Folkeoplysningsudvalget REFERAT

Transkript

1 Folkeoplysningsudvalget REFERAT Sted: Mødelokale 5, Lejrevej 15, 4320, Allerslev Dato: Torsdag den 7. juni 2018 Start kl.: 18:00 Slut kl.: 20:00 Medlemmer: Fraværende: Anne Lauridsen (Medlem) Torben Olsen (Medlem) Jørgen Olsen (Medlem) Ole Meibom (Medlem) Jette Pekilidi (Medlem) Christina Clement (Medlem) Peter Rasmussen (Medlem) Albert Hansen (Medlem) Jørgen Olsen Christina Clement Lars Kaae Wagner (Medlem) Jens Nielsen (Medlem) William S. Jacobsen (Medlem) Kurt Larsen (Medlem) Dorte Olsen (Medlem) Ina Frederiksen (Sekretær) Christian Fjeldsted Andersen (Medlem) Claus Jørgensen (Medlem) Albert Hansen Dorte Olsen

2 Indholdsfortegnelse 1. FOU - Godkendelse af dagsorden FOU - Orientering juni FOU - Drøftelse af budget FOU - Ansøgning om tilskud fra pulje til særlige formål - Ældre Sagen i Lejre - Tilskud til foredrag FOU - Ansøgning om tilskud fra Pulje til særlige formål - Aktiv Sundhedsdag FOU - Ansøgning om tilskud fra pulje til særlige formål til etablering af bredbånd i KHIF's klubhus FOU - Ansøgning om lokaletilskud i forbindelse med leje af svømmehal i Roskilde FOU - Afregning Voksenundervisning FOU - Folkeoplysningsudvalget - vedtægter FOU - Folkeoplysningsudvalget - Forretningsorden FOU - Hvordan fastholder vi medlemmer i foreningerne i Lejre Kommune FOU - Arbejdsgrupper FOU - Eventuelt...23

3 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 1 1. FOU - Godkendelse af dagsorden Åben sag Beslutning Folkeoplysningsudvalget den Godkendt

4 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 2 2. FOU - Orientering juni G00 17/15258 Åben sag Resumé A. Forretningsgangsorden Kulturchef Thure Dan Petersen og Kulturkonsulent Susan Frausing Nielsen deltager under dette punkt. Administrationen har udarbejdet Forretningsgangsorden for tilskudsadministration efter Folkeoplysningsloven. Forretningsgangsordenen er udarbejdet efter anbefaling fra seneste generelle revision af Lejre Kommune, samt ændringer af Folkeoplysningsloven pr. 1. januar Formålet med forretningsgangsordenen er at opnå en mere gennemskuelig og retvisende tilskudsadministration, samt at imødekomme kravene i Folkeoplysningsloven. Forretningsgangsordenen er vedlagt som bilag. B. Foreningshåndbog En arbejdsgruppe nedsat af Folkeoplysningsudvalget har i samarbejde med administrationen udarbejdet en foreningshåndbog for de frivillige folkeoplysende foreninger og aftenskoler i Lejre Kommune. Foreningshåndbogen er vedlagt som bilag. C. Visionskommune Lejre Kommune har ansøgt om at blive udpeget til visionskommune, og er af DGI/DIF udpeget til aftaleforløb. Hermed skal Lejre Kommune finde ud af, hvordan vi kan leve op til målsætningen om, at 75 % af borgerne skal være idrætsaktive i 2025, heraf 50 % i foreningsidrætten. Det forventes, at det næste halve år bruges til at indsamle data og på den baggrund udpeges de relevante, ambitiøse tiltag i Lejre Kommune. Lejre Kommune forventer processen gennemført med tæt involvering af brugere og interessenter, herunder halbestyrelsen og Idrætsunionen. At blive visionskommune betyder desuden, at DGI/DIF medfinansierer en projektlederstilling over de næste 5 år med kr. årligt. D. Kirke Hyllinge Aktivitetscenter Gruppen bag planerne omkring Kirke Hyllinge Aktivitetscenter er i øjeblikket i færd med at lægge sidste hånd på det præsentationsmateriale, som skal bruges til at søge eksterne fonde om midler. E. Lejremodel 2,0 Udvalget for Kultur & Fritid vedtog på sit møde den 9. maj 2018 den redaktionelle gennemskrivning af Lejremodel 2.0. (Se bilag.) Udvalget vedtog desuden, at der skal foreligge en færdig evaluering af Lejremodel 2.0 i foråret F. Økonomi: Folkeoplysningsudvalget ønsker løbende at følge forbruget på Folkeoplysningsområdet. Administrationen har udarbejdet oversigt over, indtægter og udgifter for frivillig folkeoplysende forening, voksenundervisning og mellemkommunale betalinger. (Bilag vedlagt) Pulje til særlige formål ligger under budget for frivillige folkeoplysende foreninger.

5 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 3 Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget Beslutning Folkeoplysningsudvalget den A: Thure Dan Petersen og Susan Frausing Nielsen deltog under dette punkt. Susan Frausing Nielsen gennemgik forslag til forretningsgangsorden for tilskudsadministration. B: Foreningshåndbog. Jette Pekilidi sender rettelser vedrørende aftenskoleområdet til administrationen. Herefter sender administrationen Foreningshåndbogen i word-udgave, med opdateret indholdsfortegnelse, til Folkeoplysningsudvalget. C. Visionskommune. Thure Dan Petersen orienterede om, at Lejre Kommune er indstillet til projektet Visionskommune. Lejre Kommune går ind i en fase med beskrivelse af strategien, og her vil halbestyrelsen, Lejre Idrætsunion og FOU blive involveret. D: Kirke Hyllinge Aktivitetscenter. Thure Dan Petersen orienterer om, at Lejre Kommune er ved at være færdig med projektbeskrivelsen for Kirke Hyllinge Aktivitetscenter. Den 25. juni kl 19.00, er der et orienteringsmøde om Kirke Hyllinge Aktivitetscenter i Kr. Hyllinge hallen. Der blev spurgt til projektet omkring Lejrevej/Allerslev skole/hal, og Thure Dan Petersen orienterede om, at projektet er sendt i udbud, og vi venter på tilbud fra entreprenørerne. Vedrørende byggeri ved Allerslev skole/hallen: Der vil være udbygning af hallen, indskudt dæk i den gamle, multirum og hallen bliver udbygget med det der svarer til det indskudte dæk. E: Lejremodel 2.0 skal iflg. Bilag evalueres senest om 2 år. Udvalget for Kultur og Fritid har løbende dialog med halbestyrelsen om udvikling på halområdet. F: Økonomi. Økonomioversigten blev drøftet. Udvalget ønsker en gennemgang af beregning for tilskud for aftenskoler på næste møde. Sagsfremstilling Bilag: 1 Åben Bilag - Lejremodel 2, /18 2 Åben Forretningsgangorden for tilskudsadministration 41725/18 3 Åben Foreningshåndbog 42138/18 4 Åben Økonomioversigt juni 2018.xlsx /18 5 Åben Pulje 2018.xls - Pulje 2018.xls 42247/18

6 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 4 3. FOU - Drøftelse af budget G00 18/5857 Åben sag Resumé Folkeoplysningsudvalget ønsker en drøftelse af budget Lejre Kommunes budgetlægning for er så småt gået i gang, og som tidligere år ønsker Lejre Kommune at inddrage foreninger og aftenskoler m.fl. i processen. I den forbindelse ønsker Folkeoplysningsudvalget en drøftelse af budgettet Indstilling Administrationen indstiller: 1. at sagen drøftes. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget Beslutning Folkeoplysningsudvalget den William S. Jacobsen orienterede om, at Idrætsunionen har besluttet at sende ønsker ind til budget 2019, om følgenede: 5 mio. til nyskabelser 5. mio. til renovering og modernisering kr. til pulje til leder og træneruddannelse i foreningerne Midler til pulje til projekter med foreningsudvikling i Lejre Kommune kr. til pulje til ældres aktiviteter i idrætsforeningerne i Lejre Kommune kr. til bevæg dig for livet kr. til samarbejde mellem skoler og foreninger William S. Jacobsen opfordrer til, at der bakkes op om Idrætsunionens forslag via mail til budgetønsker, budget@lejre.dk Fristen for indsendelse af budgetønsker er den 21. juni. Sagsfremstilling I forbindelse med, at fristen for indsendelse af budgetønsker for 2019 nærmer sig, og der er udsendt materiale til foreningerne, ønsker Folkeoplysningsudvalget at drøfte hvilke muligheder der er, og hvilke tiltag udvalget har ønsker om at igangsætte i 2019 og overslagsårene. Materialet vedrørende budget er sendt til foreninger og aftenskoler den 15. maj (se bilag) Fristen for indsendelse af budgetønsker til 2019 er 21. juni Bilag: 1 Åben Bilag vedr : Få indflydelse på Lejre Kommunes budget _v3_Kernevelfærdsudvalget - Afsluttende sag(1).docx 2 Åben Materiale : Få indflydelse på Lejre Kommunes budget _v1_Information om budget pdf 42268/ /18

7 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 5 Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske aspekter

8 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 6 4. FOU - Ansøgning om tilskud fra pulje til særlige formål - Ældre Sagen i Lejre - Tilskud til foredrag G00 18/5507 Åben sag Resumé Ældre Sagen i Lejre fremsender ansøgning om tilskud til foredrag med forfatter Ida Jessen. Der søges om i alt kr. Folkeoplysningsudvalget skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil bevilge tilskud til ovennævnte. Indstilling Administrationen indstiller: 1. at sagen ikke imødekommes. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget Beslutning Folkeoplysningsudvalget den Ansøgningen kan ikke imødekommes. Foreningen anbefales at tage kontakt til en af aftenskolerne i Lejre Kommune, med hanblik på afholdelse af foredraget i aftenskoleregi. Sagsfremstilling Lokalafdelingen Ældre Sagen i Lejre, der har ca medlemmer, søger om tilskud til afholdelse af foredrag med forfatter Ida Jessen. Foredraget afholdes i Gevninge Beboerhus den 8. oktober 2018, kl Formålet med foredraget er, at at få fat i ensomme, som kan have litteraturen til fælles og dermed imødegå ensomhed og give mulighed for at mødes på tværs af alder via litteraturen. Foredraget vil primært dreje sig om forfatterens to sidste romaner En ny tid og Doktor Bagges anagrammer. Endvidere vil forfatteren løfte sløret for et kommende projekt. Bilag: 1 Åben Ansøgning side /18 2 Åben Ansøgning side /18 Administrationens vurdering Det er administrationens vurdering, at ansøgningen ikke umiddelbart falder inden for kriterierne for pulje til særlige formål, da det ikke er nyt initiativ eller udviklingsarbejde for børn og unge.

9 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 7 Administrationen foreslår, at foreningen anbefales at tage kontakt til en af aftenskolerne i Lejre kommune, men henblik på at afholde foredraget i aftenskoleregi. Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske aspekter Økonomi og finansiering Udgiften til honorar var kr., men Ældre Sagen har fået forhandlet sig ned til kr. Gevninge bibliotek har bevilget ca. halvdelen af beløbet. Ældre Sagen søger om tilskud på kr. Administrationen oplyser, at der i pulje til særlige formål er kr., hvoraf kr. er disponeret. Herefter er der kr. til rådighed.

10 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 8 5. FOU - Ansøgning om tilskud fra Pulje til særlige formål - Aktiv Sundhedsdag G00 18/4673 Åben sag Resumé Sjov Seniormotion i Lejre søger om tilskud til afholdelse af Aktiv Sundhedsdag. Der søges om i alt kr. Folkeoplysningsudvalget skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil bevilge tilskud til ovennævnte. Indstilling Administrationen indstiller: 1. at ansøgningen imødekommes. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget Beslutning Folkeoplysningsudvalget den Ansøgningen imødekommes. Foreningen gøres opmærksom på, at Folkeoplysningsudvalget har bevilget tilskud i år, og at foreningen selv skal finansiere arrangementet i efterfølgende år. Sagsfremstilling Sjov Seniormotion har afholdt Aktiv Seniordag, i og ved Hvalsø Hallerne, den 8. maj 2018, fra kl til kl Arrangementet var et samarbejde mellem DGI Midt- og Vestsjælland, Regionen, Sjov Motion og Lejre Kommune. Sjov Seniormotion i Lejre blev inspireret af et arrangement i DGI, hvor foreninger kunne vise, hvad man tilbød af aktiviteter for seniorer. I Hvalsø Hallernes hal 1 var der vist aktiviteter, der allerede er tilgængelige i dag, - Linedance, Sumba, badminton, bordtennis og minigolf mm. Desuden var der flere andre foreninger inviteret, og der var mulighed for at afprøve de forskellige aktiviteter. Endvidere var der mulighed for at blive testet, f.eks. body-age mm. Formålet er, at få flere voksne til at være aktive og bevæge sig. Målgruppen er hovedsagelig seniorer, efterlønnere og pensionister. Bilag: 1 Åben Ansøgning 30788/18 Administrationens vurdering Det er administrationens vurdering, at ansøgningen falder inden for kriterier for pulje til særlige formål.

11 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 9 Det er endvidere administrationens vurdering, at ansøgningen er i tråd med den generelle vision om at få flere til at bevæge sig. Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser Økonomi og finansiering Der søges om tilskud til: Instruktørløn + kørsel, kr. Foredragsholder, vin/blomster, 600 kr. Forplejning ca. 35 tovholdere, kr. Konsulenttimer DGI (5t. a 500 kr.), kr. Diverse, kr. I alt kr. til Aktiv Sundhedsdag Administrationen gør opmærksom på, at der i pulje til særlige formål er kr., hvoraf kr. er disponeret. Herefter er der kr. til rådighed.

12 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side FOU - Ansøgning om tilskud fra pulje til særlige formål til etablering af bredbånd i KHIF's klubhus G00 18/5953 Åben sag Resumé Kr. Hyllinge Idrætsforening fremsender ansøgning om tilskud fra pulje til særlige formål til etablering af bredbånd i klubhus. Der søges om i alt kr. Folkeoplysningsudvalget skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil bevilge tilskud til ovennævnte. Indstilling Administrationen indstiller: 1. at ansøgningen imødekommes, da der er tale om et nyere initiativ i foreningen. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget Beslutning Folkeoplysningsudvalget den Ansøgningen imødekommes. Sagsfremstilling Kr. Hyllinge Idrætsforening er en frivillig folkeoplysende forening i Lejre Kommune. Foreningen har klubaktiviteter i Lejre Kommunes bygning, Stationsvej 14, i Kr. Hyllinge. Foreningen har igangsat E-sport som en aktivitet for børn og unge, som foreningen normalt ellers ville have svært ved at komme i kontakt med. Foreningen har på nuværende tidspunkt etableret denne nye sportsgren under deres fodboldafdeling, da de har taget initiativet, og foreningen samtidig håber, at interessen for en evt. udendørs aktivitets muligvis vil kunne skabes via denne model. Spillet foregår i station 14, hvor der kommer ca. 15 unge og spiller på udvalget tidspunkter. Computerne medtages fra gang til gang og der er opsyn med deltagerne, ligesom de få hjælp og vejledning i denne sport fra kyndige profiler. Foreningen søger om tilskud til at få etableret fiber net forbindelse i Station 14. Administrationens vurdering Det er administrationens vurdering, at det er et must for at fastholde de unge i E- sporten, at der er en god net forbindelse.

13 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 11 Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser Økonomi og finansiering Der søges om i alt ca kr. til etablering af fibernetforbindelse. Administrationen oplyser, at der i pulje til særlig formål, er i alt kr. hvoraf kr. er disponeret. Herefter er der kr. til rådighed.

14 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side FOU - Ansøgning om lokaletilskud i forbindelse med leje af svømmehal i Roskilde G00 18/4355 Åben sag Resumé Kr. Hyllinge Idrætsforening (KHIF) ansøger om lokaletilskud til nyt lejemål af svømmehal i Roskilde, da Triatlon afdelingen har brug for tider til svømmetræning og undervisning om vinteren. Der søges om lokaletilskud for 2015 og fremover, med i alt ca kr. pr. år, på baggrund af en driftsudgift på ca kr. årligt. KHIF oplyser, at der på nuværende tidspunkt er 19 der er tilmeldt vintersvømning. Folkeoplysningsudvalget skal tage stilling til om udvalget vil godkendelse ovennævnte ansøgning. Indstilling Administrationen indstiller: 1. at ansøgningen imødekommes. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget Beslutning Folkeoplysningsudvalget den Ansøgningen imødekommes fra 2017 og fremover. Sagsfremstilling Kr. Hyllinge Idrætsforening (KHIF) fremsender ansøgning om lokaletilskud i forbindelse med aktiviteter i en svømmehal i Roskilde. KHIF ønsker at tiltrække flere medlemmer i deres Triatlon klub, hvor de om vinteren har brug for tider i en svømmehal for at kunne tilbyde medlemmerne svømmetræning og undervisning. I henhold til folkeoplysningsloven ydes der lokaletilskud til egne og lejede lokaler for foreninger. Da Lejre kommune ikke har en svømmehal har Kr. Hyllinge Idrætsforenings Triatlon klub lejet sig ind i svømmehallen i Roskilde. Foreningen oplyser, at den på nuværende tidspunkt har 19 medlemmer, der har meldt sig til vintersvømning. Endvidere oplyser klubben, at de vil nedsætte kontingentet, hvis denne ansøgning om lokaletilskud bliver godkendt, og dermed forventer foreningen at få flere medlemmer i Triatlon afdelingen. I henhold til Lejre Kommunes retningslinjer for lokaletilskud kan Kommunalbestyrelsen undlade at imødekomme nye ansøgninger om lokaletilskud hvis Folkeoplysningsudvalget kan anvise et egnet offentligt lokale. Endvidere kan Kommunalbestyrelsen afvise ansøgninger om lokaletilskud til nye haller/lokaler samt driftsudgifter der ikke tidligere har været ydet tilskud til.

15 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 13 I henhold til retningslinjer for lokaletilskud skal ovennævnte ansøgninger forelægges Kommunalbestyrelsen i overensstemmelse med tidsplan for budgetforhandlingerne. Ved vurdering af disse ansøgninger, kan der lægges vægt på følgende kriterier: Er der stigning i aktiviteten. Omfatter aktiviteterne medlemmer under 25 år Er der stigning i medlemstallet. Er der tale om nye tiltag. Administrationen anbefaler, at sagen afgøres i Folkeoplysningsudvalget, da det vurderes, at udgiften kan holdes inden for budget til lokaletilskud. Bilag: 1 Åben Ansøgning 28641/18 Administrationens vurdering Det er administrationens vurdering, at ansøgningen bør imødekommes, da det er en nyere aktivitet, og det er i tråd med den generelle vision om at få flere til at bevæge sig. Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske aspekter Økonomi og finansiering I henhold til retningslinier for lokaletilskud og i lighed med Folkeoplysningsloven yder Lejre kommune 65 % i lokaletilskud med fradrag for medlemmer over 25 år. Kr. Hyllinge Idrætsforening søger om lokaletilskud på ca kr. pr. år fra medio 2015 og fremover. Beregning Tilskud på baggrund af udgifter til leje for 6 mdr. i 2015: Driftsudgifter kr./65% = kr. med fradrag for medlemmer over 25 år, kr. =3.549 kr. Tilskud på baggrund af udgifter til leje i 2016: Driftsudgifter kr./65% = kr. med fradrag for medlemmer over 25 år, kr. = kr. Tilskud på baggrund af udgifter til leje i 2017: Driftstilskud kr./65% = kr. med fradrag for medlemmer over 25 år kr.=7.352 kr. Tilskud på baggrund af driftsudgifter i 2018: Driftsudgifter kr./65% = kr. med fradrag for antal af medlemmer over 25 år, kr. = kr. Den samlede udgift, der søges tilskud til, vil i 2018 (vedrørende ) være kr. og fremover ca kr. pr. år. Det er administrationens vurdering, at udgiften kan holdes inden for budgettet.

16 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side FOU - Afregning Voksenundervisning Ø42 18/3781 Åben sag Resumé Fra Bramsnæs Aftenskole, FOF Hvalsø, FOF Midtsjælland, Kreativskolen, Lejreegnens Husholdningsforening(LHF), LOF Lejre og Tolstrupkoret er modtaget afregning vedrørende tilskud, som aftenskolerne har modtaget i Endvidere er modtaget regnskab for debatskabende aktiviteter for Bramsnæs Aftenskole, FOF Hvalsø og Kreativskolen. De øvrige aftenskoler har ikke arrangeret debatskabende arrangementer, hvorfor der ikke foreligger regnskaber. Folkeoplysningsudvalget skal tage stilling til, hvor vidt aftenskoler, der har haft merforbrug, får dækket deres underskud af de tilbagebetalte tilskudsmidler. Indstilling Administrationen indstiller: 1. at tilskudsregnskaberne godkendes og indberetningerne tages til efterretning, 2. at kr. udbetales til FOF Hvalsø, FOF Midtsjælland og LOF, der kunne have udnyttet et større tilskud, 3. at kr. udbetales til Bramsnæs Aftenskole, FOF Hvalsø og LOF, der kunne have udnyttet et større tilskud til debatskabende arrangementer, 4. at aftenskolerne tilskrives om muligheden for, at ansøge om anvendelse af de resterende tilbagebetalingsmidler, til andre formål end undervisning. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget Beslutning Folkeoplysningsudvalget den Administrationens indstillinger er imødekommet. Sagsfremstilling I henhold til Folkeoplysningsloven samt Lejre Kommunes retningslinjer for tilskud til dem folkeoplysende voksenundervisning, skal aftenskolerne senest den 31. marts 2017 aflægge regnskab for de bevilgede tilskud for kalenderåret 2017 Det fremgår af retningslinjerne at: Tilskuddet til undervisning, studiekredse og foredrag ikke må overstige 1/3 af de samlede lønudgifter til lærere og ledere. Tilskuddet pr. foredrag svarer til 6 undervisningstimer. Tilskuddet til undervisning og studiekredse for deltagere med handicap, i relation til undervisningen i et konkret emne, ikke må overstige 8/9 af de samlede lønudgifter til lærere og ledere. Tilskuddet til instrumentalundervisning ikke må overstige 5/7 af de samlede lønudgifter til lærere og ledere.

17 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 15 Administrationen har udarbejdet en samlet oversigt over aftenskolernes afregninger fordelt på de forskellige tilrettelæggelsesformer. Det fremgår af oversigten, at nogle af aftenskolerne ikke har kunnet udnytte tilskud fuldt ud. Beløbet er i alt kr., som skal tilbagebetales. Andre aftenskoler kunne have udnyttet et højere tilskud. Beløbet er i alt kr. Aftenskolerne skal anvende 10% af tilskudstilsagnet til debatskabende aktiviteter. Der skal aflægges regnskab for de debatskabende aktiviteter. Beløb, der ikke anvendes, skal tilbagebetales. Administrationen har udarbejdet en oversigt over debatskabende arrangementer, hvoraf fremgår, at der skal ske tilbagebetalinger for i alt kr. og der er aftenskoler der kunne have udnyttet et højere tilskud til debatskabende aktiviteter, i alt kr. Bilag: 1 Åben Afregning /18 Administrationens vurdering Administrationen har gennemgået det indsendte materiale og konstateret, at de udbetalte tilskud er anvendt i overensstemmelse med Folkeoplysningsloven og Lejre Kommunes retningslinjer for tilskud til den folkeoplysende voksenundervisning. Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering Aftenskolernes samlede tilbagebetalinger for 2017 (undervisning + debatskabende arrangementer) udgør kr. ( kr kr.). Det fremgår af retningslinjerne, at tilbagebetalingen af tilskudsmidler kan anvendes til dækning af underskud til aftenskoler, der har kunnet udnytte et større tilskudstilsagn. Det samlede beløb for aftenskoler der kunne have udnyttet et større tilskud (undervisning + debatskabende arrangementer) udgør i alt kr. ( kr kr.) Endvidere kan tilbagebetalingsmidlerne, efter Folkeoplysningsudvalgets afgørelse, anvendes til andre formål end undervisning, f.eks. materialeanskaffelse, lokaleleje, kurser o. lign.

18 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side FOU - Folkeoplysningsudvalget - vedtægter G00 18/5834 Åben sag Resumé I henhold til Folkeoplysningslovens 34 nedsætter Kommunalbestyrelsen et Folkeoplysningsudvalg. Et nedsat Folkeoplysningsudvalgs sammensætning, valgprocedure kompetencer og pligter fremgår ligeledes af Folkeoplysningsloven. I første omgang drøfter Folkeoplysningsudvalget vedtægterne med henblik på at behandle et endeligt udkast på mødet i august. Indstilling Administrationen indstiller: 1. at forslag til vedtægter for Folkeoplysningsudvalget drøftes. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget Beslutning Folkeoplysningsudvalget den Administrationen gennemskriver forslag til vedtægter og punktet sættes på dagsorden igen til august. Sagsfremstilling Den 24. april 2018 godkendte Kommunalbestyrelsen valg af nyt Folkeoplysningsudvalg. Folkeoplysningsudvalgets opgaver, rammer og sammensætning m.v. fremgår af Folkeoplysningsudvalgets vedtægter. Administrationen har udarbejdet forslag til reviderede vedtægter (se bilag). Ændringer i forhold til gældende vedtægter er markeret i forslaget. Bilag: 1 Åben Forslag til vedtægter for Folkeoplysningsudvalget 43372/18 Administrationens vurdering Det er administrationens vurdering, at forslag til vedtægter er fyldstgørende. Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske aspekter.

19 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 17 Økonomi og finansiering Udgifter til diæter, møder, kurser mm til Folkeoplysningsudvalget er indlagt i budget 2018 med kr.

20 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side FOU - Folkeoplysningsudvalget - Forretningsorden G00 18/5768 Åben sag Resumé I henhold til gældende vedtægter for Folkeoplysningsudvalget i Lejre Kommune godkender Folkeoplysningsudvalget forretningsorden for udvalget. Folkeoplysningsudvalget skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil godkende forslag til forretningsorden. Indstilling Administrationen indstiller: 1. at forslag til forretningsorden for Folkeoplysningsudvalget godkendes Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget Beslutning Folkeoplysningsudvalget den Forslag til forretningsorden imødekommes med de rettelser der er indføjet. Sagsfremstilling Folkeoplysningsudvalget konstituerede sig den 3. maj 2018 og skal i den forbindelse godkende forretningsordenen. Administrationen har udarbejdet forslag til forretningsorden, der i henhold til vedtægter for Folkeoplysningsudvalget i Lejre Kommune skal godkendes af Folkeoplysningsudvalget. (Se bilag) Af forslaget fremgår rettelse i forhold til gældende forretningsorden. Bilag: 1 Åben Forslag til Forretningsorden for Folkeoplysningsudvalget 43318/18 Administrationens vurdering Det er administrationens vurdering, at forslag til forretningsorden er fyldestgørende. Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske aspekter.

21 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 19 Økonomi og finansiering Udgifter til diæter, møde, kurser mm til Folkeoplyseningsudvalget er indlagt i budget 2018 med kr.

22 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side FOU - Hvordan fastholder vi medlemmer i foreningerne i Lejre Kommune G00 18/5923 Åben sag Resumé Opgørelsen af antal medlemmer i foreningsidrætten viser for Lejre Kommunes vedkommende et fald på knap 1000 medlemmer i perioden fra 2016 til Folkeoplysningsudvalget anmodes på den baggrund om at forholde sig til opgørelsen og komme med bud på, hvordan den negative udvikling kan vendes til en positiv fremgang i antallet af medlemmer i foreningsidrætten Indstilling Administrationen indstiller: 1. at sagen drøftes Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget Beslutning Folkeoplysningsudvalget den Folkeoplysningsudvalget orienterer om, at grunden til medlemsfald er; Sæby svømmebad var lukket sidste år og derfor mangler 700 medlemmer. Hvalsø Gymnastikforening har haft problemer med deres medlemsprogram, så medlemstallet i 2016 var forkert og derfor viser 2017 et fald. Andre foreninger har op og nedture, på nuværende tidspunkt har tennisklubberne det hårdt, men til gengæld har flere andre foreninger fremgang. På landsplan er der et lille fald i medlemstallet. FOU forventer at tage punktet om fastholdelse af medlemmer op i forbindelse med arbejdet med projektet Visionskommune. Sagsfremstilling DGI, DIF og Dansk Firmaidræt opgør årligt medlemstallene i idrætsforeningerne på både landsplan og fordelt på de enkelte kommuner. Opgørelsen bygger på medlemsindberetninger til Centralt ForeningsRegister. Her indberetter de enkelte foreninger hvert år i januar måned deres medlemstal for det foregående år. I Lejre Kommune er der i perioden fra et fald på ca medlemmer i foreningsidrætten. Dette skal ses i lyset af, at hovedtendensen på landsplan er en stigning i antallet af medlemmer, særligt i foreninger, der tilbyder motionsidræt. ( Se bilag) Folkeoplysningsudvalget bør forholde sig til opgørelsen og komme med bud på, hvordan den negative udvikling kan vendes til en positiv fremgang. Bilag: 1 Åben Bilag - idræt i tal Idræt i tal færre i foreningsidrætten i Lejre.docx 43607/18

23 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side 21 Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske aspekter

24 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side FOU - Arbejdsgrupper G00 18/5872 Åben sag Resumé Folkeoplysningsudvalget nedsatte i 2014 en række arbejdsgrupper med henblik på udvikling af forskellige områder inden for folkeoplysningen. Folkeoplysningsudvalget skal udpege medlemmer til de forskellige arbejdsgrupper. Indstilling Administrationen indstiller: 1. at der udpeges medlemmer til arbejdsgrupperne. Beslutningskompetence Folkeoplysningsudvalget Beslutning Folkeoplysningsudvalget den Til arbejdsgruppen Synliggørelse af Folkeoplysningsudvalget er følgende valgt: Lars Kaae Wagner og Peter Rasmussen. Til arbejdsgruppen Revidering af Folkeoplysningspolitik er følgende valgt: Jens Nielsen, William S. Jacobsen og Ole Meibom. Til arbejdsgruppen Puljer har vi behov for flere forskellige puljer er følgende valgt: Ole Meibom, Jens Nielsen og William S. Jacobsen Til arbejdsgruppen Tilskudsordninger Aktivitetstilskud/lokaletilskud er følgende valgt: Ole Meibom, Torben Olsen og Jens Nielsen Til arbejdsgruppen Prisoverrækkelse/nytårskur er følgende valg: Kurt Larsen, Christian F. Andersen, Peter Rasmussen, William S. Jacobsen og Anne Lauridsen Arbejdsgruppen Rekruttering afventer projektet Visionskommune Sagsfremstilling Det er følgende områder, som Folkeoplysningsudvalget tidligere har peget på, at der bør udvikles på: Synliggørelse af Folkeoplysningsudvalget. Revidering af Folkeoplysningspolitik. Puljer har vi behov for flere forskellige puljer. Tilskudsordninger Aktivitetstilskud, lokaletilskud og tilskud til voksenundervisning. Prisoverrrækkelse/nytårskur. Rekruttering. Der udpeges 2-4 medlemmer til hver arbejdsgruppe. Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser

25 Lejre Kommune Folkeoplysningsudvalget Side FOU - Eventuelt Åben sag Beslutning Folkeoplysningsudvalget den Ole Meibom spørger til status vedrørende Øm Børne- & Kulturhus. Administrationen orienterede kort om, at Lejre Kommune venter på godkendelse af byggeriet før det kan tages i brug fuldt ud. Ole Meibom spørger til hvad formålet er med projektet Visionskommune. Lars Kaae Wagner orienterede om, at formålet er at få flere aktive og at DGI/DIF har modtaget fondsmidler fra Nordea til projektet. Jette Pekilidi oplyser, at Oplysningsforbundene samarbejder mere end de har gjort før. På nuværende tidspunkt samarbejdes der om etik omkring handicappede og der samarbejdes på et fælles administrationsprogram for aftenskoler.

26 Lejremodel 2.0 Vision og mål for Lejrehallerne Vores sted er Lejre Kommunes samlede vision for udviklingen i kommunen og indeholder en overordnet vision for udviklingen af det aktive, brede idræts- og foreningsliv omkring hallerne: I vores kommune styrker vi aktivt foreningerne og de mange klubber. De kommunale lokaler og redskaber er vores allesammens og skal være til rådighed for borgerne. Vi værdsætter og påskønner de mange frivillige ildsjæle. Vi hjælper hinanden ikke mindst dem, som har mest behov for hjælp, og vi gør det nemt at starte nye aktiviteter. I Lejrehallerne underbygges denne vision ved, at hallerne sætter fokus på mere sundhed, bevægelse, fællesskab og kulturliv gennem lokal forankring, aktiv bruger- og borgerinddragelse samt tydelige indflydelsesveje. Visionen opfyldes ved følgende målsætninger: Der er et rigt og kreativt liv i og omkring hallerne Der iværksættes flere initiativer i og omkring hallerne indenfor sundhed, bevægelse, fællesskab og kultur Det frivillige foreningsliv styrkes, og nye sportsgrene, kulturbegivenheder, arrangementer m.v. støttes aktivt Alle brugere oplever, at der lyttes til deres ønsker og behov, og at de, der har beslutningskompetencen har mulighed for at handle på disse ønsker Der er gennemskuelighed i beslutninger omkring Lejre-hallernes drift og udvikling samt de økonomiske forhold Der tilstræbes en større grad af fælles standard og kvalitet mellem hallerne, men med plads til at rumme de enkelte hallers særlige kultur og forskellighed. Tydelig brugerindflydelse og engagement Lejrehallerne står overfor forandringer og tilpasninger i de kommende år som følge af øget brug, vedligeholdelses- og renoveringsbehov samt krav om tilpasning til nye idræts- og bevægelsesformer. Borgernes forventninger til mulighederne for at dyrke idræt under nye, mere løse og selvorganiserede former er også et væsentligt aspekt. Lejremodel 2.0 er rammen for, hvordan der sikres markant og direkte bruger- og borgerindflydelse på udvikling og drift af Lejrehallerne. De vigtigste indsatsområder for Lejremodel 2.0 er på den baggrund: At sikre direkte bruger- og borgerindflydelse på Lejrehallernes udvikling og drift At skabe en fælles platform for udvikling af aktiviteter og idrætsliv i både den enkelte hal såvel som på tværs af hallerne i Lejre Kommune 1

27 Rolle- og arbejdsfordeling Lejremodel 2.0 for udvikling og drift af Lejre Kommunes haller fastlægger de organisatoriske rammer for alle kommunens haller: Alle lokale haller har etablerede brugerråd, der sikrer tæt forankring til lokalsamfund og brugerne af de enkelte haller Der udpeges en samlet halbestyrelse for Lejrehallerne, som består af en repræsentant udpeget fra hvert brugerråd, en skoleleder udpeget af Lejre Kommunes skoler, en medarbejder fra servicefunktionerne samt en repræsentant fra Lejre Kommune Halbestyrelsen og brugerrådene er nøglen til brugerinddragelsen og indflydelsen Halbestyrelsen repræsenterer Lejrehallerne overfor politikere og administration i forhold til strategiske beslutninger, visioner og udviklingstanker, der berører hallernes overordnede retning Samarbejdet mellem halbestyrelse, brugerråd og Lejre Kommune hviler på formaliserede forretningsordner for halbestyrelse og brugerråd, budgetter samt årlige udviklingsplaner Halbestyrelsens virke og arbejdsområde er på det politiske niveau forankret i Udvalget for Kultur & Fritid, på det udviklings- og administrative niveau i Center for Kultur & Fritid og i forhold til den daglige drift i hallerne i Center for Service & Ejendomme Lejre Kommune Halbestyrelse Brugerråd Brugerråd Brugerråd Figur: Lejremodel 2.0 Halbestyrelsen for Lejre-hallerne Halbestyrelsen bidrager til den fortsatte udvikling af hallerne, fremfører halbrugernes ønsker overfor politikerne og sikrer, at visionerne i Lejremodel 2.0 føres ud i livet. 2

28 Halbestyrelsen udøver sin virksomhed i overensstemmelse med god bestyrelsesskik og indenfor de politiske, organisatoriske og økonomiske rammer fra Lejre Kommunalbestyrelse. Budget Årligt udarbejdes et overordnet budget for Lejre-hallerne. Halbestyrelsen indhenter og prioriterer ønsker fra brugerrådene. Udvikling og drift Halbestyrelsen udarbejder i samarbejde med Lejre Kommune den overordnede udviklings- og driftsplan for Lejrehallerne gældende for et år med sigtepunkter to år frem i tiden. Udviklings- og driftsplanen for Lejrehallerne udarbejdes på baggrund af en årlig evaluering af de enkelte hallers udvikling samt hallernes betjening af brugere og lokalsamfund. Udviklings- og driftsplanen danner grundlaget for det årlige dialogmøde mellem halbestyrelsen og Lejre Kommunes Udvalg for Kultur og Fritid. Halbestyrelsens opgaver består i øvrigt af følgende: Afholder valg til brugerrådene i de enkelte haller Afholder årligt dialog/temamøde med brugere, brugerråd og Lejre Kommune Deltager i årligt fællesmøde mellem halbestyrelsen og Udvalget for Kultur & Fritid Deltager i markedsføring af Lejrehallerne, inspirerer til fundraising og etablering af partnerskaber i forhold til eksisterende og nye satsninger i Lejrehallerne Sikrer, at der er en aftalt proces for, hvordan lokalerne bookes, og at brugerrådene gennemfører den aftalte proces Sikrer at ledige tider bliver synliggjort, så der opnås optimal udnyttelse af de enkelte haller Forholder sig til de overordnede retningslinjer for sundhed i Lejrehallerne Sikrer det aftalte vedligeholdelsesniveau, kvalitetsstandarden for service og rengøring samt aftaler generelle åbningstider og eventuel ferielukning Udarbejder standardforretningsorden for brugerrådene Brugerrådene Der etableres brugerråd for alle haller. Brugerrådene består af repræsentanter for brugerne af de enkelte haller. Repræsentanter vælges blandt hallens brugere. Brugerrådene sikrer forbindelsen mellem brugere og bestyrelsen for Lejrehallerne. Brugerrådene skal sikre den tydelige lokale forankring, synliggøre brugerønsker og disponere over de midler, der er afsat til det enkelte brugerråd. Brugerrådet sikrer i samarbejde med halbestyrelsen og Lejre Kommune den nødvendige smidighed i forhold til åbningstider, booking, timefordeling, lokaleudlejning, service og rengøring. Brugerrådene fungerer på baggrund af en standardforretningsorden udarbejdet i samarbejde med halbestyrelsen. Brugerrådet har følgende opgaver: 3

29 Brugerrådet disponerer de midler, som er afsat til aktiviteter og projekter i egen hal jf. det samlede budget for Lejrehallerne. Brugerrådet kan skabe yderligere midler til aktiviteter og projekter i egen hal via arrangementer, sponsor- og reklameindtægter, fondsansøgninger eller lignende, jf. retningslinjer angivet i Økonomi for brugerråd i Lejre Kommunes Idrætshaller (bilag 1) Fremmer det frivillige arbejde og motiverer til så meget aktivitet som muligt i den enkelte hal Udarbejder timefordelingsprocessen i egen hal Indstiller til Lejre Kommune, hvis der skal indgås eventuel aftale med café- eller cafeteria-forpagter Samarbejder konstruktivt og tillidsfuldt med halbestyrelse og Lejre Kommune, herunder servicefunktionerne Evaluerer og indrapporterer årligt status for udvikling og drift i hallen til halbestyrelsen samt formulerer ønsker til den fælles udviklings- og driftsplan både for egen hal og i forhold til forslag til Lejre-hallernes fælles udvikling Motiverer og organiserer brugere og borgere til udvikling af den enkelte hal og sikrer dermed mere liv i og omkring hallerne til gavn for lokalområdet Lejre Kommune (Administration samt Teknisk Service) Lejre Kommune varetager den sekretariatsmæssige betjening af halbestyrelsen samt den daglige service, drift og udvikling af haldriften. Lejre Kommune sikrer den gensidige dialog og kontakt mellem halbestyrelse, brugerråd og det administrative, tekniske og politiske niveau i Lejre Kommune. Lejre Kommune sikrer overfor halbestyrelsen, at det daglige samarbejde ude i hallerne mellem servicemedarbejdere og brugerrådene kører tilfredsstillende, smidigt og tillidsfuldt på basis af tydelig kommunikationsstruktur og informationer om, hvordan brugerne i hallen kan få fat i relevante medarbejdere. Der udarbejdes en kommunikationsguide med tydelig kommunikationsstruktur, der beskriver, hvem man skal henvende sig til hvornår, så problemer hurtigt adresseres til og løses af det relevante niveau. Lejre Kommune udarbejder forslag til budget, og hovedposterne heri drøftes, justeres og vedtages af halbestyrelsen. Af budgettet fremgår den ramme, der er afsat til aktiviteter og projekter i den enkelte hal (udover den daglige drift og service). Lejre Kommune har desuden ansvaret for følgende: Indgår og opsiger indkøbsaftaler samt drifts- og serviceaftaler på alle områder, herunder indgåelse af forpagtningsaftaler i forbindelse med driften af café eller cafeteria med videre Sikrer smidig og effektiv daglig drift i den enkelte hal Formidler det tætte samarbejde og den serviceorienterede dialog i det daglige i den enkelte hal mellem servicefunktioner, brugere og brugerrådet Inddrager halbestyrelsen i det daglige arbejde med udvikling og drift af Lejrehallerne Fremlægger alle større sager samt økonomisk vigtige dispositioner for halbestyrelsen Fremlægger økonomisk status for halbestyrelsen i henhold til forretningsorden og vedtægter 4

30 Bilag Forretningsgang for tilskudsadministration for aftenskoler og frivillige folkeoplysende foreninger 1.0 INTRO Forretningsgangen beskriver, hvilke retningslinjer som Lejre Kommune tildeler tilskud efter, til aftenskoler og frivillige folkeoplysende foreninger. Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø Tlf Mail: post@lejre.dk Dato: 17. maj 2018 J.nr.: DEFINITIONER Tilskudsfordelingen i Lejre Kommune er reguleret af Folkeoplysningsloven samt af Lejre Kommunes egne retningslinjer for tilskud til folkeoplysende aktiviteter, som er fastsat af Folkeoplysningsudvalget. Retningslinjerne beskriver mere detaljeret kriterier og krav for de forskellige typer af tilskud, og de findes på kommunens hjemmeside. 1.2 FORRETNINGSGANGEN Der kan skelnes imellem to overordnede typer, som der udbetales tilskud til efter Folkeoplysningsloven: 1) Aftenskoler, som tilbyder folkeoplysende voksenundervisning: Lærer- og lederløn Lokaleudgifter 2) Frivillige folkeoplysende foreninger, som tilbyder folkeoplysende arbejde: Aktivitetstilskud/medlemstilskud for unge under 25 år, der ikke er fyldt 25 år inden den 1. januar i kalenderåret Lokaleudgifter Udgifter vedrørende nye initiativer, udviklingsarbejde for børn og unge og andre særlige formål som Folkeoplysningsudvalget skønne Det gælder for de folkeoplysende foreninger, at de for at få tildelt tilskud eller for at få anvist lokaler, skal være en forening stiftet ud fra en vedtægt Aftenskoler folkeoplysende voksenundervisning Krav for at få tilskud og fordelingen af tilskud For aftenskoler gælder, at der ydes tilskud til aflønning af lærere og ledere, som yder folkeoplysende voksenundervisning. Tilskudsudsagnet meddeleles for det kommende kalenderår, jf. retningslinjer for tilskud til den folkeoplysende voksenundervisning. Det følger af Lejre Kommunes retningslinjer, at tilskuddet primært skal anvendes til løn. Kravene til tilskuddets anvendelse er nærmere beskrevet i Lejre Side 1 af 9

31 Kommunes Retningslinjer for tilskud til den folkeoplysende voksenundervisning under pkt. 5 og 6. Ansøgning om tilskud, herunder ansøgningsfrister Ansøgningsfristen for tilskud for det kommende kalenderår, fremgår af retningslinjer for tilskud til den folkeoplysende voksenundervisning. Væsentlige ændringer i aktivitetsniveau imellem årene, skal begrundes af foreningen i ansøgningen til Folkeoplysningsudvalget. Udbetaling af tilskud Aftenskoler der ikke er tilknyttet en landsdækkende organisation, skal tilbydes, at kommunen står for lønadministration. Aftenskolerne tilknyttet en landsdækkende organisation varetager selv lønadministration. Datoer og principper fremgår i retningslinjerne for tilskud til den folkeoplysende voksenundervisning under pkt. 7. Deltagere i den folkeoplysende undervisning og mellemkommunale betalinger Deltagerne i undervisningen på aftenskoler er i udgangspunktet borgere fra Lejre. Såfremt nogle deltagere ikke er bosiddende i kommunen, skal foreningerne oplyse om dette til Lejre Kommune, og der sendes en opkrævning til hjemkommunen. Der sendes også en opkrævning fra andre kommuner ved deltagelse af borgere fra Lejre kommuner i aftenskoler i andre kommuner. De nærmere principper for deltagerne er beskrevet i Lejre Kommunes Retningslinjer for tilskud til den folkeoplysende vokseundervisning jf. pkt. 13. Eventuelt ubrugte midler skal tilbagebetales Hvis en forening har ubrugte midler ved regnskabsårets afslutning, skal midlerne tilbagebetales. Eventuelle ubrugte midler vil indgå i næste års tilskudsramme. Lokaletilskud til foreninger der tilbyder folkeoplysende voksenundervisning Hvis der ikke findes egnede kommunale lokaler, der kan stilles til rådighed for aftenskoleundervisningen, kan Folkeoplysningsudvalget bevilge lokaletilskud til undervisningslokaler efter ansøgning fra foreningen. Side 2 af 9

32 1.2.2 Frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde Krav for at få tilskud og tilskudsfordeling Folkeoplysningsudvalget yder tilskud til foreninger, som lever op til en række formelle forudsætninger, som er beskrevet i retningslinjerne for frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde. Tilskudsnøglen, som tilskudsmidlerne fordeles efter, er fastlagt i retningslinjerne for tilskud til det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde. Ansøgning om tilskud og krav til ansøgningen Der kan søges om medlemstilskud for det samme kalenderår jf. retningslinjer for tilskud til det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde. Kravene til oplysninger, der skal indgå i ansøgningen, fremgår i retningslinjerne for tilskud til det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde under pkt. 2. Det er vigtigt, at det indmeldte medlemstal fra foreningerne, er opgjort som det aktuelle medlemstal den Det betyder, at alle som har været medlemmer i løbet af året, tæller med. Fra puljen til særlige formål, ydes der tilskud til særlige formål, som: Nye initiativer Udviklingsarbejde for børn og unge Andre særlige formål, der efter Folkeoplysningsudvalgets skøn berettiger til ekstra støtte I ansøgningen til puljen skrives begrundelse for ansøgningen, ligesom der skal indgå et budgetoverslag for de forventede udgifter. Efter årets afslutning indsendes regnskabet til Folkeoplysningsudvalget. Ansøgningerne behandles løbende af Folkeoplysningsudvalget. Udbetalingen af tilskud Beregning af tilskuddets størrelse foretages af CKF og udbetaling sker normalt i maj/juni måned. Årsberetning Folkeoplysningsudvalget kan efter tildelingen af tilskud kræve at få en beretning om årets aktiviteter. Side 3 af 9

33 Lokaletilskud for frivillige foreninger Der ydes tilskud til driftsudgifterne vedrørende egne eller lejede lokaler, samt lejrpladser. Lokalet skal være beliggende i Danmark eller i Sydslesvig. Reglerne for lokaletilskud er beskrevet i retningslinjer for lokaletilskud til det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde i Lejre Kommune. Størrelsen af lokaletilskuddet er 65 % af foreningens dokumenterede udgifter, med fradrag for antal medlemmer over 25 år. Hvis der eksisterer lejeindtægter, skal foreningen gøre opmærksom på dette, idet disse skal fratrækkes lokaletilskuddet. Maksimumgrænse for tilskud Kulturministeriet fastsætter en timetakst, som kan benyttes i forbindelse med beregning af lokaletilskud. Overstiger driftsudgifterne Kulturministeriets timetakst, udbetales der kun til og med denne timetakst. Foreningen må selv afholde resten af driftsudgifterne. Ansøgningsfrist og faktisk udbetaling Ansøgning om lokaletilskud sker med tilbagevirkende kraft, hvilket betyder, at lokaletilskuddet dækker allerede afholdte udgifter. Ansøgningsfristen for lokaletilskud er senest den 31. januar året efter. Der indsendes et lokaletilskudsskema som forefindes på kommunens hjemmeside, og der vedlægges dokumentation for alle udgifterne. Der skal være dokumentation for, hvad der er betalt, og for selve betalingen. Der er mulighed for at søge om udbetaling af acontotilskud for en del af kalenderåret Driftstilskud i øvrigt Lejre Kommune yder udenfor folkeoplysningsloven et særskilt driftstilskud til frivillige folkeoplysende foreninger og aftenskoler. 1.3 FORENINGSREGNSKABER Alle som modtager tilskud skal udarbejde regnskab og gennemføre revision For at dokumentere, hvordan tilskudsmidlerne anvendes, skal foreningen udarbejde regnskab for sin driftsvirksomhed. Samtidig skal foreningerne, som modtager tilskud, gennemføre revision af regnskabet. Kravene til revisionens sammensætning afhænger af foreningstypen, tilskudstypen og tilskudsstørrelsen. Side 4 af 9

34 Offentliggørelse af foreningernes regnskaber Lejre Kommune er forpligtet til at offentliggøre de indsendte foreningsregnskaber på Lejre Kommunes hjemmeside. Kravene til foreningsregnskabet og revisionen Lejre Kommune har opstillet specifikke krav til, hvordan foreningerne skal udarbejde sit/sine regnskaber, samt hvad kravene til revisionen er. Kravene fremgår af denne tabel: Aftenskoler Frivillige folkeoplysende foreninger Pkt. A - Regnskabsåret Årsregnskab skal følge kalenderåret fra til Årsregnskab skal følge kalenderåret fra til Pkt. B Krav til årsregnskab I årsregnskabet skal følgende være kontrolleret og beskrevet: Generelle krav At regnskabet er retvisende At regnskabet efterlever folkeoplysningsloven og Lejre Kommunes retningslinjer. Herunder god bogføringsskik At de økonomiske dispositioner efterlever gældende lovgivning Tilskud skal fremgå i regnskabet Tilskuddet fra Lejre Kommune skal fremgå af regnskabet Løn skal være korrekt udbetalt At lønudgiften er udbetalt efter det gældende cirkulære for ansættelsesvilkår for ledere og lærere Dokumentation af deltageres egenbetaling At der foreligger dokumentation for deltageres egenbetaling Lokaletilskud HVIS: At afholdte lokaleudgifter efterlever kravene for tilskuddet At samtlige bilag for lokaleudgifter er vedlagt regnskabet Foreningen modtager et driftstilskud fra Lejre Kommune, som ligger udenfor folkeoplysningsloven, skal driftstilskuddet fremgå særskilt i regnskabet I årsregnskabet skal følgende være kontrolleret og beskrevet: Generelle krav At regnskabet efterlever folkeoplysningsloven og Lejre Kommunes retningslinjer. Herunder god bogføringsskik At de økonomiske dispositioner efterlever gældende lovgivning Tilskud skal fremgå i regnskabet Tilskuddet fra Lejre Kommune skal fremgå af regnskabet Korrekt opgørelse af medlemstal Foreningens samlede antal betalende medlemmer skal være opgjort pr Foreningens medlemstal for medlemmer under 25 år skal være opgjort pr Opsætning af regnskab At kontingentindtægter er opdelt i medlemmer over og under 25 år. Og efter medlemmer, som er bosiddende og ikke-bosiddende i Lejre Kommune At foreningens medlemmer under 25 år, som er tilskudsberettigede, også selv har indbetalt et kontingent som minimum modsvarer tilskudsbeløbet for det enkelte medlem Lokaletilskud At afholdte lokaleudgifter efterlever kravene for tilskuddet At samtlige bilag for lokaleudgifter er vedlagt regnskabet Side 5 af 9

35 HVIS: Pkt. C Krav tilskudsregnskab Deltagernes samlede egenbetaling skal opgøres Tilskudsregnskabet skal indeholde oplysninger om deltagerantal. Herunder undervisningstimer fordelt på timer, samt undervisningstypen (undervisning, foredrag, instrumentalundervisning) Tilskudsregnskabet skal indeholde antal deltagere med handicap fordelt på emne Foreningen modtager et driftstilskud fra Lejre Kommune, som ligger udenfor folkeoplysningsloven, skal driftstilskuddet fremgå særskilt i regnskabet Ikke relevant Pkt. D Krav til særskilt regnskab for tilskud fra 10- % midlerne vedrørende debatskabende aktiviteter Pkt. E - Krav til særskilt regnskab for tilskud vedrørende fleksible tilrettelæggelsesformer HVIS: Foreningen ikke er med i en landsdækkende organisation, skal kommunen stå for lønadministrationen, hvis foreningen ønsker det. I så fald, skal foreningen løbende indsende den andel af lønnen, som foreningen selv skal afholde. HVIS: Hvis der er ydet tilskud fra 10 %- midlerne til debatskabende aktiviteter, skal der aflægges særskilt regnskab HVIS: Hvis der er ydet tilskud fra midlerne vedrørende fleksible tilrettelæggelsesformer, skal der aflægges særskilt regnskab Ikke relevant Ikke relevant Pkt. F - Revision Årsregnskabet og tilskudsregnskabet skal revideres af en udpeget revisor, som kontrollerer at regnskabet er retvisende og korrekt udført HVIS: Årsregnskabet skal revideres af en revisor, der er udpeget af foreningen, som kontrollerer at regnskabet er retvisende og korrekt udført. Herunder at det bl.a. er kontrolleret, at der er gyldige bilag for afholdte udgifter Pkt. G - Revisorens påtegning af regnskabet Foreningen modtager et tilskudsbeløb over kr., skal regnskabet revideres af en godkendt revisor (registreret eller statsautoriseret) Ved indsendelse af årsregnskabet og tilskudsregnskabet påtegner revisoren, at regnskabet er revideret efter pkt. B. HVIS: Foreningen modtager et tilskudsbeløb over kr., skal regnskabet revideres af en godkendt revisor (registreret eller statsautoriseret) Ved indsendelse af regnskabet påtegner revisoren, at regnskabet er udarbejdet efter pkt. B Dette gøres efter en tjekliste Der skal udfyldes en tjekliste, såfremt revisoren ikke er en godkendt revisor Side 6 af 9

36 HVIS: HVIS: Pkt. H - Bestyrelsens påtegning af regnskabet Revisoren har bemærkninger til regnskaberne eller finder uhensigtsmæssigheder, skal dette fremgå af regnskabet under Revisionens påtegning Regnskabet skal underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer og af revisoren Revisoren har bemærkninger til regnskabet eller finder uhensigtsmæssigheder, skal dette fremgå af regnskabet under Revisionens påtegning Regnskabet skal underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer og af revisoren Arkivering af regnskaber Aftenskoler og frivillige foreninger skal gemme deres regnskaber og medlemslister i mindst 5 år, og på forlangende kunne udlevere dem. Tjekliste ved indsendelse af regnskab Hvis foreningen anvender en revisor, som ikke er godkendt, skal revisoren ved indsendelse af regnskabet udfylde en tjekliste, som er udarbejdet af Lejre Kommune. I tjeklisten erklærer den ikke-godkendte revisor, at have revideret efter de gældende retningslinjer. 1.4 SÆRLIGE FORHOLD Stikprøvekontroller Stikprøvekontroller af udbetalt tilskud gennemføres af kommunen for, at sikre at det udbetalte kommunale tilskud til aftenskoler og foreninger, er udbetalt på et korrekt grundlag i henhold til retningslinjerne. Indholdet af stikprøvekontrollerne er fastlagt i retningslinjerne for stikprøvekontroller for tilskudsadministration. Der udvælges 5-10 % af foreningerne til stikprøvekontrol på baggrund af en risikovurdering foretaget af kommunen, hvor der tages udgangspunkt i en rotationsordning. Fokus i risikovurderingen vil basere sig på et risikovæsentlighedsprincip. Medmindre: 1. administrationen i det foregående år har konstateret fejl eller lignende ved en stikprøvekontrol, så skal der gennemføres en ny kontrol i det nye år af foreningen. 2. administrationen har mistanke om, at en forening har indgivet fejlagtige oplysninger eller på anden måde har misbrugt tilskuddet, skal disse foreninger ikke indgå i stikprøven. I stedet skal disse foreninger kontrolleres særskilt. I de to ovennævnte tilfælde, skal foreningerne ikke indgå i en stikprøvekontrol, men i stedet udtages til særskilt kontrol. Center for Kultur & Fritid har bemyndigelse til, at indhente de oplysninger, som er nødvendige for at gennemføre stikprøvekontrollerne. Side 7 af 9

37 Stikprøvekontrol af mellemkommunale betalinger Der foretages stikprøvekontrol i forhold til de mellemkommunale betalinger for medlemmer, der modtager aftenskoleundervisning i en anden kommune, samt for medlemmer, der modtager aftenskoleundervisning i Lejre Kommune Tilsyn Center for Kultur og Fritid udvælger hvert år foreninger, hvor der foretages et tilsynsbesøg. Tilsynsbesøget afdækker om foreningsaktiviteterne er i overensstemmelse med foreningens formål og folkeoplysningslovens rammer. Reglerne for tilsyn er beskrevet i Retningslinjer for tilsyn med frivillig folkeoplysende forening og aftenskoler Børneattester Udbetaling af tilskud må ikke ske, før foreningen har indsendt erklæring om indhentning af børneattest. Hvis det opdages, at en forening på trods af en afgivet erklæring om indhentning af børneattester, ikke har indhentet disse børneattester, skal tilskudsmidlerne tilbagebetales jf. Folkeoplysningsloven Manglende dokumentation eller bedrageri Hvis en forening på forlangende ikke kan udlevere tilfredsstillende medlemsoplysninger, dokumentation for afholdte udgifter eller dokumentation for kontingentindtægter, skal Folkeoplysningsudvalget træffe beslutning om, hvorvidt tildelte tilskudsmidler skal tilbagebetales. Hvis der er mistanke om, at en forening, som er blevet tildelt tilskudsmidler, har begået en groft uagtsom handling, sådan at der er tale om bedrageri, kan foreningens bestyrelse politianmeldes. Vurderingen af handlingens karakter foretages af Lejre Kommunes jurister. 1.5 LOVGRUNDLAG OG VEJLEDNINGER I tillæg til den fastsatte forretningsgang, reguleres området i øvrigt af: Folkeoplysningsloven: Side 8 af 9

38 Lejre Kommunes egen politik for folkeoplysning: Bekendtgørelse om lønafregning til lærere og ledere ved Folkeoplysende voksenundervisning: Lejre Kommunes retningslinjer/arbejdsgang for tilskud til folkeoplysende voksenundervisning: Lejre Kommunes retningslinjer for tilskud til frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde: Lejre Kommunes retningslinjer for lokaletilskud til frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde: Lejre Kommunes retningslinjer for tilskud fra puljen til særlige formål: Side 9 af 9

39 Foreningshåndbog Lejre kommune Foreningshåndbog Lejre Kommune 1

40 Foreningshåndbog Lejre kommune Afsnit Indholdsfortegnelse Side Introduktion 3 1 Hvad er en forening? 4 1 a Foreninger der ikke skal godkendes 4 1 b Foreninger der kan få økonomisk støtte eller få mulighed for at benytte kommunens lokaler 4 1 c Den frivillige folkeoplysende forening 4 1 d De frivillige sociale foreninger 5 1 e Bliv set og hørt som forening 5 1 f Krav til alle foreninger, som vil have tilskud og/eller lokaler 5 2 Sådan starter du en folkeoplysende forening 7 3 Foreningstilskud for godkendte foreninger 8 3 a Oversigt over tilskud til folkeoplysende foreninger 8 3 b Årligt tilskud (i forbindelse med den årlige godkendelse) 8 3 c Folkeoplysningsudvalgets Pulje til særlige formål 9 3 d Lokaletilskud 9 3 e Fritidspas 9 4 Krav til godkendte folkeoplysende foreninger 10 4 a Hvor meget skal der betales i kontingent? 10 4 b Krav til regnskabet 10 4 c Hvad skal der fremgå af regnskabet 10 4 d Hvem skal underskrive regnskabet 10 4 e Stikprøvekontrol 11 5 Hvis din forening har brug for lokaler 12 5 a Lokaler i kommunen - lokaleudlån 12 5 b Ved afholdelse af arrangementer 13 5 c Koda, Gramex, politi og beredskab 13 5 d Nøglebrikker / nøgler 13 5 e Rengøring i lokalerne 13 6 Kontaktoplysninger til Center for Kultur & Fritid 14 Kommentar [sufn1]: Overskrifter skal skrives, så automatisk indholdsfortegnelse dannes. Gøres først, når vi er sikre på at være ved at være færdige med korrekturrettelser, så vi ikke skal opdatere indholdsfortegnelse hele tiden 2

41 Foreningshåndbog Lejre kommune Introduktion Foreningshåndbogen er en hjælp til opstart og drift af foreninger i Lejre kommune. Den henvender sig til såvel nye som etablerede foreninger. Formålet med håndbogen er at besvare en række spørgsmål og lette arbejdet i det daglige: Hvad kræves der for at komme i gang? Hvilke formalia skal være på plads? Hvordan søger du om tilskud? Hvordan søges om tilladelser i forbindelse med arrangementer? Foreningshåndbogen henvender sig som hovedregel til frivillige folkeoplysende foreninger, der modtager økonomisk støtte fra Lejre Kommune, men den kan også bruges som inspiration til andre foreninger som for eksempel: Sociale foreninger: Patientforeninger, humanitære foreninger m.v. Foreninger med interessefællesskaber: Grundejerforeninger, pensionistforeninger m.v. Vi sætter pris på din tilbagemelding Har du ideer eller kommentarer, er du meget velkommen til at skrive til: cfk@lejre.dk Med venlig hilsen Folkeoplysningsudvalget (FOU) 3

42 Foreningshåndbog Lejre kommune 1. Hvad er en forening? En forening kan beskrives som en gruppe af mennesker, som mødes og udøver deres aktivitet på baggrund af nogle fælles accepterede spilleregler. Foreningsdannelse er en ret, som er sikret i Grundloven, så i Danmark har alle ret til at oprette en forening, uden at indhente tilladelse, så længe formålet er lovligt. 1.1 Foreninger, der kan få økonomisk støtte eller få mulighed for at benytte kommunens lokaler Foreningens muligheder for at få økonomisk støtte eller bruge lokaler er afhængig af, hvilken type forening og hvilke aktiviteter, der er tale om. Foreningerne kan inddeles på følgende måde: Frivillige folkeoplysende foreninger med aktiviteter for eksempel idrætsforeninger, kulturelle foreninger og spejdere Folkeoplysende foreninger med voksenundervisning (aftenskoler) De to foreningstyper kan godkendes efter ansøgning som folkeoplysende foreninger. Derved får de mulighed for at få offentligt tilskud i form af økonomisk støtte samt brug af offentlige lokaler. Hvis en forening modtager tilskud fra kommunen, har den pligt til at aflægge regnskab til kommunen. 1.2 Den folkeoplysende forening En folkeoplysende forening er en forening, der enten tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde (for eksempel en idrætsforening), eller tilbyder folkeoplysende voksenundervisning (for eksempel en aftenskole). Stø akt Båd og f fore for akti HUS Hvis tilsk regn I Lejre Kommune administreres regler og love vedrørende de frivillige folkeoplysende foreninger og folkeoplysende foreninger, der tilbyder voksenundervisning, af Center for Kultur & Fritid. 1.3 Krav til alle foreninger. Krav i forbindelse med godkendelse som frivillig folkeoplysende forening Foreningen skal tilbyde folkeoplysende virksomhed i henhold til Folkeoplysningsloven Foreningen skal bygge på et aktivt medlemskab og bestå af mindst 5 betalende medlemmer Foreningen skal være åben for alle, der kan tilslutte sig foreningens formål, og være hjemmehørende i Lejre kommune Foreningen skal være demokratisk opbygget Foreningen skal have vedtægter, hvoraf følgende fremgår: o Foreningens formål med foreningsdannelse o Hvordan bestyrelsen vælges 4

43 Foreningshåndbog Lejre kommune o o o o Procedure for vedtægtsændringer Hvem der har tegningsretten Hvad der sker med eventuelt foreningsoverskud ved ophør af foreningen Beskrivelse af formue og regnskabsforhold, herunder valg af revisor Krav i forbindelse med godkendelse som folkeoplysende virksomhed (aftenskole) Foreningen skal tilbyde folkeoplysende virksomhed efter Folkeoplysningsloven Foreningen skal være almennyttig og kontinuerlig Der skal nedsættes en bestyrelse på mindst 5 personer Foreningen skal have vedtægter, hvoraf følgende fremgår: o Foreningens formål o Hvordan bestyrelsen vælges o Procedure for vedtægtsændringer o At foreningen er hjemmehørende i Lejre Kommune o Hvem der har tegningsretten o Hvad der sker med eventuelt foreningsoverskud ved ophør af foreningen o Regnskab og formueforhold, herunder valg af revisor Alle foreninger skal indhente børneattester Ifølge loven skal foreningen indhente børneattester for alle, som har kontakt med børn og unge under 15 år. Kravet om indhentning af børneattester gælder for alle folkeoplysende foreninger. Børneattesterne indhentes på Politiets hjemmeside hvor blanketten kan downloades eller indberettes digitalt med NemID. 1.4 Krav til alle foreninger, som vil have tilskud og/eller lokaler Foreningen skal, som en forudsætning for at modtage tilskud eller støtte fra Lejre Kommune, skrive under på en tro & love erklæring til kommunen om, at I vil indhente børneattester på alle voksne, hvis de får kontakt til børn eller unge under 15 år. Bør Alle indh for a med 15 å Erklæringen skal skrives under, uanset om foreningen har eller ikke har kontakt med børn og unge under 15 år. Dette gælder både fremadrettet og bagudrettet. Foreningen skriver under på erklæringen i forbindelse med ansøgning om godkendelse eller ansøgning om tilskud/støtte. Erklæringen om indhentning af børneattester udfyldes via link på Lejre Kommunes hjemmeside: Alle foreninger skal have cvr. nr. og NemKonto 5

44 Foreningshåndbog Lejre kommune I Danmark er det lovpligtigt, at foreninger, der modtager betalinger/tilskud fra offentlige myndigheder, har et CVR-nr. og en NemKonto. Når din forening er registreret med et CVR-nr., får foreningen via banken en NemKonto, som offentlige myndigheder kan overføre tilskud til. Det er gratis for foreninger at få et CVR-nr. Hvordan registrerer I foreningen? For at registrere foreningen, skal du bruge medarbejder NemID. Har du ikke det, kan det bestilles på NemID s hjemmeside: Det ove Kom fore Jere Når foreningen har fået sit CVR-nr. og en NemKonto, er det vigtigt, at du giver Center for Kultur & Fritid besked, idet kommunen skal bruge foreningens CVR-nr., når den skal udbetale penge til foreningens NemKonto. I registrerer foreningen på Virk.dk og får et cvr. nr. ved at oprette foreningen på: Når du registrerer foreningen, skal du bruge foreningens vedtægter og referatet fra den stiftende generalforsamling. For at kunne oprette din forening i CVR skal den, der underskriver være tegningsberettiget ifølge foreningens vedtægter eller have fuldmagt fra tegningsberettigede. Foreningens registrering i CVR-registret skal fornys en gang hvert tredje år. Her bekræfter I, at foreningen stadig er aktiv. I får automatisk besked om, at I skal forny registreringen til de mailadresser, I opgiver ved registreringen. I fornyer Jeres registrering på virk.dk. Alle foreninger skal have en digital postkasse Ifølge Virk.dk er det en forpligtigelse for alle foreninger at kunne modtage digital post. Lejre Kommune arbejder henimod, at al post til foreningen for eksempel indkaldelse til den årlige godkendelse kun sendes til foreningens digitale postkasse. Derfor anbefales det, at foreningen opretter en digital postkasse, så breve kan finde vej til foreningen. Sådan gør du Opret en NemID medarbejdersignatur, hvis du ikke har en Opret en digital postkasse Få p rigt Med er Je på, a kom rigti Hvordan opretter jeg en medarbejdersignatur 6

45 på e Foreningshåndbog Lejre kommune For at oprette og bruge den digitale postkasse, skal du have en NemID medarbejdersignatur. Du kan ikke bruge din private NemID. Når du bestiller foreningens medarbejdersignatur, kan du oprette den digitale postkasse. Det kan du gøre her: - hvor du også kan læse mere. Postkassen er gratis. 1.5 Bliv set og hørt som forening Alle foreninger kan blive registreret på Lejre Kommunes hjemmeside. På den måde bliver I som forening søgbare for alle via kommunens hjemmeside oplysninger om navn og link sendes til cfk@lejre.dk Kultunaut er en aktivitetskalender, hvor alle foreninger, uanset om I er godkendte eller ej, kan oprette jeres arrangementer. På den måde er alle foreninger sikret, at oplysninger om jeres arrangement kommer ud til interesserede borgere. Ko Hvis at f arra I ne 7

46 Foreningshåndbog Lejre kommune 2. Sådan får du godkendt din forening som en folkeoplysende forening Hvis din forening ønsker at søge tilskud fra kommunen efter Folkeoplysningsloven, for eksempel til lokaler eller til aktiviteter med børn og unge under 25 år, skal foreningen godkendes. For at blive godkendt som folkeoplysende forening, skal foreningen opfylde forskellige krav. Godkendelse som frivillig folkeoplysende forening sker efter reglerne i Folkeoplysningsloven. Du kan finde Folkeoplysningsloven her: For at blive godkendt skal foreningen leve op til lovens formålsparagraf, der er forskellig for: 1. Foreninger med aktiviteter(frivillig folkeoplysende forening) 2. Voksenundervisning (Forening, der tilbyder voksenundervisning Aftenskole) Før I opretter en forening, er det en god idé at have sat sig ind i de formelle krav, der stilles. Øn en he 1. Se afsnit om særlige krav til folkeoplysende foreninger 2. Udfyld ansøgningsskema 3. Send ansøgningsskema og foreningens vedtægter til Center for Kultur & Fritid: ckf@lejre.dk Du kan også finde inspiration og viden på landsorganisationernes hjemmesider. Her er link til: DGI s hjemmeside om vedtægter, bestyrelsesarbejde med videre: DIF s hjemmeside om jura, råd og viden i forbindelse med foreninger: For beskrivelse af retningslinjer og regler for aftenskolernes virke og administration se link til aftenskolehåndbogen udgivet digitalt af Dansk Oplysnings Forbund (sammenslutning af en række aftenskoler): Ansøgning om godkendelse som forening bliver behandlet af Folkeoplysningsudvalget. Udvalget afholder normalt 8 møder om året. Henvendelse og yderligere oplysninger kan ske til og fås hos: ckf@lejre.dk 8

47 Foreningshåndbog Lejre kommune 3. Foreningstilskud for godkendte foreninger En frivillig folkeoplysende foreninger kan søge tilskud til aktiviteter og lokaletilskud samt søge tilskud fra Pulje til særlige formål. Kommunen yder tilskud til det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde i form af støtte til aktiviteter for børn og unge under 25 år bosat i kommunen. 3.1 Oversigt over tilskud til folkeoplysende foreninger Herunder finder du en oversigt over tilskudstyper: 1. Foreninger a. Årligt tilskud (aktivitetstilskud/medlemstilskud) b. Folkeoplysningens Pulje til særlige formål c. Lokaletilskud til foreninger 2. Aftenskoler a. Årligt tilskud - Tilskud gives til undervisning, studiekredse, foredragsvirksomhed og debatskabende aktiviteter for voksne b. Lokaletilskud til aftenskoler F 3.2 Årligt tilskud Foreninger Alle frivillige folkeoplysende foreninger indberetter hvert år senest 15. april oplysninger vedrørende medlemstal, aldersfordeling, om de er bosat i kommunen samt de samlede kontingentindtægter for medlemmer under 25 år. Tallene danner grundlag for det årlige tilskud. Tilskud udbetales normalt i juli/august. Tilskuddet fastsættes i henhold til Lejre Kommunes retningslinjer for tilskud til det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde i Lejre Kommune. Retningslinjer for aktivitetstilskud findes her: Aktivitetstilskuddet er et generelt tilskud, som kan bruges til foreningens almindelige aktiviteter, ordinær drift og indkøb af rekvisitter. Aktivitetstilskuddet bliver udregnet på basis af medlemmernes antal, alder og foreningens kategori. Selvbetjeningsløsning og blanket til ansøgning om aktivitetstilskud findes på denne side: 9

48 Foreningshåndbog Lejre kommune Aftenskoler Alle godkendte aftenskoler indsender hvert år senest den 10. oktober ansøgning om tilskud, og udmelding om tilskudstilsagn udsendes omkring 10. november. Senest den 31. marts indsender aftenskolerne afregning for afsluttet år. Eventuelle tilbageløbsmidler kan søges til dækning af merforbrug. Aftenskolerne skal hvert år i februar måned indsende oplysninger om antallet af afholdte lektioner (deltageroplysninger). Efter godkendelsen udbetales det årlige tilskud. Du kan læse mere om tilskud til aftenskolerne i retningslinjer for tilskud til den folkeoplysende voksenundervisning i Lejre Kommune her: Selvbetjeningsløsning og blanket til ansøgning om tilskud til voksenundervisning finder du på denne side: Folkeoplysningsudvalgets Pulje til særlige Formål Puljen kan søges af alle frivillige folkeoplysende foreninger og selvorganiserede grupper. Formålet med udviklingspuljen er at støtte og fremme nye initiativer, især for børn og unges (under 25 år) deltagelse i folkeoplysende virksomhed. Der bevilges tilskud efter følgende kriterier til enkelte foreninger eller foreninger i fællesskab: Nye initiativer og/eller udviklingsarbejde for børn og unge og/eller andre særlige formål, der efter Folkeoplysningsudvalgets skøn berettiger til ekstra støtte Du kan læse mere om Folkeoplysningsudvalgets Pulje til særlige Formål her: Lokaletilskud Kommunen forsøger - så vidt det er muligt - at stille gratis, egnede lokaler til rådighed for foreningerne. Hvis der ikke er egnede offentlige lokaler til rådighed, kan foreningen efter ansøgning få lokaletilskud til aktiviteter, som har folkeoplysende formål og som foregår i egne eller lejede lokaler. Inden I skriver under på en lejekontrakt eller en købekontrakt, skal I søge Folkeoplysningsudvalget om godkendelse af jeres budgetterede udgifter til lokalet. Det sikrer foreningen i forhold til at opnå tilskud til refusion af udgifterne. Lejemål indgået uden forudgående godkendelse af udgifterne kan afvises. 10

49 Foreningshåndbog Lejre kommune Lokaletilskud ydes med 65 % af de nævnte driftsudgifter til aktiviteter for børn og unge under 25 år. Såfremt der er ældre deltagere, nedsættes lokaletilskuddet med samme procentsats, som medlemmerne over 25 år udgør af aktivitetens samlede antal deltagere. Nedenfor er beskrevet hovedreglerne for lokaletilskud: Godkendte folkeoplysende foreninger kan få tilskud til lokaler i henhold til Folkeoplysningsloven. Der ydes tilskud til driftsudgifter; el, vand, varme, forsikringer, renter af prioritetsgæld og almindelig vedligeholdelse. Tilskud kan afslås af Folkeoplysningsudvalget/kommunen, hvis der kan anvises egnede lokaler, eller hvis udgifterne medfører væsentlige merudgifter for kommunen. Tilskud kan nedsættes, hvis udgiften er større end markedsprisen, eller lokalets størrelse ikke står mål med aktiviteterne. Du kan finde mere i Retningslinjerne for lokaletilskud: Selvbetjeningsløsning og blanket til ansøgning om lokaletilskud finder du her: 11

50 Foreningshåndbog Lejre kommune 4. Krav til godkendte folkeoplysende foreninger 4.1 Hvor meget skal der betales i kontingent? I Lejre Kommune er der ikke specifikke krav til kontingentstørrelsen, men aktivitetstilskuddet kan aldrig overstige de samlede kontingentindbetalinger for medlemmer under 25 år. 4.2 Krav til regnskabet Foreningen skal årligt aflevere regnskab for at forblive en godkendt forening. Når du udfylder og sender den årlige indberetning, er der et afsnit om regnskab, hvor du anmodes om at vedhæfte regnskabet. H Til Ko re De tils 4.3 Hvad skal fremgå af regnskabet Generelt Det er op til foreningen, om der aflægges virksomhedsregnskab eller et decideret tilskudsregnskab. Der skal dog altid fremgå som indtægt: Hvad foreningen har modtaget i tilskud fra kommunen i kalenderåret Hvad foreningen har modtaget i kontingenter for hele kalenderåret Det skal også tydeligt fremgå af regnskabet, hvordan tilskuddet fra Lejre Kommune er anvendt. Tilskuddet skal anvendes til aktiviteter i forhold til foreningens formål. Det kan også være rekvisitter, som bruges til aktiviteten. Aftenskoler Der er særlige krav til aftenskolernes regnskab. Det skal af regnskabet blandt andet fremgå, hvordan tilskuddet er anvendt til undervisning, foredrag, undervisning af handicappede og regnskab for debatskabende aktiviteter. 4.4 Hvem skal underskrive regnskabet Regnskabet skal være attesteret af revisor og underskrevet af formanden og/eller kassereren. Revisor vælges blandt foreningens medlemmer. Bemærk, at revisor skal være uafhængig af bestyrelsen. Foreninger, der får under kr. i tilskud kan vælge en foreningsvalgt revisor. Foreninger, der får tildelt tilskud over kr., skal vælge en statsautoriseret eller registreret revisor. Foreningen kan ikke modtage tilskud for et nyt kalenderår, før foreningen har indsendt et retvisende regnskab for allerede modtagne tilskud. For at tilskuddet kan udbetales, skal foreningen have en NemKonto og et CVR-nr. 12

51 S L å fo s Foreningshåndbog Lejre kommune 4.5 Stikprøvekontrol Center for Kultur & Fritid udtager hvert år et antal tilfældige foreninger fordelt på hhv. aftenskoler og frivillige folkeoplysende foreninger til stikprøvekontrol. Ved stikprøvekontrollen kontrolleres regnskabet i forhold til en række medlems- og deltagerforhold i de udtagne aftenskoler og frivillige folkeoplysende foreninger. 13

52 Foreningshåndbog Lejre kommune 5. Hvis din forening har brug for lokaler Lejre Kommune stiller egnede lokaler til rådighed for aftenskoler, frivillige folkeoplysende foreninger og andre foreninger. I afsnit 2 kan du læse mere om at blive godkendt som folkeoplysende forening. Der sondres mellem sæson-booking og enkelt-booking Sæson-booking Sæson-booking (reservation af lokaler til en tilbagevendende begivenhed) sker en gang årligt og sker ved henvendelse til enten den pågældende hal eller skole. Skolerne Det skal rettes henvendelse til den ønskede skole, og det er den enkelte skoles administration, der tildeler lokaler Hallerne Der skal rettes henvendelse til den enkeltes hal s brugerråd, og efterfølgende bliver ansøgningen behandlet på det årlige timefordelingsmøde Enkelt-bookning Din forening skal være godkendt og oprettet i Bookingsystemet (EGON) for at kunne logge ind og lave en forespørgsel. Gå ind på og anmod om at blive oprettet som bruger. Alle foreninger kan blive oprettet som brugere i portalen og dermed få adgang til bookingsystemet. Det er vigtigt, at du læser retningslinjer for lån af lokaler, inden du sender en forespørgsel. Se servicekataloget: Lokaler i kommunen Lokaleudlån Du kan låne en lang række forskellige lokaler i Lejre Kommune. Lokalerne kan anvendes til alle former for aktiviteter under forudsætning af, at aktiviteterne er lovlige og egnede til lokalet. Visse idrætsfaciliteter kan også anvendes til privat eller kommerciel brug. Kontakt hallernes administration for at aftale nærmere. Ved booking af kommunalt ejede lokaler, skal du bruge kommunens digitale bookingsystem 14

53 Foreningshåndbog Lejre kommune EGOn Kultur & Fritid. Her kan du få et overblik over de kommunalt ejede lokaler, booke lokaler og baner samt få overblik over inventar og udstyr. Enkelte af kommunens lokaler og anlæg er endnu ikke omfattet af bookingsystemet. Disse lokaler skal bookes direkte hos den lokaleansvarlige. Se mere under hvert lokale. For at finde et lokale nær dig, så log dig ind på: Her er der både en beskrivelse og et interaktivt kort, som kan hjælpe dig. Ved spørgsmål, kontakt hallernes administration: / Servicetelefon: , eller Center for Kultur & Fritid: 5.2 Ved afholdelse af arrangementer Når I som forening vil afholde særlige arrangementer, så husk at sætte jer ind i de generelle ordensregler og søge de nødvendige tilladelser. I forbindelse med sådanne arrangementer, kan der blive tale om brugerbetaling. 5.3 Koda, Gramex, politi og beredskab Koda og Gramex Ved offentlige arrangementer skal KODA og Gramex underrettes. Hvis I vil bruge musik og spille den offentligt til koncerter eller events, skal I betale afgifter til KODA og Gramex, som blandt andet repræsenterer danske og internationale ophavsrettigheder. Det gælder for eksempel ved opvisninger og kampe/stævner, hvor publikum har adgang. Afgiften afregnes efter, hvordan musikken spilles, og hvor mange der lytter. Ansøg online hos KODA senest 8 dage før arrangementet: Politi og beredskab Ved særlige arrangementer skal det overvejes, om politi og/eller beredskab skal underrettes. Afgørende for, om I skal kontakte politi/beredskab kan være arrangementets størrelse, stedet hvor det bliver afholdt eller arrangementets indhold. 5.4 Nøgler / nøglebrikker Foreninger med sæsonbookinger tildeles nøgler/nøglebrikker i det omfang, der er behov for det på flere skoler og haller er adgangen styret af servicemedarbejdere, og du skal i de tilfælde henvende dig til dem og aftale nærmere. 15

54 Foreningshåndbog Lejre kommune 5.5 Rengøring i lokalerne Lokalet skal afleveres i samme stand, som det er modtaget. Affald, der ikke er plads til i de opstillede containere på skolen, skal foreningen/institutionen selv skaffe af vejen. 5.6 Bander til fodbold, floorball mm Det er foreningens eget ansvar, at sørge for op- og nedtagning af bander. Er banderne ikke taget ned efter brug, kan det i sidste ende betyde, at I får frataget jeres tid. 16

55 Foreningshåndbog Lejre kommune 6. Kontaktoplysninger til Center for Kultur & Fritid Center for Kultur & Fritid Allerslev Rådhus Lejrevej Lejre 17

56 Foreningshåndbog Lejre kommune Årshjul Måned Emne Aftenskoler Foreninger Andet Januar Nedsættelse af brugerråd Valg til Folkeoplysningsudvalg (hvert 4. år) Udbetaling af tilskud til aftenskolerne 1. rate Indsendelse af dokumentation for driftsudgifter Senest 31/1 Senest 31/1 vedr. udbetaling af lokaletilskud Februar Indsendelse af erklæring vedr. Børneattester Februar/marts Februar/Marts. 2) Aftenskolerne indsender regnskab Aftenskolerne indsender regnskab for debatskabende aktiviteter Aftenskolerne indsender opgørelse over antallet af afholdte lektioner (Deltageroplysninger) Marts Timefordelingsmøde Medio marts 1) April Indberetning af medlemsoplysninger Indsendelse af regnskab Indsendelse af beretning Indberetning af lokaletilskud Bookning i Egon (bookningssystemet) for den kommende sæson Tilbagebetaling af for meget udbetalt tilskud til aftenskolerne Maj Senest 15/4 2) Juni Aftenskolerne indsender lister vedr. udenbys Senest 31. juli 2) deltagere for hold i perioden 1. januar til 31. juli Juli Udbetaling af tilskud til aftenskolerne 2. rate Udbetaling af aktivitets- og lokaletilskud Juli / august August Meddelelse om budget for kommende år September Udbetaling af aktivitetstilskud og lokaletilskud Aktivitetstilskud Juli/september. Lokaletilskud løbende Oktober Opfølgende timefordelingsmøde for hallerne Ansøgning om tilskud til voksenundervisning til det kommende år Senest 10. oktober November Indstilling vedr. lederpris og trænerpris Senest 1/12 Indstilling vedr. hædring af præstationer / mestre Senest 1/12 Tilskudstilsagn til aftenskoler December Aftenskolerne indsender lister vedr. udenbys deltagere for hold i perioden 1. august til 31. december Senest 31. december 1) Se servicekatalog for lokaleudlån og i bookingsystemet EgOn. Såfremt det drejer sig om haller eller gymnastiksale er fristen 15. marts, hvor ønsker skal bookes i EgOn eller sendes til lokaleansvarlige. 2) Se henholdsvis retningslinier for voksenundervisning og retningslinier for frivillig folkeoplysende foreninger 18

57 Budgetoversigt og forbrug FOU's område Budget 2016 Forbrug 2016 Budget 2017 Forbrug 2017 Budget 2018 Forbrug pr Disponered e beløb Foreninger Puljen til særlige formål Voksenundervisning Status Mellemkommunale betalinger, til andre kommuner Mellemkommunale betalinger, fra andre kommuner Lokaletilskud TOTAL Besparelse Osted/Lejre Skytteforening Budgetoversigt og forbrug FOU - diæter og kurser Budget 2016 Forbrug 2016 Budget 2017 Forbrug 2017 Budget 2018 Forbrug pr Forbrug C:\Program Files (x86)\formpipe\acadre MM PDF Converter Service\Workdir\Files_1721_ _v1_Økonomioversigt juni 2018.xlsx -.XLSX

58 Pulje til særlige formål 2018 Budgettet for puljen udgør kr Ansøger: Arrangement Acadrenr. Ansøgt beløb Bevilget beløb: udbetalt Tilskud/underskudsgaranti: Hvalsø IF Samarbejdsprojekt med skolen kr 8.500,00 kr 8.500,00 kr 8.500,00 Mærk Livet Ansøgning om PC 17/13709 kr 2.500,00 kr 2.500,00 kr 2.500,00 Osted Gymnastikforening Metalskabe 17/12909 kr 5.581,00 kr 5.581,00 kr 5.581,00 Prisoverrækkelse/Nytårskur Forplejning mm kr ,15 kr ,15 kr ,15 Restmidler ,85 Saldo ajourført den /IF konto xg

59 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen :00 Side 1 Kernevelfærdsudvalget - Afsluttende sag Sagsnr.: 17/9925 Resumé: Denne sag er Kernevelfærdsudvalgets afsluttende afrapportering og anbefalinger til den fortsatte udvikling af kernevelfærden. Én af anbefalingerne Borgerdrevne forslag forelægges også som selvstændigt dagsordenspunkt på kommunalbestyrelsesmødet. Tilføjet den 12. april: Administrativ bemærkning indarbejdet i forhold til beslutningen i Kernevelfærdsudvalget Indstilling: Kernevelfærdsudvalget indstiller; 1. at følgende tværgående handlinger gennemføres m.h.p. at udvikle kernevelfærden: Borgerdrevne forslag Der findes et sted, hvor vi taler sammen Din indgang Muligheder for at forbedre rammerne for skole- og områdebestyrelserne Effektindikatorer at pejlemærker for samarbejdet om kernevelfærden godkendes, at fagudvalgene prioriterer at gennemføre de handlinger, som fremgår af bilag 9, at Kommunalbestyrelsen bakker op om indsatsen vedr. afbureaukratisering og udfordringsret, 2. at anbefalinger til arbejdet i og med 17, stk.4-udvalg godkendes. Beslutning Kernevelfærdsudvalget den : Indstillingerne anbefales, med den ændring i ad. 3 at det sidste afsnit i sagens afsnit 5 udgår. Afbud: Mikael Ralf Larsen Kristina Garth Grüner Afbud: Mikael Ralf Larsen Kristina Garth Grüner Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingerne tiltrådt.

60 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen :00 Side 2 Sagsfremstilling: 1. Baggrund Kommunalbestyrelsen vedtog med budgetaftalen for at sætte særligt fokus på kerneopgaverne under overskriften: Der findes et sted, hvor vi er fælles om kerneopgaverne Vores Sted : Kommunalbestyrelsen vil med budgetforliget for tage yderligere et skridt henimod at udvikle kernevelfærden sammen med borgerne og erhvervslivet, og sammen med medarbejderne. I forlængelse af denne beslutning indgik Lejre Kommune et samarbejde med konsulentfirmaet, Valcon, om at tilrettelægge en proces med dette formål for øje. Der blev endvidere nedsat et 17, stk. 4-udvalg, Kernevelfærdsudvalget. Af dagsordenssagen til Kommunalbestyrelsens møde d. 28. november 2016 fremgår det bl.a. af kommissoriet for Kernevelfærdsudvalget, at Målet med indsatsen er at finde og afprøve konkrete muligheder for at løse kerneopgaverne bedre, men for færre penge, så der også fremover bliver råd til en god kernevelfærd, og til at investere i udvikling af Lejre Kommune og i forebyggelse. Kommissoriet er vedlagt som bilag 1. Kernevelfærdsudvalgets arbejde blev tilrettelagt i to faser: fase et fra januar 2017 til august 2017 og fase to fra august 2017 til december 2017 dog senere forlænget til marts De vigtigste opgaver og succeskriterier blev dels formuleret i kommissoriet for Kernevelfærdsudvalgets arbejde (bilag 1), dels godkendt af Kernevelfærdsudvalget den 12. september 2017, jf. bilag Sagens indhold Nedenfor følger: Kernevelfærdsudvalgets anbefalinger til tværgående handlinger m.h.p. Kommunalbestyrelsens godkendelse (afsnit 3) Kernevelfærdsudvalgets anbefalinger til pejlemærker for samarbejde om kernevelfærden (afsnit 4) Kernevelfærdsudvalgets anbefalinger til hvilke handlinger fagudvalgene prioriterer i deres videre arbejde (afsnit 5) Afbureaukratisering, forenkling og udfordringsret (afsnit 6)

61 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen :00 Side 3 Lejre Kommunes kerneopgaver (afsnit 7) Kernevelfærdsudvalgets anbefalinger til Kommunalbestyrelsens fremadrettede anvendelse af 17, stk. 4-udvalg (afsnit 8) Ovenstående anbefalinger bygger på erfaringer fra Kernevelfærdsudvalgets arbejde, herunder: 15 ordinære udvalgsmøder i perioden januar 2017 til marts 2018 Tre camps med deltagelse af ca. 280 borgere, ansatte og politikere Temamøder med Kommunalbestyrelsen bl.a. i forbindelse med budgetproces Et borgermøde med deltagelse af godt 100 borgere. Kernevelfærdsudvalgets evalueringsmøde den 5. marts 2018 Undervejs i Kernevelfærdsudvalgets arbejde er der skabt en del materiale og dokumentation i form af rapporter, dokumentation fra camps og borgermøde, film, datamateriale m.v. Analyse og samlet afrapportering fra camps er vedlagt som bilag 3. Andet materiale kan tilgås via Kommunalbestyrelsens dagsorden for 28. august 2017 eller via 3. Anbefalinger til tværgående handlinger Kernevelfærdsudvalget anbefaler Kommunalbestyrelsen at gennemføre følgende, tværgående indsatser m.h.p. at udvikle kernevelfærden og samarbejdet om den. Hver indsats er kort beskrevet nedenfor: Borgerdrevne forslag Der findes et sted, hvor vi taler sammen Din indgang Muligheder for at forbedre rammerne for skole- og områdebestyrelserne Effektindikatorer a) Borgerdrevne forslag: Kernevelfærdsudvalget anbefaler at gennemføre en forsøgsordning, hvor borgerne kan stille forslag til Kommunalbestyrelsen, hvis et givent antal borgere via underskrift giver deres støtte til forslaget. Kernevelfærdsudvalgets oplæg bygger på: At det skal være muligt for borgere at få en sag behandlet i Kommunalbestyrelsen, hvis forslaget opnår 255 stemmer. At forslaget skal opnå det nødvendige antal stemmer inden for 6 måneder fra forslagets oprettelse At alle Lejreborgere fra deres 15. år skal kunne stille forslag og afgive stemme for et forslag At forslaget skal vedrøre Lejre Kommunes anliggender

62 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen :00 Side 4 At Kommunalbestyrelsen ikke tidligere har behandlet forslaget i samme form (som forslaget fremsættes i) At det er borgmesteren, som på vegne af borgerne fremsætter forslaget for Kommunalbestyrelsen At Kommunalbestyrelsen behandler forslaget og beslutter den videre proces for forslaget At ordningen oprettes som en digital løsning på De forslag, som borgere stiller, vil blive synliggjort på forsiden af Se bilag 4 for uddybende beskrivelse af indsatsen (sagsfremstilling til Kernevelfærdsudvalgets møde ). b) Der findes et sted, hvor vi taler sammen Kernevelfærdsudvalget anbefaler, at Lejre Kommune forbedrer og udvikler den gode borgerbetjening i samarbejde og dialog med borgerne. Klager og andre henvendelser er vigtig information om, hvad borgerne oplever, der kan blive bedre. Ved at ringe til borgere, der klager, eller som får afslag på ansøgninger m.v., vil den kommunale organisation få en bedre forståelse for, hvad der ligger bag klagen og bruge denne forståelse i den løbende kvalitetsudvikling og læring. Samtidig vil en samtale, inden borgerne får et skriftligt afslag med klagevejledning, forberede borgerne på afslaget og dermed øge oplevelsen af kvalitet i servicen. Endelig er det erfaringen, at samtaler som disse forebygger klager og dermed reducerer det tidsforbrug, som er forbundet med klagehåndtering. Projektet indbefatter et uddannelsesforløb, hvor medarbejdere bl.a. trænes i samtaleteknik, mægling og konflikthåndtering. Se bilag 5 for uddybende beskrivelse af indsatsen (sagsfremstilling til Kernevelfærdsudvalgets møde ). c) Din indgang Gennemgående for forårets camps om kernevelfærden var ønsket om at skabe en sammenhængende service, der af borgerne opleves som en indgang. På den baggrund igangsættes et udviklingsforløb, Din indgang. Følgende elementer indgår i indsatsen: En organisationsjustering, som indebærer, at de mest specialiserede funktioner på både voksen- og børneområdet samles i ét center, Center for Job & Social, som bliver initiativtageren i forhold til at sikre koordinerede forløb i komplekse familiesager (er besluttet af Økonomiudvalget den 14. marts).

63 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen :00 Side 5 Undersøgelse af nye måder for samarbejdet. I løbet af foråret 2018 skal ledere og medarbejdere, som arbejder i og med komplekse familieforløb undersøge, hvordan Lejre Kommune på tværs af forskellige afdelinger kan skabe sammenhængende og koordinerede borgerforløb. Målgruppen for indsatsen er unge/familier, som har behov for indsatser, der bunder i forskellige lovgivninger, og som ofte forvaltes af forskellige afdelinger i måske forskellige fagcentre. Formålet og ambitionen for indsatsen er at skabe en sammenhængende service, som forskellige afdelinger i forskellige fagcentre bidrager til, og som af borgerne opleves som en plan. Din indgang, som en målrettet indsats i borgersager med høj kompleksitet og hvor den kommunale organisation i særlig grad skal tilpasse sig de behov og faglige kompetencer, som den pågældende sag kræver. Der vil blive uddannet medarbejdere til at varetage rollen som koordinerende sagsbehandler. Rollen vil blive evalueret med henblik på at vurdere effekten og potentialet i at udbrede denne funktion til andre dele af den kommunale organisation. IT understøttelse af samarbejdet på tværs og med borgerne, hvor borgerne bl.a. får adgang til egne informationer om eget liv, og som kan bidrage til sagen ved at dokumentere og skrive i et fælles samarbejdssystem. Se bilag 6 for uddybende beskrivelse af indsatsen (sagsfremstilling til Kernevelfærdsudvalgets møde ). d) Muligheder for at forbedre rammerne for skole- og områdebestyrelserne Kernevelfærdsudvalget anbefaler Kommunalbestyrelsen, i praksis Udvalget for Børn og Ungdom, at sætte fokus på, hvordan skole- og områdebestyrelserne kan styrke deres bidrag til kerneopgaven Trivsel & læring, og hvordan bestyrelserne kan bakkes op i dette, f.eks. ved at undersøge: Hvordan Kommunalbestyrelsen, de lokale ledelser, bestyrelserne og administrationen kan samarbejde om fælles, prioriterede målsætninger Hvordan kommunikationen og dialogen mellem partnerne kan styrkes Hvordan lokalområderne kan få større tilknytning til skolerne og dagtilbuddene, eksempelvis gennem udveksling af gode historier og gensidig deltagelse i hinandens aktiviteter. Se bilag 7 for uddybende beskrivelse af indsatsen (sagsfremstilling til Kernevelfærdsudvalgets møde ). e) Effektindikatorer: Kernevelfærdsudvalget anbefaler, at der udvælges nogle få effektindikatorer pr. kerneopgave, som Kommunalbestyrelsen kan bruge som ledelsesinformation ift. at følge, om formålet i de respektive kerneopgaver bliver indfriet. Formålet er at dokumentere, om Lejre Kommune lykkes med at udvikle bedre velfærd for de samme eller færre penge. Det kræver, at der udvælges nogle få indikatorer, som følges over

64 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen :00 Side 6 længere tid. Formålet er også at stille fakta til rådighed for alle velfærdspartnere og herigennem understøtte en værdi om, at forbedringer af kernevelfærden skal være fakta- og vidensbaseret, og bygge på evidens for, hvad der virker. Effektindikatorerne vil i første omgang blive formidlet via Kernevelfærdsudvalgets portal, hvor der også generelt vil blive gjort status på arbejdet med kernevelfærden. 4. Anbefalinger til pejlemærker for samarbejde om kernevelfærden Kernevelfærdsudvalget har udformet 4 pejlemærker for samarbejdet om kernevelfærden. Hvert pejlemærke rummer kendetegn ved det gode samarbejde (mellem kommunalt ansatte, virksomheder, foreningsliv, borgere m.fl.). Pejlemærkerne sætter en retning for, hvordan udvalget anbefaler Kommunalbestyrelsen, at samarbejdet skal udvikle sig de kommende år. De fire pejlemærker er: 1. Borgernes og stedernes viden og handlekraft i centrum 2. Vi kender hinanden og samarbejder på en effektiv måde 3. Løsningerne findes i fællesskaberne 4. Fællesskabets ressourcer er et fælles anliggende De tværgående handlinger, som er beskrevet i afsnit 3 og i fagudvalgenes handlinger, vil bidrage til at virkeliggøre pejlemærkerne. Kernevelfærdsudvalget anbefaler, at Kommunalbestyrelsen mindst en gang om året, f.eks. i sammenhæng med Borgerrådgiverens årsrapport, får en status på, hvordan det går med at omsætte pejlemærkerne i praksis. Se bilag 8 for nærmere beskrivelse af pejlemærkerne. 5. Anbefalinger til hvilke handlinger fagudvalgene prioriterer i sit videre arbejde Kernevelfærdsudvalget påbegyndte i sommeren 2017 overleveringen af arbejdet til fagudvalgene. Hen over vinteren 2017 har fagudvalgene arbejdet videre med nogle indsatser med afsæt i overblikket over handlinger, jf. bilag 9. Nogle af handlingerne er foreslået koblet op på fagudvalgenes årsplaner. Kernevelfærdsudvalget anbefaler Kommunalbestyrelsen, at fagudvalgene arbejder videre med de mange input, som kom fra borgere, medarbejdere, virksomheder, foreninger m.fl. på de tre camps i foråret 2017; nemlig den 12. marts, 26. marts og 7. maj samt borgermødet den 11. oktober Afbureaukratisering, forenkling og udfordringsret

65 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen :00 Side 7 Et af formålene med Kernevelfærdsudvalgets arbejde er at styrke samarbejdet om kerneopgaverne for herigennem at øge effekten og skabe bedre velfærd for de samme eller færre penge. Det forudsætter, at tiden og pengene bruges på det vigtigste på dét, som skaber størst værdi og effekt for borgerne og stederne, jf. kerneopgavernes formål. Som et led heri skal regler, proces- og dokumentationskrav m.v., som borgere, virksomheder eller kommunalt ansatte bruger tid på, men som ikke kan begrundes i kerneopgaverne eller andre afgørende formål, reduceres eller afvikles. Dette gælder også kultur, myter, vaner og uhensigtsmæssig praksis, som stiller sig i vejen for at bruge tiden rigtigt og på det vigtigste. Kernevelfærdsudvalget besluttede på sit møde d. 12. september, at det videre arbejde med at forberede og gennemføre en bred proces for afbureaukratisering og forenkling forankres i Hovedudvalget og chefgruppen i samarbejde med Borgerrådgiveren. Indsatsen har reference til Økonomiudvalget. Samtidig med denne indsats har Økonomi- og Indenrigsministeriet indført en udvidet udfordringsret, som giver kommunale og regionale institutioner, medarbejdere og private leverandører mulighed for at udfordre de lokale og statslige regler og love. Lejre Kommune har valgt at bruge udfordringsretten i sammenhæng med indsatsen Bedre tid til kerneopgaverne. Bilag 10 er Økonomiudvalgets beslutning om, hvordan indsatsen tilrettelægges. Aktuel status er, at arbejdsgange og skematikker pilottestes på beskæftigelsesområdet og i samarbejde med udvalgte borgere. Der vil ske en bred formidling herefter forventeligt i juni måned. 7. Lejre Kommunes kerneopgaver På sit møde 28. august 2017 godkendte Kommunalbestyrelsen Kernevelfærdsudvalgets anbefalinger til kerneopgaver. Kerneopgaverne blev formuleret på baggrund af de tre camps i foråret 2017 og Kernevelfærdsudvalgets løbende drøftelser og kvalificering af borgernes input, samt input fra KB temamøderne. Kerneopgaverne er: - Aktivt & selvstændigt liv - Trivsel & læring - Uddannelse & beskæftigelse - Bæredygtig vækst - Fælleskab & fritid Læs mere om kerneopgaverne på

66 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen :00 Side 8 8. Fremadrettet anvendelse af 17, stk. 4-udvalg og lignende nye arbejdsformer Kernevelfærdsudvalget har evalueret sit arbejde, herunder arbejdsformer, metoder, samspillet i udvalget, og samspillet med administrationen og Kommunalbestyrelsen. Dette skete på et ekstraordinært evalueringsmøde den 5. marts På den baggrund har Kernevelfærdsudvalget følgende anbefalinger og refleksioner til Kommunalbestyrelsens fremadrettede anvendelse af 17, stk. 4-udvalg og udvalgenes arbejde: At der i forbindelse med etableringen af et 17, stk. 4-udvalg skal sikres en tydelig forventningsafstemning i forhold til roller, indflydelse, deltagelse m.v. At 17, stk. 4-udvalg med fordel kan nedsættes for korte, afgrænsede perioder, og at udvalget skal have et konkret formål / en konkret opgave (jf. betydningen opgaveudvalg). Kernevelfærdsudvalget gør dog samtidig opmærksom på, at det tager tid at komme ind i opgaven og få retning og effektivitet i samarbejdet. Kernevelfærdsudvalgets erfaringer med et bredt samarbejde med borgere og medarbejdere gennem camps er positive, og kan anvendes videre frem; ved dannelse af opgaveudvalg men ikke mindst i fagudvalgenes løbende arbejde. Udvalget gør i den forbindelse opmærksom på, at den brede inddragelse forpligter til synlig handling og kommunikation. At 17, stk. 4-udvalg bør sammensættes på tværs, og herigennem repræsentere borgere/foreninger/bylaug/virksomheder, ansatte og politikere. Dette sikrer ejerskab og forankring indad til i den kommunale organisation såvel som udadtil i lokalområderne. Det kan også overvejes om andre ikke-kommunale interessenter med fordel kan indgå i udvalget, fx eksperter, interesseorganisationer og eksterne samarbejdspartnere. At det kan overvejes at eksperimentere med forskellige repræsentationsformer, så nogle medlemmer kun deltager på ad hoc basis og kun på de tidspunkter, hvor deres viden og kompetencer er vigtige for udvalgets arbejde. Kernevelfærdsudvalget er dog også enige om, at der bør være en stabil inder-kerne. At der skal herske opmærksomhed på graden af og balancen imellem den administrative (og nødvendige) styring, tragtningen af den viden, som produceres, og muligheden for at udvalget har tilpas frie rammer til at undersøge det felt/ løse den opgave, som udvalget er nedsat for at undersøge. Kernevelfærdsudvalget påpeger, at der ikke findes én opskrift på den rette balance, men at det må afhænge af det konkrete emne. Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingerne anbefales. Afbud: Grethe Saabye (C) Afbud: Grethe Nørtoft Saabye Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at Kernevelfærdsudvalget har fulgt kommissoriet og de politiske intentioner med dette, og at anbefalingerne i nærværende sag afspejler udvalgets intensive indsats, valgte metoder og proces.

67 Lejre Kommune Kommunalbestyrelsen :00 Side 9 Handicappolitik: Denne sag har ingen direkte handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Hovedudgifterne til arbejdet med Kernevelfærdsudvalget og kerneopgaverne fordeler sig på følgende poster: Valcon: Kr ,34 ekskl. moms Forplejning camps og borgermøde*: Udgifter til udvikling af grafisk materiale: Udgifter til filmproduktion: Udgifter til annoncer/ presse Kr ,50 ekskl. moms Kr ,00 ekskl. moms Kr ,00 ekskl. moms Kr ,00 ekskl. moms *I to camps fik Lejre Kommune stillet lokaler gratis til rådighed af Vestergaard Company Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen

68 Høringsberettigede parter Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Dato: 7. maj 2018 Få indflydelse på Lejre Kommunes Budget Lejre Kommunes budgetlægning for er så småt gået i gang. Ligesom vi har gjort de senere år, ønsker vi også denne gang at inddrage borgerne i processen. Jeg skriver til jer for at orientere om jeres mulighed for at få indflydelse på budgettet. I 2017 har Lejre Kommune overholdt budgettet. Det har vi gjort ved et vedvarende fokus på at styre kommunens udgifter og ved hele tiden at følge den økonomiske udvikling på alle områder i kommunen. Det handler om kernevelfærden I Lejre Kommune har vi et mål om at skabe bedre kernevelfærd for de samme eller færre penge. Kernevelfærdsudvalget, som er et særligt politisk udvalg med deltagelse af politikere, repræsentanter for borgere, foreninger, erhvervsliv samt kommunalt ansatte, har i løbet af 2017 kvalificeret Lejre Kommunes kerneopgaver. Udvalget har også forberedt en række handlinger, som skal bidrage til målet om bedre kernevelfærd. Bedre velfærd forudsætter investeringer, men råderummet til at investere i pleje og boliger til ældre, i modernisering af klasseværelser, i nye børnehaver, i kompetenceudvikling af medarbejderne mv. kommer ikke af sig selv. Det er noget, vi skal skabe gennem aktive prioriteringer, effektivisering af opgaveløsningen og udvikling af samarbejdet om kerneopgaverne. Vi vedlægger Kernevelfærdsudvalgets anbefalinger, som Kommunalbestyrelsen tiltrådte på sit møde den 24. april, og som vil spille en vigtig rolle i budgetproces

69 Send jeres forslag Har I forslag til Budget , skal de sendes til administrationen på budget@lejre.dk senest den 21. juni Forslagene kan være nye tiltag, som I foreslår, at Kommunalbestyrelsen prioriterer at sætte penge af til, eller forslag der kan nedbringe udgifterne til kernevelfærden. Brug skabelonen til budgetforslag, som I finder på Kommunalbestyrelsen får forelagt de indkomne forslag på budgetseminar den 28. juni Det er kun forslag, I fremsender her i 2018 og inden den 21. juni 2018, som bliver forelagt politisk. Har I tidligere år fremsendt forslag, som I ønsker at genfremsætte, skal I sende disse forslag igen. Sådan forløber den videre budgetproces: 29. august: Økonomiudvalget første-behandler Forslag til Budget august-20. september: Offentlig høring af Forslag til Budget Høringsmaterialet vil ligge på Lejre Kommunes hjemmeside og høringssvar skal sendes til adressen budget@lejre.dk. Høringssvarene vil efter høringsperiodens udløb blive lagt på kommunens hjemmeside 4. oktober: Kommunalbestyrelsen vedtager det endelige Budget Har I spørgsmål til budgetprocessen, er I velkomne til at kontakte centerchef for Koncernøkonomi & Analyse, Camilla Vang Taankvist på: budget@lejre.dk. Med venlig hilsen Carsten Rasmussen Borgmester Side 2 af 2

70

71

72 Gershøj d Ansøgning om økonomi til AKTIV SUNDHEDSGAG, der foregår i og ved Hvalsøhallerne tirsdag d. 8. maj, fra kl. 10,00 til kl. 15. Forventede udgifter til dagen: Instruktørløn + kørsel (2timer a 500 kr.) 1200 kr. Foredragsholdere vin/blomster 600 kr. Forplejning af ca. 35 tovholdere Konsulenttimer fra DGI (5 timer a 500 kr.) Diverse 3500 kr kr kr. i alt 9800 kr. Mødeudgifter forplejning i Hvalsøhallen 275 kr. i alt kr. Velvidende at det ikke er normalt at søge om et beløb, der er afholdt og betalt, skriver jeg det på, da vi ikke har kunnet søge tidligere, og da planlægningsmødet var nødvendigt for en vellykket dag. Beløbet er foreløbig betalt af Sjov Senior Motion. Det bevilgede beløb bedes indsat på Sjov Senior Motions konto, da styregruppen ingen kasserer har. Han, Poul Stjerne, vil efter arrangementet afholdelse aflægge behørigt regnskab. Kontonummeret er Hvis der skal bruges cvr.nr.er det Se venligst vedlagte bilag til orientering og yderligere oplysning om arrangementet AKTIV SUNDHEDSDAG i Lejre Kommune På styregruppens vegne Thorbjørn Sode, tovholder i styregruppen og fmd. i Sjov Senior Motion

73

74 KHIF Tri Vi gør dig til en bedre triatlet Lokaletilskud fra Lejre Kommune Information vedr. hal leje Følgende er baggrundsinformation i forbindelse med KHIF Tri s leje af Roskilde Badene s svømmehal Maglegårdsbadet. Informationen skal bruges til at vurdere om der fra Lejre Kommune kan ydes lokaletilskud i henhold til folkeoplysningsloven, og hvis ikke, om der ekstraordinært kan ydes tilskud, da de store lokaleomkostninger gør det svært at holde på nuværende medlemmer og tiltrække nye medlemmer i triatlon klubben. Vores kontingent per år er p.t. 900 kroner. Af dem går ca. 240 kroner til Dansk Triatlon Forbund. Resten går til udstyr, uddannelse af trænere, arrangementer osv. Om vinteren skal vi have vandtid i svømmehal for at kunne tilbyde medlemmer svømmetræning og undervisning. Mange klubber i andre kommuner betaler ikke for deres vandtid. Vi har måtte købe os ind i Maglegårdsbadet i Roskilde Kommune og betaler i 2017/2018 vintersæsonen for det. Pga. den store omkostning er dette ikke dækket af det normale kontingent, men medlemmer kan tilkøbe vintersvøm og dermed bliver deres kontingent per år nu ikke 900 men Derfor har vi svært ved at tiltrække nye medlemmer, da de springer fra pga. det høje kontingent. I henhold til folkeoplysningsloven er jeg blevet opmærksom på at der kan gives tilskud til hal leje og det er jo præcis det vi har. En udgift til hal leje. Der er p.t. kun 19 der har tilmeldt sig vinter svøm (igen pga. prisen). Loven siger at der skal gives minimum 65% i tilskud (kender ikke satsen fra Lejre Kommune), men at det nedskrives med forholdet mellem antal personer der er over 25 i forhold til antal personer under 25. Dog kan der ikke fradrages hvis personer over 25 er ledere eller instruktører. Jeg er ikke klar over om det er ledere og instruktører over 25 i klubben eller deltagere i den konkrete aktivitet bruger hallen der lejes. Derfor ligges der tal frem for begge situationer herunder, så Lejre Kommune bedre kan vurdere hvor stort tilskud der kan gives. Værd dog opmærksom på at det er yderst vigtigt for en triatlon klub i Lejre Kommune at kunne tilbyde vandtid i vinterhalvåret, og til en så billig pris som mulig, da mange ellers vil vælge Holbæk Tri eller Roskilde Tri i stedet for og dermed mister vi i Lejre en god mulighed for at fastholde og udvide antallet af idrætsudøvere i vores egne

75 KHIF Tri Vi gør dig til en bedre triatlet idrætsforeninger og for vores vedkommende i KHIF Tri. Hvis tilskud er baseret på antal i klubben og ikke aktiviteten: 26 medlemmer. 2 under 25 år. 24 over 25 år. Ledere over 25 = 4. Instruktører over 25 = 6 Hvis tilskud er baseret på antal deltagere i aktiviteten: 19 medlemmer. 2 under 25 år. 17 over 25 år. Ledere over 25 = 2. Instruktører over 25 = 4 KHIF Tri har i vintersæsonen 2016/2017 og vintersæsonen 2015/2016 også haft en tilsvarende udgift. Det håbes at der er mulighed for bagudrettet at få dækket denne udgift til hal leje. Oversigten over de årlige udgifter se ud som følger: 2015/ / / kr kr kr. I 2018 kommer klubben ud med underskud i forhold til de budgetterede udgifter og antal medlemmer, plus der desværre er udsigt til ikke at få en medlemsfremgang, men derimod en medlemstilbagegang. Så det vil virkelig være en stor hjælp for klubben hvis disse omkostninger til leje af svømmehal kan betales af Lejre Kommune. Er det muligt at få dækket udgiften med 100% så vil det give klubben en rigtig god mulighed for af have et konkurrence dygtigt kontingent i forhold til nabo kommunernes triatlon klubber og dermed forbedre muligheden for at få flere til at dyrke triatlon i Lejre kommune og få flere medlemmer i idrætsforeningen. Der er refunderes bagud, vil disse penge kanaliseres ind i uddannelse af trænere og udstyr, så vi får endnu bedre mulighed for at tilbyde gode og spændende tilbud til de mange nye motionstriatleter vi gerne vil have. Vores mål på sigt er at få en decideret ungdomsafdeling, men det kræver også vandtid, uddannelse og udstyr. Så vi krydser fingre for at der er mulighed for hjælp med hensyn til betaling vandtid. Med venlig hilsen, Martin Astradsson Formand, KHIF Tri.

76 KHIF Tri Vi gør dig til en bedre triatlet