Hovedudvalg. Referat. Den 28. august Tidspunkt: 10:00-13:00. Sted: Rådhuset

Transkript

1 Hovedudvalg Den 28. august 2017 Tidspunkt: 10:00-13:00 Sted: Rådhuset Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Morten Møller, Anne Stenbæk, Ole Stounbjerg, Laila Dueholm (suppl. for Rikke Liboriussen), Jonas T. Sørensen, Viki Kjær Madsen, Sten Andersen (suppl. for Lone Bay), Torben B. Nielsen, Jette Harlund, Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer, Bodil Jeppesen Thomas Jørgensen, Lone Bay, Rikke Liboriussen

2 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendelse af dagsorden Hovedudvalgets samarbejde og opgaver i valgperioden Til og fra Direktionen Status vedr. budgetproces Opfølgning på fællesmødet med Økonomiudvalget Status på arbejdsmiljøarbejdet Fortolkning af forhandlingskompetence i henhold til aftale om TR vilkår Ændring af tjenestested i ansættelsesbreve og betydning for jobpuljen Trivselsmåling Kommunikationsplan og Hovedudvalgets rolle Hovedudvalgets temamøde Valg af nye medlemmer til effektiviseringsstyregruppen Udvidelse af medarbejderrepræsentationen i Områdeudvalg for Social og Sundhed Eventuelt Til efterretning Underskriftsark Samlet bilagsliste... i

3 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet. et blev godkendt uden bemærkninger 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet Dagsorden godkendt. I forhold til konstituering fortsætter Lone Bay som næstformand. Torben Nielsen er substitut indtil Lone er tilbage. 3. Hovedudvalgets samarbejde og opgaver i valgperioden Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 30 minutter til punktet. Resume Hovedudvalgets møde den 28. august er således det første ordinære møde i den nye valgperiode. Med henblik på at fastlægge forretningsor-

4 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 3 den og årshjul drøfter Hovedudvalget ønsker til samarbejde, mødeform og opgaver i valgperioden. Baggrund for sagen Den nye valgperiode for MED-organisationen er trådt i kraft den 1. august 2017 og løber frem til 31. marts Mødet den 28. august er således det første ordinære møde i Hovedudvalget. Det er vigtigt, at det nye Hovedudvalg bliver godt onboardet sammen dvs. kommer godt ombord og får det bedste afsæt for de kommende års samarbejde og arbejde i udvalget. På den baggrund drøfter Hoveududvalget hvordan udvalget ønsker at arbejde og samarbejde i den kommende periode. Udvalgets forretningsorden og årshjul er hjælperedskaber for udvalget i arbejdet, og nuværende forretningsorden og årshjul vedlægges som bilag. Hovedudvalget drøfter og beslutter Hovedudvalget drøfter og beslutter med afsæt i følgende spørgsmål: Hvordan vil vi gerne samarbejde? Hvad vil vi opnå sammen over de næste fire år? Hvilken mødeform ønsker udvalget: o Hvor mange møder om året? o Varighed af møder? o Afvikling af møder? o På baggrund af Hovedudvalgets beslutninger foretages efterfølgende eventuelle nødvendige tilpasninger af forretningsordenen. Hovedudvalget kan evt. vælge af lade nogle af overstående spørgsmål indgå i det kommende temamøde i september måned. Bilag forretningsorden for Hovedudvalget, revideret HovedUdvalgets årshjul 2017, UDKAST Udvalget var enige om, at arbejde videre med spørgsmålene om, hvordan udvalget ønsker at samarbejde, hvad vi skal lykkes med sammen og hvilke mål vi ønsker for perioden på temamødet i september. Samarbejdet med det politiske niveau er udbygget i den seneste periode, således at der afholdes to årlige møder med Økonomiudvalget. Det-

5 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 4 te udbygges i den kommende periode således, at der også arrangeres fællesmøder mellem Områdeudvalgene og de enkelte fagudvalg. Der var enighed om at være opmærksomhed på overholdelse af tidsrammen - møderne skal være effektive og tidsrammen overholdes. Fra medarbejdersiden blev der givet udtryk for, kan være emner som kræver, at man som medarbejderrepræsentant får yderligere indsigt inden man kan være klar til at drøfte det på selve Hovedudvalgsmødet. I dagsordenssystemet kan man dele kommentarer med udvalgte, så det giver også mulighed for at dele kommenterer med hinanden. Dette kan også medvirke til en bedre og mere effektiv udnyttelse af formøder. Der blev udtrykt ønske om at der på næste møde gives en kort gennemgang af First Agenda og tips og tricks hertil. Årshjulet er dynamisk og tilpasses løbende, men fungerer som et rettesnor for udvalgets arbejde og emner. 4. Til og fra Direktionen Doknr.: Sagsnr.: Til information og drøftelse. Der afsættes 10 minutter til punktet Henning orienterede om, at Anette Marqvardsen stopper som chef i Teknik & Miljø, da hun har fået nyt job. Der igangsættes en rekrutteringsproces med henblik på at ansætte en ny teknisk chef, forventeligt pr. 1. januar Etabering af Fælles drift og serviceenhed (tidl. Ejendomscenter). Direktionen har behandlet et oplæg fra den styregruppe der har arbejdet med et forslag til etablering af ejendomscenter. Forslaget var meget omfattende, men Direktionen har ikke ønsket at gennemføre den "fulde model", men har besluttet, at der etableres en Fælles Drift og Serviceenhed hvor alle tekniske servicemedarbejdere (pedeller) samles i en enhed med referece til Driftschef Leo Kristoffersen. Dog således at man fortsat arbejder på nuværende arbejdssted indtil videre. Der nedsættes en arbejdsgruppe med Leo som formand, der udarbejder et forslag til organisations- og samarbejdsform. Det forventes, at den nye enhed kan etableres pr. 1. april 2018.

6 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 5 Status på arbejdet med effektiviseringstema vedr. administration (Tema 2 i effektiviserings- og besparelseskataloget). Der er indgået aftale med PWC om at udarbejde en række anbefalinger til Odder Kommune på baggrund af det analysearbejde, vi selv har foretaget samt deres viden om optimering af administration i øvrigt. Organisering af ledelsesstrukturen på skoleområdet / landsbyordninger De nye ledelsesteams er nu på plads. Der arbejdes hen over efteråret med at de nye ledelsesteams kommer godt igang. Information om besøg af innovationsminister Sofie Løhde Ministeren besøger Odder den 27. november og det er valgt, at besøget bliver tilrettelagt konkret på Social-, Sundheds- og Beskæftigelsesområdet. 5. Status vedr. budgetproces Doknr.: Sagsnr.: Punktet er generelt til information og drøftelse dog til beslutning i forhold til evt. justering af procedureretningslinje. Der afsættes 20 minutter til punktet. Resume Hovedudvalget informeres om og drøfter status vedr. budgetproces. På baggrund af input fra Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur drøfter Hovedudvalgets endvidere MED-systemets rolle i forhold til budgetprocessen samt om der er behov for ændringer af procedureretningslinjen vedr. Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Baggrund for sagen I forbindelse med budgetprocessen for drøfter Hovedudvalget status herfor. Områdeudvalget har på deres møde i juni måned evalueret udvalgets/med-systemets rolle i forhold til budget 2017, og har på den baggrund udarbejdet input til Hovedudvalget i relation hertil. I henhold til Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse skal der udarbejdes tre procedureretningslinjer, som bilag til den lokale MED-aftale. Den ene af disse retningslinjer omhandler Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Der kan på baggrund af Hovedudvalgets drøftelse være behov for tilpasninger af procedureretningslinjen.

7 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 6 Hovedudvalget drøfter og beslutter Hovedudvalget drøfter status for budgetprocessen. Hovedudvalget drøfter input fra Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur til MED-systemets inddragelse i budgetprocessen og beslutter om der på baggrund af drøftelsen skal ske tilpasninger af procedureretningslinjen. Endvidere beslutter Hovedudvalget hvordan eventuelle tilpasninger udarbejdes (f.eks. arbejdsgruppe eller oplæg fra Ledelse & Udvikling til næste møde). Bilag Input fra Områdeudvalg BUK vedr. budgetproces Bilag 3 til MED-aftale 2012, Procedureretningslinjer Konklusion i forhold til budget 2017 er at vi holder budgettet. Der blev afholdt borgermøde torsdag den 24. august. Der har i tilrettelæggelsen af borgermødet også været borgerinddragelse, og det er oplevelsen, at det fungerede godt. Kommunernes økonomiaftale med regeringen betyder, at vi har et råderum i Odder på ca. 40 mio. Vi har en udfordring i forhold til en stigning i antallet af sårbare børn og unge, som betyder, at der ligger et forslag til at anvende ca. 7 mio. i 2018 til området. Forslaget indebærer, at der over en årrække investeres i alt ca. 15 mio. i området. Det er vigtigt at opgaven ses i et helhedsperspektiv over tid helt fra 0-6 års området til voksenområdet. Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur har udarbejdet input til Hovedudvaget med anbefalinger til, hvad man skal holde fast i i forhold til inddragelse af MED-systemet i budgetprocessen, og hvad der med fordel af udvikles på. Der indgik også et forslag om, at der i højere grad en hidtil kommer et øget fokus på budgetopfølning på alle niveauer i MED-systemet, således at alle MED-niveauer har en indsigt i hvordan det står til med budgettet / økonomien. Dette kan indarbejdes i årshjulene. Anbefaling til at de kommende møder mellem OU'erne og de politiske udvalg får et fagligt sigte og ikke blive en del af budgetprocessen. Hovedudvalget opfordrer til at man på alle niveauer indarbejder økonomi/budgetopfølgning som en fast del af årshjulene for MED-udvalgene. Dette skrives ind i procedureretningslinjen (bilag 3 til MED-aftalen).

8 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 7 Budgetopfølning fra Økonomi sendes fremadrettet også til Hovedudvalget (udarbejdes månedligt af Økonomi). Det handler også om at medarbejdersiden kan få lidt mere indsigt og forståelse af økonomiopfølning. 6. Opfølgning på fællesmødet med Økonomiudvalget Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 20 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget og Økonomiudvalget afholdt årets andet fællesmøde den 14. august. På mødet blev bl.a. berørt følgende emner: Hvordan kan vi arbejde med det fælles vi? Kompetenceudvikling som strategisk indsats Den attraktive arbejdsplads Hovedudvalget drøfter Hovedudvalget drøfter generelt oplevelser fra mødet med Økonomiudvalget og særligt om der er nogle af de berørte emner, som Hovedudvalget ønsker at arbejde videre med. Der blev givet udtryk for et godt møde med Økonimiudvalget og at fællesmøderne har udviklet sig over tid. Der var enighed om at alle de tre temaer også tages med på temamødet i Hovedudvalget, til en drøftelse og forståelse af, hvordan vi kan arbejde videre med de enkelte temaer. 7. Status på arbejdsmiljøarbejdet Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 15 minutter til punktet.

9 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 8 Sygefravær Samlet for Odder Kommune ses et fald i sygefraværet for perioden januar-juli 2017 målt mod samme periode i Det er tale om fald i både korttidsfravær og langtidsfravær. Det samlede fald dækker dog over variationer i forhold til de forskellige områder. De mest markante fald ses i grupperne: BCF, Voksne handicappede og Tandplejen/Musikskole/Biblioteket, mens Rådhuset tegner sig for den største stigning i fraværet. Opfølgning på intern audit første halvår 2017 Ledelse og Udvikling har gennemført intern arbejdsmiljøaudit på seks arbejdspladser i første halvår. Der har som vedtaget af Hovedudvalget været fokus på følgende temaer ved audit: Psykisk arbejdsmiljø Håndtering af sygefravær Vold og trusler APV Det generelle billede er, at der arbejdes godt og systematisk med arbejdsmiljøarbejdet. Et opmærksomhedspunkt er, at vold og trusler alle steder fylder en del, og der ses en tendens til at der mangler en fælles forståelse af, hvornår der er tale om krænkelser, samt hvornår og hvordan disse registreres. Generelle styrker og opmærksomhedspunkter er beskrevet i halvårsrapporten, der er vedlagt som bilag. De enkelte auditrapporter er fremsendt til de respektive Områdeudvalg efter gennemført audit. Auditrapporterne for de enkelte arbejdspladser vedlægges til Hovedudvalget til orientering. Status på besøg af Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har den 15. august været på risikobaseret tilsyn på Bronzealdervej, hvor der er givet en grøn smiley. Arbejdstilsynet har i maj fremsendt varsling af risikobaseret tilsyn i Vennelund. Besøget er endnu ikke gennemført. Der er i august modtaget varslinger om besøg på Hou Skole og Saksild Børnehus. Derudover afventer genbesøg på BFC og Skovbakken som opfølgning på tidligere tilsynsbesøg. Der er ingen udestående påbud fra tidligere besøg på vores arbejdspladser. Halvårsstatus på anvendelse af psykologordning Halvårsrapporten fra Falck Healthcare viser et markant fald i henvisninger om psykologbistand. I første halvår 2017 har der i alt været 32 samtaleforløb/sager mod 43 i første halvår Af de 32 sager er 18 arbejdsrelaterede: 8 sager er relateret til voldsomme hændelser, 8 til stress og udbrændthed og 2 til funktionsproblemer. Til sammenligning var der 29 arbejdsrelaterede sager i samme periode i 2016, hvoraf de 15 var relateret til stress og udbrændthed og 9 til voldsomme hændelser.

10 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 9 Faldet i henvisninger kan både skyldes et generelt mindre behov for psykologbistand, men kan muligvis også være et udtryk for, at vi særligt i relation til stress og udbrændthed i højere grad anvender kommunens egne tilbud via Jobcentet. Bilag Halvårsrapport intern audit første halvår Rapport for intern audit i Hjemmeplejen Rapport for intern audit på Stenslundcentret Rapport for intern audit i Hou skole og Børnehus Rapport for intern audit i Tandplejen Rapport for intern audit i Krible Krable Huset Vestermarkskolen intern auditrapport Udvikling i sygefravær januar til juli Oversigt over AT tilsyn 2017 version På baggrund af de audits der er genemført i første halvår er vurderingen, at der generelt holdes fast i det systematiske arbejdsmiljøarbejde, som vi fik opbygget i årene med certificeringen. Der blev givet udtryk for tilfredshed med, at generelle konklusioner og betragtninger fra auditorerne samles i en halvårsrapport, og at viden kan deles i forhold til at inspirere hinanden i arbejdsmiljøarbejdet på tværs. I forhold til psykologordningen, blev det bemærket, at det er positivt at der er fald i anvendelsen af ordningen - men det er ikke nødvendigvis et udtryk for at derfx er færre stresssramte. Proces God Dialog har givet anledning til en øget opmærksomhed på tilbud i eget regi er via Jobcentret, der tilbyder stressforløb for kommunens egne borgere, og dermed også ansatte som også er borgere i Odder. HR og Jobcentret er i dialog om, hvordan vi evt. kan anvende tilbuddet også til ansatte, som ikke bor i Odder Kommune.

11 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side Fortolkning af forhandlingskompetence i henhold til aftale om TR vilkår Doknr.: Sagsnr.: Resume Punktet er til beslutning. Der afsættes 20 minutter til punktet. I forbindelse med forhandling vedr. FTR aftale er der opstået uklarhed om rammerne for den tid der tildeles, når forhandlingskompetencen tillægges flere niveauer. Aftalen om TR vilkår er udarbejdet af Hovedudvalget, som derfor også har kompetencen til fortolkning af aftalen. Baggrund for sagen I 2008 vedtog Hovedudvalget Aftale om principper for tillidsrepræsentanternes vilkår i Odder Kommune i den nuværende form. På daværende tidspunkt var det en obligatorisk opgave for Hovedudvalget i henhold til Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse. Dette er i forbindelse med indgåelse af overenskomsten i 2011 ikke længere obligatorisk, men Hovedudvalget kan drøfte principper for tillidsrepræsentanters vilkår. Af den nuværende aftale fremgår, at der gives 1 time årligt pr. medlem til tillidsrepræsentanter med forhandlingskompetence. Det fremgår dog ikke konkret hvorledes forhandlingskompetencen tildeles, såfremt den faglige organisation har uddelegeret forhandlingskompetence både til tillidsrepræsentanter og fællestillidsrepræsentant. Der er behov for en fælles forståelse og fortolkning af principperne vedr. tidsanvendelse ifm. forhandlingskompetence. Da det er Hovedudvalget, der har indgået aftalen er det også alene Hovedudvalget der kan fortolke bestemmelserne i aftalen. Hovedudvalget drøfter og beslutter Hovedudvalget drøfter spørgsmålet om tildeling af tid ved tillagt forhandlingskompetence, særligt når kompetencen tillægges flere niveauer, med henblik på en fælles forståelse af tildeling af tid til hhv. TR og FTR. Såfremt Hovedudvalget ikke kan nå frem til en fælles forståelse beslutter Hovedudvalget, hvad der så skal ske. Der kan peges på forskellige muligheder, herunder: Punktet vedr. forhandlingskompetence tages ud af vilkårsaftalen, og fastlægges alene ved forhandling med de enkelte faglige organisationer i konkrete situationer. Der nedsættes en arbejdsgruppe, som udarbejder et forslag til en revideret aftale, som endeligt vedtages af det samlede Hovedudvalg. Aftalen opsiges, og vilkår aftales alene med de faglige organisationer i konkrete tilfælde.

12 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 11 Bilag Aftale om principper for tillidsrepræsentanters vilkår Hovedudvalget besluttede, at nedsætte en arbejdsgruppe, der udarbejder et forslag til en revideret rammeaftale som helhed. Ambitionen er, at der foreligger et forslag til endelig godkendelse på Hovedudvalgets møde den 9. oktober Arbejdsgruppe består af: Rikke Liboriussen Torben Nielsen Lone Bay Bodil Jeppesen Morten Møller Karsten Poulsen 9. Ændring af tjenestested i ansættelsesbreve og betydning for jobpuljen Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning for så vidt angår procedure for jobpuljen. Der afsættes 20 minutter til punktet. Resume Direktionen har på deres møde den 6. juni besluttet, at man ønsker fremadrettet at ændre ansættelsesområdet for ansatte i Odder Kommune. Det vil medføre, at det fremadrettet fremgår af ansættelsesbrevet, at man ansættes i Odder Kommune med tjeneste indtil videre ved xxinstituion. Ændringen har betydning for retten og pligten til omplacering i forbindelse med personalereduktioner som følge af besparelser m.m. Dette har endvidere betydning for den nuværende jobpuljeordning. Baggrund for sagen Hidtil er det fremgået af den enkelte medarbejders ansættelsesbrev, at vedkommende er ansat på den enkelte institution (dog har det tidligere Ældreservice været betragtet som ét ansættelsesområdet). Det har betydet, at der i forbindelse med personalereduktioner som følge af be-

13 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 12 sparelser, faldende børnetal m.v. kun i begrænset omfang er sket omplacering af medarbejdere til andre arbejdspladser med ledige stillinger. Jobpuljeordningen har sikret, at ledige stillinger kan søges af medarbejdere i jobpuljen forinden de slås op eksternt, men der er ikke knyttet forpligtigelse til ansættelse af medarbejder fra jobpuljen hertil. Den hidtidige praksis er mindre hensigtsmæssig af flere grunde. Dels er Odder Kommune juridisk set én arbejdsgiver, og der ligger heri en forpligtelse til at søge omplacering af medarbejdere forinden afskedigelse af medarbejdere som følge af besparelser m.v. Dels begrænser den også arbejdsgiverens mulighed for omplacering af medarbejdere. Direktionen ønsker derfor at ansættelsesområdet fremadrettet ændres således, at medarbejdere ansættes i Odder Kommune. Ændringen medfører, at det for medarbejdere, der ansættes efter xx.xx.2017 fremgår af ansættelsesbrevet, at de er ansat ved Odder Kommune med tjeneste indtil videre ved xx-institution. Der er ikke truffet beslutning om at udarbejde tillæg til nuværende ansattes ansættelsesbreve, men i praksis vil det være meget vanskeligt at administrere forskellige forpligtelser i forbindelse med omplaceringer, hvorfor det er Ledelse & Udviklings anbefaling, at alle medarbejdere omfattes af den nye praksis. Ændringen vil betyde en tilpasning af jobpuljeordningen. Først og fremmest skal mulighederne for omplacering undersøges forinden en medarbejder afskediges pga. besparelser m.v. Opstår der en ledig stilling på en institution/afdeling betyder omvendt, at der, forinden jobbet kan opslås eksternt, skal ske en afdækning internt i denne rækkefølge: Det undersøges om der er aktuelt er uopsagte medarbejdere indenfor faggruppen, som skal omplaceres pga. besparelser/nednormeringer Det undersøges om der er opsagte medarbejdere i jobpuljen, som skal tilbydes jobbet. Såfremt der alene er én medarbejder i den pågældende faggruppe i jobpuljen, skal vedkommende tilbydes jobbet uden opslag under forudsætning af, at vedkommende er fagligt kvalificeret. Såfremt der er flere medarbejdere i jobpuljen (indenfor fagområdet?) slås stillingen op internt. Hvis medarbejdere fra jobpuljen vælger at søge den ledige stilling, forpligtes lederen til at ansætte en af disse (under forudsætning af, at de er fagligt kvalificerede). Ændringen betyder, at der er behov for at Hovedudvalget drøfter en række principielle spørgsmål i forhold til jobpuljeordningen: I dag er der ingen afgrænsning af, hvilket fagområde medarbejdere i jobpuljen kan søge job indenfor. Er der behov for at ændre dette, når ledere fremover forpligtes til at ansætte medarbejdere fra jobpuljen ved stillingsledighed? Hvis der konkret er flere medarbejdere, der skal søges omplaceret end der er ledige stillinger, hvilke principper skal så være

14 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 13 gældende for hvem der tilbydes omplacering og hvem der opsiges? Hvis der konkret er flere ledige stillinger end der er medarbejdere, der skal søges omplaceret, hvilke principper skal så være gældende for, hvor medarbejderen omplaceres til? I dag er opsagte medarbejdere omfattet af jobpuljen i op til 6 måneder efter fratrædelse skal det fortsat være gældende? Hvis en medarbejder i jobpuljen tilbydes ansættelse i et ledigt job, men takker nej, skal vedkommende så fortsat være omfattet af jobpuljen? Endvidere må følge af den ændrede praksis i forhold til tjenestested, at medarbejdere der omplaceres eller ansættes fra jobpuljen ikke er omfattet af prøvetid, med mindre ansættelsen først sker efter medarbejderen er fratrådt fra Odder Kommune (efter udløb af opsigelsesvarslet). I dag indeholder proceduren for jobpuljen et særligt afsnit om overgangsordning i forhold til dagplejere. Overgangsordningen udløb den 30. juni 2017, hvorfor dette afsnit ikke længere er aktuelt. Hovedudvalget drøfter og beslutter Hovedudvalget drøfter direktionens ønske om ændring af ansættelsesområde og beslutter hvordan de justeringer, der er behov for i forhold til jobpuljen foretages, herunder om der nedsættes en arbejdsgruppe, der bistået af Ledelse & Udvikling udarbejder et forslag til endelig godkendelse i Hovedudvalget. Bilag Procedure for jobpulje i Odder Kommune Der var generelt opbakning til Direktionens beslutning om at ændre ansættelsesområdet ædres fremadrettet. Det præciseres, at omplaceringsforpligtelsen og jobpuljen alene omfatter situationer hvor der sker nednormeringer eller besparelser, som hidtil. I forhold til jobpuljen blev det i øvrigt bemærket, at det skal overvejes at indskrive, at medarbejdere i jobpuljen fremadrettet fortrinsvis kan søge jobs indenfor eget fagområde. Det blev besluttet, at der til næste møde udarbejdes et forslag til justeret procedure for jobpuljen til endelig godkendelse i Hovedudvalget. Jette Lorenzen og Ulla Salling udarbejder i fællesskab udkastet.

15 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side Trivselsmåling Kommunikationsplan og Hovedudvalgets rolle Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 30 minutter til punktet. Resume Trivselsmålingen gennemføres i oktober 2017 og resultatet foreligger ultimo november. Der er udarbejdet en kommunikationsplan for den kommende proces, som drøftes og godkendes endeligt af Hovedudvalget. Hovedudvalget tager samtidig stilling til udvalgets rolle i forbindelse med kommunikation i forhold til trivselsmålingen. Baggrund for sagen En høj deltagergrad er væsentlig for at resultatet af trivselsmålingen bliver så anvendeligt som muligt. Kommunikation om målingen og dens anvendelse er afgørende for deltagelsen. Gennemførelse af trivselsmålinger, APV og lederfeedback er et fælles anliggende, og det er således vigtigt, at der opnås ejerskab i hele MEDorganisationen. Derfor har ledere og tillidsvalgte i fællesskab en væsentlig rolle i kommunikationen om målingen. Ledelse & Udvikling har udarbejdet en kommunikationsplan for processen til endelig godkendelse i Hovedudvalget. Det er i den forbindelse vigtigt, at Hovedudvalget tager stilling til udvalgets egen rolle i forhold til kommunikation om målingen. Hovedudvalget drøfter og beslutter Hovedudvalget drøfter og godkender kommunikationsplanen for trivselsmåling Hovedudvalget drøfter og beslutter, hvilken rolle udvalget spiller i forhold til kommunikation, herunder hvordan og til hvem udvalget kommunikerer om målingen. Bilag Kommunikationsplan Tidsplan

16 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 15 Det blev besluttet, at der i lighed med tidligere år gennemføres konkurrence om den højeste svarprocent. der skelnes i konkurrencen mellem store og små arbejdspladser - og der udloddes et beløb på kr. til små arbejdspladser og kr. til store arbejdspladser. Beløbet skal anvendes til et trivselsarrangement for arbejdspladsen. Den arbejdsplads med den højeste svarprocent i hver kategori vinder. Hvis flere arbejdspladser har samme svarprocent trækkes lod. Det var enig om, at det er vigtigt, at målingen og mulighed for at svare indenfor arbejdstiden bliver prioriteret lokalt så vi sammen lykkes med at få svarprocenten så højt op som muligt. Hovedudvalget godkendte kommunikationsplanen og gav udtryk for, at det var en udførlig plan, der giver et godt overblik. Det blev drøftet, at der fortsat er medarbejdere, der er bekymret for anonymiteten. For at imødekomme denne bekymring indgår baggrundsspørgsmål om alder, køn og anciennitet ikke i den kommende undersøgelse. 11. Hovedudvalgets temamøde 2017 Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 15 minutter til punktet. Resume Hovedudvalget afholder det årlige temamøde den 21. september. Udvalget drøfter ønsker til temaer for mødet. Baggrund for sagen Hovedudvalgets temamøde afholdes i 2017 som en enkelt dag som afholdes den 21. september. Temadagen giver udvalget mulighed for at arbejde mere grundigt med enkelte temaer, end der er mulighed for på de ordinære møder. Der udvælges 2-3 temaer som Hovedudvalget vil arbejde med på dagen. Mulige temaer kunne være: Hvad skal Hovedudvalget lykkes med sammen de næste 4 år? Herunder kan evt. inddrages emner fra drøftelserne med Økonomiudvalget Hvordan vil vi fremadrettet arbejde med sundhed /sundhedsordning. Hovedudvalget har tidligere aftalt en drøftelse heraf. Arbejdsmiljømål frem mod Hovedudvalget besluttede i forbindelse med vedtagelsen af arbejdsmiljømål for

17 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 16 at igangsætte en proces for hvordan målene skal se ud frem mod Hovedudvalget drøfter og beslutter Hovedudvalget drøfter og beslutter temaer for det årlige temamøde. Udvalget besluttede, at de temaer der var nævnt i dagsordenspunktet skal indgå i programmet for temadagen. Derudover indarbejdes de spørgsmål som er beskrevet i punktet om Hovedudvalgets samarbejde og opgaver samt emnerne fra fællesmødet med Økonomiudvalget. Formand og næstformand udarbejder endeligt program for dagen i samarbejde med HR. 12. Valg af nye medlemmer til effektiviseringsstyregruppen Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 10 minutter til punktet Resume Som følge af nyvalg til MED-organisationen er tre medlemmer udpeget af det tidligere Hovedudvalg udtrådt af effektiviseringsstyregruppen. Der skal således vælges nye repræsentanter til erstatning herfor. Baggrund for sagen Effektiviseringsstyregruppe består for nuværende af: Direktør Karsten Poulsen IT chef Jan Møller Økonomichef Jørgen Bruun Sundhed- og Omsorgschef Anne Stenbæk HU medarbejderrepræsentant Torben Nielsen Kommunikationschef Rasmus Blicher Økonomikonsulent Mads V. Stigaard Chefkonsulent Mette Lunau Larsen Herudover har følgende været udpeget i regi af Hovedudvalget, men er stoppet i udvalget pr. 1. august 2017: Leder Gylling skole og Børnehus Erik Bjerrum

18 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 17 Driftschef Leo Kristoffersen Medarbejderrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant Christa Jacobsen Hovedudvalget drøfter og beslutter Hovedudvalget vælger/udpeger nye medlemmer til effektiviseringsstyregruppe til erstatning for de tre udtrådte medlemmer. Fra ledelsesside er Anne Stenbæk allerede repræsenteret i styregruppen. Der peges ikke på yderligere ledelsesrepræsentanter. Medarbejdersiden melder tilbage om, hvem de peger på til styregruppen ud over Torben Nielsen. 13. Udvidelse af medarbejderrepræsentationen i Områdeudvalg for Social og Sundhed Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 5 minutter til punktet. Baggrund for sagen I Områdeudvalget for Social og Sundhed er det specialiserede socialområde p.t. repræsenteret med én medarbejderrepræsentant. Udvalget har et fælles ønsker om i denne valgperiode at udvide medarbejderrepræsentationen med endnu et medlem, for at sikre bredest mulig dækning af området. Udvalget vil i slutningen af valgperioden evaluere repræsentationen med henblik på en evt. beslutning om permanent udvidelse af medarbejderrepræsentationen i udvalget og heraf følgende tilpasning af MEDaftalen. Områdeudvalget anmoder således Hovedudvalgt om at godkende, at Områdeudvalget for Social og Sundhed udvides med en ekstra medarbejderrepræsentant fra det specialiserede socialområde i indeværende valgperiode. Hovedudvalget beslutter

19 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 18 Hovedudvalget beslutter hvorvidt Områdeudvalgets anmodning om udvidelse af medarbejderrepræsentationen godkendes. Godkendt. 14. Eventuelt Doknr.: Sagsnr.: Fra næste møde indgår "evaluering af mødet" som fast punkt - med en række korte underspørgsmål. 15. Til efterretning Doknr.: Sagsnr.: Bilag fra møde den i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur fra mødet den 2. maj torsdag den 15. juni fra møde d. 14. juni

20 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 19 Taget til efterretning

21 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side 20 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stounbjerg Thomas Jørgensen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Viki Kjær Madsen Lone Bay Torben B. Nielsen Jette Harlund Hanne Fleron Lene Bertram Fischer Bodil Jeppesen

22 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side i Samlet bilagsliste Hovedudvalgets samarbejde og opgaver i valgperioden forretningsorden for Hovedudvalget, revideret 2015 Hovedudvalgets samarbejde og opgaver i valgperioden HovedUdvalgets årshjul 2017, UDKAST Status vedr. budgetproces Input fra Områdeudvalg BUK vedr. budgetproces Status vedr. budgetproces Bilag 3 til MED-aftale 2012, Procedureretningslinjer Status på arbejdsmiljøarbejdet Halvårsrapport intern audit første halvår 2017 Status på arbejdsmiljøarbejdet Rapport for intern audit i Hjemmeplejen Status på arbejdsmiljøarbejdet Rapport for intern audit på Stenslundcentret Status på arbejdsmiljøarbejdet Rapport for intern audit i Hou skole og Børnehus Status på arbejdsmiljøarbejdet Rapport for intern audit i Tandplejen Status på arbejdsmiljøarbejdet Rapport for intern audit i Krible Krable Huset Status på arbejdsmiljøarbejdet Vestermarkskolen intern auditrapport 2017 Status på arbejdsmiljøarbejdet Udvikling i sygefravær januar til juli 2017 Status på arbejdsmiljøarbejdet Oversigt over AT tilsyn 2017 version 2 Fortolkning af forhandlingskompetence i henhold til aftale om TR vilkår Aftale om principper for tillidsrepræsentanters vilkår

23 Hovedudvalg, den 28. august 2017 Side ii Ændring af tjenestested i ansættelsesbreve og betydning for jobpuljen Procedure for jobpulje i Odder Kommune Trivselsmåling Kommunikationsplan og Hovedudvalgets rolle Kommunikationsplan Trivselsmåling Kommunikationsplan og Hovedudvalgets rolle Tidsplan Til efterretning fra møde den i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Til efterretning fra mødet den 2. maj 2017 Til efterretning torsdag den 15. juni 2017 Til efterretning fra møde d. 14. juni