis modtaget fra Borgerportalen, hvis svar kræves; ring til borger/pårørende. Powerpoint: Hvad kan borgeren se i Borgerportalen Vejledning - Leder af Myndighedsafdelingen Vejledning - Borger kan ikke logge på Borgerportalen Hvis Borgerportalen ikke virker, kontakter Myndighedsafdelingen IT, som kontakter KMD. 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 66

67 Hjælp til ordblinde: Rev Det er muligt at anvende CD-ord sammen med CARE CARE nøgleperson: Rev Nøglepersoner har adgang til at åbne alle spærrede brugere at slette gemt måling Ny nøgleperson meldes til Hanne Schmidt, Senior drift adm. Liste over nøglepersoner i CARE CARE Nøgleperson - Funktionsbeskrivelse Udfordringer i CARE: Rev Hvis du oplever fejl i forbindelse med Medicin/FMK Se navigationssedler for Medicin/FMK. Se den relevante navigationsseddel og/eller listen over FAQ bagerst i dokumentet. Bed en kollega om at kigge med. Hvis din digitale signatur er inaktiveret Ring IT afdelingen, , tast 3 Oplys at dit certifikat er blevet inaktiveret, og at du bruger det i forbindelse med FMK på CARE. Hvis du får denne fejlmelding ved login på CARE Skal du klikke OK og fortsætte fejlmeldingen har ingen praktisk betydning den vises, 1. gang du logger på efter ændring af adgangskode. Hvis du forsøger at åbne et vindue i CARE, der ikke åbnes Du har minimeret vinduet; klik på menuen Vindue, Standard vindue ramme. Er din adgangskode til CARE spærret 20. oktober 2015)_# _v1.DOC Instruksfiler side 67