04 Vi har fokus på kunder, faglighed og kvalitet 10 Bestyrelsens funktion og arbejde 18 Ny vejledning om regnskabsudfærdigelse i foreninger

Transkript

1 andelsboliger og ejerlejligheder 04 Vi har fokus på kunder, faglighed og kvalitet 10 Bestyrelsens funktion og arbejde 18 Ny vejledning om regnskabsudfærdigelse i foreninger Marts 2011

2 Leder Foreninger i fokus At drive foreningsejendomme, det vil sige ejendomme, der er ejet af ejer- eller andelsboligforeninger, er med tiden blevet mere og mere kompliceret og adskiller sig på flere områder fra driften af andre typer ejendomme. Blandt andet det forhold, at ejerne af ejendommene er direkte involveret i den daglige drift, adskiller sig fra fx investeringsejendommene. Da foreningsejendommene kræver særlig indsigt, har vi valgt at målrette vores organisation inden for områderne. På landsplan har vi oprettet afdelinger og teams, der udelukkende arbejder med enten andelsbolig- eller ejerforeninger, og gennem et målrettet fagligt setup arbejder vi for at sikre et ensartet og fagligt højt niveau hos alle, som har med administration af foreningsejendomme at gøre. Fra 1. januar i år har vi således omlagt vores organisation, så administrationen varetages i to selvstændige afdelinger en for andelsboligforeninger og en for ejerforeninger. De to afdelinger arbejder tæt sammen og varetager administrationen af foreningsejendommene på Sjælland. Udenfor Sjælland varetages administrationen af foreningsejendomme af medarbejdere, der udelukkende arbejder med enten andelsbolig- eller ejerforeninger, på vores regionskontorer i Aalborg, Aarhus og Kolding. På tværs af kontorerne har vi etableret et tværfagligt forum, der sikrer, at vi på landsplan kan trække på alle vores medarbejdere og ressourcer, når vi skal besvare spørgsmål, eller når vi skal udvikle nye processer og løsningsmetoder. Herved sikrer vi os, at al vores viden og erfaring udnyttes til at udvikle og forbedre vores ydelser til dig og din forening. Her i marts lancerer vi vores nye hjemmeside som vi præsenterer i næste nummer. Med den nye hjemmeside kan du nemmere navigere rundt og hurtigere finde svar på de spørgsmål, du måtte have. Hjemmesiden er målrettet de forretningsområder vi har, hvilket for dig betyder, at du som ejer eller andelshaver har fået din helt egen hjemmeside. Den nye hjemmeside vil være en platform for dialog mellem dig og os, men du er naturligvis altid velkommen til at kontakte os på telefon eller mail. Vi håber, at du tager godt imod den nye hjemmeside. Har du kommentarer eller forslag til os om emner til Entré eller forslag i almindelighed, hører vi meget gerne fra dig. God læselyst. Lars Carl Gruby afdelingsdirektør Leder 3 Det travle forår 4 Vi har fokus på kunder, faglighed og kvalitet 6 Hvem skal være dirigent på generalforsamlingen? 8 Den gyldige beslutning 10 Bestyrelsens funktion og arbejde 12 Giv ejendommen et forårstjek 14 Vi har en plan Andelsboligforeninger med vedligeholdelsesplan er mest populære 18 Ny vejledning om regnskabsudfærdigelse 21 Et realistisk budget viser vejen 22 Kort nyt 23 Brevkassen 2 Entré

3 Lars Carl Gruby, afdelingsdirektør Det travle forår Vi opfordrer dig - til at deltage på den ordinære generalforsamling og til aktivt at tage del i foreningens beslutninger og liv. Din deltagelse er vigtig for at sikre en bred dialog om de beslutninger, der skal tages, og din stemme er særdeles vigtig. Den giver beslutningerne tyngde, og er med til at give bestyrelsen et bedre grundlag for at træffe beslutninger i løbet af året. 750 generalforsamlinger I dette første nummer af Entré i 2011 sætter vi fokus på den ordinære generalforsamling. Under den ordinære generalforsamling, der typisk afholdes inden udgangen af april måned, lukkes det gamle regnskabs- og driftsår og et nyt åbnes. Under den årlige ordinære generalforsamling tager medlemmerne stilling til de allervigtigste forhold vedrørende foreningens drift, fx godkendelse af årsregnskabet, vedtagelse af budget og valg af bestyrelse, der påtager sig ansvaret for foreningens virksomhed frem til den næste ordinære generalforsamling. For andelsboligforeninger er beslutningen om andelsværdiens maksimale størrelse i det næste år også temmelig vigtig. Det er ikke alene de vigtige beslutninger, der gør den ordinære generalforsamling til foreningens omdrejningspunkt. Det er også her, medlemmerne har mulighed for at lære hinanden bedre at kende og Vi administrerer samlet ca. 850 ejerog andelsboligforeninger i hele landet. Heraf afholder 750 foreninger ordinær generalforsamling i løbet af årets første 4-5 måneder. træffe aftaler om sociale aktiviteter o. lign. På den måde opstår der et fællesskab i foreningen. I dette nummer har vi valgt at fokusere på generalforsamlingen. Vi har valgt at bringe artikler om bestyrelsen, dirigentens rolle og om hvordan generalforsamlingen træffer beslutninger, men vi har særligt valgt at fokusere på generalforsamlingens beslutninger om foreningens økonomi. Entré

4 Lars Carl Gruby, afdelingsdirektør Vi har fokus på kunder, faglighed og kvalitet I forlængelse af at vi i februar 2010 overtog Kuben Ejendomsadministration A/S, har vi fra årsskiftet besluttet at placere alle vores aktiviteter under Dan-Ejendomme as. Som nævnt i lederen har vi samtidig formelt implementeret den organisation for administration af foreningsejendomme, som vi har arbejdet på at opbygge siden sommeren Med den størrelse, vi har fået inden for administration af foreningsejendomme, har vi nu mulighed for at fokusere direkte på administration af henholdsvis ejerforeninger og andelsboligforeninger. Med den kompleksitet, der er kommet på særligt foreningsområdet, er det vores opfattelse, at denne fokusering er nødvendig, hvis vi skal levere en administration på det høje faglige niveau, som vi stiler efter, udtaler adm. direktør i Dan-Ejendomme as, Henrik Dahl Jeppesen. Ejendomsadministration er en mangeartet og kompliceret virksomhed At ejendomsadministration er omfattende og indebærer mange tilbagevendende opgaver over året har vi på vores nye hjemmeside illustreret med et såkaldt årshjul, som du kan se på modsatte side. Til artiklen her har vi valgt at bruge et årshjul for en andelsboligforening som eksempel. Med det at administrere en forening og den ejendom, som er foreningens primære aktiv, følger hele tiden nye opgaver, der skal løses. Opgaver der kræver, at man som administrator hele tiden har opdateret viden og opdaterede værktøjer inden for lejeloven, boligreguleringsloven, andelsboligloven, skattelovgivningen, osv.. Når én opgave er løst, står den næste opgave for døren, og desværre er det ikke altid, at man kan løse en given opgave på samme måde, som man gjorde sidste gang. Stadig større krav til administrator Fra år til år kommer der nye opgaver til, som skal løses af administrator. Samtidig må det erkendes, at kunderne stiller større og større krav til administrator og til kvaliteten af det arbejde, der leveres. Samlet set må det erkendes, at udfordringerne ikke er blevet mindre for udbyderne af ejendomsadministration, og med indførelsen af moms på ejendomsadministration fra 1. januar 2011, er kravene til ejendomsadministrator blevet yderligere skærpet. Kunderne stiller forståeligt nok større og større krav til vores professionalisme og faglighed de vil have noget for pengene. I den forbindelse er prisen på vores ydelser naturligvis vigtig. Vi tror imidlertid, at det er vigtigt at fastholde fokus på kvaliteten af de ydelser, vi leverer til kunden, da det er gennem høj kvalitet og faglighed, vi tilfører vores kunder værdi i dagligdagen, udtaler Henrik Dahl Jeppesen. Vi arbejder løbende og målrettet med udviklingen af de ydelser, vi leverer til vores kunder, ligesom vi til stadighed kritisk udvikler systemer, der kan hjælpe med til at sikre, at frister og krav til indholdet af de administrative opgaver, vi løser, overholdes og bevarer et meget højt fagligt niveau, slutter Henrik Dahl Jeppesen. 4 Entré

5 Opfølgning på vedligeholdelsesarbejder baseret på budget Varsling vedrørende antennebidrag Regnskabsafslutning Koordination med revisor Lukning og opgørelse af bestyrelsens kontantkasse Aftaler vedr. regnskabsmøde og ordinær generalforsamling året efter Offentliggørelse af offentlig ejendomsvurdering (1/3) Bestilling af valuarvurdering Pristalsregulering af erhvervsleje Overvejelser om eventuel omlægning af lån (gældspleje) Indkaldelse til ordinær generalforsamling Budgetopfølgning (2) Varmeregnskab udsendes Ny offentlig ejendomsvurdering (1/10) Okt. Sept. Nov. Dec. Jan. Andelsbolig Bestyrelse Febr. Marts April Regnskabsmøde Regnskab og budget på plads Varsling af skatter og afgifter for lejerne Vandregnskab udsendes Aug. Juli Juni Maj Ordinær generalforsamling Varsling af omkostningsbestemt leje for lejerne Referat fra ordinær generalforsamling regulering af boligafgifter Budgetopfølgning (1) Ovenstående årshjul illustrerer de faste opgaver og aktiviteter, der skal varetages af administrator over året i forhold til foreningen, bestyrelsen, andelshaverne og lejerne. At opgaverne og aktiviteterne er opstillet som et hjul viser, at de gentager sig fra år til år. På vores hjemmeside - dan-ejendomme.dk - er opstillet et tilsvarende årshjul for ejerforeninger. Entré

6 Per Holm, afdelingsdirektør Hvem skal være dirigent på generalforsamlingen? Det er tid for ordinær generalforsamling i størstedelen af landets ejer- og andelsboligforeninger. Hvordan kan en generalforsamling forløbe, så både bestyrelse og medlemmer føler, at det har været en god oplevelse? En af betingelserne er helt sikkert, at generalforsamlingen ledes af en kompetent dirigent. Typisk er det bestyrelsen, der foreslår, hvem der skal være dirigent. Det er derfor vigtigt, at bestyrelsen forinden sikrer sig, at den person, som foreslås, er indforstået med at påtage sig opgaven. Dirigentrollen Når bestyrelsen skal pege på en kandidat, er det væsentligt, at tænke på, hvilke opgaver det er, dirigenten skal løse. Uanset om foreningen er lille eller stor, om dagsordenen er kompliceret eller ej, og om der kan være eventuelle konflikter mellem foreningens medlemmer, er det vigtigt, at bestyrelsen er sikker på, at dirigenten kender sin rolle. Dirigenten skal først og fremmest være bekendt med foreningens vedtægter og de tilhørende afstemningsprocedurer og være klar over, at denne position kræver en fuldstændig neutral optræden, som betyder, at pågældende ikke selv får mulighed for at udtrykke sin mening om dagsordens punkter. Personlig gennemslagskraft Dirigenten skal kunne udtrykke sig klart og tydeligt, være god til at samle op på medlemmernes meninger og sammenfatte disse, kunne afslutte en debat, når der ikke fremkommer nye holdninger og i øvrigt udvise en passende autoritet. Men naturligvis er det også vigtigt, at dirigenten kan tilpasse sig den aktuelle situation. In- eller ekstern dirigent? Når dirigenten skal udpeges, kan generalforsamlingen enten beslutte at udpege et medlem af foreningen, eller vælge at udpege en ekstern kandidat, fx en advokat eller foreningens ejendomsadministrator. Langt de fleste foreninger har en fast tradition for hvem, der skal lede generalforsamlingen. Det er vigtigt at valget af dirigent træffes med omhu og under hensyn til de nævnte forhold. Vores administratorer er klædt på til at varetage dirigenthvervet på foreningens generalforsamling, og er forberedt til at varetage opgaverne som dirigent, når de møder til generalforsamlingen. Ved at vælge administrator som dirigent får foreningen en neutral og professionel mødeleder, der kan medvirke til at generalforsamlingen forløber både konstruktivt og positivt. En del af ydelsen For nogle foreninger er vores deltagelse som dirigent indeholdt som en delydelse i administrationsaftalen. Andre foreninger med knap så omfangsrige administrationsaftaler skal, hvis de vælger os som dirigent, betale honorar. Et par gode råd Gennem de senere år har vi oplevet, at nogle foreninger vælger et medlem af foreningen til at lede den ordinære generalforsamling. Det er der ikke noget galt i, men før du stiller op som dirigent, er det vigtigt, at du ved, hvad hvervet indebærer. 6 Entré

7 Det er ærgerligt ikke at kunne give sit besyv med, når man er valgt som dirigent. For det betyder blandt andet, at man skal være neutral og ikke udtrykke sin mening i forhold til de emner, der bliver behandlet på generalforsamlingen. Det er vores erfaring, at det indimellem har været en kedelig opdagelse for nogle af de medlemmer, der er blevet valgt til hvervet. Søren Stenstrop, regionsdirektør Dirigenten har det overordnede ansvar for at lede forsamlingen, og for, på en rolig og saglig måde, at sørge for, at dagsordenen bliver overholdt og at sikre, at de nødvendige beslutninger bliver taget. Ret og pligt Derudover har dirigenten ret og pligt til at afgøre de tvister, som kan opstå undervejs. Hvis der opstår tvivl om, hvordan vedtægterne skal fortolkes, eller om hvordan en afstemning skal gennemføres, er det dirigenten, der i sidste ende må træffe en afgørelse. En dirigents rolle er med andre ord ligesom fodbolddommerens, som undervejs træffer afgørelser om forløbet af kampen, og hvis afgørelse ikke står til at ændre. Derfor har du som dirigent en vis magt under generalforsamlingen. Men med ret følger også pligt. Og i denne sammenhæng er pligten at kende spillets regler og at være upartisk og neutral i forhold til de emner, der bliver behandlet på generalforsamlingen. Du bør derfor ikke være part i sager, der skal drøftes. Medlemmernes tillidsmand Dirigenten bliver valgt af generalforsamlingen og er derfor generalforsamlingens tillidsmand. Selv om dirigenten måtte blive foreslået af bestyrelsen og har et formøde med et eller flere bestyrelsesmedlemmer forud for generalforsamlingen, er det vigtigt, at dirigenten gør sig klart, at pågældende ikke er bestyrelsens repræsentant. Derfor anbefaler vi også, at du ikke påtager dig hvervet som dirigent, hvis du er medlem af bestyrelsen. Ro og orden For at sikre ro og orden kan dirigenten gøre brug af forskellige midler, fra at påtale uønsket opførsel til at udvise personer fra generalforsamlingen. I sidste ende kan dirigenten nedlægge hvervet, hvis denne ikke ønsker at gennemføre generalforsamlingen under de givne forhold. Det afgørende er, at dirigenten er aktiv i sin mødeledelse. Er der nogen i forsamlingen, der modsat føler, at dirigenten overtræder sine beføjelser eller anvender en forkert eller uhensigtsmæssig fremgangsmåde ved afstemninger osv., kan de altid bede om ordet og stille det, man kalder spørgsmål til proceduren. I sidste ende kan forsamlingen sætte dirigenten fra hvervet og vælge en anden. Vil du vide mere - Så klik ind på vores hjemmeside og læs mere om generalforsamlingen, der er foreningens højeste myndighed. Du kan naturligvis også, som altid, ringe til os, hvis du har spørgsmål. Entré

8 Charlotte Olsen, jurist Den gyldige beslutning Hvordan er det lige generalforsamlingen træffer en gyldig beslutning? Svaret er kort fortalt, at forslaget skal være veldokumenteret, der skal være tilstrækkeligt fremmøde på generalforsamlingen, og flertallet skal stemme for forslaget. I artiklen Det gode forslag fra Entré, marts 2010, skriver vi nærmere om kravene til et forslag. Essensen er, at forslaget skal indeholde alle nødvendige oplysninger, så det enkelte medlem kan tage stilling til dets formål, positive og negative sider, økonomi, tidshorisont mv. Under generalforsamlingen beder dirigenten som oftest forslagsstilleren motivere for forslaget, mens bestyrelsen og de øvrige medlemmer har mulighed for at stille uddybende og måske kritiske spørgsmål. Dirigenten beslutter, hvornår debatten skal afsluttes, og forslaget sættes til afstemning. Fremmøde I en del andelsboligforeninger, og i meget få ejerforeninger, skal et vist antal medlemmer være mødt op på generalforsamlingen for, at selve generalforsamlingen er beslutningsdygtig. Typisk er kravet, at minimum 1 /5 af medlemmerne skal være til stede. Hvor mange medlemmer, der skal møde for, at generalforsamlingen kan træffe endelig beslutning om forslag, afhænger af, om et forslag skal vedtages med simpelt flertal, kvalificeret flertal eller endog ved enstemmighed. Simpelt flertal I vedtægterne fremgår det med hvilket flertal, et forslag skal vedtages. Langt de fleste forslag kan vedtages med simpelt flertal. Det betyder, at flertallet skal stemme for forslaget. Her er der ikke krav til, hvor mange, der skal møde op på generalforsamlingen bortset fra kravet om minimumsfremmøde i nogle foreninger. Almindelig drift De forslag, som sædvanligvis kan vedtages med simpelt flertal, er de beslutninger, som vedrører den almindelige drift af foreningen og ejendommen det kan fx være beslutninger om budget, regnskab, valg til bestyrelsen, almindelige vedligeholdelsesarbejder og husorden. Det er som udgangspunkt altså ikke afgørende om forslaget koster mange penge. Det afgørende er, om beslutningen vedrører den almindelige drift. Er du i tvivl, om hvorvidt en beslutning om fx reparation af facade, elevator og tag kan betragtes som almindelig drift, anbefaler vi, at du læser vedtægterne igennem for at se, om der er særlige regler. Kvalificeret flertal Er der til gengæld tale om vedtægtsændringer, væsentlige forandringer af fælles bestanddele, salg af ejendommen eller nyt andelsindskud, skal forslaget vedtages med kvalificeret flertal. I nogle foreninger betyder kvalificeret flertal, at 3 /4 af alle medlemmer skal stemme for forslaget, i andre foreninger er det 80%. Mulighederne er mange og vil fremgå af vedtægterne. I henhold til normalvedtægten, som en del foreninger følger på dette punkt, betyder kvalificeret flertal, at 2 /3 af medlemmerne skal stemme for forslaget. Møder 2 /3 af medlemmerne ikke op på generalforsamlingen, men stemmer 2 /3 af de fremmødte for forslaget, kan forslaget vedtages på en ny generalforsamling, hvis 2 /3 af medlemmerne stemmer for, uanset, hvor mange der er mødt op. Væsentlige forandringer Væsentlige forandringer eller fornyelse af fælles bestanddele, der ikke kan betragtes som almindelig vedligeholdelse, kan fx være opførelse af nye bygninger og bygningsinstallationer samt større byggeprojekter. Større byggeprojekter kan fx være etablering af altaner, solenergianlæg, fælles gårdanlæg, dørtelefonanlæg samt indretning af uudnyttede loftsrum mv. I nogle andelsboligforeninger skal forslag vedtages med kvalificeret flertal, hvis de medfører en væsentlig stigning i boligafgiften - også selv om der blot er tale om almindelig vedligeholdelse. Vi anbefaler, at du læser vedtægterne igennem for at se, om der er særlige regler. Enstemmighed I meget sjældne tilfælde skal et forslag vedtages ved enstemmighed. En generalforsamling kan ikke gøre indgreb i det enkelte medlems velerhvervede rettigheder eller kontraktmæssige ret, medmindre alle medlemmer er enige om forslaget. Det kræver enstemmighed at ændre den indbyrdes omkostningsfordeling eller stemmeret, at pålægge andelshaverne / ejerne en vedligeholdelsesudgift, der før påhvilede foreningen, eller ændre forde- 8 Entré

9 Hvad betyder det Simpelt flertal: Mere end 50% Kvalificeret flertal: 66,66% (2/3) Enstemmighed: 100% lingstallene, medmindre de er åbenbart urimelige. Vær opmærksom på, at de her nævnte regler om enstemmighed ikke fremgår af vedtægterne. Kravet om enstemmighed kommer af den almindelige foreningsret, som kan uddrages af domstolsafgørelser, lov om ejerlejligheder og af sædvaner. Det er dirigenten, der på baggrund af foreningens vedtægter afgør med hvilket flertal, forslaget skal vedtages. Afstemning Allerede inden forslaget motiveres og debatteres oplyser dirigenten, med hvilket flertal forslaget kan vedtages. Dirigenten konstaterer, om der er tilstrækkelig fremmøde, hvilket alene vil være et spørgsmål ved afstemning efter kvalificeret flertal eller enstemmighed. Forslaget sættes herefter til afstemning og det er dirigenten, som afgør, om afstemningen skal ske skriftligt eller ved håndsoprækning. I andelsboligforeninger har hvert medlem én stemme. I ejerforeninger stemmer medlemmet i henhold til fordelingstal. Der er dog en del ejerforeninger, hvor kravet til kvalificeret flertal er, at både 2 /3 i henhold til fordelingstal og efter antal, skal stemme for dette for at undgå, at ejere med meget store lejligheder har for stor indflydelse. Vil du vide mere Har du spørgsmål eller punkter, du gerne vil have uddybet, er du velkommen til at kontakte Charlotte Olsen, jurist, tlf / col@dan-ejendomme.dk. Dirigenten kan enten selv optælle stemmerne, eller udpege en eller flere stemmetællere. Dirigenten afslutter behandlingen af forslaget med at konstatere, om forslaget er vedtaget eller ej. Entré

10 Per Holm, afdelingsdirektør Bestyrelsens funktion og arbejde Gennem de senere år har vi erfaret, at foreningsmedlemmer kan være lidt usikre på, hvad det vil sige at sidde i en bestyrelse, hvor meget tid, der skal bruges, og hvor ofte der afholdes bestyrelsesmøder. Det vil vi naturligvis gerne medvirke til at kaste lys over, så her gennemgår vi i hovedtræk en bestyrelses funktion og arbejde. Hvem kan vælges Først og fremmest fremgår det normalt af foreningens vedtægter, hvem der kan vælges, og hvilke poster som skal være i bestyrelsen. Almindeligvis er det kun foreningsmedlemmer, der kan vælges til bestyrelsen. Bestyrelsens funktion Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen til at lede foreningen året igennem. Bestyrelsen skal derfor være loyal over for de beslutninger, generalforsamlingen træffer og de retningslinjer generalforsamlingen pålægger bestyrelsen. Bestyrelsens vigtigste opgave er at varetage foreningens daglige drift. Herudover skal bestyrelsen varetage gennemførelsen af generalforsamlingens beslutninger, ligesom bestyrelsen skal formulere forslag til tiltag og beslutninger, som kan blive behandlet på kommende generalforsamlinger. Det kan være en god idé at bestyrelsesmedlemmerne uddelegerer opgaverne mellem sig, så bestyrelsesarbejdet ikke kommer til at fylde for meget i den enkeltes dagligdag. Aktiviteter på foreningens ejendom Det er naturligt, og ofte nødvendigt, at der foretages vedligeholdelse og fornyelse på foreningens ejendom. Der er i praksis bestyrelsen, der står for den praktiske udførelse af generalforsamlingens beslutninger, og det er bestyrelsens opgave at sikre, at generalforsamlingens beslutninger ikke er i strid med vedtægterne, jf. også artiklen Den gyldige beslutning. Der kan være tilfælde, hvor gamle formuleringer i vedtægterne kan hindre nødvendige beslutninger vedrørende ejendommen. I disse tilfælde, må bestyrelsen tage initiativ til at vedtægterne moderniseres. Bestyrelsens arbejde Det er en god idé, hvis bestyrelsen allerede fra starten af bestyrelsens samarbejdsperiode afklarer, hvilke opgaver medlemmerne hver især kan påtage sig, og at bestyrelsen formulerer interne regler for dens arbejde. Bestyrelsen er ikke alene om dette arbejde. Det kan være en stor fordel, at bestyrelsen samarbejder tæt med os og med foreningens byggetekniske rådgiver, revisor og eventuelt med foreningens vicevært om blandt andet, at sikre: Foreningen ledes i overensstemmelse med vedtægterne. Gennemføre de beslutninger, der er truffet på generalforsamlingen. Overholde foreningens vedtægter. Huske at være medlemmernes repræsentant. Løbende tilsyn med ejendommens drift og vedligeholdelse. Der føres korrekt regnskab for ejendommens udgifter i overensstemmelse med foreningens budget. På den måde bliver arbejdsmængden delegeret ud på flere fagligt kompetente hænder. Særlige opgaver i andelsboligforeninger I andelsboligforeninger har bestyrelsen særlige opgaver i forbindelse med køb og salg af andelsboliger. 10 Entré

11 Som du kan læse andetsteds i magasinet, foregår der en masse ting under den ordinære generalforsamling i en ejer- eller andelsboligforening. En af de vigtige beslutninger er valg og sammensætning af bestyrelsen, som skal lede foreningen året igennem. Kursus Vi gennemfører i løbet af efteråret 2011 et kursus for nye bestyrelsesmedlemmer. Det kan du læse mere om i næste nummer. Bestyrelsen skal ifølge vedtægterne godkende køberen af andelslejligheden og overdragelsesaftalen herunder pris og vilkår. Det kan særligt i store foreninger være en tidskrævende opgave samt en opgave, som fordrer teknisk, juridisk og økonomisk indsigt. Derfor har de fleste af de foreninger, der administreres af os, valgt at lade vores vurderingsfolk, som har bred byggeteknisk baggrund og kendskab til byggelovgivningen, udføre vurderingen, hvor eventuelle fejl og mangler og forbedringer værdiansættes. Ofte har bestyrelserne også valgt at lade os udfærdige de juridiske dokumenter samt sørge for de fornødne økonomiske transaktioner for en handels gennemførelse. Bestyrelsens ansvar Tør jeg påtage mig det ansvar, det er at blive bestyrelsesmedlem? Det spørgsmål er der sikkert mange potentielle bestyrelseskandidater, der stiller sig selv. Og naturligvis skal du stille dig selv det spørgsmål, for vi har alle et personligt ansvar for de ting, vi gør. Når du skal tage stilling til om du skal stille op til bestyrelsen, er det en god idé at spørge de nuværende bestyrelsesmedlemmer, om hvem der varetager, og har ansvar for hvilke opgaver. Generelt er du som bestyrelsesmedlem selv ansvarlig for at blive informeret om alle relevante forhold og indhente oplysninger til brug for beslutninger eller udførelse af opgaver i bestyrelsen. Dette bør imidlertid ikke afskrække nogen fra at gå ind i bestyrelsesarbejdet. Det vigtigste er at være åben for samarbejde og at bruge sin sunde fornuft. Kræver det meget arbejde? Vi bliver ofte spurgt om, hvor meget tid man skal bruge og hvor ofte der afholdes bestyrelsesmøder. Det er svært at sige noget generelt om hvor meget tid der går til bestyrelsesarbejdet, for det kommer an på flere forhold bestyrelsens sædvaner og ønsker, ejendommens størrelse og på om der fx er igangværende byggeprojekter, som kan være tidskrævende. Nogle bestyrelser holder månedlige møder, mens andre mødes færre gange og fx benytter de elektroniske muligheder der er for at kommunikere og for at afstemme beslutninger. Bestyrelsesansvarsforsikring Næsten alle de foreninger, vi administrerer, har tegnet en bestyrelsesansvarsforsikring. I er meget velkomne til at kontakte os for at sikre jer, at foreningen er omfattet af en sådan ordning. Derfor bestyrelsesarbejde Det er spændende at få indflydelse på sin forenings drift og vedligeholdelse. Ved at gå ind i bestyrelsesarbejdet får du mulighed for at påvirke beslutningsprocessen. Du kan således få indflydelse på små og store projekter som udskiftning af vinduer eller tag, og det kan være indkøb af nye legeredskaber, indretning af gård/ have eller du kan måske være med til at udbygge/styrke det sociale fællesskab i din forening ved at arrangere havedag eller sommerfest. Det er vores erfaring, at der i de fleste bestyrelser er et godt samarbejde. Som regel har bestyrelsesmedlemmerne de samme interesser i, at ejendommen fungerer godt og er vel vedligeholdt og ikke mindst i at styre udgifterne til ejendommens drift på en måde, der gør det attraktivt og økonomisk holdbart at bo i foreningen. Entré

12 Helene Tjellesen, marketing- og kommunikationskonsulent Giv ejendommen et forårstjek Med sommerens regn- og tordenskyl i horisonten, er det nu, ejendommen har behov for et grundigt servicetjek. Rens tagrenden, fjern blade og skidt fra afløb, nedgange og lyskasser og sørg for, at vandet kan løbe væk fra bygningen. 12 Entré

13 5 gode råd Tjek regelmæssigt taget for løse tagsten og utætheder. Hold tagrender, af- og nedløb fri hele året. Hold lyskasser og nedgange fri for blade og skidt hele året. Tjek utætheder omkring vinduer og døre. Sørg for at terrænet falder væk fra bygningen. Du kan læse mere om vedligeholdelsesplanen og dens fordele på de følgende sider. Statistikker fra Codan Forsikring viser, at vejrets humørsvingninger er skyld i over 60% af de skader, som vi danskere oplever på vores ejendom. Hele seks ud af ti vejrskader skyldes regn, slud og sne, mens storm tegner sig for mere end hver femte skadesanmeldelse. De resterende 15% af skaderne opstår som følge af lyn eller kortslutninger. Køligt forår dmi.dk oplyser, at når vi har en kold vinter, har foråret en tendens til at starte køligt. Det betyder at der er en lavere risiko for kraftige byger de byger der som oftest er skyld i de største problemer. Det burde alt andet lige give lidt ekstra tid til at forårstjekke bygningen i år. Tommelfingerregler Især to tommelfingerregler er vigtige at huske, når ejendommen skal forårstjekkes: Vandet skal kunne komme væk fra bygningen, og vandet må ikke komme ind i bygningen. Huskes de to råd, er ejendommen godt rustet til at modstå mange millimeter nedbør. Der skal handles Det er muligt at undgå rigtigt mange skader ved at være opmærksom på at vedligeholde ejendommen, som er foreningens største aktiv. Det er vores opfattelse, at vores foreningskunder er blevet bedre til at reagere, hvis de får mistanke om, at bygningen ikke kan holde vandet ude eller lede det væk fra ejendommen. Er der fugtpletter i kælderen? Løber tagrenden over ved regnbyger, eller er der skjolder på loftet? Det er ikke blot en interessant observation, men noget der skal handles på, fortæller Erik W. Bundesen, regionsdirektør i Dan-Ejendomme as. Vedligeholdelse sparer penge Ligesom fjernvarmeanlægget har ejendommen behov for regelmæssige servicetjek, fortsætter han. Det vil vi naturligvis gerne hjælpe til med, for der er rigtigt mange penge at spare. Løbende vedligehold sikrer som minimum ejendommens værdi og øger brugsværdien. Det giver tilfredse beboere. Derfor er det fornuftigt at få tjekket taget for løse tagsten og utætheder, mens tagrender og afløb, nedgange og lyskasser skal renses fri for blade, grene og skidt. Er der sket sætninger i terrænet (skred/opbrud), kan det skyldes et defekt kloaksystem eller et svigt i drænforholdene rundt om bygningen. Disse skader skal naturligvis udbedres hurtigst muligt. En 5- eller 10-årig vedligeholdelsesplan er et yderst anvendeligt styringsredskab, der skaber overblik over ejendommens tilstand og behov for vedligeholdelsesarbejder. Planen giver mulighed for udjævning af udgifter over en årrække og justeres løbende i samarbejde med foreningens ønsker og behov, forklarer Erik W. Bundesen. Der er også fornuftigt at gennemgå vinduerne. Er malingen skallet af, skal det overvejes at male dem. Er fugen rundt om vinduerne defekt eller sidder fugerne ikke fast, skal disse hurtigst muligt eftergås og repareres. Samtidigt er det en god idé at efterspænde løse hængsler og give dem lidt olie. Afslutningsvis opfordrer han de foreninger, som endnu ikke har fået udarbejdet en vedligeholdelsesplan, til at få det gjort hurtigst muligt. Vi er kun en opringning væk, og det er hjælp til selvhjælp. Entré

14 Erik W. Bundesen, regionsdirektør Vi har en plan I flere af artiklerne i magasinet omtales planen - og den kræver ikke, som tre kendte bandemedlemmer, at I skal kaste jer ud på en kriminel løbebane. Til gengæld indeholder planen tryghed og sikkerhed i mindst 5 år. Kan I sige nej tak til sådan et tilbud? Hvornår fik jeres ejendom sidst et serviceeftersyn, hvor en fagmand gennemgik den fra kælder til tag? Det er et spørgsmål, de fleste ejendomsejere burde stille sig selv, da det altid er bedre og billigere at forebygge end at reparere på en ejendom. Hvad er en vedligeholdelsesplan? Kort fortalt udarbejdes en vedligeholdelsesplan på baggrund af en byggeteknisk gennemgang af ejendommen. Det vil sige, at en bygningssagkyndig, typisk en ingeniør eller konstruktør med flere års erfaring, systematisk gennemgår en ejendoms bygningsdele herunder tagkonstruktion, facader, vinduer samt tekniske installationer og grundigt vurderer tilstanden og restlevetiden. Den bygningssagkyndige præciserer blandt andet de overordnede forudsætninger for vurderingerne af bygningsdelene, er der fx tale om mangelafhjælpning, vedligeholdelse eller forbedring; forslag til hvordan og hvornår arbejderne bør udføres samt et økonomisk overslag herfor. Brug hinanden Når det er besluttet at få udarbejdet en vedligeholdelsesplan anbefaler vi at drøfte registreringen af ejendommens tilstand med alle foreningens medlemmer og at benytte hinandens viden, da I alle, som daglige brugere, har et nært kendskab til de problemer, der kan være i ejendommen. Husk også at involvere ejendommens eventuelle driftspersonale eller vicevært. I mange tilfælde er det også fornuftigt at 14 Entré

15 Bestil et serviceeftersyn Alle ejendomme har brug for at blive vedligeholdt - også jeres. Problemet er, at det kan være svært at overskue, hvad der skal laves. Men det skaber tryghed og sikkerhed i foreningen at vide, at der bliver holdt øje med ejendommen, og det er let at sikre sig. I skal blot ringe eller skrive til: spare foreningen for mange spekulationer, ubehagelige overraskelser og uventede, dyre udgifter. Dan-Ejendomme as, siger. Malerbehandling skal udføres på det rigtige tidspunkt det er både billigst og bedst. Vest for Storebælt: Lars Lindegaard Olsen, afdelingsleder, tlf / llo@dan-ejendomme.dk Øst for Storebælt: Michael Øster, afdelingsleder, tlf / mse@dan-ejendomme.dk. - og helt uforpligtende naturligvis få en snak om mulighederne for en byggeteknisk gennemgang af jeres ejendom. Samtlige hovedbygningsdele gennemgås, vurderes og beskrives, og på baggrund heraf opstiller vi forslag til et 10-årigt budget. Det gør vi normalt for mellem 3 og 7 kr./m² + moms, alt afhængig af bygningens kompleksitet. Du kan læse meget mere på vores hjemmeside tale med ejendommens faste håndværkere om deres viden om ejendommen. Når vedligeholdelsesplanen er færdig, skal den præsenteres, drøftes og vedtages under generalforsamlingen. Den af generalforsamlingen besluttede plan bør herefter være tilgængelig for alle foreningens medlemmer. I bør have en vedligeholdelsesplan i foreningen Der er mange fornuftige årsager hertil, ligesom der er mange gode grunde til at jeres forening bør have en rullende vedligeholdelsesplan en plan der hele tiden tilpasser sig udvikling og behov. Udover at ejendommen er foreningens største aktiv, kan en plan for det første Samtidigt er en vedligeholdelsesplan, som typisk strækker sig over en periode på minimum fem år og som skal ajourføres jævnligt, et vigtigt værktøj for bestyrelsen, når der skal lægges et stabilt langtidsbudget, der støtter en god drift og vedligeholdelse af ejendommen. En vedligeholdelsesplan er desuden et brugbart redskab i forbindelse med en handel, hvor køber har mulighed for at afdække, om det forventes, at ejendommen, inden for de kommende år skal igennem en række større eller mindre vedligeholdelsesarbejder, som fx kan medføre stigning i ejendommens faste udgifter. Som det sidste betinger realkreditinstitutter og banker ofte som forudsætning for låntagning, at der foreligger en flerårig vedligeholdelsesplan, som virker seriøs og langtidsholdbar for ejendommens økonomiske udvikling og fremtidige investeringer. Kort sagt: En rullende, opdateret vedligeholdelsesplan er et aktiv for foreningen, som kan bruges positivt i rigtigt mange sammenhænge. Spar penge Når der foreligger en plan for, hvordan og hvornår de forskellige arbejder bør udføres, kan foreningen undgå store unødige udgifter til fx opsætning af stilladser eller lifte i tide og utide. Når I ved, at der fx skal males vinduer i 2012, har I mulighed for at planlægge arbejdet, så det udføres på det helt rigtige tidspunkt af året, og I har også mulighed for at indhente tilbud fra flere leverandører, så arbejdet bliver udført til den rigtige pris og i den rigtige kvalitet. Malerbehandling af vinduer skal ikke udføres to år før, det er nødvendigt, eller udføres to år efter, at træværket har taget blivende skade, som betyder, at der skal ske genopretning af træværket, for som Michael Øster, afdelingsleder i Jævnlig justering Som nævnt skal langsigtede vedligeholdelsesplaner ajourføres jævnligt. En måde at gøre dét på er, fx hvert forår, at gennemgå bygningen for at se, om vinteren har været ekstra hård ved inddækninger og tagrender, eller om bundglaslister og vinduesrammer kan vente et år mere, inden malerbehandling er nødvendig. Herefter justeres planen, så den hele tiden er opdateret. Ud over større planlagte arbejder indeholder vedligeholdelsesbudgettet også en række poster til de mindre løbende arbejder, der er nødvendige at få udført. Fx. reparation af en defekt ventil i varmerummet, en defekt dørpumpe o.a. En årlig, systematisk gennemgang af de arbejder, der er udført det seneste år, giver jer et godt overblik over, om der er skjulte arbejder, som bør angribes mere planlagt. Et aktiv Mange købere af ejer- og andelsboliger efterspørger oftere og oftere langsigtede budgetter, inden de underskriver en købsaftale. Det betyder med andre ord, at langsigtede budgetter og vedligeholdelsesplaner er et aktiv for foreningen, som kan bruges positivt i salgssituationen. Et stabilt grundlag Vedligeholdelse er ikke en eksakt videnskab, men kræver alligevel stor erfaring og indsigt. Således skal en vedligeholdelsesplan udformes, så den indeholder alle planlagte arbejder i en fastlagt årrække frem i tiden. Undervejs skal planen jævnligt opdateres, så nye arbejder kan tilføjes og så der eventuelt kan flyttes rundt på planlagte arbejder. Entré

16 Helene Tjellesen, marketing- og kommunikationskonsulent Andelsboligforeninger med vedligeholdelsesplan er mest populære Andelsboliger går igen som varmt brød flere steder i landet trods store prisfald under krisen, og i dag mangler der ikke købere. Det fortæller direktør for Andelsboligmæglerne, Jan Nyby. Der var ellers en udbredt tro på, at den offentlige vurdering for 2010, som SKAT netop har offentliggjort, ville falde væsentligt i forhold til vurderingen for 2008, og at dette ville medvirke til, at køberne ville holde sig tilbage. Andelshavere slap for store fald Men vurderingen for 2010 har stort set holdt niveauet i forhold til 2008, og nu er køberne for alvor på banen igen flere steder i landet. Samlet set er vurderingen kun faldet med 2% siden SKAT forklarer, at de som offentlig myndighed er nødt til at være forsigtig, når de vurderer. Det betyder, at SKAT skal være meget sikker, når de for andelsboligernes vedkommende sætter vurderingerne ned, da det har stor betydning for den enkeltes formue. Faktum er, at der kun har været meget få handler af den type ejendomme, der huser andelsboliger, og her har priserne ikke ændret sig i forhold til den sidste vurdering. Godt nyt SKAT s forsigtighed er godt nyt til de trængte andelsboligejere, fortæller Jan Nyby; Der er rigtigt mange købere på markedet. Der var en frygt for, at den offentlige vurdering ville være dårlig, men den har vist sig at holde niveauet fra sidste vurdering. Prisstigning flere steder i landet De seneste 12 måneder er salgspriserne på andelsboliger på landsplan samlet set kun faldet med beskeden 1%. Boligsiden.dk oplyser, at salgspriserne steg mest i København, men fortæller også, at prisudviklingen har været meget forskellig rundt om i landet i løbet af Ifølge Boligsiden.dk tegner udviklingen sig således: I København steg priserne med 7%. I de københavnske forstæder er priserne faldet med 19%. I Nordsjælland er priserne faldet med 10%. I Syd- og Vestsjælland er priserne faldet med 15%. På Fyn er priserne faldet med 17%. I Sønderjylland er priserne steget med 11%. I Østjylland er priserne faldet med 5%. I Nordjylland er priserne steget med 13%. Salgspriser 10% lavere end i 2008 Men selv om priserne på andelsboliger samlet set ikke har flyttet sig nævneværdigt det seneste år, ligger de ifølge Boligsiden. dk, alligevel 10% under niveauet for 2. halvår af Som eksempel, nævner Jan Nyby, at han i starten af 2008 solgte en lejlighed på 51 m 2 for over en million kr. Prisen på den type boliger er halveret på under to år. Forældrekøb er populære Priserne er blevet mere markedskonforme. Nu er det mere den enkelte lejlighed, folk vælger, og så betyder det ikke så 16 Entré

17 meget, om det er en andel eller en ejer, siger Jan Nyby. I dag er priserne på andelsboliger i Storkøbenhavn igen let stigende, og det tiltrækker også flere købere. Således er liggetiden i Storkøbenhavn nu helt nede på ca. tre måneder mod gennemsnitligt ½ år de to foregående år. Samtidigt har flere andelsboligforeninger valgt at tillade forældrekøb, der ellers tidligere har været bandlyst. Den åbning er med til at øge efterspørgslen på 2- og 3 værelses andelsboliger. Op mod hver fjerde lejlighedskøb i København, er forældrekøb. Det betyder med andre ord, at de foreninger, som fortsat afviser forældrekøb, på forhånd afskærer 25% af køberne, og så er det naturligvis sværere at afsætte lejligheden til en god pris, forklarer Jan Nyby. Planer er eftertragtede Når køberne vælger en ny bolig, er de også opmærksomme på, hvordan selve foreningen fungerer, og hvilken stand ejendommen er i. De fleste af os har et budget for vores privatøkonomi, så vi har styr på vores udgifter, forklarer Jan Nyby videre. Den mulighed har en andelsboligforening også, forstået på den måde, at der kan udarbejdes en flerårig vedligeholdelsesplan for ejendommen. En vedligeholdelsesplan har flere fordele. Dels giver planen foreningen mulighed for at styre økonomien med sikker hånd og begynde opsparing til fx en tagudskiftning i god tid, hvis det fremgår af vedligeholdelsesplanen, dels er der mulighed for at holde boligafgiften i ro og dels sparer den foreningen for mange kedelige overraskelser og ærgerlige udgifter. Derfor er andelsboligforeninger med en vedligeholdelsesplan, de mest populære blandt købere og deres rådgivere, slutter Jan Nyby. Køb eller sælg din bolig hos andelsboligmaeglerne.dk Andelsboligmæglerne er landsdækkende, og har 100% fokus på andelsboliger. Som sælger kan du frit vælge, hvordan vi skal arbejde sammen, og som køber får du detaljeret viden om de andelsboliger, der er til salg hos os. Vi er specialister. Derfor tilbyder vi også køberrådgivning, og vi hjælper med tilbud på finansiering af din nuværende eller nye andelsbolig. 3 salgspakker Hos Andelsboligmæglerne lægger vi vægt på fleksible salgsløsninger. Uanset hvilken løsning du vælger, tager vi ansvaret for, at handlen går på plads. Du kan vælge mellem: Basissalg: Basissalg er for dig, som kan og vil selv. Vi stiller et professionelt salgsmateriale til rådighed for dig, og vi sender potentielle købere i din retning, som du selv følger til dørs. Kompletsalg: Kompletsalg er den traditionelle mæglerydelse. Vi løser opgaven 100%. Vi fremviser og forhandler bedst mulige vilkår hjem til dig. Kombisalg: Kombisalg er for dig, der ønsker det bedste fra begge verdener. Her får du mulighed for selv at finde en køber, samtidig med at vi er på opgaven. Du er altid velkommen hos os: Tlf (Sjælland) Tlf (Fyn og Jylland) Entré

18 Ny vejledning om regnskabs Den generelle økonomiske situation på ejendomsmarkedet og de senere års øgede bevågenhed på finansieringsformerne på særligt andelsboligområdet, sammenholdt med, at potentielle købere af andelslejligheder ønsker at have et detaljeret kendskab til den økonomiske situation i andelsboligforeningen både nu og i fremtiden, har medført, at der er kommet særligt fokus på oplysningerne i årsregnskaberne. Dette skyldes at årsregnskabet ofte vil være den væsentligste kilde til oplysninger om økonomien i en andelsboligforening. Ny vejledning fra Erhvervsog Selskabsstyrelsen Derfor udsendte Erhvervs- og Selskabsstyrelsen lige op til jul (2010) en vejledning til brug for udarbejdelse af årsregnskaber for andelsboligforeninger. Repræsentanter fra blandt andet revisorer, interesseorganisationer mv. har været med i udarbejdelsen af vejledningen. Efter vores opfattelse har udvalget hentet inspiration fra årsregnskabslovens bestemmelser om regnskabsaflæggelse for store aktie- og anpartsselskaber, og det er vores opfattelse at vejledningen på en række punkter ikke er garant for at regnskaberne indeholder de informationer, som brugerne reelt efterspørger, siger Thomas Vester, regnskabschef i Dan-Ejendomme as, og fortsætter: Det er vores opfattelse, at vejledningen er glimrende, men at oplægget til modelregnskab fortsat er for kompliceret for den almindelige bruger. Derfor har vi valgt - med udgangspunkt i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens vejledning at udarbejde et tilpasset standardregnskab for aflæggelse af årsregnskaber for andelsboligforeninger. Heri har vores udgangspunkt været, at de informationer, som vises, også er relevante for brugerne af regnskaberne, ligesom præsentationen af indholdet skal være let tilgængeligt og informativt. 18 Entré

19 Thomas Møller, regnskabschef I forbindelse med regnskabsaflæggelse er vores primære fokus at imødekomme de behov og informationer, som brugerne af regnskaberne efterspørger. Og når vi specifikt taler om årsregnskaber for ejer- og andelsboligforeninger er brugerne i første omgang beboere, eventuelle långivere samt interesserede købere af ejer- eller andelsboliger. Andelshavere har gennem de seneste år haft mulighed for med sikkerhed i andelens værdi - at finansiere deres køb af andelsboligen gennem realkredit- og pengeinstitutter. I den forbindelse er der øget fokus på de oplysninger, som långiver har brug for i forbindelse med vurdering af eventuelle udlån. Det er væsentligt, at informationerne i regnskabet er tydelige, så der ikke opstår misforståelser. Derfor har vi i vores regnskabsskabelon bestræbt os på at medtage netop de oplysninger, der er relevante for regnskabsbrugeren, og på en måde, som er forståelig og anvendelig. In- eller ekstern revisor? Det er stadigvæk vores ønske, både for ejer- og andelsboligforeninger, at de har tilknyttet en ekstern revisor en uvildig 3. part - der gennemgår og påtegner regnskaberne. Den eksterne revisor skal sikre, at regnskabet er aflagt på betryggende vis, fortæller regnskabschef i Dan-Ejendomme as, Thomas Vester. En del foreninger har valgt en intern revisor, som desværre ikke i alle tilfælde er klar over, hvilke konsekvenser der kan være ved at godkende regnskabet som intern revisor. Hvis der fx efterfølgende opstår tvister i forbindelse med regnskabet, kan der i yderste konsekvens ifaldes erstatningsansvar, fortsætter Thomas Vester. Årsregnskab og budget to separate punkter på generalforsamlingen I Dan-Ejendomme as har vi valgt at anbefale ejer- og andelsboligforeninger at adskille årsregnskabet og budgettet for det kommende år i to separate dokumenter. Dette fordi behandlingen af årsregnskabet og budgettet på generalforsamlingen i henhold til vedtægterne foregår under to separate punkter, forklarer Thomas Vester, og slutter: Der kan opstå problemer, hvis budgettet for det nye år indgår som en integreret del af årsregnskabet, fx hvis generalforsamlingen godkender årsregnskabet, men ikke ønsker at godkende budgettet. udfærdigelse i foreningen Udvidet regnskabsskabelon På nogle punkter er vores regnskabsskabelon udvidet i forhold til vejledningen. Af eksempler herpå kan nævnes oplysningerne om prioritetsgælden og swap-aftaler. Netop oplysninger om disse poster kan have stor betydning for den fremtidige økonomi i foreningen. Udover de gængse oplysninger om lånetype, renteprocent, restgæld, kursværdi mv. har vi medtaget oplysninger om årets rente og afdrag for hvert lån, oplysninger om eventuel afdragsfrihed samt oplysninger om grundlaget for udviklingen i eventuelle renteswaps, slutter Thomas Vester. Mere information Ønsker I flere oplysninger om den nye regnskabsskabelon eller rådgivning om regnskabsaflæggelse i øvrigt, er I velkommen til at kontakte Thomas Møller, regnskabschef, tlf / tml@dan-ejendomme.dk eller Thomas Vester, regnskabschef, tlf / tve@dan-ejendomme.dk Bemærk Da offentliggørelsen af vejledningen fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kom meget sent i forhold til regnskabsaflæggelsen pr. 31/ , er det desværre ikke alle regnskaber, som har fået implementeret det nye standardregnskab. Har foreningen tidligere fået opstillet regnskabet af en revisor, vil det som udgangspunkt også være denne, som opstiller regnskabet i fremtiden. Entré

20 Et realistisk budget viser vejen Thomas Møller, regnskabschef Budgettet er et styringsværktøj, som sætter rammerne for bestyrelsens aktiviteter i løbet af året. Derfor er det vigtigt, at alle aktiviteter og udgifter som generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at gennemføre og afholde, indarbejdes, når budgettet fastlægges for det kommende år. I løbet af året skal bestyrelsen løbende sikre sig, at budgettet overholdes, og at afholdte udgifter holder sig inden for de rammer, generalforsamlingen har udstukket. Budgettet er et væsentligt dokument, både for den enkelte andelshaver/ejer og for bestyrelsen. Det udstikker rammerne for foreningens løbende drift, og det er i budgettet, at den enkeltes bidrag til driften beregnes og specificeres. At have et budget, der i det mindste er i balance, det vil sige, hvor indtægter og udgifter er på samme niveau, er med til at sikre en sund drift og er med til at give både ejere, investorer og andre interessenter ro om deres engagement i foreningen og i ejendommen. Overskud eller nul-resultat Nogle foreninger har en tendens til at budgettere med underskud i driften. Det betyder, at der, hvis budgettet overholdes, sker træk på likviditeten i foreningen, hvilket som oftest ikke er hensigtsmæssigt. Derfor er det altid vores anbefaling, at foreningen budgetterer med et overskud eller som minimum et nul-resultat (balance). Det er i den forbindelse væsentligt, at vedligeholdelsesudgifterne fastsættes på et realistisk niveau. Det vil sige, at vedligeholdelsesomkostningerne ikke budgetteres ud fra, hvad der er tilovers, når alle andre poster er budgetteret, men ud fra det aktuelle vedligeholdelsesbehov. Også derfor anbefaler vi altid foreningerne at få udfærdiget en vedligeholdelsesplan, hvori den nødvendige vedligeholdelsesudgift kan specificeres. Udgifter og indtægter Bestyrelsen bør altid budgettere udgiftsposterne ud fra de faktiske forventninger til udgifterne i det kommende driftsår og på den baggrund fastsætte ejerforeningsbidraget eller boligafgiften, så der er sammenhæng og balance mellem udgifter og indtægter. For andelsboligforeningernes vedkommende anbefaler vi, at man undlader at budgettere med indtægt ved salg af lejelejligheder, med mindre salgsaftalerne er underskrevet på budgettidspunktet. En budgetprognose For foreninger, der har lån med variable renter, eller som har indgået en aftale om rentetrappe, og for foreninger, der har fået udfærdiget en vedligeholdelsesplan, anbefaler vi, at der udfærdiges en budgetprognose, der i det mindste ser fem år frem i tiden. Da vi altid anbefaler foreningerne, at der udfærdiges en vedligeholdelsesplan, vil vi som regel også altid anbefale, at der udfærdiges en budgetprognose. Udgifters årlige udvikling Budgetprognosen indregner en forventet udvikling i renten baseret på kreditforeningernes renteudviklingsprognose eller på renten i en eventuel rentetrappeaftale, ligesom budgetprognosen indregner anbefalingerne i vedligeholdelsesplanen fra år til år. Endvidere vil budgetprognosen medtage en forventet udvikling i foreningens øvrige udgifter, typisk baseret på inflationsforventningerne. Herved etableres et ganske vist anslået billede af de udgifter, foreningen skal afholde i prognoseperioden, og baseret herpå, hvordan ejerforeningsbidraget eller boligafgiften kan udvikle sig over årene. 20 Entré