Referat MED-Hovedudvalget

Transkript

1 Næstved Kommune Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb Sagsid.: P Referat MED-Hovedudvalget Mødedato Tid 10:00 12:15 Sted Dagtilbudsområde øst, Kildemarksvej 65 (obs på parkering kan fx ske ved tidligere Aldi på Kildemarksvej) NB: Formøde for medarbejderne: Torsdag den 9. februar kl. 10:00-12:00, Rådmandshaven, mødelokale 3 Overordnet tema: Årlig arbejdsmiljødrøftelse evaluering af Arbejdsmiljøkonference og Arbejdsmiljøstrategi for 2017 Mødedeltagere Tomas Horsholm Therkildsen, Sven Koefoed-Hansen, Bruno Lind, Per B. Christensen, Gregers Kiehn for Bo Kiersgaard, Flemming Møss for Gitte Jørgensen, Tommy Skov, Annette Bendix Sørensen, Morten Lundhøj, Lise-Lotte Horn Jakobsen, Louise Herløv for Lisbeth Ulla Møller, Mette Weirup Lyngsø, Patricia Dundorff, Nils Ørby-Lieberkind, Karen Dahl Mejlstrup, Linda Clemmensen, Birthe Hoeck Hansen, Lone Høegh Karlsen, Jimmi Lind. Som tilforordnet deltager Birgitte Gussenhoven Eriksen, centerchef for Center for Politik og Udvikling. Fraværende/afbud Gitte Jørgensen, Bo Kiersgaard, Lisbeth Ulla Møller og Sabrina Vibeke Christiansen. Mødeleder Tomas Horsholm Therkildsen Gæster Elise Dittmann Referent Dorthe Erika Vang Jensen Side 1 af 21

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2015 til 31. december 2016: Ledersiden: Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter Som tilforordnet deltager NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 21

3 Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Besøg hos Dagtilbudsområde øst Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Årlig arbejdsmiljødrøftelse og arbejdsmiljøstrategi for Evaluering af Arbejdsmiljøkonference samt koncept for Forslag til ændret retningslinje for tjenestefrihed Forslag til retningslinje for fastholdelse af seniorers kompetence Forslag til ændret retningslinje for lønforhandling - UDSAT Forslag til ændring af retningslinje for rygning Ændringer i antallet af arbejdsmiljøgrupper Budgetstrategi for budget Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Status på fremmøde i Næstved Kommune Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen Den gode historie Eventuelt kun til orientering Kommende sager: Mødeplan for Side 3 af 21

4 Oversigt over Bilag: Bilag 4a Arbejdsmiljøstrategi for 2016 Bilag 4b Forslag til Arbejdsmiljøstrategi for 2017 Bilag 4c Målinger fra APV-systemet på de 4 overordnede mål Bilag 4d Diagrammer med eksempler på målinger fra APV-systemet på social kapital Bilag 4e Oversigt med eksempler på gennemsnitlig score på social kapital Bilag 5 Evaluering af arbejdsmiljøkonferencen 2016 Bilag 6a Forslag til ændret retningslinje for tjenestefrihed Bilag 6b Nuværende retningslinje for tjenestefrihed (2012) Bilag 7a Forslag til ændret retningslinje for fastholdelse af seniorers kompetencer Bilag 7b Nuværende strategi for fastholdelse af seniorers kompetencer (2012) Bilag 8a Forslag til ændret retningslinje for lønforhandling Bilag 8b Nuværende strategi for lønforhandling (2012) Bilag 8c Administrationsgrundlag for lokal løndannelse Bilag 9a Forslag til ændret retningslinje for rygning Bilag 9b Nuværende retningslinje for rygning (2015) Bilag 9c Oversigt røgfrie kommuner samt mini-forespørgsel egne centre/virksomheder Bilag 10a Referat og indstilling fra MED-udvalget for NSV Bilag 10b Referat og indstilling fra MED-udvalget for Udviklingscenter Børn og Familier Bilag 10c Referat og indstilling fra MED-udvalget for CKO Bilag 11 Budgetstrategi Bilag 13 Oversigt over Arbejdstilsynets besøg i perioden fra 7. december 2016 Bilag 15a Information fra Center for Koncernservice og Økonomi Bilag 15b Kontaktoplysninger til Center for Koncernservice og Økonomi Side 4 af 21

5 1. Besøg hos Dagtilbudsområde øst Elise Dittmann, virksomhedsleder og formand for MED-udvalget for dagtilbudsområde øst byder os velkommen og fortæller om virksomhedens kerneopgaver og fokus/initiativer/projekter. Orientering På adressen Kildemarksvej er samlet administration og områdeledelse for både dagtilbudsområde Øst og Syd. På samme adresse er der tillige tale/høre-konsulenter og dagplejens PLUS tilbud (hvilket står for Pædagogik indhold, Leg og Læring, Udviklende miljø og Socialt samvær - tidligere kaldet legestue). Område Øst er ét af i alt 5 dagtilbudsområder: Nord, syd, øst, vest og dagplejen. Fra 1. januar 2017 er dagtilbud og skoler samlet under én centerchef i Center for Dagtilbud og Skole. Områdeledelse for daginstitutionerne blev besluttet og implementeret for 2 år siden, hvor ca. 50 daginstitutioner blev om-organiseret til 4 områder med 4 områdeledere. For dagtilbudsområde øst blev der arbejdet med definition af kerneopgaven som det første i fusionsprocessen. Der arbejdes fortsat med udgangspunkt i fusionsprocessen. Fusionsprocessen blev startet op med et fælles personalemøde for alle ca ansatte som startskud for at definere mål/vision og hvordan den nye områdestruktur skulle virke. Der blev taget afsæt i definition af 2 spor - At vi er her for børnene/forældrene - At finde fælles fodslag og se fordele ved den fælles områdeledelse Det var også nyt at der skulle dannes et MED-Virksomhedsudvalg for hele området og en ny arbejdsmiljøgruppe-organisering. Endvidere ny tillidsrepræsentant (TR)-struktur, ny forældrebestyrelse m.v. MED-udvalget er blevet struktureret så alle enheder/matrikler er repræsenteret, hvilket er en succes og givtigt, og som bevirker at alle oplever sig repræsenteret. TR-strukturen er blevet ændret og fælles-tr har fået base på Kildemarksvej også, hvilket har styrket det gode samarbejde mellem TR og ledelse. I de 2 spor blev defineret kerneopgaven, som er landet på samme definition som visionen I Øst klædes vi på til livet. Der har været en proces, hvor der er blevet drøftet hvad der ligger bag ved vision og kerneopgave og betydningen i det daglige arbejde både for de ansatte, forældre mv. I de enkelte huse er der arbejdet yderligere med formuleringer og definitioner, også sammen med forældrerådene. Der er sat fokus på det pædagogiske arbejde i relation til svære arbejdsopgaver og det at arbejde i det relationelle felt med børn og forældre. Der er endvidere sat kulturelle samarbejds-relationer i værk, for eksempel et samarbejde med Rønnebæksholm, hvor der er fernisering på projektet fredag den 24/2. Internt er der stor opbakning til sociale ryste-sammen arrangementer, for eksempel deltog 98 % af alle ansatte i den fælles julefrokost i 2016, som var arrangeret af MED- Virksomhedsudvalget i Øst. 2. Godkendelse af dagsorden Beslutning Godkendt med følgende bemærkninger: Side 5 af 21

6 - Det blev holdt en kort præsentationsrunde i forhold til at centerchef, Birgitte, er ny tilforordnet til udvalget. - Medarbejderne har aftalt at Morten Lundhøj er næstformand i forbindelse med dette møde (i Gittes fravær). - Punkt 8 om retningslinje for lønforhandling udsættes. - Der ønskes en drøftelse og aftale om udvalgets nedsættelse af arbejdsgrupper. - Der ønskes indblik i hvem der kan kontaktes i den nye organisationsstruktur i forhold til eksempelvis personalesager/personaleforhold. 3. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra mødet den 7. december Herunder drøfter udvalget møders form og struktur m.m. Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2016 Drøftelse og Beslutning Godkendt. 4. Årlig arbejdsmiljødrøftelse og arbejdsmiljøstrategi for 2017 Lov og regel-grundlag Ifølge arbejdsmiljølov, MED-aftale samt bekendtgørelser om samarbejde om arbejdsmiljø, skal Næstved Kommune, som virksomhed, holde en årlig arbejdsmiljødrøftelse forankret i det øverste samarbejdsudvalg. Drøftelsen skal handle om det seneste års arbejde i MED- og arbejdsmiljøorganisationen herunder hvordan det står til med arbejdsmiljøet og hvilke udfordringer virksomheden står overfor. På grundlag af den årlige drøftelse aftales en arbejdsmiljøstrategi for år Arbejdsmiljøstrategien er en konkretisering af grundlaget i arbejdsmiljøpolitik, personalepolitik og MED-aftale. Proceduren for den årlige arbejdsmiljødrøftelse blev besluttet af MED-Hovedudvalget i 2011 og fremgår af bilag xx. Udgangspunktet for en årlig arbejdsmiljødrøftelse Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb har i udarbejdet et forslag til arbejdsmiljøstrategi for Der er taget udgangspunkt i arbejdsmiljøstrategien for 2016, som er drøftet med de fire arbejdsmiljørepræsentanter fra MED-Hovedudvalget. I drøftelserne er inddraget data fra målinger i APV-systemet vedrørende de første 4 generelle målsætninger i strategien. Forslaget til strategi hænger sammen med de øvrige tendenser, som Center for Politik og Udvikling har kendskab til både i forhold til APV-målinger, henvendelser til Trivselshotline samt direkte henvendelser. I drøftelserne med de fire arbejdsmiljørepræsentanter i udvalget, har der primært været fokus på de overordnede mål i strategien. De overordnede mål er dels sat i forhold til Regeringens strategi for arbejdsmiljøarbejdet og dels drøftet i forhold til ambitionsniveau og realistiske opnåelige perspektiver. Det er i forslaget til arbejdsmiljøstrategi for 2017 fastholdt, at der både er et mål for 2017 samt et mål 3 år frem i tiden. Der er i forslaget til strategi foreslået et højere ambitionsniveau for de overordnede 4 mål i strategien. Målene understøttes fortsat at konkrete indsatser som for eksempel fokus på robusthed, konflikthåndtering og udbud af andre kurser samt den direkte rådgivning og kontakt Side 6 af 21

7 til arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg. Det fastholdes at alle MED-udvalg skal være opmærksom på at implementere strategien, således at de relevante temaer i strategien drøftes i de MED- Virksomhedsudvalg og arbejdsmiljøgruppe, for eksempel en forventningsafstemning af sammenhængen mellem krav og ressourcer. I relation til undervisningen i brugen af APVsystemet lægges der også vægt på at arbejdspladsen via arbejdsmiljøgruppe og/eller den dynamiske trio tydeliggør forventningsafstemningen af spørgerammen, som bruges i kortlægningen og som indgår i de første 4 mål i arbejdsmiljøstrategien. For eksempel at arbejdspladsen har en forventningsafstemning og definition af, hvordan arbejdspladsen tydeliggør hvilke mål der er for arbejdet (mål nr. 4), således at den ansatte har klarhed over hvilken ramme der besvares indenfor i kortlægningen af arbejdsmiljøforhold (APV-kortlægningen). Om de konkrete målinger på måltal Svarkategorierne til spørgsmålene som i APV-kortlægningen understøtter de 4 første mål i strategien blev ændret i marts Ambitionsniveauet og det realistiske perspektiv for målene er derfor primært baseret på måleresultater fra marts-december Af vedhæftede bilag med oversigt over både 2016-målinger og 3-årsmålinger kan ses følgende konklusioner: Mål 1: 80 % af alle ansatte oplever at være tilfreds eller overvejende tilfreds angående sit job som helhed, alt taget i betragtning. På lang sigt skal der arbejdes for at målet er 90% i Måling for marts december 2016: 95,86 % opfylder målet. Måling for 3-årig periode marts 2013 marts 2016: 78,53 % svarer i meget høj grad og i høj grad tilfreds. Svaret på mellem-kategorien er 18,38 %. Mål 2: 60 % af alle ansatte stort set altid eller oftest kan udføre arbejdet inden for den tid der er til rådighed uden at komme bagud. På lang sigt skal der arbejdes for at målet er 70% Måling for marts december 2016: 66,17 % opfylder målet. Måling for 3-årig periode marts 2013 marts 2016: 51,15 % svarer altid/næsten altid og ofte. Svaret på mellem-kategorien er 23,40 %. Mål 3: 65 % af alle ansatte oplever stort set altid eller oftest at blive anerkendt og påskønnet af ledelsen. På lang sigt skal der arbejdes for at målet er 80% i Måling for marts december 2016: 66,17 % opfylder målet. Måling for 3-årig periode marts 2013 marts 2016: 59,02 % svarer i meget høj grad og i høj grad. Svaret på mellem-kategorien er 30,92 %. Mål 4: 80 % af alle ansatte stort set altid eller oftest oplever at der er klare mål for arbejdet. På lang sigt skal der arbejdes for at målet er 95% i Måling for marts december 2016: 94,55 % opfylder målet. Måling for 3-årig periode marts 2013 marts 2016: 72,01 % svarer i meget høj grad og i høj grad. Svaret på mellem-kategorien er 24,47 %. Side 7 af 21

8 Mål 5 og 6: I de overordnede mål for fremmøde i Næstved Kommunes som helhed er uændret i forhold til målet for fremmødet i ,8 %. Der sættes et beregnet måltal for hver virksomhed/center med udgangspunkt i fremmødet samlet set for Virksomhedsleder kan i samråd med centerchefen sætte et måltal for fremmødet som er højere end det beregnede måltal. Der er indskrevet et ekstra fokus for virksomhedsniveauet under temaet Fremme af trivsel, godt psykisk arbejdsmiljø og sundhed (på side 4), som beskriver at virksomhederne skal anvende analyseværktøjet i KOMLIS og der målrettet skal udarbejdes handlingsplaner, når sygefraværet er højere en måltallet for kommunen (5,2%). Et mål for Social Kapital? Efter Tage Søndergaard Christensen oplæg på arbejdsmiljøkonferencen i 2016 kan det overvejes, hvorvidt arbejdsmiljøstrategien også skal indeholde et mål for social kapital (med de 2 parametre tillid og retfærdighed). I arbejdsmiljøstrategien har over et par år været beskrevet, at virksomhedsniveauet skal sætte fokus på social kapital forankret i MED-udvalget (strategien side 4 i 1. spalte nederst). I APV-kortlægningerne måles på oplevelsen af tillid og retfærdighed via 4 spørgsmål 2 som omhandler tillid og 2 som omhandler retfærdighed. Arbejdsmiljøgrupperne har målingerne tilgængelige, når de skal vurdere og prioritere handlingsplaner for arbejdspladsen. Et mål for den sociale kapital kan tage afsæt i en gennemsnitlig score for de 4 spørgsmål. Scoren er et udtryk for hvordan der er svaret på spørgsmålene og er defineret på en skala fra 5 til 0, hvor 0 er et udtryk for den absolut højeste grad af social kapital jo lavere score des højere social kapital. Udvalget drøfter om fokus på social kapital skal fremhæves som et overordnet mål og at der på sigt sættes en konkret værdi (score), som den sociale kapital som minimum skal opfylde. Indstilling Administrationen indstiller, at - drøfter og beslutter om arbejdsmiljøstrategien skal indeholde et mål for social kapital - udvalget godkender forslaget til arbejdsmiljøstrategi for 2017 Bilag 4a Arbejdsmiljøstrategi for 2016 Bilag 4b Forslag til Arbejdsmiljøstrategi for 2017 Bilag 4c Målinger fra APV-systemet på de 4 overordnede mål Bilag 4d Diagrammer med eksempler på målinger fra APV-systemet på social kapital Bilag 4e Oversigt med eksempler på gennemsnitlig score på social kapital. Beslutning Ambitionsniveauet for de 4 overordnede mål i strategien er øget og derved på samme niveau som i arbejdsmiljøstrategien for 2015, dog er mål 1 om den generelle tilfredshed sat højere end i 2015 og Vurderingen af ambitionsniveauet taget udgangspunkt i APV-kortlægninger for år 2016, hvor der blandt andet kan ses, at effekten har været til den positive side, da vi fjernede muligheden for at svare i mellemkategori-svaret sommetider/delvis. De 4 første overordnede mål måles via APV-kortlægninger, og har i dag kun 4 svar muligheder, som betyder at den enkelte skal svare enten til positiv side eller til negativ side. Side 8 af 21

9 I forhold til Tage Søndergaards oplæg om social kapital på arbejdsmiljøkonferencen i 2016, er der i bilag 4d og 4e eksempler på, hvordan scoren for henholdsvis tillid og retfærdighed ser ud på en række organisatoriske enheder i kommunen. Det ses som en styrke, at kunne se den grafiske/visuelle afbildning af oplevelsen af tillid og retfærdighed både for de relevante MED- Områdeudvalg og for Hovedudvalget. Udvalget er enig om, at der også skal være fokus på den visuelle illustration af den sociale kapital, så handlinger/indsatser også kan sættes i værk ud fra dette. For mål 5 og 6 om fremmøde/sygefraværsindsatsen, er der ikke ændret på det overordnede mål på at Næstved Kommunes fremmøde som helhed skal være mindst 94,8 %. I oplægget til strategi må dog tilføjes, at hvis virksomhedsleder i samarbejde med centerchef vil sætte et måltal, så skal dette være mere ambitiøst end det beregnede måltal som sættes ud fra sygefraværsstatistikken for Derfor omformuleres mål 6 til at virksomhedsleder i samråd med centerchefen kan sætte et realistisk måltal i %, som er højere end det beregnede måltal for fremmødet. Medarbejderne fortæller om eksempler i opfølgninger/omsorgssamtaler med en sygemeldt, hvor leder fortsat hæfter sig ved gamle data om sygefraværsperioder eksempelvis 3 år tilbage i tiden i samtalen sygefraværsperioder som den ansatte er kommet ud over for længst. Derfor spørges ind til hvor lang tid en leder både kan og skal se tilbage i den enkeltes fraværsstatistikker bl.a. via KOMLIS-systemet, da det vurderes irrelevant at inddrag sygefraværsperioder, som ligger år tilbage. Aftalt tilskrevet referatet: Svar på forhold om hvor langt leder kan gå tilbage i tide og se fraværsdata: Det er korrekt at leder kan gå langt tilbage i KOMLIS - så langt tilbage der er data. Det er dog vigtigt at pointere, at leder skal have et sagligt formål med at gå tilbage i tid. Det vil være et skøn og en individuel vurdering, hvor langt en leder går tilbage i data, hvor der ses på den samlede ansættelse og fravær. Der er ikke en begrænsning i hvor langt man kan se tilbage på fraværsmønstre så længe der er en saglig begrundelse. Det kan fx bruges understøttende, når en medarbejder ikke selv kan se det uhensigtsmæssige fraværsmønster, eller hvis denne tidligere har haft længere perioder, og leder er bekymret for om det vil ske nu igen grundet mønstre fra sidst. Men det er vigtigt at holde fast i, at det ikke skal bruges til, at medarbejderen får svært ved at tage hul på en ny historie og deri måske har fået lidt fravær. Jfr. administrationsgrundlaget måles sygefraværet både på længerevarende fravær, hyppighed af fravær, fravær som følge af barns sygdom m.v. Som nyt tiltag i forhold til fraværsanalysen i KOMLIS er for 2017 besluttet, at personale- og arbejdsmiljøkonsulenter følger op i dialog med de relevante centerchefer på måltal og sygefraværsstatistik i forbindelse med de kvartalsvise budgetkontroller. I forhold til APV er der oplevelser af, at der deles oplysninger på individ-niveau med både navn og cpr-numre, mellem ledere/medarbejdere ud over det som er aftalt altså at det som udgangspunkt kun er medlemmer af arbejdsmiljøgruppen, som må kende individniveau i besvarelser i kortlægning af arbejdsmiljøet i forhold til navne og cpr-numre. Disse oplysninger må ikke deles med andre udenforstående for arbejdsmiljøgruppen fx TR, andre ledere, andre medarbejdere. Der opfordres til, at både udvalgets medlemmer og vi fra centralt hold gør dette endnu mere tydeligt end det allerede er gjort. En del af medarbejderne har et ønske om at anonymitet kontra ikke-anonymitet igen tages op til drøftelse i udvalget. Side 9 af 21

10 Vedrørende kursustilbud, så er der siden 2015 tilbudt både individuelle kurser og virksomhedsrettede forløb, hvor der arbejdes med robusthed/håndtering af vanskelige situationer. Tilbuddet har også været gennemført i 2016 og vil fortsætte Mental robusthed er ikke defineret i forhold til om det er individet eller organisationen der skal være mere robuste. Kursustilbuddet er sat i værk i forhold til de tendenser vi ser i henvendelser via Trivselshotline og øvrige direkte henvendelser til Arbejdsmiljø og HR. Der spørges endvidere til yderligere kursustilbud end kurser i konflikthåndtering inden for emnet trusler om vold og vold. Medarbejderne i Hovedudvalget kan fremsende input og ideer til Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb (via sekretæren). Forslaget til Arbejdsmiljøstrategi for 2017 blev derefter godkendt. 5. Evaluering af Arbejdsmiljøkonference samt koncept for 2017 Deltagerne på arbejdsmiljøkonferencen 2016 har haft mulighed for elektronisk at evaluere på form og indhold. For arbejdsmiljøkonferencen i 2016 blev afprøvet en ny måde at strukturere dagen på, således at der kun blev planlagt 3 oplæg/workshop om formiddagen. Derved kunne eftermiddagens planlægges med det formål at etablere en lokal og virksomhedsrettet drøftelse af input fra de forskellige oplæg/workshops samt de 2 fælles foredrag. Det generelle billede af evalueringen er: Struktureringen af dagen var bedre end tidligere med færre differentierede oplæg/workshops og mulighed for lokal forankring/drøftelse af input fra dagen Et bedre overblik over dagen og godt at der var bedre tid afsat til både fælles foredrag og de 3 oplæg/workshops Udfordringer som er påpeget: Mange deltagere på hver af de 3 differentierede oplæg/workshops om formiddagen betyder at det ikke altid er hensigtsmæssigt at planlægge en workshop. Det er bedre med foredrag, når der er 100 deltagere eller mere. Nogle steder manglede ledelsen i de lokalt forankrede workshops. Bemærkninger om rammerne omkring Grønnegade Kaserne i forhold til lyd/akustik, kulde/varme og frokost-spisningen. Med udgangspunkt i evalueringen foreslår administrationen, at det ændrede koncept med færre oplæg formiddag og lokal forankring i arbejdsmiljøgrupper/den dynamiske trio om eftermiddagen fastholdes. Formiddagen struktur med en opdeling i 3-4 forskellige grupperinger betyder en ændret form, således at disse får større karakter af foredrag frem for workshop. Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget drøfter evalueringen MED-Hovedudvalget beslutter et tema for konferencen i 2017 Bilag 5 Evaluering af arbejdsmiljøkonferencen 2016 Drøftelse og beslutning Udvalget ser en god feedback generelt i evalueringen. Dog lægges der mærke til, at færre workshops betyder at en workshop mere er et foredrag. Det er vanskeligt at gøre noget i forhold Side 10 af 21

11 til de fysiske rammer på Grønnegade, men der vil naturligvis blive fulgt op på varme-forholdene især i gl. ridehus. Hvis arrangementet skal holdes andre steder skal der betales for brug af de fysiske rammer, hvilket vil gøre arrangementet mere bekosteligt. Nogle centre/virksomheder manglede i høj grad tilstedeværelse af ledelsen. Andre steder er der opstået snak om, hvorvidt tillidsrepræsentanter skal deltage. TRs deltagelse ses som en styrke til trio-samarbejde. Formålet med dagen understøttes så inspiration fra dagen bliver forankret via trioen også i eftermiddagens workshop. Medarbejderne foreslår at udvalgets arbejdsmiljørepræsentanter inddrages i den praktiske afholdelse af dagen. Det er positivt at mange er blevet inspireret på den gode måde, og det er få, som ikke synes det helt ramte rigtigt. Vedrørende tema for arbejdsmiljøkonferencen i 2017 kan input kan sendes til Team Arbejdsmiljø via sekretæren, så snart som muligt. Endeligt tema må afstemmes via mail-korrespondance, da udvalget næste ordinære møde er i juni. De foreløbige input til konferencen er: Fysisk arbejdsmiljø, som kan rumme både ergonomi, indeklima, støj mv. og psykisk arbejdsmiljø med fokus på vold og trusler om vold. 6. Forslag til ændret retningslinje for tjenestefrihed I forbindelse med temamødet i MED-Hovedudvalget i april 2016, var der et ønske om en opdatering af MED-Hovedudvalgets retningslinjer i forhold til indhold og struktur. Der har været nedsat en arbejdsgruppe på tværs af de 2 stabscentre. Arbejdsgruppen har udarbejdet et forslag til retningslinje for tjenestefrihed. Forslaget til ændret retningslinje er drøftet i direktionen den 24/1 samt med nogle af medarbejderrepræsentanterne fra udvalget den 26/1. Forslag til retningslinje er gennemarbejdet, således at der er sket forenkling, præcisering og opdatering både i forhold til struktur og indhold. MED-Hovedudvalgets tjekliste har tillige været baggrund for opdateringen af retningslinjen udvalgets tjekliste i forbindelse med temamødet i april 2016: En retningslinje skaber værdi for samarbejdet om mål og opgaver og arbejdsmiljøet, når: Den er klar og forståelig Skaber fælles mål og retning når den er retningsskabende Når mange har værdi af den Den er væsentlig og når der er et behov Der er en vigtig hensigt Når det er noget der sker hyppigt Når den eliminerer/fjerner risici for vilkårlighed Når den skaber mening Når den fjerner risiko for usikkerhed Når den giver tryghed for både medarbejdere og ledere Når den er gennemdrøftet og det er accepteret at den kan give værdi De primære forslag til ændringer i retningslinjen for tjenestefrihed er, at det fremhæves, at den ansatte under ansvar og i samarbejde med sin leder skal skabe den nødvendige balance mellem arbejde og fritid. Det er beskrevet, at man ved lægeordineret behandling har mulighed for at Side 11 af 21

12 aftale tjenestefrihed ved besøg hos speciallæge og/eller specialtandlæge uden for nærområdet dette også i forhold til sygdom, hospitalsindlæggelse mv. lægeordineret for den ansattes mindreårige børn. Endvidere er blevet præciseret at nærområdet både kan være inden for Næstved Kommune og/eller i nærområdet ved den ansattes bopæl. Mulighed for en tjenestefridag med løn ved særlige begivenheder, som fx eget bryllup, visse runde fødselsdage, jubilæum mv. er tilføjet 70-års fødselsdag. Øvrige fridage uden løn er omskrevet, således at rammen kan aftales med nærmeste leder. Det er dog fortsat beskrevet, at øvrige fridage uden løn skal aftales, så det planlægges mindst indgribende i arbejdstiden, og at især deltidsansatte skal være opmærksom på dette. Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget - godkender forslaget til retningslinje for tjenestefrihed Bilag 6a Forslag til ændret retningslinje for tjenestefrihed Bilag 6b Nuværende retningslinje for tjenestefrihed (2012) Beslutning Udvalget opnåede ikke enighed om at ændre retningslinjen. Der nedsættes en arbejdsgruppe med 3-5 medarbejderrepræsentanter samt ledelsens repræsentanter. Formål at afstemme muligheden for en ændret retningslinje, som kan godkendes af Hovedudvalget. I drøftelserne indgik følgende: Medarbejderne er ikke enige i, at der ikke kan gives fri med løn til transporttiden frem og tilbage til et lægebesøg. Dog er man enige i, at arbejdsgiver naturligvis ikke skal betale den transport man alligevel ville have frem og tilbage på arbejde i forbindelse med den ansattes normale mødetid og tjenestested. Det opleves at ledere definerer rammerne på meget forskellig vis, derfor ønskes en helt præcis definition, så der ikke opstår markante forskelle. Der blev nævnt i denne forbindelse nogle domsafgørelser, som har defineret at besøg hos læge ligestilles med sygefravær det tolkes til at dette også omfatter den nødvendige transporttid. Der er enighed om at den ansatte er ansvarlig for - så vidt det er muligt - at aftale besøg hos læge uden for arbejdstiden eller i start/slut af arbejdsdagen. Hvis der er ansatte, hvor ledelsen ser en tendens at en ansat misbruger rammen, så skal ledelsen handle i forhold til den enkelte. Der skal ikke laves en retningslinje for de 2 %, som enten giver mere eller misbruger rammen. Værdigrundlaget skal være i fokus, så der opnås gensidig tillid og gensidig fleksibilitet. Endvidere bemærker medarbejderne, at der kun kan gives fri med løn én dag i forhold til alvorlige/akutte hændelser. Dette er ikke altid nok ved fx dødsfald eller akutte hospitalsindlæggelser af børn/pårørende. Sundhedskartellets ramme nævnes, hvor overenskomsten beskriver at man har ret til dage fri med løn ved barn syg. Det positive i forslaget er, at nærområdet er præciseret således, at det også kan være ved egen bopæl. Sagen blev udsat og der nedsættes en arbejdsgruppe. Målet er en mere værdibaseret retningslinje, som dog ikke bliver et tag-selv-bord eller præciserer nye rettigheder. Oplægget kan være, at det i højere grad vil være op til de enkelte arbejdspladsers MED-udvalg at folde ud rammen ud inden for de gældende overenskomster. Side 12 af 21

13 7. Forslag til retningslinje for fastholdelse af seniorers kompetence I forbindelse med temamødet i MED-Hovedudvalget i april 2016, var der et ønske om en opdatering af MED-Hovedudvalgets retningslinjer i forhold til indhold og struktur. Der har været nedsat en arbejdsgruppe på tværs af de 2 stabscentre. Arbejdsgruppen har udarbejdet et forslag til retningslinje for fastholdelse af seniorers kompetence. Forslaget til ændret retningslinje er drøftet i direktionen den 24/1 samt med nogle af medarbejderrepræsentanterne fra udvalget den 26/1. Forslag til retningslinje er gennemarbejdet, således at der er sket forenkling, præcisering og opdatering både i forhold til struktur og indhold. MED-Hovedudvalgets tjekliste har tillige været baggrund for opdateringen af retningslinjen udvalgets tjekliste i forbindelse med temamødet i april 2016: En retningslinje skaber værdi for samarbejdet om mål og opgaver og arbejdsmiljøet, når: Den er klar og forståelig Skaber fælles mål og retning når den er retningsskabende Når mange har værdi af den Den er væsentlig og når der er et behov Der er en vigtig hensigt Når det er noget der sker hyppigt Når den eliminerer/fjerner risici for vilkårlighed Når den skaber mening Når den fjerner risiko for usikkerhed Når den giver tryghed for både medarbejdere og ledere Når den er gennemdrøftet og det er accepteret at den kan give værdi I det udarbejdede forslag foreslås den nuværende betegnelse strategi omdøbt til retningslinje. Betegnelsen retningslinje understøtter MED-aftalens 8 med et signal om, at det er en fælles beslutning indgået mellem ledere og medarbejdere. Den nuværende strategi er dog også i MEDaftalens forstand at betegne som en retningslinje, men formålet med at omdøbe strategi til retningslinje, er at skabe mindre tvivl om den fælles forankrede beslutning. De primære ændringer i forslaget til retningslinje for fastholdelse af seniorer er, at det udelades at beskrive, hvordan strategien understøtter de personalepolitiske værdier, da disse indledende beskrivelser understøttes direkte i beskrivelsen af de 4 værdier i personalepolitikken. Beskrivelsen af en seniorpulje udeladt, idet der ikke længere er en central seniorpulje senioraftaler skal aftales inden for den ramme, der er mulig i selvforvaltningen. Generelt følger seniorordninger og seniorstillinger rammeaftalen om seniorpolitik, som er indgået mellem KL og Forhandlingsfællesskabet. Administrationen foreslår at der udover den forenklede retningslinje udarbejdes et administrationsgrundlag, som både understøtter ledelsens muligheder og opmærksomhedspunkter i forhold til senioraftaler samt indeholdende eksempler. Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget - godkender forslaget til retningslinje for fastholdelse af seniorers kompetencer - understøtter at der udarbejdes et administrationsgrundlag Bilag 7a Forslag til ændret retningslinje for fastholdelse af seniorers kompetencer Bilag 7b Nuværende strategi for fastholdelse af seniorers kompetencer (2012) Side 13 af 21

14 Beslutning Mulighederne for at aftale seniorordninger ligger inden for lokale rammer på arbejdspladserne/virksomhederne. Hensigten er, at der fortsat skal ses muligheder på en måde, så det har værdi for både arbejdspladsen og den enkelte ansatte. Udvalget godkendte forslaget til retningslinje og ønsker at det understøttes med et administrationsgrundlag. 8. Forslag til ændret retningslinje for lønforhandling - UDSAT I forbindelse med temamødet i MED-Hovedudvalget i april 2016, var der et ønske om en opdatering af MED-Hovedudvalgets retningslinjer i forhold til indhold og struktur. Der har været nedsat en arbejdsgruppe på tværs af de 2 stabscentre. Arbejdsgruppen har udarbejdet et forslag til retningslinje for lønforhandling. Forslaget til ændret retningslinje er drøftet i direktionen den 24/1 samt med nogle af medarbejderrepræsentanterne fra udvalget den 26/1. Forslag til retningslinje er gennemarbejdet, således at der er sket forenkling, præcisering og opdatering både i forhold til struktur og indhold. MED-Hovedudvalgets tjekliste har tillige været baggrund for opdateringen af retningslinjen udvalgets tjekliste i forbindelse med temamødet i april 2016: En retningslinje skaber værdi for samarbejdet om mål og opgaver og arbejdsmiljøet, når: Den er klar og forståelig Skaber fælles mål og retning når den er retningsskabende Når mange har værdi af den Den er væsentlig og når der er et behov Der er en vigtig hensigt Når det er noget der sker hyppigt Når den eliminerer/fjerner risici for vilkårlighed Når den skaber mening Når den fjerner risiko for usikkerhed Når den giver tryghed for både medarbejdere og ledere Når den er gennemdrøftet og det er accepteret at den kan give værdi I det udarbejdede forslag foreslås den nuværende betegnelse strategi omdøbt til retningslinje. Betegnelsen retningslinje understøtter MED-aftalens 8, hvor der ligger et signal om, at det er en fælles beslutning indgået mellem ledere og medarbejdere. Den nuværende strategi er dog også i MED-aftalens forstand at betegne som en retningslinje, men formålet med at omdøbe strategi til retningslinje, er at skabe mindre tvivl om den fælles forankrede beslutning. Forslaget til retningslinje er forenklet i forhold til den nuværende strategi. Baggrunden for dette forenklede forslag er, at en stor del af den nuværende strategis indhold er beskrevet i det tilhørende administrationsgrundlag for lokal løndannelse. Administrationsgrundlaget er udelukkende opdateret i forhold til gældende lov- og aftalegrundlag. Administrationsgrundlaget vedlægges også som bilag, således at der er mulighed for at se helhed og sammenhæng med forslaget til retningslinje og den nuværende strategi. Administrationsgrundlaget er beskrivelsen af den praktiske efterlevelse af retningslinjen og er beslutningsmæssigt forankret hos direktionen. De primære ændringer i forslaget til retningslinje for lønforhandling er generelt en forenkling. Selvom der dog er forslået en omfattende forenkling, så er de grundlæggende formål fortsat Side 14 af 21

15 beskrevet rekruttering, fastholdelse og udvikling af kvalificerede medarbejdere tillige med fremme af fleksibilitet og understøtte mål og kerneopgave. Ansvar og beslutningskompetencer beskrevet i den nuværende strategi fremgår af administrationsgrundlaget. Rammerne er ligeledes forenklet idet der i forslaget henvises til de gældende aftaler, lønmodeller mv. både i forhold til Næstved Kommunes egne personalepolitiske rammer og overenskomster. Processen og gennemførelse af lønforhandlinger som står beskrevet i den nuværende strategi fremgår også af administrationsgrundlaget. Dog bibeholdes i forslaget til retningslinje, at der lokalt kan aftales lokale procedurer for gennemførelse af lønforhandlinger med beskrivelse for eksempel af hvornår i løbet af året lønforhandlingerne sker, udveksling af forslag, hvem der gør hvad hvornår mv. Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget - godkender forslaget til retningslinje for lønforhandling Bilag 8a Forslag til ændret retningslinje for lønforhandling Bilag 8b Nuværende strategi for lønforhandling (2012) Bilag 8c Administrationsgrundlag for lokal løndannelse Beslutning Punktet blev udsat. Der nedsættes en arbejdsgruppe med det formål, at udforme et oplæg til ændret retningslinje. 9. Forslag til ændring af retningslinje for rygning I forbindelse med temamødet i MED-Hovedudvalget i april 2016, var der et ønske om en opdatering af MED-Hovedudvalgets retningslinjer i forhold til indhold og struktur. Der har været nedsat en arbejdsgruppe på tværs af de 2 stabscentre. Arbejdsgruppen har udarbejdet et forslag til retningslinje for rygning. Forslaget til ændret retningslinje er drøftet i direktionen den 24/1 samt med nogle af medarbejderrepræsentanterne fra udvalget den 26/1. Forslag til retningslinje er gennemarbejdet, således at der er sket forenkling, præcisering og opdatering både i forhold til struktur og indhold. MED-Hovedudvalgets tjekliste har tillige været baggrund for opdateringen af retningslinjen udvalgets tjekliste i forbindelse med temamødet i april 2016: En retningslinje skaber værdi for samarbejdet om mål og opgaver og arbejdsmiljøet, når: Den er klar og forståelig Skaber fælles mål og retning når den er retningsskabende Når mange har værdi af den Den er væsentlig og når der er et behov Der er en vigtig hensigt Når det er noget der sker hyppigt Når den eliminerer/fjerner risici for vilkårlighed Når den skaber mening Når den fjerner risiko for usikkerhed Når den giver tryghed for både medarbejdere og ledere Når den er gennemdrøftet og det er accepteret at den kan give værdi Indholdsmæssigt er der kun foreslået én ændring, hvilket er en opstramning, således at dér hvor der er mulighed for at ryge (hvor der ikke færdes børn og unge under 18 år), skal man som ryger Side 15 af 21

16 arbejde den samme arbejdstid som ikke-rygere, idet der er lagt vægt på at formålet både er fokus på øget sundhed samt prioritering af kerneopgaven. Administrationen har i 2016 foretaget en mini-forespørgsel hos forskellige virksomheder og centre i organisationen med det formål, at skabe et billede af om der er lokale retningslinjer for rygning. Mini-undersøgelsen vedhæftes sammen med et overblik over hvilke kommuner i Danmark, som har indført rygeforbud i arbejdstiden generelt. Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget - godkender forslaget til retningslinje for rygning Bilag 9a Forslag til ændret retningslinje for rygning Bilag 9b Nuværende retningslinje for rygning (2015) Bilag 9c Oversigt røgfrie kommuner i Danmark samt mini-forespørgsel hos egne virksomheder Beslutning Udvalget opnåede ikke enighed om at ændre retningslinjen. Der nedsættes en arbejdsgruppe med 3-5 medarbejderrepræsentanter samt ledelsens repræsentanter. Formålet er at afstemme muligheden for en ændret retningslinje, som godkendes af Hovedudvalget. Ledelsen indledte med at fortælle at tendensen er, at man flere og flere steder i Danmark beslutter, at er ikke må ryges i arbejdstiden. I forslaget til ændret retningslinje er præciseret, at alle ansatte skal udfylde den arbejdstid man er ansat til således at både ikke-ryger og ryger leverer den samme arbejdspræstation og arbejdstid. Uanset om man holder pauser eller rygepauser, så skal man levere den samme arbejdstid/opgaver som man er ansat til. Forskellen i relation til andre pauser (kaffe, frugt-indtagelse mv.) er, at en ryger fysisk skal forlade sin arbejdsplads og gå uden for at ryge, hvilket der også går tid med. Derfor er der behov for en præcisering af, at en ryger har samme arbejdstid og skal præstere samme opgaveportefølje som en ikke-ryger. Medarbejderne er ikke enige i formuleringen af samme arbejdstid, idet der kan blive skabt mistillid, splid og dårlig stemning mellem kolleger på arbejdspladsen. Der opstår mistænkeliggørelse. Ingen skal forfølges, men på en arbejdsplads, hvor der er muligt at holde pauser, når man har lyst (hovedparten af arbejdspladserne kan man ikke bare holde pause når man lyster), skal der være en fleksibel holdning. Der er dog enighed om, at man som ansat ikke generelt set har ret til ekstra pauser udover frokostpausen, men der skal ikke kunne læses et signal om at en ryger er mindre effektiv. Arbejdsgiver skal understøtte en god folkesundhed, og der er tillid til at den ansatte forvalter sin arbejdstid, så man udfylder de forventnings-afstemte opgaver. Hvis det er et problem enkelte steder eller for enkelte ansatte, er det den lokale leders ledelsespligt at drøfte det med den enkelte. Ledelsen i udvalget har talt med ledere forskellige steder i organisationen billedet er, at ledere er usikre på om man har ret til at holde pauser/ryge-pauser. Der er derfor behov for en præcisering af samme arbejdstids-opfyldelse. Der er ligeledes eksempler i organisationen, hvor kolleger er irriterede over at rygere gentagne gange holder rygepauser i løbet af en dag rygepauser er synlige, fordi man forlader arbejdspladsen/går ud. Retningslinjen skal motivere til sundhed og give muligheder/tilbud om rygestop eller andre sundhedstilbud. Hvis det beskrives som et problem ved at rygere skal have samme arbejdstid Side 16 af 21

17 som alle andre, så er det ikke motivation til øget sundhed. Der er enighed om at alle ansatte skal opfylde den arbejdstid man er ansat til. Retningslinjen skal afspejle gensidig tillid og ansvaret hos den enkelte. En del af trivsel og arbejdsmiljø er, at det er muligt at holde korte pauser. Det afgørende er, at leder og medarbejder lokalt har en god dialog om, hvad der er muligt og ikke muligt uanset om det er rygning eller øvrige små-pauser. Fleksibilitet er vigtig begge veje og den lokale leders lederforpligtigelse til at følge op med de ansatte, som ikke opfylder den aftalte opgave-ramme. Udvalget kunne ikke opnå enighed om formulering af en ændret retningslinje. Punktet udsættes og der nedsættes en arbejdsgruppe. 10. Ændringer i antallet af arbejdsmiljøgrupper Som følge af MED-aftalens 9D har MED-Hovedudvalget beslutningskompetencen for ændringer i organisering af arbejdsmiljøgrupper. Ønske om ændringer af antallet af arbejdsmiljøgrupper skal drøftes i det relevante MED-Virksomhedsudvalg, som skal fremsende deres indstilling og begrundelse via referatet fra deres drøftelse. Organiseringen af MED-strukturen skal til enhver tid afspejle linjeorganisationen og vil derfor ikke indeholde ændringer, som skal godkendes af MED-Hovedudvalget. De respektive lokale MEDudvalg/Personalemøder med MED-status skal drøfte og høre medarbejdernes synspunkter inden der træffes ledelses-/politisk beslutning om organisatoriske ændringer/omstillinger (MED-aftalens 7 stk. 4). Arbejdsmiljørepræsentanter vælges af og blandt alle virksomhedens/områdets/afdelingens medarbejdere. Arbejdsmiljørepræsentanter repræsenterer således arbejdsmiljøarbejdet for den pågældende valggruppe af medarbejdere, og er uafhængigt af om personen er medlem af en faglig organisation eller ej. a) Næstved Sociale Virksomhed ønsker at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper fra de nuværende 5 til fremadrettet 4. b) Udviklingscenter for Børn og Familier ønsker at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper fra nuværende 2 til fremadrettet 1. c) Center for Koncernservice og Økonomi ønsker at have 2 arbejdsmiljøgrupper i stedet for den 1, som MED-Hovedudvalget besluttede i forbindelse med organisationsændringen. Bilag 10a Referat og indstilling fra MED-udvalget for NSV Bilag 10b Referat og indstilling fra MED-udvalget for Udviklingscenter Børn og Familier Bilag 10c Referat og indstilling fra MED-udvalget for CKO (fremgår af punktet Drøftelse af APV (efter omorganisering) dot 6-13) Indstilling Administrationen indstiller at ændringerne godkendes af MED-Hovedudvalget, på baggrund af, at drøftelser og beslutning om ændringer retmæssigt har foregået lokalt i samarbejde mellem ledere og medarbejdere, som bedst kender opgaveportefølje, geografi, kultur og den organisatoriske sammenhæng på virksomhedsniveau. Side 17 af 21

18 Beslutning Godkendt. 11. Budgetstrategi for budget 2018 Der er mulighed for at drøfte potentialer i forbindelse med budgetlægning og temamødet med byrådet, som er planlagt den 26. april. Resume Kompetenceudvalg: Økonomiudvalget Budgetstrategien fastlægger rammerne og tidsplanen for budgetlægningen for Budgetlægningsprocessen er i hovedtræk en videreførelse af det budget, som blev udarbejdet sidste år. Sagsfremstilling Fra starten af budgetlægningen er der følgende balance i årene : 2018: 18 mio. kr. i overskud (indeholder anlægsbudget på 113 mio. kr.) 2019: 25 mio. kr. i underskud (indeholder anlægsbudget på 136 mio. kr.) 2020: 17 mio. kr. i overskud (indeholder anlægsbudget på 88 mio. kr.) 2021: ca. 60 mio. kr. i underskud (indeholder anlægsbudget på 106 mio. kr.) Samlet er der underskud over de 4 år på ca. 50 mio. kr. Underskuddet stammer fra I ovenstående balance er der regnet med, at vi får et ekstraordinært finansieringstilskud på 77,5 mio. kr. årligt, ligesom vi har fået de seneste 5 år. Der er også regnet med, at vi får lånedispensation på 30 mio. kr. årligt. Opnås dette ikke vil balancen forværres. Vi forudsætter, at det ekstraordinære finansieringstilskud fortsætter frem til, der bliver lavet ny udligningsordning. Udligningsordningen skulle træde i kraft 1. januar 2018, men regeringen har meddelt, at den er udskudt et år. Budgetprocessen er i store træk den samme som sidste år. Der er uændrede rammer til udvalgene på både drift og anlæg og udvalgene skal udarbejde deres budget inden for disse rammer. Der skal ikke fremsendes reduktionsforslag, men der kan omvendt heller ikke fremsendes ønsker. Budgetproblemer skal løses af udvalgene selv. Økonomiudvalget godkendte - med enkelte tilpasninger - budgetstrategien på deres møde den 6. februar. Bilag 11: Budgetstrategi (efter Øks behandling) Til drøftelse/information Punkt 11 og 12 blev fremlagt som ét punkt. Der er vedtaget en budgetstrategi i ØK som følger samme procedure som tidligere. Set over 4 år er der et samlet underskud på ca. 50 mio.kr. Efter 2019 indregnes ikke længere 1% reduktioner, så der er ikke beskrevet effektiviseringen ved 1 % reduktioner for 2020 og Side 18 af 21

19 Der vil dog ikke være råd til at holde samme aktivitetsniveau fremadrettet. Kommunen skal derfor fremadrettet overveje nye måder at opnå balance. Regnskab 2016 ser umiddelbart fornuftigt ud der vil formentligt være ca. 100 mio. kr. overskud. Det er primært på ældre- og skoleområdet der ses et overskud samt et mindre overskud på administrationen. I forhold til det samlede budget er 100 mio. kr. dog ikke meget. Fremadrettet skal vi være bedre til at bruge den budgetterede økonomi, men der er ikke plads til at øge budgetterne med mindre der kommer flere indtægter. Udover at leder bliver bedmt på ledelsesgrundlag, medarbejdertrivsel m.m., så bedømmes leder også på overholdelse af budget. 12. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte i forhold til Arbejds-, Personale-, Samarbejds- og Arbejdsmiljøforhold (APSA). Information og Drøftelse Se punkt Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Orientering reaktioner/afgørelser og vejledninger for de virksomheder, som har haft besøg af Arbejdstilsynet. Bilag 13 Oversigt over besøg i perioden fra 7. december 2016 Drøftelse Taget til efterretning. 14. Status på fremmøde i Næstved Kommune Se statistikken for fremmøde i år 2016 på > Arbejdsmiljø > Sygefravær > Statistik > I året Fremmøde. Direktionen har besluttet at fastlægge et overordnet mål for sygefravær/fremmøde i 2016 på hhv. 5,2/94,8 % for hele Næstved Kommune. For 2017 er målet samlet for kommunen fastholdt på samme niveau. Status for hele år 2016 er et fremmøde på 94,61 %. Det samlede billede for 2015 var 94,51 %. Måltallet for år 2017 for centre og virksomheder sættes som udgangspunkt som et beregnet måltal på basis af fremmødestatistikken for Udover at sygefraværet/fremmødet kan følges via det KOMmunale Ledelses Informations System, (KOMLIS), kan virksomhedsledere forsat følge den daglige status på sygefravær via KMD Rollebaseret Indgang. KMD-tal giver kun mulighed for benchmark med øvrige kommuner en gang om året. Typisk foreligger der en samlet oversigt for alle kommuner i marts/april måned uanset valget af leverandør-data. Side 19 af 21

20 Drøftelse 2016 er bedre end for 2015, men målet er dog ikke opnået. I øvrigt taget til efterretning. 15. Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen Ledere og medarbejdere har mulighed for gensidigt at orientere hinanden om status/oplevelser i organisationen. Orientering Kontakt vedrørende personalesager i den nye organisationen? Center for Koncernservice og Økonomi har beskrevet kontakt-formaliteter på ERNA vedlægges referatet. Der vil blive sendt mere information ud i organisationen om kontakter også fra Center for Politik og Udvikling. Bilag 15a og 15b med informationer fra Center for Koncernservice og Økonomi tilføjet referatet. 16. Den gode historie MED-Hovedudvalget har aftalt at der skal være mulighed for også at synliggøre succes- historier fra arbejdspladserne i organisationen. Orientering Der har været arrangeret besøg for ældre borgere, som har været både på indisk restaurant og mødt den indiske kultur. Der kunne ses øget livskvalitet og det har skabt en positiv aha-oplevelse i teamet. 17. Eventuelt kun til orientering a) Ændringer i forhold til udvalgets medlemmer. Louise Herløv Bupl, er blevet suppleant for Lisbeth Ulla Møller i stedet for Annette Heegaard Steen. Louise er indtrådt midlertidigt i udvalget, da Lisbeth p.t. er konstitueret leder i en af enhederne på daginstitutionsområdet. b) Der er sendt elektronisk besked ud i organisationen via formand og næstformand for alle MED-udvalg om at gennemføre valg til arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg. Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb er tovholder på gennemførelse af valg af arbejdsmiljørepræsentanter til de 4 MED-Områdeudvalg og MED-Hovedudvalget. Dette valg er varslet gennemført mandag den 20. marts fra kl. 15 i Byrådssalen i Teatergade. Orientering Endvidere sagde Tomas tak for et godt samarbejde, som er blevet styrket over de sidste 4 år. Der har været en god samarbejds-tilgang med åbne og ligefremme drøftelser af gode ideer. Der planlægges aftrædelses-reception den 31. marts kl. 13 man er velkommen. Side 20 af 21

21 Kommende sager: 1) Drøftelse af brug af frivillige 2) Projektgruppe for beslutningsgrundlag vdr. et eventuelt medarbejdergrundlag 3) Retningslinje for rygning 4) Retningslinje for Tjenestefrihed 5) Retningslinje for Lønforhandling Mødeplan for 2017 Onsdag den 26. april kl (foreløbig) Dialogmøde med byrådet Onsdag den 26. april ekstraordinært møde Onsdag den 7. juni Torsdag den 17. august eftermiddagsarrangement. MED-organisationens budgetseminar Torsdag den 24. august Budgetdialog med byrådet om budget 2018, 1-2 timers møde Onsdag den 20. september 2017 Onsdag den 1. november 2017 ekstraordinært møde Tirsdag den 31. oktober 2017: Arbejdsmiljøkonference kl Onsdag den 13. december 2017 Side 21 af 21