Referat MED-Hovedudvalget

Transkript

1 Næstved Kommune Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb Sagsid.: P Referat MED-Hovedudvalget Mødedato Tid 10:00 12:15 Sted Hjerneskadecenter, Tommerupvej 12 NB: Formøde for medarbejderne: Tirsdag den 30. maj kl. 8:30-10:30, Rådmandshaven, mødelokale 3 Overordnet tema: Ændrede forslag til retningslinjer samt opsamling på synliggørelse af MED-Hovedudvalget Mødedeltagere Rie Langhoff Perry, Sven Koefoed-Hansen, Bruno Lind, Torben Bahn Petersen, Anne Engel, Gitte Jørgensen, Bo Kiersgaard, Tommy Skov, Majbrit Andreassen for Annette Bendix Sørensen, Morten Lundhøj, Lise-Lotte Horn Jakobsen, Mette Weirup Lyngsø, Patricia Dundorff, Nils Ørby-Lieberkind, Louise Herløv for Lisbeth Ulla Møller, Karen Dahl Mejlstrup, Lone Høegh Karlsen, Jimmi Lind og Minna Randløv Andersen. Som tilforordnet deltager Birgitte Gussenhoven Eriksen, centerchef for Center for Politik og Udvikling. Fraværende/afbud Per B. Christensen, Ole Dittmann, Annette Bendix Sørensen, Birthe Hoeck Hansen, Linda Fraigui og Lisbeth Ulla Møller Mødeleder Rie Langhoff Perry Gæster Fra Hjerneskadecentret: Tine Malmros og Rosa Fuglsang, formand og næstformand MED-udvalget samt Fie Kolacinski, arbejdsmiljørepræsentant Referent Dorthe Erika Vang Jensen Side 1 af 18

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. april 2017 til 31. december 2018: Ledersiden: Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter Som tilforordnet deltager NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Oversigt over dagsordenspunkter: Side 2 af 18

3 1. Besøg hos Hjerneskadecentret Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Opfølgning på yderligere ledelsesrepræsentation i udvalget... 6 Punkt 5 og 6 omhandler ændring af retningslinjer Forslag til retningslinje for lønforhandling samt orientering om ændret administrationsgrundlag Forslag til ændring af retningslinje for rygning Ændringer i antallet af arbejdsmiljøgrupper Medarbejderes brug af mobile løsninger kommer af SAO Status på synliggørelse af MED-rammer og udvalgets samarbejde Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer Årsrapport for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR for år 2015 og 2016 samt Rapport vedrørende Trivselshotline for år Status på fremmøde i Næstved Kommune Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen Den gode historie Eventuelt kun til orientering Kommende sager: Mødeplan for Side 3 af 18

4 Oversigt over Bilag: Bilag 5a Forslag til ændret retningslinje for lønforhandling Bilag 5b Nuværende strategi for lønforhandling Bilag 5c Ændret administrationsgrundlag for lønforhandling Bilag 5d Nuværende administrationsgrundlag for lønforhandling Bilag 6a Forslag til ændret retningslinje for rygning Bilag 6b Nuværende retningslinje for rygning (2015) Bilag 7a Ansøgning om ændret struktur for arbejdsmiljøgrupper på Ll. Næstved Skole Bilag 7b Referat fra MED-udvalget for Lille Næstved Skole Bilag 8 Beskrivelse af mobile løsninger Bilag 9 Forslag til indhold i slide-show Bilag 11a Årsrapport for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR for 2015 og 2016 Bilag 11b Evalueringsrapport Trivselshotline for 2016 Bilag 11c Notat med eksempler på udfordringer og gode historier Bilag 12 Sygefraværs statistik januar marts 2016 og 2017 Bilag 13 Oversigt over Arbejdstilsynets besøg i siden 6. februar 19. maj 2017 Side 4 af 18

5 1. Besøg hos Hjerneskadecentret Hovedudvalget har tidligere besluttet, at møderne så vidt muligt holdes decentralt hos en virksomhed/center. Formålet er således også at have mulighed for både at virksomheden kan præsentere sig og hvilke fokusområder/temaer, som virksomhedens MED-udvalg arbejder med samt muligheden for en dialog med Hovedudvalget. Der er afsat 15 min. til punktet. Tine Malmros, virksomhedsleder og formand for MED-udvalget, Rosa Fuglsang, næstformand for MED-udvalget samt Fie Kolacinski, arbejdsmiljørepræsentant i Hjerneskadecentret byder MED- Hovedudvalget velkommen og fortæller om virksomheden. Orientering Tine, Rosa og Fie bød velkommen til virksomheden, som startede op for 2 år siden. Allerede 1 års tid inden virksomheden åbnede, blev der arbejdet med grundlaget for virksomheden på projektbasis. Hjerneskadecentret har ca. 270 borgere om året, som af forskellige årsager har fået en hjerneskade som ikke er medfødt. Hjerneskaden kan for eksempel være på grund af blodpropper, hjerneblødninger, traumer, tumorer o.lign. Hjerneskadecentret er én indgang for borgeren i forhold til: 85-støtte i eget hjem hvor der også sker opfølgning og samarbejde mellem de forskellige fag-funktioner i virksomheden Støttecenter, hvor borger kommer i centret og får hjælp og rådgivning Genoptræning efter sygehusindlæggelse, samt en mindre del vedligeholdende træning 8-12 uger efter genoptræning Koordinations- og specialistfunktion i komplicerede sager tilknyttes en koordinator/kontaktperson, der sikrer samarbejde og fælles mål og plan for borgere på tværs af sektorer og centrer i kommunen Tæt samarbejde med Videncenter for Specialpædagogik (ViSP), som i nogle sager lægger deres undervisning på Hjerneskadecentret i forbindelse med træning Støtte til pårørende både individuelt samt netværkstilbud. Erfaringsmæssigt er der behov for høj grad af støtte. Det er hele familien der bliver ramt, når en borger får en pludseligt opstået hjerneskade. Der sker løbende evalueringer i forhold til borgerens behov. Genoptræning er som udgangspunkt 2 x ugentligt både fysioterapi og ergoterapi. I forbindelse med udslusning af et forløb kan genoptræning forlænges med vedligeholdende træning 8-12 uger. Der er skabt mulighed for større fokus på tilpasning til den enkelte borgers behov. Idéen om virksomheden sprang ud af det tværkommunalt projekt som NK deltog i med de omkringliggende 4 kommuner. Det er blevet meget lettere at koordinere indsatser og tilbud, når vi er samlet i ét hus. Der er skabt et stort fagligt fokus i forhold til samarbejdet mellem fagfunktioner, hvilket styrker den faglige kvalitet til gavn for borgeren. Terapeuter, specialist og støtteteam arbejder tæt sammen, har været igennem flere kurser i neuropædagogik sammen for at opnå fælles faglige udgangspunkt. Etablering af centret har vist rigtig gode resultater og det giver mening! Målet er både at have tilfredse borgere, pårørende og medarbejdere. Der bliver evalueret på Hjerneskadecentrets virke, og evalueringsrapporten forventes klar inden sommerferien. Side 5 af 18

6 Med en ny virksomhed følger også en ny MED-organisering. På et fælles personalemøde (15 medarbejdere) blev der forventningsafstemt, og aftalt at holde Personalemøde med MED-status. Det giver mening, at alle ansatte er deltagende i gensidige informationer og dialog. Trioen har udarbejdet årshjul, og alle holder gensidigt hinanden fast på, at emnerne bliver drøftet. 2. Godkendelse af dagsorden Beslutning Godkendt. 3. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra det ekstraordinære møde den 26. april Herunder drøfter udvalget mødets form og struktur m.m. Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2017 Beslutning Godkendt. 4. Opfølgning på yderligere ledelsesrepræsentation i udvalget På mødet den 26. april blev MED-Hovedudvalget enige om at det vil være en god ide, at udvide ledelsesrepræsentationen i udvalget med en centerchef-repræsentant samt 2 ledelsesrepræsentanter fra virksomhedsniveauet. Med udvidelse bliver der øget mulighed for at sikre en bredere viden i udvalgets arbejde samt mulighed for at understøtte en styrket kommunikation ud i organisationen. Da ændringer i den lokale MED-aftale skal godkendes af de forhandlingsberettigede organisationer. Organisationernes repræsentanter er således kontaktet, med efterspørgsel af deres tilkendegivelse. Alle de forhandlingsberettigede organisationer har meldt positivt tilbage. Ledelsen har peget på at: Torben Bahn Petersen, centerchef for Center for Arbejdsmarked repræsenterer centerniveauet i udvalget. Lars Nedergaard, centerchef for Center for Dagtilbud og Skole er suppleant for Torben, Ole Dittmann, virksomhedsleder af Dagplejen, repræsenterer virksomhedsniveauet i udvalget, og Anne Engel, virksomhedsambassadør, er repræsentant fra Virksomhedspanelet. Birgitte Ettrup, medlem af virksomhedspanelet samt virksomhedsleder ældre distrikt øst, er suppleant for Anne. De 3 ledere vil fremadrettet være medlem af MED-Hovedudvalget. Orientering Mødet blev indledt med en kort præsentationsrunde. Der vælges ikke ledelsessuppleant for Anne Engel, som virksomhedsambassadør. For Ole Dittmann afstemmer ledelsen om Stine Askjær Knudsen eller Stefan Gents er suppleant. Side 6 af 18

7 Punktet blev i øvrigt taget til efterretning. Punkt 5 og 6 omhandler ændring af retningslinjer. Historikken i forhold til ændring af retningslinjer er, at MED-Hovedudvalget, på deres temamøde i april 2016, ønskede en opdatering af alle retningslinjer i forhold til indhold og struktur. Forslag til retningslinjer er derfor gennemarbejdet, således at der er sket forenkling, præcisering og opdatering både i forhold til struktur og indhold. MED-Hovedudvalgets tjekliste har tillige været baggrund for opdateringen af retningslinjen udvalgets tjekliste i forbindelse med temamødet i april 2016: En retningslinje skaber værdi for samarbejdet om mål og opgaver og arbejdsmiljøet, når: Den er klar og forståelig Skaber fælles mål og retning når den er retningsskabende Når mange har værdi af den Den er væsentlig og når der er et behov Der er en vigtig hensigt Når det er noget der sker hyppigt Når den eliminerer/fjerner risici for vilkårlighed Når den skaber mening Når den fjerner risiko for usikkerhed Når den giver tryghed for både medarbejdere og ledere Når den er gennemdrøftet og det er accepteret at den kan give værdi 5. Forslag til retningslinje for lønforhandling samt orientering om ændret administrationsgrundlag MED-Hovedudvalget drøftede på mødet den 22. februar et forslag til en retningslinje for lønforhandling. Udvalget kunne ikke opnå enighed. Der blev derfor nedsat en arbejdsgruppe, som har drøftet, gennemarbejdet og har opnået enighed om et nyt forslag til ændret retningslinje. Med forslag til retningslinje for lønforhandling, er foreslået at den nuværende betegnelse strategi omdøbes til retningslinje. Betegnelsen retningslinje understøtter MED-aftalens 8, hvor der ligger et signal om, at det er en fælles beslutning indgået mellem ledere og medarbejdere. Den nuværende strategi er dog også i MED-aftalens forstand at betegne som en retningslinje, men formålet med at omdøbe strategi til retningslinje, er at et øget signal om den fælles forankrede beslutning. Forslaget til retningslinje er forenklet i forhold til den nuværende strategi. Baggrunden for dette forenklede forslag er, at en stor del af den nuværende strategis indhold er beskrevet i det tilhørende administrationsgrundlag for lokal løndannelse. Den nedsatte arbejdsgruppe har gennemgået den nuværende strategi detaljeret, og har sammenlignet med forslaget til retningslinje. Arbejdsgruppens vurdering er, at de vigtigste elementer nu er blevet fremhævet og tydeliggjort på en bedre og mere forenklet måde. Selvom der derfor er forslået en omfattende forenkling, så er de grundlæggende formål fortsat beskrevet rekruttering, fastholdelse og udvikling af medarbejdere tillige med fremme af fleksibilitet og understøtte mål og kerneopgave. Side 7 af 18

8 Der var også enighed i arbejdsgruppen om at fremhæve, at det drøftes lokalt (f.eks. i MEDudvalg, den dynamiske trio eller mellem TR og leder), om der er behov for en lokal procedure for lønforhandlingers gennemførelse. Administrationsgrundlaget er ligeledes gennemlæst af arbejdsgruppen og justeret for nogle få afsnit, hvor arbejdsgruppen var enige om, at der skulle skrives mere nutidigt. Administrationsgrundlaget vedlægges også som bilag, således at der er mulighed for at se helhed og sammenhæng med forslaget til retningslinje og den nuværende strategi. Administrationsgrundlaget er beskrivelsen af den praktiske efterlevelse af retningslinjen og er beslutningsmæssigt forankret hos direktionen. Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget - godkender forslaget til retningslinje for lønforhandling - tager det ændrede administrationsgrundlag til efterretning Bilag 5a Forslag til ændret retningslinje for lønforhandling Bilag 5b Nuværende strategi for lønforhandling Bilag 5c Ændret administrationsgrundlag for lønforhandling Bilag 5d Nuværende administrationsgrundlag for lønforhandling Beslutning Bemærkning om Retningslinje om tjenestefrihed. Ved punktets indledning blev nævnt at den oprindelige plan var, at udvalget ligeledes skulle behandle et nyt forslag til Retningslinje om tjenestefrihed. Denne behandling udsættes efter en drøftelse i direktionen og en drøftelse mellem formand og næstformand. Der ønskes indskrevet en formulering om, at der tages hensyn til arbejdspladsen borgere og kolleger både i forhold til planlagt tjenestefrihed og tjenestefrihed i nødvendigt omfang. Dialogen på arbejdspladsen er vigtig i forhold til lokale forhold og forventningsafstemning. Arbejdsgruppen mødes for at justere forslaget til retningslinje, som derefter behandles. Der blev nævnt i tillæg, at kommunens værdi/personalepolitik skal danne grundlag for alle retningslinjer. Det kan være en idé at gen-drøfte værdierne/personalepolitik på et senere møde. Retningslinje om lønforhandling. Arbejdsgruppen fortæller at det har været en fin dialog om rammerne. Der er viden om, at der ikke er nye penge i de decentrale budgetter, men fremskrivninger skal gerne give råderum for lønforhandlinger. Derfor er det også er en blød retningslinje, som ikke er meget detaljeret. Retningslinjen blev godkendt. Administrationsgrundlaget blev taget til efterretning. 6. Forslag til ændring af retningslinje for rygning MED-Hovedudvalget drøftede på mødet den 22. februar et forslag til en retningslinje for lønforhandling. Forslaget til retningslinje skal erstatte den nuværende strategi for lønforhandling. Udvalget kunne ikke opnå enighed. Der blev derfor nedsat en arbejdsgruppe, som har drøftet, gennemarbejdet og har opnået enighed om et nyt forslag til ændret retningslinje. Side 8 af 18

9 Udover at retningslinjen rummer de grundlæggende forhold som er beskrevet ved rygeloven, så indeholder forslaget til ændret retningslinje fortsat også en fastholdelse af, at der ikke må ryges i tjenestebiler samt ved indgange til administrationsbygninger. Det er i forslaget konkretiseret, at evt. rygning skal ske i de arbejdstidstilrettelagte pauser. Endvidere er tilføjet sundhedscentrets tilbud om arbejdstids-betalte rygestop-forløb. Endelig har arbejdsgruppen i forslaget fremhævet, at MED-Hovedudvalget opfordrer til, at MEDudvalgene lokalt på arbejdspladserne drøfter røgfri arbejdstid. Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget - godkender forslaget til retningslinje for rygning Bilag 6a Forslag til ændret retningslinje for rygning Bilag 6b Nuværende retningslinje for rygning (2015) Beslutning Arbejdsgruppen gav udtryk for at det har været en god dialog. Passus i det tidligere forslag som kunne indikere, at rygere var mindre arbejdsomme, er slettet i det nye forslag. Endvidere er der opfordret til at de lokale MED-udvalg konkret drøfter rygning i arbejdstiden. Vi skal være opmærksomme på formålet med retningslinjen er det med et sundhedsperspektiv vi ønsker den eller er det fordi rygning går ud over arbejdstiden? Rygning skal nu ske i de pauser, som er tilrettelagt i arbejdstiden efter de lokale forhold/drøftelser. Hvor der er enkeltstående problemstillinger skal den lokale leder løse dette. Rygning skal tilrettelægges så det ikke går ud over arbejdet/opgaveløsningen. Nogle steder i organisationen er der en oplevelse af, at det er MED-Hovedudvalget, som har besluttet rygeforbud i arbejdstiden på enkelte arbejdspladser. Hovedudvalgets retningslinje gælder alle ansatte og indeholder ikke et rygeforbud i arbejdstiden. De lokale MED-udvalg kan dog beslutte strammere rammer end hovedudvalgets. Som eksempler har alle 4 ældredistrikters MED-udvalg besluttet rygeforbud i arbejdstiden ligesom sundhedscentret og flere andre virksomheders lokale MED-udvalg. Forslaget til ændret retningslinje ses som en fin balance i forhold til rygeloven og at der fortsat er mulighed for at de lokale MED-udvalg på virksomhederne/centrene kan drøfte og blive enige om en evt. yderligere stramning. Der blev nævnt en række praktiske udfordringer i forbindelse med kommunale bygninger: Et skarpere signal om ikke at ryge foran indgange! fx i administrationen. Hvorfor er der signaleret at rygning er ok ved at der er placeret store askebægre og borde foran indgange? Dette bør fjernes, hvis vi reelt vil noget med retningslinjen og sundhed. Opmærksomhed på at rygning ved bygninger og åbne vinduer gør at røg siver ind via vinduerne til de ansatte. Oplevelse af forskelle i Rådmandshaven, hvor nogle centre har besluttet at der må ryges i pauser og andre har rygeforbud i arbejdstiden. Tydelig anvisning til borgere, når de kommer til kommunens bygninger, om hvor de må ryge således at borgere inden for fx psykiatrien fortsat kan ryge, da de ofte er mindreudafreagerende, når de får lov til at ryge. Side 9 af 18

10 De enkelte huses husgruppe skal kigge på muligheder for ændringer, signal/tydelighed i forhold til både de ansatte og borgere herunder for eksempel brug af nudging, som værktøj i forhold til adfærd og for eksempel det uhensigtsmæssige i rygning i et cykelskur m.v. Retningslinjen blev godkendt. 7. Ændringer i antallet af arbejdsmiljøgrupper Som følge af MED-aftalens 9D har MED-Hovedudvalget beslutningskompetencen for ændringer i organisering af arbejdsmiljøgrupper. Ønske om ændringer af antallet af arbejdsmiljøgrupper skal drøftes i det relevante MED-Virksomhedsudvalg, som skal fremsende deres indstilling og begrundelse via referatet fra deres drøftelse. Organiseringen af MED-strukturen skal til enhver tid afspejle linjeorganisationen og vil derfor ikke indeholde ændringer, som skal godkendes af MED-Hovedudvalget. De respektive lokale MEDudvalg/Personalemøder med MED-status skal drøfte og høre medarbejdernes synspunkter inden der træffes ledelses-/politisk beslutning om organisatoriske ændringer/omstillinger (MED-aftalens 7 stk. 4). Arbejdsmiljørepræsentanter vælges af og blandt alle virksomhedens/områdets/afdelingens medarbejdere. Arbejdsmiljørepræsentanter repræsenterer således arbejdsmiljøarbejdet for den pågældende valggruppe af medarbejdere, og er uafhængigt af om personen er medlem af en faglig organisation eller ej. a) Lille Næstved Skole har fremsendt en anmodning om at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper fra de nuværende 9 til fremadrettet 15. Begrundelsen for udvidelsen er blandt andet et ønske om overenskomstmæssigt forankrede arbejdsmiljøgrupper på tværs af skolens matrikler. For eksempel for sekretærerne og for det tekniske personale. Se i øvrigt beskrivelse i bilag 10a. Bilag 7a Ansøgning om ændret struktur for arbejdsmiljøgrupper på Ll. Næstved Skole Bilag 7b Referat fra MED-udvalget for Lille Næstved Skole Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb har været i dialog med skolelederen med bl.a. det formål, at præcisere at udgangspunktet er, at en arbejdsmiljøgruppe er arbejdsmiljøgruppe for en afgrænset afdeling/matrikel og ikke for en konkret overenskomstgruppe. Samtidig er gjort opmærksom på, at det er vigtigt med et fysisk nærvær fra en arbejdsmiljøgruppe på den enkelte arbejdsplads. Dette opnås ikke ved en leder, som indtræder i en evt. arbejdsmiljøgruppe for henholdsvis faggruppe-afgræsning på sekretærer og teknisk personale, hvor faggrupperne er fordelt på flere afdelinger/matrikler, og den leder, som er tiltænkt at skulle være arbejdsleder i arbejdsmiljøgruppen, har sin daglige tilknytning på kun én matrikel. Ifølge MED-aftalens 9D skal der som minimum etableres én arbejdsmiljøgruppe inden for den enkelte virksomhed uanset hvilke og hvor mange faggrupper, der er repræsenteret i afdelingen eller området. Endvidere beskriver aftalen, at der kan være et arbejdsmiljømæssigt behov for at oprette flere arbejdsmiljøgrupper. Dette kan være aktuelt hvor virksomheden er placeret på flere geografiske adresser, har mange medarbejdere eller på grund af arbejdets art og risikoen ved arbejdets udførelse. For eksempel kan der i et ældredistrikt være et behov for at etablere en arbejdsmiljøgruppe pr. team og på en større skole kan der være behov for flere arbejdsmiljøgrupper på baggrund af flere adresser. Andre områder kan have andre særlige behov. Side 10 af 18

11 Indstilling Administrationen indstiller, at der ikke gives godkendelse af etablering af arbejdsmiljøgrupper for bestemte faggrupper/overenskomstgrupper der sendes et signal ud i organisationen om vigtigheden af, at arbejdsmiljøgruppen skal være synlig og tilgængelig i det nære miljø på arbejdspladserne og ikke er faggruppe/overenskomst-bestemte. Beslutning Udvalget drøftede generelt herunder også at APV ikke er det eneste middel/værktøj for arbejdet med arbejdsmiljøforhold i det daglige nærvær på en arbejdsplads. Arbejdsmiljøgruppen skal derfor løbende i dagligdagen have fokus på arbejdsmiljøforhold i dialog med de ansatte og ikke kun når der gennemføres APV både som dialog på arbejdspladserne, ved auditbesøg, egenkontrol, opfølgning på handlingsplaner, ulykker m.v. Ønsket fra Lille Næstved skole er dels en udvidelse af arbejdsmiljøgrupper i forhold til matrikler/afdelinger, og dels et ønske om etablering af 2 tværgående arbejdsmiljøgrupper for 2 faggrupper henholdsvis sekretærer og teknisk service. Resultat af en APV-kortlægning kan følges op af arbejdsmiljøgruppen både i forhold til branche fx kontor-branchen og i forhold til den organisering skolen er opdelt på i ledelsesorganisationssystemet (kaldet LOS en/måden organiseringen er defineret i bl.a. lønsystemet). Hovedudvalget kan ikke godkende etablering af arbejdsmiljøgruppe for de 2 tværgående faggrupper. Arbejdsmiljøgruppen skal arbejde i nærmiljøet på den matrikel/afdeling og de medarbejdere man er arbejdsmiljøgruppe for. Derfor er det også vigtigt at leder i arbejdsmiljøgruppen er forankret på matriklen/afdelingen. Hovedudvalget godkender at Lille Næstved Skole udvider antallet af arbejdsmiljøgrupper fra nuværende 9 til 13, som skolen har beskrevet i bilaget: Afd. Karrebæk, 2 AMgrupper (én gruppe for uv-personale og én gruppe for SFO-personale) Afd. Hyllinge 2 AMgrupper (én gruppe for uv-personale og én gruppe for SFO-personale) Afd. Sandved 2 AMgrupper (én gruppe for uv-personale og én gruppe for SFO-personale) Afd. Fuglebjerg 3 AMgrupper (én gruppe for uv-personale i normalområdet og én for specialområdet samt én gruppe for SFO-personale) Afd. Herlufholm 2 AMgrupper (én gruppe for uv-personale og én gruppe for SFO-personale) Afd. Karrebækvej 2 AMgruppe (én gruppe for uv-personale og én gruppe for SFO-personale) Muligheder for at understøttelse af APV-kortlægningen for administrationen på skolerne drøftes med skolerne. 8. Medarbejderes brug af mobile løsninger kommer af SAO Som en del af anbefalingerne i SAO-foranalysen anbefaledes, at medarbejdere selv indberetter fravær, kørsel m.v. Dels vurderes det, at være en effektivisering og dels flugter det med anbefalinger om, at data bør fødes ved kilden med henblik på at opnå større kvalitet i data. Side 11 af 18

12 Den digitale udvikling gør det nu muligt at indberette en række ting kørsel, fravær m.m. ved hjælp af apps. De er meget brugervenlige og kan downloades på smart-phones både på private telefoner og telefoner, som arbejdspladsen stiller til rådighed. Det vedlagte notat orienterer om de systemløsninger, der er til rådighed, når medarbejderne selv skal registrere eksempelvis planlagt fravær og kørsel. Som det fremgår, er app-løsninger én blandt flere løsninger. Det betyder også, at det vil være muligt for medarbejderen eksempelvis at registrere eget fravær, selvom den pågældende medarbejder ikke har en arbejdsgiver betalt smartphone eller ikke ønsker at stille egen smartphone til rådighed for app-løsningen. Som det fremgår af notatet, så anbefaler Center for Koncernservice og Økonomi at arbejde med de mobile løsninger som følge af disse løsningers tilgængelighed og brugervenlighed. Notatet videresendes efter styregruppens behandling til drøftelse i MED-Hovedudvalget. Bilag 8 Beskrivelse af mobile løsninger Drøftelse Medarbejderne efterspørger en evaluering af pilotforsøg i administrationen en yderligere udrulning. Evalueringen blev nævnt af Steen Andersen på udvalgets sidste møde. Der opleves problemer med at registrering af fx raskmelding rent faktisk sker og at der indhentes refusioner. En umiddelbar mini -evaluering er, at man ikke gør det ret tit og glemmer derfor ofte sin kode. Dette medfører oprettelse af IHlp-sag, hvilket ikke virker tidsbesparende. Fra Center for Arbejdsmarked bruges tillige ressourcer på at sende breve ud, når en person glemmer at raskmelde sig. Medarbejdernes input skal ikke betragtes om modstand mod forandringer og mod SAO, men opmærksomhed på, at noget som fungerer et sted måske ikke fungerer andre steder. Der vil gå lang tid inden man reelt vil se en besparelses/effektiviserings-gevinst. Der rettes tillige opmærksomhed på at sikre at indkøbe den fulde version af IT-værktøjet, så den mest optimale og effektive brug af systemerne opnås. Der er ansatte i organisationen som har svært ved at læse og skrive. Der er ikke uvilje mod at bruge digitale løsninger, men det er svært og kræver oplæring. Større områder, som fx ældreområdet kan ikke uden videre implementere, at de ansatte selv skal registrere ferie m.v., blandt andet på grund af vagtplaner. (arbejdsgruppen omkring SAO har viden om sidstnævnte). Ledelsen fortæller, at der er gennemført en stikprøvekontrol i det center, hvor projektet er forankret. Her har kun ca. 50 % gennemført fraværsregistrering via Rollebaseret Indgang. Det er ikke kun raskmeldinger som den ansatte selv skal registrere også øvrigt planlagt fravær som fx ferie, 6. ferieuge, tjenestefrihed m.v. Egen-registreringen af raskmelding, planlagt ferie m.v., som testes i administrationen p.t., kan ikke sammenlignes med den fremadrettede app-løsning. En evt. sygemelding skal fortsat ske direkte til leder telefonisk. Der er forståelse overfor at der hele tiden sker ændringer og kommer nye tiltag og metoder, og vi kommer ikke uden om digitalisering. Spørgsmålet er måske hvor hurtigt? Vi oplevede sikkert alle modstand overfor indførelse af fx netbank og e-boks, men i dag kan vi ikke undvære det. Der Side 12 af 18

13 vil være udfordringer med opstart af nye værktøjer begyndervanskeligheder og ekstra ressourcer til implementering. SAO besparelsen er besluttet og er/vil blive fjernet fra budgetterne. Det anerkendes at præsentation og information om SAO-tiltag ikke har været optimal. Der skal derfor være øget fokus på oplysninger ud i organisationen om de forskellige tiltag sammen med øget fokus på læring og ibrugtagningen af værktøjer. Mobilløsninger har været drøftet i styregruppen for SAO og er en afledt besparelse af det oprindelige SAO-projekt. Der er nedsat en gruppe af repræsentanter bredt fra organisationen, som involveres, så der opnås et bredere perspektiv. Konklusion Udfordringerne anerkendes der er p.t. problemer med at bruge Rollebaseret Indgang i administrationen. Der skal gennemføres en yderligere evaluering fx ved stikprøvekontrol. Samtidig undersøges hvor mange breve der sendes ud fra CAM om manglende registrering af fx raskmeldinger. App vil give nye muligheder og bør testes. Der skal aftales en bedre forberedelse og udrulningsplan af en fremadrettet app. Der tages udgangspunkt i gruppen af repræsentanter fra organisationen som er tilknyttet SAO. Generelt skal kommunikationen omkring SAO styrkes. Endvidere bemærkes at den nyligt indgåede økonomiaftale mellem KL og Regeringen lægger op til en del initiativer, som ligner SAO-tiltag med effektiviseringer. Ledelsen anerkender, at det er vigtigt, at der er fortalt om de udfordringer, der kan være i dette forum. Der blev stillet et tillægs-spørgsmål til kørselsapp en om betaling af broafgifter. Dette følges op i SAO-projektet. 9. Status på synliggørelse af MED-rammer og udvalgets samarbejde Arbejdsgruppen bestående af Birgitte G. Eriksen, Gitte Jørgensen, Lone Høgh Karlsen, Bo Kiersgaard, Morten Lundhøj og Dorthe Erika Jensen (afbud fra Lise-Lotte Horn Jakobsen) har drøftet en række overvejelser og idéer til indhold for at udvalget kommer ud over kanten til resten af organisationen. Arbejdsgruppen har udarbejdet et umiddelbart bud på et indhold i et slide-show, som understøttes af et talepapir med bl.a. konkrete eksempler på både succes er og ting, som ikke gik så godt. Formålet er, at udvalget får udarbejdet et koncept, som repræsentanter fra udvalget kan udbrede via bl.a. MED-Områdeudvalgene. Arbejdsgruppen drøftede tillige, hvorvidt repræsentanter fra Hovedudvalget skal invitere sig selv ind til møde med Områdeudvalgene, og hvordan man når ud de MED-udvalg, som ikke har et refererende Områdeudvalg. Endvidere blev drøftet en tidsramme for et dialogmøde. Side 13 af 18

14 Administrationen indstiller, at - Udvalget drøfter forslaget til indhold i slide-show - Udvalget overvejer hvilke konkrete eksempler der kan indgå i konceptet - Udvalget drøfter den praktiske udfoldelse af koncept og signal - Arbejdsgruppen arbejder videre med indhold og eksempler Arbejdsgruppen holder møde igen efter sommerferien, hvor der arbejdes videre med slideshow og konkrete eksempler. Bilag 9 Forslag til indhold i slide-show Drøftelse Det foreløbige bud på præsentations-dias ser fint ud. Der var ikke yderligere kommentarer. Udvalget drøfter initiativet igen på mødet i september. 10. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte i forhold til Arbejds-, Personale-, Samarbejds- og Arbejdsmiljøforhold (APSA). Herunder drøfter udvalget tillige dialogmødet med byrådet i forhold til form, indhold m.v. Information og Drøftelse Der holdes budgetseminar i august. Her drøftes de forslag som fag-udvalgene arbejder med p.t. Den indgåede økonomiaftale mellem Regeringen og KL betyder, at vi modtager finansieringstilskuddet. I forhold til arbejdsmarkedsområdet er der usikkerhed på, om der vil være en midtvejsevaluering eller ej, hvor der enten bliver tilført midler eller skal tilbage-betales. Center for Koncernservice og Økonomi er i gang med at regne på den konkrete betydning for Næstved Kommune - bl.a. i forhold til digitaliseringsprojekter og andre initiativer, som er beskrevet i økonomiaftalen. Der skal fortsat findes 15 mio.kr. til råderumspuljen. I de 15 mio. kr. findes bl.a. via SAO. Råderumspuljen er en politisk beslutning. I forhold til den årlige 1 % besparelse, så ved vi, at alle synes det er svært, men ingen bliver formentligt fritaget for at arbejde med en generel effektivisering. Følg med i budget-processen via hjemmesiden. I det nuværende budget 2017 er der nogle udvalgsområder psykiatri, handicap samt børn og unge - som er udfordret og har svært at holde indeværende budget. Kommunen har udbetalt 7 mio. kr. for 6. ferieuge. Skoleområdet står for de ca. 3. mio. kr. Set i et perspektiv om at de faglige organisationer har kæmpet for at få 6. ferieuge ind i overenskomstaftalerne, må overvejes om vi kan understøtte og opfordre til, at de ansatte holder 6. ferieuge, selvom overenskomsten beskriver at man har ret til at få 6. ferieuge udbetalt, hvis man ønsker dette. Side 14 af 18

15 Udvalget drøftede bagvedliggende årsager til at få 6. ferieuge udbetalt - eksempler: Øget arbejdspres og hensyn til kolleger. Skoler følger skoleferier og det går ud over kolleger, hvis man vil holde ferie på andre tidspunkter (ens egen samvittighed/omsorg/loyalitet overfor kolleger) Enlige forsørgere, som i økonomisk perspektiv ønsker udbetalingen Ferie-langtidsplanlægning inden for ældreområdet er nødvendigt. Mange ønsker dog at få 6. ferieuge udbetalt, da det også er svært rekruttere kvalificerede medarbejdere og vikarer. Her er det positivt at medarbejderen ønsker at arbejde og ønsker udbetaling af 6. ferieuge. Nogle steder får man måske ikke holdt 6. ferieuge, da man oplever at den skal holdes samlet som én uge. Der mangler evt. information om at 6. ferieuge kan holdes som enkeltdage. Ledelsen skal have en særlig opmærksomhed på, at være rollemodeller i forhold til at 6. ferieuge hellere overføres til efterfølgende år frem for at restferietimer udbetales. Sagen taget til efterretning. 11. Årsrapport for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR for år 2015 og 2016 samt Rapport vedrørende Trivselshotline for år 2016 Ifølge gældende forsikrings-/sikrings- og risikostyringspolitik skal der hvert andet år udarbejdes en rapport med overblik over ansvarsområdets udvikling og forløb. Årsrapporten indeholder dog overblik over flere ansvarsområder. Det vil sige, at rapporten indeholder faktuelle data i form af tal og udførelse af opgaver i 2015 og 2016 inden for hvert af ansvarsområderne: risikostyring, forsikring, sikring, arbejdsmiljø, MED-organisationen og HR - tillige med kort skitsering af de forventede opgaver og fokusområder i Rapporten indeholder økonomiske tal og konklusioner i forhold til forsikringer, og konsekvenser af at Næstved Kommune er selvforsikrede på arbejdsskadeområdet, tillige med opgørelse over antal af skader og erstatninger for de forskellige skadestyper: motorkøretøjer, bygning/løsøre, ansvar og ulykker/arbejdsskader. Inden for arbejdsmiljøområdets opgaver er afrapporteret hvorvidt opfyldelse af målene i MED- Hovedudvalgets/kommunens arbejdsmiljøstrategi er opnået - herunder indsats og tendenser i forhold til sygefravær, audit og arbejdsulykker. I rapporten kan også ses et overblik over de reaktioner, som Arbejdstilsynet har meddelt kommunen i forbindelse med deres tilsynsbesøg. Når man læser om MED-organisationen er der faktuelle oplysninger om struktur, valg og hvor mange kurser, som er gennemført på arbejdsmiljøuddannelsen og MED-uddannelsen samt information om den årlige arbejdsmiljøkonference. For HR-ansvarsområdet beskrives de opgaver, som der er brugt ressourcer på i 2015 og 2016 samt oplysninger om koordinering af kontorelevuddannelsen. Derudover er Trivselshotlineopgaven beskrevet særskilt, hvor både tendenser i henvendelser på HR-delen er skitseret, sammen med de sundhedstilbud, som der tilbydes. Rapporten indeholder både overordnet beskrivelse af, hvilken ydelse/vejledning der tilbyder, hvilke fokusområder/opgaveløsninger og tendenser der har været i 2015 og 2016 samt kort om nogle af de forventede fokusområder for Side 15 af 18

16 Årsrapporten for 2015 og 2016 underbygges tillige af evalueringen af Trivselshotline for år Der er endvidere udarbejdes et notat med eksempler på beskrivelse af både udfordringer og gode historier. Lovgrundlag Kommunens egne Forsikrings-, Risikostyrings- og Sikringspolitikker, MED-aftale samt Arbejdsmiljølov. Politisk behandling Økonomiudvalget skal godkende årsberetningen. Til Direktion og Byråd fremsendes årsberetningen til orientering. Bilag 11a Årsrapport for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR for 2015 og 2016 Bilag 11b Evalueringsrapport Trivselshotline for 2016 Bilag 11c Notat med eksempler på udfordringer og gode historier Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget tager årsrapport og evaluering af Trivselshotline til efterretning Orientering og Drøftelse Der er fortsat mange henvendelser på Trivselshotline, men færre end i Medarbejderne fremhæver emner som fx indsatser i forhold til børn med særlige behov og stress, som fortsat fylder en del i henvendelserne selvom der fortsat er forskellige tilbud og aktiviteter. Endvidere bemærkes at det er beskrevet at supervision virker, men ikke tilbydes via Trivselshotline. Generelt anerkendes Trivselshotline som godt og givtigt tilbud til den enkelte. Der er opmærksomhed på, hvordan der følges op organisatorisk. Diagrammet på side 15 i rapporten over henvendelser på sundhedsdelen er fejlbehæftet. Diagrammet opdateres i rapporten, som sendes med referatet ud i den opdaterede version. Der er ros til eksemplerne på succes er, som har gjort en forskel i samarbejdet og kommunikationen mellem ledelse og medarbejdere. I nogle sammenhænge kan det være nødvendigt og givtigt at der hentes konsulenthjælp ind fra HR, så spejling og sparring foregår med et udefrakommende perspektiv. I organisationen opleves forskel på om man som medarbejder får mulighed i arbejdstiden til at deltage i sundhedstilbud eller ej. Skolerne nævner at stress-af-ugen ikke er placeret hensigtsmæssigt i forhold til eksamenstid. MED-systemet er vigtigt, så der gives plads til den gode dialog og drøftes fælles mål for samarbejde og rammer. Mange udfordringer skal kunne opfanges i drøftelserne i de lokale arbejdsmiljøgrupper/trio-samarbejder og MED-udvalg. Derfor en opfordring til at bruge MEDorganisationen aktivt det er dét den også er der for. Der var ingen yderligere kommentarer til selve årsrapporten - som dækker 2 år. Side 16 af 18

17 12. Status på fremmøde i Næstved Kommune Se statistikken for fremmøde i år 2017 på > Arbejdsmiljø > Sygefravær > Statistik > I året Fremmøde. Direktionen har besluttet at fastlægge et overordnet mål for sygefravær/fremmøde i 2017 på hhv. 5,2/94,8 % for hele Næstved Kommune. Økonomiudvalget fik på deres møde den 8/5 forelagt et overblik for perioden januar marts med sammenligning af statistik for sygefraværet for år 2016 og Se vedlaget bilag 14. Heraf fremgår, at fraværsprocenten samlet for hele Næstved Kommune for perioden 1. januar til 31. marts 2017 var 6,51%. I samme periode i 2016 var den på 6,53%. Det betyder, at der i de to perioder er sket et fald i fraværet på 0,02 procentpoint. Måltallet for år 2017 for centre og virksomheder er som udgangspunkt fastsat som et beregnet måltal på basis af fremmødestatistikken for Udover at sygefraværet/fremmødet kan følges via det KOMmunale Ledelses Informations System, (KOMLIS), kan virksomhedsledere forsat følge den daglige status på sygefravær via KMD Rollebaseret Indgang. KMD-tal giver kun mulighed for benchmark med øvrige kommuner en gang om året. Typisk foreligger der en samlet oversigt for alle kommuner i marts/april måned uanset valget af leverandør-data. Bilag 12 Sygefraværs statistik januar marts 2016 og 2017 Drøftelse Der ønskes i oversigten gerne et antal på hvor mange ansatte der er de forskellige steder. Endvidere ønskes at fremmøde-/fraværsprocent i stedet oversættes til antal sygedage pr. medarbejder. Med referatet tilføjes oplysning fra Team Kommunikation, HR og Udvikling om, at der i 2015 var 5.591,29 ansatte og i 2016 var 5.432,86 ansatte. Antallet af henvendelser og antallet af ansatte har dog ikke en entydig sammenhæng. Som beskrevet i det indledende afsnit i evalueringsrapporten for Trivselshotline (side 4), er faldet på 6% alene på baggrund af, at der har været 384 henvendelser i 2015 mod 349 henvendelser i Der er fortsat opmærksomhed på sygefraværsårsager langtids-, korttids- samt kroniske sygeforløb. Tillige er der også de, som møder på arbejde selvom man fortsat er syg. Der skal fortsat være fokus på dialogen om sygefravær og fremmøde lokalt på arbejdspladserne/medudvalg. 13. Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Orientering reaktioner/afgørelser og vejledninger for de virksomheder, som har haft besøg af Arbejdstilsynet. Bilag 13 Oversigt over besøg i perioden 6. februar 19. maj 2017 Drøftelse Taget til efterretning. Side 17 af 18

18 14. Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen Ledere og medarbejdere har mulighed for gensidigt at orientere hinanden om status/oplevelser i organisationen. Orientering Der spørges til planen for evaluering af organisationsændringen pr. 1/ Organisationsændring skal have tid til implementering. Formentligt vil evalueringsmetode og indhold i evalueringen blive drøftet i slutningen af 2017 og selve evalueringen gennemført starten af Den gode historie MED-Hovedudvalget har aftalt at der skal være mulighed for også at synliggøre succes- historier fra arbejdspladserne i organisationen. Orientering Thyra Frank kommer på besøg på fredag i 1 time i kommunen i forbindelse med projekt duft af mad inden for ældreområdet. I plejecentrene er der gang i renovering af køkkener, så man kan tilbyde duft af mad til borgerne. Derved laves lokalt på plejecentrene god mad, som baseres på borgernes ønsker. Essensen er at borgernes livskvalitet øges og de ældre for smag for at spise lidt mere og tager på 16. Eventuelt kun til orientering Orientering En opfordring til at benyttet personale-rabatterne via PINK (personaleforeningen). Det er ikke kun motionstilbud og briller, men fx også rabat i bio12345 på Kattebjerg, når man følges 2 i biografen. Kommende sager: 1) Retningslinje for tjenestefrihed 2) MUS/GRUS/TUS/LUS samt kompetenceudvikling som tema på det ekstra møde den 1. november ) Drøftelse af brug af frivillige 4) Projektgruppe for beslutningsgrundlag vdr. et eventuelt medarbejdergrundlag Mødeplan for 2017 Torsdag den 17. august eftermiddagsarrangement. MED-organisationens budgetseminar Torsdag den 24. august Budgetdialog med byrådet om budget 2018, 1-2 timers møde Onsdag den 20. september 2017 Onsdag den 1. november 2017 ekstraordinært møde Tirsdag den 31. oktober 2017: Arbejdsmiljøkonference kl Onsdag den 13. december 2017 Side 18 af 18