Internt notat. Evalueringen er baseret på fokusgruppeinterviews af halvanden times varighed af følgende grupper:

Transkript

1 ODDER KOMMUNE Byrådsservice Lokalnummer 3363 Internt notat Til: Jesper Hjort Kopi til: Tina Lippert, Jette Rud Knudsen Fra: Malene Herbsleb Vedrørende: Evaluering af ad hoc udvalgsformen Dato: 2. oktober 2008 Sag: Dok.nr.: Da Odder Kommune skulle udarbejde sin første sundhedspolitik, blev der som noget nyt nedsat et ad hoc udvalg bestående af politikere, ledende embedsmænd samt borgerrepræsentanter. Udvalget overgik senere til at blive en arbejdsgruppe under socialudvalget i forbindelse med udarbejdelse af den efterfølgende handlingsplan. Arbejdsformen er blevet evalueret med henblik på at opsamle de erfaringer, der blev gjort med det konkrete forløb samt at vurdere den måde at arbejde på. Evalueringen er baseret på fokusgruppeinterviews af halvanden times varighed af følgende grupper: Gruppe 1: Lars Grønlund, Hanne Broe, Hanne Thvilum. Gruppe 2: Elsebeth Berthelsen Gruppe 3: Marit Jøssing, Marianne Sloth, Anne Stenbæk, Dorritt Smed, Erik Bjerrum Gruppe 4: Socialudvalget Gruppe 5: Eksterne parter (Læge Bente Tofte, Anna Marie Christensen, folkeopl. Udvalg) Evalueringen tager udgangspunkt i de spørgsmål, der fremgår af den venstre kolonne. Evalueringen afsluttes med to sammenfatninger, dels en sammenfatning vedrørende det konkrete ad hoc udvalgt, og dels anbefalinger for fremtidige ad hoc udvalg. 1

2 Interview guide 2

3 1. Forløbet Forløbet omkring sundhedspolitikken kan opdeles i 2 faser: 1) fra ad hoc udvalget blev etableret og til vedtagelse af politikken i juni 2007, 2) fra politikken blev vedtaget til vedtagelse af handlingsplanen 10. dec Hvordan var forløbet i de to faser - hvad var godt og skidt? Første fase: Udarbejdelse af sundhedspolitikken Uklar opgave: Embedsmænd og politikere beskriver den indledende fase som kaotisk og meget rodet. Kommissoriet for gruppen var diffust, og opgaven viste sig at være todelt: for det første skulle der skabes overblik over de nye opgaver, kommunen skulle overtage fra amtet. Kom løbende nye signaler fra amtet, hvilket skabte stor forvirring om opgaven. Samtidig skulle Odder Kommunes praksis på sundhedsområdet kortlægges, men flere fagområder manglede. For det andet skulle ad hoc udvalget formulere en sundhedspolitik. Flere embedsmænd giver med henvisning til stor usikkerhed om opgaven udtryk for, at det var uhensigtsmæssigt at have eksterne deltagere med fra starten. De eksterne parter betegner forløbet som meget kommunalt og henviser til, at de oplevede, der blev afholdt mange møder, uden at man kom nogen vegne. De betegner forløbet som trægt og sejt. En siger: Det var spild af tid. Der var ikke lagt op til, at jeg skulle komme med noget specielt. Hun giver desuden udtryk for, at det føltes, som om meget var bestemt på forhånd af visitation, genoptræning og ældrechef og undrer sig over, hun ikke blev inviteret til alle møder. Begge appellerer til, at man havde delt opgaver ud, som deltagerne skulle løse fra møde til møde. Svag ledelse og forvaltningsmæssig forankring: Det første forløb bliver kritiseret for manglende ledelse og kontinuitet fra forvaltningens side samt for manglende forankring og engagement fra direktionen. Flere politikere udtrykker, at der manglede struktur og kontinuitet, og at der gik for lang tid, fra beslutningen om at nedsætte et ad hoc udvalg var truffet, og til arbejdet gik i gang. Der er stor ros til Elsebeth Berthelsen mht. at sikre kontinuitet og fremdrift samt sikre mødeindkaldelser mv. Hun tilførte stor energi til gruppen. Embedsmændene giver udtryk for, at det havde været en fordel, hvis der havde været en procesleder med sundhedsfaglig indsigt fra starten. En politiker siger: Man gjorde sig ikke helt klart, hvad opgaven var. Der manglede en direktørs opmærksomhed. Organisatorisk nedprioritering skabte politisk nedprioritering og omvendt. Der skulle kæmpes politisk for synlighed. Uklarhed om rollefordelingen: Samtidig giver flere embedsmænd udtryk for, at rollefordelingen var uklar det var uklart, hvem hver enkelt repræsenterede og hvem, man talte på vegne af. En af de eksterne parter oplevede, at hun primært var med for at blåstemple produktet. Plads til visioner: Flere politikere beskriver det som positivt, at der i den første fase var plads til at være visionær. En siger blandt andet: Det var godt, at der var frie tøjler og plads til at finde mål undervejs. En embedsmand finder det givende, at fagfolk mødtes på tværs af fagområder og diskuterede sundhed indbyrdes. Anden fase: fra politik til handlingsplan Såvel embedsmænd som politikere udtrykker stor begejstring for proces og ledelse i den anden fase, hvor forslag til udmøntning af sundhedspolitikken skulle på plads. En politiker siger: Det var en let og gnidningsfri fase. Målet var klart. Det gav overblik. Det var en fornøjelse! 3

4 2. Borgerinddragelse I den første fase blev der afholdt et stort borgermøde i sommeren Hvordan var din oplevelse af mødet, og hvad var effekten af borgermødet i forhold til formulering af politik, mål og handleplan? Stort engagement på borgermødet Både politikere og embedsmænd var meget positive over det store engagement og fremmøde på borgermødet. Samtidig bliver det dog påpeger, at mødet kunne have været annonceret bedre, især blandt skoler og daginstitutionerne, hvilket kunne have givet højere deltagelse blandt børnefamilierne. En embedsmand oplevede mødet som en øjenåbner med henvisning til de mange inputs, borgerne bidrog med. Borgermøde fremmer dialog mellem politikere og borgere Der er lidt uenighed om mødets betydning på politik og handleplan. En medarbejder siger, at det, der kom videre, var det, der var gehør for i ad hoc udvalget. En anden påpeger, at en tydeligere procesplan havde muliggjort en mere systematisk brug af inputs fra stormødet. Flere politikere fremhæver, at mad og motion fyldte meget på mødet, og det afspejler både politik og initiativer. Politikerne er generelt enige om, at det var en god måde at komme i dialog med borgerne på og tænde debatten. Samtidig fremhæves sundhedsdagen, der blev afholdt som optakt til høringsfasen for sundhedspolitikken, som et fantastisk arrangement, der gav ejerskab og synlighed. En politiker finder, at sundhedsdagen var med til at fastholde interessen for sundhedsarbejdet og pointerer, at det også har kunne ses på den store opbakning til deltagelse i ex. TænkeTanken for Mad- og Måltidspolitikken. Endelig efterlyser en politiker, at borgermødet var blevet fulgt op af et orienteringsmøde, da handlingsplanen var blevet vedtaget. Dermed ville man signalere, at man tog borgernes deltagelse alvorligt. 3. Gruppens sammensætning i forhold til organisationen Ad hoc udvalget bestod på medarbejdersiden af følgende medarbejdere: den ledende tandlæge, teamkoordinatoren for sundhedsplejen, lederen af træningscenteret, lederen af ældreservice og chef for visitationen. Det blev siden hed suppleret med en repræsentant for daginstitutionslederne og en repræsentant for skolelederne. Fin sektorrepræsentation men flere sektorer manglede Generelt synes både embedsmænd og politikere, at det var en fin sammensætning af medarbejdere. Dog efterlyser især medarbejderne, at skolerne og daginstitutionerne havde været med fra starten, mens en politiker savner deltagelse fra det tekniske område. Samtidigt er flere dog bekymrede for, at udvalget var blevet for stort. Det påpeges, at kønsfordelingen var meget skæv. Flere medlemmer foreslår, at man alternativt kunne have nedsat en arbejdsgruppe, der kunne afholde høringer/debatter med udvalgte faggrupper eller inddrage udvalgte grupper mere ad hoc. Hvordan oplevede du gruppens sammensætning af medarbejdere? 4

5 4. Gruppens sammensætning i forhold til det politiske niveau Ad hoc udvalget bestod af Lars Grønlund (UK), Hanne Broe (TU), Hanne Thvilum (SOC, UK) og Elsebeth Bertelsen (ØK). Hvordan oplevede du gruppens sammensætning af politikere? Hvordan fungerede ad hoc udvalget i forhold til det øvrige politiske system? 5. Overdragelse til socialudvalget Da sundhedspolitikken var vedtaget i byrådet i juni 2007, blev ad hoc udvalget bedt om at udarbejde en handlingsplan, der skulle indeholde en sammenfatning af udvalgets arbejde samt et forslag til en prioritering af forebyggende og sundhedsfremmende rammer og tilbud. Da arbejdet var afsluttet, blev der afholdt et temamøde med socialudvalget med deltagelse af udvalgte medlemmer fra ad hoc udvalget. Hvordan oplevede du denne overdragelse? God politisk forankring samt rum for politiske ildsjæle Deltagerne er enige om, at den politiske sammensætning var god, dels fordi alle udvalg var repræsenteret, dels fordi der var en bred partipolitisk repræsentation, og dels fordi det var nogen, der var bidt af opgaven, der sad i udvalget. En medarbejder siger: Det var en forudsætning for succes, at alle udvalg var repræsenteret. Ellers havde det ikke kunne lykkes, og en politiker bemærker: Fordelen var, at det blev mindre partipolitik. Det var en fælles sag. Man lærte de andre politikere godt at kende. To embedsmænd fra ad hoc udvalget deltog i overdragelsen til socialudvalget, og de oplevede overdragelse som værende meget positiv: Det var så positivt! SOC var meget imødekommende og lyttende. Man følte sig hørt og anerkendt. De bemærker endvidere, at de fik konstruktive inputs fra politikerne. Samtidig fremhæver de Lars Grønlunds oplæg om proces og produkt som genialt. Politisk uenighed om inddragelse af det sociale udvalg Politikerne fra ad hoc udvalget er uenige om, hvorvidt socialudvalget skulle have været mere inddraget og orienteret undervejs. To politikere synes, socialudvalget skulle have været mere inddraget via en tidligere placering af sundhedsopgaven og ved løbende orientering om ad hoc udvalgets arbejde. Det havde givet et større ejerskab. En politiker siger: Der manglede at placere ejerskab på et tidligere tidspunkt. Konsekvensen i dag er, at der ikke er ejerskab eller forståelse i socialudvalget. Der er afstandstagen til produktet. Som alternativ foreslår en politiker, at socialudvalget kunne have været en del af ad hoc udvalget, ind til socialudvalget overtog opgaven. Så var socialudvalget bedre klædt på. De to øvrige politikere fra ad hoc udvalget er ikke enige: Det gav energi, at man havde fokus på målet og ikke på hvem, der skulle bære opgaven videre. Den skabende fase var i ad hoc udvalget. Det var en dejlig fri fase, hvor man skulle være kreativ. I den udførende fase skulle der gå politik i den, og man skulle fokusere på økonomi. Det var man fri for i den kreative fase. Politikerne fra ad hoc udvalget er enige om, at det var svært at slippe sundhedsopgaven igen. Politikerne i socialudvalget er begejstrede for temamødet. De synes, det var spændende at få præsenteret resultatet men påpeger, at det havde givet større ejerskab, at være informeret undervejs. Et medlem bemærker: Man kan ikke huske det, man ikke har fået ind under huden undervejs. 5

6 6. Til SOC: Det fremadrettede arbejde med sundhedsområdet Hvordan har det været at overtage ansvaret for et område, som ad hoc udvalget havde arbejdet indgående med (nævn fordele og ulemper)? Socialudvalget ville gerne have været inddraget i forløbet Generelt savner politikerne i socialudvalget (SOC), at de havde været knyttet tættere til processen i ad hoc udvalget. Det er et stort ønske fra SOC, at man fra starten havde besluttet, hvilket udvalg opgaven skulle placeres i samt muliggjort, at socialudvalgsformanden samt 2 medlemmer fra SOC havde deltaget i arbejdsgruppen fra starten. Det ville have højnet ejerskabet og forståelsen. En politiker bemærker om perioden, efter udvalget overtog opgaven: Det har været svært at følge op på, hvad der har været sket og klæde udvalget på. Vi føler, vi har været sat lidt af. SOC efterlyser, at man løbende have sikret en formaliseret information til udvalget. Ligeledes foreslås det, at man fra starten politisk havde afsat midler til at ansætte en koordinator. Socialudvalget bliver spurgt om, hvorvidt ad hoc udvalget burde have brugt mere tid på økonomi, men udvalget mener, det var fint at starte uden detaljerede økonomiske overvejelser. Det fremhæves, at ad hoc udvalget var gode til ikke bare at stille dyre forslag. 6

7 7. Ad hoc udvalgsformen Der var to nye elementer i ad hoc udvalgsformen. Dels var udvalget midlertidigt, og dels var det sammensat af såvel fagfolk som politikere og borgere. Hvordan synes du det var at arbejde i en gruppe bestående af både politikere, ansatte og borgere? Hvad er fordele og ulemper ved at arbejde på tværs? Kunne du tænke dig at indgå i et tværgående udvalg igen? Hvad er fordele og ulemper ved midlertidige udvalg? Kunne du tænke dig at indgå i et midlertidigt udvalg igen? Samarbejde mellem politikere og fagfolk skaber gensidig respekt og højner beslutningsgrundlaget Der er generelt stor enighed om, at det har været meget frugtbart for såvel fagfolk som politikere at indgå i et tværgående forløb, og politikerne er begejstrede for at prøve at arbejde procesorienteret frem for sagsorienteret. Politikerne fra ad hoc udvalget forklarer: Det var superfedt at få indblik i ledernes verden. Det gav forståelse for betydning og konsekvenser. Lederne var meget tændte. Det var fantastisk at opleve deres engagement. Det var super spændende at være med. Vi blev bedre politikere og blev klædt bedre på. En anden politiker siger: Det er tidskrævende, men det ville tage længere tid at blive afklaret alene. Det opkvalificerede beslutningerne. En politiker synes, at de andre politikere også burde have haft chance for at møde og lære medarbejderne at kende, og en politiker foreslår, at man fremadrettet bruger temadage, hvor man i højere grad blander politikere og fagfolk for at opnå samme effekt som i ad hoc udvalget. Embedsmændene fremhæver, at det tværfaglige udvalg har øget respekten for politikerne. Medarbejderne siger: Det gav en større forståelse for, hvad politikerne tænker. Der blev en stor åbenhed og loyalitet omkring opgaven. En anden supplerer: Det giver større forståelse for, hvad politikerne står for, men også for hvilke bindinger de er underlagt. Det er tilfredsstillende, at de bliver klædt på af fagfolk. Inddragelse af politikere skaber større politisk fingeraftryk Flere embedsmænd påpeger, at samarbejdet skaber større politisk indflydelse. En medarbejder bemærker: Det er sjovere som fagperson at få lov at involvere politikerne forud for, at man laver en sag det er vigtigt at tage temperaturen i den indledende fase. Det kunne godt kopieres også i mindre sager. Det giver bedre modspil og tydeligere politisk fingeraftryk. Endelig bemærker en medarbejder, at samarbejdet åbner op for et fremtidigt samarbejde med politikerne. Ad hoc udvalgsformen skaber behov for tydelig rolleafklaring Medarbejderne betegner dog også samarbejdet som udfordrende og understreger, at det kræver, man bliver sin rolle bevidst. Der skal være klarhed over, hvem man repræsentere om det er en medarbejdergruppe, man taler på vegne af, eller om det alene er sin egen faglighed, man bidrager med. Det er en politiker fra ad hoc udvalget enig i: Det kræver, man gør sig sin rolle klar. Det er vigtigt, at man kan diskutere, og at alle kan give udtryk for deres holdninger også embedsmændene. Embedsmænd skal dog også kunne skelne mellem, hvornår de kommer med egne holdninger og faglig viden. Ligeledes skal der være klare retningslinjer for, hvornår forskellige faggrupper samt politiske interessenter har mulighed for at blive hørt. Ja til tidsbegrænsede udvalg Flere medarbejdere synes, at det var en fordel, at udvalget var tidsbegrænset. Medarbejderne forklarer, at det ofte er de samme personer, der melder sig til ekstra opgaver som ad hoc udvalget, og en medarbejder supplerer: Man melder sig netop, fordi det er tidsbegrænset. Det kræver dog, at forvaltningen koordinerer, at der ikke er for mange ad hoc udvalg i gang samtidig. Flere politikere giver udtryk for, at de gerne ville melde sig til et tidsbegrænset udvalg igen en dog betinget af, at der er en klar politisk modtager fra starten. Politikerne betegner det ligeledes som en fordel, at udelukkende interesserede politikere melder sig til et ad hoc udvalg. Også de eksterne parter giver udtryk for, at de gerne ville deltage i et ad hoc arbejde igen, dog ikke 7 nødvendigvis i hele møderækken.

8 8

9 Konklusion om forløbet med ad hoc udvalget for sundhedsfremme og forebyggelse 1. Forløbet Første fase (frem til vedtagelse af sundhedspolitikken): Uklar opgave og diffust kommissorium Ringe fremdrift i processen Svag ledelse og forvaltningsmæssig forankring Uklar rolle- og ansvarsfordelingen Plads til visioner Anden fase (frem til vedtagelse af handlingsplan): Embedsmænd som politikere udtrykker begejstring for faglig gennemgang af evidens og centrale sundhedsbegreber Politisk begejstring for at arbejde procesorienteret Politisk begejstring for prioriteringsprocessen det blev tilladt at prioritere Stor tillid til embedsmændene under prioriteringsprocessen 2. Borgerinddragelse Borgermøde skabte fokus på sundhedsopgaven og var god anledning for politikerne til at komme i dialog med borgerne 3. Organisering God sammensætning af fagfolk Ikke alle fagområder var med God sammensætning af politikere pga. o alle udvalg var repræsenteret o bred partipolitisk repræsentation o de, der var med, var meget interesseret i fagområdet o udvalget var ikke partipolitisk orienteret 4. Overdragelse til socialudvalget Politiks uenighed om inddragelse af socialudvalget i ad hoc udvalget o Med henvisning til at opnå et øget ejerskab synes to politikere fra ad hoc udvalget, at socialudvalget skulle have været mere inddraget gennem en tidligere placering af sundhedsopgaven og ved løbende orientering om ad hoc udvalgets arbejde. o To politikere fra ad hoc udvalget så det som en fordel, at der ikke var fokus på, hvem der skulle bære opgaven videre. o Politikere fra SOC ønskede, de havde været knyttet tættere til processen i ad hoc udvalget, og at man fra starten havde sikret en formaliseret information til socialudvalget. Politikerne fra ad hoc udvalget er enige om, at det var svært at slippe sundhedsopgaven igen. 5. Ad hoc udvalgsformen Samarbejde mellem politikere og fagfolk skaber gensidig respekt og højner beslutningsgrundlaget Behov for tydelig rolleafklaring. Hvem repræsenterer hvert enkelt medlem? Ja til tidsbegrænsede udvalg Politisk uenighed om varigheden af ad hoc udvalg Politisk uenighed om sundhedsområdet egner sig til ad hoc udvalgsformen Ønske om honorar til politikere for deltagelse i ad hoc udvalg 9

10 Perspektiver for fremtidigt ad hoc arbejde og borgerinddragelse Ad hoc udvalgsformen fordrer: Processtyring i ad hoc udvalg: Borgerinddragelse: Organisatorisk: Politisk sammensætning af ad hoc udvalg: Klarhed om opgaven Præcist kommissorium Klar forvaltningsmæssig forankring Klar rolle- og ansvarsfordeling Sikker processtyring der sikrer kontinuerlig fremdrift Gerne todelt proces med vision- og målafklaring Gerne undervisning i fagområdet samt områdets fagtermer Gerne politisk prioriteringsproces med inddragelse af fagfolk. Prioriteringsprocessen bør ske på baggrund af undervisning og fælles begrebsafklaring Gerne uddelegering af opgaver i løbet af processen Behov for klare retningslinjer for hvornår og hvordan faggrupper og politiske interessenter har mulighed for at blive hørt i forhold til ad hoc udvalgets produkt Borgerinddragelse i ad hoc udvalg fordrer klarhed om opgaven og præcis udmelding af forventninger til de inviterede. Behov for tydelig afklaring af, hvad borgerne skal bidrage med, og hvad de får ud af at deltage (bidrag- /belønningsmodellen) Klar opfølgning over for borgerne, om hvad der kom ud af inddragelsen Stormøde eller temadag er velegnet til at sætte fokus på ny opgave, til statusopfølgning, og er en god lejlighed for politikerne til at komme i dialog med borgerne Blanding af politikere og embedsmænd øger den faglige forståelse og gensidige respekt Stor opbakning til i fremtiden at arbejde procesorienteret med blanding af politikere og embedsmænd Gerne bred politisk repræsentation i forhold til partier og stående udvalg Der bør sikres en fornuftig kobling til det modtagende udvalg, dels undervejs i processen og dels ved ad hoc udvalgets afslutning. Det bør overvejes, hvordan det modtagende udvalg kan inddrages i processen Ønske om aflønning af politikere i ad hoc udvalg Gerne tidsbegrænsning men opgaven skal passe til et tidsbegrænset udvalg Forslag om at man gør et ad hoc udvalg mindre, og at det så afholder høringer/debatter med udvalgte faggrupper eller inddrager udvalgte grupper ad hoc Blanding af politikere og embedsmænd sikrer tydelig politisk fingeraftryk på det endelige produkt Fordel af sikre at alle stående udvalg er repræsenteret Fordel af sikre bred partipolitisk repræsentation Fordel at kun de, der er meget interesseret i fagområdet, er med Fordel at ad hoc udvalg bliver mindre partipolitisk orienteret 10