Referat MED-Hovedudvalget

Transkript

1 Næstved Kommune Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb Sagsid.: P Referat MED-Hovedudvalget Mødedato Tid 10:00 12:15 Sted Kantinen, 1. sal i Jernbanegade 12 NB: Formøde for medarbejderne: Tirsdag den 20. februar kl. 8:30-10:30, Teatergade, mødelokale 3 Mødedeltagere Rie Langhoff Perry, Sven Koefoed-Hansen, Hanne Dollerup, Jakob Bigum Lundberg, Torben Bahn Pedersen, Ole Dittmann, Anne Engel, Gitte Jørgensen, Flemming Møss for Tommy Skov, Annette Bendix Sørensen, Patricia Dundorff, Morten Lundhøj, Mette Weirup Lyngsø, Alice Sørensen, Lise- Lotte Horn Jakobsen, Helle Frænde for Louise Herløv, Bo Kiersgaard, Jimmi Lind, Lone Høegh Karlsen, Minna Randløv Andersen og Birthe Hoeck Hansen. Som tilforordnet deltager Birgitte Gussenhoven Eriksen, centerchef for Center for Politik og Udvikling. Fraværende/afbud Nanna Salling, Nils Ørby-Lieberkind, Tommy Skov og Louise Herløv. Mødeleder Rie Langhoff Perry Gæster Steen Andersen, centerchef, ved punkt 3-5 Trine Stig Elmer, chefkonsulent, ved punkt 6 Referent Dorthe Erika Vang Jensen Side 1 af 18

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. april 2017 til 31. december 2018: Ledersiden: kommunaldirektør Rie Langhoff Perry direktør Hanne Dollerup direktør Jakob Bigum Lundberg direktør Sven Koefoed-Hansen Torben Bahn Petersen, centerchefrepræsentant, Center for Arbejdsmarked (suppleant Lars Nedergaard, Center for Dagtilbud og Skole) Ole Dittmann, virksomhedslederrepræsentant, Leder af Dagplejen Anne Engel, virksomhedsambassadøren fra Virksomhedspanelet (suppleant Birgitte Ettrup, virksomhedspanelet) Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Tommy Skov, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Annette Bendix Sørensen, OAO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Patricia Dundorff, OAO/FOA Kirsten Solveig Nielsen, OAO/FOA Morten Lundhøj, OAO/SL Tanja Jepsson, OAO/SL Nils Ørby-Lieberkind, OAO/3F Heine Øllegaard Jensen, LO/3F Nanna Salling, FTF/DS --- Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR --- Alice Sørensen FTF/Danske Fys. --- Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Pia Sundberg, FTF/DLF Louise Herløv, FTF/BUPL Helle Inge Frænde, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA Gregers Kiehn, IDA/AC Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jimmi Lind Lone Høegh Karlsen Minna Randløv Andersen Birthe Hoeck Hansen (selvejende) Kasper Jensen Søren P. Eriksen Sabrina Vibeke Christiansen Dorthe Smed Nielsen (selvejende) Som tilforordnet deltager Birgitte Gussenhoven Eriksen, centerchef for Center for Politik og Udvikling. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 18

3 Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Forslag til ændret retningslinje om vilkår for Tillidsrepræsentanter og Arbejdsmiljørepræsentanter Budget og opfølgning på mål og ressourcer Orientering om projektaftaler for budgettemaanalyser til budget Forslag til design af evaluering af organisationsændringen Afbureaukratisering forankret i MED-Hovedudvalget Forslag til retningslinje om deltagelse i aktiviteter i udlandet Evaluering af Arbejdsmiljøkonference 2017 og koncept for Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Status på fremmøde i Næstved Kommune Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen Den gode historie Eventuelt kun til orientering Side 3 af 18

4 Oversigt over Bilag: Bilag 3a Gældende retningslinje for aftale om vilkår for TR- og SR-funktioner Bilag 3b Forslag til ny retningslinje for vilkår for TR- og AMR-funktioner Bilag 3c Nyt Administrationsgrundlag for vilkår for TR- og AMR-funktioner Bilag 3d Tidligere administrationsgrundlag for vilkår for TR- og AMR-funktioner Bilag 5a Projektaftale om fremtidig organisering af bygningsdrift Bilag 5b Projektaftale om vurdering af ressourceforbrug og opgaveløsning i administrationen Bilag 5c Projektaftale om automatisering og effektivisering ved IT-systemudskiftning Bilag 5d Projektaftale om monopolbrud. Analyse af gevinster ved fælles offentlige IT-løsninger Bilag 6a: Forslag til evaluering af organisationsændringen Bilag 6b: Forandringsmodel for ændringen af den administrative organisering 2017 Bilag 6c: Opsamling fra dialogmøderne Bilag 7a Oplæg til initiativer Bilag 7b Udvalgets notat om ideer fra gruppearbejde den 1. november 2017 Bilag 7c Udvalgets statements om det gode samarbejde Bilag 8 Forslag til retningslinje om deltagelse i aktiviteter i udlandet Bilag 9a Evaluering af arbejdsmiljøkonferencen 2017 Bilag 9b Overblik over tidligere konferencers temaer og indhold Bilag 10 Oversigt over besøg i perioden siden december Side 4 af 18

5 1. Godkendelse af dagsorden Herunder orienteres om ændringer af medlemmer af udvalget: Karen Dahl Mejlstrup meddelte på mødet i december, at hun har skiftet job. FTF Region Sjælland har meddelt, at Alice Sørensen indtræder på FTF pladsen i MED-Hovedudvalget. Der er ikke udpeget en suppleant. Lisbeth Ulla Møller er gået på pension. FTF Region Sjælland har meddelt at Louise Herløv træder ind i udvalget (Louise har været suppleant for Lisbeth. Helle Inge Frænde er samtidig udpeget som ny suppleant for Louise. Suppleant Henrik S. Hansen for Nils Ørby-Lieberkind er stoppet. 3F har meddelt at ny suppleant er Heine Øllegaard Jensen. AMR-suppleant Sabrina Vibeke Christiansen er ikke længere arbejdsmiljørepræsentant og derfor ikke længere suppleant for AMR, Minna Randløv Andersen Centerchef Birgitte Gussenhoven Eriksen stopper som tilforordnet til udvalget. Teamleder, Ann Sofie Kannegaard (Fie) bliver fremadrettet tilforordnet udvalget. Beslutning Godkendt. 2. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra mødet den 13. december Herunder har udvalget mulighed for at evaluere på tidligere møders form og struktur m.m. Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2017 Beslutning Godkendt dog med bemærkning om, at Anne Engel og Poul Erik Sehested Kristensen deltager som ledelsens repræsentanter i arbejdsgruppen for drøftelse af kompetenceudvikling. 3. Forslag til ændret retningslinje om vilkår for Tillidsrepræsentanter og Arbejdsmiljørepræsentanter Kompetenceudvalg: MED-Hovedudvalg Gennem de seneste år har der været udtrykt ønske fra virksomhedsledere og personaleorganisationer om, at funktionen som arbejdsmiljørepræsentant (AMR) kan honoreres. Dette skal ses i lyset af, at Næstved Kommune har sat større fokus på indholdet og udøvelsen af AMRs rolle f.eks. i forbindelse med TRIO-samarbejdet. AMRs rolle indeholder i nogle virksomheder opgaver, der i tyngde og indhold er på lige fod med tillidsrepræsentanters (TR), og for sidstnævntes vedkommende sker der konsekvent aflønning af funktionen. På den baggrund har Center for Koncernservice og Økonomi (CKO) udarbejdet et forslag til en revideret retningslinje og administrationsgrundlag for vilkår for TR- og AMR-funktioner i Næstved kommune, som giver mulighed for forhandling af funktionstillæg til AMR. Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget godkender forslag til ny retningslinje for vilkår for TR- og AMR-funktioner i Næstved Kommune. Side 5 af 18

6 Sagsfremstilling På baggrund af ønske fra ledere og personaleorganisationer samt udviklingen i AMR-rollen har CKO udarbejdet et udkast til revideret retningslinje og administrationsgrundlag for vilkår i TR- og AMR-funktioner. MHUs arbejdsgruppe vedrørende retningslinjer har drøftet retningslinjen den 17. januar Forslaget til retningslinje er tillige udarbejdet i forhold til de rammer som MED-Hovedudvalget aftalte på et temamøde i april 2016 vedr. det fremadrettede fokus i alle udvalgets retningslinjer: En retningslinje skaber værdi for samarbejdet om mål og opgaver og arbejdsmiljøet, når: den er klar og forståelig den skaber fælles mål og retning når den er retningsskabende mange har værdi af den den er væsentlig, og når der er et behov der er en vigtig hensigt det er noget der sker hyppigt den eliminerer/fjerner risici for vilkårlighed den skaber mening den fjerner risiko for usikkerhed den giver tryghed for både medarbejdere og ledere den er gennemdrøftet og det er accepteret, at den kan give værdi. Retningslinjen er på den baggrund blevet forenklet og sat op i 3 hovedpunkter med underbyggende elementer. Den primære ændring i retningslinjen er, at det er tilføjet, at der kan aftales honorering af funktionen som AMR efter aftale med centerchefen. Størrelsen på honoreringen følger den, som f.eks. lærerne får via deres forhåndsaftale for funktionen. Honoreringen af TR-funktionen ændres således, at der er foreslået et maximalt beløb for funktionen frem for, at der honoreres efter antal medlemmer. Den konkrete størrelse på honoreringen er op til den faglige organisation og lederen at aftale ud fra saglige kriterier i forhold til opgaverne TT/FTR skal løse og antallet af medlemmer. Herudover er der foreslået en max honorering af FTR-funktionen. Retningslinjen besluttes i MED-Hovedudvalgets kompetence, hvor ledere og medarbejdere skal være loyale over for den fælles beslutning. Såfremt der ikke i MED-hovedudvalget kan opnås enighed om forslaget til ændret retningslinje, gælder nuværende retningslinje. MED-Hovedudvalget orienteres tillige om det ændrede administrationsgrundlag, som er en beskrivelse af den praktiske efterlevelse af retningslinjen og kan betragtes som ledelsens instruktion. Direktionen godkendte administrationsgrundlaget den 21/ Administrationsgrundlaget er revideret, så det også indeholder vilkår for valg, løn, udøvelse og ophør af AMRfunktionen. Lovgrundlag MED-aftalen samt Overenskomstmæssige rammer. Bilag 3a Gældende retningslinje for aftale om vilkår for TR- og SR-funktioner Bilag 3b Forslag til ny retningslinje for vilkår for TR- og AMR-funktioner Bilag 3c Nyt Administrationsgrundlag for vilkår for TR- og AMR-funktioner Bilag 3d Tidligere administrationsgrundlag for vilkår for TR- og AMR-funktioner Side 6 af 18

7 Beslutning Det skal være et udgangspunkt i processen om ændring af retningslinjer, at den nedsatte arbejdsgruppe afstemmer forslaget til retningslinje, således at MED-Hovedudvalget som udgangspunkt kan nikke til ændringen. Arbejdsgruppen drøftede ikke de økonomiske rammer i forbindelse med retningslinjen for TR og AMR-vilkår. Når beløbsgrænserne nævnes i retningslinjen kan det ses som et forhandlingsperspektiv, men stadig med max-beløb. Derfor kan udvalget opnå enighed om, at beløbs-afgrænsningen ikke skal fremgå af retningslinjen, men af administrationsgrundlaget. I retningslinjen henvises til rammerne i administrationsgrundlaget. Retningslinjen godkendes ved udeladelse af beskrivelsen af beløbsgrænser. Vel vidende at administrationsgrundlaget er ledelsens beslutningskompetence at ændre, har medarbejderne følgende opmærksomhedspunkter: - Et ønske om, at det ikke er max. beløb, men i stedet er minimums-beløb. - Der er en opmærksomhed på, at tillæg til FTR i relation til sundhedskartellet ikke overholder de overenskomstmæssige rammer dette undersøges nærmere. - En præcisering af, at tillæg for FTR er udover de tillæg, som er beskrevet for TR. Når man er FTR er man både TR og FTR. - I afsnittet om Beskyttelse ved afskedigelse peges på, at oplistningen af eksempler på tvingende årsager kan udelades. Her kan henvises til de aftalemæssige rammer. - Funktionen som Område-TR indgår ikke i beskrivelsen. Både inden for Dagtilbudsområdet og for SFO-området på skolerne er funktionen opstået efter strukturændringer. Område-TR har en udvidet opgave-portefølje i forhold til den normale TR-funktion, men er dog ikke FTR. - Der rettes opmærksomhed på afsnittene Tid og løn til TR og AMR samt Uddannelse. Her er nævnt deltagelse i kurser m.v. under hensyn til forholdene på tjenestestedet. Desværre ses oftere og oftere, at ledelsen afslår at tillidsvalgte deltager i kurser/efteruddannelse - på trods af at udgifter refunderes til tjenestestedet. Samtidig signalerer mange af organisationerne, at man ikke får rollen/forhandlingsretten, såfremt man ikke gennemfører de relevante kurser. Der er behov for muligheden for opkvalificering. Rammerne i forhold til beløbsgrænser vil gælde fremadrettet. Der vil derfor ikke være nogen, som skal forhandles ned i løn. Retningslinjen blev godkendt med de nævnte ændringer, således at beløb fremgår af administrationsgrundlaget og ikke af retningslinjen. Udvalget orienteres om et ændret Administrationsgrundlag, når direktionen har behandlet et nyt forslag. 4. Budget og opfølgning på mål og ressourcer Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte i forhold til Arbejds-, Personale-, Samarbejds- og Arbejdsmiljøforhold (APSA). Information og Drøftelse I Økonomiudvalgets drøftelse af budgetstrategien har der været opmærksomhed på: - At budget 2019 ikke skal fortsætte med 1% reduktioner (dette koster 30 mio.kr.,) Side 7 af 18

8 - Samlet vil budgettet give et underskud på 50 mio.kr. i budget Man vil undlade en prisfremskrivning af varekøb og tjenesteydelser, som normalt er 1½-2 %. Børn- og unge-, handicap-, psykiatri, dagtilbud og skole- samt sundheds-området vil blive friholdt for dette, mens ældre-, kultur-, tekniske- og tværgående administrative områder ikke bliver prisfremskrevet. Dette giver en forbedring af den samlede balance på 12 mio.kr. Den 7. april holdes borgermøde om budget for Her kan borgerne møde op og høre om budgetprocessen og hvilke dilemmaer der er. Det bliver muligt at drøfte udfordringer med politikerne og komme med gode ideer. I forbindelse med budgetstrategien drøfter det nye byråd tillige et 10 årigt anlægsbudget. Endvidere skal direktionens råderumspulje på 15 mio.kr. også fortsat findes. Budget 2019 mangler i alt cirka 50 mio. kr. for at opnå balance. Regnskab 2017 med de økonomiske overførsler bliver fremlagt i direktionen den 27/2 og i Økonomiudvalget den 12/3. Der er i alt 282 mio.kr. i overførsler som primært vedrører anlæg parkeringshuse og vandkulturhus. En stor del vil blive anvendt i Driftsoverførsler, uden for selvforvaltningsrammer er primært på skoleområdet, hvor de øremærkede midler fra staten først bruges i 2018, 2019 og Områder som har underskud vil blive eftergivet inden for det fastsatte maksimale beløb fra budgetkontrollen pr. 1/ Driftsoverførsler inden for selvforvaltningsrammer udgør ca. 46 mio.kr. langt de fleste virksomheder har et overskud. Medarbejderne oplever både at have meget travlt og arbejdspres ude på arbejdspladserne, og oplever det derfor som et bekymrende signal over for politikerne, at der er overskud på driften De forskellige elementer i overskud vil blive tydeliggjort for politikerne, således at man politisk ikke får den opfattelse, at kommunen generelt har overskud, men at disse midler blot er fordelt til anvendelse over en længere periode/projekter. 5. Orientering om projektaftaler for budgettemaanalyser til budget 2019 Økonomiudvalget har godkendt en fire projektaftaler for budgettemaanalyserne til budget Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget orienteres om og drøfter de fire bilagte projektaftaler at MED-Hovedudvalget blandt egne medlemmer udpeger 1 eller 2 følgegruppe(r) til analyserne: Vurdering af ressourceforbrug og opgaveløsning i administrationen samt automatisering med software samt effektivisering ved IT-systemudskiftning. Sagsfremstilling Det er fastlagt i Næstved Kommunes effektiviseringsstrategi , at: alle nettodriftsbudgetter reduceres med 1%, som virksomheder og centre skal finde ved at effektivisere. der etableres en råderumspulje på 15 mio. kr., som politikerne prioriterer i budgetlægningen. Hovedparten af de 15 mio. kr. bliver tilvejebragt ved budgettemaanalyser. Side 8 af 18

9 I denne sag fremlægges til orientering og drøftelse 4 projektaftaler for budgettemaanalyserne, der skal bidrage til at tilvejebringe de 15 mio. kr. i råderumspuljen. Den videre proces i arbejdet med budgettemaanalyserne Analyserne forløber frem til ultimo maj I juni måned forelægges analyseresultaterne for Økonomiudvalget, som tager stilling til om analyserne skal sendes i høring bredt i organisationen fra medio juni til september. Resultatet af høringen fremlægges i en sagsfremstilling til Økonomiudvalget, hvorefter analyseresultaterne indgår i den videre budgetproces Særligt om analysen "Fremtidig organisering af bygningsdrift". I denne budgettemaanalyse opstilles tre modeller for organisering af bygningsdrift. For hver af de tre modeller beskrives forudsætninger som eksempelvis: opgavernes placering, budget-ansvar og effektiviseringsprovenu, der kan beregnes. Herudover omfatter analysen et arbejde med datahuller samt arealforvaltning. Analysen gennemføres af et eksternt konsulentfirma. Særligt om analysen Vurdering af ressourceforbrug og opgaveløsning i organisationen. Denne analyse gennemføres som en benchmarking med sammenlignelige kommuner. Der benchmarkes på regnskab 2017 tal. Med henblik på at komme et spadestik dybere i forklaringen på eventuelle forskelle i udgiftsniveauer, så beskrives opgaveløsningen/opgavernes placering på en række støttefunktioner i administrationen i de kommuner, som vi benchmarker os op i mod. Effektiviseringsgevinsten vil fremkomme enten ved forslag til omlægning af opgaveløsninger og/eller som følge af at udgiftsniveauet ligger højt i sammenligning med andre kommuners udgiftsniveau. Særligt om analysen automatisering med software og effektivisering i forbindelse med ITsystemudskiftning I denne analyse vurderes størrelsen på effektiviseringspotentialet ved automatiseringer. Automatisering (RPA - robotic proces automation) betyder erstatning af manuelle, gentagne og regelbaserede opgaver med små software løsninger. Resultatet af analysen er en handleplan med konkrete projekter for arbejdet med automatisering og vurdering af effektiviserings-gevinster samt forslag til en enkel model for beregning af effektiviseringsgevinster ved udskiftning af ITsystemer. Særligt om analysen om monopolbrud. Denne analyse er en fastholdelse af en budgettemaanalyse fra sidste år. Årsagen er den fortsatte forsinkelse af monopolbruddet fra KMD's side. Når tidsplaner og endeligt omfang af monopolbruddet bliver kendt vil der blive udarbejdet en projektaftale for analysen. Det forventes at ske i 1. eller 2. kvartal af For at sikre en tidlig involvering af organisationen i analysen, skal MED-Hovedudvalget nedsætte 1 eller 2 følgegruppe (r) bestående af MED-Hovedudvalgets medlemmer. Involveringen har to formål. Dels at kvalificere arbejdet, som finder sted i analyserne ved at være med til at drøfte og trykprøve oplæg, og dels skal følgegruppen bringe viden til organisationen om baggrund for analyserne, proces samt resultater. Det forventes, at følgegrupperne vil blive inddraget på følgende møde: Projektaftalerne drøftes i MED-Hovedudvalget i februar måned. Dermed er udgangspunktet for analyserne drøftet af udvalget. Før midtvejsstatus i Økonomiudvalget i marts/april måned Før afrapportering Bilag 5a Projektaftale om fremtidig organisering af bygningsdrift Bilag 5b Projektaftale om vurdering af ressourceforbrug og opgaveløsning i administrationen Bilag 5c Projektaftale om automatisering og effektivisering ved IT-systemudskiftning Bilag 5d Projektaftale om monopolbrud. Analyse af gevinster ved fælles offentlige IT-løsninger Side 9 af 18

10 Drøftelse og beslutning om følgegruppe(r) I analysen om bygningsdrift er der stort fokus på høj inddragelse af medarbejderne. Servicefolk er inddraget i arbejdsgrupper/styregrupper. Det er en beslutning, at der skal hentes penge på dette område flere modeller drøftes. I analysen om ressourceforbrug og opgaver ses på alle administrative opgaver, fx også børnesagsbehandling og visitation. Der ses på nøgletal, årsværk og hvilke opgaver der bruges hvor meget tid på. Der vil blive taget udgangspunkt i regnskab 2017 og sammenlignet med 2015, hvor den seneste analyse blev gennemført. I den kvalitative del ses tillige på organiseringen af opgaverne og om der kan struktureres på en bedre måde. Slagelse, Roskilde, Holbæk og Køge er blandt andet inviteret til sparring om det faktuelle grundlag for administrative opgaver. Medarbejderne nævner i denne sammenhæng, at der i længere tid har været et stort pres på de ansatte i form af fokus på 1% besparelser, SAO, afbureaukratisering, ny organisering og nye systemer. Der opfordres derfor til, at ledelsen tillige har øje for, hvilket serviceniveau og kvalitet de andre kommuner har, når man sammenligner. Endvidere en opmærksomhed på at det seriøst vurderes, hvornår der er behov for eksterne ressourcer til at udarbejde analyserapporter, hvor interne ressourcer kunne have løst det. Evalueringen af organisationsændringen skal tænkes sammen med denne analyse. I analysen om automatisering af systemudgifter ses både på effektivisering og hvor en besparelse derved evt. skal lande, samt på robotteknologi, hvor det kan give mening og kan være relevant. Medarbejderne gør opmærksom på, at implementering og udskiftning af systemer kræver ressourcer introduktion og uddannelse i brugen af systemer. Analysen om monopol-udbud var der ikke kommentarer til. Medarbejderne ønsker at nedsætte én følgegruppe bestående af Gitte Jørgensen, Bo Kiersgaard, Tommy Skov og Louise Herløv. 6. Forslag til design af evaluering af organisationsændringen 2017 Ændringerne af den administrative organisation pr. 1. januar 2017 skal evalueres. Evalueringen gennemføres med henblik på at afdække, hvordan organisationen aktuelt opleves at fungere set i lyset af de principper, der lå til grund for de valgte ændringer. På baggrund af evalueringen identificeres en række opmærksomhedspunkter i relation til den nuværende organisering. Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget drøfter det udarbejdede forslag til design af evaluering af organisationsændringen. Sagsfremstilling Økonomiudvalget godkendte den 31. oktober 2016 indstillingen fra den daværende kommunaldirektør om at ændre organiseringen af administrationen i Næstved Kommune pr. 1. januar Den ændrede organisation skal nu evalueres efter omkring 1 års virke med henblik på at afdække, hvordan vi med den nye organisation er lykkedes med at indfri de formål, der lå til grund for de valgte ændringer. Side 10 af 18

11 Formål Formålet med evalueringen er: At få viden om, hvordan de indsatser, der udgjorde organisationsændringerne har understøttet en opnåelse af de ønskede resultater og effekter af omorganiseringen. De ønskede resultater og effekter er defineret som de hovedprincipper, der lå til grund for de valgte ændringer. At få viden om, hvilke konsekvenser ledere og medarbejdere i kommunen oplever, at ændringerne har ud fra et borger-, fagligheds-, organisations- og økonomisk perspektiv. Evalueringen betragtes som indledt via de dialogmøder, Direktionen har holdt med hvert centerområde om organisationsændringen og ønsker til evalueringen. På dialogmøderne fyldte særligt relationen mellem fagcentre og stabscentre. Det har været udslagsgivende for det foreslåede evalueringsdesign, hvor dette emne har fået et særskilt fokus. Undersøgelsesdesign Der gennemføres drøftelser i de fire MED-Områdeudvalg og de to MED-udvalg for de tværgående stabe. Drøftelserne i MED-udvalgene har fokus på indfrielse af organisationsændringens formål og konsekvenser af ændringerne set ud fra forskellige perspektiver. Der gennemføres fire interviews med udvalgte ledere og medarbejdere fra alle centre. Fokus for disse interviews er understøttelse fra stabscentrene, snitflader internt mellem stabene og snitflader mellem stabscentre og fagcentre. Interviewene gennemføres opdelt på hhv. medarbejder og ledere samt fagcentre og stabscentre. På baggrund af de indkomne bidrag opstilles en række opmærksomhedspunkter i relation til den nuværende organisering. Opmærksomhedspunkterne danner grundlag for drøftelser i Direktionen om eventuelle behov for fremadrettede indsatser, tilpasninger af organisationen eller andet, der vurderes at være behov for. Inddragelsesproces Strategisk Chefforum og MED-Hovedudvalget inddrages i forhold til designet for evalueringen og drøftelserne af de opmærksomhedspunkter, evalueringen peger på. Alle 4 MED-Områdeudvalg og de 2 MED-udvalg for de tværgående stabe inddrages i selve evalueringen, hvor chefkonsulent Trine Stig Elmer skal inviteres med til drøftelserne i de 6 MED-udvalg. Evalueringens snitflader Samtidigt med evalueringen af organisationsændringen gennemføres en budgettemaanalyse af den administrative organisering. Disse to analyser koordineres processuelt, men forløber i øvrigt i dataindsamlingsfasen uafhængigt af hinanden. Overvejelser om indsatser på baggrund af analyserne koordineres i Direktionen. Evalueringen vil have indholdsmæssigt sammenfald med de oplevelser af organisationen, som MED-udvalgene har givet udtryk for på deres dialogmøder med Direktionen (opsamlingen fra dialogmøderne ses af bilag 6c). På trods af sammenfald vurderes evalueringen at have sin egen legitimitet i kraft af dens særlige fokus på principperne for organisationsændringen. Evalueringsdesignet vurderes at omfatte de ønsker MED-udvalgene har til evalueringen, som har relation til organisationsændringen. Side 11 af 18

12 Kommunikation For at sikre en bred formidling af evalueringens formål, aktiviteter, resultater og ikke mindst snitflader til øvrige projekter som eksempelvis budgettemaanalysen, udarbejdes en kommunikationsplan for evalueringen. Tidsplan Der forventes at foreligge et godkendt evalueringsdesign i slutningen af marts MEDudvalgene skal drøfte evalueringen af organisationen inden udgangen af maj Interviewene med udvalgte ledere og medarbejdere gennemføres i april og maj. Der forventes at foreligge et udkast til opmærksomhedspunkter til drøftelse i Direktionen i juni Bilag 6a Forslag til evaluering af organisationsændringen Bilag 6b Forandringsmodel for ændringen af den administrative organisering 2017 Bilag 6c Opsamling fra dialogmøderne Drøftelse Det er aftalt, at alle 10 centre har en evalueringsproces via MED-udvalgene dog på forskellig vis, idet centrene er forskellige. Trine Stig Elmer skal inviteres med i alle evalueringsmøderne i de 10 centre. Tidsrammen for drøftelsen i MED-udvalgene er 1 time, derfor ses tillige på en forberedelse af drøftelsen ved evt. brug af spørgeskema. I Center for Børn og Unge, Center for Dagtilbud og Skole, Center for Sundhed og Ældre samt Center for Handicap og Psykiatri vil evalueringen ske i MED-områdeudvalget. Medarbejderne gør opmærksom på, at der kan være administrative medarbejdere, som ikke er repræsenteret i hvert af de 4 MED-Områdeudvalg det skal derfor sikres, at administrative medarbejdere også indgår i evalueringsprocessen dér. I de centre, som ikke har et refererende MED-Områdeudvalg er udgangspunktet, at MEDudvalget for centret (administration) drøfter evalueringen. Således gennemføres evalueringen i MED-udvalget for hhv. Center for Koncernservice og Økonomi, Center for Politik og Udvikling samt Center for Plan og Miljø i eget respektive MED-udvalg. I de øvrige centres administrative MED-udvalg, har centerchefen mulighed for at invitere en bredere deltagelse med til et evaluerings-møde - dette gælder for Center for Kultur og Borgerservice, Center for Arbejdsmarked samt Center for Trafik og Ejendomme. Processen i MED-udvalgene suppleres med 4 fokusgruppeinterview 2 møder med medarbejderrepræsentanter og 2 møder med ledelsesrepræsentanter. Processen starter op nu og det forventes, at der fremlægges et billede af evalueringen for direktionen i juni. Der vil være opmærksomhed på, at resultaterne af evalueringen af organisationen kobles sammen med budgettema-analysen om vurdering af ressourceforbrug og opgaveløsning i administrationen (Projekterne er forankret hos hhv. Trine Stig Elmer og Lotte Riberholdt, som koordinerer sammen med Rie). 7. Afbureaukratisering forankret i MED-Hovedudvalget På udvalgets temamøde den 1. november blev drøftet, hvordan MED-Hovedudvalget kan skabe mindre, bedre og meningsfuldt bureaukrati herunder også i forhold samspillet og sammenhængskraften i MED-organisation. Side 12 af 18

13 Den gennemførte gruppedrøftelse med brainstorm om forskellige idéer er nærmere analyseret i vedhæftede oplæg. MED-Hovedudvalget har nu mulighed for at tage yderligere stilling til, hvilke konkrete initiativer, som udvalget ønsker at sætte i værk. Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget drøfter og træffer beslutning i forhold til bilag 3a om, hvilke initiativer man ønsker der skal arbejdes med. Udvalgets arbejde med afbureaukratisering vil indgå i status til byråd i juni Bilag 7a Oplæg til initiativer Bilag 7b Udvalgets notat om ideer fra gruppearbejde den 1. november 2017 Bilag 7c Udvalgets statements om det gode samarbejde Beslutning Oplægget til Hovedudvalgets egne initiativer blev gennemgået: Punkt 1 på listen tilpasses således, at MED-Hovedudvalget 4 ordinære møder holdes i de administrative bygninger, mens temamøder/ekstra møder, så vidt det er muligt, planlægges afholdt decentralt. Derved kan de decentrale møder bl.a. understøtte mere synlighed fra Hovedudvalget. Ved decentrale besøg, skal det prioriteres, at udvalgets rammer for at besøge virksomheden er i orden både i forhold til gennemførelse af udvalgets møde, men især for at kunne have en dialog med virksomheden, som besøges. Punkt 5 er sat i gang og der følges løbende op på adgange og mulighed for Ipads. For punkt 10 tilføjes, at der skal være mulighed for at konsultere baglandet inden en evt. beslutning træffes. Punkt er udelukkende til udvalgets orientering og vil ikke fremadrettet fremgå at listen over initiativer. Herefter er Hovedudvalgets liste over afbureaukratiserings-tiltag godkendt. 8. Forslag til retningslinje om deltagelse i aktiviteter i udlandet Med internationalisering som et grundvilkår, er det vigtigt, at der er åbne og klare rammer for ansattes eventuelle deltagelse i aktiviteter i udlandet. Dels for at sikre forståelse og tillid i offentligheden og dels for at sikre fælles accepterede politiske og administrative rammer for deltagelsen. Indstilling Administrationen indstiller, at forslaget til retningslinje godkendes. Økonomiudvalget orienteres om retningslinjen. Sagsfremstilling Delteam HR i Center for Politik og Udvikling HR har udarbejdet et forslag til retningslinje. Forslaget tager udgangspunkt i Hovedudvalgets aftalte fundament for retningslinjer, som blev aftalt på et temamøde i april 2016, således at en retningslinje skal skabe værdi for samarbejde om mål og opgaver i arbejdsmiljøet. Side 13 af 18

14 Direktionen har drøftet forslaget den 6/2. MED-Hovedudvalgets arbejdsgruppe har som forsøg været i dialog elektronisk via mail-korrespondance (jf. udvalgets egne forslag om afbureaukratisering bilag 7a punkt 8). Arbejdsgruppens tilkendegivelser er, at retningslinjen er velbeskrevet og mulig at handle efter. Udkastet til retningslinje for ansattes deltagelse i aktiviteter i udlandet tjener tre formål: 1. Sikre, at kommunens ansatte (ledere og medarbejdere) optræder på en måde, der styrker tilliden til kommunen som offentlig myndighed. 2. Sikre, at der mellem politikere og administration sikres relationer af tillid og en adfærd, der understøtter tilliden. 3. Sikre, at ansattes deltagelse i internationale aktiviteter kan forberedes og gennemføres i en kendt og sikker ramme. Økonomiudvalget har udstukket rammer for politikeres deltagelse i internationale aktiviteter. Der er på samme måde behov for åbne, klare og synlige rammer for ansattes deltagelse. Forslaget om de ansattes deltagelse er på mange måder parallelt med den politiske ramme: der skal være et udtrykkeligt fagligt indhold aktiviteten skal have som formål at styrke den kommunale opgaveløsning aktiviteten skal styrke kommunale kompetencer i forhold til opgaveløsningen formålet kan være opbygning af faglige netværk aktiviteten kan indgå i tværnationale kommunale opgaveløsninger for eksempel EUprojekter. Konsekvenser Når en retningslinje er endelig, omfatter den samtlige ansatte (ledere og medarbejdere) i Næstved Kommune. En retningslinje skal følges. Økonomiske oplysninger Der er ikke lagt op til øget aktivitet eller øget økonomisk forbrug. Lovgrundlag Næstved Kommunes MED-aftale. Politisk behandling Der er i MED-Hovedudvalget, at retningslinjer aftales. Da det konkrete udkast har en nær sammenhæng med en tilsvarende retningslinje for politikeres deltagelse, orienteres Økonomiudvalget. Bilag 8 Forslag til retningslinje for ansattes deltagelse i aktiviteter i udlandet. Beslutning Økonomiudvalgets bemærkning til forslaget var, at det er centerchefen, som orienteres og ikke den refererende direktøren. Dette er ændret i forslaget, som Hovedudvalget har fået med sagen. Retningslinjen blev godkendt. Side 14 af 18

15 9. Evaluering af Arbejdsmiljøkonference 2017 og koncept for 2018 Som beskrevet i MED-aftalen, er MED-Hovedudvalget værter for en årlig arbejdsmiljøkonference, hvor udvalget mødes med alle arbejdsmiljøgrupper, formand og næstformand for alle MEDudvalg, centerchefer samt øvrige arbejdsmiljøinteressenter i kommunen. Det er tidligere aftalti MED-Hovedudvalget, at Arbejdsmiljøkonferencen skal betragtes om 1 af de 1½ dags tilbud om supplerende uddannelse, som arbejdsgiver skal tilbyde alle medlemmer af arbejdsmiljøgrupper årligt iht. Arbejdsmiljøloven. De ca. 320 deltagerne på arbejdsmiljøkonferencen 2017 har haft mulighed for elektronisk at evaluere på form og indhold samt beskrive input/ønsker til temaer for fremadrettede konferencer. 116 deltagere har bidraget til den elektroniske evaluering, hvoraf 7 har givet en delvis besvarelse. Med arbejdsmiljøkonferencen i 2016 og tillige i 2017 er afprøvet en ny måde at strukturere dagen på, således at der er planlagt få (3-4) oplæg/workshop om formiddagen. Formiddagens workshop får derved en karakter af foredrag, på grund af antallet af deltagere. Eftermiddagens program er planlagt med det formål at skabe mulighed for en lokal og virksomhedsrettet forankring af input fra de forskellige oplæg/workshops samt fra fælles foredrag. Målet er at den lokale forankring/drøftelse af dagens inspiration og viden som udgangspunkt sker i de enkelte arbejdsmiljøgrupper/trio-samarbejde/med-udvalg. Ved konferencernes afholdes siden 2014 har der tillige været opmærksomhed på, at dagens første fælles foredrag for alle, skal skabe indgangsvinkel på det overordnede tema, mens dagens afsluttende foredrag, i højere grad bør være en foredragsholder, som ses som en aktuel/kendt trækplaster og evt. med en humoristisk tilgang. Det generelle billede af evalueringen er: Godt at der er mulighed for lokal forankring/drøftelse af input fra dagen på selve dagen Godt at der er fin tid til både fælles foredrag og differentierede foredrag/workshops Udfordringer, som er påpeget: Mange deltagere på differentierede foredrag om formiddagen betyder at det ikke er muligt i samme grad at det bliver som egentlige og konkrete workshops det bliver foredrag. Nogle steder mangler ledelsen eller der er meget få deltagere i de lokalt forankrede dialogmøder om eftermiddagen. Nogle efterspørger struktur på eftermiddagens dialog-møder, hvor ideen er, at arbejdsmiljøgrupper/trio er selv taler sammen om inspiration og viden. Bemærkninger om rammerne omkring Grønnegade Kaserne i forhold til lyd/akustik, kulde/varme og frokost-spisningen. Temaer, som der givet i evalueringen, til fremadrettet opmærksomhed (mere detalje i bilag 7a): Krav og ressourcer forventningsafstemning Trivsel og stress Omgangstone og sprogbrug Samarbejde og kommunikation både i MED og eksternt God ledelse Risikovurderinger og handleplaner til APV I direktionen (16/1/2018) og Strategisk Chefforum er tillige drøftet og peget på, at der indgår et tema om God Adfærd i det Offentlige/Ytringsfrihed på arbejdsmiljøkonferencen. Side 15 af 18

16 Administrationen indstiller, at 1. konceptet for dagen med få opdelte foredrag om formiddagen og mulighed for lokal forankring i arbejdsmiljøgrupper/den dynamiske trio om eftermiddagen fastholdes. 2. at dagen starter og slutter med et fælles foredrag for alle. 3. at MED-Hovedudvalget drøfter et overordnet tema, som lægger sig op af de input, som er modtaget fra evalueringen og temaer, som generelt berører arbejdsmiljøforhold i organisationen/samfundet Bilag 9a Evaluering af arbejdsmiljøkonferencen 2017 Bilag 9b Overblik over tidligere konferencers temaer og indhold Drøftelse og beslutning Den primære målgruppe for konferencen er medlemmer af arbejdsmiljøgrupperne samt formand og næstformand for alle MED-udvalg. TR har siden 2012 ligeledes haft mulighed for at deltage på konferencen, idet inspiration fra konferencen derved kan drøftes i den dynamiske trio på dagen. TR modtager ikke invitationen direkte, men i forbindelse med udsendelse af invitation og program opfordres til at den primære målgruppe, giver videre besked til øvrige nøglepersoner. I hovedparten af alle MED-udvalg er næstformanden også TR. Næstformanden kan derved også - i samarbejde med ledelsen understøtte informationen om invitation og program til øvrige TR. Af hensyn til de fysiske rammer på Grønnegade Kulturcenter, vil der eventuelt blive prioriteret i tilmeldingen af deltagere, således at den primære målgruppe har førsteret til deltagelse. Det er en udfordring at målrette indhold, således at det rammer alle deltagere lige godt. Formålet skal dog have et sigte, at arbejdsmiljøgrupperne øger deres kompetence og viden, idet konferencen er en del af arbejdsgivers pligt til årligt at tilbyde 1½ dags efteruddannelse til alle medlemmer af arbejdsmiljøgrupper. Ledelsen og strategisk chefforum har peget på, vigtigheden i at skabe et grundlag for en god og saglig dialog sammen et fokus på rammerne om ytringsfrihed og påvirkningen arbejdsmiljøet. Udvalget peger samlet på et tema om sprog og god adfærd i det offentlige med vinkler som fx - hvordan taler vi sammen - hvordan passer vi på hinanden (fx i forhold til presseomtaler) - sprog og nærvær i kommunikation - fra myter til fakta hvilke signaler sender vi - hvad kan jeg som medarbejder ytre mig om i forhold til min arbejdsplads - hvordan skabes den gode relation i dialogen mellem leder og medarbejder - forskelle på om det er faggruppe- eller individ-rettet - kommunikationen bliver ikke lige, når kun den ene part har ret til at udtale sig - hvordan navigerer vi i det sprog og udtalelser - relationen i kommunikation med politikerne 10. Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Orientering om reaktioner/afgørelser og vejledninger for de virksomheder, som har haft besøg af Arbejdstilsynet. Bilag 10 Oversigt over besøg i perioden siden december Side 16 af 18

17 Drøftelse De risikobaseret tilsyn har ikke umiddelbart givet anledning til omfattende problemstillinger. Taget til efterretning. 11. Status på fremmøde i Næstved Kommune Se statistikken for fremmøde år 2017 på > Arbejdsmiljø > Sygefravær > Statistik > I året Fremmøde. Tillige kan ses statistik for januar måned 2018: > Arbejdsmiljø > Sygefravær > Statistik > I året 2018 Fremmøde. Det er besluttet at fastholde et overordnet mål for sygefravær/fremmøde i 2018 på hhv. 5,2/94,8 % for hele Næstved Kommune (samme mål som for 2017). Drøftelse Taget til efterretning. 12. Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen Ledere og medarbejdere har mulighed for gensidigt at orientere hinanden om status/oplevelser i organisationen. Orientering Center for Koncernservice og Økonomi (CKO) er hårdt belastet. Det er svært at overskue de nye systemer og rådgive disse, når medarbejderne i CKO også er ved at lære det nye system at kende samtidigt. 13. Den gode historie MED-Hovedudvalget har aftalt at der skal være mulighed for også at synliggøre succes- historier fra arbejdspladserne i organisationen. Orientering Ældreområdet blev hen over jul-nytår presset på etablering af akut-stuer. På trods af ændrede vagtplaner pga. helligdage m.v. formåede 24 medarbejdere på Bakkegården at skabe succes. De fik etableret de nødvendige akut-stuer både senge, øvrige hjælpemidler, nødkald m.v. i samarbejde med sygehus, visitation, hjælpemiddelenhed, apotek m.v. Et godt billede af en succes i en lille afkrog af vores store kommune. 14. Eventuelt kun til orientering Orientering 1) Nyt fra Digitaliseringsforum, DIGIT, som er et samarbejde mellem en række kommuner. Der er et udbud af journaliserings-system på vej. Der har været en vurdering af både kvalitet og bruger-dimension i SBSYS. Udbuddet betyder at der inden for 2-3 år vil ske en udskiftning af SBSYS (tidligst om 2 år). Selvom flere kommuner i udbudsprocessen lander i samme dokumenthåndterings-system, så vil der tillige være en individuel tilpasning pr. kommune. Side 17 af 18

18 2) Direktionen har øget fokus på medarbejderinddragelse. Direktionen drøfter derfor på næstkommende møde, hvordan direktørerne kan få den almindelige medarbejder i dialog. Hensigten med inddragelsen/dialogen er ikke at underkende TR/MED-system, men for at opnå mere viden og indsigt i, hvad der rør sig på arbejdspladserne. Helhedsperspektivet er, at blive klogere på organisationen. Der er endnu ikke fastlagt en bestemt ramme eller proces for dialogen direktionens drøftelse er på allerførste stadie. Medarbejderne opfordrer til, at direktør/direktion fysisk besøger virksomheden/ arbejdspladsen. Der gøres opmærksom på, at en dialog med den almindelige medarbejder kan af de tillidsvalgte opfattes, som en underkendelse, såfremt man udvælger en række medarbejdere til dialog der stilles spørgsmål ved, hvordan de almindelige medarbejdere udvælges. Endvidere skal der være opmærksomhed på, hvordan ledelsen har tænkt at følge op på eventuelle problemstillinger, som der kan blive givet udtryk for i en dialog. Informationer udover dagsordenen: Kommende sager: (ikke prioriteret rækkefølge) 1) Retningslinje vdr. godtgørelse merudgifter ved kørsel og tjenesterejser 2) Orientering om nyt administrationsgrundlag om vilkår for TR og AMR 3) Drøftelse af brug af frivillige 4) Projektgruppe for beslutningsgrundlag vdr. et eventuelt medarbejdergrundlag Mødeplan for 2018 (med mindre andet er nævnt holdes møderne kl 10-12:15) Onsdag den 11/4 (ekstra disponibelt møde) april (2 timer) Budgetdialog med byråd Onsdag den 20/6 (obs mødedato er flyttet fra den oprindelige 14/6) August ½ dags budgetseminar for MED-organisationen August (1-2 timer) Budgetdialog med byråd Onsdag den 5/9 Onsdag den 31/10 Arbejdsmiljøkonference, heldagsarrangement Torsdag den 1/11 (ekstra disponibelt møde) Torsdag den 13/12 Budgetdialog-møder afventer aftale med det nye byråd. Side 18 af 18