Gæster: Morten Bak Josefsen (MBJ), Helle S. Steffensen (HSS), Kim Nørskov (KIMN)

Transkript

1 Møde d. 1. juli 2015, kl Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Deltagere: Mette Dremstrup (MD), Mette Qvist Jensen (MQJ), Pia Behrens Gammelgaard (PBG), Sissel Johansen (SRJ), Søren Anker Andersen (SAA), Theresa Albøge Laursen (TAL), Jens Gerner-Smidt (JGS) som substitut for SB, Birgit Andersen (BAN) Gæster: Morten Bak Josefsen (MBJ), Helle S. Steffensen (HSS), Kim Nørskov (KIMN) Afbud: Mariann Holmslykke (MAR), Sarah Barfoed (SB), Thomas Nielsen (THNI), Solveig Sannem (SOS) 1. Godkendelse af dagsorden (5 min) Et ekstra drøftelsespunkt er indsendt fra BSS: Ændring i regler for brug af computer ved prøver, v/pbg 2. Opfølgningspunkter ( 40 min) Gæstefagsrammer og praksisbeskrivelse, herunder gæstefags postkasser, v/saa Bilag: Revideret notat pr. 7. juni 2015: Notat om Gæsterammer - saa 12. HE har oplyst at kommunikation om gæstefag skal sendes til health.studadm@au.dk. De øvrige fakulteter bedes fremsende deres respektive kontaktadresse til SAA. BSS havde fremsendt forslag om at anvende 3 gæstefagsrammer i stedet for 2, herunder 2 ikke-medtællende rammer. Den allerede skitserede model er administrativ tung, men båndet kom atter frem til at der ikke er et godt alternativ hertil for indeværende. Båndet er interesseret i at høre hvordan andre universiteter håndterer gæstefag, samt ligeledes at høre status på hvor meget AU vil gæstefaget. BAN har undersøgt og følgende kan oplyses: Fremdriftsnetværket (tværinstitutionelt) har på det seneste møde haft fokus på den generelle tilmelding, hvoraf gæstefag er en variant. Gæstefag har i løbet af det seneste år været drøftet i netværket, og de enkelte universiteter tumler hver især med at finde gode løsninger på den praktiske håndtering, uden at der dog er dukket nogen god praksis ud af disen. Afhængigt af den nye politiske virkelighed kan der i efteråret 2015 komme ændringer (lettelser) til Fremdriftsreformen. Det vil de nærmeste måneder vise. AUs holdning til hvor meget man

2 vil gæstefag er uændret. De praktiske omstændigheder er desværre blot besværliggjort af reformen. Beliggenhed af 1. og 2. prøveforsøg når der er givet dispensation ved sygdom, mhp sikring af at det ikke er muligt for den studerende at afmelde sig 2. prøveforsøg, v/saa Til november 2015 opgraderes STADS således at blokering for afmelding af første og andet prøveforsøg ikke længere er terminsafhængig. Indtil da kan man blokere for afmelding via datostyring i SB. Herved blokeres der dog også for afmelding til tredje prøveforsøg. Vær opmærksom på at hvis der ingen datoer er angivet i STADS SB, kan man (uhensigtsmæssigt) afmelde sig også til 1. og 2. prøveforsøg. Det blev besluttet at gendrøfte den fælles praksis på området på båndmødet d. 9. september Inden dette møde drøfter hvert fakultet egen praksis. SAA udarbejder en formulering til nyhed om her-og-nu praksis, til udsendelse fra STADS&EDDI-supporten. Indberetning af AU-eksterne merit STÅ v/saa Båndets rådgivende rolle samt info-kanaler fra DKUNI. SAA har været i kontakt med CKR og emnet kommer til drøftelse med Gitte Stavad Andersen, CKR og Kristian Thorn. Ved forespørgsler med korte frister kan båndets ordfører have mandat til at agere på vegne af UVA/EKA-båndet. Besøg af Kristian Thorn hos UVA/EKA-båndet var oprindeligt påtænkt i foråret Et besøg vil blive planlagt i efteråret 2015 med konkrete punkter til drøftelse. Et vigtigt punkt vil være AUs kommandoveje, herunder båndets info-flow (til/fra båndet) - hvor skal båndet skubbe info hen, hvor skal båndet hente info fra. Bliver uddannelsescheferne båndets centrale info-kanal fremover? STADS-samarbejdets spørgsmål vedr. administration af praktik feedback fra AU til STADS-samarbejdet. Status v/ban. OH har oplyst overfor STADS-samarbejdet at AU har fagområder som anvender funktionen i den nuværende form andre laver work-arounds med at registrere praktik på udvalgte EKA er etc. AU har helt klart et behov for rapporteringsmæssigt / ledelsesinformationsmæssigt at kunne trække systematiske oplysninger om praktik. Meldingen fra AU er derfor ikke helt præcis, men vi vil have svært ved at undvære den nuværende funktionalitet helt. Minimum: 2

3 Datastrukturerne skal bevares og data skal kunne registreres/vises i STADS. Optimalt: Der skal findes en mere lækker måde hvorpå registrering af praktik kan foregå. Udvikling af en åben grænseflade i forhold til import af praktikoplysninger skal håndteres som et ønske. Observationer til forbedringer i systemunderstøttelsen af tilmelding til undervisning, mhp. videreudvikling af STADS v/alle. Bilag: Kommentarer til STADS fremdriftsbilleder og funktioner. SAA har sammenskrevet de indkomne bidrag i en version 2 af opsamlingsdokumentet. Dokumentet bliver sendt til Orla Hoppe, og Orla bliver inviteret til båndmødet onsdag d. 12. august 2015 mhp en drøftelse og prioritering af ønskerne. Placering af reeksamener, afklaring af afmeldingsfrister samt placering af tilmeldingsperioder for 3. prøveforsøg. Status vedr. prøveregler, 7 dage kontra 14 dage v/srj. Det er en fælles AU-regel, derfor ændres reglen med de 7 dage ikke. En ændring ville kræve en større og bredere høring. Emnet kan eventuelt gendrøftes efter vinteeksamen 2015/2016, dvs. i februar/marts Ønsker om levering af oplysninger fra Optag, v/alle. Bilag: Ønsker om levering af oplysninger fra Optag om ansøgere til tilvalg sidefag og kandidatuddannelser. Input fra ST og BSS er medtaget i en ny version af bilaget. Tilbagemelding bedes foretaget til SAA, senest mandag d. 6. juli Derefter videresendes bilaget af SAA til SNUK- og VEST-båndet for eventuelle supplerende behov, inden bilaget fremsendes til Lone Urbak. Status vedr. analyseforløb af brugerbehov til et fælles undervisnings- og eksamensplanlægningssystem, v/ban. Feedback er indsendt fra de fire fakulteter. Kort sammenfatning/udkomme af mødet d. 23. juni 2015 formuleret af Mikkel Madsen (MIMA): Af hensyn til den videre proces med analyseforløbet om et fælles planlægningssystem har Kristian Thorn bedt om, at der bliver skrevet en sagsfremstilling til LEA og Uniled. Sagsfremstillingen tager bl.a. ud- 3

4 gangspunkt i det analyseoplæg, der var medsendt til UVA/EKA-båndmødet d. 17. juni 2015, samt de kommentarer båndet havde til analyseoplægget. Sagsfremstillingen kommer til at indeholde en beskrivelse af analyseprocessen, herunder grundlag, organisering, medlemmer i arbejdsgruppen, samt det organisatoriske ophæng af analyseprocessen. Båndet vil gerne se sagsfremstillingen (beslutningsoplægget) og have mulighed for at kommentere på det inden det kommer til drøftelse i Uni-led og LEA. BAN har undersøgt og kan oplyse følgende: Ønsket om høring afklares med Kristian Thorn når Kristian er tilbage fra ferie første uge af august Status på revidering af brugerroller i STADS, herunder konkrete afklaringsspørgsmål samt tidsfrist for feedback. Bilag: Adgang til STADS afklaring af behov. Bilag: Emnemanchet Revidering af brugerroller i STADS. Mail fra Tina A. Bjerrum pr med supplerende bilag: Hvem har udvidet adgang_ PBG havde to opklarende spørgsmål til Tinas udsendte mail. PBG sender spørgsmålene til Tina. Frist for feedback til Tina skubbes fra mandag d. 3. august 2015 til fredag d. 14. august 2015 aht til mulig opsamling/høring blandt de studieadministrative medarbejdere på det enkelte fakultet. 3. Drøftelsespunkter (60 min) Fælles praksis for merithåndtering og registrering, oplæg fra Bevisfaggruppen, v/morten Bak Josefsen (MBJ) (15 min.). Bilag: Notat Baggrund for dokumentering af meritering på AU Bilag: Dokumentation af merithåndtering registrering og bevis Bilag: Merithåndtering svømmebanediagram MBJ redegjorde for baggrunden, herunder at behovet for meritbeskrivelse er opstået i Bevisfaggruppen. Generelt: Meritter skal oplyses korrekt på eksamensbeviset, der er hensyn at tage til indberetning af statistik, ligesom der er hensyn affødt af Fremdriftsreformen. Parallelt med arbejdet i AUs bevisfaggruppe arbejdes der i STADSsamarbejdet hen imod en fælles bevisløsning. Der er et ønske om at gøre meritfunktionaliteten mere simpel samt at stile efter en fælles praksis der under- 4

5 støtter bevisudstedelsen. AUs vidensopsamling om registeringspraksis for meritter kan være til stor gavn i dette arbejde. Vigtige begrebsafklaringer er foretaget for at kunne tale samme sprog. Der er opsamlet forbedringsforslag undervejs i arbejdet med AU bevisløsningen, forslag som kan medtages i det tværinstitutionelle arbejde. Båndet kom med et eksempel på et forbedringsønske: Ved genindskrivning af en studerende ønskes registrerede meritter fra tidligere overført i stedet for manuel genindtastning. Båndet tilkendegav at det er vigtig dokumentation der er blevet udarbejdet samt at det er vigtigt med fælles standarder og fælles sprogbrug. Afsnitslederne orienterer de studieadministrative medarbejdere om gældende praksis for meritregistrering. Ved tvivl om meritregistreringspraks kan den lokale bevisfaggruppemedlem kontaktes. Drøftelsen bæres ind i SNUK-båndet via BAN. Dokumenterne lægges på wikien via Tina A. Bjerrum under 4.8 Meritpraksis - standardprocedurer. Der mangler klarhed om processen for prioriteringer af videreudvikling generelt, dvs. den strategiske vurdering og håndtering hos AU. BAN har undersøgt og følgende kan oplyses: Emnet er sat på Studiesystemers leveranceoversigt for efteråret 2015, herunder inddragelsen på brugerniveau såvel som ledelsesrollen. Forretningsafklaring / beslutningsoplæg for anvendelsen af Digital Eksamen herunder planlægning af fase 3, v/helle S Steffensen (HSS) (20 min.). Bilag: Beslutninger vedr DE til UVAEKA til vintereksamen Vedr. praksis for registrering af resultater: I DEs første pilotfase har der været udfordringer omkring registreringspraksis for eksamensresultater. Den praksis der bør understøttes er, at VIP registrerer eksamensresultat hvor der er en faglig bedømmelse, idet VIP er juridisk forpligtet omkring eksamensresultatet. TAP må kun registrere administrative resultater. Før eksamen er slut er det kun TAP der kan registrere (administrative) resultater. ARTS har indtil nu haft en anden praksis på enkelte eksamener. SRJ og MQJ aftaler fremadrettet praksis med eksamenssekretærerne. Som DE virker i dag, kan VIP både se og afgive administrative resultater samt den bedømmelsesform, der er knyttet til prøven. TAP kan kun se de admini- 5

6 strative bedømmelser. Det blev besluttet at denne opsætning kan fastholdes til vintereksamen, og at DE-projektet skal sikre beskrivelse af gode arbejdsgange for resultatregistrering før, under og efter eksamen, for både VIP og TAP. Efter mødet er det blevet klart, at såfremt DE skal anvendes til mundtlige prøver skal de administrative resultater U og FE også kunne anvendes af VIP som bedømmelsesform. UVA/EKA bekræftede endvidere at de vil arbejde på at igangsætte implementeringen af Indstilling vedrørende administrativ afvisning af eksamensbesvarelser. Vedr. overførsel af eksamensformer: DE-projektet ønskede en afklaring af hvilke eksamensformer der skal overføres fra STADS til DE (AU-specifikke eksamensformer). Eksamensformen Ukendt er et levn fra konverteringen, og den overføres stadigt i dag. Eksamensformen Deltager ikke er ikke rigtigt pilotafprøvet endnu og medtages derfor ikke i dag. Det blev besluttet at ingen af formerne skal overføres fremadrettet. Vedr. klarmelding af produktion: DE-projektet ønsker en dato for ibrugtagning af DE for at sikre en fornuftig vintereksamen. Efter første pilotfase lukkes DE for produktion og genåbnes til vintereksamen. AU modtager sidste leverance fra Arcanic d. 22. okt. 2015, og herefter skal det endelige produktionsmiljø etableres sammen med AU IT s integrationer. Projektet har behov for tid til klargøring, og målet er at sikre et godt produktionsmiljø. Derfor er der behov for en aftale, som giver projektet tid, men samtidig sikrer mulighed for anvendelse af systemet på fakulteterne. Det blev aftalt at 15. nov er deadline for klarmelding af produktionsmiljøet. UVA/EKA ønskede svar på hvordan omfang af vintereksamen bliver fastlagt. Det er planlagt, at hver fakultet udpeger en koordinator mhp. at arbejde med implementeringsstrategi og -planer, herunder afklaring af hvilke eksamener der skal afvikles til henholdsvis vintereksamen og sommereksamen. HSS forventer at der inden efterårsferien 2015 foreligger udkast til konkrete implementeringsplaner pr. fakultet. Fra vintereksamen 2015/16 kan alle anvende DE til de skriftlige hjemmeprøver, til skriftlige prøver efterfulgt at mundtligt forsvar og til afleveringen af speciale. Digitale stedprøver vil blive afviklet som pilot i begrænset omfang. BSS anvender Wiseflow og deltager ikke i projektet. 6

7 Fakultetsmailadresse/postkasse, v/kim Nørskov (KIMN). (10 min.) Bilag: Fakultetsmailadresse. Når en studerende på en konkret kursusside i Kursuskataloget har et spørgsmål til afklaring kan dette sendes til en postkasse som administreres af det relaterede fakultets administrationscenter. Der var opbakning bag det fremsendte forslag. Hvert fakultet fremsender deres respektive navn på ønsket postkasse til KIMN. Kort status vedr. betingede indskrivninger, v/saa Betinget indskrivning påbegyndes d. 13. juli 2015 og sluttes d. 27. juli Korte kommentarer til flytning af opgaver mellem Optag og administrationscentrene, v/saa. Bilag: Opgaveflyt (kun til internt båndanvendelse). SAA: Det konkrete tidspunkt for opgaveflyt vil blive udmeldt fra Optag, med mindre der er helt konkrete ønsker. Flytning vil givet foretages i passende opgaveafgrænsninger. Når studerende henvender sig om ønsket udmeldelse, skal udmeldelsen foretages af Optagelsen. Ændring i regler for brug af computer ved prøver, v/pbg Bilag: Mail fra Kirstine T. Eriksen, pr. 24. april 2015 Bilag: Regler for brug af computer ved prøver. Muligheden for at skrive på papir (ikke digitalt) ønskes nedtonet. Ændringen er allerede blevet drøftet og tilsluttet i SNUK-båndet d UJS kan tilrette regelsættet til ibrugtagning pr. 1. september Ændringsforslaget blev drøftet i UVA/EKA-båndet, og PBG fremsender den endelige version af ændringsforslaget til orientering i båndet med en frist på evt. respons. BAN videreformidler efterfølgende ændringsforslaget til UJS. 4. Orientering fra (5 min) Studiesystemer Herunder fortløbende orientering om udmøntning af Studiesystemers organi- 7

8 sering v/thni. Fremdriftsreformen Digital Eksamen Uddannelsesudvalget SNUK-båndet VEST-båndet UJS 5. Eventuelt (5 min) PBG laver en forespørgsel til OH vedr. udsøgning af dumpede. STADS specialemodulet anvendes ikke fremadrettet hos ARTS i Emdrup, men stadigt hos ARTS i Aarhus. Første møde efter sommerferien: Ons. d. 12. aug. eller ons. d. 26. aug. 2015? Ons. d. 12. aug Efterfølger til SAA som båndordfører - efteråret Formelt er det ARTS der skal beklæde rollen som ordfører i efteråret Grundet SOS s barsel og organiseringen i øvrigt, har MQJ efter samråd med SRJ og Leo Normann Pedersen ønsket at springe over denne gang. MAR og PBG tager opgaven i stedet. Dokumentet Fælles Frister på wikien er blevet opdateret til version 08 i forhold til nedenstående efter input fra Marianne Toftegaard Hansen: 8

9 6. Pipeline til båndmøde d. 12. aug (5 min) Revidering af båndkommissorium. Bilag: Kommissorium for tværgående bånd udsendt d.11. juni Meritstatistik v/mth. Meritstatistikken forventes udarbejdet hen over sommeren og offentliggjort i efteråret Inden offentliggørelse vil begge bånd blive hørt ift indhold. Møde i september 2015: 360 grader rundt om specialemodulet. Invitation er udsendt pr. 2. juli 2o15. Øvrige emner til drøftelse? Se ovenfor i referatet. 9