HovedUdvalg. Referat. Den 30. november Tidspunkt: 09:00-13:00. Sted: Vestskolen afd. Skovbakken

Transkript

1 HovedUdvalg Den 30. november 2017 Tidspunkt: 09:00-13:00 Sted: Vestskolen afd. Skovbakken Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Morten Møller, Anne Stenbæk, Ole Stounbjerg, Thomas Jørgensen, Rikke Liboriussen, Jonas T. Sørensen, Viki Kjær Madsen, Lone Bay, Torben B. Nielsen, Jette Harlund, Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer, Bodil Jeppesen

2 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendelse af dagsorden Status på arbejdsmiljøarbejdet Vold, trusler og chikane, herunder digital chikane Trivselsmåling præsentation af hovedresultat Opfølgning på Hovedudvalgets temamøde Aftale om principper for tillidsvalgtes vilkår Status på arbejdet med effektiviseringer Valg til Feriefondens bestyrelse Ligestillingsredegørelse Kompensation i forbindelse med medarbejderes deltagelse i uddannelse Eventuelt Til efterretning Evaluering af mødet (301117) Godkendelse af lokal MED-organisering Parkvejens skole/ungdomsskolen...14 Underskriftsark...16 Samlet bilagsliste...i

3 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet. I forlængelse af sidste møde har formand og næstformand aftalt, at der for 2018 fastholdes en mødefrekvens på seks ordinære møder samt seminar. Forretningsordenen er tilrettet på baggrund heraf og vedlægges som bilag i den endelige version. Bilag Forretningsorden for Hovedudvalget godkendt Godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet Godkendt 3. Status på arbejdsmiljøarbejdet Doknr.: Sagsnr.:

4 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 3 Til information og drøftelse Der afsættes 5 minutter til punktet Sygefravær Sygefraværet for 2017 til og med oktober måned er fortsat under niveauet for samme periode i Der skyldes primært et fald i langtidsfraværet. På områderne Børnepasning, Administration/Rådhus og Vej og Park er sygefraværet dog over niveauet for Det er tilfredsstillende, at sygefraværet som helhed fortsat er lavere end for samme periode i Der er dog fortsat behov for at følge udviklingen tæt. 4. Vold, trusler og chikane, herunder digital chikane Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 20 minutter til punktet

5 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 4 Baggrund for sagen HK Kommunal har fremsendt brev til alle borgmestre og kommunaldirektører vedr. risiko for vold, trusler og digital chikane for medarbejdere i Jobcentre. Som HR teamet har beskrevet i forbindelse med halvårsrapporten vedr. interne audits er arbejdet med vold og trusler et opmærksomhedsområde på stort set alle arbejdspladser men også et område der fordrer opmærksomhed, da der generelt er en oplevelse af, at der mangler en fælles forståelse på arbejdspladsen af hvornår, der er tale om vold, trusler eller lignende krænkelser, og hvornår der skal ske registrering. HR teamet har netop udarbejdet og udsendt en lille folder, der er målrettet alle medarbejdere vedr. vold og trusler uden for arbejdstid. Denne er et supplement til den tidligere folder, der er udarbejdet, og som retter sig mod arbejdsmiljøgrupperne og arbejdspladsernes arbejde med at forebygge og sikre handling i forhold til arbejdsrelateret vold og trusler udenfor arbejdstid. Derudover arbejder HR teamet på et arrangement som en del af dem supplerende arbejdsmiljøuddannelse i 2018 med fokus på digital chikane. Vi er i dialog med en af de førende videnspersoner på det felt, og vi retter særligt fokus på dette i foråret. Endelig kan det nævnes, at der den 29. november afholdes et temamøde om voldsforebyggelse i regi af projekt Vold som udtryksform. Den netop gennemførte trivelsmåling/apv kortlægger endvidere medarbejderens oplevelse af/udsættelse for krænkelser, og giver arbejdspladserne et afsæt for den videre dialog og forebyggende indsats. Hovedudvalget drøfter HK s henvendelse og den fælles indsats i forhold til forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd, herunder digital chikane. Bilag BorgmesterbrevHKKommunal Det blev drøftet, at det er vigtigt med en ekstra og skærpet opmærksomhed, når der kommer nye medarbejdere, så de bliver godt introduceret til beredskabsplanen, og at det sikres, at man har de rette kompetencer i forhold til at kunne håndtere konflikter.

6 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 5 Det er rigtigt vigtigt at alle - nye som erfarne - er helt sikre på, hvordan man agerer, både hvis man selv bliver udsat for vold og trusler og hvad man kan gøre som kollega. Vi har haft mindre opmærksomhed på risikoen for, at man kan blive hængt ud på de sociale medier. Vi skærper i 2018 fokus på digital chikane - og på forebyggelse heraf. HR teamet har planlagt supplerende arbejdsmiljøuddannelse for ledere, AMR'er og TR samt kommunikationsteamet, hvor fokus netop er på digital chikane. Underviser er Abelone Glahn, som er en af de førende videspersoner i Danmark omkring det emne. 5. Trivselsmåling præsentation af hovedresultat Doknr.: Sagsnr.: Til information og drøftelse Der afsættes 25 minutter til punktet Baggrund for sagen Resultatet af den gennemførte trivselsmåling fremsendes til HR teamet den 28. november og udsendes til arbejdsmiljøgrupperne den 29. november. Det samlede resultat fremsendes ligeledes til Hovedudvalget samme dag. HR præsenterer hovedresultaterne for Hovedudvalget på mødet den 30. november Der vil alene være tale om en første præsentation for Hovedudvalget og udvalget drøfter på førstkommende møde i 2018 mere grundigt, hvad resultatet giver anledning til for Hovedudvalget. I december måned behandler Områdeudvalgene resultatet af trivselsmålingen på de forskellige områder. Udvalgene drøfter særlige opmærksomhedspunkter indenfor det enkelte områder, og tilbagemeldinger fra Områdeudvalgene kan naturligt indgå i Hovedudvalgets behandling af trivselsmålingen på mødet i februar Hovedudvalget drøfter det overordnede resultat fra trivselsmålingen. Hovedtendenserne i målingen blev gennemgået. Vi kan være meget stolte af en svarprocent på 90, og den store indsats, der er gjort lokalt for at nå så flot en besvarelse. Det er et rigtigt godt grundlag for det videre arbejde med opfølgning på målingen.

7 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 6 Hovedtendenserne er vedlagt i dias med referatet. Særligt i forhold til krænkende adfærd blev det drøftet, at vi skal arbejde med robuste fællesskaber, så vi både har fokus på forebyggelse og på, at vi til enhver tid er i stand til at tale om og håndtere de krænkelser, medarbejdere og ledere udsættes for. Rapporterne for de enkelte områder bliver behandlet på Områdeudvalgsmøderne i december, hvorfra der kommer tilbagespil til Hovedudvalget på mødet i februar, om hvad Områdeudvalgene har lagt mærke til og hvordan de ønsker at arbejde med opfølgning. I forhold til kadancen for gennemførelse af trivselsmålingen besluttede Hovedudvalget at afvente arbejdet med opfølgningen og handleplaner inden der tages stilling til, hvornår næste måling gennemføres. Dette skal bl.a. bero på en vurdering af, om de handleplaner, der sættes i værk, er robuste nok til, at vi skal vente til om tre år eller vi skal lave en ny måling tidligere. 6. Opfølgning på Hovedudvalgets temamøde 2017 Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning Der afsættes 25 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget besluttede på sidste møde at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle bearbejde opsamlingen fra temamødet og komme med konkret forslag til prioritering af fokusområder for den kommende periode. Arbejdsgruppen mødtes den 13. november og arbejdede med samling af de tre gruppers input til et fælles forslag til Hovedudvalgets kommende fokusområder. Samtidig arbejdede gruppen med et bud på en endelig formulering af Hovedudvalgets kerneopgave. Arbejdsgruppen præsenterer i fællesskab det udarbejdede forslag. Som supplement til Hovedudvalgets drøftelse af fokusområder bemærkes, at OmrådeUdvalget for Børn, Unge og Kultur på deres møde den 30. oktober besluttede at opfordre til, at man i HovedUdvalget tager initiativ til at få skabt en fælles forståelse af og et fælles sprog om social kapital og relationel velfærd. Desuden ville det være hensigtsmæssigt

8 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 7 med et fælles billede af, hvordan vi vil arbejde med de to begreber i Odder Kommune. Hovedudvalget drøfter arbejdsgruppens forslag og beslutter, hvornår og hvordan der konkret arbejdes videre med de enkelte fokusområder (årshjul) Bilag Hovedudvalget - kerneopgave og fokusområder Hovedudvalget drøftede arbejdsgruppens oplæg til opsamling fra temadagen og fælles fokusområder for Hovedudvalget i de kommende par år. Der var enighed om, at skemaet gav et godt overblik, men der er behov for at udfolde nogle af temaerne lidt nærmere, og der er behov for i årshjulet at præcisere, hvornår der arbejdes videre med de forskellige temaer og hvordan. Der skal desuden arbejdes med at få lidt ord på, hvordan man læser figuren. Det blev drøftet om Budget og Økonomi er et forkusområde, eller noget vi "bare" har som en fast del af vores årshjul. Der er opmærksomhed på, at vi er et nyt hovedudvalg, hvor ikke alle har været med tidligere, og vi skal fortsat have fokus på udvikling og dialog om økonomi og samarbejdet med det politiske niveau. Det er altid et fokusområde, og derfor vil det aldrig forsvinde som et fokus for Hovedudvalget. Det blev nævnt, at der måske mangler noget om den attraktive arbejdsplads, som også belv drøftet på temadagen. Der arbejdes videre med årshjulet, så det er er tydeligt hvordan og hvornår vi kommer videre med de enkelte fokusområder. Årshjulet skal fungere som et dynamisk redskab, der drøftes på alle møder. Det blev endligt drøftet, hvordan vi kan komme på forkant med vores politikker og retningslinjer. Opfølgning på de eksisterende politikker og retningslinjer tænkes ind i forbindelse med de forskellige fokusområder. 7. Aftale om principper for tillidsvalgtes vilkår Doknr.: Sagsnr.:

9 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 8 Til beslutning Der afsættes 25 minutter til punktet Baggrund for sagen Den nedsatte arbejdsgruppe har udarbejdet et forslag til en ny aftale om principper for tillidsvalgtes vilkår. Der har været enighed i arbejdsgruppen om, at det har været nødvendigt at starte forfra med en ny fælles forståelse af principperne, og ikke tilpasning af aftalen fra Arbejdsgruppen har lagt vægt på, at aftalen bygger på en fælles forståelse af de bærende principper for samarbejdet mellem ledere og tillidsvalgte, der skal sikre de tillidsvalgte den nødvendige og tilstrækkelige tid til hvervet. Det har samtidig været vigtigt for arbejdsgruppen, at den nye aftale rummer alle tillidsvalgte. Arbejdsgruppen foreslår endvidere, at aftalen suppleres med et bilag, der beskriver eksempler på, hvordan principperne kan omsættes til god hverdagspraksis. Arbejdsgruppen præsenterer forslaget for Hovedudvalget og ønsker udvalget drøftelse af: Hvordan optages eksempler på hverdagspraksis i bilaget? Hvem vurderer, hvilke eksempler, der kan komme med i bilaget? Hvordan skal eksemplerne beskrives (forslag til skabelon er vedlagt som bilag). I forhold til optagelse og vurdering af eksempler på god hverdagspraksis kunne en mulighed være, at lade arbejdsgruppen fortsætte med det formål løbende at følge op på input til bilaget. Hovedudvalget drøfter forslaget til principper for tillidsvalgtes vilkår med henblik på endelig godkendelse. Hovedudvalget tager endvidere stilling til hvordan bilaget udarbejdes og udvikles. Bilag Principper for tillidsvalgtes vilkår i Odder Kommune 2017 Principper for tillidsvalgtes vilkår, praksiseksempler

10 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 9 Arbejdsgruppen har forsøgt at finde en balance, hvor der både er god plads til dialogen mellem ledere og tillidsvalgte på de enkelte arbejdspladser, om hvordan man sikrer gode vilkår, men at der en overordnet ramme at tale ind i. Og med bilaget omkring eksempler på den gode praksis, ønsker vi også at sende et signal om, at vi hjælper hinanden med at lykkes og inspirerer hinanden til, hvordan det på forskellige måder kan se ud i praksis. Der blev videregivet en bemærkning fra en faglig organisation om, at de fastholder, at de har aftaleratten. Det pointeres fra Hovedudvlaget, at den udarbejdede aftale om princippier for tillidsvalgtes vilkår, er 100% i tråd med MED rammeaftalen - det fremgår tydeligt, at konkrete aftaler indgås med de faglige organisationer, og at konkrete forhandlinger skal tage afsæt i de principper, som er aftalt af Hovedudvalget. Hovedudvalget er enige om, at styrken i principperne er, at vi forpligter hinanden på at være i løbende dialog om at sikre vilkårene. Hovedudvalget understreger, at vi er fælles om at definere den nødvendige og tilstrækkelige tid. Vi står i Odder Kommune på en stærk værdi om, at vi gør tingene i fællesskab. Det blev besluttet, at arbejdsgruppen fortsætter som en gruppe, der behandler eksempler på den gode praksis. Bilaget skal have en dynamisk karakter, og det er drøftet med Strategisk Lederforum, at de skal være i dialog med deres tillidsvalgte om input til bilaget om den gode praksis. Principperne blev vedtaget og der dermed gældende fra 30. november. De udsendes til ledere og tillidsvalgte også med anvisninger til, hvor man skal sende eksempler til m.m. 8. Status på arbejdet med effektiviseringer 2017 Doknr.: Sagsnr.: Til information og drøftelse Der afsættes 15 minutter til punktet Baggrund for sagen Direktionen og effektiviseringsstyregruppen orienterer om status på effektiviseringsarbejder, herunder særligt Temaeffektiviseringer vedr. administration samt etablering af Fælles drift og serviceenhed Status fra effektiviseringsstyregruppen

11 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 10 Tema vedr. administration. Der har været afholdt styregruppemøde, hvor KL s Konsulentvirksomhed (KLK) har præsenteret deres analyse. Næste skridt er, at der fra KLK's side udarbejdes et bud på en række organisationsmodeller, som styregruppen skal drøfte på møde inden jul med henblik på at kunne komme med anbefalinger til direktionen. Etablering af Fælles Drift og Service Leo Kristoffersen er igang med at tage rundt til både virksomhedsledere og de lokale servicemedarbejdere for at få større kendskab til opgaverne. De opgaver medarbejderne løser i dag kommer også med over i den nye enhed, og så kan vi i dialog udvikle på det over tid. I den nye enhed bliver der forventeligt ca. 80 ansatte - inklusiv de medarbejdere der i dag er ansat i Vej og Park og på Tunøfærgen. Effektiviseriongsstyregruppen Hvordan følger vi op på hverdagseffektiviserionger. I år har man skullet indberette to gange på hvor langt man er med hverdagseffektiviseringer. Det ønskes ændret til een gang årligt, men også med sigte på at det lange (4-årige) perspektiv u forhold til effektiviseringerne på. Der er sat særligt fokus på indkøbsaftaler i 2018 som en indsats, der skal bidrage til effektiviseringer. Vigtigt at indkøbsaftaler kommer tydeligere ind i dialogen mellem virksomhederne og de understøttende funktioner i økonomi. Der arbejdes med et ønske om udarbejdelse af nogle videoklip om den gode praksis og eksempler på, hvordan og hvorfor det er vigtigt. og også med det perspektiv, at det er vigtigt at vi alle samme bidrager i forhold til sikring af anvendelse af indkøbsaftalerne. 9. Valg til Feriefondens bestyrelse Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning Der afsættes 10 minutter til punktet Baggrund for sagen Bestyrelsen mangler i øjeblikket to bestyrelsesmedlemmer, og i den forbindelse der været annonceret efter kandidater på Odder kommunes in-

12 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 11 tranet, under Her og Nu Odder. Indslaget blev lagt på Intra den 19. oktober 2017 med ansøgningsfrist den 10. november Der er tre kolleger, der har meldt deres kandidatur. De tre kandidater er: Pia Hartmann, Borgerservice Charlotte Kær Kvist, Jobcentret Poul Johansen, IT-afdelingen Uddybning fremgår af vedlagte bilag. Hovedvalget udpeger to medlemmer til Feriefondens bestyrelse Bilag Bilag til valg til feriefondens bestyrelse Pia Hartmann og Poul Johansen blev udpeget til feriefondens bestyrelse. 10. Ligestillingsredegørelse 2017 Doknr.: Sagsnr.: Til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet Baggrund for sagen Ifølge Lov om ligestilling af kvinder og mænd, skal kommuner og regioner hvert andet år redegøre for situationen med hensyn til ligestillingen mellem kvinder og mænd blandt de kommunalt ansatte. Redegørelsen skal indeholde oplysninger om: 1. hvorvidt kommunen har formuleret en ligestillingspolitik, og i givet fald det nærmere indhold af den 2. den kønsmæssige fordeling i forhold til de enkelte stillingskategorier 3. den kønsmæssige sammensætning af visse udvalg, nævn m.v.

13 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side andre forhold, der skønnes at have betydning for kommunens indsats på ligestillingsområdet, herunder inddragelse af kønsaspektet i forbindelse med kerneopgaven Hovedudvalget drøfter ligestilingsredegørelsen Bilag ligestillingsrapport udfyldt spørgeskema til ligestillingsstatistik Det blev drøftet, at det er godt med opmærksomhed på ligestillingsproblematikken, men at det også kan være vældigt vanskeligt at sikre ligelig fordeling mellem kønnene på store faggrupper. Vi er på nogle områder udfordret af, at der også er en skæv fordeling i forhold hvordan det ser ud i forhold til uddannelserne. Men vi kan arbejde med det på et organisatoriske niveau, og måske være med til at flytte noget. Der er også repræsentanter i Hovedudvalget, som deltager i uddannelsesnævn, hvor der er mulighed for at sætte problematikken på dagsordenen. 11. Kompensation i forbindelse med medarbejderes deltagelse i uddannelse Doknr.: Sagsnr.: Til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet Baggrund for sagen Der ønskes en drøftelse af vores retningslinjer og aftaler for efteruddannelse og med særlig fokus på kompensation i forbindelse med efter- og videre-uddannelse. Det fremgår af retningslinjerne vedr. tjenestefrihed, at lederen kan give frihed til deltagelse i møder og kursus af arbejdsmæssig karakter, men

14 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 13 der er ikke aftalt nærmere fælles retningslinjer om tid. Det fremgår endvidere, at lederen kan give tjenestefrihed Dagen før eksamen og eksamensdagen i forbindelse med kurser, som er relevante såvel i henseende til arbejdsstedets arbejdsopgaver som til ansøgerens egne nuværende og fremtidige arbejdsopgaver. Tilsvarende frihed kan gives i forbindelse med eksamenslignende situationer - afløsningsopgaver. Det overlades til lederen - på baggrund af undervisningsstedets vurdering - at give frihed dog max. 3 Retningslinjerne om tjenestefrihed findes i sin helhed på HR-portalen Hovedudvalget drøfter retningslinjerne. Det blev drøftet hvilke retningslinjer vi har - eller ikke har - omkring hvad der gælder i forhold til uddannelse. Der blev gjort opmærksom på, at der står noget i den gamle personalehåndbog for rådhuset, som der er en opfattelse af er gældende generelt for Odder Kommune. Punktet tages op på næste møde, med et bud fra HR teamet på, hvad der gælder, også i forhold til hvad der gælder i forhold til forskellige overenskomster. 12. Eventuelt Doknr.: Sagsnr.: Ingen bemærkninger 13. Til efterretning Doknr.: Sagsnr.:

15 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 14 Bilag fra møde den i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur fra Møde i områdeudvalgfet d. 14. september torsdag den 28. september OU Teknik bemærkning til årshjul fra OU BUK, som er meget inspirende. 14. Evaluering af mødet (301117) Doknr.: Sagsnr.: Der afsættes 5 minutter til punktet Hovedudvalget evaluerer dagens møde med udgangspunkt i følgende spørgsmål: Hvad fungerede godt? Hvad skal forbedres? Hvad skal særligt kommunikeres fra mødet og hvordan? Ingen bemærkninger. 15. Godkendelse af lokal MED-organisering Parkvejens skole/ungdomsskolen Doknr.:

16 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 15 Sagsnr.: Punktet er til beslutning Der afsættes 5 minutter til punktet Baggrund for sagen I forlængelse af etablering af fælles ledelse mellem Parkvejens skole og Ungdomsskolen har de lokale MED-udvalgt drøftet betydningen for organisering af lokalt MED-udvalg. Parkvejens skole/ungdomsskolen har på baggrund heraf fremsendt forslag til organisering af ét fælles MEDudvalg. Forslaget skal endeligt godkendes af Hovedudvalget. Forslaget er vedlagt som bilag. Hovedudvalget drøfter forslaget med MED-organisering på Parkvejens skole/ungdomsskolen med henblik på godkendelse. Bilag Fælles_MED_udvalg_november_2017 Parkvejens skole og Ungdomsskolen Punktet nåede ikke at blive behandlet. Formand og næstformand gives kompetence til at behandle forslaget fra Parkvejens skole/ungdomsskolen, således at de ikke skal vente med tilbagemelding til efter næste møde i Hovedudvalget.

17 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 16 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stounbjerg Thomas Jørgensen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Viki Kjær Madsen Lone Bay Torben B. Nielsen Jette Harlund Hanne Fleron Lene Bertram Fischer Bodil Jeppesen

18 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side i Samlet bilagsliste Godkendelse af referat fra sidste møde Forretningsorden for Hovedudvalget godkendt Vold, trusler og chikane, herunder digital chikane BorgmesterbrevHKKommunal Opfølgning på Hovedudvalgets temamøde 2017 Hovedudvalget - kerneopgave og fokusområder Aftale om principper for tillidsvalgtes vilkår Principper for tillidsvalgtes vilkår i Odder Kommune 2017 Aftale om principper for tillidsvalgtes vilkår Principper for tillidsvalgtes vilkår, praksiseksempler Valg til Feriefondens bestyrelse Bilag til valg til feriefondens bestyrelse 2017 Ligestillingsredegørelse 2017 ligestillingsrapport 2017 Ligestillingsredegørelse 2017 udfyldt spørgeskema til ligestillingsstatistik 2017 Til efterretning fra møde den i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Til efterretning fra Møde i områdeudvalgfet d. 14. september Til efterretning torsdag den 28. september 2017 Til efterretning OU Teknik Godkendelse af lokal MED-organisering Parkvejens skole/ungdomsskolen Fælles_MED_udvalg_november_2017 Parkvejens skole og Ungdomsskolen

19 HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side ii