NaviScan EBC 1 af 39 Brugervejledning C5

Transkript

1 NaviScan EBC 1 af 39 Brugervejledning C5 INDHOLDSFORTEGNELSE: 1.0 Opstart af budgetsystem Opsætning: Modeller Modeller: Felter Modeller dimensioner Lokalmenu til dimension: Konti Definition af konti Lokalmenu til Konti: Fordeling Lokalmenu 1: Opsætning Datoer Vare grupper Opret/fravalg Debitor grupper Opret/fravalg Status - parameter Status - beregningsopsætning Håndtering af periodisering Investeringer - anlægsbudget Konteringsopsætning - anlæg Lokalmenu 2: Check Lokalmenu 3: Beregn Salg Lokalmenu 4: Udlæs Salg Lokalmenu 5: Indlæs Salg Lokalmenu 6: Rediger indkøb Lokalmenu 7: Beregn Finans Lokalmenu 8: Udlæs Finans Lokalmenu 9: Indlæs Finans Lokalmenu: Opret/kopier Lokalmenu: Udskrifter Definition af Finansrapport Udskrift Budgetberetning Pengestrømsanalyse Eksempler Anvendelse af faktorer Lås budgetmodel Licens Brug af Excel skabeloner... 38

2 NaviScan EBC 2 af 39 Brugervejledning C5 1.0 Opstart af budgetsystem Før budgetter kan udarbejdes, skal systemets parametre indstilles via Finans/Periodisk/ Naviscan budget\budgetmodeller. Samtidig skal budgetperioden oprettes (Finans/periodisk/perioder). Licens nr skal indsættes (se. afsnit 17.0). Bemærk NaviScan EBC til C5 2010, kræver min. Office FIG. 1 Hovedmenu START FIG. 2 Parametre skal kun sættes op en gang, herefter kan budgetmodeller kopieres (se afsnit 10.0) indeholdende parameteropsætning. NaviScan EBC er menustyret, og alle kommandoer er placeret under lokal menu. LOKALMENU STYRING

3 NaviScan EBC 3 af 39 Brugervejledning C5 1.1 Opsætning: Modeller FIG.3 DEFINITION AF BUDGETMODEL & PARAMETEROPSÆTNING 1.2 Modeller: Felter Model: Budgetmodellens entydige nummer. Feltet kan udelukkende indeholde numeriske værdier, af hensyn til kompatibiliteten med standard C5 Navn: Start: Slut: Beskrivelse/betegnelse for budgetmodellen. Budgettets start dato. Budgettets slut dato. A: Markering ( ) for om budgettet er et ankerbudget (hovedbudget). Systemet er forberedt til at der kan defineres et ubegrænset antal ankerbudgetter samt et ubegrænset antal rullende budgetter (ofte også benævnt estimater) der refererer til et ankerbudget. Hoved: Hvis der ikke er markeret for ankerbudget, betragtes budgettet automatisk som et rullende budget, der tager udgangspunkt i et ankerbudget. Udgangspunkt ( i.e. hvilken model skal danne grundlag) vælges her. Et rullende budget skal have reference til et ankerbudget, idet ankerbudgettet indeholder definitioner som også skal gælde for de tilknyttede rullende budgetter af hensyn til konsistensen i systemet. L: Markering ( ) om budgetmodel skal låses. Dette sikre at f.eks. hovedbudget eller estimater kan låses, og ikke efterfølgende kan ændres/overskrives. Placering: Betegnelse for drev og sti hvor eksporterede filer skal anbringes. Her angives overordnet drev og sti ( C:\C5\ns \DMO\2007) standard angiver systemet automatisk den sti, hvor C5 er placeret. Systemet sørger herefter selv for at oprette stier, afhængig af dimensionsanvendelse.

4 NaviScan EBC 4 af 39 Brugervejledning C5 Debitor: Betegnelse for om salgsbudgettering pr. kunde/gruppe anvendes. Vare: Betegnelse for om salgsbudgettering pr. vare/gruppe anvendes. Bel.Enhed: I feltet angives om budget udlæses til excel i hele tusinder eller normalt. (kun finanskonti) Eksempel : I feltet < Placering > er angivet C:\C5\ \DMO\2007. Når det senere i processen vælges at eksportere regnearksfiler med budget tal, vil de blive placeret i mappen/biblioteket C:\C5\ \DMO\2007\. 1.3 Modeller dimensioner Fig. 3A DIMENSIONER Valg af dimensioner : klik på faneblad Dimensioner

5 NaviScan EBC 5 af 39 Brugervejledning C5 Konto Dimension: Angivelse om budget skal udarbejdes pr. model, afdeling, bærer eller formål. Afdeling: Bærer: Formål: Valg af dimension afdeling Valg af dimension bærer Valg af dimension formål I dette skærmbillede defineres hvordan budgettet ønskes dimensioneret, eller på hvilket niveau budgettet skal udarbejdes. I fig.3a er valgt at budgettere på alle dimensioner og på kontodimension: afdeling. Dette betyder at der er mulighed for differentieret at fravælge konti på forskellige afdelinger samt fravælge afdelinger. Anvendes Model uden afd,bærer eller formål i kontodimensioner kan konti kun fravælges pr. model, (i.e. på alle dimensioner) Når dimension er valgt aktiveres knapperne: Ved valg af alle dimensioner; vær opmærksom på at der udlæses regneark for alle kombinationer, salgsbudget: (afdeling,bærer,formål/debitor). Dette kan give mange regneark. Vælges Model i Kontodimension uden i afdeling,bærer og formål, udlæses et regneark med hele budgettet. Der kan altså her vælges hvor dybt der ønskes at budgettere.

6 NaviScan EBC 6 af 39 Brugervejledning C5 Fig. 4 DIMENSIONS ANVENDELSE I denne lokalmenu (klik på vælg) hentes dimensioner (her: afd.). For at fravælge en dimension, hvorpå der ikke ønskes budget fjernes markeringen ud for dimensionen. ( Finansbudget = Fi, Salgsbudget = S). Felter: Nummer: Feltet er udfyldt med afdelings nummer. Navn: Fi: Faktor: Feltet er udfyldt med afdelings navn. Feltet er udfyldt med, således at alle dimensioner default beregnes i finansbudget. vækstrate, som kan benyttes (+/-) på den enkelte afdeling i budget med den valgte procentsats. S: Feltet markeres med, således at salgsbudgettering på debitor/gruppe og vare nr./gruppe aktiveres. I: Markeres med når Salgsbudget er indlæst fra Excel I: Markeres med når Finansbudget er indlæst fra Excel

7 NaviScan EBC 7 af 39 Brugervejledning C5 1.4 Lokalmenu til dimension: Konti Her hentes kontoplanen (klik på konti). I denne menu vælges om alle driftskonti for den valgte dimension, skal beregnes i budgettet. Alle driftskonti beregnes default. Ved fravalg klik på (fjernes). 1.5 Definition af konti FIG. 5 DEFINITION AF KONTI Felter: Konto: Navn: Feltet er udfyldt; konto nummer Feltet er udfyldt; konto navn Kontotype: Feltet er udfyldt; Drifts status-sum-etc. : Faktor: Feltet angiver om konto skal beregnes, konti kan fravælges pr. dimension. Konti kan individuelt beregnes v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor. Denne overskriver vækstfaktoren (hvis angivet) på dimension, faktor på menuen datoer overskrives ikke. ( se 15.1 om faktorer) Statuskonti kan udlæses sammen med driftskonti. Marker de statuskonti der ønskes udlæst med. Denne funktion kan benyttes til at ændre i statuskonti. Eksempel: Afdrag på lån kontoen for lån markeres med. Når finansbudget udlæses er kontoen for lån også udlæst. Nedbringelsen/øgning af lånet indtastes i excel, enten pr. måned kvartal eller år. Når regnearket indlæses i C5, krediteres/debiteres den valgte likviditetskonto.

8 NaviScan EBC 8 af 39 Brugervejledning C5 1.6 Lokalmenu til Konti: Fordeling FIG. 6 BUDGETFORDELING MED AFDELING Felter: Afdeling: Konto: Afdeling: Klik på fordeling, for at aktivere funktionen. I Denne menu er der mulighed for at gøre konti/ afhængige af andre konti/. Når der er fordeling på en konto/ er det ikke muligt at indlæse korrektioner fra Excel. NaviScan EBC beregner budgetfordeling både ved ud og indlæsning. Feltet er udfyldt Fordeling til konto vælges Fordeling til afdeling vælges Procent : Konti kan gøres afhængige af andre konti v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor. (f.eks. provision skal være 10% af varesalg). Bemærk! Der kan maximum være fordeling på 2 niveauer. Eks. Konto 2510 skal være 10% af konto 2610 Konto 2710 skal være 20% af konto 2510

9 NaviScan EBC 9 af 39 Brugervejledning C5 2.0 Lokalmenu 1: Opsætning 2.1 Datoer Menu 1 indeholder 5 funktioner: (faneblad: Modeller) FIG.8 DEFINITION AF DATAGRUNDLAG Start: Slut: Type: Hent Fra: Hent Til: Model: Faktor: NB! Budgetudfyldning Datoer: Felter Budgettets start dato. (Bemærk at der er mulighed for at beregne budget på baggrund af flere perioder eller andre budgetter). Budgettets slut dato. (Bemærk der kan være flere slut datoer, når der beregnes budget på baggrund af flere perioder eller andre budgetter). Her vælges mellem aktuel eller budget. Der er således mulighed for at vælge om budgettet skal beregnes på baggrund af tidligere realiserede tal eller på tidligere indlæste budgetter. Startdato på perioden hvorfra budget eller realiserede tal skal hentes. Slutdato på perioden hvorfra budget eller realiserede tal skal hentes. Hvis der under Type er valgt budget, kan der i dette felt vælges mellem tidligere indlæste budgetter, som datagrundlag. Er der valgt Aktuel, baseres budgettet på tidligere aktuelle tal angivet i Hent fra/til. Overordnet vækstrate, som kan benyttes (+/-) i budget med den valgte procentsats. (se 15.2 om faktorer). Default indsættes de 2 måneder, dels fra samme år og dels fra foregående år, som udgangspunkt (beregningsgrundlag)

10 NaviScan EBC 10 af 39 Brugervejledning C5 2.2 Vare grupper Opret/fravalg Her defineres specifikationsniveau til vare. Der kan vælges 3 niveauer: 1.Udelad: gruppen medtages ikke. 2.Gruppe: vare beregnes som gruppe, og 3. konto: vare nr. beregnes enkeltvis. FIG. 8A VAREGRUPPER OPRET/FRAVALG Det er muligt at ændre alle varegrupper på en gang via lokalmenu: Ændre grupper. Naturligvis kan hver enkelt gruppe defineres individuelt. Bemærk at valg af varegrupper, forudsætter markering i feltet Varer (se 1.1 Varer) Felter: Vare.grp.: Navn: Type: Feltet er udfyldt Feltet er udfyldt; Vare gruppenavn Her vælges niveau for Vare specifikation. Faktor pris: Ændring af priser på vare nr./gruppe. Her angives størrelse på faktor i %. Faktor antal: Ændring af antal på vare nr./gruppe. Her angives størrelse på faktor i %. Lagerdage: Parameteropsætning af lagerdage til beregning af statusbudget. Leverandør: Parameteropsætning for valg af leverandør. Dette er kun nødvendigt når der budgetteres på gruppe niveau. Budget på konto (vare nr.) finder selv leverandør).

11 NaviScan EBC 11 af 39 Brugervejledning C5 2.3 Debitor grupper Opret/fravalg FIG. 8B DEBITORGRUPPER OPRET/FRAVALG Det er muligt i lighed med varegrupper, at ændre alle debitorgrupper på en gang via lokalmenu: Ændre grupper. Felter: Deb.grp.: Navn: Type: Sum: Faktor Betaling: Feltet er udfyldt Feltet er udfyldt; Debitor gruppenavn Her vælges niveau for debitor specifikation. Hvis der i type er valgt konto (budget på hver deb. i gruppen), kan der i sum udvælges enkelte deb. hvor resten af deb. gruppen budgetteres samlet. De udvalgte deb. vælges i lokalmenu konti. Debitorkonti kan individuelt beregnes v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor i %. (se 15.2 om faktorer) Parameteropsætning for anvendelse af betalingsbetingelser for debitorgrupper Momsandel: Bestemmelse af momsandel, skal være 100, hvis alle deb i gruppen er danske, ellers sættes andelen med en %, der stemmer overens med andelen af evt. udenlandske debitorer. M.Kode: Angivelse om det er indgående eller udgående moms

12 NaviScan EBC 12 af 39 Brugervejledning C5 2.4 Status - parameter FIG. 8C PARAMETER I budgetparameter defineres første opsætning til beregning af statusbudget. Felter: Realiseret ult: Deb/Kred/Lager: Momsafregning: Likviditet: Moms: Forfaldne deb.saldi: Forfaldne kred.saldi: Feltet er default udfyldt med sidste måneds balance Hvis budget for 2011 udarbejdes f. eks i okt. 2010, vil sidste real. Ultimo være Denne kan valgfrit ændres Her vælges Finans & Salg/indkøb Hvis der budgetteres på vare/deb. er der valgt Salg/indkøb ellers vælges Finans. Ved Salg/indkøb beregnes varekred. og debitorer automatisk. Vælges Finans skal varekred. og debitorer sættes op i beregningsopsætning i lighed med andre omk.kreditorer. Her vælges momsafregningsperiode Der kan vælges mellem Måned Kvartal Halvårlig perioder Her vælger likviditetskonto hvorfra ind og udbetalinger posteres Her vælges momskonto. F. eks momsafregningskonto. Dato for betaling af overforfaldne saldi Dato for betaling af overforfaldne saldi Såfremt der budgetteres udelukkende på enten vare eller debitorer, skal feltet kontering benyttes. Her opsættes en Manuel styring over til finanskonti.

13 NaviScan EBC 13 af 39 Brugervejledning C5 2.5 Status - beregningsopsætning FIG. 8D BEREGNINGS-OPSÆTNING I beregningsopsætning defineres betalingsgrupper, der vælges fra drift & status. Felter: Gruppe: Status: Likv.kto.: Feltet udfyldes med et gruppenavn (vælges frit f. eks gruppe m.moms) Hvis betalingsbetingelser for varme, el, husleje, har samme bet.betingelser, sættes et ud for disse konti. (Når gruppen er oprettet, klik på konti, derved fremkommer kontoplan. Der kan oprettes ligeså mange grupper (med forskelligt navn), som der er behov for. Når konti er markeret i en gruppe, fremstår de med blå farve. I dette felt vælges en statuskonto der alene optræder som en mellemregningskonto. Her vælges fra hvilken konto ind & udbetalinger skal posteres i budgettet. Betingelse: Her vælges betalingsbetingelse for gruppen. Det er muligt at definere nye betalingsbetingelse for budgetgrupper, i Kreditor tilpasning betalingsbetingelser. Momsandel: Her vælges momsandel. Hvis alle i gruppen er med moms vælges 100% Såfremt der er kreditorer i gruppen uden moms sættes andelen f.eks. til 50%. Momskode: Her vælges mellem ind og udgående moms

14 NaviScan EBC 14 af 39 Brugervejledning C5 2.6 Håndtering af periodisering Hensættelse: Ved hensættelser eller tilgodehavender (primo) oprettes særskilte grupper. Ved håndtering af disse vælges ALENE statuskonto og likviditetskonto, altså lokal menu: konti anvendes ikke. F. eks hensat revision ( ). Angiv statuskonto for hensat revision, likviditetskonto, samt sæt betalingsbetingelse til løbende år +6. (oprettes i kreditor tilpasning bet. Betingelser). Når statusbudget beregnes betales revision i juni. Dette gælder naturligvis også for tilgodehavender. Såfremt hensættelser har flere betalinger kan statuskonti markeres og udlæses til excel. Det er nu muligt i flere måneder at ændre en hensættelse. Modposten i denne funktion er konto for bank. 2.7 Investeringer - anlægsbudget FIG. 8E ANLÆGSBUDGET Klik på Anlægsbudget (aktivgrupper se fig.8f). Opsæt forbindelse til finanskonti.klik igen på anlægsbudget aktiver, og indsæt aktiver der skal budgettere på.

15 NaviScan EBC 15 af 39 Brugervejledning C5 FIG. 8F AKTIVGRUPPER Felter: Nummer: Tekst: Feltet udfyldes med et nummer for anlægsgruppe I dette felt vælges tekst til gruppe A: Ønskes tvungen nummerering i gruppen sæt. Momskode: Her vælges mellem ind og udgående moms 2.8 Konteringsopsætning - anlæg Klik på: Felter: Posterings- Type: Indtast posteringstype (konto navn) Konto: Modkonto: Vælg konto Vælg modkonto. Dette opsættes for hver gruppe

16 NaviScan EBC 16 af 39 Brugervejledning C5 FIG. 8G AKTIVER Felter: Nummer: Automatisk numerering Tekst:: Betegnelse for aktiv Gruppe: Anlægsgruppe (udfyldes automatisk) Anskaffelse: Dato for anskaffelse Afsk.måde: Valg mellem saldo liniær Levetid: Aktivets forventet levetid (måneder) Første afsk: Aktivets første afskrivningsdato. Afsk.pct: Afskrivningsprocent (anvendes ved saldo metoden) Anskaf.sum: Aktivets anskaffelsessum Scrapværdi: Forventet slutværdi Momskode: Indgående/udgående moms vælges Dimension: Afdeling bærer - formål Leverandør:Aktivets leverandør Salgsdato: Forventet salgsdato Salgsværdi: Forventet salgsværdi 2.9 Lokalmenu 2: Check FIG. 9 CHECK AF PARAMETER OPSÆTNING

17 NaviScan EBC 17 af 39 Brugervejledning C5 Punktet giver adgang til at teste modellen dimensioner, konti, varer og debitor, anlægsbudget samt status konti. 3.0 Lokalmenu 3: Beregn Salg Her beregnes salgsbudget direkte i C5.

18 NaviScan EBC 18 af 39 Brugervejledning C5 4.0 Lokalmenu 4: Udlæs Salg FIG.11 EKSPORT AF DATA TIL EXCEL. Udlæs: Punktet giver adgang til at generere regnearksfiler med Salgsbudget data defineret af bruger. Nye varer uden tidligere bevægelse kan medtages med alene salgspris/kostpris. 5.0 Lokalmenu 5: Indlæs Salg FIG.12 INDLÆSNING AF DATA FRA EXCEL. Indlæs: Her indlæses budget i C5. Ved indlæsning overskrives tidligere indlæste budgetter i C5. NB! Celler i Excel skal indeholde værdi. Der må ikke forekomme blanke celler. Ved indlæsning skal de filer der ønskes indlæst markeres enten enkeltvis eller som vist marker alle filer.

19 NaviScan EBC 19 af 39 Brugervejledning C5 6.0 Lokalmenu 6: Rediger indkøb FIG.13 ÆNDRING AF VARELAGER Indkøb: Når salgsbudget og vareforbrug er beregnet, er det muligt at ændre på indkøb/lager. Klik på menu nr 6. Felter: Vare: Kreditor: Dato.: Antal: Feltet er udfyldt med et vare nummer Feltet er udfyldt med et kreditor nummer Afhængig af lagerdage, angiver dato hvornår der senest skal indkøbes Fra beregning af salgsbudget, har systemet genereret vareforbrug. Såvel på antal som på pris er det muligt at korrigere på varelager. Dette har ingen indflydelse på driftsbudget, men alene på statusbudget. (likviditet)

20 NaviScan EBC 20 af 39 Brugervejledning C5 7.0 Lokalmenu 7: Beregn Finans Her beregnes Finansbudget direkte i C5. Såfremt der ikke er beregnet salgsbudget, starter budgetberegning, ved denne menu. FIG. 14 BEREGNING AF FINANSBUDGET 8.0 Lokalmenu 8: Udlæs Finans FIG.15 EKSPORT AF DATA TIL EXCEL. Udlæs: Punktet giver adgang til at generere regnearksfiler med finansbudget data defineret af bruger, indeholdende salgstal fra salgsbudget. I regnearksfiler, kan bruger modificere budget yderligere inden indlæsning.

21 NaviScan EBC 21 af 39 Brugervejledning C5 9.0 Lokalmenu 9: Indlæs Finans FIG.16 INDLÆSNING AF DATA FRA EXCEL. Indlæs: Her indlæses Finansbudget i C5. Det er muligt at slette allerede eksisterende budgetter i. Hver dimension indlæses. Ved indlæsning skal de filer der ønskes indlæst markeres enten enkeltvis eller som vist marker alle filer Lokalmenu: Opret/kopier FIG.17 KOPIER ANKERBUDGET TIL ANKERBUDGET. Felter:

22 NaviScan EBC 22 af 39 Brugervejledning C5 Fra: Vælg modelnavn (numerisk felt) hvorfra nyt budget skal kopieres. Navn: Til: Navn: Fra Dato: Til Dato: Anker: Model: Debitorer: Varer: Udfyldes ved valg af modelnavn. Indsæt modelnavn (numerisk felt) på nyt budget. Indsæt navn (alfanumerisk felt) på nyt budget Startdato på nyt budget. Slut Dato på nyt budget. Angiv om nyt budget er et ankerbudget. Udfyldes kun ved estimater Er udfyldt kan ændres Er udfyldt kan ændres Ultimo s.å.: Seneste ultimo dato (realiseret) Ved at kopierer et ankerbudget til et andet ankerbudget, genereres der et kopi af alle parametre. Det nye ankerbudget indeholder med andre ord samme opsætning, på alle parametre, som det gamle ankerbudget. Når kopiering er udført, beregnes nyt budget. FIG. 18 KOPIER ANKERBUDGET TIL ESTIMAT. Felter: Fra: Navn: Til: Navn: Vælg modelnavn (numerisk felt) hvorfra nyt budget skal kopieres. Udfyldes ved valg af modelnavn. Indsæt modelnavn (numerisk felt) på nyt budgetestimat. Indsæt navn (alfanumerisk felt) på nyt budget

23 NaviScan EBC 23 af 39 Brugervejledning C5 Fra Dato: Startdato på nyt budget. Til Dato: Slut Dato på nyt budget. Anker: Benyttes kun ved kopi til nyt ankerbudget Model: Hvilken model skal benyttes som datagrundlag. Debitorer: Er udfyldt kan ikke ændres Varer: Er udfyldt kan ikke ændres Ultimo s.å.: Seneste ultimo dato (realiseret) Når der kopieres fra Ankerbudget til Estimat, er det ikke muligt at ændre på parametre. Herved er der konsistens mellem ankerbudget og estimat. Modsat kopiering fra ankerbudget til ankerbudget, benyttes denne funktion, til løbende at udarbejde estimater, baseret på det oprindelige ankerbudget. Funktionen kan benyttes efter første måned i budgetår, indeholdende 1 måned med realiserede tal + 11 måneder med budgettal. Det er således muligt at udarbejde et scenario af budgetestimater. Når kopiering er udført, beregnes nyt budget Lokalmenu: Udskrifter FIG. 19 UDSKRIFTER NaviScan EBC giver mulighed for at se forskellige udskrifter:

24 NaviScan EBC 24 af 39 Brugervejledning C5 FIG. 20 VAREOVERSIGT FIG. 21 DEBITOROVERSIGT FIG. 21 BUDGET BEREGNET/BUDGET INDLÆST Denne rapport viser hvad der er beregnet i C5, samt indlæst korrektion fra Excel regneark. Vare/debitoroversigt findes også med budget/aktuel Definition af Finansrapport. NaviScan EBC giver mulighed for at udarbejde månedsrapporter pr. dimension. Rapporten udlæses til Excel regneark, og kan placeres direkte på valgfrit bibliotek. Vælges at udarbejde månedsrapporter pr. dimension tildeles rapporten dimensionsnavn automatisk. Vælges at udarbejde rapporten uden anvendelse af dimension, er filnavn valgfrit.

25 NaviScan EBC 25 af 39 Brugervejledning C5 FIG. 22 ANVENDELSE AF FINANSRAPPORT Udlæses Finansrapport med dimension, skal dimension: Afdeling udfyldes. Når der udlæses finansrapporter med dimension skal feltet Spec. Udfyldes med: Balance. Rapporterne defineres under Finans/Tilpasning/Balance. Der kan defineres flere. V.hj.a. lokalmenu hent, vælges mellem rapporttyper. Fig. 23 VALG AF RAPPORT

26 NaviScan EBC 26 af 39 Brugervejledning C5 Når Finansrapport udlæses uden dimension, er det muligt at definere destinationsbibliotek. Benyttes dimension, kan der ikke vælges filnavn, dette gøres automatisk. Klik på Excelfil. FIG. 25 UDLÆST MÅNEDSREGNSKAB 13.0 Udskrift Budgetberetning Når et budgetberegninger er færdige, kan der tilføjes et notat der indeholder: Budgetforudsætninger handlingsplaneret strategi etc., således at budgettet udgør en helhed. I lokalmenupunktet: Lokalværktøjer/budgetberetning tilføjes budgetforudsætninger handlingsplaneret strategi etc.

27 NaviScan EBC 27 af 39 Brugervejledning C5 Fig. 26 BERETNING Via menupunktet Budgetberetning er der mulighed for at udskrive følgende: 1. Budgetforside 2. Budgetforudsætninger 3. Balance 4. Revisionsrapport Ønskes forside budgetforudsætninger balance og Revisionsrapport udskrevet, markeres alle felter. Dernæst hentes rapport (opsæt) derefter fortsæt. Fig. 27 BUDGETBERETNING

28 NaviScan EBC 28 af 39 Brugervejledning C5 Fig. 28 FORSIDE For at skifte mellem skærmbilleder tryk på luk. Derefter genereres næste skærmbillede. Fig. 29 BERETNING

29 NaviScan EBC 29 af 39 Brugervejledning C5 Fig. 30 BALANCE FIG. 31 REVISIONSRAPPORT SIDE 1

30 NaviScan EBC 30 af 39 Brugervejledning C5 FIG. 32 REVISIONSRAPPORT SIDE 2

31 NaviScan EBC 31 af 39 Brugervejledning C5 Foruden disse rapporter er det naturligvis muligt at anvende Concorde C5 standardrapporter. Her er vist Finans/rapporter/Budgetter/Budgetoversigt (scale) FIG. 33 BUDGET PR. PERIODE

32 NaviScan EBC 32 af 39 Brugervejledning C Pengestrømsanalyse. Pengestrømsanalysen viser pengebindingerne i budgettet. Når der er udarbejdet statusbudget, kan pengestrømsanalysen sættes op. FIG. 34 PENGESTRØM Pengestrømsanalysen består af 2 dele: en standardpengestrøm og konto plan. Elementerne i pengestrøm kan ændres og tilpasses individuelt. Der kan tilføjes/fjernes elementer. Hvis man ønsker at f.eks. ændringer i driftskapital skal bestå at 3 elementer: ændring i debitorer, ændring i lager, osv. Fjernes elementet og der indsættes 3 nye. Elementerne tildeles linie nr. tekst samt type og fortegn. Typen skal således konto. Herefter flyttes curser til kontoplanen og de konti der skal knyttes til det nye element markeres med et. Felter: Linie: Element: Type: Pengestrømsanalysen skal kun sættes op en gang. Når opsætning er afsluttet Kan analysen udskrives. (klik på knappen udskriv) NB! For at komme tilbage Til standard: klik på knappen standard. Elementets nummer Navn på element i pengestrømsanalysen ( konto nr) System, konto, total og primosaldo System: Henter automatisk budgettal

33 NaviScan EBC 33 af 39 Brugervejledning C5 Konto: Manuel opsætning af konti der knyttes til et element Total: Sammentælling af elementer Primosaldo: Henter primosaldo System: Fra: Til: Fortegn: der kan vælges mellem: resultat og deb/kred/lager. Benyttes kun ved anvendelse af system (under type) Sammentælling starter fra element nr. Sammentælling slutter ved element nr. Angiver om pengestrøm er positiv eller negativ 15.0 Eksempler 15.1 Anvendelse af Dato Forudsætninger: Dato: Dags dato er 10/ Budgetperiode: 2004 Udlæsningsformat: Excel regneark Historik (datagrundlag): realiserede tal 01/01 30/ realiserede tal 01/10 31/ Som nævnt i forudsætninger er dags dato 10/ , og således er realiserede tal fra perioden 01/01 30/ tilgængelige som beregningsgrundlag. For at kunne generere en hel periode benyttes også data fra perioden 01/10 31/ Det er således værd at bemærke at der godt kan være flere perioder der danner grundlag for en budgetperiode. (Kun når et budget udarbejdes d.31/12, vil det være tilstrækkeligt med en sammenhængende periode som datagrundlag). Budget tal fra perioden 01/01 31/ ønskes vist: Start: Budgettets start dato Her indtastes starten på perioden for budgetår: 01/ Slut: Budgettets slut dato Her indtastes slutningen på perioden for budgetår: 30/ Excel regneark vil nu vise budget tal for 01/01 30/ Imidlertid ønskes en hel periode; 1 år. I linien under indtastes: Start: Budgettets start dato Her indtastes starten på perioden for budgetår: 01/ Slut: Budgettets slut dato Her indtastes slutningen på perioden for budgetår: 31/ V. hj. a. Budgetudfyldning er det muligt at definere dels hvad der skal vises i Excel regneark og hvorfra tallene skal hentes og beregnes. Nu defineres hvorfra Naviscan budgetsystem skal hente datagrundlag:

34 NaviScan EBC 34 af 39 Brugervejledning C5 Datagrundlag for perioden 01/01 31/ defineres : Hent fra: Start dato Her indtastes starten på perioden forud for budgetår: 01/ Hent til: Slut dato Her indtastes slutningen på perioden forud for budgetår:30/ Realiserede tal for perioden 01/01 30/ er nu defineret og perioden 01/10 31/12 defineres. Hent fra: Start dato Her indtastes start på perioden forud for budgetår: 01/ Hent til: Slut dato Her indtastes slut på perioden forud for budgetår: 31/ FIG. 35 EKSEMPEL PÅ DEFINITION AF DATOER FIG. 35A EKSEMPEL UDLÆSTE DATA

35 NaviScan EBC 35 af 39 Brugervejledning C Anvendelse af faktorer I NaviScan EBC er der mulighed for at angive faktorer på forskellige niveauer i budgettet, overordnet, specifikt for hver dimension, samt på den enkelte konto. Det er med andre ord muligt overordnet at tildele alle dimensioner en vækstfaktor, dernæst yderligere at tildele en enkelt dimension en faktor, og efterfølgende ændre enkelte konti med en anden faktor. Foruden disse er det muligt at angive faktorer i salgsbudget specifikt på vare grupper nummer, enten på pris eller antal, samt på debitor - debitorgruppe, vare varegruppe. Faktorerne har forskelligt virkning på beregning af budget. I nedenstående skema vises en oversigt samt eksempler på hvorledes faktorerne kan anvendes. Budgetfaktorer: NIVEAU MENU VIRKNING PÅ BUDGET UNDERTRYKKER 1 Datoer Model Salg/Finans Ingen faktorer 2 Dimension Dimension Salg/Finans Ingen faktorer 3 Konti Konti Finans 2 Specifikke salgsfaktorer: NIVEAU MENU VIRKNING PÅ BUDGET UNDERTRYKKER Vare pris Varegrp. Salgspris Salg Ingen faktorer Vare antal Varegrp. Antal Salg/vareforbrug Debitor Debitorgrp. Debitor Salg/vareforbrug FIG. 36 FAKTORER EKSEMPEL SALGSBUDGET (+10% på pris, +20% på antal, +10% på debitor, +10% på dato, +10% på dimension)

36 NaviScan EBC 36 af 39 Brugervejledning C5 FORKLARING SALGSBUDGET: FIG.37 ANVENDT BUDGETMODEL FIG.38 SPECIFIKATION AF FAKTOR BEREGNING FIG.39 FORMEL ANVENDELSE FIG. 40 FAKTORER I FINANS SAMT FORDELING PÅ FINANSKONTI

37 NaviScan EBC 37 af 39 Brugervejledning C Lås budgetmodel Det er muligt på ethvert tidspunkt at låse et budget, således at enhver ændring er umulig. Dette gøres på følgende måde: indsæt ( ) i kolonnen L. FIG.41 BUDGETLÅS Vis skrivebord.scf Når låst er aktiveret, er det ikke længere muligt at ændre i budget 2004 modelnavn: For at låse op igen fjern ( ) i kolonnen Låst, og indtast password. Password defineres for hver budgetmodel. FIG.42 PASSWORD

38 NaviScan EBC 38 af 39 Brugervejledning C Licens Inden systemet kan benyttes skal der indsættes et licens nr., der tildeles af NaviScan. Aktiver menu Licens og indsæt licens nr. FIG. 43 LICENS NR Brug af Excel skabeloner For at benytte excel skabelonerne: Månedsregnskab og Årsbudget, skal den sti hvorfra skabelonerne henter data oprettes fra C5. Dette gøres fra Udskrifter/finansrapport Hent balance Månedsregnskab, angiv sti og excel filnavn, dette skal være navnet: måned (hører til rapport månedsregnskab), indsæt datoer og budget nr. Fig. 44 Angiv sti og excel navn

39 NaviScan EBC 39 af 39 Brugervejledning C5 Den sti der angives benyttes også i excel regneark: Månedsregnskab. Når denne fil er udlæst, åbnes excel filen Månedsregnskab. Fig. 45 Søg og erstat Marker hele regneark, og søg efter C:\EBC_2010_light\DMO\måned og erstat med Den sti angivet i C5 (se fig 44). Gem herefter excel regneark Månedsregnskab. Hver gang der balance Månedsregnskab udlæses, overføres tal automatisk til excel fil Månedsregnskab. Hent balance Årsbudget, angiv sti og excel filnavn, dette skal være navnet: budget (hører til rapport årsbudget), indsæt datoer og budget nr. Den sti der angives benyttes også i excel regneark: budget. Når denne fil er udlæst, åbnes excel filen årsbudget. Marker hele regneark, og søg efter C:\EBC_2010_light\DMO\budget og erstat med Den sti angivet i C5 (se fig 44). Gem herefter excel regneark årsbudget. Hver gang balance årsbudget udlæses, overføres tal automatisk til excel fil årsbudget.