Bilag D. Central kassefunktion forretningsgange samt beskrivelse af interne kontroller.

Transkript

1 Bilag D. Central kassefunktion forretningsgange samt beskrivelse af interne kontroller. 1. Indledning I henhold til afsnit 7.4 i Principper for økonomistyring skal der foreligge forretningsgangsbeskrivelser for kommunens centrale ind- og udbetalingsfunktioner. 2. Konti i pengeinstitutter Økonomichefen er bemyndiget til at oprette og ophæve konti i pengeinstitutter. Alle kommunens tilhørende bankkonti skal oprettes på kommunens navn. Som grundlag for oprettelse og ændring af enkeltpersoners konti i pengeinstitutter til overførsel af løn, pension og andre løbende ydelser skal der foreligge skriftlig dokumentation, underskrevet af pågældende eller af en dertil befuldmægtiget. Borgmesteren og kommunaldirektøren bestemmer, hvilke personer der i forening er berettiget til at underskrive, og giver Økonomisk Forvaltning meddelelse herom på særlige underskriftsblade. Økonomisk Forvaltning tilrettelægger kontrolprocedurer for betaling med check og ved bankoverførsel. Såfremt der anvendes maskinelt og/eller faksimileunderskrevne checks, skal Økonomisk Forvaltning træffe foranstaltninger til sikring af og kontrol med checkformularerne. 3. Ekspedition og registrering af ind - og udbetalinger Bogføring af ind- og udbetalinger skal enten modsvares af en pengemæssig transaktion eller af en modpostering. Hver enkelt kontant ind - og udbetaling skal bogføres senest samtidig med at den effektueres. Såfremt ind - og udbetalinger ikke kan endelig bogføres, enten som følge af en utilstrækkelig eller manglende identifikation, skal beløbet foreløbigt bogføres på en mellemregningskonto. Det påhviler den budgetansvarlige i restanceafdelingen at sikre, at mellemregningskontienes indestående hurtigst muligt omposteres til den/de endelige konti/debitorforhold. Ved kontante ekspeditioner afgives der kvittering på autoriseret kvitteringsmateriale. Kvittering kan finde sted ved en elektronisk udprintet kvittering eller ved manuel stempel og kassererens underskrift. For elektronisk overførte beløb og beløb fremsendt pr. check, afgives der kun kvittering, såfremt det udtrykkeligt kræves af afsenderen. Foruden kontanter er checks, Dankortbetalinger, postanvisninger og beløb indsat på kommunens konti i pengeinstitut, elektroniske indbetalinger herunder internetoverførsler gyldige betalingsmidler. 1

2 Udenlandsk check og valuta modtages og godskrives til vekselkursen med fradrag af vekselomkostninger. På checks og Dankort må der kun gives tilbage op til nærmeste hele hundrede kroner. Dette gælder dog ikke, hvis checken er udstedt af et pengeinstitut eller anden offentlig myndighed, kommunen selv eller en person, som den kasseansvarlige kender. Tredjemandscheck må kun modtages, såfremt hele checkbeløbet anvendes til betaling af bestående gæld til kommunen. Modtagne checks skal straks ved modtagelsen, dvs. inden de indgår i kassens beholdning, endosseres til kommunens bankforbindelse. Checks indsættes dagligt i pengeinstitut. Samtlige mellemregningskonti vedrørende check- og remitteringskonti afstemmes månedligt. Personalet kan i begrænset omfang foretage Dankort hævninger. Ved kontante udbetalinger kontrollerer den kassebetjenende/kasseansvarlige person, at udgiftsbilagene bliver behørigt kvitteret. Udbetaling til andre end kreditor må alene finde sted, når der kan forevises gyldig fuldmagt. Fuldmagten skal påhæftes udgiftsbilaget. I særlige situationer kan den kassebetjenende/kasseansvarlige person, eventuelt i samråd med en budgetansvarlig leder i Økonomisk Forvaltning, nægte at efterkomme en fuldmagt. Udbetaling mod forevisning af fuldmagt til personer under 15 år må kun i ganske særlige tilfælde finde sted. Denne regel kan i ganske specielle tilfælde fraviges, dog kun efter nærmere aftale med en budgetansvarlig leder i Økonomisk Forvaltning. Personer, der er den kassebetjenende/kasseansvarlige medarbejder ubekendt, skal legitimere sig, forinden udbetaling kan finde sted. 4. Brug af generelle kreditkort Alene borgmesteren, kommunaldirektøren og forvaltningscheferne bemyndiges til at erhverve kreditkort med kommunen som kortindehaver. Andre ledende budgetansvarlige medarbejdere kan bemyndiges til at erhverve kreditkort efter økonomichefens godkendelse i hvert enkelt tilfælde. Kreditkort udstedes af Økonomisk Forvaltning efter anmodning. Ved fratræden, overgang til anden stilling m.v., eller hvor kortet ikke længere ønskes anvendt, afleveres kreditkortet til Økonomisk Forvaltning, der returnere kortet og foretager afmelding til kortudsteder. 2

3 Følgende kortsystemer kan anvendes: Diners Club MasterCard Kortene kan udstedes med eller uden PIN-kode. Udstedes kortet med PIN-kode, skal kortbrugeren sikre sig, at koden er hemmelig og personlig og ikke overdraget til andre. Kortbrugeren må aldrig overlade kortet eller kortets PIN-kode til andre. Misbruges kortet af nogen, kortbrugeren har overladt kortet til, hæfter kortbrugeren for kommunes eventuelle tab. 5. Kontokortordninger Den enkelte forvaltning kan beslutte, at institutioner og afdelinger kan tilslutte sig kontokortordninger for indkøb af varer til kommunale formål. Ansøgning om tilslutning til en kontokortordning skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af forvaltningschefen eller en af forvaltningschefen udpeget person. Kontokortordningen skal oprettes i kommunens og institutionens/afdelingens navn. Lederen af institutionen/afdelingen har ansvaret for opbevaring og anvendelse af kontokortet. Den enkelte forvaltningschef kan beslutte, om der skal fastsættes beløbsgrænse for enkeltstående kontokortkøb. Ved oprettelse af et kontokort udarbejdes der en nærmere forretningsgang, som godkendes af Økonomisk Forvaltning. 6. Betalingskort til brug for køb på Internettet Køb på Internettet med betalingskort må alene anvendes i situationer, hvor det er åbenbart, at købet er fordelagtigt for kommunen, eller hvor købet kun kan ske direkte på Internettet. Køb af produkter, som downloades, skal altid ske i samarbejde med IT-afdelingen. Ansøgning om erhvervelse af betalingskort til brug for køb på Internettet skal ske via Økonomisk Forvaltning. Betalingskort til køb via Internettet kan udstedes til ledende budgetansvarlige medarbejdere. Andre medarbejdere kan efter indstilling fra en forvaltningschef - bemyndigelse til at erhverve betalingskort efter økonomichefens godkendelse i hvert enkelt tilfælde. 3

4 Betalingskortet må kun anvendes til køb på Internettet. Ved modtagelsen makulerer Økonomisk Forvaltning den tilhørende kuvert med PIN-kode. Samtidig klippes hul i kortets magnetstribe, således at det ikke er muligt at anvende kortet i automater eller "fluesmækkere". Kommunaldirektøren eller den enkelte forvaltningschef kan beslutte, om der skal fastsættes beløbsgrænse for enkeltstående køb via Internettet. Ved oprettelse af et betalingskort udarbejdes der en nærmere forretningsgang, som godkendes af Økonomisk Forvaltning. 7. Leverandørregister Lederen af restanceafdelingen er ansvarlig for, at der forefindes et centralt ajourført leverandørregister til brug for kommunens udbetalingssystem. Oplysninger om transporter og kommunens kreditbetingelser skal registreres i leverandørregisteret. Restanceafdelingen er ansvarlig for oprettelser/ændringer i registeret. Samtlige oprettelser/ændringer i registeret logges med tidsangivelse, hvorved det til enhver tid er muligt at se, hvilke ændringer der er foretaget og af hvilken bruger. 8. Generelle forhold for hovedkassen Hovedkasseenheden er gruppebetjent, hvilket betyder, at det er afdelingens kassebetjenende/kasseansvarlige medarbejdere, der på skift bemander kassearbejdspladsen i løbet af en arbejdsdag. For hver transaktion foretages såvel bogføringen som den pengemæssige berigtigelse af samme person. Økonomichefen har ansvaret for, at likvide midler samt oplaget af ubenyttede checks opbevares betryggende. De kassebetjenende/kasseansvarlige medarbejdere må ikke være beskæftiget med funktioner som kassekontrollør. Såfremt en kassebetjenende/kasseansvarlig person foretager afstemninger i udbetalingssystemet, skal disse afstemninger altid attesteres af en anden medarbejder, der ikke samtidig må være kassebetjenende/kasseansvarlig. I åbningstiden må der aldrig i restanceafdelingens ekspeditionsområde kasseområdet - være mindre end tre personer til stede samtidig. Når der ikke foretages pengemæssige transaktioner, skal kassen være aflåset. I tilfælde af røveriforsøg skal den kassebetjenende person opfylde de af røveren stillede krav. Den kassebetjenende person og de øvrige medarbejdere i lokalet skal følge den til enhver tid gældende røveriinstruks (link til instruksen). 4

5 9. Afstemning af hovedkassen Ved dagens afslutning foretager de kasseansvarlige medarbejdere en opgørelse af kassebeholdningen. Eventuelle kassedifferencer skal registreres i økonomisystemet i forbindelse med den daglige kasseafstemning. Øredifferencer registreres i økonomisystemet ultimo hver måned. Kassekontrollen skal dagligt foretage kontrol af de bogførte kassebevægelser og sikre, at der foreligger dokumentation i form af bilag. Kontrollen må ikke udføres af en person, der har foretaget bogføring i hovedkassen den pågældende dag. Der foretages dagligt stikprøvekontrol af korrekt anvendt leverandørnummer og pengeinstitutkontonummer i forbindelse on-line-banking. 10. Afstemning af hovedkassens konti i pengeinstitutter De kasseansvarlige/kassebetjenende medarbejdere afstemmer, som minimum månedligt, de bogførte indestående og skyldige beløb med de modtagne kontoudtog på konti i pengeinstitutterne. Lederen af restanceafdelingen skal sikre, at der føres kontrol med, at modtagne indbetalinger bogføres hurtigst muligt, og såfremt bogføring ikke finder sted samme dag, som indbetalingerne modtages, bogføres med korrekt valørdato. 11. Etablering af andre kasseenheder Forskudskasse: Ved en forskudskasse forstås, at en kasse er placeret i kommunens forvaltninger/institutioner til betaling af mindre uafviselige udbetalingsanmodninger som f.eks. porto, fragt, vask og lignende. En forskudskasse kan endvidere oprettes i institutioner, hvor der forekommer indtægter ved detailsalg. Indtægtskasse: Ved en indtægtskasse forstås en kasse, der alene anvendes til at modtage indbetalinger af nærmere bestemte indtægtstyper. Generelt: 5

6 Alle ind - og udbetalinger skal, hvor ikke særlige forhold gør sig gældende, effektueres ved hovedkassen, således at hele kommunens kassevæsen i størst muligt omfang centraliseres under hovedkassen. Løn- og honorarudgifter samt eventuelle øvrige A-skattepligtige udbetalinger må alene udbetales af hovedkassen. Der må ikke forekomme sammenblanding med beløb, der er kasseenheden uvedkommende. Oprettelse af en konto i et pengeinstitut skal godkendes af Økonomisk Forvaltning. Lederen af den forvaltning/institution m.v., ved hvilken der oprettes en kasseenhed, er ansvarlig for de betroede midler. Ansvaret kan delegeres. Etablering: Etablering af en forskuds- eller indtægtskasse skal godkendes af økonomichefen Ansøgning om oprettelse af kasseenheder indsendes til økonomichefen fra de respektive forvaltningschefer. For kasseenheder med forskudsbeløb skal ansøgningen tillige indeholde oplysning om det ønskede forskudsbeløbs størrelse. Ved hver lokalitet kan der kun oprettes een kasseenhed. Til dækning af småudlæg kan økonomichefen godkende som alternativ til en forskudskasse - at der kan udbetales kasseforskud som et personligt udlæg til den daglige leder af institutionen/afdelingen. Udlægget afregnes i forbindelse med lederens fratræden. Økonomichefen kan godkende, at der til ansatte medarbejdere med et særligt behov kan udbetales kasseforskud som et personligt udlæg. Udlægget afregnes i forbindelse med den ansattes fratræden. Såfremt der ønskes oprettet en konto i et pengeinstitut, skal ansøgningen til økonomichefen være forsynet med oplysning om pengeinstitut, kontonummer og fuldmagtsforhold. Såfremt der ved en kasseenhed skal være mulighed for indbetalinger, må der kun anvendes godkendt kvitteringsmateriale. Kvitteringsmaterialet administreres af en anvisningsbemyndiget person i den pågældende forvaltning. Forskudskassen: Alle bevægelser i forskudskassen noteres af den ansvarlige i en godkendt kasserapport eller indtastes på et kasseapparat. 6

7 For hver dag, hvor der har været bevægelser i kassen, foretages en opgørelse af kasserapporten, der sammentælles, og den beregnede kassebeholdning afstemmes med den faktiske beholdning, og evt. kassedifferencer noteres i kasserapporten. Er der oprettet en bankkonto, skal saldoen på kontoen indgå i opgørelsen. Ved forskudskasser, hvor der forekommer indbetalinger, skal der anvendes en af følgende kvitteringsformer: a. trefløjet bilagsmateriale b. kasseapparat til specifikation af salgsindtægter c. andre former for nummererede bilagsmaterialer. Den pågældende forvaltning fører kontrol med beholdningen af kvitteringsmaterialerne. Afregning af kasseforskud, hvor indtægter har været større end udgifter, skal ske ved personlig henvendelse til hovedkassen eller, hvor det af praktiske grunde synes rimeligt, ved indlevering til pengeinstitut (herunder døgnboks). Indlevering i pengeinstitut kan kun ske efter nærmere aftale med Økonomisk Forvaltning. Checks, der modtages af forskudskassen, skal med undtagelse af eventuelle afregningschecks fra Viborg Kommune endosseres til Viborg Kommunes konto i pengeinstitut og medsendes afregning. Konstateres der kassedifference, skal denne fremgå af opgørelsen og afregnes ved førstkommende lejlighed. For større differencer skal der vedlægges en redegørelse til Økonomisk Forvaltning. Afregning til hovedkassen sker efter nærmere aftale med Økonomisk Forvaltning og mindst en gang om måneden. Endvidere skal afregning foretages efter følgende retningslinier: når kassebeholdningen overstiger det modtagne kasseforskud med kr. for kasseenheder med forskud på over kr. min. hver uge. Indtægtskasse: Under normale forhold skal alle indbetalinger ekspederes ved hovedkassen. I særlige tilfælde kan der gives tilladelse til, at der i forvaltningen/institutionen etableres en indtægtskasse med henblik på at modtage nærmere bestemte indbetalinger. Der kan fra en indtægtskasse ikke foretages udbetalinger udover afregning til hovedkassen. Afregning til hovedkassen skal foretages mindst en gang pr. måned, dog skal afregning foretages, når kassebeholdningen overstiger det modtagne kasseforskud med kr. Checks, der modtages af kasseenheden, skal ved modtagelsen endosseres til Viborg Kommunes konto i pengeinstitut og medsendes afregningen. 7

8 Revision: Økonomichefen underretter straks revisionen om etablering af kasseenheder. Revisionen har til hver en tid adgang til at foretage uanmeldt kasseeftersyn af samtlige etablerede kasseenheder. Afregning: Økonomisk Forvaltning og fagforvaltningen påser, at der regelmæssigt og til rette tid sker fuldstændig afregning fra kasseenheder til hovedkassen. Kasseeftersyn: Som led i den interne kontrol kan der foretages uanmeldt kasseeftersyn af fagforvaltningen og Økonomisk Forvaltning. JOHANNES STEENSGAARD Borgmester JENS STIGAARD Kommunaldirektør 8