Referat. Møde i MED-Hovedudvalget Onsdag den 16. maj 2018 kl. 09:30 Mødelokale 8/9 i Regionshuset. Deltagere:

Transkript

1 Referat Møde i MED-Hovedudvalget Onsdag den 16. maj 2018 kl. 09:30 Mødelokale 8/9 i Regionshuset Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Formand, Per Bennetsen Leif Panduro Jensen- afbud Lone Lindsby Karsten Ole Knudsen- afbud Henrik Dalsgaard Villadsen Michael Werchmeister Michael Nørgaard- afbud Carsten Krabbe Marianne Evers Ledelsesrepræsentant - selvejende institutioner: Jens-Otto Skovgaard Jeppesen- afbud FTF: Næstformand Jenny Irene Heinrichs Lisbet Jensen Margrethe Essendrop B Stendys Bodil Bjørg Korsgaard Helle Dirksen- afbud LO: Vivi Jytte Henningsen Jes Hansen Jesper René Svanberg Gunhild Krogager Carlsson Karina Felling Petersen AC: Nikolaj Bolsing Bak- afbud Roman Karol Koscianski- afbud (Winnie Larsen deltog som suppleant) Arbejdsmiljørepræsentanter: Tina Nielsen Jannsen Anette Sztuk Alice Strandgaard Medarbejderrep. og Arbejdsmiljørep. - selvejende institutioner: Lykke Nielsen Teresa Gozdziecka Juulsgaard- afbud Sekretariat: Karin Winther

2 2. Plan for tilrettelæggelse af de administrative opgaver MED-Hovedudvalget Brevid: Resume Forretningsudvalget har den 16. april 2018 fået forelagt analyse af Region Sjællands administration. Forretningsudvalget gav på mødet nogle anbefalinger til det kommende arbejde, og har anmodet direktionen om et konkret oplæg for det videre arbejde. MED-Hovedudvalget drøfter på mødet direktionens oplæg. Sagsfremstilling Af budgetaftalen 2018 fremgår, at der skal fremlægges en plan for tilrettelæggelsen af den samlede administration. Som led heri har konsulentfirmaet Forskel v/ Claus Juhl gennemført en analyse af Region Sjællands administration, der vil indgå i budgetproces På mødet den 5. april 2018 blev MED-Hovedudvalget orienteret om plan for administrativ organisering. Efterfølgende dette møde er analyserapporten fra konsulentfirmaet blevet offentliggjort sammen med dagsordenen til Forretningsudvalgets møde den 16. april Se bilag. Analysen består af en kvantitativ tilgang, der bygger på fakta om den nuværende organisation, årsværk og omkostninger, og en kvalitativ tilgang, som ser på samspil i organisationen, hvad der virker, og hvilke ændringer og forbedringer, der kan bringes i spil. Samlet giver analysen grundlag for at vurdere, hvordan organisationen bedst kan indrettes, så den passer til regionens målsætninger og behov. På den baggrund opstilles forslag til udvikling af en optimeret administrativ organisering. Rapportens anbefalinger ligger inden for følgende områder: Styring af administrative omkostninger Understøttelse af strategiske prioriteringer En sammenhængende organisation med fokus på kerneopgaverne Forretningsudvalget blev på mødet den 16. april 2018 orienteret om indholdet i analyserapporten. Udklip fra Forretningsudvalgets referat: Claus Juhl fra konsulentfirmaet Forskel orienterede om resultaterne af analysen af Region Sjællands administration. Forretningsudvalget noterede sig, at analysen som opfølgning på budgetaftalen for 2018 har fokus på, hvordan der kan skabes en mere omkostningseffektiv organisation, der i højere grad understøtter - 2 -

3 realiseringen af de politiske mål og prioriteringer og understøttelse af kerneopgaven. Forretningsudvalget har herunder fokus på dobbeltfunktioner centralt og decentralt, særligt på det økonomiske område, og på brug af eksterne konsulenter. Forretningsudvalget tog analysen til efterretning, idet Forretningsudvalget anbefalede at: Region Sjælland bør have en tilstrækkelig, men ikke for stor administration. Der bør derfor opstilles mål for administrationens omfang, som sikrer at administrationsandelen ikke stiger. Opgaver, der kræver nærhed til kerneopgaverne, bør løses lokalt, mens opgaveløsning, som kan give "stordriftsfordele", eller som kræver særlige fagligheder eller standardiseringer for bl.a. at sikre omkostningseffektivitet, løses fælles. Der er fokus på at sikre tilstrækkelige analysemæssige kompetencer ift. styring og planlægning. Forretningsudvalget ønsker i den forbindelse, at der udarbejdes forslag om: o At de opgaver, der fremover løses af serviceassistenter, hurtigst muligt kan placeres organisatorisk på sygehusene, idet målet om at flest mulige serviceassistenter ansættes direkte under afdelingsledelserne, fastholdes. o Eventuelle andre opgaver som kan løses lokalt. o En plan for etablering af stærkere organisatorisk sammenhæng i indsatsen for at sikre de rette kompetencer og rekrutteringer. o Eventuelle andre opgaver som kan løses fælles. Forretningsudvalget imødeser, at direktionen på baggrund af analysen vil forelægge en samlet plan for tilrettelæggelsen af administrationsopgaverne, herunder omfanget af administrationen. Denne plan forelægges for Forretningsudvalget i maj efter behandling i Udvalget for Afbureaukratisering og Modernisering og MED Hovedudvalget. Direktionens oplæg til opfølgning på analysen er under udarbejdelse og vil blive gennemgået og udleveret på møde i Kontaktudvalget den 9. maj Umiddelbart herefter vil planen være tilgængelig i MED-Hovedudvalgets dagsorden. Direktionens oplæg tager afsæt i Forretningsudvalgets anbefalinger og vil indeholde initiativer inden for følgende områder: - Mål for administrationsgrad - Organisationsplan ændringer i organisation - Konkrete opgaver som anbefalet af Forretningsudvalget Den videre proces vil være, at Regionsrådet drøfter oplægget på budgetseminar d. 17. maj Herefter behandles sagen i Udvalget for afbureaukratisering og modernisering d. 22. maj 2018, i Forretningsudvalget d. 28. maj 2018 og i Regionsrådet d. 4. juni

4 Indstilling At MED-Hovedudvalget drøfter direktionens oplæg til tilrettelæggelsen af administrationsopgaverne og giver input til den politiske udvalgsbehandling af sagen. Behandling i MED-Hovedudvalget Ledelsen indledte drøftelsen med anføre, at dagens møde er ekstraordinært indkaldt, for at MED-Hovedudvalget kan give udtalelse om direktionens forslag til opfølgning på analysen af den administrative organisering inden den politiske behandling. Alle har haft mulighed for at få en præsentation af direktionens forslag på kontaktudvalgsmødet henholdsvis koncernledermøde. Direktionens forslag til opfølgning på analysen af den administrative organisering blev derefter drøftet emne for emne: 1. Målsætning vedr. udvikling af administrationsgrad MED-Hovedudvalget havde følgende bemærkninger til forslaget: Der var opbakning til tidshorisonten for nedbringelse af administrationsgraden, der giver mulighed for en grundig og inddragende implementering. Det blev anført, at klinikerne ikke bør pålægges yderligere administrative opgaver. Der blev opfordret til i videst mulig omfang til at have fokus på fastholdelse, herunder at kompetenceudvikle nuværende medarbejdere til nye jobfunktioner. Det skal sikres, at administrationen har de rette kompetencer til at løse de fremtidige opgaver. Det blev anført at nedbringelsen af administrationsgraden må forventes at få indvirkning på opgaveløsningen og den service, der ydes. 2. Ændringer i organisationen - organisationsdiagrammet Ledelsen orienterede om, at det er forventningen, at Regionsrådet træffer beslutning om den overordnede ramme for Region Sjællands organisationsplan den 4. juni Herefter vil der blive en administrativ proces, hvor det er forventningen, at der inden sommerferien ligger bud på hvilke konkrete opgaver, der løses i den besluttede organisation. MED-Hovedudvalget havde følgende bemærkninger til forslaget: - 4 -

5 Der var opbakning til de foreslåede ændringer i organisationen. Der bliver overført opgaver fra nuværende Kvalitet og Udvikling til den nye enhed "Det nære sundhedsvæsen" inden for f.eks. kommunesamarbejdet. Endvidere vil opgaverne fra nuværende Primær Sundhed indgå i den nye enhed. Der bør fortsat være fokus på et hensigtsmæssigt snit mellem fælles løsninger og de opgaver, der løses bedst lokalt og tæt på den lokale ledelse. I samme forbindelse blev der opfordret til at involvere de medarbejdere, der sidder med opgaverne, i vurdering af muligheder og potentiale. 3. Andre konkrete opgaver (herunder forankring af serviceassistentkonceptet og styrkelse af Ledelsessekretariatet og Koncern Økonomi). MED-Hovedudvalget havde følgende bemærkninger til forslaget: Der blev udtrykt bekymring for, at styrkelsen af nogle enheder betyder, at andre ender skal reducere yderligere end det, der er udgangspunktet i direktionens forslag. Det blev gentaget, at det kan få betydning for opgaveløsningen og den service, der kan ydes. Ledelsen anførte, at det er et ledelsesmæssigt ansvar at sikre fokus på, at opgaven løses bedst muligt, så ulempen ved personalereduktionerne bliver mindst mulig. Der var opbakning til forslaget om forankring af serviceassistentkonceptet. Jes Hansen havde det synspunkt, at forankringen tidsmæssigt bør ske hurtigere. Det blev anført, at fokus på samarbejdet om serviceopgaverne skal fastholdes i overgangsperioden frem til udgangen af Det blev omtalt, at de nationale administrative analyser, der gennemføres, endnu ikke er færdige. Der blev spurgt til VALASJ-projektet og hvilken indvirkning, det kan få. Der blev svaret, at projektet endnu ikke er afsluttet. Fælles for den samlede drøftelse af de tre emner var, at der blev opfordret til at tænke i helhed og sammenhæng i det videre arbejde med at konkretisere direktionens forslag, så de administrative opgaver løses der, hvor det giver bedst mening. Der blev opfordret til, at det videre arbejde sker i en god og åben proces på tværs af ledere og medarbejdere i organisationen

6 Med afsæt i Region Sjællands personalepolitiske principper ved forandringsprocesser og organisationstilpasninger sker der desuden aktiv involvering af relevante MED-udvalg i implementeringen. Medarbejdersiden oplyste i mødet, at nogle faglige organisationer vil fremsende særlige bemærkninger om forankringen af serviceassistentkonceptet, som kan indgå i den politiske behandling af sagen. Bilag til punkt nr. 2: - Analyse af administrativ organisering i Region Sjælland - afsluttende rapport - Oplæg om opfølgning på administrativ analyse - Præsentation af oplæg for opfølgning på administrativ analyse - 6 -