Referat af møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 5. marts 2018 kl på Odder Rådhus, Byrådssalen

Transkript

1 Medlemmer: Referat af møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 5. marts 2018 kl på Odder Rådhus, Byrådssalen Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Jette Schæfer, Dan Gjerrild Søgaard, Peter Christensen Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Anne Grau, Birgit Elkær Hegelund, Helle K. Nielsen, Sten Andersen, Rikke Liboriussen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam, Hanne Fleron Referent: Malene Nørgård Jensen Afbud: Torben Frederiksen Dagsorden: 1. Arbejdet med hverdagseffektiviseringer til information og drøftelse (30 min.) OmrådeUdvalget besluttede på møde den 31. oktober 2016 at invitere lokale MED-udvalg til dialog om arbejdet med hverdagseffektiviseringer. Vestskolen deltager under dette punkt med et oplæg, og der vil efterfølgende være mulighed for dialog. Aflyst 2. Godkendelse af referat fra sidste møde (2 min.) Bilag: Referat fra møde den 11. december 2017, dok. nr Godkendt 3. Godkendelse af dagsorden (2 min.) Godkendt med den bemærkning, at punkt 1 aflyses. 4. Orientering fra formand og næstformand (10 min.) Jobpulje Primo februar 2018 er der tre medarbejdere i jobpuljen, som alle henhører under Børn, Unge og Kultur området. De tre medarbejdere fordeler sig med en fra BUPL og to fra FOA. Principper for tillidsvalgtes vilkår I henhold til bestemmelser i Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse har HovedUdvalget den 30. november 2017 vedtaget principper for tillidsvalgtes vilkår i Odder Dokumentnr.: side 1

2 Kommune. Principperne danner grundlag for de konkrete aftaler om tillidsvalgtes vilkår på de enkelte arbejdspladser. Sikring af tillidsvalgtes vilkår og den nødvendige og tilstrækkelige tid til hvervet kan udfoldes på mange måder i praksis. Som fælles videndeling og inspiration er der udarbejdet et bilag til principperne, som beskriver en række eksempler på god praksis. Bilaget administreres af en arbejdsgruppe under HovedUdvalget og opdateres løbende i takt med, at lokale ledere og tillidsvalgte i fællesskab giver input til bilaget. Bilag: Principper for tillidsvalgtes vilkår i Odder Kommune, dok.nr Lokal MED-struktur på skoleområdet HovedUdvalget godkendte på møde den 9. oktober 2017 ny MED-struktur for Vestskolen, og den 26. februar 2018 behandler HovedUdvalget oplæg til ny MED-struktur på Parkvejens Skole/Ungdomsskolen. I Landsbyordningerne er der igangsat en proces med henblik på et fælles oplæg til ny MED-struktur. På møde den 26. februar 2018 godkendte HovedUdvalget forslag til ny MED-struktur på Parkvejens Skole/Ungdomsskolen. I Landsbyordningerne er der stadig en proces i gang i forhold til fremtidig MED-struktur. Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget har på møde den 26. februar 2018 behandlet forslag til nyt navn til Skovbakkeskolen/Vestermarkskolen. Bestyrelsen for den sammenlagte skole havde to forslag til nyt navn, og det blev besluttet, at skolen fortsat skal benævnes Vestskolen, samt at de to afdelinger skal benævnes Skovbakken og Vestermarken. Medarbejdersiden oplever en usikkerhed i forhold til udmøntning af principper for tillidsvalgtes vilkår og en bekymring for, at de tillidsvalgte risikerer at blive klemte. Der opfordres til, at ledere og tillidsvalgte drøfter, hvordan en fornuftig ramme kan se ud, samt at de efterfølgende sender de gode eksempler ind. Særligt opfordres OmrådeUdvalgets medlemmer til at bidrage med gode eksempler. Hvis en tillidsvalgt oplever ikke at have den nødvendige og tilstrækkelige tid til hvervet, må den pågældende i første omgang drøfte det med sin leder. Såfremt der ikke kan opnås enighed, er der mulighed for at inddrage fællestillidsrepræsentanten og/eller direktøren i drøftelsen. I sidste instans er er mulighed for at inddrage den faglige organisation. Med henblik på at fastholde fokus anbefaler OmrådeUdvalget, at HovedUdvalget følger op på principper for tillidsvalgtes vilkår om et halvt års tid. Desuden tilføjes et punkt vedrørende principper for tillidsvalgtes vilkår til OmrådeUdvalgets årshjul. 5. Status vedr. arbejdsmiljø - til information og drøftelse (10 min.) Besøg fra Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har i maj fremsendt varsling af risikobaseret tilsyn i Vennelund, og i december er der fremsendt varsling af risikobaseret tilsyn på Hundslund Skole. Besøgene er endnu ikke gennemført. Dokumentnr.: side 2

3 Som opfølgning på tidligere tilsynsbesøg er der den 12. december 2017 gennemført genbesøg på Vestskolen afdeling Skovbakken, hvilket resulterede i en grøn smiley og en vejledning om udsugning i metalværkstedet. Der er i december og januar gennemført en række tilsynsbesøg i Hou Skole og Børnehus, hvilket har resulteret i tre påbud og to vejledninger. I børnehaven/vuggestuen er der givet et påbud om at sikre at løft af børn, når de bliver lagt til at sove i krybber, foregår fuldt forsvarligt samt en vejledning om at forebygge høje følelsesmæssige krav i arbejdet. I skolen er der givet påbud om at sikre, at temperaturen i undervisningslokalerne er tilpasset den menneskelige organisme samt et påbud om at sikre, at høje følelsesmæssige krav i arbejdet i specialklasserne ikke forringer medarbejdernes sundhed. Endelig er der givet en vejledning om at forebygge følelsesmæssige belastninger i arbejdet med børnehaveklassen. Efter det første besøg I Hou valgte Arbejdstilsynet desuden at give et strakspåbud om at sikre, at høje følelsesmæssige krav i arbejdet ikke forringer medarbejdernes sikkerhed og sundhed i vuggestuen. Kommunen vurderede, at der ikke var grundlag for et strakspåbud og klagede derfor over afgørelsen. Arbejdstilsynet har på baggrund af klagen trukket påbuddet. Den 5. februar 2018 er der gennemført besøg på Vestskolen afdeling Vestermarken. Arbejdstilsynet gav i den forbindelse et påbud uden handlepligt i forhold til at sikre effektiv hjælp i forbindelse med trusler ved arbejde på udearealerne. Påbuddet blev givet på baggrund af en konkret episode, hvor der efter Arbejdstilsynets vurdering ikke var et beredskab i forhold til at få hurtig og effektiv hjælp under en hændelse med trusler på skolens udeområde. Arbejdstilsynet kunne dog ved besøget konstatere, at skolen er i gang med at bringe dette forhold i orden, hvorfor der ikke er handlepligt på påbuddet. Skolen fik i øvrigt stor ros for arbejdet med forebyggelse og håndtering af vold og trusler. Endelig har Saksild Børnehus haft besøg af Arbejdstilsynet den 12. februar 2018, og der blev i den forbindelse givet en grøn smiley. Intern audit Der er gennemført intern audit i Gylling Skole og Børnehus den 12. december Bilag: Auditrapport for Gylling Skole og Børnehus, dok. nr Dokumentnr.: side 3

4 Sygefravær Institution/område Korttidsfravær i pct. (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i pct. (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Korttidsfravær i pct. (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i pct. (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Børne- & Familiecentret: 3,55% 1,94% 5,49% 2,81% 6,88% 9,69% BFC - internt 3,72% 2,16% 5,88% 3,04% 5,85% 8,89% Sundhedsplejen 2,00% 0,00% 2,00% 1,02% 14,75% 15,76% Børnepasning: 2,82% 3,64% 6,46% 2,87% 3,17% 6,03% Bifrost 4,20% 7,71% 11,90% 4,76% 2,45% 7,21% Dagplejen 1,82% 2,47% 4,29% 1,65% 3,54% 5,19% Egholmgård 2,78% 1,41% 4,19% 3,32% 4,66% 7,97% Krible Krable Huset 4,12% 2,54% 6,66% 3,31% 2,27% 5,58% Børnehaven Vennelund 3,11% 4,99% 8,10% 3,16% 1,84% 5,00% Fritid: 2,53% 1,17% 3,71% 2,34% 5,72% 8,06% Odder Bibliotek 3,93% 1,55% 5,48% 3,47% 8,33% 11,81% Odder Musikskole 0,53% 0,64% 1,16% 0,53% 1,53% 2,06% Undervisning: 2,48% 3,14% 5,62% 2,55% 3,90% 6,45% Gylling Skole og Børnehus 4,07% 1,48% 5,55% 4,09% 3,00% 7,09% Hou Skole og Børnehus 4,23% 3,70% 7,94% 3,14% 10,89% 14,03% Hundslund Skole og Børnehus 1,64% 5,15% 6,79% 1,88% 3,42% 5,30% Saksild Skole og Børnehus 1,27% 5,91% 7,18% 1,52% 4,57% 6,09% Parkvejens 1,86% 3,17% 5,03% 2,12% 2,65% 4,78% Skole/Ungdomsskolen* Vestskolen 2,73% 2,17% 4,91% Total 2,68% 3,10% 5,78% 2,65% 4,03% 6,68% Sygefraværet på Børn, Unge og Kultur området er faldet med 0,90 procentpoint i 2017 til 5,78 procent. De 5,78 procent svarer til 15 arbejdsdages fravær i gennemsnit pr. medarbejder. Faldet i det samlede sygefravær dækker over et pænt fald i langtidsfraværet og en marginal stigning i korttidsfraværet. Faldet i det samlede sygefravær slår igennem på alle fagområder under Børn, Unge og Kultur med undtagelse af børnepasningsområdet. Dokumentnr.: side 4

5 Arrangementer Den 1. februar 2018 blev der afholdt supplerende arbejdsmiljøuddannelse for ledere, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter. Som inspiration til den lokale opfølgning på trivselsmålingen gav forfatter og stressekspert Thomas Milsted et oplæg om robusthed og trivsel på arbejdspladsen. Der var tilmeldt i alt 75 ledere, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter. Ingen bemærkninger 6. Arbejdsmiljøregnskab til information og drøftelse (20 min.) Arbejdsmiljøregnskabet indeholder en samlet status på arbejdsmiljøindsatsen i det forgangne år. Regnskabet gør blandt andet status på mål, indsatser og resultater, som Hovedudvalget har haft fokus på. Regnskabet beskriver desuden udviklingen i sygefravær og arbejdsulykker samt giver en oversigt over Arbejdstilsynets besøg. Endelig retter regnskabet blikket mod de væsentligste arbejdsmiljømæssige udfordringer og tiltag i året, der kommer. Arbejdsmiljøregnskabet danner afsæt for den årlige arbejdsmiljødrøftelse i hele MED-organisationen. HovedUdvalget drøfter arbejdsmiljøregnskabet på møde den 26. februar OmrådeUdvalget drøfter arbejdsmiljøregnskabet med særligt fokus på Børn, Unge og Kultur området. Bilag: Arbejdsmiljøregnskab 2017, dok. nr Karsten orienterede om HovedUdvalgets drøftelse af arbejdsmiljøregnskabet. HovedUdvalget besluttede i forbindelse hermed, at fjerne årsagsforklaring til grafen for sygefravær fordelt på køn, at der fortsat skal være fokus på psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med intern audit, at der skal arbejdes med registrering og opsamling af data vedrørende vold og trusler, samt at der ikke iværksættes fælles indsatser i forhold til social kapital og relationel koordinering, men at opgaven placeres på områdeudvalgsniveau. OmrådeUdvalget finder, at arbejdsmiljøregnskabet giver et godt billede af, hvad der er arbejdet med på arbejdsmiljøområdet, og hvad status er. OmrådeUdvalget sætter pris på det omfattende datamateriale, som giver en god fælles bund for arbejdsmiljøarbejdet. OmrådeUdvalget ønsker en opmærksomhed på registreringer, så vi kan få et ordentligt datagrundlag, som kan give os et reelt billede af omfanget af vold, trusler og andre krænkende hændelser. OmrådeUdvalget opfordrer derfor de lokale arbejdsmiljøgrupper til at kigge på egen praksis samt drøfte oplæg, som HovedUdvalget har bedt HR om at udarbejde. OmrådeUdvalget oplever, at fælles arrangementer giver stor værdi i arbejdsmiljøarbejdet. Fokusområderne social kapital og relationel koordinering samt robuste fælleskaber dagsordenssættes på kommende møder. Dokumentnr.: side 5

6 7. Opfølgning på trivselsmåling til information og drøftelse (30 min.) På møde den 11. december 2017 drøftede OmrådeUdvalget resultaterne af trivselsmålingen blandt de ansatte på Børn, Unge og Kultur området. Udvalget identificerede i den forbindelse en række særlige opmærksomhedspunkter, som skal danne afsæt for det videre arbejde med trivselsmålingen i OmrådeUdvalget og de lokale MED-udvalg: Den oplevede indflydelse MUS/GRUS Den individuelle kompetenceudviklingsplan Krænkende adfærd, herunder særligt krænkende adfærd fra andre på arbejdspladsen Arbejdsmængde og tidspres OmrådeUdvalget drøfter, om der på baggrund af trivselsmålingens resultater og den foreløbige opfølgning på trivselsmålingen skal iværksættes konkrete initiativer på det samlede Børn, Unge og Kultur område med henblik på at øge trivslen. Den generelle oplevelse er, at de lokale MED-udvalg har taget godt fat på opfølgningen på trivselsmålingen, og at resultaterne af trivselsmålingen dermed lever videre på lokalt niveau. Dette bifalder OmrådeUdvalget, da udfordringer i arbejdsmiljøet håndteres bedst på den enkelte arbejdsplads. OmrådeUdvalget har en forventning om, at såfremt der lokalt ikke følges op, som der skal, så gives der meldinger ind til OmrådeUdvalget Blandt OmrådeUdvalgets medlemmer er der en usikkerhed i forhold til, hvordan der arbejdes med krænkende adfærd på lokalt niveau. Med henblik på at understøtte det lokale arbejde vil OmrådeUdvalget derfor have en særskilt opmærksomhed på krænkende adfærd. OmrådeUdvalgets drøftelser kan eventuelt tage afsæt i Undervisningsministeriets vejledning. De konstaterede udfordringer i forhold til arbejdspres kan med fordel hæves op fra det lokale niveau, da der er tale om en generel udfordring, som det kan være vanskeligt at løse alene på den enkelte arbejdsplads. Det oplevede arbejdspres kunne også være relevant at drøfte med fagudvalget. 8. Fællesmøder med fagudvalg - til information og drøftelse (20 min.) Der er truffet beslutning om, at der fremadrettet skal afholdes fællesmøder mellem OmrådeUdvalgene og de politiske fagudvalg. På møde den 19. juni 2017 besluttede OmrådeUdvalget, at man på et senere møde ville drøfte, hvad møderne med fagudvalget skal handle om, samt hvordan OmrådeUdvalget kan bruge møderne hensigtsmæssigt. OmrådeUdvalget drøfter mål og forventninger til de kommende fællesmøder med Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget. Udvalget drøfter desuden, hvordan dagsordner for møderne skal dannes, samt hvordan der sikres en gensidig forventningsafstemning mellem medlemmerne af fagudvalget og OmrådeUdvalget. Dokumentnr.: side 6

7 OmrådeUdvalget brainstormede på mål, forventninger, samspil og dagsorden i relation til fællesmøder med Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget. Input er tematisk gengivet nedenfor: Mål: Faglige indsatser (eks. dannelse og sprog) Politikerrolle i samspil med medarbejderrolle Kommunikation Inddragelse af medarbejdere, ledere og borgere i politikdannelse Arbejdsmængde/-pres Det organisatoriske kædetræk Borgerfokus Politikerpraktik Forventninger: Værdien af den gode dialog Gensidig information om blandt andet konsekvenser af beslutninger Åbne øjne hos det politiske niveau Samspil: Ikke jamre, men rette fokus mod fremtidige beslutninger Understøtte vi-tænkningen Fastholde og udvikle den gode dialog Arbejde med alternative dialogformer Dagsorden: Hvad vil Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget have ud af mødet? Lone Jakobi, Torben Nielsen og Karsten Poulsen er ansvarlige for udarbejdelse af dagsorden til fællesmøde. Strategisk lederforum har i forbindelse med det nye byråds seminar den marts 2018 sendt en hilsen med ønsker og anbefalinger. Hilsenen gav anledning til gode drøftelser, og politikerne sendte et tydeligt signal om, at man ønsker samarbejde med medarbejdere, ledere og borgere. Aktuelt er formanden for Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget sammen med direktøren på rundtur på områdets arbejdspladser for at komme tæt på hverdagspraksis. 9. Status på ny ledelsesstruktur på skoleområdet - til information og drøftelse (30 min.) Byrådet besluttede den 6. februar 2017 at etablere ny skolestruktur i Odder Kommune. Den nye skolestruktur betød blandt andet etablering af fælles ledelse for landsbyordningerne i Gylling, Hou, Hundslund og Saksild, fælles ledelse for Parkvejens Skole og Ungdomssko- Dokumentnr.: side 7

8 len samt fælles ledelse for Vestskolen, som består af de to geografisk adskilte afdelinger Skovbakken og Vestermarken. Den nye skolestruktur trådte i kraft pr. 1. august OmrådeUdvalget drøfter den nye ledelsesstruktur på skoleområdet med særligt fokus på tilstedeværelsen af nærværende faglig ledelse. OmrådeUdvalget drøfter desuden, hvordan der kan gennemføres en evaluering blandt de lokale MED-udvalg med henblik på tilbagespil til OmrådeUdvalgets møde den 11. juni OmrådeUdvalget ønsker ikke at iværksætte en evaluering af den nye ledelsesstruktur på skoleområdet. Det vurderes at være et lokalt anliggende med mindre, der rettes direkte henvendelse til OmrådeUdvalget. OmrådeUdvalget ønsker derimod på et kommende møde en principiel drøftelse af forventninger og syn på faglig ledelse tæt på kerneopgave. Herfra kan der eventuelt komme generelle anbefalinger, som kan bringes til de lokale MED-udvalg. 10. Analyse af sårbare børn og unge - til information og drøftelse (10 min.) Børn, Unge og Kulturudvalget besluttede den 28. august 2017, at der skal udarbejdes en analyse af arbejdet med inklusion på dagtilbuds- og skoleområdet, samt at årsagerne til stigende udgifter til specialklasseelever skal belyses. Den nedsatte styregruppe afholdt den 7. februar 2018 sit andet møde. Referat fra mødet er vedlagt som bilag. På udvalgsmødet gives en kort orientering om drøftelserne på styregruppemødet. Bilag: Referat af styregruppemøde den 7. februar 2018, dok. nr Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget har besluttet, at analysen ændrer navn til Analyse af inkluderende fællesskaber og børn og unge i sårbare positioner. Den 5. marts 2018 begynder dataindsamlingen, og den pågår hele marts måned. Der indsamles faktadata, og der gennemføres fokusinterview på de enkelte afdelinger samt med forældre og elever. Dataindsamlingen og analysearbejdet forestås af Camilla Dyssegaard og Niels Egelund. OmrådeUdvalget gør opmærksom på, at den sene udmelding af mulige konsulenter til gennemførelse af dataindsamlingen og analysearbejdet på styregruppemødet ikke var hensigtsmæssig, idet det var vanskeligt at forholde sig til på mødet uden forudgående research. Det kunne have været hensigtsmæssigt med mere sparring. Den overordnede tidsplan ser ud som følger: marts-april: afdækning og analyse april-maj: inspirations- og idefase maj-juni: anbefalinger til fremtidig organisering og indsatser august: beslutningsproces og iværksættelse af initiativer umiddelbart efter Dokumentnr.: side 8

9 Karsten forelagde ideen om et bredt inviteret informationsmøde, når analysen er færdig. OmrådeUdvalget synes, at ideen om et informationsmøde er god, men man kunne eventuelt overveje at dele det i to, således at der først bliver et møde for medarbejdere og efterfølgende et møde for borgere, hvor medarbejdere også har mulighed for at deltage. Blandt OmrådeUdvalgets medlemmer er der usikkerhed om, hvordan medarbejderreferencegruppen drives. Karsten oplyser, at medarbejderrepræsentanterne fra OmrådeUdvalget forventes at drive referencegruppen, men at Lise Gammelby kan bistå med det praktiske. 11. Status på implementering af Budget til information og drøftelse (10 min.) Det vedtagne budget for 2018 medfører en samlet budgetreduktion på kr. på Børn, Unge og Kultur området. Den samlede budgetreduktion dækker over en række budgetændringer. På mødet orienterer Karsten Poulsen om status på implementering af budget 2018 på Børn, Unge og Kultur området. Budgetreduktion er primært foranlediget af ændringer i budgetaftale mellem KL og ministeriet som følge af opgavejusteringer. Besparelsen i forbindelse med ændret ledelsesstruktur på skoleområdet effektueres pr. 1 august Desuden reduceres elevtaxameter på byskolerne som følge af flere børn i klasserne. På møde den 23. april 2018 informeres der om Tema Opfølgning på årshjul og planlægning af næste møde (5 min.) OmrådeUdvalget følger op på årshjulet med særligt fokus på dagsorden for næste møde, herunder prioritering af de enkelte punkter samt mødeform. Bilag: Årshjul, dok. nr Nye punkter foreslået under de enkelte punkter på nærværende dagsorden tilføjes til årshjulet. 13. Til efterretning (5 min.) Undervisningsministeriet har lanceret en vejledning, der har fokus på vold og trusler i skoler og fritidsordninger. I vejledningen kan skolerne hente viden om, hvordan de kan arbejde med at forebygge og håndtere, når der er elever, der er enten truer eller slår en underviser dok. nr og Referat fra MED-udvalgsmøde den 13. december 2017 og 17. januar 2018, Egholmgård dok. nr og Dokumentnr.: side 9

10 Referat fra MED-udvalgsmøde den 30. oktober 2017 og den 4. december 2017, Hundslund Skole og Børnehus dok. nr og Referat fra MED-udvalgsmøde den 15. januar 2018, BFC dok.nr Referat fra MED-udvalgsmøde den 5. februar 2018, Parkvejens Skole dok.nr Ingen bemærkninger 14. Eventuelt (4 min.) På grundlag af Task Force rapporten samt aftale om udviklingsplan mellem Odder Kommune og Socialstyrelsen har Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget på møde den 26. februar 2018 besluttet, at der skal udarbejdes en ny børne- og ungepolitik. Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget ønsker en inddragende proces, hvor børn, unge og forældre inddrages i politikformuleringen. Forslag til proces fremlægges på Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalgets næste møde. OmrådeUdvalget ønsker på et kommende møde en drøftelse af, hvordan man som medarbejder agerer i forbindelse med kritiske debatter på sociale medier. Kommunikationschef Rasmus Blicher deltager i drøftelsen. Næste møde: Mandag den 23. april 2018 kl Dokumentnr.: side 10