UGEOPGAVE. RESUME Der skal implementeres et nyt ordrehåndteringssystem, Annette, Omaira, Allan og Louise Optimering af arbejdsprocesser

Transkript

1 RESUME Der skal implementeres et nyt ordrehåndteringssystem, i den forbindelse er vi blevet udvalgt som deltagere i en brugergruppe. Annette, Omaira, Allan og Louise Optimering af arbejdsprocesser UGEOPGAVE Ejner Hessel/Starmark 0

2 Intro Vi har valgt at tage udgangspunkt i Ejner Hessel/Starmark som virksomhed. Den ordreproces vi vil fokusere på er kontantkøb ved detailbiler. Processen, som den ser ud nu, fungere på følgende måde: 1. Kunderne henvender sig ved forhandleren 2. De får tildelt en sælger og en prøvetur i bilen 3. Sælger laver et tilbud 4. Der kreeres en slutseddel 5. Bilen klargøres 6. Montering af eventuel ekstraudstyr 7. Fakturering 8. Betaling og godkendelse 9. Udlevering af nøgler Med udgangspunkt i ovenstående implementeres der et nyt ordre-håndtering system, som er en teknologisk forbedring af bestillingsprocessen. Der laves et website/system, hvorpå kunderne selv kan konfigurerer bilen ud fra egne ønsker. Derudover er de selv i stand til at vælge den forhandler, som bilen skal sendes til, samt hvilken sælger de vil betjenes af - alt sammen via internettet. Ugeopgaven laves på baggrund af FAKIR modellen, som er en sammenfatning af følgende: foranalyse, analyse, kravsspecifikation, implementering og revision. Hver opgave laves på baggrund af stadierne i denne model. Gantt-kort For at få et overblik over arbejdet fra projektets start til dets færdiggørelse, har vi udarbejdet et gantt-kort. Et gantt-kort er en illustration af tidsplanen for et projekt. Det er et nyttigt planlægningsværktøj, hvis man har i sinde at sørge for at planen er på rette spor. Dette gantt-kort er kreeret med følgende punkter og tidshorisonter: 1

3 Opgaver Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August Cost-benefit analyse Bestyrelsesmøde Fastlæggelse af budget IT planlægningsmøde Godkendelse af resultater Information til ansatte Opbygning website/system Kursus og oplæring Processen igangsættes Figur 1: Gantt-kort Ifølge FAKIR modellen befinder vi os nu i foranalyse stadiet. De spørgsmål, som vi især berører her er: Hvad ønsker vi at opnå med systemudviklingsprojektet? - Herunder teknologisk fremgang og mindre spildtid Hvor mange penge har vi til rådighed? - Herunder budgetplanlægningen Hvor lang tid kan vi bruge? - Herunder opstillingen i gantt-kortet Inden implementeringen af noget som helst nyt, er det en rigtig god idé at lave en cost-benefit ananlyse, som også er første skridt i dette gantt-kort, for at opveje de økonomiske fordele og ulemper (uddybelse følger). Dette punkt er forholdsvis hurtig overstået og foregår i projektets begyndelsesfase: januar. Efter udarbejdelsen af cost-benefit analysen - og med det gode resultat i baggagen - er det tid til et bestyrelsesmøde, hvor de øvrige vigtige komponenter og delelementer skal diskuteres. Dette bestyrelsesmøde kan trække ud, og der vil muligvis komme et eller flere af slagsen, men ikke destro mindre er det en post, som ligeledes kan færdiggøres i januar. Næste skridt er at fastlægge et budget. Dette er en yderst vigtig del af planlægningen, da det drejer sig om en mindre investering i et nyt system. Dette stadie kan trække ud, og derfor er det også trukket med ind i februar. 2

4 IT er næst i rækken. De skal holde et længerevarende møde om planlægning, hvordan gør vi, hvem står for hvad mv. Her er begyndelsesfasen ligeledes i januar og den teknologiske planlægning skal færdiggøres i februar. Tiden er nu kommet tid en godkendelse fra ledelsen. Hvis alt går efter planen er dette hurtig overstået, men hvis der opstår utilfredshed kan det trække ud - det er der også sat tid af tid. I marts begynder opbygningen af det nye ordresystem og dette er uden tvivl det punkt i planlægningen, som tager længst tid. Derfor er der også sat fire måneder af til I juli begynder oplæringen af de ansatte samt diverse kurser mv. mens det nye ordresystem for alvor bliver implementeret og taget i brug måneden efter - i august. Leavitt Grundtanken i Leavitt-modellen er at alt afhænger af alt. Hvis man ændre på én af de fire punkter i modellen, påvirker det alle de andre. Den bruges bl.a. til at forstå sammenhængen i organisationen internt, til at sammenligne organisationer eller ledere, til at diagnosticere problemer mv. Leavitt-modellen er ligeledes en del af foranalysen i FAKIR-modellen - herunder bl.a.: hvilke data berøres? Figur 2: Leavitt modellen 3

5 Opgaver (mål): Dette omhandler de arbejdsopgaver, der skal udføres, for at virksomheden er i stand til at nå de fastlagte mål. Målet i dette tilfælde er, at implementere et nyt ordre-håndteringssystem, hvor kunderne kan bestille sin Mercedes på Ejner Hessel/Starmarks hjemmeside og konfigurere den som de ønsker. Det skal være en nem proces at finde frem til den Mercedes, som kunden foretrækker - uanset om det er på farten eller i sofaen. Værktøjer/Teknologi: Dette punkt omfatter de tekniske hjælpemidler, som er med til udførelsen af arbejdet. Teknologi kan være mange ting, men overordnet set er det alt maskinel. Teknologien herunder er implementeringen af det nye selvbetjeningssystem på hjemmesiden, hvorpå man kan konfigurerer sin egen bil efter ønsker og behov. Dette forenkler hverdagen yderligere for mange. På denne måde er man i stand til at trykke på eks. vælg denne bil og efterfølgende bestil, så man kan se, om der er en bil på lager i forvejen. Hvis der ikke er det, bliver den lavet, her skal man blot forvente en længere leveringstid. Herefter vælges der en sælger efter eget ønske og behov, således al det økonomisk formelle kan blive sat i stilling. Aktører/Personer: Dette punkt drejer sig om de ansatte i virksomheden - dem som arbejder efter de struktureret rammer. De sælgere og det administrative personale i økonomiafdelingen skal i dette tilfælde på kursus og oplæres i vores nye system. På denne måde er alle de berørte personer kendt og forhåbentlig skarpe i systemet inden det går i luften. Struktur: Strukturen er den måde hvorpå man har fordelt arbejdet i virksomheden. Det er den mest stabile variabel i modellen. Struktureren bliver påvirket således, at de ansatte får nogle nye arbejdsgange med implementeringen af det nye ordresystem. LEAN LEAN er engelsk og står for trimmet. Princippet i LEAN er meget simpel: spar hvor der kan spares. Det handler om at skære det unødvendige fra og dermed skabe en optimeringsproces. I den forbindelse skaber virksomheden værdi for kunderne med mindst mulig indsats. 4

6 Her kan man også inddrage ordsproget: Less is more. I LEAN findes der 5 principper eller grundregler. De er som følger: 1. Forstå, hvad der skaber værdi for kunderne - også de interne (kollegaer mm.) 2. Find frem til de aktiviteter i værdikæden (beskrivelse af ledende i virksomheden), som ikke skaber værdi for kunderne. Dette inkluderer bl.a. spild. Disse kilder skal fjernes med det sammen. 3. Kreere et flow i produktionen, således at produkterne svæver gennem processerne uden for mange stop. Dette er et ekstremt vigtigt punkt. 4. Produktionen skal være trækstyret. Dvs. at det er kunderne - hvorvidt de er interne eller eksterne - som bestemmer hvad der skal produceres, efter sine egne ønsker og behov. 5. Gør virksomheden i stand til at gennemføre løbende forbedringer. Dette kaldes også for kaizen: fokus på løbende forbedring. Der er mange andre delelementer i LEAN, bl.a. JIT: JIT - som står for: just in time. Det grundlæggende i JIT omhandler minimering af tid, herunder bl.a. at sørge for, at varerne kommer det sekund de skal bruges og minimere virksomhedens varelager så vidt muligt. Et lager kan kategoriseres som døde penge. Et andet element i JIT er leveringstiden som enten er ekstrem kort eller ikke eksisterende. Ifølge FAKIR-modellen befinder LEAN sig i analysen og kravsspecifikationen, herunder: bl.a. målet med projektet samt systemet som helhed. Med disse fagbegreber i mente, vil implementeringen af det nye ordresystem boycotte den spildtid, som sælgerne oplever nu til dags. Den teknologiske konfigurering af biler online, og den personlige bestilling af sælger samt afhentning, vil øge antallet af biler solgt pr. sælger. Her er der tale om princip nr. 2 i LEAN samt JIT - just in time metoden. Just in time kommer i spil da bilerne leveres til den forhandler, som kunderne har valgt, samt den dag de skal afhentes/kigges på. Derudover er der også tale om præcis planlægningen af mødet med sælgeren. 5

7 udkast De ansatte i virksomheden skal klædes godt på når der introduceres nye ting. De skal føle sig trygge under forandring. I dette tilfælde er det i særdeleshed sælgerne og økonomiansatte, som skal føle sig beroliget - det er dem der påvirkes mest af dette nye ordresystem. Derfor henvender vi os til disse to grupper af ansatte i vores mail. Sproget der benyttes er højt og formelt, da dette generelt er den tone, som der benyttes i virksomheden. Da vi har af gøre med sælgere og økonomifolk, er dette ydermere en vigtig faktor. udkastet kan ses nedenfor: Figur 3: udkast en er ikke frembrusende og skrevet med et roligt sprog, således at de ansatte ikke stresser over modtagelsen af den. Det efterfølgende møde skal være med til at sikre dem komplet tryghed i processen. Her berøres implementeringsdelen i FAKIR-modellen, dvs. jobforandringer, omlægning af opgaver mm. Cost-Benefit Cost-Benefit går ud på at kreere en beregning, budgettering eller analysering af omkostninger og fordele - herunder: er det en god økonomisk beslutning eller ej? 6

8 I form af cost-benefit metoden er der to forskellige metoder at tage i brug til budgettering. Der er break-down metoden, hvor pengesummen bliver fastlagt først, og derefter må man prioriterer og fordele pengene på det, som man synes er relevant. Den anden metode er build-up metoden. Her kigger man se på hvad de forskellige poster koster og ender derefter med et samlet budget. Herefter kan man vurdere om det er realistisk eller ej. I dette tilfælde bruger vi analysemetoden, for at finde frem til, om det er en økonomisk god beslutning eller ej rent tidsmæssigt. De faktorer vi har taget i brug er følgende: Timer brugt m. sælger Antal biler solgt Løn til sælger Cost-benefit beregningen for virksomheden Ejner Hessel/Starmark ses nedenfor: Cost-benefit beregning Tidsbehov før (baseret på 4 kunder pr. betalende kunde) Tidsbehov efter Sælgerens gennemsnitsløn (med pension osv) Timer 4 Timer 3 Timeløn 200,00 kr. Antal biler solgt pr. sælger 1 måned pr. år 2 år 3 år 4 år 5 år Før nyt system 6,25 75,00 150,00 225,00 300,00 375,00 Efter nyt system 6,25 75,00 150,00 225,00 300,00 375,00 Udgifter til sælger pr. solgt bil 1 måned pr. år 2 år 3 år 4 år 5 år Før nyt system 5000, Efter nyt system 3750, Besparelse i kroner 1.250,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr. Udgifter til sælgere baseret på 6000 solgte biler om året Før nyt system Efter nyt system Besparelse kr kr kr. Efter denne beregning fremgår det tydeligt at det er en økonomisk god beslutning rent tidsmæssigt, i form af lønbesparelser. Disse besparelser kommer sig af, at der bruges mindre tid pr. solgt bil. 7

9 Efter implementeringen af dette nye ordresystem, vil der komme en stigning i antal solgte biler, da kunderne ikke er nødsaget til at skulle ud af døren. Websalg er generelt stigende inden for alle brancher, og det vil ikke være anderledes i dette tilfælde. Cost-benefit befinder sig i revisions delen af FAKIR-modellen, i den forbindelse at der oftest bliver lavet en efterberegning med udgangspunkt i den eksisterende Cost-benefit analyse. Outlook Outlook er et glimrende værktøj til at skemalægge de ansattes hverdag. Måden virksomheden kan tage Outlook i brug på er bl.a. ved at bruge det kommunikativt internt og eksternt, til mødeindkaldelser, evaluering mv. Evalueringen kan ske via indkaldelse til møder hvor man får en status på hvordan implementeringen af dette ordresystem er gået. Herunder: hvad har været godt og skidt? Hvordan kan vi forbedre det endnu mere? (kaizen). Et eksempel på en sådan mødeindkaldelse, som sættes ind i kalenderen ser således ud: Figur 4: Mødeindkaldelse via Outlook kalender Ifølge FAKIR-modellen er det atter revisions delen, som vi befinder os i. I særdeleshed mht. prøvelse i praksis og evaluering. 8

10 Skabelon til manual System overblik Beskrivelse Funktion Salgsanvendelse Fejlfinding 9

11 Konklusion Til slut kan vi konkludere, at implementeringen af dette ordre-håndteringssystem ville være en succes, med flere solgte biler pr. sælger og dermed mindre spildtid. Alt i alt ville systemet skabe økonomisk vækst, mersalg og mindre ressourcespild i form af arbejdstimer. 10