Opgørelse og udmøntning af konkrete besparelser ved udbud

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Opgørelse og udmøntning af konkrete besparelser ved udbud"

Transkript

1 Idékatalog Idekatalog Opgørelse og udmøntning af konkrete besparelser ved udbud Arbejdsgruppe under Ditte Nicolajsen Region Syddanmark IKA/SKI/KL I

2 Indholdsfortegnelse FORORD FUNDAMENT FOR OPGØRELSE OG UDMØNTNING AF BESPARELSER GRUNDLAG FOR BESPARELSESBEREGNING FORANKRING FORANKRING I LEDELSEN FORANKRING I INDKØBSAFDELINGEN FORANKRING DECENTRALT BEREGNING AF BESPARELSER DATAGRUNDLAG MODEL 1 RAMMEAFTALER/KONTRAKTER PÅ EKSISTERENDE OG SAMMENLIGNELIGE MATERIALER/YDELSER Besparelsesberegning på baggrund af stikprøve Udbud via Indkøbsfællesskaber eller SKI-aftaler MODEL 2 RAMMEAFTALER/KONTRAKTER PÅ NYE MATERIALER/YDELSER/PROJEKTER MODEL 3 INDIREKTE GEVINSTER UDMØNTNING AF BESPARELSER FORDELINGSMETODE - HVORDAN REGULERES BUDGETTERNE? TIDSPUNKT FOR IKRAFTTRÆDELSE AF UDMØNTNING OPFØLGNING PÅ UDMØNTNING: BILAG BILAG 1: INTERN AFTALE FOR UDBUD/KONTRAKTSTYRING BILAG 2: ANVENDELSE AF STIKPRØVER I FORBINDELSE MED BESPARELSESOPGØRELSER Side 2 af 24

3 Forord I et samarbejde mellem KL, SKI og IKA er der nedsat tre arbejdsgrupper med det formål, at sætte fokus på nogle af de udfordringer de offentlige indkøbsafdelinger står med. 1. Styrket kontraktstyring 2. Implementering, kommunikation og sikring af compliance (gruppen er nedlagt) 3. Opgørelse og udmøntning af konkrete besparelser med henblik på bedre økonomistyring. Gruppen bag dette materiale havde til opgave at komme med konkrete anbefalinger til opgørelse og realisering af gevinster ved indkøbsaftaler. I gruppen har vi konstateret, at den måde besparelser beregnes og udmøntes på er meget forskelligt for de enkelte organisationer. Vi har også konstateret, at der ikke er én facitliste for hvordan besparelser skal beregnes og udmøntes, men at den rigtige metode afhænger af en række parametre. Ved valget af metode for beregning af besparelser, indgår parametre som; findes der et nuværende indkøb til sammenligning, hvor godt datagrundlag har man, hvor mange ressourcer har man til rådighed for at opgøre besparelsen? Ved udmøntningen af besparelser afhænger valget af metode af, hvad man vil opnå med udmøntningen både i forhold til økonomi, men også i forhold til forankring i organisationen. På den baggrund har arbejdsgruppen valgt at udarbejde et Idékatalog med en række eksempler på, hvordan besparelsesopgørelser og udmøntning kan laves, suppleret med fokus på fordele og ulemper ved de forskellige metoder og særlige opmærksomhedspunkter. Målgruppen for Idékataloget er beslutningstagere og praktikere, der skal arbejde med besparelsesopgørelser i hverdagen. Arbejdsgruppen har bestået af følgende medlemmer: Gitte Lykke Hove, Gribskov Kommune Knud-Erik Larsen, Esbjerg Kommune Christian Bogø Lindemer, Gentofte Kommune Jacob Plougmand Kynde, Mariagerfjord Kommune Grethe Laugesen, Region Midtjylland Iben Dreyer Jakobsen, Region Midtjylland Ditte Nicolajsen, Region Syddanmark og bestyrelsesmedlem IKA (tovholder) Vi håber I vil finde inspiration i vores idékatalog. Århus maj 2014 Side 3 af 24

4 1. Fundament for opgørelse og udmøntning af besparelser 1.1 Grundlag for besparelsesberegning Opgørelse og udmøntning af besparelser på indkøbsaftaler er kommet på dagsordenen i det offentlige Danmark. Besparelsesopgørelser er en god mulighed for at dokumentere fordelen ved indkøbsafdelingens aftaler, og flere steder udmøntes besparelserne ved budgetforhandlinger. Opgørelse og udmøntning af besparelser skal understøttes af strategien for indkøbsafdelingen for at give mening. Beregning af besparelser er en del af Indkøbscyklussen, og kan kun meningsfuldt opgøres og udmøntes, hvis der er styr på de øvrige dele heraf. Nedenstående figur illustrerer sammenhængen i indkøbscyklussen. Opfølgning (Compliance) Udmøntning af besparelser Udmøntning af besparelser Mål for indkøbsafdeling Gennemførelse af udbud Datagrundlag og Beregning Forankring Figur 1: Indkøbscyklussen 1. Mål for indkøbsafdelingen Afdelingens mål skal være tydelige. For eksempel: Antallet af udbud der gennemføres (genudbud/nye) Samlet kontraktsum af de udbud der gennemføres Den samlede besparelse på området i kr. som udbuddene medfører Den samlede besparelse i TCO-betragtning 1 som udbuddene medfører (tid, ressourcer, arbejdsgange, kr.) Det anbefales, at målene for afdelingen er direkte forbundet med formålet med opgørelse og udmøntning af besparelser. Skal der leveres opgørelser til hospitalsledelser/direktører er det nødvendigt, at et 1 TCO: Total Cost of Ownership Side 4 af 24

5 besparelsesmål for afdelingen er sat, samtidig med at der er afsat ressourcer til at gennemføre beregningerne og følge op på dem. 2. Gennemførelse af udbud På baggrund af organisationens udbudsplan gennemføres udbud. 3. Forankring Forankring af beregningsmetode samt udmøntning af besparelser skal ske både i ledelsen, i indkøbsafdelingen og decentralt. Forankring handler i høj grad om accept af beregningsmetoder, placering af ansvar for at udarbejde beregningerne samt udmelding om hvordan besparelserne skal udmøntes. Der er fordele og ulemper ved enhver beregningsmetode, og det er vigtigt at få accept, centralt og decentralt, omkring hvilken metode der anvendes. Såfremt opgørelserne skal anvendes til direkte udmøntning af besparelser, må det forventes, at kravene til beregningsmetoden er høj. Der skal også tages højde for hvor kompleks metoden er, da det ofte også hænger sammen med tids- og ressourceforbruget. Overstiger tiden brugt på beregning værdien af den reelle anvendelse af den? Hvor høj en usikkerhed kan der accepteres? Foruden accept af beregningsmetode er det også essentielt, at ansvaret for udførelsen af selve beregningerne er fastlagt, så der aldrig er tvivl om, hvem der skal levere hvad. Herudover skal formålet med at beregne besparelserne være tydeligt. Der skal således tages beslutning om, hvordan opgørelserne skal anvendes ift. udmøntning, og dette skal kommunikeres tydeligt til de decentrale enheder. I afsnit 2 gennemgås forankring i Ledelsen, Indkøbsafdelingen og Decentralt Datagrundlag og beregning En forudsætning for at der kan opgøres besparelser er, at indkøbsrelevante data er til stede. Hvilke opgørelser der kan udarbejdes afhænger af, hvilket datagrundlag man har til rådighed. Der er stor forskel på, om man har data til rådighed på laveste detaljeringsniveau (varelinje, varenummer, stk., pris mv.), eller om man kun har posteringslinjer at arbejde med. Hertil kommer, at datakvaliteten også spiller en stor rolle, da beregningerne skal være troværdige. I afsnit 3 gennemgås en række forskellige beregningsmetoder. 5. Udmøntning af besparelser Overordnet er der to måder at udmønte besparelser på, hvilket er illustreret i indkøbscyklussen ved den grå og den orange boks på forskellige placeringer i cyklussen: En estimeret indkøbsbesparelse fordeles i forhold til forvaltningernes/enhedernes samlede indkøb der tages ud af budgetterne på forhånd (foretages inden udbud er gennemført), Dokumenterede gevinster trækkes ud af budgetterne ved budgetrevisioner i løbet af året (foretages efter gennemført udbud og beregnet samlet gevinst). Hertil kommer, at der skal fastlægges retningslinjer for hvornår en besparelse tæller med. Skal der eks. indregnes en implementeringsperiode, hvor besparelsen ikke tæller 100 %? I afsnit 4 gennemgås udmøntning af besparelser. 6. Opfølgning på udmøntning: Compliance Udmøntning af besparelser giver ikke mening, uden der følges op på aftaleoverholdelsen (compliance). Hvis en aftale ikke anvendes, vil det alt andet lige blive svært for afdelingen/institutionen at indhente den forventede besparelse. Compliance-analyser giver ledelsen et værktøj til at sætte ind på de områder, hvor aftaleoverholdelsen er lav. 2 Decentrale enheder defineres i notatet som de enheder der faktisk køber ind, dvs. institutionen, skolen, sygehusafdelingen mv. Side 5 af 24

6 Mål for indkøbsafdeling Opfølgning (Compliance) Udmøntning af besparelser 2 Forankring Udmøntning af besparelser Gennemførelse af udbud Datagrundlag og Beregning Forankring For at opnå en succesfuld udmøntning af besparelser er det nødvendigt, at det er forankret hos alle de påvirkede interessenter; beslutningstagerne (ledelse), brugerne (decentralt) og udøverne (indkøbsafdelingen). 2.1 Forankring i Ledelsen Direktionen bør være med i udarbejdelsen af udbuds- og indkøbsstrategien, for dermed at fastsætte ambitionerne for indkøb i kommunen/regionen. Den øverste ledelse bør stå i spidsen for kommunikation med fagchefer og relevante medarbejdere for at sikre udmøntning af strategien. Med udgangspunkt i den årlig planlagte udbudsplan, bør der foregå en løbende ledelsesinformation for at sikre en tæt dialog og opfølgning i forhold til den strategiske udbudsplanlægning. En sådan ledelsesinformation, kunne indeholde mål og effekt på indkøbstiltag, overordnet compliance-analyse (aftaleloyalitet), overblik over igangværende udbud og kommende udbud, oversigt over gevinstrealisering og anvendte metoder til høstning af gevinster. Kun igennem en forankring og løbende dialog med ledelsen, kan man sikre at gevinstrealiseringen høstes med udgangspunkt i den strategiske udbudsplanlægning. I det følgende ses 3 eksempler på hvordan udmøntning af besparelser kan forankres i ledelsen. Eksempel på forankring af beregningsmetode Der blev i Direktions- og chefgruppen nedsat en arbejdsgruppe bestående af udvalgte fagchefer, der skulle tage stilling til hvilken metode, der skulle anvendes til beregning af udbudsbesparelser. Indkøb havde udarbejdet 3 metoder, som varierede i kompleksitet: Let - Metoden bygger mere eller mindre på grønthøstermetoden* og var meget lidt ressourcekrævende Mellem - Metoden er mere ressourcekrævende og bygger på anvendelsen af stikprøver. Økonomikonsulenten fra det pågældende område skal sige ok til beløbet inden det fratrækkes fagområdet (Indkøb anbefalede denne metode). Kompliceret - Metoden er en 100 % beregning af besparelserne på alle varelinjer Arbejdsgruppen valgte Mellem - metoden, bl.a. pga. mangel på ressourcer, samt det faktum af den komplicerede metode ikke nødvendigvis ville give en ekstra værdi. Kilde: Mariagerfjord Kommune * Definition: fordeling af besparelser i forhold til udvalgenes/enhedernes andel af årsbudgettet. Side 6 af 24

7 Eksempel på forankring i ledelsen via styregruppe Styregruppen for Strategisk Indkøb består af et medlem fra hvert sygehusområde. Medlemmerne skal være ansvarshavende direktører for det administrative, økonomiske eller lægefaglige område. Her udover er regionens økonomidirektør og Indkøbschef faste medlemmer af Styregruppen. Styregruppens overordnede formål er i samarbejde med regionens indkøbsafdeling at sikre højeste ledelsesmæssige fokus og opbakning til indkøb på regionens sygehuse, med henblik på at sikre de rigtige produkter og ydelser på rette tid og sted, til lavest mulige totalomkostninger. Styregruppen er øverste ansvarlige for at sikre, at der er ressourcer til gennemførelse af regionens udbud af varer og tjenesteydelser, som anvendes på sygehusene. Styregruppens beslutninger skal understøtte regionens overordnede mål herunder Danske Regioners mål for 2015 på indkøbsområdet og sikre, at indkøb kan fungere effektivt og optimalt, og gennem intelligent forpligtende indkøb, være med til at sikre flere penge til sundhed og patientbehandling med fokus på den samlede værdikæde (TCO), og den effekt det skaber. Herunder lovliggørelse af vores indkøb jf. EU s udbudsdirektiver og til stadighed sikre bedre og billigere innovative løsninger i sundhedssektoren. Dette indebærer bl.a.: Prioritering af udbudsområder Sikring af ejerskab for aftalerne ved bl.a. brugerinddragelse og brugeransvar i indkøbsprocessen Sikring af højest mulig aftaleloyalitet på indkøbsaftalerne, herunder øget anvendelse af indkøbssystemet Beslutning om opfyldelse af klimastrategien i udbuddene Prioritering af lager- og logistikstruktur, herunder logistikoptimeringsprojekt Der afholdes møder 3 gange årligt. På møderne fremlægges besparelsesopgørelse for gennemførte udbud. Kilde: Region Syddanmark Eksempel på forankring af besparelsesmål for indkøb via budgetforhandling Ved budgetlægningen for 2013 blev der i forbindelse med en ny strategi på indkøbsområdet vedtaget, at hente en yderligere gevinst på indkøbsområdet på 6,4 mio. kr. årligt i budgetåret og de 3 overslagsår. De 6,4 mio. kr. fremkommer på følgende måde: Tiltag Mio. kr. spares Gevinst ved 17 nye udbud på områder der ikke har været udbudt før 5,0 Gevinst ved indsnævring af sortiment 1,2 Afgift på 10 % for køb udenfor kontrakt 3,8 I alt 10,0 - Ansættelse af 4 nye udbudskonsulenter 3,6 Netto besparelse 6,4 Den økonomiske udvikling dokumenteres ved hjælp af et Indkøbsanalysesystem, som ugentligt opdateres med fakturadata. Gevinsterne ved nye udbud samles på et regneark. Gevinsten fordeles på forvaltningerne i f. t. hvor meget de har brugt de nye aftaler. Afgiften styres via et indkøbsanalysesystem. Der er ca. 40 brugere af Indkøbs - Ledelsesinformationsystemet. De kan på et hvilket som helst tidspunkt bl.a. se hvor og hvad deres forvaltning har købt udenfor kontrakt. Kilde: Esbjerg Kommune Side 7 af 24

8 2.2 Forankring i Indkøbsafdelingen Gruppen anbefaler, at én medarbejder er hovedansvarlig for at samle og ajourføre gevinstberegningerne, sikre at der laves gevinstberegning på alle udbud samt præsentere dem for ledelsen (eksempelvis Indkøbscontroller). Om denne person også skal lave selve gevinstberegningen, eller det skal ligge hos den enkelte udbudskonsulent, ser gruppen ikke noget entydigt svar på. Der er fordele og ulemper ved begge modeller. Én medarbejder udfører alle gevinstberegninger Fordele: Sikrer ensartethed i beregningsmetode Mere erfaring med opgaven og dermed højere kvalitet Der kan udnævnes en person der har både interesse og kvalifikationer Hver udbudskonsulent laver selv gevinstberegninger Fordele: Fokus allerede fra opstart af udbud på at data også skal bruges til udarbejdelse af gevinstberegning. Viden om andre tiltag end de direkte økonomiske som har medført en gevinst. Undgår flaskehalse og personafhængighed Der kan med fordel udarbejdes en skabelon til beregningen af besparelsesopgørelsen. Især hvis opgaven uddeles til flere medarbejdere. Ligeledes kan man vælge at lade én kernemedarbejder lave kvalitetskontrol af den udarbejdede gevinstberegning. I det følgende ses 3 eksempler på hvordan udarbejdelsen af besparelsesberegninger kan organiseres i indkøbsafdelingen. Eksempler på krav til besparelsesdokumentation Alle godkendte besparelser skal indmeldes til NAVN, der registrerer i Indkøbs besparelsesark liggende på Indkøbs fællesdrev; [STI] under [FILNAVN]. Der vil blive foretaget audit af NAVN, og det er samtidig vigtigt, at den enkelte Indkøbskonsulent er objektiv og realistisk. Alle Indkøbsbesparelser skal dokumenteres med angivelse af minimum følgende punkter: Tydeliggørelse af metodevalg. Beregning af besparelse. Tydeliggørelse af forudsætninger for besparelsesopgørelse, herunder usikkerheder ved eventuel prognotisering. Eventuelle Business Cases skal indgå i dokumentationen. Dokumentationen skal være placeret i mappen "Besparelses dokumentation" på: [STIxx]. Kilde: Gentofte Kommune Eksempel hvor den enkelte udbudsansvarlige selv udarbejder gevinstberegning Efter endt udbud laver den enkelte udbudsansvarlige selv gevinstberegningen, på baggrund af statistik enten fra leverandør eller indkøbssystem. Af afdelingens kvalitetsstyringssystem er fastsat en procedure for beregning af gevinst. Efterfølgende foretager Indkøbscontroller kvalitetskontrol af beregningen og sammenholder til data i økonomisystem Indkøbscontroller samler alle gevinstberegninger og sikrer der udarbejdes gevinstberegning på alle områder. Kilde: Region Syddanmark Side 8 af 24

9 Eksempel på samarbejde på tværs af afdelinger (Trojka) Kommunens udbudskonsulenter er forankret i et kontraktstyringsteam, i Koncernstyringsafdelingen. Kontraktstyringsteamet har medarbejdere, der med de forskellige kompetencer, dels er med til at fastlægge strategier og politikker for udbud og indkøb, og dels er samarbejdspartnere i forbindelse med konkrete udbud og kontraktstyring. Ethvert udbud foregår i et tæt samarbejde mellem udbudskonsulenterne, de økonomiske controllere i Koncernstyring, og en fagperson. Udbudskonsulenten har ansvaret for gennemførelse af udbud De økonomiske controllere har kompetencerne indenfor økonomien, beregning af baseline, budgetforudsætninger og gevinstrealisering på det specifikke fagområde hvor udbuddet er forankret. Fagpersonen er udvalgt som nøgleperson i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikationer og gældende krav til serviceniveau for udbudsområdet. Der udarbejdes sammen en intern aftale for gennemførelsen af udbuddet. Se bilag 1. Kilde: Gribskov Kommune For at sikre fokus på udarbejdelse af gevinstberegning i Indkøbsafdelingen, er det vigtigt at Indkøbsafdelingen er motiveret for opgaven. Dette kan blandt andet sikres ved, at der i afdelingens mål er opsat konkrete KPI er for besparelser ved udbud. Det kan ligeledes være motiverende, hvis der er indbygget mulighed for resultatløn eller muligheden for ansættelse af flere medarbejdere, hvis det kan påvises, at der er mulighed for at lave fremtidige besparelser. Eksempler på måder at sætte internt fokus, i Indkøbsafdelingen, på gevinstberegning På afdelingsmøde gennemgås oversigt, fordelt på udbudsområder over realiserede besparelser indeværende og næste år. Holdes op i mod de fastsatte mål. Krukke med bold for hver sparet million samt markering af mål, placeret centralt sted i afdelingen Afdelingsarrangement for at fejre når det fastsatte mål er nået. Kilde: Region Syddanmark Det kan være problematisk for motivationen i indkøbsafdelingen, hvis indkøbsafdelingen oveni arbejdet forbundet med udbud og aftaleimplementering, også skal udmønte gevinster med samme gruppe kollegaer. Organisationen kan blive negativ over for indkøbsafdelingens aftaler, og derfor ikke ønske at deltage aktivt i arbejdet omkring udbud. Man kan i stedet udmønte gevinster i samarbejde med økonomifunktionen, kombineret med en motivationsordning/dele-ordning med organisationen, hvor man deler gevinster, eller måske blot synliggør indkøbsgevinster, og beslutninger omkring udmøntning foretages andet steds. Side 9 af 24

10 2.3 Forankring decentralt Det vigtigste for at opnå decentral forankring, er at kommunikere, at der er ledelsesmæssig opbakning, både til besparelsesopgørelsen og den efterfølgende udmøntning. Det har endvidere stor betydning, at kommunikere hvordan besparelsen er opgjort, både på en måde der er hurtig at forstå og som fremstår retfærdig. For at skabe troværdighed omkring de udmeldte besparelser er det en fordel, hvis den enkelte bruger ved sit køb kan se sammenhængen til denne. Eksempel på decentral forankring Indkøbskonsulenten og aftaleejer sikrer accept af baseline og besparelsesopgørelsesmetode som følgende: Indkøbskonsulenten skal sammen med aftaleejer fastlægge baseline forud for et udbud. Baseline er således udgangspunkt for udmåling af efterfølgende opnået besparelse. Baseline kan være udtrykt ved et budgettal eller omkostning året før på sammenlignelige ydelser. Indkøbskonsulenten skal sammen med aftaleejer efter gennemført udbud fastlægge metode og dokumentation for opgørelse af besparelse. I tilfælde af at besparelsen rammer mange enheder og der ikke kan identificeres en enkelt aftaleejer, afklares besparelseseffekten med et repræsentativt udvalg og/eller primære brugere af aftalen, som så er gældende for alle omfattede enheder. Eksempel på inddragelse af arbejdsgruppen Indkøbskonsulenten sikrer at opgaveområdet/arbejdsgruppen har godkendt besparelsen skriftligt, eksempelvist på . Kilde: Gentofte Kommune Eksempel på decentral forankring af metode til udmøntning (gulerod) Hospitalsledelserne har fået følgende fordelingsnøgle til inspiration. Nøglen tilgodeser at afdelingerne skal have dækket implementeringsomkostninger ved nye aftaler, og samtidig får del i den økonomiske gevinst der kan hentes ved at anvende den. I de tilfælde hvor besparelsen er så stor, at det vil give ulige økonomiske vilkår afdelingerne imellem, hvis hele besparelsen tilfalder afdelingen, fordeles en del heraf til hospitalsledelsen. Kilde: Region Midtjylland Besparelse pr. år Fordelings- Nøgle kr. 100 % Afd ,5mio.kr. 50 % Afd. 50% Hosp. > 0,5 3 mio. kr. 30 % Afd. 70% Hosp. > 3 mio. kr. 100 % Hosp. Side 10 af 24

11 Mål for indkøbsafdeling Opfølgning (Compliance ) Udmøntning af besparelser 3 Beregning af besparelser Udmøntning af besparelser Gennemføre lse af udbud Datagrundla g og Beregning Forankring Der findes flere forskellige beregningsmetoder til opgørelse af besparelser, alle med hver deres fordele og ulemper. Arbejdsgruppen er enige om, at det ikke er optimalt at lægge sig fast på én enkelt metode til alle opgørelser, da valg af metode er tæt forbundet med den type af aftale, der er indgået. Det er vigtigt at vurdere om den anvendte metode er rigtig, og om beregningen favner den opnåede besparelse, således at der opnås en retvisende og dokumenterbar besparelse. Kort sagt findes der ikke én metode, der kan rumme alle udbud. Gruppen anbefaler, at man inden for egen organisation får fastlagt hvilke beregningsmetoder der anvendes, så samme type udbud beregnes på samme måde. I dette afsnit præsenteres 3 modeller for beregning af besparelser, der tager udgangspunkt i udbudsområdet. Model 1 Rammeaftaler/kontrakter på eksisterende og sammenlignelige materialer/ydelser Model 2 Rammeaftaler/kontrakter på nye Materialer/Ydelser/Projekter Model 3 Indirekte gevinster Der udover er der en række punkter man bør være opmærksom på: Baseline beregning o Har der været unormalt høje prisreguleringer i kontraktperioden, hvorfor baseline er for høj? Compliance o Kan der forventes en 100 % compliance eller skal der reguleres for dette? o Vil de beregnede besparelser blive udhulet, fordi det er nødvendigt at tilpasse sortimentet i forbindelse med implementeringen? Øvrigt sortiment o Dækker udbuddet hele sortimentet eller skal der korrigeres for øvrigt sortiment (80/20 reglen)? Arbejd altid med forudsætninger for effektberegninger: o Kun sjældent kan beregninger og tal stå alene, og derfor må tallene ofte understøttes med prosa. Varierende behov/varekurv: o Udgangspunktet for beregning kan fx være gennemsnit af antal varer købt på sidste kontrakt, en repræsentativ periode x til hel periode (fx 1 år) eller forventet fremtidigt indkøbsbehov. Grundlag for effektberegning: o Beregn effekt ud fra et afstemt økonomisk grundlag, og bliv efterfølgende enige om beregningens effekt (= reelle og ikke usynlige besparelser) Vurdér beregningsmetode: o Overvej mest optimale beregningsmetode. Beregnes effekt af aftale vedr. fx kontorartikler på vare og enhedsniveau, vil det være ressourcetungt. Mere overordnede beregninger, kan være valide det handler om metode og behandling af datagrundlag, og organisationen skal stole på beregningernes validitet. Side 11 af 24

12 3.1 Datagrundlag Et yderligere opmærksomhedspunkt er det datagrundlag beregningerne baseres på. De forskellige metoder kræver data i forskellige detaljeringsgrader. Overordnet er arbejdsgruppen dog enige om, at et indkøbsanalysesystem der anvender fakturalinjer i xml-format 3, er en stor hjælp. I fakturadata, er data for hver eneste varelinje angivet (tekst, vare-id, antal stk., pris mv.). Dette er en stor fordel, set i forhold til økonomidata hvor én postering sagtens kan indeholde flere varelinjer og teksten er ikke altid retvisende for hvad indholdet er. Der er en kobling imellem databehov/tilgængelighed og hvilken beregningsmetode der anvendes, og det bør der tages højde for, når man fastlægger beregningsmetoder indenfor egen organisation. Alternativt kan anvendes data fra indkøbssystem eller statistik fra leverandør. Data fra indkøbssystem forudsætter, at der er en høj E-handelsandel (fx handsker 98 %). Leverandørstatistik forudsætter, at man kender alle leverandører inden for området, at de er villige til at udlevere statistik på det ønskede detaljeringsniveau, og at der er tillid til de udleverede data. 3.2 Model 1 Rammeaftaler/kontrakter på eksisterende og sammenlignelige materialer/ydelser Den mest præcise opgørelse kan laves på aftaler der vedrører et fortløbende forbrug, her kan nuværende forbrug anvendes som baseline. Det er dog vigtigt at være opmærksom på om sammensætningen af den nye aftale medfører en ændring i forbrugsmønsteret, så gammelt forbrug ikke er lig med fremtidigt forbrug. Eksempel på beregning, model 1 Besparelsen er her udtryk for prisforskellen mellem gammel aftale og ny aftale, herefter kaldet marginalbesparelsen, ganget med mængden. Er mængden ikke fastsat ved rapporteringstidspunktet, foretages en prognose i den kommende periode. Ved større værdimæssige rammeaftaler skal den opgivne omsætning eller besparelse valideres omkring årets eller aftalens afslutning. Besparelsen beregnes som: Gammel enhedspris - Ny enhedspris Marginal besparelse * mængde = Marginal besparelse = Indkøbsbesparelse I særlige tilfælde efterkontrolleres den faktiske besparelse et år efter kontraktunderskrivelsen. Kilde: Gentofte Kommune 3 XML-format dækker både den gamle OIOXML-standard og den nye OIOUBL-standard. Side 12 af 24

13 Eksempel på beregning, model 1 ved hjælp af økonomisystem Data fra økonomisystem (Prisme) trækkes ud via en autorapport sat op af medarbejder i økonomienheden. Rapporten indeholder bl.a. data om varenummer, varetekst, antal, enhedspris, afdeling der har købt, registreringskontonummer mv. for kalenderåret før den nye kontrakt træder i kraft. De historiske data sammenholdes så vidt muligt via formler i Excel med varer og priser på den nye kontrakt. Denne del indebærer en hel del manuelt arbejde. Når de historiske data er sorteret og segmenteret så de modsvarer det der indgår i tilbudslisten på den nye kontrakt, ganges sidste kalenderårs mængder op med de nye priser. Dette sker for hver varelinje således at forskellen fremgår af hvert enkelt registreringskontonummer Forskellen summes op, og den samlede gevinst kan oplyses Herefter summeres udbudsgevinsterne sammen for hvert registreringskontonummer, og der udarbejdes et regneark til budgetafdelingen der herefter kan budgetomplacere gevinsten fra de enkelte registreringskontonumre og til en central konto som Byrådet råder over Tidsforbruget er varierende alt efter kontraktens kompleksitet i antal og typer af varer eller tjenesteydelser. De helt tunge udbud kan godt kræve mere end 40 timers arbejde pr. kontrakt. Kilde: Høje-Taastrup Kommune Man kan med fordel overveje hvordan gevinstberegningen skal udarbejdes allerede når data til udbuddet indhentes. Se eksempel nedenfor. Eksempler på beregning, model 1 med udgangspunkt i statistik indhentet til brug for udarbejdelse af tilbudslisten Besparelse beregnes pr. positions-nr. på tilbudsliste, som (gammel pris-minus ny pris) x forbrug i foregående 12 mdr. og forudsætter et uændret indkøbsvolumen. Ved opstart af udbud indhentes statistik til brug for udarbejdelse af tilbudslisten enten fra indkøbssystem, OIO-database eller fra leverandør. Pris pr. enhed gemmes i statistikark. På arket påføres positionsnummer inden forbrug mm. overføres til tilbudsliste. Således kan ny pris efterfølgende hentes over i statistikarket via et L-opslag* og besparelsen kan hurtigt beregnes. Der regnes både på positive som negative besparelser. Besparelse opgøres pr. sygehus, hvorfor det er vigtigt ved indhentning af statistik at få forbruget i enheder og kr. opdelt pr. sygehus. Hvor det ikke er muligt at specificere på sygehus niveau, bliver besparelserne fordelt forholdsmæssigt efter sygehusenes forbrug under øvrig drift art 2.7, i foregående års regnskab. Kilde: Region Syddanmark *Excel-funktion: Søger efter en værdi i den første kolonne i en tabelmatrix og returnerer en værdi i den samme række fra en anden kolonne i tabelmatrixen. Side 13 af 24

14 Eksempel på beregning, model 1 med prisfremskrivning I KK har vi færre regler / metoder, og kun én model til besparelsesberegninger, som vi til gengæld er konsekvente omkring brugen af. De er selvfølgelig clearet med ledelse og forvaltninger og er som følger: Baseline er altid foregående kalenderår, dvs. i år er det Fordeling af indkøb i baselineåret tager som udgangspunkt ikke hensyn til unormalt højt/lavt forbrug i de enkelte forvaltninger. Alle beregninger og beregningsforudsætninger sendes til høring i forvaltningerne, og hvis disse har indsigelser, tages det op på en case-by-case basis. Budgettet beskæres altid pba. forventninger om 100 % compliance - Det giver dermed en ekstra tilskyndelse til enhederne til at overholde aftalerne. Besparelserne udføres altid pba. sammenligning af enhedspriser, men kun for de enheder, hvor det er muligt at finde sammenlignelige før-priser. Det afhænger meget af datakvaliteten på det enkelte indkøbsområde. Områder hvor vi kun har før-priser på halvdelen af de enheder, der indgår i aftalen, bliver besparelsen mindre, end hvis vi kunne finde før-priser på alle enhederne. Før-priser, baselineindkøb, besparelsesgevinster alt prisfremskrives til det kommende budgetår, dvs. i år prisfremskrives alle tal til 2015-p/l niveau. Ved ovenstående regler undgås det, at controllerne bruger meget tid på at kontrollere hver enkelt beregning for mulige undtagelser til baseline m.v. Kilde: Københavns Kommune Besparelsesberegning på baggrund af stikprøve Er forbrug ikke opgjort i forbindelse med udbud, kan der laves en gevinstbesparelse baseret på stikprøve af fakturaer. Der vil være en statistisk usikkerhed. Derfor er det vigtigt at supplere metoden med sund fornuft, har man eksempelvis ramt mange stikprøver med lille omsætning, bør man udvælge en større stikprøve. Den statistikke usikkerhed skal opvejes imod den ressourcebesparelse der kan opnås ved at bruge metoden. Stikprøvens størrelse kan reguleres i forhold til acceptabel usikkerhed. Side 14 af 24

15 Eksempler på beregning, model 1 stikprøvebaseret Når et område er udbudt undersøges det samlede forbrug for et normalt kalenderår, hvilket gøres ved hjælp af indkøbsanalysesystem eller økonomisystem. Rå data tilrettes, så det kun er relevante varelinjer, der er med. Herefter udtrækkes alle fakturanumrene, der danner grundlaget for besparelsesprocenten. Som udgangspunkt vælges stikprøver af ovennævnte fakturanumre, der danner grundlaget for besparelsesprocenten. Stikprøvestørrelser: Antal Faktura Stikprøvestørrelse 1200 < < Når fakturaerne er udvalgt, beregnes besparelsesprocenten ved på varelinjeniveau at erstatte de købte varer med alternativer fra den udbudte tilbudsliste. En faktura vil typisk indeholde flere varelinjer. Det samlede forbrug, der blev beregnet tidligere, bruges til at finde den samlede besparelse på udbudsområdet ud fra stikprøvens besparelsesprocent. Kilde: Mariagerfjord Kommune Se Bilag 2: For uddybning Udbud via Indkøbsfællesskaber eller SKI-aftaler Er den nye aftale et udbud der er gennemført af en anden enhed (eks. Kommunefælleskab eller SKI), mangler man den direkte sammenkædning mellem nuværende leverandør og tilbudsliste. Ofte vil ens nuværende leverandør være en af Tilbudsgiverne på udbuddet, og den anden enhed vil derfor kunne lave en sammenkædning mellem de udbudte positioner og nuværende leverandørs varenr. Man kan på denne måde sammenkæde nuværende forbrug med priserne på den nye aftale. Eksempel på beregning af besparelse ved fælles udbud (eksempelvis kontorartikler) Kommunen har i dag leverandør A. Leverandør A og B byder ind på Fællesudbud. Leverandør B vinder. Kommunen har selv nuværende priser og varenr. hos leverandør A. For at kunne opgøre den fremtidige besparelse har kommunen brug for leverandør B s priser på samme varer = pris fra fællesudbud. Kommunen modtager fra den enhed der har gennemført udbuddet, de varenumre Leverandør A har budt ind med på udbuddet, og på hvilke positionsnumre. Ud fra ovenstående oplysninger kan kommunen via et par L-opslag sammenkoble ny og gammel leverandør I dag: blå kuglepen leverandør A varenr (pris og forbrug er i eget system) Tilbudsliste: Leverandør A varenr = position 333 Position 333 = Leverandør B varenr (pris fremgår af ny aftale) Kilde: fiktivt eksempel Side 15 af 24

16 Arbejdsgruppen har været i kontakt med SKI, for at høre om de kan udlevere de ønskede data. Det er af juridiske årsager pt. ikke muligt, men SKI vil arbejde videre med det for deres fremtidige aftaler. 3.3 Model 2 Rammeaftaler/kontrakter på nye Materialer/Ydelser/Projekter I situationer hvor der udbydes et nyt område, et enkelt køb, eller et anlægskøb, kan det være svært at fastsætte en korrekt baseline til at lave beregning ud fra. Mulige metoder kan være: Faktisk pris i forhold til afsat bevilling (ex. Anlægsbevilling). Det bør dog overvejes om den afsatte bevilling er retvisende. Pris på valgte tilbud i forhold til gennemsnittet af alle tilbud. Skal overvejes meget. Tilbydes den samme vare? Er der unormalt lave tilbud? Eksempel på beregning i model 2 Besparelsen fastsættes ud fra et beregnet gennemsnit af de indkomne tilbud minus værdien på den indgåede rammeaftale/kontrakt. Hvis der ikke er en baseline for omsætningen, kan denne fastsættes ud fra budgettet fra opgaveområdet eller projektet til den pågældende anskaffelse. Eksempel på projekter med fast budget, evt. anlægsbevilling: Case: Energimærkning Case: Anlægsbudget Aftale/Kontrakt Effektberegning Behov: Afstemt proces politisk og administrativt i forhold til ikkeforbrugte midler. Projektbeskrivelse: Kommunen skal have udført opgave vedrørende Bevilget ramme til opgaven er: 5,00 mio. kr. Tekst: Leverandørs tilbud på opgaven Kontraktsum: 3,50 mio. kr. (Evt. økonomiske forbehold som kan påvirke den endelige kontraktsum) Total effekt-beregning Bevilget ramme: 5,00 mio. kr. Kontraktsum: 4,00 mio. kr. (inkl. forventet 0,5 mio. kr.) Negativ bevilling: 1,0 mio. kr. Bemærk: Bevillinger må udelukkende anvendes til de specifikke formål som bevillingen er til og kan ikke indgå i regnskabet, men skal -bevilges. Kilde: Gentofte Kommune 3.4 Model 3 Indirekte gevinster Ofte er det relevant, udover de direkte besparelser, at indregne indirekte gevinster, som kan have en lige så stor økonomisk effekt som den direkte gevinst. God kvalitet er som regel dyrere, men inddrages for eksempel arbejdstiden i den proces som varen indgår i, kan den samlede løsning være den økonomisk mest forsvarlige. Nyt sortiment kan have fordele for brugeren/effektivitet der ikke direkte kan prissættes Administrative besparelser, som eksempelvis lettere ordre- og fakturabehandling, færre fakturaer, mindre håndtering af varer og affald. TCO-omkostninger som evt. også har indgået som evalueringspunkt i udbuddet: Biler: Vægtafgift, benzinforbrug, automatgear=mindre slid på knæ=mindre sygefravær Levetid på produktet Lavere elforbrug: Forudsætning om pris pr. kw, indgår typisk også i tildelingen. Færre bleskift Side 16 af 24

17 Forbrugsstoffer til udbudt maskine medtages i udbud. Afprøvning af eksempelvis beklædning sker på arbejdspladsen eller hos leverandør. Afprøvning hos leverandør kan medføre omkostninger i forhold til tidsforbrug og kørsel. Udskiftning af dispenser (eks. sæbe). Hvem skal betale for nye dispensere, nedtagning og opsætning? Logistikgevinster; herunder besparelse i arbejdstid. Ændring af metode der medfører procesoptimering, eks. Hurtigere patientbehandling. Er der udarbejdet en businesscase i forbindelse med udbuddet, kan denne indeholde punkter, der også bør indgå i gevinstberegningen. Eksempel på procedure for beregning model 3 Udover rene prisbesparelser på ydelsen/produktet skal der arbejdes med og opgøres opnåede besparelser baseret på TCO betragtninger, således at eventuelle afledte besparelser målt på alle elementer i varens/ydelsens pris (forsyningskæden) skal opgøres. Eksempelvis procesforbedringer, logistikforbedringer, energiforbrug etc., som kan værdisættes. Hvor værdisætning ikke er mulig, bør dog som minimum beskrives og accepteres de tilvejebragte forbedringer. Kilde: Gentofte Kommune Den nye aftale kan også indebære en forringelse, dette kan især være tilfældet første gang et område udbydes fordi tilbudsgiverne optimerer deres omkostninger for at vinde kontrakten. Eksempelvis via en serviceforringelse. For yderligere information om beregning af TCO henvises til Miljøstyrelsens TCO-projekt. Side 17 af 24

18 Mål for indkøbsafdeling Opfølgning (Compliance) Udmøntning af besparelser 4 Udmøntning af besparelser Udmøntning af besparelser Gennemførelse af udbud Datagrundlag og Beregning Forankring 4.1 Fordelingsmetode - Hvordan reguleres budgetterne? Overordnet er der to metoder at udmønte besparelsen på: Eller En estimeret indkøbsbesparelse fordeles i forhold til forvaltningernes / enhedernes samlede indkøb der tages ud af budgetterne på forhånd (foretages inden udbud er gennemført) Dokumenterede gevinster trækkes ud af budgetterne ved budgetrevisioner i løbet af året (foretages efter gennemført udbud og beregnet samlet gevinst) Der er fordele og ulemper ved begge metoder. Den første metode er nemmest, at administrere, men kan opleves uretfærdig af de ramte afdelinger. Samtidig er metoden meget upræcis, da man ikke på forhånd kender den eksakte besparelse, men alene må basere sig på hvor meget man plejer at spare på et udbud af denne slags (her skelnes ofte mellem første gangs udbud og genudbud). Samtidigt er der risiko for, at der foretages omprioritering af udbudsplanen, hvorfor forventede udbud forsinkes og beregnet besparelse forsinkes. Endeligt vil man ofte stå i den situation, at man efter gennemførelsen af udbud kan konstatere, at den opnåede besparelse ikke stemte overens med den forud kalkulerede, og der skal så tages stilling til om denne mer-/mindre besparelse skal udmøntes. I så fald vil det betyder ekstra budgetændringer. Fordelen er, at budgettet tilrettes fra en start med det beregnede beløb. Det er jo som oftest ikke lige vand på områdernes mølle, og balladen er der på budgetlægningstidspunktet. Når så det er overstået, er det næsten glemt, og besparelsen er druknet i alle de andre besparelser. Den anden metode stiller krav til den dokumentation, der skal være grundlag for udmøntningen, og der er risiko for uenighed mellem det centrale og decentrale niveau i fortolkningen af de opsatte regler omkring gevinstberegningen og fordelingen på forvaltnings- /enhedsniveau. Ulempen er, at der er fokus fra alle sider under hele forløbet, og der er grobund for fortolkninger indsigelser osv. Side 18 af 24

19 Eksempel på udmøntning med udgangspunkt i historisk forbrug. Ved hjælp af indkøbsanalysesystem og økonomisystem fordeles besparelsen på fagområderne på baggrund af deres tidligere forbrug. Indkøb udarbejder en rapport, der viser den samlede besparelse fordelt på fagområder. Herefter skal den enkelte økonomiansvarlige for fagområderne regulere de relevante budgetter med det beregnede beløb, samt informere fagcheferne om resultatet af analysen og konsekvenserne for de berørte budgetter. Dette har de økonomiansvarlige tidligere blandt andet gjort ved at undlade at fremskrive varekøbskonti og sænke budgetterne på konkrete poster. Kilde: Mariagerfjord Kommune Eksempel på udmøntning til central pulje 100 % af den besparelse, som Indkøb beregner, bliver trukket til en central pulje. Den centrale pulje er en del af besparelserne i kommunens udviklingsplan omkring digitalisering, indkøb mv. Kilde: Mariagerfjord Kommune Alternativt ingen direkte udmøntning, men alene opgørelse af gevinst hvorefter det er op til ledelsesniveau, eventuelt i samarbejde med centrale økonomiske aktører, at afgøre hvordan udmøntning konkret udføres. Eksempel uden direkte udmøntning En beregnet besparelse afklares med og godkendes af kontraktejer/aftaleejer. Herefter indmeldes beløbet som indkøbsgevinst, men uden at indkøbsgevinsten direkte bevirker en omkontering af gevinsten til fx. en central indkøbskonto. Kilde: Gentofte Kommune Eksempel på decentral udmøntning Det er i regionens indkøbspolitik fastlagt at Fordelene ved at anvende fællesindkøbsaftaler tilfalder sygehusene og institutionerne. Sygehusledelsen beslutter således individuelt hvordan de ønsker at udmønte en besparelse. Kilde: Region Syddanmark Side 19 af 24

20 Eksempel på udmøntning i forbindelse med budgetforhandling Ved budgetforhandlingen (august 2013) blev der lavet en opgørelse over de potentielle besparelser, der kan hentes via køb på indkøbsaftaler indgået i 2012 og Besparelsesprocenterne er hentet via: - Grundantagelser om besparelser ved ny/genudbud (10 % eller 5 %) - Opgørelser oplyst af de udbudsansvarlige for de enkelte udbud Besparelserne er fordelt ud på de enkelte hospitaler via: - Fordelingsnøgler baseret på budgettal - Forbrugsopgørelser - Beregninger fortaget efter endt udbud Udmøntning af besparelser håndteres forskelligt af hver enkelt hospitalsenhed - Besparelser fordeles bredt af hospitalsledelsen - Besparelser fordeles pr. afdeling ifht. fordelingsnøgler Opgørelsen tager højde for at en besparelse genereret via et udbud i 2012, stadig giver en besparelse i 2013 og Opgørelsen tager samtidig højde for, at der er forskellige implementeringsperioder på udbuddene, og besparelsen tæller ikke før implementeringsperioden er ovre. Kilde: Region Midtjylland I tilfælde hvor en ny aftale viser sig dyrere end tidligere, kan man med fordel undersøge baggrunden herfor. Er omkostningsdriveren internt stillede krav til kvalitet eller service? Eller er årsagen ekstern og under påvirkning af fx. Fremskaffelse af råmaterialer, ændringer i lovgivning eller spekulationer og/eller børshandel (kaffe, energi mv.)? Som udgangspunkt bør interne krav som direkte medfører forhøjede priser, prisfastsættes med henblik på at effektberegne kravenes økonomiske betydning. Effektberegninger på baggrund af eksterne påvirkninger skal man være varsom med, på grund af at markederne grundlæggende set fluktuerer 4. Derfor kan en indmeldt besparelse på sigt udhule budgetter, hvis ikke markedet på sigt fastholdes i samme lave niveau. En konservativ tilgang kan være, at benytte KL indeksering, som kan være udgangspunkt for at kommunen overordnet set, reguleres i forhold til eksterne forhold. 4.2 Tidspunkt for ikrafttrædelse af udmøntning Der bør tages stilling til, om en beregnet besparelse skal udmøntes fra kontraktstart, eller om der skal regnes med en implementeringsperiode inden udmøntning af besparelse. Eks. kontraktstart 1.januar. Udmøntning fra 1.marts. Eksempel på periodisering Besparelser beregnes med den effekt de har i henholdsvis første kalenderår af kontrakten og herefter efterfølgende hele kalenderår. Eksempelvist, bliver besparelseseffekten af en rammeaftale der træder i kraft 1. april 9 måneders effekt i første kalenderår, og herefter fuld effekt i de efterfølgende år. Besparelser på kontrakter er i kontraktens løbetid. Kilde: Gentofte Kommune 4 Fluktuationer, eller bevægelser/udsving, ses typisk på markeder under påvirkning af eksterne faktorer med prognoser for fremtidige perioder (fx el, gas mv.). Side 20 af 24

Indkøbsstrategi 2014-2017. Herning Kommune

Indkøbsstrategi 2014-2017. Herning Kommune Indkøbsstrategi 2014-2017 Herning Kommune 1 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 Indsatsområder:... 3 2. Effektiv kontraktstyring... 4 2.1. E-handel (digitalisering af indkøbsprocessen)... 4 2.2. Fakturakontrol...

Læs mere

13.57 12.29 0,64 0,64 12.29 13.57 GEVINST REALISERING

13.57 12.29 0,64 0,64 12.29 13.57 GEVINST REALISERING GEVINST REALISERING BEREGNEDE BESPARELSER I FORBINDELSE MED KOMMUNALE SPENDANALYSER Beregnede besparelser i mio. kr. Kommune 1 22,5 5,5 Varekøb Tjenesteydelser Det største potentiale findes oftest på tjenesteydelser

Læs mere

Bilag 2.3. Analyse-model. Gør tanke til handling VIA University College

Bilag 2.3. Analyse-model. Gør tanke til handling VIA University College Bilag 2.3. Analyse-model Gør tanke til handling VIA University College Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Basis tilgang til indkøbsbesparelser...3 3. Analysemodellen...4 4. Spend analyse...5 5. Benchmarking

Læs mere

Fællesudbud Sjælland Kommissorium for fællesudbud Sjælland 2015-2018

Fællesudbud Sjælland Kommissorium for fællesudbud Sjælland 2015-2018 Fællesudbud Sjælland Kommissorium for fællesudbud Sjælland 2015-2018 Kommissorium for Fællesudbud Sjælland 2015 18 Fællesudbud Sjælland (FUS) er et velfungerende udbudssamarbejde mellem 16 af de 17 kommuner

Læs mere

UDBUD. i Lyngby-Taarbæk Kommune. Retningslinjer for Udbud. varer og tjenesteydelser. Vedtaget af Økonomiudvalget den 1.

UDBUD. i Lyngby-Taarbæk Kommune. Retningslinjer for Udbud. varer og tjenesteydelser. Vedtaget af Økonomiudvalget den 1. UDBUD i Lyngby-Taarbæk Kommune Retningslinjer for Udbud af varer og tjenesteydelser Vedtaget af Økonomiudvalget den 1. oktober 2015 Indholdsfortegnelse 1. Baggrund for retningslinjerne... 2 2. Hvem er

Læs mere

FIF: Digitalisering af indkøbs- og udbudsprocesser

FIF: Digitalisering af indkøbs- og udbudsprocesser FIF: Digitalisering af indkøbs- og udbudsprocesser Indkøbsprocesser i kommunerne: Digitalisering af indkøb via e-handel har været et ønske i kommunerne igennem en årrække. Faktum er at antallet af elektroniske

Læs mere

Bliv leverandør til det offentlige. Miniguide

Bliv leverandør til det offentlige. Miniguide Bliv leverandør til det offentlige Miniguide INDLEDNING Denne miniguide indeholder vejledning i, hvad du skal huske når du vil byde på opgaver i Gribskov Kommune. Miniguiden indeholder nogle generelle

Læs mere

SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN. Udbudspolitik

SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN. Udbudspolitik SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN Udbudspolitik Tiltrådt af Byrådet den 31. marts 2014 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 1. Solrød Kommunes udbudspolitik... 2 2. Politiske mål... 2 3. Delegation

Læs mere

Bilag 2.2 Kompetencer, analyser og udbudsplan. Gør tanke til handling VIA University College

Bilag 2.2 Kompetencer, analyser og udbudsplan. Gør tanke til handling VIA University College Bilag 2.2 Kompetencer, analyser og udbudsplan Gør tanke til handling VIA University College Formål I dette notat findes anbefalinger til den samlede kreds af ansvarlige for indkøb på de 7 University Colleges

Læs mere

Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster. Kommunal netværkskonference 2008:

Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster. Kommunal netværkskonference 2008: Løsningen dækker Nullutat Suscips Blalit lanse Amconsendit Praestrud Kommunal netværkskonference 2008: Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster Hvis der med én Færre penge og behovet for mere

Læs mere

Tema den effektive indkøbsorganisation

Tema den effektive indkøbsorganisation Årsdage for offentlig indkøb Tema den effektive indkøbsorganisation Spor 3 indkøb i praksis 11.30-12.30 Compliance Tina Bjørnholt Udbuds- og indkøbschef, Viborg Kommune Oplæg om compliance Hvorfor er compliance

Læs mere

Udbuds- og indkøbspolitik i Allerød Kommune

Udbuds- og indkøbspolitik i Allerød Kommune Udbuds- og indkøbspolitik i Allerød Kommune Udbuds- og indkøbspolitik i Allerød Kommune Politikkens formål og principper Udbuds- og indkøbspolitikken sætter den overordnede politiske retning for Allerød

Læs mere

INDKØBSPOLITIK ALLERØD KOMMUNE

INDKØBSPOLITIK ALLERØD KOMMUNE INDKØBSPOLITIK I ALLERØD KOMMUNE 2012 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indkøbspolitikkens formål og principper 2. Indkøbspolitik og udbudsstrategi 3. Hvem er omfattet 4. Organisering af indkøb i Allerød Kommune

Læs mere

Bilag 2.1. Skabelon til: Indkøbspolitik for UC. Gør tanke til handling VIA University College

Bilag 2.1. Skabelon til: Indkøbspolitik for UC. Gør tanke til handling VIA University College Bilag 2.1. Skabelon til: Indkøbspolitik for UC. Gør tanke til handling VIA University College Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 Statens Indkøbspolitik...3 Samarbejde på tværs af Danmark...4 Lokale

Læs mere

DI Handels kommuneundersøgelse. Januar respondenter

DI Handels kommuneundersøgelse. Januar respondenter DI Handels kommuneundersøgelse Januar 2014 88 respondenter Compliance Måler eller registrerer I på "compliance" - det vil sige, hvor stor en del af kommunens vareindkøb, der sker hos de leverandører, der

Læs mere

INDKØBSPOLITIK. Godkendt af Direktionen den 20.12.2012

INDKØBSPOLITIK. Godkendt af Direktionen den 20.12.2012 Godkendt af Direktionen den 20.12.2012 ... 4 MISSION... 4 VISION... 5 MÅLSÆTNINGER... 5 1. INDKØBSAFTALER... 6 2. INDKØBSFÆLLESSKAB... 6 KOMUDBUD... 6 SKI... 6 3. FAGGRUPPER/ARBEJDSGRUPPER... 6 4. KOMMUNALE

Læs mere

28 RESPONDENTER UDSENDT TIL HOVEDPARTEN

28 RESPONDENTER UDSENDT TIL HOVEDPARTEN bubosurvey 2013 INFO OM BUBOSURVEY 2013 28 RESPONDENTER INSPIRERET AF SKI S KOMMUNALE NETVÆRKSKONFERENCE 2008 UDSENDT TIL HOVEDPARTEN AF INDKØBSCHEFERNE I KOMMUNER, REGIONER OG ENKELTE ANDRE OFFENTLIGE

Læs mere

Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser

Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser Initialer: peh Sag: 306-2010-23455 Dok.: 306-2010-289257 Oprettet: 14. december 2010 Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser Baggrund Odsherred Kommunes overordnede udbudsstrategi sætter fokus på, hvordan

Læs mere

Indkøbspolitik. Udkast

Indkøbspolitik. Udkast Indkøbspolitik Udkast INDHOLD Forord Formål Omfang og afgrænsning Retningslinjer for indkøb Indkøbsaftaler Generelle principper Udbud Leverandører 3 4 Vi vil være en erhvervsvenlig kommune. Det kræver

Læs mere

Kommunikationsstrategi for Regionernes Fælles Indkøb

Kommunikationsstrategi for Regionernes Fælles Indkøb Kommunikationsstrategi for Regionernes Fælles Indkøb Indhold 3 Formål 5 Ansvarsfordeling og samarbejdsflader 6 Interessenter 8 Mål for kommunikationen 10 Kanaler 11 Handlingsplan og evaluering Kommunikationsstrategi

Læs mere

Forord og formål. Den 15. september 2014. Borgmester Stén Knuth. Side 1

Forord og formål. Den 15. september 2014. Borgmester Stén Knuth. Side 1 Forord og formål Slagelse Kommunes indkøbspolitik sætter en retning hvor offentlig-privat samarbejde, bedre og billigere indkøb, og større fokus på lokal handel går op i en højere enhed. Indkøbspolitikken

Læs mere

ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK. Esbjerg Kommunes INDKØBSPOLITIK 2015-2016

ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK. Esbjerg Kommunes INDKØBSPOLITIK 2015-2016 ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Esbjerg Kommunes INDKØBSPOLITIK 2015-2016 INDKØBSPOLITIK I ESBJERG KOMMUNE Indholdsfortegnelse Grundlag for Indkøbspolitikken...3 Indkøbspolitikkens overordnede formål...4

Læs mere

Bilag 2.4. Procesbeskrivelse for fælles udbud. Gør tanke til handling VIA University College

Bilag 2.4. Procesbeskrivelse for fælles udbud. Gør tanke til handling VIA University College Bilag 2.4. Procesbeskrivelse for fælles udbud Gør tanke til handling VIA University College Indholdsfortegnelse 1. Formål...3 2. Opgaven...3 3. Begreber...3 4. Udgifter til gennemførelse af fællesudbud...4

Læs mere

Region Midtjylland. Forslag til foreløbig indkøbspolitik. Bilag. til Regionsrådets møde den 28. marts 2007. Punkt nr. 4

Region Midtjylland. Forslag til foreløbig indkøbspolitik. Bilag. til Regionsrådets møde den 28. marts 2007. Punkt nr. 4 Region Midtjylland Forslag til foreløbig indkøbspolitik Bilag til Regionsrådets møde den 28. marts 2007 Punkt nr. 4 Regionshuset Viborg Regionsøkonomi Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45

Læs mere

NOTAT. Indkøbspolitik i Lejre Kommune. Lejre Kommune Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø T 4646 4646 F 4646 4615 H www.lejre.dk

NOTAT. Indkøbspolitik i Lejre Kommune. Lejre Kommune Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø T 4646 4646 F 4646 4615 H www.lejre.dk NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø T 4646 4646 F 4646 4615 H www.lejre.dk Charlotte Aagreen Økonomi D 4646 4477 E Chaa@lejre.dk Indkøbspolitik i Lejre Kommune Dato: 4. november 2010 J.nr.:

Læs mere

Indkøbsarbejdet i Hjørring Kommune

Indkøbsarbejdet i Hjørring Kommune Indkøbsarbejdet i Hjørring Kommune Indkøbsarbejdet i Hjørring Kommune Hjørring Kommunes Indkøbspolitik er vedtaget i byrådet den 25. marts 2008. Indkøbspolitikken skal sikre, at vi i Hjørring Kommune opnår

Læs mere

Faxe kommunes økonomiske politik

Faxe kommunes økonomiske politik Formål: Faxe kommunes økonomiske politik 2013-2020 18. februar Faxe kommunes økonomiske politik har til formål at fastsætte de overordnede rammer for kommunens langsigtede økonomiske udvikling og for den

Læs mere

GULDBORGSUND KOMMUNES UDBUDS- OG INDKØBSPOLITIK

GULDBORGSUND KOMMUNES UDBUDS- OG INDKØBSPOLITIK GULDBORGSUND KOMMUNES UDBUDS- OG INDKØBSPOLITIK GULDBORGSUND KOMMUNE JANUAR 2016 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Formål med indkøbs- og udbudspolitikken... 4 3. Principper for udbud og indkøb...

Læs mere

Politik for konkurrenceudsættelse. (Indkøbs- og Udbudspolitik)

Politik for konkurrenceudsættelse. (Indkøbs- og Udbudspolitik) Politik for konkurrenceudsættelse (Indkøbs- og Udbudspolitik) Økonomisk Forvaltning April 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 2 1 POLITIKKENS DÆKNINGSOMRÅDE... 3 1.1 Hvad dækker politikken... 3 1.2 Hvem

Læs mere

Sådan køber vi ind i Faxe Kommune

Sådan køber vi ind i Faxe Kommune Sådan køber vi ind i Faxe Kommune Faxe Kommunes opgave er at skabe fælles løsninger for kommunens borgere, at yde service og sikre velfærd, trivsel og fremgang. For at løse de mange opgaver er det nødvendigt

Læs mere

Udbuds- og indkøbsstrategi for Frederikssund Kommune

Udbuds- og indkøbsstrategi for Frederikssund Kommune UDKAST Udbuds- og indkøbsstrategi for Frederikssund Kommune Revideret på byrådets møde den 14. december 2011 Gældende for budgetåret 2012 14-12-2011 1 Baggrund og lovgrundlag for etablering af Udbuds-

Læs mere

FAQ: Hyppigt stillede spørgsmål på indkøbsområdet

FAQ: Hyppigt stillede spørgsmål på indkøbsområdet FAQ: Hyppigt stillede spørgsmål på indkøbsområdet Regionsrådet har besluttet, at en privat logistikpartner skal etablere og drive et fælles varelager for Region Midtjylland. Der skal vælges logistikpartner

Læs mere

Udkast. Udbuds- og indkøbsstrategi. Frederikssund Kommune

Udkast. Udbuds- og indkøbsstrategi. Frederikssund Kommune Udkast Udbuds- og indkøbsstrategi Frederikssund Kommune for perioden 1. januar 2011 til 31. december 2013 01-12-2010 1 Baggrund og lovgrundlag for etablering af Udbuds- og Indkøbsstrategi I henhold til

Læs mere

Samarbejdsaftale om fælles udbud mellem regionerne. 30. april 2014

Samarbejdsaftale om fælles udbud mellem regionerne. 30. april 2014 Samarbejdsaftale om fælles udbud mellem regionerne 30. april 2014 1. Navn og organisation 1.1. Regionernes fælles udbud organiseres under navnet Regionernes Fælles Indkøb (RFI) og består af de 5 regioner;

Læs mere

Indkøbspolitik For EUC Sjælland.

Indkøbspolitik For EUC Sjælland. Indkøbspolitik For EUC Sjælland. Revideret juli 2011. 1 Indholdsfortegnelse: EUC Sjælland i tal...3 EUC Sjællands indkøbspolitik...4 Indkøbspolitikkens formål og mål...5 Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning...5

Læs mere

Indkøbspolitik for Hillerød kommune. Gældende fra januar 2010. Side 1

Indkøbspolitik for Hillerød kommune. Gældende fra januar 2010. Side 1 Indkøbspolitik for Hillerød kommune Gældende fra januar 2010 Side 1 Indholdsfortegnelse: 1. Formål... 3 2. Overordnede målsætninger og indsatsområder... 3 3. Omfang og afgrænsning... 3 4. Rammebetingelser

Læs mere

Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune

Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune Godkendt af Økonomiudvalget den 13. december 2010 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Omfang og afgrænsning...3 3. Tilrettelæggelse og gennemførelse

Læs mere

FREDERIKSSUND KOMMUNE INDKØBSPOLITIK

FREDERIKSSUND KOMMUNE INDKØBSPOLITIK FREDERIKSSUND KOMMUNE INDKØBSPOLITIK INDHOLD 1. Indkøbspolitikkens formål. 3 1.1. Indkøbspolitik og de overordnede mål for Frederikssund Kommune.. 3 1.2. Indkøbspolitikkens omfang af afgrænsning 3 2. Grundlag

Læs mere

Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse

Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse Økonomidir. område Ramsherred 5 5700 Svendborg Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse Tlf. 62 23 30 00 Fax. 62 21 34 76 I forhold til prisafprøvning/konkurrenceudsættelse peges der på, at der

Læs mere

KONTRAKTSTYRING I PRAKSIS

KONTRAKTSTYRING I PRAKSIS KONTRAKTSTYRING I PRAKSIS Konteksten 40 % af kommunens driftsudgifter vedrører indkøb hos eksterne leverandører. 4700 leverandører årligt. 130.000 bestillinger om året. Mere end 200 leveringssteder + borgere

Læs mere

INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE

INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE 2 Indholdsfortegnelse Hvad er omfattet... 3 Hvem er omfattet... 3 Forretningsmæssige kriterier... 3 Obligatoriske aftaler... 4 Digitalisering via Indkøbsportalen... 5

Læs mere

Aftale om decentral økonomi for overenskomsten mellem RLTN og PLO version 2.0

Aftale om decentral økonomi for overenskomsten mellem RLTN og PLO version 2.0 NOTAT Aftale om decentral økonomi for overenskomsten mellem RLTN og PLO version 2.0 Overenskomsten indgået mellem PLO og RLTN giver mulighed for decentralisering af sygebesøg og samtaleterapi svarende

Læs mere

Udbuds- og indkøbsstrategi 2016

Udbuds- og indkøbsstrategi 2016 Udbuds- og indkøbsstrategi 2016 December 2016 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Formål og principper... 3 2.1 Stordriftsfordele... 3 2.2 Indkøbsfællesskaber, når det giver merværdi... 3 2.3 Organisering

Læs mere

FREDERIKSSUND KOMMUNE UDBUDSPOLITIK

FREDERIKSSUND KOMMUNE UDBUDSPOLITIK FREDERIKSSUND KOMMUNE UDBUDSPOLITIK INDHOLD 1. De grundlæggende regler. 3 1.1. Baggrund for udbudspolitikken.. 3 1.1.2. Målsætning 3 1.2. Afgrænsning.. 3 2. Politisk ansvar og beslutning. 3 2.1. Leverandørvalg,

Læs mere

04.10 Forbrugsartikler Vejledning. www.ski.dk/forbrugsartikler

04.10 Forbrugsartikler Vejledning. www.ski.dk/forbrugsartikler 04.10 Forbrugsartikler Vejledning www.ski.dk/forbrugsartikler Om denne vejledning SKI ønsker at gøre det nemt for offentlige enheder at bruge vores rammeaftaler. Vi har derfor udarbejdet denne vejledning

Læs mere

Ved udregning af kontraktsummens størrelse skal beløbene regnes eksklusiv moms.

Ved udregning af kontraktsummens størrelse skal beløbene regnes eksklusiv moms. Norddjurs Kommune Økonomisk sekretariat Område: Retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser Gældende fra: 15. november 2016 Ansvarlig: Økonomichefen Dækningsområde: Norddjurs Kommune Henvisning

Læs mere

Leverandør til Skive Kommune. Hvad skal du vide som leverandør til Skive Kommune? Skive det er RENT LIV SKIVE.DK

Leverandør til Skive Kommune. Hvad skal du vide som leverandør til Skive Kommune? Skive det er RENT LIV SKIVE.DK Skive det er RENT LIV Leverandør til Skive Kommune Hvad skal du vide som leverandør til Skive Kommune? Pjecen: Leverandør til Skive Kommune Dato: Udgivet februar 2015 Afsender: Skive Kommunes Indkøbsafdeling

Læs mere

12. marts 2015 1. Velkommen til workshop om: Forpligtende aftaler

12. marts 2015 1. Velkommen til workshop om: Forpligtende aftaler 12. marts 2015 1 Velkommen til workshop om: Forpligtende aftaler 12. marts 2015 2 Forpligtende aftaler Kort status og debat 12. marts 2015 3 Agenda Status på de forpligtende aftaler Tilslutning Realisering

Læs mere

Faxe Kommunes økonomiske politik 2012-2015

Faxe Kommunes økonomiske politik 2012-2015 Faxe Kommunes økonomiske politik 2012-2015 Formål Faxe Kommunes økonomiske politik har til formål at fastsætte de overordnede retningslinjer for både de kommende års budgetlægning, det løbende økonomiske

Læs mere

N O TAT. Inspiration til en strategi for effektivisering

N O TAT. Inspiration til en strategi for effektivisering N O TAT Inspiration til en strategi for effektivisering En politisk vedtaget strategi for effektivisering giver et godt afsæt for kommunalbestyrelsens arbejde med at skabe økonomisk råderum. Strategien

Læs mere

INDKØBSPOLITIK Udarbejdet oktober 2011

INDKØBSPOLITIK Udarbejdet oktober 2011 INDKØBSPOLITIK Udarbejdet oktober 2011 Indholdsfortegnelse: Side Uddannelsescenter Holstebro i tal 3 Uddannelsescenter Holstebros indkøbspolitik 4 Indkøbspolitikkens formål og mål 5 Indkøbspolitikkens

Læs mere

Vi ønsker at bruge indkøb strategisk til at styrke kommunens økonomi og samtidig fremme bæredygtighed

Vi ønsker at bruge indkøb strategisk til at styrke kommunens økonomi og samtidig fremme bæredygtighed Sorø Kommune, den 1. maj 2011. Borgmesterens forord til indkøbspolitikken Med denne indkøbspolitik tager Sorø Kommune endnu et skridt hen imod at kunne høste alle de fordele, der ligger i at købe fælles

Læs mere

Du kan få flere oplysninger, kontakt: Tina Karsberg Nygaard - Tlf. 25 23 57 52 - mail: tiny@eucsj.dk. Revideret juli 2015

Du kan få flere oplysninger, kontakt: Tina Karsberg Nygaard - Tlf. 25 23 57 52 - mail: tiny@eucsj.dk. Revideret juli 2015 Du kan få flere oplysninger, kontakt: Tina Karsberg Nygaard - Tlf. 25 23 57 52 - mail: tiny@eucsj.dk Revideret juli 2015 Indholdsfortegnelse: EUC Sjælland i tal... 3 EUC Sjællands indkøbspolitik... 4 Indkøbspolitikkens

Læs mere

Indkøbs- og udbudspolitik 2014 Svendborg Kommune [Forsidebilleder] Varer og tjenesteydelser Byggeri og anlæg

Indkøbs- og udbudspolitik 2014 Svendborg Kommune [Forsidebilleder] Varer og tjenesteydelser Byggeri og anlæg Indkøbs- og udbudspolitik 2014 Svendborg Kommune [Forsidebilleder] Varer og tjenesteydelser Byggeri og anlæg 1 December 2014 Indholdsfortegnelse 1. Indkøbs- og udbudspolitikkens overordnede formål...3

Læs mere

Revideret januar 2015. Udbuds- og Indkøbspolitik

Revideret januar 2015. Udbuds- og Indkøbspolitik Revideret januar 2015 Udbuds- og Indkøbspolitik Formål Det overordnede formål med Tønder Kommunes udbuds- og indkøbspolitik er at skabe rammerne for, at Tønder Kommune fremstår som én kunde over for leverandørerne,

Læs mere

Brugergrupper. Involvering ved udbud og indkøb i Region Nordjylland.

Brugergrupper. Involvering ved udbud og indkøb i Region Nordjylland. Brugergrupper Involvering ved udbud og indkøb i Region Nordjylland. Koncerntankegang - stor omsætning fælles grundlag Indkøbsområdet i Region Nordjylland er et vigtigt strategisk område, og Region Nordjylland

Læs mere

INDKØBSPOLITIK FOR GENTOFTE KOMMUNE

INDKØBSPOLITIK FOR GENTOFTE KOMMUNE INDKØBSPOLITIK FOR GENTOFTE KOMMUNE Indhold 1. Indledning... 2 2. Gentofte Kommunes vision... 2 3. Formål, målsætninger og rækkevidde... 3 4. Organisering... 8 5. Dokumenter med tilknytning til spolitikken...

Læs mere

IKA Tænketank for E-handel SKI up-date

IKA Tænketank for E-handel SKI up-date IKA Tænketank for E-handel SKI up-date 25. August 2016 IT-chef Søren Olsen og IT-chefkonsulent Bent Mentzler Siden sidst SKI-kataloget Interne kontrolfunktioner klar til implementering intern undervisning

Læs mere

Udkast til Udbudspolitik for. Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 u

Udkast til Udbudspolitik for. Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 u Udkast til Udbudspolitik for Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 u 12. december 2011 Indhold 1. Indledning... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Afgrænsning... 3 1.3 Miljø og sociale klausuler... 3 2. Overordnede mål...

Læs mere

18. juni 2014 1. INFO-møder for selvejende institutioner om anvendelse af rammeaftaler og indkøbsværktøjer i praksis

18. juni 2014 1. INFO-møder for selvejende institutioner om anvendelse af rammeaftaler og indkøbsværktøjer i praksis 18. juni 2014 1 INFO-møder for selvejende institutioner om anvendelse af rammeaftaler og indkøbsværktøjer i praksis 2 18. juni 2014 Dagens program 13.00-13.15 Velkomst 13.15-14.00 Institutionernes muligheder

Læs mere

PARATHEDSMÅLING. Bedre brug af hjælpemidler

PARATHEDSMÅLING. Bedre brug af hjælpemidler PARATHEDSMÅLING Bedre brug af hjælpemidler Indhold Introduktion til anvendelse af dokumentet 3 Resume af parathedsmålingen 4 Fælles og konkrete mål med implementeringen 6 Organisering og ledelse 9 Medarbejdere

Læs mere

Indkøbspolitik for Furesø Kommune

Indkøbspolitik for Furesø Kommune Indkøbspolitik for Furesø Kommune Tilrettet efter beslutning truffet i Byrådet den 31. januar 2007 1. Formål Det overordnede formål med Furesø Kommunes indkøbspolitik er, at Furesø Kommune kan købe sine

Læs mere

NOTAT. Allerød Kommune Økonomi og It Udbud og indkøb Bjarkesvej Allerød

NOTAT. Allerød Kommune Økonomi og It Udbud og indkøb Bjarkesvej Allerød NOTAT Allerød Kommune Økonomi og It Udbud og indkøb Bjarkesvej 2 3450 Allerød http://www.alleroed.dk Dato: juli 2016 Sagsbehandler: boju Tlf. +4548126131 Administrativ kontraktstyringsstrategi i Allerød

Læs mere

Omstilling og effektivisering

Omstilling og effektivisering Nr. 39 Område: Indsatsområde: Emne: Aftaleholder: Fagudvalg: Funktion: Omstilling og effektivisering Plan og kultur Afbureaukratisering og effektivisering Reduktion i Plan og Kulturs personale Christian

Læs mere

Evaluering af tilbud. Udbudsdirektør Christian Lunding & Advokat Michael Lund Nørgaard

Evaluering af tilbud. Udbudsdirektør Christian Lunding & Advokat Michael Lund Nørgaard Evaluering af tilbud Udbudsdirektør Christian Lunding & Advokat Michael Lund Nørgaard Evalueringen afslutter en udbudsproces Evalueringen skal danne grundlag for tildeling og afslag og dermed kontraktindgåelse

Læs mere

SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE

SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE I Favrskov Kommune vægter vi dialogen og samarbejdet med det lokale erhvervsliv højt. I denne folder kan du læse om kommunens indkøbsprocedurer, og hvilke

Læs mere

Udbud og konkurrenceudsættelse. fagudvalg, Magistrat og kommunalbestyrelse

Udbud og konkurrenceudsættelse. fagudvalg, Magistrat og kommunalbestyrelse Udbud og konkurrenceudsættelse Involvering af fagudvalg, Magistrat og kommunalbestyrelse (Kommunalbestyrelsens beslutninger den 26. april og den 29. nov. 2010) UDBUD & INDKØB 1 Retningslinjer for involvering

Læs mere

Indkøbs- og udbudspolitik for Aabenraa Kommune

Indkøbs- og udbudspolitik for Aabenraa Kommune Indkøbs- og udbudspolitik for Aabenraa Kommune Godkendt 30. marts 2016 Indholdsfortegnelse 1. Formål...3 2. Hvad og hvem er omfattet...3 3. Udbud af varer og tjenesteydelser...3 4. Udbud af bygge- og anlægsopgaver...4

Læs mere

Hvad er capex-investeringer?

Hvad er capex-investeringer? 1 2 Hvad er capex-investeringer? Normalt store investeringsprojekter Nogle gange kan capex-investeringerne være tilbagevendende vær opmærksom på at opnå det fulde potentiale Capex-investeringer er ikke

Læs mere

Udbudsregler og valg af lovprogram

Udbudsregler og valg af lovprogram Udbudsregler og valg af lovprogram Norddjurs Kommune har modtaget et uopfordret tilbud fra EG Kommuneinformation på køb af deres lovprogram og økonomiprogram, NIS. Norddjurs Kommune har i forvejen en kommunelicens

Læs mere

UDBUDSSTRATEGI SVENDBORG KOMMUNE

UDBUDSSTRATEGI SVENDBORG KOMMUNE UDBUDSSTRATEGI SVENDBORG KOMMUNE UDKAST December 2010 Sagsnr. 10/9903 2 Udbudsstrategi I henhold til Styrelsesloven skal Byrådet inden udgang af funktionsperiodens første år i en udbudsstrategi vurdere,

Læs mere

BILAG 1. FORDELING AF POTENTIALER

BILAG 1. FORDELING AF POTENTIALER BILAG 1. FORDELING AF POTENTIALER 1. Opgørelser over fordeling af estimerede effektiviserings- og omstillingspotentialer på styringsområder og temaer. 2. Medarbejderne i Omstillingsstrategien. 3. Omstillingsstrategiens

Læs mere

7. marts 2014 1. Forpligtende aftaler. Mickey Abben Johansen, kundepartner & Gudrun Klint, teamchef, SKI

7. marts 2014 1. Forpligtende aftaler. Mickey Abben Johansen, kundepartner & Gudrun Klint, teamchef, SKI 7. marts 2014 1 Forpligtende aftaler Mickey Abben Johansen, kundepartner & Gudrun Klint, teamchef, SKI 7. marts 2014 2 Forpligtende aftaler overordnet set SKI udbyder fra 2011-2015 en række fælleskommunale

Læs mere

UC Effektiviseringsprogrammet. Projektgrundlag. Business Intelligence. version 1.2

UC Effektiviseringsprogrammet. Projektgrundlag. Business Intelligence. version 1.2 UC Effektiviseringsprogrammet Projektgrundlag Business Intelligence version 1.2 9. september 2014 1 Stamdata Stamdata Projektnavn (forventet): Projektejer: Projekttype: Business Intelligence It-chef Hans-Henrik

Læs mere

DREJEBOG FOR BUDGET 2017.

DREJEBOG FOR BUDGET 2017. Syddjurs Kommune 5. januar 2016 DREJEBOG FOR BUDGET 2017. 1. INDLEDNING Drejebogen omfatter aktiviteter i forbindelse med budgetlægning og fastlæggelse af serviceniveau. Drejebogen tager højde for de aftaler

Læs mere

UDBUDSMATERIALE. Kortlægning af virksomheders vækststrategi og uddannelsesniveau inden for turismebranchen

UDBUDSMATERIALE. Kortlægning af virksomheders vækststrategi og uddannelsesniveau inden for turismebranchen UDBUDSMATERIALE Kortlægning af virksomheders vækststrategi og uddannelsesniveau inden for turismebranchen Oktober 2015 CVR.-nr. 36471271 - www.kystognaturturisme.dk - info@kystognaturturisme.dk INDHOLD

Læs mere

Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab

Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab Version 1.0, maj 2014 Denne vejledning til en lokal business case suppleres af følgende dokumenter: Instruktion til udfyldelse af business

Læs mere

NOTAT. Strategi for Hvidovre Kommunes Ejendomme

NOTAT. Strategi for Hvidovre Kommunes Ejendomme Strategi for Hvidovre Kommunes Ejendomme Baggrund og behov for en ejendomsstrategi Hvidovre kommune råder over ca. 285.000 m 2 bygninger og ca. 318,3 ha. arealer til skoler, institutioner, sports-, fritids-

Læs mere

DET GODE UDBUD SIKRER KVALITET OG UDVIKLING

DET GODE UDBUD SIKRER KVALITET OG UDVIKLING DET GODE UDBUD SIKRER KVALITET OG UDVIKLING Det gode udbud er forudsætningen for at give borgerne mest mulig kvalitet for skattekronerne. Et godt udbud indebærer blandt andet, at kommunen planlægger udbuddet

Læs mere

Vejledning til faggrupper

Vejledning til faggrupper Vejledning til faggrupper - en hjælp til at få et overblik over rollen som fagperson INDHOLD 1. Formål med vejledningen... 2 2. Definition af en faggruppe... 2 3. Hvornår skal der gennemføres et udbud

Læs mere

Spar penge med data fra FLIS

Spar penge med data fra FLIS Spar penge med data fra FLIS Fælleskommunalt LedelsesInformationsSystem Tjekliste: 7 spørgsmål kommunen kan stille sig selv for at skabe økonomiske besparelser ved datakøb med FLIS FLIS er ikke kun et

Læs mere

Status på omfordeling af midler til styrket Læring og Trivsel i dagtilbud

Status på omfordeling af midler til styrket Læring og Trivsel i dagtilbud HOLBÆK KOMMUNE Dato: 17. november 2016 Sagsnr.: 16/54566 Notat Status på omfordeling af midler til styrket Læring og Trivsel i dagtilbud Byrådet besluttede ved budgetlægningen for 2015 at forøge bevillingen

Læs mere

kommunaldirektører, 3 måneder + feriepenge opgjort til ca. 0,4 mio. kr. Centerchef i CFH, 5 måneders løn + feriepenge opgjort til ca. 0,4 mio. kr.

kommunaldirektører, 3 måneder + feriepenge opgjort til ca. 0,4 mio. kr. Centerchef i CFH, 5 måneders løn + feriepenge opgjort til ca. 0,4 mio. kr. Notat budget 2013 - Udfordringer på Økonomiudvalgets område. Med baggrund i beslutningen om en tidligere budgetopstart i udvalgene har forvaltningen udarbejdet et notat om udfordringer indenfor Økonomiudvalgets

Læs mere

Indkøbs- og udbudspolitik for Aabenraa Kommune

Indkøbs- og udbudspolitik for Aabenraa Kommune Indkøbs- og udbudspolitik for Aabenraa Kommune Godkendt af Byrådet den 26 juni 2013 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Hvad og hvem er omfattet 3 2.1 Tærskelværdier ved udbud: 4 3. Indkøbs- og udbudsplan

Læs mere

Fællescenter HR og Projekt rdve Sag nr. 11/6006. Vigtigt med dialog med decentrale brugere inden der indgås bindende aftaler.

Fællescenter HR og Projekt rdve Sag nr. 11/6006. Vigtigt med dialog med decentrale brugere inden der indgås bindende aftaler. NOTAT Fællescenter HR og Projekt 05.03.2012 rdve Sag nr. 11/6006 Nr. Afsender Høringssvarenes indhold Forvaltningens bemærkninger 1. Skolebestyrelsen, Suldrup Skole Bakker op om Politik for indkøb og udbud

Læs mere

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet Maj 2003 Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet (varer og tjenesteydelser) Overordnet politik for indkøb

Læs mere

UDBUDSPOLITIK SVENDBORG KOMMUNE

UDBUDSPOLITIK SVENDBORG KOMMUNE UDBUDSPOLITIK SVENDBORG KOMMUNE 2 Udbudspolitik Med henvisning til Bekendtgørelse om servicestrategi og opfølgningsredegørelse jf. lovbekendtgørelse nr. 1060 af 24. oktober 2006 om kommunernes styrelse

Læs mere

Indkøbs- & udbudspolitik

Indkøbs- & udbudspolitik Indkøbs- & udbudspolitik Godkendt i Byrådet den 20. juni 2016 1 Forord Fredensborg Kommune er en stor virksomhed med et bruttobudget på 3,9 mia. kr. og mere end 3.000 medarbejdere, der leverer myndighedsopgaver,

Læs mere

Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune

Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune Indholdsfortegnelse: 1. Retningsliniernes formål... 3 2. Organisering... 3 3. Krav til leverandører... 3 4. Brugerinvolvering... 4 5. Indkøbsprocessen... 4

Læs mere

Handleplan på baggrund af revisionens anbefalinger

Handleplan på baggrund af revisionens anbefalinger Delopgave 1: Vurdering af de enkelte afdelingers procedure for regnskabsføring, økonomiopfølgning, ledelse og tilsyn, målsætninger samt produktivitet og effektivitet 1 Det anbefales, at der løbende foretages

Læs mere

Budgetnotat vedrørende flerårig effektiviseringsstrategi for Københavns Kommune. 03-09-2010. Sagsnr. 2010-55058

Budgetnotat vedrørende flerårig effektiviseringsstrategi for Københavns Kommune. 03-09-2010. Sagsnr. 2010-55058 Økonomiforvaltningen Center for økonomi & HR NOTAT Budgetnotat vedrørende flerårig effektiviseringsstrategi for Københavns Kommune. Baggrund Københavns Kommune vil i de kommende år stå overfor en række

Læs mere

Notat. Projekt vedrørende etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion. Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og

Notat. Projekt vedrørende etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion. Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og Notat Emne: Til: Kopi: til: Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og Tværgående visitation Udvalget for Sundhed og Omsorg Den 29. november 2010 Århus Kommune Økonomi og Personale Sundhed og

Læs mere

INDKØBSPOLITIK FOR MARIAGER HØJ- & EFTERSKOLE

INDKØBSPOLITIK FOR MARIAGER HØJ- & EFTERSKOLE Kort om Mariager Høj- & Efterskole Mariager Høj- & Efterskole driver højskole og efterskole under lovgivningen for frie skoler. Skolen har et årselevtal på ca. 200, ca. 45 medarbejdere og en årlig omsætning

Læs mere

1 Gennemgang af timeprisberegning

1 Gennemgang af timeprisberegning 1 Gennemgang af timeprisberegning På baggrund af henvendelse fra Bornholms Regionskommune er BDO blevet bedt om at foretage en kvalitetssikring af kommunens prisberegninger på fritvalgsområdet, idet prisberegningen

Læs mere

Noter fra møde den 15.01.2015 og møde den 21.01.205

Noter fra møde den 15.01.2015 og møde den 21.01.205 Noter fra møde den 15.01.2015 og møde den 21.01.205 Emne Kommentarer den 15.01.2015 TOHV bemærkning til kommentarer den 15.01.2015 Budget og besparelser Materiel og materialer Hvad er det årlige beløb

Læs mere

Strategi 2015-2018 Fællesindkøb Fyn. Det skal være let at købe ind. Skabe økonomisk råderum Bedre aftaleimplementering

Strategi 2015-2018 Fællesindkøb Fyn. Det skal være let at købe ind. Skabe økonomisk råderum Bedre aftaleimplementering Det skal være let at købe ind Skabe økonomisk råderum Bedre aftaleimplementering Effektive og innovative indkøb i kommunerne Strategi 2015-2018 Fællesindkøb Fyn ioi Indhold 1.0 Ledelsesresumé:... 3 1.1

Læs mere

Bilag 1: Vurdering af udbudspligt i henhold til det nye udbudsdirektiv og den kommende udbudslov

Bilag 1: Vurdering af udbudspligt i henhold til det nye udbudsdirektiv og den kommende udbudslov KØBENHAVNS KOMMUNE Økonomiforvaltningen Center for Økonomi NOTAT 13-05-2015 Sagsnr. 2015-0023209 Bilag 1: Vurdering af udbudspligt i henhold til det nye udbudsdirektiv og den kommende udbudslov Baggrund

Læs mere

Der er gennemført en indledende kortlægning af det samlede omfang af befordringsudgifter, som opsummeres i tabellen nedenfor.

Der er gennemført en indledende kortlægning af det samlede omfang af befordringsudgifter, som opsummeres i tabellen nedenfor. Projektnavn: Baggrund for projektet Overordnet formål: Organisering af befordring et effektiviseringsprojekt I aftalen om kommunernes økonomi for 2013 er forudsat, at kommunerne skal effektivisere varetagelse

Læs mere

INDKØBSJURA 2014. Advokat hotline

INDKØBSJURA 2014. Advokat hotline INDKØBSJURA 2014 Advokat hotline Spørgsmål 1 Ønsker rammekontraktbegreb belyst ud fra specifikke spørgsmål: En kontrakt, hvor sortimentet er fastlagt, alle priser er fastlagt, og kredsen af udbydere er

Læs mere

1. Hvordan stiller ovenstående lov- og regelsæt sig i forhold til typisk små lokale leverandører og hvad gør kommunen?

1. Hvordan stiller ovenstående lov- og regelsæt sig i forhold til typisk små lokale leverandører og hvad gør kommunen? Økonomi og Beskæftigelse Ejendomme og Indkøb Sagsnr. 51632 Brevid. 1146620 Ref. SEL Dir. tlf. 46 31 30 40 steene@roskilde.dk NOTAT: Regler og proces for offentlige indkøb 23. november 2010 Reglerne for

Læs mere