Referat fra klubledermøde nr. 2, 2012 i Sydkredsen

Transkript

1 Referat fra klubledermøde nr. 2, 2012 i Sydkredsen Mødested: Snabs klubhus, Helligkildevej 2, Vejle Mødedato: Torsdag d. 7/6 kl Mødeindbudte Klubrepræsentanter for Sydkredsens klubber og Kredsudvalg SYD Klub Formand Deltagere i klubledermødet 7/6 OK West Søren Pedersen afbud OK Esbjerg Rudolf Sørensen Rudolf Sørensen Ribe OK Niels C Andersen OK Gorm Grethe Buch Grethe Buch, Peter Føns, Merete Larsen OK Snab Henrik Jensen Henrik Jensen, Helle Schou OK Fros Sven Madsen Sven Madsen KOK Susanne Højholt Per Eg OK HTF Jørn Andersen Jørn Andersen, Jens Peter Jensen AAIG Finn Hove afbud Sønderborg Birger Jønsson Birger Jønsson OK OK Melfar Helle Sørensen Helle Sørensen, Peter Knudsen Odense OK Kim Kongsted afbud OPI Faaborg OK Erik Damgaard Erik Damgaard Svendborg Bjørn Christoffersen Bjørn Christoffersen OK IF Skrydstrup Lars Thestrup Lars Thestrup Gæster: Helge Søgård og Jens-Jørgen Lyngaa A. Formalia 1. Registrering af de fremmødte 2. Godkendelse af referat af klubledermøde nr. 1 den 31/ Godkendt uden bemærkninger 1

2 3. Godkendelse af dagsordenen for dette møde. Godkendt. Kate orienterede om, at Jette Sørensen er stoppet som kontoansvarlig i udvalget, da hun er flyttet til Kbh. Jettes opgaver er foreløbig fordelt mellem formand og sekretær. Vi søger ikke efter en ny kontoansvarlig, men efter en næstformand, da vi mener denne vil kunne påtage sig opgaven både som næstformand og kontoansvarlig. Kate blev opfodret til at skrive et stillingsopslag med en beskrivelse af stillingens arbejdsopgaver, som sendes ud til klubberne, som sætter den i klubbladet og/eller på hjemmesiden. Sydkredsen vandt KUM et stort til lykke. Kritik af manglende resultatformidling fra KUM. Stævnet havde nogle mangler, bl.a. pga. at der var for få hænder. Helge Søgård opfordrede klubberne til at give KUM fuld opbakning. Dette års KUM blev arrangeret af Nordkredsen. B. Orientering og debatpunkter fremadrettet 1. Repræsentanter fra DOF, Helge Søgård og Jens Jørgen Lyngå (planformand) orienterer: Helge Søgaard ønskede Sydkredsen til lykke med KUM, takkede KOK for et godt DM-nat og roste de fynske klubber for initiativet til Fynsk Sprint Cup. Lad det blive en tradition. I forbundet puster man ud efter Find vej i Næsten 4000 mennesker deltog. Det første budget for 2013, som indeholder alle udvalgenes ønsker er udarbejdet. Der mangler ca kr, men Helge Søgaard er fortrøstningsfuld. DIF har taget initiativ til, at forbundene skal arbejde for medlemstilgang/gøre det nemmere at komme ind i idræt. DOF siger ja til at optage de efterskoler og højskoler, der måtte ønske det, som klubber, men siger nej til enkeltmandstilmelding til forbundet. DOF s afgiftsstruktur får et særligt eftersyn her i efteråret. Helge blev bedt om at tage tak og ros med tilbage til de ansatte, som har stået for Find vej i-projektet. De har udført et fantastisk arbejde. Jens-Jørgen Lyngaa tog fat på reglementet. Der er mindre justeringer, men de vigtigste ændringer er: Nye regler for divisionsmatch / Danmarksturnering, nye regler ved DM, samt indførelse af blå bane i de ældste klasser. En blå bane er en svær bane med vægt på det o-tekniske frem for det fysiske, fx moderat stigning og ingen brede/dybe grøfter. Det centrale omkring nyt reglementet for Danmarksturneringen er, at der bliver flere klasser (især for de ældreløbere) og flere tællende løbere. Ved DM-erne bliver det igen vindertiden og ikke banens længde, der opgives i reglementet. Mht. Danmarksturneringen ligger der 3 forslag, som klubberne skal tage stilling til: 2

3 a. Forslag 1, som er en videreførelse af det nuværende reglement tilføjet nye klasser for de ældre/ældste og diverse justeringer. b. Forslag 2 A, som svarer til forslag 1, undtagen for Klasser og baner ; hvor der foreslås en ny klasseinddeling baseret på opdeling af deltagerne i grupper, og Løbspoint, hvor alle begrænsninger samt den særlige regel om tildeling af ungdomspoint er ophævet. c. Forslag 2B er identisk med 2A med den forskel, at forslag 2B bibeholder reglerne for tildeling af ungdomspoints. Der var enighed om at anbefale forslag 2B Værd at vide -hæfterne vil blive revideret, så de passer til det nye reglement. 2. Tema: Værdien af Voksentræning i klubberne. Oplæg ved Merete Spangsbjerg Odense OK, herefter erfaringsudveksling og drøftelse. Temadrøftelsen af dette emne udsættes til et senere møde, da Merete Spangsbjerg havde sendt afbud og ingen af de tilstedeværende klubber ønskede at indlede erfaringsudvekslingen. 3. Kort drøftelse af repræsentantskabsmødets indhold. Hvilke ønsker og forventninger har kredsens klubber? Der blev givet udtryk for, at workshop er en god arbejdsform, når ideer skal udvikles, at det er godt, man får udvalgenes beretninger for at blive opdateret, at der er en spørgerunde, og at der er nyhedsindlæg. Helge påpeger, at det lovgivningsmæssige skal med på repræsentantskabsmødet. Repræsentantskabsmødet 2013 bliver i Brøndby, fordi DOF gerne vil vise sine lokaler til alle klubber, og fordi DIF har et særligt ønske om at huset bruges. Flere af klublederne tilkendegav, at det ikke er ønskeværdigt, at det fremover bliver i Brøndby. 4. Ansøgningsskema vedr. gruppe 1 og gruppe 2-løb. Mogens sender nyttige bilag til klublederne inden mødet, så det er muligt at forberede sig. Mogens efterlyser kommentarer til det udsendte skema. Der var tilfredshed med skemaet, men Per Eg påpegede, at kredsudvalget havde lovet hvert år på klubledermøde 2 at udlevere et papir, hvorpå der står, hvilke gruppe 1 løb (påskeløb, DM-lang, DM-stafet, DM-mellem, DM-sprint, DM ultralang og DM-nat), Sydkredsen udbyder om 5 år, og hvilke gruppe 2 løb (DM-hold, Midgårdsormen, KUM, JFMlang, JFM-stafet, JFM-sprint) Sydkredsen udbyder om 3 år. Mogens lovede at sende dette papir til klubberne snarest muligt. Punktet vil fremover være et fast punkt på klubledermøde 2. 3

4 5. Terminslisten ved Mogens: Mogens kommenterede planlægningskalenderen for Sydkredsen 2013: Der mangler arrangør til divisionsmatch i foråret. OK Melfar kan ikke arrangere divisionsmatch, da de ikke har kunnet få skovtilladelse i Tybrind, så den er også ledig. Langtidskalenderen efter 2016 fastlægges efter 1. dec., når klubbernes ønsker er indgået 6. Sydkredsens hjemmeside. Hvilke behov og ønsker har klubberne? Oplæg ved Kate. Klubberne ønsker kun, at hjemmesiden hele tiden er opdateret, og at man kan finde helt konkrete oplysninger som fx: stillingen i Danmarksturneringen, link til UU,s hjemmeside, referater fra møder i kredsudvalg og klubledermøder og faktaoplysninger om kredsudvalget. Ingen meldte sig til jobbet som webmaster. 7. Eftersnak vinterens og forårets løb. Der var hverken ros eller ris til forårets løb, så alt må være forløbet planmæssigt. Men der er problemer med onlineposten. Det er meget vigtigt, at Mogens får skriftligt besked, når der er fejl og mangler ved materiellet. Husk at generatorerne skal være fyldt op, når de afleveres. 8. Erfaringsudveksling af Find vej i OK Esbjeg havde haft meget let ved at skaffe sponsorer, fordi projektet var så velbeskrevet fra forbundets side. Bl.a. havde de fået et stort beløb fra Esbjerg kommune. 8 klubber regner med at arrangere Find vej i i Den landsdækkende omtale har betydet større almen kendskab til orienteringsløb. Vi bør nu fokusere på fastholdelse og udveksle erfaringer på dette punkt. 9. Styrkelse af kommunikationen mellem klubber og mellem klub og kreds. Ønsker til temaer på klubledermøderne: Følgende ønsker blev fremsat: værdien af voksentræning, fastholdelse, kredsens ungdomsarbejde, korttegning. UU i Sydkredsen ser gerne, at ungdomsarbejdet i denne række af forslag prioriteres højt, da UU står foran en omstrukturering, idet en af de bærende kræfter, Jens Peter Jensen HTF, forlader udvalget med årets udgang. UU i Sydkredsen ønsker fokus på ungdomsarbejdet både i kreds- og klubregi. Det blev foreslået, at klubformændene kan invitere en eller flere udvalgsmedlemmer med til klubledermødet, når deres område er temaet på mødet. Der var interesse for, at klubberne i god tid får besked om ting, som skal drøftes på klubledermøderne, så man kan nå at drøfte det internt i klubbens bestyrelse (den model som Nordkredsen er gået i gang med at bruge). 4

5 Eventuelt Helge Søgård foreslog, at man til hvert klubledermøde fortæller gode historier om gode tiltag, som en anden klub har lavet (lad bolden gå rundt). Husk at overholde ansøgningsfristen til skovpuljen! Grethe Buch: Det er en god ide med temaer på dagsordenen til klubledermøderne. En stor tak til Snab Henrik og Helle for det praktiske arrangement. Med venlig hilsen Asta Terkelsen 5