Opgørelse og udmøntning af konkrete besparelser ved udbud

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Opgørelse og udmøntning af konkrete besparelser ved udbud"

Transkript

1 Idékatalog Idekatalog Opgørelse og udmøntning af konkrete besparelser ved udbud Arbejdsgruppe under Ditte Nicolajsen Region Syddanmark IKA/SKI/KL I

2 Indholdsfortegnelse FORORD FUNDAMENT FOR OPGØRELSE OG UDMØNTNING AF BESPARELSER GRUNDLAG FOR BESPARELSESBEREGNING FORANKRING FORANKRING I LEDELSEN FORANKRING I INDKØBSAFDELINGEN FORANKRING DECENTRALT BEREGNING AF BESPARELSER DATAGRUNDLAG MODEL 1 RAMMEAFTALER/KONTRAKTER PÅ EKSISTERENDE OG SAMMENLIGNELIGE MATERIALER/YDELSER Besparelsesberegning på baggrund af stikprøve Udbud via Indkøbsfællesskaber eller SKI-aftaler MODEL 2 RAMMEAFTALER/KONTRAKTER PÅ NYE MATERIALER/YDELSER/PROJEKTER MODEL 3 INDIREKTE GEVINSTER UDMØNTNING AF BESPARELSER FORDELINGSMETODE - HVORDAN REGULERES BUDGETTERNE? TIDSPUNKT FOR IKRAFTTRÆDELSE AF UDMØNTNING OPFØLGNING PÅ UDMØNTNING: BILAG BILAG 1: INTERN AFTALE FOR UDBUD/KONTRAKTSTYRING BILAG 2: ANVENDELSE AF STIKPRØVER I FORBINDELSE MED BESPARELSESOPGØRELSER Side 2 af 24

3 Forord I et samarbejde mellem KL, SKI og IKA er der nedsat tre arbejdsgrupper med det formål, at sætte fokus på nogle af de udfordringer de offentlige indkøbsafdelinger står med. 1. Styrket kontraktstyring 2. Implementering, kommunikation og sikring af compliance (gruppen er nedlagt) 3. Opgørelse og udmøntning af konkrete besparelser med henblik på bedre økonomistyring. Gruppen bag dette materiale havde til opgave at komme med konkrete anbefalinger til opgørelse og realisering af gevinster ved indkøbsaftaler. I gruppen har vi konstateret, at den måde besparelser beregnes og udmøntes på er meget forskelligt for de enkelte organisationer. Vi har også konstateret, at der ikke er én facitliste for hvordan besparelser skal beregnes og udmøntes, men at den rigtige metode afhænger af en række parametre. Ved valget af metode for beregning af besparelser, indgår parametre som; findes der et nuværende indkøb til sammenligning, hvor godt datagrundlag har man, hvor mange ressourcer har man til rådighed for at opgøre besparelsen? Ved udmøntningen af besparelser afhænger valget af metode af, hvad man vil opnå med udmøntningen både i forhold til økonomi, men også i forhold til forankring i organisationen. På den baggrund har arbejdsgruppen valgt at udarbejde et Idékatalog med en række eksempler på, hvordan besparelsesopgørelser og udmøntning kan laves, suppleret med fokus på fordele og ulemper ved de forskellige metoder og særlige opmærksomhedspunkter. Målgruppen for Idékataloget er beslutningstagere og praktikere, der skal arbejde med besparelsesopgørelser i hverdagen. Arbejdsgruppen har bestået af følgende medlemmer: Gitte Lykke Hove, Gribskov Kommune Knud-Erik Larsen, Esbjerg Kommune Christian Bogø Lindemer, Gentofte Kommune Jacob Plougmand Kynde, Mariagerfjord Kommune Grethe Laugesen, Region Midtjylland Iben Dreyer Jakobsen, Region Midtjylland Ditte Nicolajsen, Region Syddanmark og bestyrelsesmedlem IKA (tovholder) Vi håber I vil finde inspiration i vores idékatalog. Århus maj 2014 Side 3 af 24

4 1. Fundament for opgørelse og udmøntning af besparelser 1.1 Grundlag for besparelsesberegning Opgørelse og udmøntning af besparelser på indkøbsaftaler er kommet på dagsordenen i det offentlige Danmark. Besparelsesopgørelser er en god mulighed for at dokumentere fordelen ved indkøbsafdelingens aftaler, og flere steder udmøntes besparelserne ved budgetforhandlinger. Opgørelse og udmøntning af besparelser skal understøttes af strategien for indkøbsafdelingen for at give mening. Beregning af besparelser er en del af Indkøbscyklussen, og kan kun meningsfuldt opgøres og udmøntes, hvis der er styr på de øvrige dele heraf. Nedenstående figur illustrerer sammenhængen i indkøbscyklussen. Opfølgning (Compliance) Udmøntning af besparelser Udmøntning af besparelser Mål for indkøbsafdeling Gennemførelse af udbud Datagrundlag og Beregning Forankring Figur 1: Indkøbscyklussen 1. Mål for indkøbsafdelingen Afdelingens mål skal være tydelige. For eksempel: Antallet af udbud der gennemføres (genudbud/nye) Samlet kontraktsum af de udbud der gennemføres Den samlede besparelse på området i kr. som udbuddene medfører Den samlede besparelse i TCO-betragtning 1 som udbuddene medfører (tid, ressourcer, arbejdsgange, kr.) Det anbefales, at målene for afdelingen er direkte forbundet med formålet med opgørelse og udmøntning af besparelser. Skal der leveres opgørelser til hospitalsledelser/direktører er det nødvendigt, at et 1 TCO: Total Cost of Ownership Side 4 af 24

5 besparelsesmål for afdelingen er sat, samtidig med at der er afsat ressourcer til at gennemføre beregningerne og følge op på dem. 2. Gennemførelse af udbud På baggrund af organisationens udbudsplan gennemføres udbud. 3. Forankring Forankring af beregningsmetode samt udmøntning af besparelser skal ske både i ledelsen, i indkøbsafdelingen og decentralt. Forankring handler i høj grad om accept af beregningsmetoder, placering af ansvar for at udarbejde beregningerne samt udmelding om hvordan besparelserne skal udmøntes. Der er fordele og ulemper ved enhver beregningsmetode, og det er vigtigt at få accept, centralt og decentralt, omkring hvilken metode der anvendes. Såfremt opgørelserne skal anvendes til direkte udmøntning af besparelser, må det forventes, at kravene til beregningsmetoden er høj. Der skal også tages højde for hvor kompleks metoden er, da det ofte også hænger sammen med tids- og ressourceforbruget. Overstiger tiden brugt på beregning værdien af den reelle anvendelse af den? Hvor høj en usikkerhed kan der accepteres? Foruden accept af beregningsmetode er det også essentielt, at ansvaret for udførelsen af selve beregningerne er fastlagt, så der aldrig er tvivl om, hvem der skal levere hvad. Herudover skal formålet med at beregne besparelserne være tydeligt. Der skal således tages beslutning om, hvordan opgørelserne skal anvendes ift. udmøntning, og dette skal kommunikeres tydeligt til de decentrale enheder. I afsnit 2 gennemgås forankring i Ledelsen, Indkøbsafdelingen og Decentralt Datagrundlag og beregning En forudsætning for at der kan opgøres besparelser er, at indkøbsrelevante data er til stede. Hvilke opgørelser der kan udarbejdes afhænger af, hvilket datagrundlag man har til rådighed. Der er stor forskel på, om man har data til rådighed på laveste detaljeringsniveau (varelinje, varenummer, stk., pris mv.), eller om man kun har posteringslinjer at arbejde med. Hertil kommer, at datakvaliteten også spiller en stor rolle, da beregningerne skal være troværdige. I afsnit 3 gennemgås en række forskellige beregningsmetoder. 5. Udmøntning af besparelser Overordnet er der to måder at udmønte besparelser på, hvilket er illustreret i indkøbscyklussen ved den grå og den orange boks på forskellige placeringer i cyklussen: En estimeret indkøbsbesparelse fordeles i forhold til forvaltningernes/enhedernes samlede indkøb der tages ud af budgetterne på forhånd (foretages inden udbud er gennemført), Dokumenterede gevinster trækkes ud af budgetterne ved budgetrevisioner i løbet af året (foretages efter gennemført udbud og beregnet samlet gevinst). Hertil kommer, at der skal fastlægges retningslinjer for hvornår en besparelse tæller med. Skal der eks. indregnes en implementeringsperiode, hvor besparelsen ikke tæller 100 %? I afsnit 4 gennemgås udmøntning af besparelser. 6. Opfølgning på udmøntning: Compliance Udmøntning af besparelser giver ikke mening, uden der følges op på aftaleoverholdelsen (compliance). Hvis en aftale ikke anvendes, vil det alt andet lige blive svært for afdelingen/institutionen at indhente den forventede besparelse. Compliance-analyser giver ledelsen et værktøj til at sætte ind på de områder, hvor aftaleoverholdelsen er lav. 2 Decentrale enheder defineres i notatet som de enheder der faktisk køber ind, dvs. institutionen, skolen, sygehusafdelingen mv. Side 5 af 24

6 Mål for indkøbsafdeling Opfølgning (Compliance) Udmøntning af besparelser 2 Forankring Udmøntning af besparelser Gennemførelse af udbud Datagrundlag og Beregning Forankring For at opnå en succesfuld udmøntning af besparelser er det nødvendigt, at det er forankret hos alle de påvirkede interessenter; beslutningstagerne (ledelse), brugerne (decentralt) og udøverne (indkøbsafdelingen). 2.1 Forankring i Ledelsen Direktionen bør være med i udarbejdelsen af udbuds- og indkøbsstrategien, for dermed at fastsætte ambitionerne for indkøb i kommunen/regionen. Den øverste ledelse bør stå i spidsen for kommunikation med fagchefer og relevante medarbejdere for at sikre udmøntning af strategien. Med udgangspunkt i den årlig planlagte udbudsplan, bør der foregå en løbende ledelsesinformation for at sikre en tæt dialog og opfølgning i forhold til den strategiske udbudsplanlægning. En sådan ledelsesinformation, kunne indeholde mål og effekt på indkøbstiltag, overordnet compliance-analyse (aftaleloyalitet), overblik over igangværende udbud og kommende udbud, oversigt over gevinstrealisering og anvendte metoder til høstning af gevinster. Kun igennem en forankring og løbende dialog med ledelsen, kan man sikre at gevinstrealiseringen høstes med udgangspunkt i den strategiske udbudsplanlægning. I det følgende ses 3 eksempler på hvordan udmøntning af besparelser kan forankres i ledelsen. Eksempel på forankring af beregningsmetode Der blev i Direktions- og chefgruppen nedsat en arbejdsgruppe bestående af udvalgte fagchefer, der skulle tage stilling til hvilken metode, der skulle anvendes til beregning af udbudsbesparelser. Indkøb havde udarbejdet 3 metoder, som varierede i kompleksitet: Let - Metoden bygger mere eller mindre på grønthøstermetoden* og var meget lidt ressourcekrævende Mellem - Metoden er mere ressourcekrævende og bygger på anvendelsen af stikprøver. Økonomikonsulenten fra det pågældende område skal sige ok til beløbet inden det fratrækkes fagområdet (Indkøb anbefalede denne metode). Kompliceret - Metoden er en 100 % beregning af besparelserne på alle varelinjer Arbejdsgruppen valgte Mellem - metoden, bl.a. pga. mangel på ressourcer, samt det faktum af den komplicerede metode ikke nødvendigvis ville give en ekstra værdi. Kilde: Mariagerfjord Kommune * Definition: fordeling af besparelser i forhold til udvalgenes/enhedernes andel af årsbudgettet. Side 6 af 24

7 Eksempel på forankring i ledelsen via styregruppe Styregruppen for Strategisk Indkøb består af et medlem fra hvert sygehusområde. Medlemmerne skal være ansvarshavende direktører for det administrative, økonomiske eller lægefaglige område. Her udover er regionens økonomidirektør og Indkøbschef faste medlemmer af Styregruppen. Styregruppens overordnede formål er i samarbejde med regionens indkøbsafdeling at sikre højeste ledelsesmæssige fokus og opbakning til indkøb på regionens sygehuse, med henblik på at sikre de rigtige produkter og ydelser på rette tid og sted, til lavest mulige totalomkostninger. Styregruppen er øverste ansvarlige for at sikre, at der er ressourcer til gennemførelse af regionens udbud af varer og tjenesteydelser, som anvendes på sygehusene. Styregruppens beslutninger skal understøtte regionens overordnede mål herunder Danske Regioners mål for 2015 på indkøbsområdet og sikre, at indkøb kan fungere effektivt og optimalt, og gennem intelligent forpligtende indkøb, være med til at sikre flere penge til sundhed og patientbehandling med fokus på den samlede værdikæde (TCO), og den effekt det skaber. Herunder lovliggørelse af vores indkøb jf. EU s udbudsdirektiver og til stadighed sikre bedre og billigere innovative løsninger i sundhedssektoren. Dette indebærer bl.a.: Prioritering af udbudsområder Sikring af ejerskab for aftalerne ved bl.a. brugerinddragelse og brugeransvar i indkøbsprocessen Sikring af højest mulig aftaleloyalitet på indkøbsaftalerne, herunder øget anvendelse af indkøbssystemet Beslutning om opfyldelse af klimastrategien i udbuddene Prioritering af lager- og logistikstruktur, herunder logistikoptimeringsprojekt Der afholdes møder 3 gange årligt. På møderne fremlægges besparelsesopgørelse for gennemførte udbud. Kilde: Region Syddanmark Eksempel på forankring af besparelsesmål for indkøb via budgetforhandling Ved budgetlægningen for 2013 blev der i forbindelse med en ny strategi på indkøbsområdet vedtaget, at hente en yderligere gevinst på indkøbsområdet på 6,4 mio. kr. årligt i budgetåret og de 3 overslagsår. De 6,4 mio. kr. fremkommer på følgende måde: Tiltag Mio. kr. spares Gevinst ved 17 nye udbud på områder der ikke har været udbudt før 5,0 Gevinst ved indsnævring af sortiment 1,2 Afgift på 10 % for køb udenfor kontrakt 3,8 I alt 10,0 - Ansættelse af 4 nye udbudskonsulenter 3,6 Netto besparelse 6,4 Den økonomiske udvikling dokumenteres ved hjælp af et Indkøbsanalysesystem, som ugentligt opdateres med fakturadata. Gevinsterne ved nye udbud samles på et regneark. Gevinsten fordeles på forvaltningerne i f. t. hvor meget de har brugt de nye aftaler. Afgiften styres via et indkøbsanalysesystem. Der er ca. 40 brugere af Indkøbs - Ledelsesinformationsystemet. De kan på et hvilket som helst tidspunkt bl.a. se hvor og hvad deres forvaltning har købt udenfor kontrakt. Kilde: Esbjerg Kommune Side 7 af 24

8 2.2 Forankring i Indkøbsafdelingen Gruppen anbefaler, at én medarbejder er hovedansvarlig for at samle og ajourføre gevinstberegningerne, sikre at der laves gevinstberegning på alle udbud samt præsentere dem for ledelsen (eksempelvis Indkøbscontroller). Om denne person også skal lave selve gevinstberegningen, eller det skal ligge hos den enkelte udbudskonsulent, ser gruppen ikke noget entydigt svar på. Der er fordele og ulemper ved begge modeller. Én medarbejder udfører alle gevinstberegninger Fordele: Sikrer ensartethed i beregningsmetode Mere erfaring med opgaven og dermed højere kvalitet Der kan udnævnes en person der har både interesse og kvalifikationer Hver udbudskonsulent laver selv gevinstberegninger Fordele: Fokus allerede fra opstart af udbud på at data også skal bruges til udarbejdelse af gevinstberegning. Viden om andre tiltag end de direkte økonomiske som har medført en gevinst. Undgår flaskehalse og personafhængighed Der kan med fordel udarbejdes en skabelon til beregningen af besparelsesopgørelsen. Især hvis opgaven uddeles til flere medarbejdere. Ligeledes kan man vælge at lade én kernemedarbejder lave kvalitetskontrol af den udarbejdede gevinstberegning. I det følgende ses 3 eksempler på hvordan udarbejdelsen af besparelsesberegninger kan organiseres i indkøbsafdelingen. Eksempler på krav til besparelsesdokumentation Alle godkendte besparelser skal indmeldes til NAVN, der registrerer i Indkøbs besparelsesark liggende på Indkøbs fællesdrev; [STI] under [FILNAVN]. Der vil blive foretaget audit af NAVN, og det er samtidig vigtigt, at den enkelte Indkøbskonsulent er objektiv og realistisk. Alle Indkøbsbesparelser skal dokumenteres med angivelse af minimum følgende punkter: Tydeliggørelse af metodevalg. Beregning af besparelse. Tydeliggørelse af forudsætninger for besparelsesopgørelse, herunder usikkerheder ved eventuel prognotisering. Eventuelle Business Cases skal indgå i dokumentationen. Dokumentationen skal være placeret i mappen "Besparelses dokumentation" på: [STIxx]. Kilde: Gentofte Kommune Eksempel hvor den enkelte udbudsansvarlige selv udarbejder gevinstberegning Efter endt udbud laver den enkelte udbudsansvarlige selv gevinstberegningen, på baggrund af statistik enten fra leverandør eller indkøbssystem. Af afdelingens kvalitetsstyringssystem er fastsat en procedure for beregning af gevinst. Efterfølgende foretager Indkøbscontroller kvalitetskontrol af beregningen og sammenholder til data i økonomisystem Indkøbscontroller samler alle gevinstberegninger og sikrer der udarbejdes gevinstberegning på alle områder. Kilde: Region Syddanmark Side 8 af 24

9 Eksempel på samarbejde på tværs af afdelinger (Trojka) Kommunens udbudskonsulenter er forankret i et kontraktstyringsteam, i Koncernstyringsafdelingen. Kontraktstyringsteamet har medarbejdere, der med de forskellige kompetencer, dels er med til at fastlægge strategier og politikker for udbud og indkøb, og dels er samarbejdspartnere i forbindelse med konkrete udbud og kontraktstyring. Ethvert udbud foregår i et tæt samarbejde mellem udbudskonsulenterne, de økonomiske controllere i Koncernstyring, og en fagperson. Udbudskonsulenten har ansvaret for gennemførelse af udbud De økonomiske controllere har kompetencerne indenfor økonomien, beregning af baseline, budgetforudsætninger og gevinstrealisering på det specifikke fagområde hvor udbuddet er forankret. Fagpersonen er udvalgt som nøgleperson i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikationer og gældende krav til serviceniveau for udbudsområdet. Der udarbejdes sammen en intern aftale for gennemførelsen af udbuddet. Se bilag 1. Kilde: Gribskov Kommune For at sikre fokus på udarbejdelse af gevinstberegning i Indkøbsafdelingen, er det vigtigt at Indkøbsafdelingen er motiveret for opgaven. Dette kan blandt andet sikres ved, at der i afdelingens mål er opsat konkrete KPI er for besparelser ved udbud. Det kan ligeledes være motiverende, hvis der er indbygget mulighed for resultatløn eller muligheden for ansættelse af flere medarbejdere, hvis det kan påvises, at der er mulighed for at lave fremtidige besparelser. Eksempler på måder at sætte internt fokus, i Indkøbsafdelingen, på gevinstberegning På afdelingsmøde gennemgås oversigt, fordelt på udbudsområder over realiserede besparelser indeværende og næste år. Holdes op i mod de fastsatte mål. Krukke med bold for hver sparet million samt markering af mål, placeret centralt sted i afdelingen Afdelingsarrangement for at fejre når det fastsatte mål er nået. Kilde: Region Syddanmark Det kan være problematisk for motivationen i indkøbsafdelingen, hvis indkøbsafdelingen oveni arbejdet forbundet med udbud og aftaleimplementering, også skal udmønte gevinster med samme gruppe kollegaer. Organisationen kan blive negativ over for indkøbsafdelingens aftaler, og derfor ikke ønske at deltage aktivt i arbejdet omkring udbud. Man kan i stedet udmønte gevinster i samarbejde med økonomifunktionen, kombineret med en motivationsordning/dele-ordning med organisationen, hvor man deler gevinster, eller måske blot synliggør indkøbsgevinster, og beslutninger omkring udmøntning foretages andet steds. Side 9 af 24

10 2.3 Forankring decentralt Det vigtigste for at opnå decentral forankring, er at kommunikere, at der er ledelsesmæssig opbakning, både til besparelsesopgørelsen og den efterfølgende udmøntning. Det har endvidere stor betydning, at kommunikere hvordan besparelsen er opgjort, både på en måde der er hurtig at forstå og som fremstår retfærdig. For at skabe troværdighed omkring de udmeldte besparelser er det en fordel, hvis den enkelte bruger ved sit køb kan se sammenhængen til denne. Eksempel på decentral forankring Indkøbskonsulenten og aftaleejer sikrer accept af baseline og besparelsesopgørelsesmetode som følgende: Indkøbskonsulenten skal sammen med aftaleejer fastlægge baseline forud for et udbud. Baseline er således udgangspunkt for udmåling af efterfølgende opnået besparelse. Baseline kan være udtrykt ved et budgettal eller omkostning året før på sammenlignelige ydelser. Indkøbskonsulenten skal sammen med aftaleejer efter gennemført udbud fastlægge metode og dokumentation for opgørelse af besparelse. I tilfælde af at besparelsen rammer mange enheder og der ikke kan identificeres en enkelt aftaleejer, afklares besparelseseffekten med et repræsentativt udvalg og/eller primære brugere af aftalen, som så er gældende for alle omfattede enheder. Eksempel på inddragelse af arbejdsgruppen Indkøbskonsulenten sikrer at opgaveområdet/arbejdsgruppen har godkendt besparelsen skriftligt, eksempelvist på . Kilde: Gentofte Kommune Eksempel på decentral forankring af metode til udmøntning (gulerod) Hospitalsledelserne har fået følgende fordelingsnøgle til inspiration. Nøglen tilgodeser at afdelingerne skal have dækket implementeringsomkostninger ved nye aftaler, og samtidig får del i den økonomiske gevinst der kan hentes ved at anvende den. I de tilfælde hvor besparelsen er så stor, at det vil give ulige økonomiske vilkår afdelingerne imellem, hvis hele besparelsen tilfalder afdelingen, fordeles en del heraf til hospitalsledelsen. Kilde: Region Midtjylland Besparelse pr. år Fordelings- Nøgle kr. 100 % Afd ,5mio.kr. 50 % Afd. 50% Hosp. > 0,5 3 mio. kr. 30 % Afd. 70% Hosp. > 3 mio. kr. 100 % Hosp. Side 10 af 24

11 Mål for indkøbsafdeling Opfølgning (Compliance ) Udmøntning af besparelser 3 Beregning af besparelser Udmøntning af besparelser Gennemføre lse af udbud Datagrundla g og Beregning Forankring Der findes flere forskellige beregningsmetoder til opgørelse af besparelser, alle med hver deres fordele og ulemper. Arbejdsgruppen er enige om, at det ikke er optimalt at lægge sig fast på én enkelt metode til alle opgørelser, da valg af metode er tæt forbundet med den type af aftale, der er indgået. Det er vigtigt at vurdere om den anvendte metode er rigtig, og om beregningen favner den opnåede besparelse, således at der opnås en retvisende og dokumenterbar besparelse. Kort sagt findes der ikke én metode, der kan rumme alle udbud. Gruppen anbefaler, at man inden for egen organisation får fastlagt hvilke beregningsmetoder der anvendes, så samme type udbud beregnes på samme måde. I dette afsnit præsenteres 3 modeller for beregning af besparelser, der tager udgangspunkt i udbudsområdet. Model 1 Rammeaftaler/kontrakter på eksisterende og sammenlignelige materialer/ydelser Model 2 Rammeaftaler/kontrakter på nye Materialer/Ydelser/Projekter Model 3 Indirekte gevinster Der udover er der en række punkter man bør være opmærksom på: Baseline beregning o Har der været unormalt høje prisreguleringer i kontraktperioden, hvorfor baseline er for høj? Compliance o Kan der forventes en 100 % compliance eller skal der reguleres for dette? o Vil de beregnede besparelser blive udhulet, fordi det er nødvendigt at tilpasse sortimentet i forbindelse med implementeringen? Øvrigt sortiment o Dækker udbuddet hele sortimentet eller skal der korrigeres for øvrigt sortiment (80/20 reglen)? Arbejd altid med forudsætninger for effektberegninger: o Kun sjældent kan beregninger og tal stå alene, og derfor må tallene ofte understøttes med prosa. Varierende behov/varekurv: o Udgangspunktet for beregning kan fx være gennemsnit af antal varer købt på sidste kontrakt, en repræsentativ periode x til hel periode (fx 1 år) eller forventet fremtidigt indkøbsbehov. Grundlag for effektberegning: o Beregn effekt ud fra et afstemt økonomisk grundlag, og bliv efterfølgende enige om beregningens effekt (= reelle og ikke usynlige besparelser) Vurdér beregningsmetode: o Overvej mest optimale beregningsmetode. Beregnes effekt af aftale vedr. fx kontorartikler på vare og enhedsniveau, vil det være ressourcetungt. Mere overordnede beregninger, kan være valide det handler om metode og behandling af datagrundlag, og organisationen skal stole på beregningernes validitet. Side 11 af 24

12 3.1 Datagrundlag Et yderligere opmærksomhedspunkt er det datagrundlag beregningerne baseres på. De forskellige metoder kræver data i forskellige detaljeringsgrader. Overordnet er arbejdsgruppen dog enige om, at et indkøbsanalysesystem der anvender fakturalinjer i xml-format 3, er en stor hjælp. I fakturadata, er data for hver eneste varelinje angivet (tekst, vare-id, antal stk., pris mv.). Dette er en stor fordel, set i forhold til økonomidata hvor én postering sagtens kan indeholde flere varelinjer og teksten er ikke altid retvisende for hvad indholdet er. Der er en kobling imellem databehov/tilgængelighed og hvilken beregningsmetode der anvendes, og det bør der tages højde for, når man fastlægger beregningsmetoder indenfor egen organisation. Alternativt kan anvendes data fra indkøbssystem eller statistik fra leverandør. Data fra indkøbssystem forudsætter, at der er en høj E-handelsandel (fx handsker 98 %). Leverandørstatistik forudsætter, at man kender alle leverandører inden for området, at de er villige til at udlevere statistik på det ønskede detaljeringsniveau, og at der er tillid til de udleverede data. 3.2 Model 1 Rammeaftaler/kontrakter på eksisterende og sammenlignelige materialer/ydelser Den mest præcise opgørelse kan laves på aftaler der vedrører et fortløbende forbrug, her kan nuværende forbrug anvendes som baseline. Det er dog vigtigt at være opmærksom på om sammensætningen af den nye aftale medfører en ændring i forbrugsmønsteret, så gammelt forbrug ikke er lig med fremtidigt forbrug. Eksempel på beregning, model 1 Besparelsen er her udtryk for prisforskellen mellem gammel aftale og ny aftale, herefter kaldet marginalbesparelsen, ganget med mængden. Er mængden ikke fastsat ved rapporteringstidspunktet, foretages en prognose i den kommende periode. Ved større værdimæssige rammeaftaler skal den opgivne omsætning eller besparelse valideres omkring årets eller aftalens afslutning. Besparelsen beregnes som: Gammel enhedspris - Ny enhedspris Marginal besparelse * mængde = Marginal besparelse = Indkøbsbesparelse I særlige tilfælde efterkontrolleres den faktiske besparelse et år efter kontraktunderskrivelsen. Kilde: Gentofte Kommune 3 XML-format dækker både den gamle OIOXML-standard og den nye OIOUBL-standard. Side 12 af 24

13 Eksempel på beregning, model 1 ved hjælp af økonomisystem Data fra økonomisystem (Prisme) trækkes ud via en autorapport sat op af medarbejder i økonomienheden. Rapporten indeholder bl.a. data om varenummer, varetekst, antal, enhedspris, afdeling der har købt, registreringskontonummer mv. for kalenderåret før den nye kontrakt træder i kraft. De historiske data sammenholdes så vidt muligt via formler i Excel med varer og priser på den nye kontrakt. Denne del indebærer en hel del manuelt arbejde. Når de historiske data er sorteret og segmenteret så de modsvarer det der indgår i tilbudslisten på den nye kontrakt, ganges sidste kalenderårs mængder op med de nye priser. Dette sker for hver varelinje således at forskellen fremgår af hvert enkelt registreringskontonummer Forskellen summes op, og den samlede gevinst kan oplyses Herefter summeres udbudsgevinsterne sammen for hvert registreringskontonummer, og der udarbejdes et regneark til budgetafdelingen der herefter kan budgetomplacere gevinsten fra de enkelte registreringskontonumre og til en central konto som Byrådet råder over Tidsforbruget er varierende alt efter kontraktens kompleksitet i antal og typer af varer eller tjenesteydelser. De helt tunge udbud kan godt kræve mere end 40 timers arbejde pr. kontrakt. Kilde: Høje-Taastrup Kommune Man kan med fordel overveje hvordan gevinstberegningen skal udarbejdes allerede når data til udbuddet indhentes. Se eksempel nedenfor. Eksempler på beregning, model 1 med udgangspunkt i statistik indhentet til brug for udarbejdelse af tilbudslisten Besparelse beregnes pr. positions-nr. på tilbudsliste, som (gammel pris-minus ny pris) x forbrug i foregående 12 mdr. og forudsætter et uændret indkøbsvolumen. Ved opstart af udbud indhentes statistik til brug for udarbejdelse af tilbudslisten enten fra indkøbssystem, OIO-database eller fra leverandør. Pris pr. enhed gemmes i statistikark. På arket påføres positionsnummer inden forbrug mm. overføres til tilbudsliste. Således kan ny pris efterfølgende hentes over i statistikarket via et L-opslag* og besparelsen kan hurtigt beregnes. Der regnes både på positive som negative besparelser. Besparelse opgøres pr. sygehus, hvorfor det er vigtigt ved indhentning af statistik at få forbruget i enheder og kr. opdelt pr. sygehus. Hvor det ikke er muligt at specificere på sygehus niveau, bliver besparelserne fordelt forholdsmæssigt efter sygehusenes forbrug under øvrig drift art 2.7, i foregående års regnskab. Kilde: Region Syddanmark *Excel-funktion: Søger efter en værdi i den første kolonne i en tabelmatrix og returnerer en værdi i den samme række fra en anden kolonne i tabelmatrixen. Side 13 af 24

14 Eksempel på beregning, model 1 med prisfremskrivning I KK har vi færre regler / metoder, og kun én model til besparelsesberegninger, som vi til gengæld er konsekvente omkring brugen af. De er selvfølgelig clearet med ledelse og forvaltninger og er som følger: Baseline er altid foregående kalenderår, dvs. i år er det Fordeling af indkøb i baselineåret tager som udgangspunkt ikke hensyn til unormalt højt/lavt forbrug i de enkelte forvaltninger. Alle beregninger og beregningsforudsætninger sendes til høring i forvaltningerne, og hvis disse har indsigelser, tages det op på en case-by-case basis. Budgettet beskæres altid pba. forventninger om 100 % compliance - Det giver dermed en ekstra tilskyndelse til enhederne til at overholde aftalerne. Besparelserne udføres altid pba. sammenligning af enhedspriser, men kun for de enheder, hvor det er muligt at finde sammenlignelige før-priser. Det afhænger meget af datakvaliteten på det enkelte indkøbsområde. Områder hvor vi kun har før-priser på halvdelen af de enheder, der indgår i aftalen, bliver besparelsen mindre, end hvis vi kunne finde før-priser på alle enhederne. Før-priser, baselineindkøb, besparelsesgevinster alt prisfremskrives til det kommende budgetår, dvs. i år prisfremskrives alle tal til 2015-p/l niveau. Ved ovenstående regler undgås det, at controllerne bruger meget tid på at kontrollere hver enkelt beregning for mulige undtagelser til baseline m.v. Kilde: Københavns Kommune Besparelsesberegning på baggrund af stikprøve Er forbrug ikke opgjort i forbindelse med udbud, kan der laves en gevinstbesparelse baseret på stikprøve af fakturaer. Der vil være en statistisk usikkerhed. Derfor er det vigtigt at supplere metoden med sund fornuft, har man eksempelvis ramt mange stikprøver med lille omsætning, bør man udvælge en større stikprøve. Den statistikke usikkerhed skal opvejes imod den ressourcebesparelse der kan opnås ved at bruge metoden. Stikprøvens størrelse kan reguleres i forhold til acceptabel usikkerhed. Side 14 af 24

15 Eksempler på beregning, model 1 stikprøvebaseret Når et område er udbudt undersøges det samlede forbrug for et normalt kalenderår, hvilket gøres ved hjælp af indkøbsanalysesystem eller økonomisystem. Rå data tilrettes, så det kun er relevante varelinjer, der er med. Herefter udtrækkes alle fakturanumrene, der danner grundlaget for besparelsesprocenten. Som udgangspunkt vælges stikprøver af ovennævnte fakturanumre, der danner grundlaget for besparelsesprocenten. Stikprøvestørrelser: Antal Faktura Stikprøvestørrelse 1200 < < Når fakturaerne er udvalgt, beregnes besparelsesprocenten ved på varelinjeniveau at erstatte de købte varer med alternativer fra den udbudte tilbudsliste. En faktura vil typisk indeholde flere varelinjer. Det samlede forbrug, der blev beregnet tidligere, bruges til at finde den samlede besparelse på udbudsområdet ud fra stikprøvens besparelsesprocent. Kilde: Mariagerfjord Kommune Se Bilag 2: For uddybning Udbud via Indkøbsfællesskaber eller SKI-aftaler Er den nye aftale et udbud der er gennemført af en anden enhed (eks. Kommunefælleskab eller SKI), mangler man den direkte sammenkædning mellem nuværende leverandør og tilbudsliste. Ofte vil ens nuværende leverandør være en af Tilbudsgiverne på udbuddet, og den anden enhed vil derfor kunne lave en sammenkædning mellem de udbudte positioner og nuværende leverandørs varenr. Man kan på denne måde sammenkæde nuværende forbrug med priserne på den nye aftale. Eksempel på beregning af besparelse ved fælles udbud (eksempelvis kontorartikler) Kommunen har i dag leverandør A. Leverandør A og B byder ind på Fællesudbud. Leverandør B vinder. Kommunen har selv nuværende priser og varenr. hos leverandør A. For at kunne opgøre den fremtidige besparelse har kommunen brug for leverandør B s priser på samme varer = pris fra fællesudbud. Kommunen modtager fra den enhed der har gennemført udbuddet, de varenumre Leverandør A har budt ind med på udbuddet, og på hvilke positionsnumre. Ud fra ovenstående oplysninger kan kommunen via et par L-opslag sammenkoble ny og gammel leverandør I dag: blå kuglepen leverandør A varenr (pris og forbrug er i eget system) Tilbudsliste: Leverandør A varenr = position 333 Position 333 = Leverandør B varenr (pris fremgår af ny aftale) Kilde: fiktivt eksempel Side 15 af 24

16 Arbejdsgruppen har været i kontakt med SKI, for at høre om de kan udlevere de ønskede data. Det er af juridiske årsager pt. ikke muligt, men SKI vil arbejde videre med det for deres fremtidige aftaler. 3.3 Model 2 Rammeaftaler/kontrakter på nye Materialer/Ydelser/Projekter I situationer hvor der udbydes et nyt område, et enkelt køb, eller et anlægskøb, kan det være svært at fastsætte en korrekt baseline til at lave beregning ud fra. Mulige metoder kan være: Faktisk pris i forhold til afsat bevilling (ex. Anlægsbevilling). Det bør dog overvejes om den afsatte bevilling er retvisende. Pris på valgte tilbud i forhold til gennemsnittet af alle tilbud. Skal overvejes meget. Tilbydes den samme vare? Er der unormalt lave tilbud? Eksempel på beregning i model 2 Besparelsen fastsættes ud fra et beregnet gennemsnit af de indkomne tilbud minus værdien på den indgåede rammeaftale/kontrakt. Hvis der ikke er en baseline for omsætningen, kan denne fastsættes ud fra budgettet fra opgaveområdet eller projektet til den pågældende anskaffelse. Eksempel på projekter med fast budget, evt. anlægsbevilling: Case: Energimærkning Case: Anlægsbudget Aftale/Kontrakt Effektberegning Behov: Afstemt proces politisk og administrativt i forhold til ikkeforbrugte midler. Projektbeskrivelse: Kommunen skal have udført opgave vedrørende Bevilget ramme til opgaven er: 5,00 mio. kr. Tekst: Leverandørs tilbud på opgaven Kontraktsum: 3,50 mio. kr. (Evt. økonomiske forbehold som kan påvirke den endelige kontraktsum) Total effekt-beregning Bevilget ramme: 5,00 mio. kr. Kontraktsum: 4,00 mio. kr. (inkl. forventet 0,5 mio. kr.) Negativ bevilling: 1,0 mio. kr. Bemærk: Bevillinger må udelukkende anvendes til de specifikke formål som bevillingen er til og kan ikke indgå i regnskabet, men skal -bevilges. Kilde: Gentofte Kommune 3.4 Model 3 Indirekte gevinster Ofte er det relevant, udover de direkte besparelser, at indregne indirekte gevinster, som kan have en lige så stor økonomisk effekt som den direkte gevinst. God kvalitet er som regel dyrere, men inddrages for eksempel arbejdstiden i den proces som varen indgår i, kan den samlede løsning være den økonomisk mest forsvarlige. Nyt sortiment kan have fordele for brugeren/effektivitet der ikke direkte kan prissættes Administrative besparelser, som eksempelvis lettere ordre- og fakturabehandling, færre fakturaer, mindre håndtering af varer og affald. TCO-omkostninger som evt. også har indgået som evalueringspunkt i udbuddet: Biler: Vægtafgift, benzinforbrug, automatgear=mindre slid på knæ=mindre sygefravær Levetid på produktet Lavere elforbrug: Forudsætning om pris pr. kw, indgår typisk også i tildelingen. Færre bleskift Side 16 af 24

17 Forbrugsstoffer til udbudt maskine medtages i udbud. Afprøvning af eksempelvis beklædning sker på arbejdspladsen eller hos leverandør. Afprøvning hos leverandør kan medføre omkostninger i forhold til tidsforbrug og kørsel. Udskiftning af dispenser (eks. sæbe). Hvem skal betale for nye dispensere, nedtagning og opsætning? Logistikgevinster; herunder besparelse i arbejdstid. Ændring af metode der medfører procesoptimering, eks. Hurtigere patientbehandling. Er der udarbejdet en businesscase i forbindelse med udbuddet, kan denne indeholde punkter, der også bør indgå i gevinstberegningen. Eksempel på procedure for beregning model 3 Udover rene prisbesparelser på ydelsen/produktet skal der arbejdes med og opgøres opnåede besparelser baseret på TCO betragtninger, således at eventuelle afledte besparelser målt på alle elementer i varens/ydelsens pris (forsyningskæden) skal opgøres. Eksempelvis procesforbedringer, logistikforbedringer, energiforbrug etc., som kan værdisættes. Hvor værdisætning ikke er mulig, bør dog som minimum beskrives og accepteres de tilvejebragte forbedringer. Kilde: Gentofte Kommune Den nye aftale kan også indebære en forringelse, dette kan især være tilfældet første gang et område udbydes fordi tilbudsgiverne optimerer deres omkostninger for at vinde kontrakten. Eksempelvis via en serviceforringelse. For yderligere information om beregning af TCO henvises til Miljøstyrelsens TCO-projekt. Side 17 af 24

18 Mål for indkøbsafdeling Opfølgning (Compliance) Udmøntning af besparelser 4 Udmøntning af besparelser Udmøntning af besparelser Gennemførelse af udbud Datagrundlag og Beregning Forankring 4.1 Fordelingsmetode - Hvordan reguleres budgetterne? Overordnet er der to metoder at udmønte besparelsen på: Eller En estimeret indkøbsbesparelse fordeles i forhold til forvaltningernes / enhedernes samlede indkøb der tages ud af budgetterne på forhånd (foretages inden udbud er gennemført) Dokumenterede gevinster trækkes ud af budgetterne ved budgetrevisioner i løbet af året (foretages efter gennemført udbud og beregnet samlet gevinst) Der er fordele og ulemper ved begge metoder. Den første metode er nemmest, at administrere, men kan opleves uretfærdig af de ramte afdelinger. Samtidig er metoden meget upræcis, da man ikke på forhånd kender den eksakte besparelse, men alene må basere sig på hvor meget man plejer at spare på et udbud af denne slags (her skelnes ofte mellem første gangs udbud og genudbud). Samtidigt er der risiko for, at der foretages omprioritering af udbudsplanen, hvorfor forventede udbud forsinkes og beregnet besparelse forsinkes. Endeligt vil man ofte stå i den situation, at man efter gennemførelsen af udbud kan konstatere, at den opnåede besparelse ikke stemte overens med den forud kalkulerede, og der skal så tages stilling til om denne mer-/mindre besparelse skal udmøntes. I så fald vil det betyder ekstra budgetændringer. Fordelen er, at budgettet tilrettes fra en start med det beregnede beløb. Det er jo som oftest ikke lige vand på områdernes mølle, og balladen er der på budgetlægningstidspunktet. Når så det er overstået, er det næsten glemt, og besparelsen er druknet i alle de andre besparelser. Den anden metode stiller krav til den dokumentation, der skal være grundlag for udmøntningen, og der er risiko for uenighed mellem det centrale og decentrale niveau i fortolkningen af de opsatte regler omkring gevinstberegningen og fordelingen på forvaltnings- /enhedsniveau. Ulempen er, at der er fokus fra alle sider under hele forløbet, og der er grobund for fortolkninger indsigelser osv. Side 18 af 24

19 Eksempel på udmøntning med udgangspunkt i historisk forbrug. Ved hjælp af indkøbsanalysesystem og økonomisystem fordeles besparelsen på fagområderne på baggrund af deres tidligere forbrug. Indkøb udarbejder en rapport, der viser den samlede besparelse fordelt på fagområder. Herefter skal den enkelte økonomiansvarlige for fagområderne regulere de relevante budgetter med det beregnede beløb, samt informere fagcheferne om resultatet af analysen og konsekvenserne for de berørte budgetter. Dette har de økonomiansvarlige tidligere blandt andet gjort ved at undlade at fremskrive varekøbskonti og sænke budgetterne på konkrete poster. Kilde: Mariagerfjord Kommune Eksempel på udmøntning til central pulje 100 % af den besparelse, som Indkøb beregner, bliver trukket til en central pulje. Den centrale pulje er en del af besparelserne i kommunens udviklingsplan omkring digitalisering, indkøb mv. Kilde: Mariagerfjord Kommune Alternativt ingen direkte udmøntning, men alene opgørelse af gevinst hvorefter det er op til ledelsesniveau, eventuelt i samarbejde med centrale økonomiske aktører, at afgøre hvordan udmøntning konkret udføres. Eksempel uden direkte udmøntning En beregnet besparelse afklares med og godkendes af kontraktejer/aftaleejer. Herefter indmeldes beløbet som indkøbsgevinst, men uden at indkøbsgevinsten direkte bevirker en omkontering af gevinsten til fx. en central indkøbskonto. Kilde: Gentofte Kommune Eksempel på decentral udmøntning Det er i regionens indkøbspolitik fastlagt at Fordelene ved at anvende fællesindkøbsaftaler tilfalder sygehusene og institutionerne. Sygehusledelsen beslutter således individuelt hvordan de ønsker at udmønte en besparelse. Kilde: Region Syddanmark Side 19 af 24

20 Eksempel på udmøntning i forbindelse med budgetforhandling Ved budgetforhandlingen (august 2013) blev der lavet en opgørelse over de potentielle besparelser, der kan hentes via køb på indkøbsaftaler indgået i 2012 og Besparelsesprocenterne er hentet via: - Grundantagelser om besparelser ved ny/genudbud (10 % eller 5 %) - Opgørelser oplyst af de udbudsansvarlige for de enkelte udbud Besparelserne er fordelt ud på de enkelte hospitaler via: - Fordelingsnøgler baseret på budgettal - Forbrugsopgørelser - Beregninger fortaget efter endt udbud Udmøntning af besparelser håndteres forskelligt af hver enkelt hospitalsenhed - Besparelser fordeles bredt af hospitalsledelsen - Besparelser fordeles pr. afdeling ifht. fordelingsnøgler Opgørelsen tager højde for at en besparelse genereret via et udbud i 2012, stadig giver en besparelse i 2013 og Opgørelsen tager samtidig højde for, at der er forskellige implementeringsperioder på udbuddene, og besparelsen tæller ikke før implementeringsperioden er ovre. Kilde: Region Midtjylland I tilfælde hvor en ny aftale viser sig dyrere end tidligere, kan man med fordel undersøge baggrunden herfor. Er omkostningsdriveren internt stillede krav til kvalitet eller service? Eller er årsagen ekstern og under påvirkning af fx. Fremskaffelse af råmaterialer, ændringer i lovgivning eller spekulationer og/eller børshandel (kaffe, energi mv.)? Som udgangspunkt bør interne krav som direkte medfører forhøjede priser, prisfastsættes med henblik på at effektberegne kravenes økonomiske betydning. Effektberegninger på baggrund af eksterne påvirkninger skal man være varsom med, på grund af at markederne grundlæggende set fluktuerer 4. Derfor kan en indmeldt besparelse på sigt udhule budgetter, hvis ikke markedet på sigt fastholdes i samme lave niveau. En konservativ tilgang kan være, at benytte KL indeksering, som kan være udgangspunkt for at kommunen overordnet set, reguleres i forhold til eksterne forhold. 4.2 Tidspunkt for ikrafttrædelse af udmøntning Der bør tages stilling til, om en beregnet besparelse skal udmøntes fra kontraktstart, eller om der skal regnes med en implementeringsperiode inden udmøntning af besparelse. Eks. kontraktstart 1.januar. Udmøntning fra 1.marts. Eksempel på periodisering Besparelser beregnes med den effekt de har i henholdsvis første kalenderår af kontrakten og herefter efterfølgende hele kalenderår. Eksempelvist, bliver besparelseseffekten af en rammeaftale der træder i kraft 1. april 9 måneders effekt i første kalenderår, og herefter fuld effekt i de efterfølgende år. Besparelser på kontrakter er i kontraktens løbetid. Kilde: Gentofte Kommune 4 Fluktuationer, eller bevægelser/udsving, ses typisk på markeder under påvirkning af eksterne faktorer med prognoser for fremtidige perioder (fx el, gas mv.). Side 20 af 24

Indkøbsstrategi 2014-2017. Herning Kommune

Indkøbsstrategi 2014-2017. Herning Kommune Indkøbsstrategi 2014-2017 Herning Kommune 1 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 Indsatsområder:... 3 2. Effektiv kontraktstyring... 4 2.1. E-handel (digitalisering af indkøbsprocessen)... 4 2.2. Fakturakontrol...

Læs mere

SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN. Udbudspolitik

SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN. Udbudspolitik SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN Udbudspolitik Tiltrådt af Byrådet den 31. marts 2014 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 1. Solrød Kommunes udbudspolitik... 2 2. Politiske mål... 2 3. Delegation

Læs mere

13.57 12.29 0,64 0,64 12.29 13.57 GEVINST REALISERING

13.57 12.29 0,64 0,64 12.29 13.57 GEVINST REALISERING GEVINST REALISERING BEREGNEDE BESPARELSER I FORBINDELSE MED KOMMUNALE SPENDANALYSER Beregnede besparelser i mio. kr. Kommune 1 22,5 5,5 Varekøb Tjenesteydelser Det største potentiale findes oftest på tjenesteydelser

Læs mere

Bilag 2.2 Kompetencer, analyser og udbudsplan. Gør tanke til handling VIA University College

Bilag 2.2 Kompetencer, analyser og udbudsplan. Gør tanke til handling VIA University College Bilag 2.2 Kompetencer, analyser og udbudsplan Gør tanke til handling VIA University College Formål I dette notat findes anbefalinger til den samlede kreds af ansvarlige for indkøb på de 7 University Colleges

Læs mere

Region Midtjylland. Forslag til foreløbig indkøbspolitik. Bilag. til Regionsrådets møde den 28. marts 2007. Punkt nr. 4

Region Midtjylland. Forslag til foreløbig indkøbspolitik. Bilag. til Regionsrådets møde den 28. marts 2007. Punkt nr. 4 Region Midtjylland Forslag til foreløbig indkøbspolitik Bilag til Regionsrådets møde den 28. marts 2007 Punkt nr. 4 Regionshuset Viborg Regionsøkonomi Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45

Læs mere

Tema den effektive indkøbsorganisation

Tema den effektive indkøbsorganisation Årsdage for offentlig indkøb Tema den effektive indkøbsorganisation Spor 3 indkøb i praksis 11.30-12.30 Compliance Tina Bjørnholt Udbuds- og indkøbschef, Viborg Kommune Oplæg om compliance Hvorfor er compliance

Læs mere

Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster. Kommunal netværkskonference 2008:

Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster. Kommunal netværkskonference 2008: Løsningen dækker Nullutat Suscips Blalit lanse Amconsendit Praestrud Kommunal netværkskonference 2008: Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster Hvis der med én Færre penge og behovet for mere

Læs mere

28 RESPONDENTER UDSENDT TIL HOVEDPARTEN

28 RESPONDENTER UDSENDT TIL HOVEDPARTEN bubosurvey 2013 INFO OM BUBOSURVEY 2013 28 RESPONDENTER INSPIRERET AF SKI S KOMMUNALE NETVÆRKSKONFERENCE 2008 UDSENDT TIL HOVEDPARTEN AF INDKØBSCHEFERNE I KOMMUNER, REGIONER OG ENKELTE ANDRE OFFENTLIGE

Læs mere

Bilag 2.4. Procesbeskrivelse for fælles udbud. Gør tanke til handling VIA University College

Bilag 2.4. Procesbeskrivelse for fælles udbud. Gør tanke til handling VIA University College Bilag 2.4. Procesbeskrivelse for fælles udbud Gør tanke til handling VIA University College Indholdsfortegnelse 1. Formål...3 2. Opgaven...3 3. Begreber...3 4. Udgifter til gennemførelse af fællesudbud...4

Læs mere

Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser

Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser Initialer: peh Sag: 306-2010-23455 Dok.: 306-2010-289257 Oprettet: 14. december 2010 Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser Baggrund Odsherred Kommunes overordnede udbudsstrategi sætter fokus på, hvordan

Læs mere

Forord og formål. Den 15. september 2014. Borgmester Stén Knuth. Side 1

Forord og formål. Den 15. september 2014. Borgmester Stén Knuth. Side 1 Forord og formål Slagelse Kommunes indkøbspolitik sætter en retning hvor offentlig-privat samarbejde, bedre og billigere indkøb, og større fokus på lokal handel går op i en højere enhed. Indkøbspolitikken

Læs mere

Indkøbspolitik For EUC Sjælland.

Indkøbspolitik For EUC Sjælland. Indkøbspolitik For EUC Sjælland. Revideret juli 2011. 1 Indholdsfortegnelse: EUC Sjælland i tal...3 EUC Sjællands indkøbspolitik...4 Indkøbspolitikkens formål og mål...5 Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning...5

Læs mere

INDKØBSPOLITIK. Godkendt af Direktionen den 20.12.2012

INDKØBSPOLITIK. Godkendt af Direktionen den 20.12.2012 Godkendt af Direktionen den 20.12.2012 ... 4 MISSION... 4 VISION... 5 MÅLSÆTNINGER... 5 1. INDKØBSAFTALER... 6 2. INDKØBSFÆLLESSKAB... 6 KOMUDBUD... 6 SKI... 6 3. FAGGRUPPER/ARBEJDSGRUPPER... 6 4. KOMMUNALE

Læs mere

Bliv leverandør til det offentlige. Miniguide

Bliv leverandør til det offentlige. Miniguide Bliv leverandør til det offentlige Miniguide INDLEDNING Denne miniguide indeholder vejledning i, hvad du skal huske når du vil byde på opgaver i Gribskov Kommune. Miniguiden indeholder nogle generelle

Læs mere

Vi ønsker at bruge indkøb strategisk til at styrke kommunens økonomi og samtidig fremme bæredygtighed

Vi ønsker at bruge indkøb strategisk til at styrke kommunens økonomi og samtidig fremme bæredygtighed Sorø Kommune, den 1. maj 2011. Borgmesterens forord til indkøbspolitikken Med denne indkøbspolitik tager Sorø Kommune endnu et skridt hen imod at kunne høste alle de fordele, der ligger i at købe fælles

Læs mere

Indkøbspolitik for Odsherred Kommune.

Indkøbspolitik for Odsherred Kommune. Projekt Indkøb Dok. Nr. 306-2010-192320 Indkøbspolitik for Odsherred Kommune. Baggrund Odsherred kommune forvalter med sine ca. 33.000 indbyggere et indkøbsbudget på over 400 mill kr. årligt. Odsherred

Læs mere

KONTRAKTSTYRING I PRAKSIS

KONTRAKTSTYRING I PRAKSIS KONTRAKTSTYRING I PRAKSIS Konteksten 40 % af kommunens driftsudgifter vedrører indkøb hos eksterne leverandører. 4700 leverandører årligt. 130.000 bestillinger om året. Mere end 200 leveringssteder + borgere

Læs mere

NOTAT. Indkøbspolitik i Lejre Kommune. Lejre Kommune Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø T 4646 4646 F 4646 4615 H www.lejre.dk

NOTAT. Indkøbspolitik i Lejre Kommune. Lejre Kommune Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø T 4646 4646 F 4646 4615 H www.lejre.dk NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø T 4646 4646 F 4646 4615 H www.lejre.dk Charlotte Aagreen Økonomi D 4646 4477 E Chaa@lejre.dk Indkøbspolitik i Lejre Kommune Dato: 4. november 2010 J.nr.:

Læs mere

Sådan køber vi ind i Faxe Kommune

Sådan køber vi ind i Faxe Kommune Sådan køber vi ind i Faxe Kommune Faxe Kommunes opgave er at skabe fælles løsninger for kommunens borgere, at yde service og sikre velfærd, trivsel og fremgang. For at løse de mange opgaver er det nødvendigt

Læs mere

Faxe kommunes økonomiske politik

Faxe kommunes økonomiske politik Formål: Faxe kommunes økonomiske politik 2013-2020 18. februar Faxe kommunes økonomiske politik har til formål at fastsætte de overordnede rammer for kommunens langsigtede økonomiske udvikling og for den

Læs mere

INDKØBSPOLITIK Udarbejdet oktober 2011

INDKØBSPOLITIK Udarbejdet oktober 2011 INDKØBSPOLITIK Udarbejdet oktober 2011 Indholdsfortegnelse: Side Uddannelsescenter Holstebro i tal 3 Uddannelsescenter Holstebros indkøbspolitik 4 Indkøbspolitikkens formål og mål 5 Indkøbspolitikkens

Læs mere

Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune

Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune Indholdsfortegnelse: 1. Retningsliniernes formål... 3 2. Organisering... 3 3. Krav til leverandører... 3 4. Brugerinvolvering... 4 5. Indkøbsprocessen... 4

Læs mere

1. Hvordan stiller ovenstående lov- og regelsæt sig i forhold til typisk små lokale leverandører og hvad gør kommunen?

1. Hvordan stiller ovenstående lov- og regelsæt sig i forhold til typisk små lokale leverandører og hvad gør kommunen? Økonomi og Beskæftigelse Ejendomme og Indkøb Sagsnr. 51632 Brevid. 1146620 Ref. SEL Dir. tlf. 46 31 30 40 steene@roskilde.dk NOTAT: Regler og proces for offentlige indkøb 23. november 2010 Reglerne for

Læs mere

Indkøbs- og udbudspolitik for Aabenraa Kommune

Indkøbs- og udbudspolitik for Aabenraa Kommune Indkøbs- og udbudspolitik for Aabenraa Kommune Godkendt af Byrådet den 26 juni 2013 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Hvad og hvem er omfattet 3 2.1 Tærskelværdier ved udbud: 4 3. Indkøbs- og udbudsplan

Læs mere

Effektive indkøb på dagsordenen. En analyse af redskaber og erfaringer

Effektive indkøb på dagsordenen. En analyse af redskaber og erfaringer Effektive indkøb på dagsordenen En analyse af redskaber og erfaringer Effektive indkøb på dagsordenen En analyse af redskaber og erfaringer KL 1. udgave, 1. oplag 2012 Pjecen er udarbejdet af KL Forlagsredaktion:

Læs mere

Oplæg til strategi for ledelsesinformation i Viborg Kommune

Oplæg til strategi for ledelsesinformation i Viborg Kommune Oplæg til strategi for ledelsesinformation i Viborg Kommune Godkendt på direktionsmødet den 26. november 2012 1 Indledning Ledelsesinformation (LIS) er en af direktionens indsatsområder. De kommende års

Læs mere

Handleplan på baggrund af revisionens anbefalinger

Handleplan på baggrund af revisionens anbefalinger Delopgave 1: Vurdering af de enkelte afdelingers procedure for regnskabsføring, økonomiopfølgning, ledelse og tilsyn, målsætninger samt produktivitet og effektivitet 1 Det anbefales, at der løbende foretages

Læs mere

INDKØBSPOLITIK FOR GENTOFTE KOMMUNE

INDKØBSPOLITIK FOR GENTOFTE KOMMUNE INDKØBSPOLITIK FOR GENTOFTE KOMMUNE Indhold 1. Indledning... 2 2. Gentofte Kommunes vision... 2 3. Formål, målsætninger og rækkevidde... 3 4. Organisering... 8 5. Dokumenter med tilknytning til spolitikken...

Læs mere

Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune

Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune Godkendt af Økonomiudvalget den 13. december 2010 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Omfang og afgrænsning...3 3. Tilrettelæggelse og gennemførelse

Læs mere

Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse

Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse Økonomidir. område Ramsherred 5 5700 Svendborg Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse Tlf. 62 23 30 00 Fax. 62 21 34 76 I forhold til prisafprøvning/konkurrenceudsættelse peges der på, at der

Læs mere

Evaluering af tilbud. Udbudsdirektør Christian Lunding & Advokat Michael Lund Nørgaard

Evaluering af tilbud. Udbudsdirektør Christian Lunding & Advokat Michael Lund Nørgaard Evaluering af tilbud Udbudsdirektør Christian Lunding & Advokat Michael Lund Nørgaard Evalueringen afslutter en udbudsproces Evalueringen skal danne grundlag for tildeling og afslag og dermed kontraktindgåelse

Læs mere

9. oktober 2014 1. 50 05 Høring. Biblioteksmaterialer

9. oktober 2014 1. 50 05 Høring. Biblioteksmaterialer 9. oktober 2014 1 50 05 Høring Biblioteksmaterialer Generelt om forpligtende aftaler 9. oktober 2014 2 9. oktober 2014 3 Forpligtende aftaler - overordnet set SKI udbyder fra 2011-2015 en række fælleskommunale

Læs mere

INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE

INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE 2 Indholdsfortegnelse Hvad er omfattet... 3 Hvem er omfattet... 3 Forretningsmæssige kriterier... 3 Obligatoriske aftaler... 4 Digitalisering via Indkøbsportalen... 5

Læs mere

Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab

Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab Version 1.0, maj 2014 Denne vejledning til en lokal business case suppleres af følgende dokumenter: Instruktion til udfyldelse af business

Læs mere

SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE

SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE I Favrskov Kommune vægter vi dialogen og samarbejdet med det lokale erhvervsliv højt. I denne folder kan du læse om kommunens indkøbsprocedurer, og hvilke

Læs mere

Analyse. Offentlige indkøbsfunktioner. - Effekter af oprustning og eksempler på god praksis

Analyse. Offentlige indkøbsfunktioner. - Effekter af oprustning og eksempler på god praksis Analyse Offentlige indkøbsfunktioner - Effekter af oprustning og eksempler på god praksis 2013 Offentlige indkøbsfunktioner Effekter af oprustning og eksempler på god praksis On-line ISBN 978-87-7029-552-9

Læs mere

Notat. Projekt vedrørende etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion. Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og

Notat. Projekt vedrørende etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion. Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og Notat Emne: Til: Kopi: til: Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og Tværgående visitation Udvalget for Sundhed og Omsorg Den 29. november 2010 Århus Kommune Økonomi og Personale Sundhed og

Læs mere

Erhvervsakademi Sjælland Rektorat. Lyngvej 19-25 4600 Køge +45 5076 2610. easj@easj.dk www.easj.dk. Indkøbspolitik

Erhvervsakademi Sjælland Rektorat. Lyngvej 19-25 4600 Køge +45 5076 2610. easj@easj.dk www.easj.dk. Indkøbspolitik Lyngvej 19-25 4600 Køge +45 5076 2610 easj@easj.dk www.easj.dk Indkøbspolitik Indhold Overordnede formål med indkøbspolitikken... 02 Indkøbspolitiske mål... 02 Organisering... 03 Centralt indgåede aftaler...

Læs mere

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet Maj 2003 Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet (varer og tjenesteydelser) Overordnet politik for indkøb

Læs mere

Udvikling af indkøbsorganisationen. - eksempler fra tre kommuner

Udvikling af indkøbsorganisationen. - eksempler fra tre kommuner Udvikling af indkøbsorganisationen - eksempler fra tre kommuner Udarbejdet for KL i forbindelse med Kommunaløkonomisk Forum 2010 Januar 2010 Situation I forbindelse med sammenlægninen af Aars, Farsø, Løgstør

Læs mere

Effektivt indkøb sammen er vi stærke

Effektivt indkøb sammen er vi stærke 7. marts 2014 1 Effektivt indkøb sammen er vi stærke Infodage Aarhus og København den 4. og 6. marts 2013 7. marts 2014 2 Indkøb har sjældent været så meget i fokus Produktivitetskommissionen Rådet for

Læs mere

Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser

Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser Indhold 1 Indledning... 3 2 Organisering... 3 3 Indkøbsaftaler... 4 4 Udbud... 4 6 Overordnede mål... 6 7 IT... 8 8 Kontraktopfølgning... 9 9 Planlægning...

Læs mere

Struer Kommunes Indkøbspolitik

Struer Kommunes Indkøbspolitik Struer Kommunes Indkøbspolitik Formål Det overordnede formål med Struer Kommunes Indkøbspolitik er at skabe rammerne for: at Struer Kommune som helhed kan købe sine varer og tjenesteydelser på de økonomisk

Læs mere

Afdelingsplan 2015 for Indkøb & Udbud

Afdelingsplan 2015 for Indkøb & Udbud KONCERNSERVICE Afdelingsplan 2015 for Indkøb & Udbud En del af Koncernservice Indhold 1. Omverdenen og vores rolle... 3 1.1 Strategiske perspektiver... 3 1.2 Afdelingens hovedopgaver... 3 1.3 Afdelingens

Læs mere

INDKØBSPOLITIK FOR MARIAGER HØJ- & EFTERSKOLE

INDKØBSPOLITIK FOR MARIAGER HØJ- & EFTERSKOLE Kort om Mariager Høj- & Efterskole Mariager Høj- & Efterskole driver højskole og efterskole under lovgivningen for frie skoler. Skolen har et årselevtal på ca. 200, ca. 45 medarbejdere og en årlig omsætning

Læs mere

Region Midtjylland. Region Midtjylland har 1,28 millioner indbyggere Det svarer til 23 procent af den samlede befolkning i Danmark

Region Midtjylland. Region Midtjylland har 1,28 millioner indbyggere Det svarer til 23 procent af den samlede befolkning i Danmark Indkøb & Medicoteknik i Region Midtjylland V/Afdelingschef Frank Neidhardt www.regionmidtjylland.dk Region Midtjylland Region Midtjylland har 1,28 millioner indbyggere Det svarer til 23 procent af den

Læs mere

UC Effektiviseringsprogrammet. Projektgrundlag. Business Intelligence. version 1.2

UC Effektiviseringsprogrammet. Projektgrundlag. Business Intelligence. version 1.2 UC Effektiviseringsprogrammet Projektgrundlag Business Intelligence version 1.2 9. september 2014 1 Stamdata Stamdata Projektnavn (forventet): Projektejer: Projekttype: Business Intelligence It-chef Hans-Henrik

Læs mere

Udbudsregler og valg af lovprogram

Udbudsregler og valg af lovprogram Udbudsregler og valg af lovprogram Norddjurs Kommune har modtaget et uopfordret tilbud fra EG Kommuneinformation på køb af deres lovprogram og økonomiprogram, NIS. Norddjurs Kommune har i forvejen en kommunelicens

Læs mere

Hvad er capex-investeringer?

Hvad er capex-investeringer? 1 2 Hvad er capex-investeringer? Normalt store investeringsprojekter Nogle gange kan capex-investeringerne være tilbagevendende vær opmærksom på at opnå det fulde potentiale Capex-investeringer er ikke

Læs mere

Totaløkonomi og lange kontrakter - Totaløkonomi i offentlige indkøb

Totaløkonomi og lange kontrakter - Totaløkonomi i offentlige indkøb 7. oktober 2014 1 Totaløkonomi og lange kontrakter - Totaløkonomi i offentlige indkøb Anja Piening, Chef for Jura og CSR Sandie Nøhr Nielsen, Udbudsjurist & TCO-ansvarlig 7. oktober 2014 2 SKI A/S en offentlig

Læs mere

Indkøbspolitik for Vand og Affald

Indkøbspolitik for Vand og Affald Indkøbspolitik for Vand og Affald INDHOLD Formål med indkøbspolitikken... 2 Omfang... 2 Indkøbspolitiske mål... 2 Centrale rammeaftaler og lokale indkøbere... 2 Aftalehierarki... 3 Køb uden aftaler...

Læs mere

Træningsmodul II. EPC processen fra Projektidentifikation til udbud. Projekt Transparense. www.transparense.eu

Træningsmodul II. EPC processen fra Projektidentifikation til udbud. Projekt Transparense. www.transparense.eu Træningsmodul II. EPC processen fra Projektidentifikation til udbud Projekt Transparense EPC processen Overblik over hovedfaser Klient Beslutning om EPC Kontrakt Implementering af andre foranstaltninger

Læs mere

Udbudsproces omkring større implementeringsprojekter

Udbudsproces omkring større implementeringsprojekter Udbudsproces omkring større implementeringsprojekter Præsentation Kompetencer: Projekt- og procesledelse Udbudsret og proces Jurist kontraktret Tør udfordrer Organisatorisk kendskab Tænker I effektive

Læs mere

De Nordjyske kommuner og Region Nordjylland har besluttet at indgå et samarbejde vedr. gennemførelse af udbud efter Udbudsdirektivet.

De Nordjyske kommuner og Region Nordjylland har besluttet at indgå et samarbejde vedr. gennemførelse af udbud efter Udbudsdirektivet. Samarbejdsaftale og Hæftelsesdokument vedr. fælles udbud af Netværksforbindelser til Politikerarbejdspladser, hjemmearbejdspladser, og tilsvarende netværksforbindelser, der er placeret lokalt ved borger,

Læs mere

INDKØBSPOLITIK revideret den 6. september 2010

INDKØBSPOLITIK revideret den 6. september 2010 INDKØBSPOLITIK revideret den 6. september 2010 INDHOLDSFORTEGNELSE HANSENBERGs indkøbspolitik...2 Indkøbspolitikkens overordnede formål...3 Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning...3 Indkøbspolitikkens

Læs mere

Kortlægning af økonomistyring Aarhus Kommune INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Kortlægning af økonomistyring Aarhus Kommune INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Kortlægning af økonomistyring Aarhus Kommune Maj 2013 Dagens Program Indledning og præsentation Kort introduktion til kortlægning og vurderinger De 6 temaer kortlægning og vurdering Afslutning Kortlægningen

Læs mere

BILAG 1 INTERVIEWGUIDE

BILAG 1 INTERVIEWGUIDE BILAG 1 INTERVIEWGUIDE VAKKS-undersøgelse af Konkurrencepakken (lovforslag) I de indledende faser af VAKKS-undersøgelsen af lovforslaget har vi haft drøftelser med en lovansvarlig fra Konkurrencestyrelsen

Læs mere

Noter fra møde den 15.01.2015 og møde den 21.01.205

Noter fra møde den 15.01.2015 og møde den 21.01.205 Noter fra møde den 15.01.2015 og møde den 21.01.205 Emne Kommentarer den 15.01.2015 TOHV bemærkning til kommentarer den 15.01.2015 Budget og besparelser Materiel og materialer Hvad er det årlige beløb

Læs mere

Udbudsjuraen. Vibeke Jessen chefkonsulent, udbudsjurist

Udbudsjuraen. Vibeke Jessen chefkonsulent, udbudsjurist Udbudsjuraen Vibeke Jessen chefkonsulent, udbudsjurist Agenda Udbudsjura Beregning af tærskelværdier Teknisk dialog Sortimentsudbud En ekspert er en person, som har begået alle de fejl, som er muligt at

Læs mere

Afsluttende rapport for initiativ 2.5 i den fællesoffentlige Strategi for digital velfærd, 2013-2020

Afsluttende rapport for initiativ 2.5 i den fællesoffentlige Strategi for digital velfærd, 2013-2020 Bilag Afsluttende rapport for initiativ 2.5 i den fællesoffentlige Strategi for digital velfærd, 2013-2020 Stamdata Stamdata for initiativ 2.5 fremgår af nedenstående tabel 1. Tabel 1: Stamdata for initiativ

Læs mere

BILAG 1. FORDELING AF POTENTIALER

BILAG 1. FORDELING AF POTENTIALER BILAG 1. FORDELING AF POTENTIALER 1. Opgørelser over fordeling af estimerede effektiviserings- og omstillingspotentialer på styringsområder og temaer. 2. Medarbejderne i Omstillingsstrategien. 3. Omstillingsstrategiens

Læs mere

Udbuds- og indkøbsstrategi for perioden 2014-2017

Udbuds- og indkøbsstrategi for perioden 2014-2017 Udbuds- og indkøbsstrategi for perioden 2014-2017 Indledning Frederikssund Kommune ønsker at sikre, at kommunen opnår god kvalitet og effektivitet i den kommunale opgavevaretagelse. Strategien har til

Læs mere

Der gives IKKE go til egentlig gennemførsel af projektet før dokumentationen er godkendt af den overordnede styregruppe

Der gives IKKE go til egentlig gennemførsel af projektet før dokumentationen er godkendt af den overordnede styregruppe NY skabelon til beskrivelse af projekter i UCL Følgende skabelon anvendes af projektlederen til at dokumentere projektet. Afhængig af hvilken fase projektet er i, stilles der større og større krav til

Læs mere

Bilag 1. Retningslinier for udbud og udlicitering i Randers Kommune.

Bilag 1. Retningslinier for udbud og udlicitering i Randers Kommune. Bilag 1. Retningslinier for udbud og udlicitering i Randers Kommune. Byrådet d. 25. marts 2008 1. INDLEDNING...3 2. FORMÅL...3 3. MÅLSÆTNINGER FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSEN 2008-10...3 4. OVERVEJELSER FØR

Læs mere

25. september 2013 1. Status på Forpligtende Aftaler. E-kataloger i SKI

25. september 2013 1. Status på Forpligtende Aftaler. E-kataloger i SKI 25. september 2013 1 Status på Forpligtende Aftaler E-kataloger i SKI 25. september 2013 2 Aftaletyper fra SKI Frivillige og Forpligtende Varer (klassisk) Rådgivere IT/Tele Forpligtende aftaler 25. september

Læs mere

BygningsServiceFællesskabet (Bygsfs)

BygningsServiceFællesskabet (Bygsfs) BygningsServiceFællesskabet (Bygsfs) 1. Administrativt fællesskab 2. Hvor er vi nu 3. Hvor vil vi hen 4. Muligheder, visualisering 5. Hvilken værdi har det for partnerne 6. Opgavefordeling Bygsfs - partnere

Læs mere

Til nogle projekter kan der være knyttet en styregruppe ligesom der i nogle projektforløb kan være brug for en eller flere følge-/referencegrupper.

Til nogle projekter kan der være knyttet en styregruppe ligesom der i nogle projektforløb kan være brug for en eller flere følge-/referencegrupper. PROJEKTORGANISATION OG PROJEKTARBEJDE Rollefordeling i en projektorganisation Ethvert projekt har en projektejer, en projektleder og en eller flere projektmedarbejdere. Disse parter er altså obligatoriske

Læs mere

indkøbs politik med underliggende procedurer Ansvar Netværk Nytænkning Ambition Minervavej 1. 3700 Rønne. T: 5695 9700. campusbornholm.

indkøbs politik med underliggende procedurer Ansvar Netværk Nytænkning Ambition Minervavej 1. 3700 Rønne. T: 5695 9700. campusbornholm. indkøbs politik med underliggende procedurer Ansvar Netværk Nytænkning Ambition Minervavej 1. 3700 Rønne. T: 5695 9700. campusbornholm.dk Indholdsfortegnelse Indledning Side 3 Formål Side 3 Organisering

Læs mere

Indkøbspolitik For Favrskov Kommune Indholdsfortegnelse

Indkøbspolitik For Favrskov Kommune Indholdsfortegnelse Indkøbspolitik For Favrskov Kommune Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2. Indkøbspolitikkens formål 3. Indkøbspolitikkens omfang 4. Indkøbspolitikkens indhold 5. Indkøbsaftaler 6. Organisering 7. Grønne

Læs mere

INDKØBSENHEDEN ÅRSRAPPORT 2012 INDKØB & UDBUD

INDKØBSENHEDEN ÅRSRAPPORT 2012 INDKØB & UDBUD INDKØBSENHEDEN ÅRSRAPPORT 2012 INDKØB & UDBUD Forord Offentlige indkøb er underlagt regler og love i henhold til tilbudsloven og EU-direktiverne. Reglerne skal sikre en åben og fair konkurrence blandt

Læs mere

Følgende notater kan med fordel læses samtidig med nærværende Vision og strategi:

Følgende notater kan med fordel læses samtidig med nærværende Vision og strategi: Torvegade 74, 6700 Esbjerg Dato 13. oktober 2011 Sagsbehandler Knud-Erik Larsen Telefon direkte 76 16 24 92 E-mail knlar@esbjergkommune.dk EK Ledelsesinformation Vision og strategi Styregruppen godkendte

Læs mere

Retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver

Retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver Retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver Godkendt i kommunalbestyrelsen den 17. maj 2011 Formål Formålet med disse retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt

Læs mere

Konsulentydelser fra BDO

Konsulentydelser fra BDO Konsulentydelser fra BDO 3 Konsulentydelser fra BDO Viden og kompetencer til jeres organisation BDO s konsulentydelser har afsæt i vores erfaring og omfattende indblik i hele det grønlandske samfund.

Læs mere

Kontraktstyring. Arbejdsgruppens resultater ved Peter Riis (KL) og Maj CalmerKristensen (Københavns Kommune. København d. 19.

Kontraktstyring. Arbejdsgruppens resultater ved Peter Riis (KL) og Maj CalmerKristensen (Københavns Kommune. København d. 19. Kontraktstyring Arbejdsgruppens resultater ved Peter Riis (KL) og Maj CalmerKristensen (Københavns Kommune København d. 19. juni 2014 Agenda 1. Hvorfor kontraktstyring? 2. Organisering af kontraktstyring

Læs mere

Bilag. Offentlige indkøbsfunktioner. - Effekter af oprustning og eksempler på god praksis

Bilag. Offentlige indkøbsfunktioner. - Effekter af oprustning og eksempler på god praksis Bilag Offentlige indkøbsfunktioner - Effekter af oprustning og eksempler på god praksis SIDE 2 BILAG 1A Indhold Bilag 1A Caseudvælgelse og metode til gennemførelse af kvalitative casestudier... 3 Bilag

Læs mere

Udbud af offentlige opgaver giver økonomiske gevinster

Udbud af offentlige opgaver giver økonomiske gevinster Udbud af offentlige opgaver giver økonomiske gevinster AF MARKEDSCHEF JAKOB SCHARFF, CAND. SCIENT. ADM. OG ANALYSECHEF GEERT LAIER CHRISTENSEN, CAND. SCIENT. POL. RESUMÉ Dansk Erhverv kan på baggrund af

Læs mere

Forretningsmodel for bygningsdrift og vedligeholdelse af kulturejendomme

Forretningsmodel for bygningsdrift og vedligeholdelse af kulturejendomme Januar 2015 Forretningsmodel for bygningsdrift og vedligeholdelse af kulturejendomme Effektiv drift og vedligeholdes af kulturejendomme Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme (SLKE) blev oprettet i oktober

Læs mere

ØKONOMI OG ADMINISTRATION 2015-2016 SUBSTRATEGI

ØKONOMI OG ADMINISTRATION 2015-2016 SUBSTRATEGI ØKONOMI OG ADMINISTRATION 2015-2016 SUBSTRATEGI MOTIVEREDE O G E FFEKT IV E MEDARBEJDERE, GO D ØK ONOMI STYRI NG O G INTRO EN EFFEKTIV OG ATTRAKTIV ARBEJDSPLADS MISSION ˮEnkle og effektive administrative

Læs mere

04.10 Forbrugsartikler Vejledning. www.ski.dk/forbrugsartikler

04.10 Forbrugsartikler Vejledning. www.ski.dk/forbrugsartikler 04.10 Forbrugsartikler Vejledning www.ski.dk/forbrugsartikler Om denne vejledning SKI ønsker at gøre det nemt for offentlige enheder at bruge vores rammeaftaler. Vi har derfor udarbejdet denne vejledning

Læs mere

Madservice. Drifts- og udviklingsaftale 2015. Gyldigheden af aftalen bekræftes herved:

Madservice. Drifts- og udviklingsaftale 2015. Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Madservice Drifts- og Kirsten Dyrholm Hansen Afdelingschef Gitte Larsen Institutionsleder Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Egon Fræhr Borgmester Sonja Miltersen Direktør 1. Drifts- og udviklingsaftaler

Læs mere

Borger & Arbejdsmarked ønsker med denne projektbeskrivelse at sætte indsatsen for at nedbringe sygefraværet på dagsordenen i 2013.

Borger & Arbejdsmarked ønsker med denne projektbeskrivelse at sætte indsatsen for at nedbringe sygefraværet på dagsordenen i 2013. Vi knækker kurven! projekt om fravær i Borger & Arbejdsmarked 2013 Indledning Borger & Arbejdsmarked ønsker med denne projektbeskrivelse at sætte indsatsen for at nedbringe sygefraværet på dagsordenen

Læs mere

Spørgsmål og svar til udbud vedrørende udførelse af kloakservice for Aarhus Kommune. Udbudsbekendtgørelsesnummer: 392714-2014

Spørgsmål og svar til udbud vedrørende udførelse af kloakservice for Aarhus Kommune. Udbudsbekendtgørelsesnummer: 392714-2014 Spørgsmål og svar til udbud vedrørende udførelse af kloakservice for Udbudsbekendtgørelsesnummer: 392714-2014 Skemaet indeholder alle, til dato, offentliggjort spørgsmål og svar. Alle spørgsmål og svar

Læs mere

RØDE KORS ASYLS INDKØBSPOLITIK

RØDE KORS ASYLS INDKØBSPOLITIK 7. OKTOBER 2013 RØDE KORS ASYLS INDKØBSPOLITIK VEDTAGET DEN 3. SEPTEMBER 2013 VERSION 1 RødeKors.dk INDHOLD 1 Indkøbspolitikkens overordnede formål... 3 2 Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning... 3

Læs mere

Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår.

Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår. Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår. 1. Indledning.... 3 2. Overordnede retningslinjer for indgåelse af aftaler.... 3 2.1 Hvilke aftaler er omfattet.... 4

Læs mere

Rollebeskrivelser. Programroller ift. den fællesstatslige programmodel

Rollebeskrivelser. Programroller ift. den fællesstatslige programmodel Rollebeskrivelser Programroller ift. den fællesstatslige programmodel Indholdsfortegnelse Rollebeskrivelser... 1 1. Programprofiler... 3 1.1. Formand for programbestyrelse/programejer... 3 1.2. Programleder...

Læs mere

Bilag 1: Effektiviserings/omstillingsforslag og forslag til strukturelle effektiviseringer

Bilag 1: Effektiviserings/omstillingsforslag og forslag til strukturelle effektiviseringer Bilag 1: Effektiviserings/omstillingsforslag og forslag til strukturelle effektiviseringer Økonomiudvalgets effektiviserings/omstillingsforslag Effektiviseringsforslag (1000. kr. ) Nr. 2014 Effektiviserin

Læs mere

Standard for Programoplæg

Standard for Programoplæg Standard for Programoplæg Etablering af (institution, sted) Firmanavn. Regionshuset Viborg Koncernøkonomi Byggeri og Ejendomme PROGRAMOPLÆG Etablering af (institution, sted) ORIENTERING Al kursiv-tekst

Læs mere

Bilag 2 administrative nøgletal

Bilag 2 administrative nøgletal Økonomiforvaltningen Administrationsanalysen Bilag 2 administrative nøgletal Dato: 17. januar 2006/CB Nøgletal for administration og styring af udvikling i udgifterne Nøgletal for kommunens administrationsudgifter

Læs mere

Program for intern overvågning for Samsø Spildevand A/S

Program for intern overvågning for Samsø Spildevand A/S Slagterivej 28 8305 Samsø Tlf: 40132557 E-mail: info@samsoespildevand.dk Hjemmeside: www.samsoespildevand.dk Program for intern overvågning for Samsø Spildevand A/S 1. Indledning Formålet med et internt

Læs mere

Program for intern overvågning

Program for intern overvågning Program for intern overvågning Indhold Indledning... 4 Overvågningsansvarlig... 6 Beskrivelse af overvågningsprogrammet... 7 Operationel og daglig brug af programmet... 9 Indledning Dette er den anden

Læs mere

GODT FRA START MED KLARE FORUDSÆTNINGER

GODT FRA START MED KLARE FORUDSÆTNINGER GODT FRA START MED KLARE FORUDSÆTNINGER Kommunen har modtaget: Notat om organisatoriske konsekvenser af Løsningen Notat om potentiel effektivisering Business case redskab Vejledning og instruks til business

Læs mere

Tabel 1 Samlede besparelser for de gymnasiale uddannelser

Tabel 1 Samlede besparelser for de gymnasiale uddannelser Detaljeret gennemgang af finanslovsforslag 2011 samt dispositionsbegrænsning 2010 Regeringens forslag til finanslov 2011 blev offentliggjort tirsdag den 24. august 2010. Der er ingen egentlige overraskelser

Læs mere

Firmaprofil. Etableret 2011. OffentligPrivatDialog gik live primo 2012. Første og førende indenfor OPS management systemer og OP-Dialog

Firmaprofil. Etableret 2011. OffentligPrivatDialog gik live primo 2012. Første og førende indenfor OPS management systemer og OP-Dialog DIGITAL DIALOG Firmaprofil Etableret 2011 OffentligPrivatDialog gik live primo 2012 Første og førende indenfor OPS management systemer og OP-Dialog Vinder af IKA s Dialogpris 2014 nomineret og kåret af

Læs mere

Klagenævnet for Udbud J.nr.: 2014-0037546 (Kirsten Thorup, Helle Bøjen Larsen) 26. juni 2014

Klagenævnet for Udbud J.nr.: 2014-0037546 (Kirsten Thorup, Helle Bøjen Larsen) 26. juni 2014 Klagenævnet for Udbud J.nr.: 2014-0037546 (Kirsten Thorup, Helle Bøjen Larsen) 26. juni 2014 K E N D E L S E AV Form A/S (advokat Torkil Høg, København) mod Kalundborg Kommune (advokat Michael Lund Nørgaard,

Læs mere

Retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver

Retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver Retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver Formål Formålet med disse retningslinier for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsarbejder er at sikre, at der skabes

Læs mere

Spar penge med data fra FLIS

Spar penge med data fra FLIS Spar penge med data fra FLIS Fælleskommunalt LedelsesInformationsSystem Tjekliste: 7 spørgsmål kommunen kan stille sig selv for at skabe økonomiske besparelser ved datakøb med FLIS FLIS er ikke kun et

Læs mere

Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel. - Vejledning

Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel. - Vejledning Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel - Vejledning August 2013 Indhold 1. LÆSEVEJLEDNING... 1 2. FORMAND FOR PROGRAMBESTYRELSEN (PROGRAMEJER)... 2 3. PROGRAMLEDER... 3 4. FORANDRINGSEJER...

Læs mere

KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING. Af Jacob Kragh-Hansen, Execution Consulting Group

KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING. Af Jacob Kragh-Hansen, Execution Consulting Group KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING Af Jacob Kragh-Hansen, Execution Consulting Group KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING INDHOLD 1 PROJEKTPORTEFØLJESTYRING 2 TYPISKE UDFORDRINGER 3 RATIONALE & GEVINSTER 4 ANBEFALET

Læs mere

INDKØBSJURA 2013. Advokat hotline

INDKØBSJURA 2013. Advokat hotline INDKØBSJURA 2013 Advokat hotline Spørgsmål 1 I et udbud med mange delaftaler eller mange varelinjer kan det være hensigtsmæssigt for både ordregiver og tilbudsgivere, at man kan byde ind på flere delaftaler/varelinjer

Læs mere

INDKØBSJURA 2014. Advokat hotline

INDKØBSJURA 2014. Advokat hotline INDKØBSJURA 2014 Advokat hotline Spørgsmål 1 Ønsker rammekontraktbegreb belyst ud fra specifikke spørgsmål: En kontrakt, hvor sortimentet er fastlagt, alle priser er fastlagt, og kredsen af udbydere er

Læs mere