Beskrivelse af markedsdialog III

Transkript

1 Beskrivelse af markedsdialog III Indledning Arbejdsmarkedets Erhvervssikring ( AES ) er en selvejende institution, der indgår som selvstændig myndighed under ATP-paraplyen. AES forretning er nærmere beskrevet på ATP forbereder anskaffelse af et nyt sagsbehandlingssystem til sagsbehandlingen i AES. Som et led i forberedelserne gennemførte ATP en dialog med markedet i to runder tidligere på året. Markedsdialogen har til formål at indsamle information fra markedet om løsningsmuligheder og erfaringer ift. AES situation og behov, og herunder få belyst de særlige problemstillinger, projektet har identificeret. Specifikt ønsker projektet markedets input til at sikre et så markedskonformt udbudsmateriale, som muligt. ATP har nu fornøjelsen af at invitere interesserede leverandører til at deltage i yderligere dialog med henblik på at uddybe og supplere det billede, der blev opbygget gennem markedsdialog I og II, og som blev offentliggjort gennem ATPs udbudsportal Mercell. Konklusionerne fra markedsdialog III bliver efterfølgende anvendt af ATP til yderligere målretning og kvalitetssikring af udbudsmaterialet. Indhold Indledning 1 Baggrund 2 AES Nye Sagsbehandlingssystem, ANS 2 Komplikationerne 4 Markedsdialog III 4 Temaer for markedsdialogen 6 Dialogmateriale 8 Bemærkninger 9 Spørgsmål og kommentarer 9 Side 1 af 9

2 Baggrund ATPs kommende sagsbehandlingssystem, ANS, skal erstatte det eksisterende Scanjourbaserede sagsbehandlingssystem, SJP, i AES. SJP blev taget i brug for mere end 25 år siden, og opfylder ikke AES forretningsbehov fremadrettet, bl.a. kan det teknologiske fundament ikke bære et nyt system. AES har en sagsportefølje på 1,4 mio. sager og modtager omkring sager pr år. Disse sager behandles, og efter endt behandling markeres de som ikke-aktive. Ikke-aktive sager skal kunne genoptages, og bevares derfor i sagsbehandlingssystemet. AES 280 årsværk opnår 100 pct. produktivitet med sager under behandling pr. år, og arbejder for indeværende på at nedbringe en ophobning af sager. Cpr nummer er den centrale sagsnøgle, og AES sagsportefølje på 1,4 mio. sager og svarer til ca. 1 mio. cpr-numre. AES særlige sagskompleksitet ligger i kombinationen af en række forhold: 1) Sagerne har lang behandlingstid, ofte på ½ år, og kan være på op til 30 år eller mere. 2) Sags-/delafgørelser træffes i helt overvejende grad ud fra faglig vurdering baseret på et relativt komplekst lovgrundlag og et forholdsvist stort antal sagsdokumenter (34 dokumenter/sag i gennemsnit), hvilket også betyder begrænsede muligheder for sagsautomatisering. 3) Sager kan kun afsluttes med den skadelidtes bortgang. Det betyder, at sagsbehandlingssystemet skal rumme et stort og stigende antal sager sagsporteføljen er nu på ca. 1,4 mio. sager med i alt omkring 34 mio. sagsakter fordelt på de 1 mio. cpr-numre. Af sagsbeholdningen er omkring 3 pct. i bevægelse og 16 pct. skal arkiveres som afsluttede. 4) Sager følger ikke nødvendigvist et sekventielt forløb, men kan påvirkes af anker, af ny viden om skadesområdet eller af politiske beslutninger. Sådanne påvirkninger kan føre til genoptagelser. AES Nye Sagsbehandlingssystem, ANS Scope for projektet 1. Et samlet, fleksibelt og teknologisk opdateret system til erstatning af SJP omfattende Understøttelse af alle AES sagsbehandlingsprocesser og dokumenthåndtering for Arbejdsskader, Erhvervssygdomme og Privatsager samt de sager, der i dag ligger uden for SJP En udvidet brug af anmeldelsesinformation til sagsbehandlingen Udvidet digital selvbetjening for kunder, både tilskadekomne og professionelle parter, med brug af struktureret data, bl.a. elektroniske spørgeskemaer Håndtering af alle forretningsprocesser - også dem, der i dag håndteres i andre systemer eller manuelt, såsom dokumentskabelse og ofte anvendte beregninger Opsætning, fletning og produktion af breve 2. Konfigurering og integration/sammenbygning af standard delsystemer/komponenter til én samlet, ny sagsbehandlingsløsning 3. Integrationer til ATP-interne og eksterne støttesystemer og services omfattende: Side 2 af 9

3 Indbetalings- og udbetalingsfunktionalitet (internt) Anmelderplatform EASY omfattende Arbejdsskader, Erhvervssygdomme og Privatsager (internt) Telefoni/Call Center, Posthåndtering og Dokumentforsendelse (interne) Vidensdeling, Analyse og rapportering (interne) Identity Management token (rolle/ansvarsstyring), IT-infrastruktur, setup til IT-drift, vedligehold og support (interne) Borger.dk, virk.dk og NemID/NemLogin, CPR, CVR, e-boks, Forsikringsselskaber Skat (e-skat, årsopgørelse), Kommunal Beskedfordeler, KMD Sags Advis System, ATP (beskæftigelsesdata), Ankestyrelsen Offentlige rapporteringsinstanser, Rigsarkivet 4. Konvertering import/transform/load af data fra SJP, som klargøres til leverandøren af ATP 5. Organisatorisk forberedelse og implementering nyt system og nye arbejdsprocesser, herunder migrering og driftsstart 6. Indgåelse af aftale om a. Drift og vedligehold af nyt system i en passende driftsperiode. b. Assistance i forbindelse med eventuel overdragelse af nyt system til anden operatør (eller ATP) ved ophør. c. Mulighed for forlængelser af driftsperioden og videreudvikling. ANS ønskes baseret på: standardsystem funktionalitet med minimal specialudvikling en agil udviklings- og leverancemodel ANS afgrænses ved følgende forhold, som ligger uden for projektet: videreførelse og nedlukning af SJP interne og eksterne støttesystemer og datakilder/-modtagere ATP struktur/standarder for it-mæssig infrastruktur og organisering af drift og vedligehold Kontrakten Den samlede leverance består af en projekt(del)leverance og en drifts(del)leverance. Projekt(del)leverancen omfatter: Turn-key leverance af ANS baseret på sammenbyggede standard(del)systemer/- komponenter med et minimum af specialudviklet programmel, inkl. konfigurering, udvikling, integrationer, test, driftsforberedelse og overlevering til drift. Miljøer og anden infrastruktur til at understøtte projektleverancen. Drift, support og vedligehold i udviklingsperioden. Leverandørens datakonverteringsopgave omfatter ovenstående import/transform/load af data, anonymisering af data samt klargøring af data i alle miljøer, inkl. live produktionsdata, i henhold til migreringsplan. Bistand til organisatorisk implementering. Side 3 af 9

4 Drifts(del)leverancen omfatter: Miljøer og anden infrastruktur til at understøtte driftsleverancen. Drift, support og vedligehold i driftsperioden. Videreudvikling. Bistand til overlevering til ny operatør. Komplikationerne ATP ser to grundlæggende komplikationer: 1. På baggrund af to foregående dialogrunder kunne ATP konkludere, at der findes standardiserede løsninger/komponenter på markedet, som i kombination med andre standardiserede og/eller tilpassede eller specielt udviklede komponenter vil kunne bringes til at understøtte AES forretningsmæssige processer. 2. Det er vigtigt at bemærke, at AES har begrænset erfaring med større organisatoriske forandringer. Erfaringerne med agil udvikling er endnu begrænsede i ATP og fraværende i AES. I fortsættelse heraf bliver det afgørende for projektet, at den kommende leverandør på en tydelig og konstruktiv måde demonstrerer evner til at påtage sig ansvaret for projektets gennemførelse, herunder at bidrage til håndteringen af komplikationerne. Det centrale spørgsmål Det overordnede formål for ATP er at undersøge, hvad markedet kan levere i denne situation, hvordan det kan leveres, og hvordan samarbejdet kan organiseres og leverancen aftales, så parterne ikke løber unødig risiko. og vurderingen af svaret Hvis leverandørerne kun kan svare på ovenstående i generelle termer, tolkes det, som at markedet ikke har erfaring med at løfte en udfordring som den skitserede. Dette vil i givet fald betyde, at ATP må genoverveje sin anskaffelsesstrategi. Hvis én eller flere leverandører kan svare konkret på ovenstående, tolkes det, som at markedet er i stand til at levere i forhold til udfordringen. Markedsdialog III Som et led i forberedelserne af den kommende systemanskaffelse har ATP gennemført foreløbigt to dialogrunder med markedet, som nu følges op af markedsdialog III. Markedsdialog III er struktureret i fire temaer: 1. Projektets kravmateriale samt Løsningsdesign 2. Agil leveranceform 3. Migrering 4. Datakonvertering Den detaljerede plan for Markedsdialog III foruden struktur og plan for besvarelse, tidsfrister, kommunikation mv. fremgår nedenfor. Side 4 af 9

5 Gennemførelse af markedsdialog III Markedsdialog III vil forløbe i følgende trin: i. ATP inviterer leverandører bredt til deltagelse i dialogforløbet. ii. Interesserede leverandører tilmelder sig. iii. ATP afholder Informationsmøde for tilmeldte leverandører. Her vil ATP give en grundig indføring i AES kerneforretning, belyse de centrale processer og kompleksiteter samt gennemgå struktur og indhold i kravmateriale, der vil indgå i udbuddet. Materiale til støtte for leverandørernes mødeforberedelse er vedlagt denne invitation, og supplerende materiale kan sendes efter mødet. Informationsmødet afholdes som ét fællesmøde for alle tilmeldte. iv. Interesserede leverandører indsender en besvarelse af de stillede spørgsmål vedr. tema 1 mhp. deltagelse i det videre dialogforløb. v. Efter vurdering af det modtagne materiale indkalder ATP, efter behov, deltagende leverandører til individuelle Dialogmøder for uddybning af den indsendte besvarelse af spørgsmål under tema 1 samt for drøftelse af spørgsmålene under tema 2, 3 og 4. vi. ATP opsummerer markedsdialog III i en afsluttende konklusion, som offentliggøres via Mercell. Møderne ledes af Carsten H. Harms, ANS projektchef, og har deltagelse af nøglepersoner fra projektet. Tidsplan og kommunikation for markedsdialog III # Aktivitet Tidsplan 1 ATP udsender invitation til markedsdialog Den 2. november Interesserede leverandører meddeler ønske om deltagelse Den 8. november ATP afholder Informationsmøde Den 13. november Interesserede leverandører indsender besvarelse senest Den 22. november ATP vurderer modtaget materiale og inviterer til uddybning efter behov Umiddelbart efter den ATP afholder Dialogmøder Fra 27. november ATP offentliggør konklusioner fra dialogforløbet Januar 2018 Kommunikation bedes venligst dirigeret gennem Mercell, hvor også offentliggørelse af konklusioner vil finde sted. Detaljer vedr. tilmelding og afholdelse af Informationsmødet fremgår af følgebrevet. Informationsmødet ATP ønsker at give leverandøren størst mulig indsigt i og forståelse af ANS-kravspecifikationen gennem en grundig indføring i AES kerneforretning samt i ANS måde at specificere de funktionelle krav på. Dette vil tillige give leverandøren et tydeligt billede af en væsentlig del af grundlaget for hhv. tilbudsgivningen og for det efterfølgende udviklings- og leveranceforløb. Mødet vil have følgende hovedoverskrifter: Forretningen AES, herunder særligt sagsbehandling og sagskompleksitet ANS kravspecifikation og Informationsmodel Orientering om ANS-projektets videre forløb Side 5 af 9

6 De tilmeldte leverandører modtager materiale forud for informationsmødet, og de tilmeldte leverandører tilbydes supplerende materiale efter mødet. Det skal understreges, at ATPs Informationsmøde og det materiale, der indgår, i væsentlig grad er rettet mod specialisterne i leverandørernes leveranceteams (frem for salgs- og bidteams), som i sidste ende vil skulle omsætter AES krav til virkelighed. Informationsmøde afholdes som én samlet gennemgang for alle tilmeldte leverandører. Leverandørernes besvarelse af spørgsmål under tema 1 Projektet søger markedets input til at sikre et så markedskonformt udbudsmateriale, som muligt. Interesserede leverandører anmodes derfor om at bidrage med så velkvalificerede input, som muligt ved efter informationsmødet at udarbejde en besvarelse af ATPs rejste spørgsmål afgrænset til tema 1, dvs. spm. 1, 2, 3, 4 og 5 nedenfor, og sende denne besvarelse til ATP inden for den anførte svarfrist. ATP anmoder om, at de indsendte besvarelser afgrænses og struktureres ud fra følgende retningslinjer: a. Den samlede besvarelse bør ikke fylde mere end 5 6 A4 sider plus 1 A4 sides resumé. b. Besvarelsen bør holdes kortfattet og præcist/målrettet. c. Besvarelsen bedes struktureret efter spørgsmålsnummer 1 5 (tema 1). Dialogmøder ATP vurderer de modtagne besvarelser og indkalder, efter behov, deltagende leverandører til individuelle Dialogmøder for 1. Uddybning og den indsendte besvarelse fsa. tema 1 (spm. 1 5), samt 2. Drøftelse af tema 2, 3 og 4 (spm. 6 20). ATP inviterer generelt til en åben, konstruktiv og konkret dialog, og anmoder de interesserede leverandører om at besvare de stillede spørgsmål, så konkret som muligt inden for de givne rammer og gerne understøttet med skitser, eksempler o. lign. ATP vil værdsætte, hvis specialister fra leverandørens leverance/udviklingsteam deltager aktivt i drøftelsen med ATP ved besvarelse og evt. uddybende dialog vedr. ATPs spørgsmål. Temaer for markedsdialogen I de følgende afsnit opsummeres de enkelte temaer og de spørgsmål, der ønskes drøftet med leverandørerne. Tema 1 Projektets kravmateriale samt Løsningsdesign Tema 1 har til formål at drøfte ATPs kravmateriale samt følge op på markedsdialog I og II. Konklusion fra markedsdialog II var, at der ikke findes ét standardsystem. Løsningen skal derfor sammenstykkes af flere standardsystemer/-komponenter plus specialkodning, hvilket rejser flere spørgsmål, som ønskes besvaret. Leverandøren anmodes at udarbejde en kort skriftlig besvarelse af spm. 1 5 under tema 1. Side 6 af 9

7 Spm 1. Spm 2. Spm 3. Spm 4. Spm 5. Leverandørens feedback på Informationsmødet, herunder på det fremlagte materiale: hvordan læser leverandøren kravspecifikation og Informationsmodel? Hvilke spørgsmål og/eller ønske om uddybninger har leverandøren til det materiale, ATP gennemgik? Hvordan realiseres ATP s forskelligartede funktionelle, tekniske, sikkerhedsmæssige osv. krav generelt på tværs af forskellige standardkomponenter, som hver især anvender forskellige begreber og arkitekturer? Hvor "bor data? Hvordan etableres/administreres sikkerhed på tværs af de indgående standardsystemer og standardkomponenter (AES er underlagt ATP s IT-sikkerhedspolitik, og persondataforordningen har meget stor betydning)? Hvordan kan opgradering af de forskellige standardsystemer sikres at gå i takt? Med udgangspunkt i leverandørens konkrete erfaring anmodes leverandøren om konkrete svar på disse spørgsmål. Alternativt anmodes leverandøren om at fremlægge et modificeret løsningsforslag. Tema 2 Agil leveranceform Tema 2 har til formål at drøfte den agile leveranceform, projektet har besluttet at følge. På det individuelle dialogmøde anmodes leverandøren om at besvare følgende spørgsmål: Spm 6. Spm 7. Spm 8. Spm 9. Spm 10. Spm 11. Hvordan anbefaler leverandøren konkret at organisere udvikling og test i AES sammenhæng og på baggrund af ANS kravspecifikation? Hvor mange teams, hvor mange sprints, hvor lang tid? Hvordan anbefaler leverandøren at styre forløbet i forhold til målbilledet? Hvordan er leverandørens anbefaling mht. omfang og sammensætning af ATP s involvering (og gerne sammenlignet med leverance efter vandfaldsmodellen)? Hvorledes kan ATP efter leverandørens erfaringer bedst fremme det gode kundeleverandørsamarbejde? Hvad anbefaler leverandøren som den bedste måde at facilitere den organisatoriske forberedelse af kundens forretningsorganisation i leveranceforløbet? Tema 3 - Migrering i forbindelse med agil udvikling Den agile leverancemetode forudsætter relativt kortvarige sprint og hyppige idriftsættelser. Den første idriftsættelse benævnes Minimal Viable Product, MVP. Der kan ikke forventes høj sagsbehandlingsproduktivitet af MVP. AES har 280 årsværk sagsbehandlere, der håndterer omkring aktive sager. Det produktivitetstab, som vil opstå hvis hele denne produktion flyttes til MVP, anses for prohibitivt. Et vist produktivitetstab vil kunne modvirkes ved indsættelse af yderligere sagsbehandlere, hvilket selvfølgeligt indebærer en omkostning. Endvidere vil hyppige idriftsættelser belaste organisationen i udpræget grad. Det bemærkes, at produktionsstart, herunder af MVP, forudsætter, at Informationsmodellen er fuldt implementeret. På det individuelle dialogmøde anmodes leverandøren om at besvare følgende spørgsmål: Side 7 af 9

8 Spm 12. Spm 13. Spm 14. Spm 15. Hvordan kan idriftsættelse af minimal funktionalitet og hyppige idriftsættelser orkestreres i praksis ifm. ANS? Hvilke og hvor mange miljøer (prod, test, staging, uddannelse,...) skal i givet fald være til stede under udviklingsforløbet og efterfølgende, efter leverandørens erfaring, når systemet er overgået til drift? Hvordan ser leverandøren, at de samlede driftsomkostninger kan holdes nede, hvis der bliver tale om gradvis idriftsættelse? ATP ønsker ikke at betale fulde driftsomkostninger, herunder licensomkostninger, før systemet er fuldt i drift. Hvilke risici forbundet med migreringen vurderer leverandøren som de 3 5 væsentligste? Tema 4 - Datakonvertering SJP er blevet videreudviklet gennem mange år, og SJPs datastruktur er derfor yderst specialiseret. ATP har på den baggrund besluttet en 2-trins datakonverteringsstrategi, hvor ATP i første trin overfører sagsdata og sagsakter fra SJP til et veldefineret mellemformat. I trin 2 konverterer leverandøren sager og akter fra mellemformatet til den endelige destinationsstruktur. Datakonverteringen styres efter cpr numre, og det nye system skal rumme alle data i Informationsmodellen for at test og produktion kan påbegyndes. Det betyder, at leverandøren kan forvente at få følgende stillet til rådighed: Ø Normaliseret sagsdatabase inkl. data om sagsstatus Ø "Et hav af dokumenter", som leveres over en periode på 1 til 1½ år, fordi det tager lang tid at udkonvertere og konvertere til Tiff/pdf Ø En Informationsmodel for den nye forretningsløsning Ø Datavolumen: 1,4 mio. sager og 34 mio. dokumenter knyttet til 1 mio. cpr-numre. Ca aktive sager. AES overvejer at kassere ca. 16 % af de 34 mio. dokumenter, fordi skadelidte er bortgået. På det individuelle dialogmøde anmodes leverandøren om at besvare følgende spørgsmål: Spm 16. Spm 17. Spm 18. Spm 19. Spm 20. Hvordan konverteres på det foreliggende grundlag hvad er leverandørens praksis? Hvordan organiseres konverteringen, herunder hvordan styres omlægningen af aktive sager bedst? Hvordan vil leverandøren tilråde at få dannet anonymiserede testdata og uddannelsesdata? Hvordan vil leverandøren foreslå, at lukke gap mellem Informationsmodellen og den endelige logiske datamodel? Hvad skal ATP efter leverandørens erfaringer i særlig grad være opmærksom på ifm. datakonverteringen? Dialogmateriale Det materiale, ATP stiller til rådighed for deltagende leverandører, omfatter Side 8 af 9

9 1. Invitationen. 2. Dette dokument Beskrivelse af markedsdialog III. 3. AES Informationsmodel med tilhørende overbliksnotat. Informationsmodellen dækker hele AES kerneforretning på et relativt detaljeret niveau og er, som det vil fremgå, i høj grad selvforklarende. 4. Evt. supplerende materiale fra Informationsmødet. Bemærkninger Alle besvarelser modtages med taknemmelighed af ATP og bliver vurderet mhp. behov for uddybning i et efterfølgende Dialogmøde med den enkelte leverandør. Manglende indkaldelse til Dialogmøde vil alene være udtryk for, at ATP ikke vurderer, at der er behov for uddybning. For god ordens skyld bemærkes, at deltagelse i markedsdialog III, herunder evt. Dialogmøde, på ingen måde er bestemmende for deltagelse i det kommende udbud. Spørgsmål og kommentarer Spørgsmål og kommentarer fra interesserede leverandører er velkomne og bedes venligst kommunikeret via Mercell. Side 9 af 9