Vejledning til. v SmartTID, 2014

Transkript

1 Vejledning til v SmartTID,

2 Indhold Kort om SmartTID... 6 Data Application Builder... 7 Brug af Data Application Builder... 7 Hovedmenuen... 7 Genveje i Data Application Builder... 8 Funktions taster... 8 Genveje med Alt-tasten... 8 Yderligere brug af Data Application Builder... 9 Valg af viste kolonner... 9 Gruppering... 9 Filtrering Gem din vindues opsætning Søgning Opslags felter Drop-down felter Dato felter Udlæsning af data til Excel regneark Splitter/justering a tabelstørrelse Grundlæggende opsætning af SmartTID Arbejdstyper Profiler Kladder Arbejdskalender Arbejdskalenderens generelle data Linier Pauser Tillæg Arbejdsfunktion Arbejdstype Helligdage

3 Oprettelse af helligdagsopsætning Oprettelse af helligdage Løn perioder Opsætning af flex Flex arbejdstyper Opsætning af tæller Opsætning af start saldi Overblik over flex saldi Medarbejderlisten Rediger medarbejder Ny medarbejder Ansættelsesperioder Arbejdskalender Individuel arbejdskalender Kopier arbejdskalender Arbejdsskift Personlige tillæg Operationer Aktiviteter Arbejdsfunktion Tildeling af TAG Tildeling af TAG på SmartTID Tablet Tidsposter Den daglige brug af SmartTID Håndtering af sygemelding og andet pludseligt fravær Gennemgang af kladden Godkendelse af kladden Bogføring af kladden Korrektionskladden Oprettelse af planlagt fravær Godkendelse af fravær

4 Fraværskalender Oprettelse af nye medarbejdere Tidspost analyse Besked til medarbejder Tæller Totaler Turnus Plan Daglig Status Kørsler Udskrifter Opsætning af lønbilag Begivenheder Opsætning af begivenheder Job og opgaver Opsætning af job/opgaver Oprettelse af aktiviteter Oprettelse af operationer Job grupper Oprettelse af job Job skabeloner Opgaver Registrering af tid på job/opgaver Opfølgning på job/opgave registreringer Daglig opfølgning Job analyse Aktiviteter i forbindelse med nytår Oprettelse af helligdage Oprettelse af løn perioder Support Appendiks A Udvidet opsætning af SmartTID Profiler detaljeret opsætning Brugeropsætning

5 Sagsbehandler Dimension Skabelon Afrundingsmetoder Job skabelon Appendiks B Kendte fejl situationer og deres løsning Kladdelinje oprettes ikke automatisk for medarbejdere Medarbejdere kan ikke vælge selvvalgte tillæg i login vinduet Tillæg beregnes forkert i kladden Medarbejder kan ikke markeres som ansat/fratrådt Arbejdstype mangler i Tidspost Analyse Tolerancer virker ikke for (nogle) medarbejdere Appendiks C Genvejs kommandoer i dato felter

6 Kort om SmartTID SmartTID er som udgangspunkt designet til små og mellemstore produktionsvirksomheder, som grundlægende har et behov for komme/gå registrering i produktionen o.l. SmartTID er et effektivt komme/gå modul som styrer medarbejdernes: Mødetider, fravær, afspadsering, fleks, tillæg m.v. SmartTID håndterer alle former for arbejdstid og beregner automatisk tillæg og pauser efter overenskomster og regler Med SmartTID kan du håndtere: Arbejdstid, sygdom, ferie, overtid m.v. Håndtering af tillæg, akkorder og bonusser. Individuelle arbejdskalendere. Fraværskalendere. Overblik med rapporter og statistikker. Mulighed for direkte integration til lønsystemer. Hvis du ønsker at udskrive dele af denne vejledning kan du eksempelvis udskrive et eller flere af hovedafsnittene der følger herefter. Vejledningen er opdelt i følgende hovedafsnit: - Brug af Data Application Builder, side Grundlæggende opsætning af SmartTID, side Medarbejder listen, side Den daglige brug af SmartTID, side Job og opgaver, side Aktiviteter i forbindelse med nytår, side Support og appendikser, side 53 og fremad. 6

7 Data Application Builder Programmet Data Application Builder (også kaldet DAB) er din grænseflade til SmartTID systemet. Det er gennem DAB at du får adgang til registreringer og øvrige data der er gemt i SmartTID. Brug af Data Application Builder Data Application Builder er designet med brugervenlighed for øje. Det betyder at du ud over at bruge musen også i stor udstrækning har mulighed for at bruge tastaturet ved at benytte de genveje der er bygget ind i systemet. Hvordan disse benyttes, beskrives i det følgende. Hovedmenuen I venstre side af DAB finder du hovedmenuen. Menuen er delt op i hovedgrupper og under hver gruppe finder du de forskellige muligheder der er adgang til i systemet. Er du vant til bruge Microsoft Outlook burde opbygningen virke bekendt. TIP! Hvis du kigger nærmere på menu punktet Medarbejder under Komme & Gå vil du bemærke at det første bogstav er understreget. Det indikerer at der er lavet en genvej til at åbne funktionen Medarbejder. I stedet for at klikke på menupunktet med musen kan du i stedet trykke Ctrl + m. Så åbnes medarbejder listen på samme måde som hvis du havde klikket på det med musen. Alle punkter i menuen hvor et bogstav er understreget kan åbnes på denne måde, dvs. ved at taste Ctrl plus det understregede bogstav. Lidt afhængig af system opsætningen kan din hovedmenu se lidt anderledes ud end den der er vist her til venstre. 7

8 Genveje i Data Application Builder I det følgende beskrives de forskellige genveje der findes i Data Application Builder og SmartTID. Funktions taster I Data Application Builder gælder følgende funktions taster i alle vinduer Sætter et felt i redigerings tilstand. Hvis du oplever at du ikke umiddelbart kan taste i et felt benyttes F2 til at sætte feltet i redigeringstilstand. Du kan herefter skrive i feltet. F2 TIP! Nogle lister og felter kan være skrive beskyttet. I så fald hjælper det ikke at trykke på F2. Der vil i så fald være adgang til andre funktioner hvor data kan redigeres. F3 Tilføjer en ny linje F4 Sletter den valgte linje F6 I felter som dette åbner et tryk på F6 et nyt vindue hvor de muligheder der er at vælge imellem vises. Det er også muligt at klikke med musen på den sorte pil til højre i feltet Ud over disse funktionstaster kan på knapper i de forskellige vinduer være tilknyttet en funktionstast. Det vil i så fald fremgå af teksten på knappen. Genveje med Alt-tasten Mange steder i SmartTID vil du se at lede tekster og tekster på knapper har et bogstav der er understreget. Det indikere at du kan vælge dette ved at trykke på Alt + det understregede bogstav. Et par eksempler fra kladden (denne beskrives senere) kunne være: Alt + l vil vælge oversigten med de enkelte kladdelinjer 8

9 Alt + n vil aktivere knappen Funktion og vise den menu der hører til knappen (bemærk den sorte pil på knappen der indikerer at der en såkaldt drop-down menu på knappen). TIP! Vær opmærksom på forskellen på genveje i hovedmenuen og genveje i vinduer. I hovedmenuen aktiveres genvejen med Ctrl + det understregede bogstav. I vinduerne aktiveres genvejen med Alt + det understregede bogstav. Yderligere brug af Data Application Builder Ud over de beskrevne genvejs funktioner er der en del komponenter i Data Application Builder, der kan gøre brugen af SmartTID lettere. Valg af viste kolonner I en del tabeller vil du øverst til venstre kunne se en knap som denne. Den giver mulighed for at styre hvilke kolonner du vil se i tabellen. For at gøre tabeller så overskuelige som muligt er det ikke altid, at alle kolonner vises som standard. Ved at klikke på denne får du vist en liste over alle kolonner og du kan herefter vælge hvilke kolonner du vil se og hvilke kolonner du ikke ønsker at se. Gruppering I tabeller vil det som oftest være muligt at gruppere data, hvilket kan lette overblikket. Hvis du øverst i en tabel ser dette felt har du mulighed for at gruppere dine data, ved at trække en eller flere kolonneoverskrifter på i dette felt. Eksempelvis kan du prøve at gruppere medarbejder oversigten på afdelingskoden 9

10 Et udsnit af medarbejder listen vil se således ud, uden gruppering Her er medarbejder listen grupperet på afdelingskode. Medarbejderne vises nu pr. afdeling. Bemærk, at der nu vises en ekstra linje med angivelse af afdelingskoden. Klikker du på knappen med minustegnet foldes afdelingen så at sige sammen, så kun selve afdelingskoden vises og knappen skifter til at være en plus-knap. Du kan herefter vise medarbejderne i en given afdeling ved at klikke på plus-knappen. TIP! Hvis listen eksporteres til Excel regne ark vil grupperingen blive bibeholdt, men alle grupperne vil være foldet ud når data kommer over i Excel. Filtrering I de fleste tabeller har du desuden mulighed for at skabe endnu større overblik over de viste data ved at foretage en filtrering. Hvis vi bruger kladden (denne beskrives senere i denne vejledning) som udgangspunkt, så kunne det være at du kun ville se kladdelinjer for en give dato. Ved at klikke på den sorte pil til højre i kolonneoverskriften får du mulighed for at vælge hvad du vil filtrere på. 10

11 Her kan du vælge All, hvis du vil se alle datoer eller du kan vælge Custom, hvis du vil lave en udvidet filtrering eller du kan vælge at sætte flueben ud for den eller de datoer du ønsker at se. Hvis du vælger Custom, det vil sige en udvidet filtrering, får du vist dette vindue. Her har du mulighed for at angive at datoen skal være lig en give dato, eller mindre end en given dato, eller større end en given dato. Du kan også angive at den også skal opfylde en anden betingelse (vælg AND) eller at den kan opfylde en anden betingelse (vælg OR). Klik herefter OK for at aktivere filtreringen. I en del tabeller vil du også kunne foretage en mere dynamisk filtrering. I dette tilfælde filtreres der på navnet. I eksemplet er der indtastet et a og listen er allerede afgrænset til kun at visse de medarbejder der starter med a. Efterhånden som der indtastes mere af navnet vil listen blive yderligere afgrænset. Bemærk, at der yderst til venstre er henholdsvis et lille kryds og en boks med et flueben. Hvis du klikker på fluebenet slår du midlertidigt filtreringen fra. Hvis du klikker på krydset slår du filtreringen fra permanent. Du kan herefter sætte filtreringen op igen som beskrevet herover Gem din vindues opsætning Hvis du har lavet en speciel opsætning af et vindue, f.eks. medarbejder listen grupperet pr. afdeling, som du tit får brug for. Så har du mulighed for at gemme den til senere brug. 11

12 Hvis du højre klikker i tabellen vises denne menu. Vælger du Save Schema så får du mulighed for at gemme den opsætning af vinduet til senere brug. Hvis du så senere laver en gruppering på eksempelvis Kladde koden og derefter gerne vil se listen grupperet på afdeling, så højre klikker du blot i tabellen igen og vælger Load Schema. Du kan herefter vælge den opsætning du gemte tidligere og herefter vil tabellen være grupperet på afdelingskoden igen. BEMÆRK! Eventuelle filtreringer (som beskrevet i forrige afsnit) bliver ikke gemt. Søgning I SmartTID er der også mulighed for at foretage søgninger i kolonner og felter. Søge funktionen startes ved at klikke på det felt eller den kolonne du vil søge i og herefter trykke CTRL + b. Her kan du så angive det du vil søge efter. Vil du eksempelvis søge efter et navn i medarbejder listen kan du f.eks. skrive lidt af fornavnet eller hele fornavnet. Du kan herefter angive om du vil søge i hele feltet, kun starten af feltet eller alle dele af feltet, dvs. at der søges både i starten og slutningen af feltet. Ved at sætte flueben i Case følsom vil søgningen kende forskel på store og små bogstaver. Herefter kan du klikke på en af knapperne for enten at finde første forekomst af søgeteksten, den næste forekomst af søgeteksten eller den foregående forekomst af søgeteksten. Opslags felter I SmartTID kan du støde på felter som dette. Det indikerer at det er et opslags felt. Det betyder at du kan klikke på den sorte pil til højre i feltet eller trykke på F6 tasten. Dette åbner et nyt vindue hvor du kan se hvilke muligheder du har 12

13 at vælge imellem for det pågældende felt. Når du har valgt de ønskede i det nye vindue klikker du på OK og dit opslagsfelt vil nu være udfyldt med det valgte. TIP! Bemærk at feltet skal være i redigeringstilstand før opslagsfunktionen virker. Dette sker automatisk hvis du klikker på pilen med musen. Hvis du trykker på F6 og der ikke sker noget så prøv at trykke på F2 først (eller klik i feltet med musen) og derefter F6. Drop-down felter I SmartTID kan du støde på felter som dette. Det indikerer at der er tale om et såkaldt drop-down felt. Her kan du klikke på pilen til højre i feltet. Dette folder en liste med valgmuligheder ud som du kan bladre igennem. Du kan også folde listen med valgmuligheder ud ved at trykke Alt + pil-ned. Hvis du har en ide om hvad det er du vil vælge, så kan du i stedet begynde at taste lidt af koden. Så vil Data Application Builder programmet begynde at bladre ned ad i listen, i det omfang det du taster findes i listen. Dato felter Dato felter i SmartTID er både enkle og fleksible at arbejde med. Når du står i et dato felt kan du naturligvis indtaste datoen med tastaturet. Du kan dog også klikke på den lille pil til højre i dato feltet og få vist en lille kalender hvor du kan bladre dig frem til den ønskede dato. Dato feltet kan også udfyldes ved hjælp af nogle små forkortelser. Skriver du f.eks. bom vil dato feltet komme til at indeholde d. 1. i indeværende måned. Skriver du tom bliver datoen for i morgen indsat. Alle brugbare forkortelser til datofelter er beskrevet i Appendiks C. 13

14 TIP! Hvis den dato du indtaster ligger i indeværende år kan du nøjes med at indtaste dag og måned og herefter trykke Enter. Så indsættes årstallet automatisk. F.eks. vil indtastningen et tryk på Enter indsætte datoen vel at mærke hvis indeværende år er Udlæsning af data til Excel regneark I en del vinduer vil du kunne se en knap som denne. Den giver dig mulighed for at eksportere de viste data inklusive eventuelle afgrænsninger og filtreringer til et Excel regneark. Herefter kan du foretage yderlige behandlinger af data, som du måtte have brug for, i dette regneark I de tabelvinduer hvor der ikke er indsat en decideret Excel knap vil du ofte have mulighed for at udlæse til Excel alligevel. Dette gøres ved at højre klikke i tabellen og vælge Export to Excel. Som det fremgår af menuen har du også mulighed for at eksportere data til andre formater som f.eks. HTML og CSV (komma separeret fil). Splitter/justering a tabelstørrelse. I nogle vinduer, f.eks. kladden, vil du i mellemrummet mellem to tabeller kunne se denne linie med en række prikker. Det er en såkaldt splitter. Ved at placere musen over den og samtidig holde venstre museknap nede kan du justere størrelsen på de tilstødende tabeller. Når musen er placeret rigtigt vil cursoren skifte til en af disse to afhængig af om tabel størrelsen kan justeres vandret, dvs. op og ned, eller lodret, dvs. til højre eller til venstre. 14

15 Grundlæggende opsætning af SmartTID. Ud over den systemmæssige opsætning der foretages i samarbejde med SmartTID skal følgende sættes op inden systemet tages I brug. Arbejdstyper Medarbejdernes tids registreringer fordeles på forskellige arbejdstype som f.eks. normal arbejdstid, ferie, sygdom osv. De væsentligste indstillinger for arbejdstype beskrives her. Se Appendiks A for en fuldstændig beskrivelse af arbejdstyper og deres opsætning. Arbejdstype En entydig kode for den pågældende arbejdstype. Koden kan være op til 20 karakterer lang. Beskrivelse En kort beskrivelse af arbejdstypen. Maks. 50 karakterer. Type Angiver hvilken type der er tale om. Du kan vælge mellem Normal, Absence (fravær), Flex eller Extra (tillæg). Auto udfyld Angiver om systemet automatisk udfylder start og slut tid for medarbejderen. Dette er især brugbart for arbejdstyper der indikerer fravær. Dette skal ikke angives for arbejdstyper med typen Extra. Udfyld Pause Angiver om der automatisk indsættes pauser ved denne arbejdstype. Beregn Pauser Angiver om eksisterende pauser beregnes for denne arbejdstype. Udfyld Tillæg Angiver om der automatisk oprettes tillæg ved denne arbejdstype. Beregn Tillæg Angiver om eksisterende tillæg beregnes for denne arbejdstype Vis På Møde For Tidlig Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis der mødes for tidligt. Vis På Møde For Sent 15

16 Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis der mødes for sent. Vis På Stop For Tidlig Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis vedkommen går hjem for tidligt Vis På Stop For Sent Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis vedkommende går hjem for sent. Vis Ved Ikke Arbejdsdag Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge, hvis vedkommen møder en dag, hvor det ikke forventes. Desuden skal feltet Check Hvis Ikke Arbejdsdag aktiveres på relevante profiler (se næste afsnit om profiler). Selvvalg Angiver at medarbejderen kan oprette et tillæg, via login vinduet, med den pågældende arbejdstype Afrundings Metode Hvis den registrerede tid på en given arbejdstype skal afrunde, f.eks. til nærmeste hele kvarter, angives metoden her. Opsætningen af afrundingsmetoder beskrevet senere i denne vejledning. Ud over disse felter er det muligt at tilføje ekstra dimensionskoder. Dette er beskrevet nærmere i Appendiks A Udvidet opsætning af SmartTID Profiler Profiler i SmartTID benyttes dels til at styre hvordan forskellige registreringer håndteres af systemet dels til at styre hvilke muligheder den enkelte medarbejder har i systemet. Dette gælder både når Data Application Builder benyttes til at registrere stemplinger og hvis SmartTID panelet benyttes til at registrere stemplinger Hver medarbejder skal være tilknyttet en profil. Der kan oprettes et ubegrænset antal profiler der kan tilpasses til forskellige grupper af medarbejdere. Som udgangspunkt kan du nøjes med at oprette en standard profil og acceptere de standard værdier systemet vælger. Du har dog yderligere mulighed for at styre hvordan systemet håndterer registreringer og 16

17 hvilke muligheder medarbejderne har I forbindelse med tids registrering. De væsentligste muligheder er følgende: Profil kode Profil koden er et entydigt navn for den pågældende profil. Den kan være op til 20 karakterer lang. Beskrivelse En kort beskrivelse af profilen maks. 50 karakterer. Vis Pause Knap På Login. Angiver om knap til ind/ud stempling til pause vises på login billedet. Ignorer for sent/tidligt Angiver kom systemet skal undlade at spørge medarbejderen om årsag til at komme for sent/tidligt eller gå for sent/tidligt. Vælg pause betalt Angiver om medarbejderen har mulighed for at angive at en pause, som normalt ikke er betalt, alligevel skal være betalt. Check Hvis Ikke Arbejdsdag. Indikerer at medarbejderen skal spørges om årsag til at møde en dag hvor det ikke forventes at vedkommende møder. Vælg Tillæg På Login Angiver om medarbejderen skal have mulighed for selv at vælge tillæg på login vinduet. Standard besked Giver mulighed for at tilføje en standard besked til de meddelelser der oprettes til medarbejdere (beskrives senere i denne vejledning). Denne tilføjes sidst i 17

18 meddelelsen. Bekræft Besked Angiver at medarbejderen skal bekræfte beskeden ved indtaste sin medarbejder kode i besked vinduet. Hvis systemet er sat op til at medarbejdere logger ind ved hjælp af en tag eller et stregkode kort kan dette scannes en gang mere for at bekræfte. En mere detaljeret beskrivelse af profiler findes i Appendiks A i denne vejledning. Kladder Medarbejdernes tids registreringer gemmes i første omgang i kladden. Du kan nøjes med blot at have en kladde hvor alle registreringer samles. Eller du kan oprette flere kladder, eksempel vis baseret på afdelinger. Dette gøres under SmartTID Opsætning. Vælg menupunktet Kladde Navne. I det vindue der åbnes trykker du på F3 for at tilføje en ny linje. Udfyld herefter linjen Kladde Angiv et entydigt kladdenavn. Navnet kan indeholde op til 20 karakterer Beskrivelse Angiv en kort beskrivelse af kladden. Beskrivelsen kan være op til 50 karakterer lang. Job Kladde Aktiv. Angiver om jobkladden vises i kladdevinduet. Denne indstilling benyttes kun, hvis der registreres tid på job/opgaver og Business delen af SmartTID er aktiveret. Der skal altid være angivet en kladde på alle medarbejdere der foretager tidsregistreringer. Arbejdskalender Arbejdskalenderen indeholder informationer om hvornår medarbejderne forventes at møde og gå hjem igen. Desuden indeholder den information om hvornår der holdes pauser og hvornår der kan optjenes tillæg. 18

19 Arbejdskalenderens generelle data Først skal de generelle informationer om kalenderen oprettes. Kalender navn Kalenderen skal tildeles et entydigt navn. Dette navn kan være op til 20 karakterer langt. Der kan desuden tilføjes en kort beskrivelse af arbejdskalenderen. Denne kan være op til 50 karakterer lang. Angiver om kalenderen er aktiv. Når en kalender er angivet som aktiv vises den forskellige steder i SmartTID hvor der kan vælges arbejdskalendere, for eksempel hvis der tilføjes en arbejdskalender på en medarbejder. Individuelle kalendere Det er muligt at oprette en kalender der er gældende for en enkelt medarbejder. Dette kan være relevant hvis der eksempelvis skal tilføjes tillæg der kun er gældende for den pågældende medarbejder. I den forbindelse er der flere muligheder I denne kolonne kan du angive at der er tale om en individuel arbejdskalender der er oprettet til en specifik medarbejder. Når det er angivet at der tale om en individuel kalender kan du herefter angive hvilken medarbejder der er tale om. Du kan lave en forbindelse til en standard kalender. Hvis du eksempelvis ændrer mødetider på en standard kalender vil denne ændring herefter også slå igennem på den individuelle kalender. På den individuelle kalender kan du eksempelvis tilføje tillæg eller pauser der kun er gældende for den pågældende medarbejder. Tolerancer På arbejdskalendere kan der opsættes tolerancer. Tolerancer bruges i SmartTID til at afgøre hvornår en medarbejder er henholdsvis mødt rettidigt og/eller gået hjem rettidigt. F.eks. kan man på en arbejdskalender angive 15 minutters tolerance før start og 5 minutters tolerance efter start. Skal medarbejderen eksempelvis møde kl. 07:00 en given dag, så vil denne tolerance opsætning betyde at indstempling mellem 06:45 og 07:05 betyde at mødetiden vil blive beregnet til at være kl. 07:00. Dette vil så blive angivet i kladden. I kladden vil du dog også kunne se medarbejderens reelle stemplinger. 19

20 Tolerance før start angiver hvor mange timer og minutter en medarbejder kan møde før normal arbejdstids begyndelse og blive registreret som mødt rettidigt. Et kvarters tolerance angives som 00:15. Tolerance efter start angiver hvor lang tid efter normal arbejdstids begyndelse en medarbejder kan stemple ind og alligevel blive registreret som mødt rettidigt. En tolerance på 5 minutter angives som 00:05. Tolerance før slut angiver hvor tidligt en medarbejder kan stemple ud og alligevel blive registreret som stemplet rettidigt ud. Tolerance efter slut angiver hvor sent en medarbejder kan stemple ud og blive betragtet som stemplet rettidigt ud. Mere generel opsætning af arbejdskalender Denne kolonne angiver hvilken arbejdstype medarbejderens kladde som standard oprettes med. Denne kolonne bruges til at angive hvilken løn type medarbejdere på denne kalender tilhører, f.eks. timelønnede, 14 dags lønnede eller lignende. Dette er mest en informativ oplysning. Angiver hvilken ugedag i kalenderen der skal bruges til at beregne bl.a. tillæg, hvis en medarbejder stempler ind på en helligdag. Stempler en medarbejder f.eks. ind Langfredag, og der er angivet Sun (for søndag), så vil tillæggene blive beregnet som om det var en søndag. Her angives hvilken helligdagsopsætning der skal benyttes på den pågældende arbejdskalender. Helligdagsopsætning er beskrevet yderligere senere i denne vejledning. Linier Her defineres hvornår medarbejdere på kalenderen forventes at møde og gå hjem de enkelte dage i ugen. 20

21 Under Linie angives arbejdstiderne for de enkelte dage i ugen. Der angives en start tid og en slut tid. Dette gøres for alle de dage i ugen hvor medarbejdere, der arbejder efter denne kalender, forventes at møde på arbejde. Desuden er det mulig at angive en alternativ arbejdstype på de enkelte ugedage. Hvis denne angives, vil den blive brugt i kladden i stedet for den arbejdstype der generelt gælder for kalenderen men kun den pågældende ugedag. Pauser Her defineres hvornår medarbejdere på denne kalender holder pauser de enkelte dage i ugen. Her angives et starttidspunkt for pausen og en varighed (længde) af pausen. Det kan desuden angives om pausen er betalt og om den er relativ. Her efter markeres det for hvilke af ugens dage pausen gælder. TIP! Bemærk kolonnen Relativ. Den har betydning for hvordan pausen beregnes. Er en pause ikke relativ så er kolonnen Pause start det tidspunkt pausen starter. Hvis en pause er relativ så er kolonnen Pause start ikke længere et klokkeslæt men et time antal. Dvs. at sættes Pause start til 03:00 så skal man have været på arbejde i 3 timer før pausen gælder. Tillæg Her angives hvilke tillæg medarbejderne kan optjene samt hvornår og hvor længe disse tillæg kan optjenes. 21

22 Her angivet hvornår et tillæg starter, hvornår det slutter og evt. om det er relativt. Er et tillæg ikke relativt så er kolonnerne Start og Slut klokkeslæt. Dvs. at et tillæg starter f.eks. kl. 07:00 og slutter kl. 01:00. Hvis et tillæg er relativt så er kolonnerne Start og Slut ikke længere klokkeslæt men time antal. Hvis Start f.eks. er sat til 07:00 og Slut f.eks. er sat til 01:00, så betyder det at man skal have arbejdet i 8 timer før man kan optjene det pågældende tillæg og at man herefter Kolonnerne Relativ Fra og Relativ Til angiver i hvilket tidsrum det relative tillæg er gældende. Det vil sige at selvom medarbejderen eksempelvis har mødt nogle timer tidligere så gælder det relative tillæg kun i det angivne tidsrum hvis medarbejderen i dette tidsrum har arbejdet ned nødvendige antal timer. Herefter angives det for hvilke af ugens dage det pågældende tillæg gælder Arbejdsfunktion For hvert tillæg der er tilknyttet en given arbejdskalender er det muligt at angive hvilke arbejdsfunktioner der kan optjene tillægge. Det giver den fordel at medarbejdere der arbejder efter samme arbejdskalendere, men har forskellig arbejdsfunktion kan optjene forskellige tillæg. I det viste eksempel vil en medarbejder med arbejdsfunktionen Pakker kunne optjene det pågældende tillæg, mens en medarbejder med arbejdsfunktionen Forsend ikke vil optjene det pågældende tillæg. TIP! For at udnytte denne mulighed skal der være angivet en 22

23 arbejdsfunktion på de enkelte medarbejdere Arbejdstype For hvert tillæg i en arbejdskalender er det muligt at angive hvilken arbejdstype man skal være stemplet ind med for at kunne optjene tillægget. Det giver den fordel at du, ud fra den arbejdstype medarbejderen er stemplet ind med kan styre om medarbejderen kan optjene et givet tillæg eller ej. Som vist i eksemplet til venstre vil en medarbejder der er stemplet ind på arbejdstypen Normal ikke få det pågældende tillæg, mens en medarbejder der er stemplet ind på arbejdstypen Tilkald vil kunne optjene det pågældende tillæg. TIP! Det er ikke tvunget at angive arbejdstype for tillægget. Hvis ikke der angives nogen arbejdstype optjener alle medarbejdere, der er tilknyttet arbejdskalenderen, det pågældende tillæg når de øvrige forudsætninger ellers er opfyldt. Helligdage Ved at oprette helligdage på forhånd opnår du den fordel, at systemet selv opretter helligdage for medarbejderne i kladden. Inden helligdagene kan oprettes skal du sikre dig at du har en arbejdstype der kan bruges til disse dage. Det kunne f.eks. være en arbejdstype der hedder SH (for Søgne/Helligdag). I SmartTID kan der oprettes en eller flere helligdagsopsætninger. Det gør det muligt at have eksempelvis forskellig arbejdstype for helligdagene i de enkelte opsætninger. Helligdagsopsætninger kan laves ved at vælge Helligdage i hovedmenuen under Opsætning. 23

24 Øverst til venstre i vinduet vises de helligdagsopsætninger der er oprettet i systemet. Det er muligt at oprette et vilkårligt antal opsætninger. Til højre i vinduet vises de helligdage der er oprettet på den valgte helligdagsopsætning. Den nederste venstre del af vinduet benyttes i forbindelse med oprettelse af nye helligdage Oprettelse af helligdagsopsætning De kan tilføje yderlige helligdagsopsætninger ved at vælge oversigten og herefter trykke F3. Dette indsætter en ny linie. Her angiver du en entydig helligdags kode, der kan være op til 20 karakterer lang. Hvis det ønskes kan du også tilføje en kort beskrivelse af den pågældende helligdagsopsætning. Denne kan være op til 50 karakterer lang. 24

25 Oprettelse af helligdage Når der skal oprettes nye helligdage, enten for et kommende år eller fordi du har oprettet en ny helligdagsopsætning, skal du blot udfylde årstallet samt den arbejdstype du ønsker at benytte. Du kan herefter angive om du ønsker at få oprettet henholdsvis første maj, grundlovsdag, juleaftens dag og nytårsaftens dag. Klik herefter på knappen Opret nederst i vinduet. For at helligdagene skal slå igennem, skal du herefter gå ind i arbejdskalenderne og tilføje en helligdagsopsætning på de forskellige kalendere. Løn perioder Det er ikke et krav at der oprettes løn perioder men i forskellige sammenhænge kan det være ganske nyttigt. Under SmartTID Opsætning vælger du Løn Perioder. Dette åbner et vindue hvor du får vist de eksisterende løn perioder. Her klikker du på knappen Nye Perioder nederst i vinduet. Løn periode Angiv hvilken løn periode du vil oprette nye løn perioder for. Periode type Angiv hvilken type perioder du vil oprette. Du kan vælge mellem Uge, 14dage og Måned. Ugenr. i periodenavn Angiv hvilke uge numre der skal indgå i periodenavn. Du kan vælge mellem Første, Sidste og Begge. Dette har kun betydning for 14 dages perioder. Start dato Angiv startdatoen for den første hele periode i det nye år. Klik herefter på knappen Opret. Et øjeblik senere er perioderne oprettet og du kan klikke på OK. 25