Aalborg Universitet Analyse 1. november 2011

Transkript

1 Aalborg Universitet Analyse 1. november 2011 Analysen må hverken helt eller delvis kopieres til tredjepart uden forudgående aftale

2 Indhold 1. Indledning Formål Analysens opbygning Indkøbsadfærd Indkøbspolitik Koordineringskøbsaftale på MFC FM aftale på printere Administration Account og secure print system Servicering af udstyr MFC analyse Pris over perioden Handel på aftalen Finansiering Maskinparkens stand Maskinparkens konfiguration Forventninger til nyanskaffelser Service Besparelsespotentiale Printanalyse Printerregistrering Årlige volumen Driftsøkonomi Anbefaling for udskiftning Driftsøkonomi ved anbefaling Printere Miljø Besparelsespotentiale Konklusion Side 2 af 44

3 Bilag Bilag 1 Registrering og gennemgang af enheder Bilag 2 Aftaleklassificering Bilag 3 Maskinparkoversigt MFC Bilag 4 Økonomiark: arkene Økonomioversigt og Serviceberegning Bilag 5 Fakta ark Bilag 6 Printeroversigt Bilag 7 Segmentoversigt Bilag 8 Optimeringsoversigt MFC Bilag 9 Lagerliste for MFC og printere Bilag 10 Optimeringsoversigt printere Bilag 11 Driftsøkonomi printere Side 3 af 44

4 1. Indledning 1.1. Formål Kopi og printmarkedet er et vanskeligt marked at operere i, uanset hvor erfaren man er som indkøber. Der er flere faktorer, der gør markedet problematisk, men én af de primære faktorer er det store informationsmæssige misforhold, der er mellem køber og sælger. Det ses desværre alt for ofte, at køber og sælger af denne årsag ikke agerer som ligeværdige professionelle parter i indkøbsprocessen, hvilket betyder, at det ikke er muligt for køber at vide, om priserne samt de opsatte betingelser og forpligtelser er rimelige i den pågældende situation. Disse forhold søger IKR at afdække med denne analyse. Aalborg Universitet har ønsket at få udarbejdet denne analyse med det formål at kunne optimere indkøbsstrukturen for kopi og printområdet. IKR har i analysen søgt at skabe overblik over maskinparken, den nuværende økonomi på området, brugernes behov, samt i nogen grad brugernes adfærd for håndtering af kopi og print. Formålet med analysen er derfor at danne beslutningsgrundlag for Aalborg Universitet i det fremadrettede arbejde med at opstille den mest hensigtsmæssige indkøbsstruktur og drift af området, med angivelse af de besparelser en sådan optimering giver Analysens opbygning Analysen tager udgangspunkt i forholdene omkring den enkelte maskine og er bygget op over to hovedområder. Den første del af analysen indebærer et besøg på maskinens lokation samt en gennemgang af behovet foretaget med de daglige brugere af maskinen. Den anden del af analysen er databearbejdningen, og i nogle tilfælde den skriftlige redegørelse 1, der udarbejdes på baggrund af de indsamlede oplysninger ved besøget på maskinplaceringen, samt en gennemgang af de gældende kontraktforhold. Såfremt tidligere kontraktforhold har indflydelse på den nuværende situation, og såfremt materialet har været tilgængeligt ved udarbejdelsen af redegørelserne, er dette ligeledes inddraget. Disse redegørelser beskriver økonomien, serviceforholdene og fremhæver nogle af de væsentligste områder i kontrakterne. Således kan beslutningstagerne bedre forstå konsekvenserne ved de enkelte kontraktudformninger, og kan dermed bedre, i samarbejde med leverandørerne, opstille forhold, der er økonomisk forsvarlige samt fungerer tilfredsstillende for begge parter. I enkelte tilfælde har der ikke været tilstrækkeligt materiale til at kunne udarbejde en redegørelse, men hvor forholdene alligevel har krævet en bemærkning. Hertil er udarbejdet Notat, hvor en række maskiner/kontrakter gennemgås ganske kort (se evt. Notat). 1 Se oversigt over indhold i Bilag 1 Registrering og gennemgang af enheder Side 4 af 44

5 IKR klassificerer hver aftale, hvor det har været muligt ud fra det modtagne materiale, som god, middel eller dårlig 2. Denne lidt forsimplede klassificering tjener det formål at give en overordnet fornemmelse af kontrakternes udformning, og hvor hensigtsmæssige de er for Aalborg Universitet. Ligesom IKR har set og registreret multifunktionsmaskinerne (MFC), har IKR ligeledes registreret alle printere. Da der er tale om maskiner til en langt lavere indkøbspris og ofte uden nævneværdig serviceaftale, hvis nogen, er databearbejdningen af disse maskiner foretaget på et mere overordnet niveau. Der er således ikke redegjort for den enkelte maskine, men der er skabt et overblik over den samlede printøkonomi ud fra de omkostninger, der er forbundet ved brugen af den enkelte maskine set i forhold til det faktiske forbrug på maskinen. Printanalysen beskriver den estimerede omkostning vedr. den enkelte printer og giver dermed et overblik over de estimerede omkostninger for Aalborg Universitets printere. Der er endvidere taget stilling til mulighederne for at kunne nedlægge printere, dette bl.a. ved at integrere det nuværende forbrug i eksisterende eller kommende placeringer af multifunktionsmaskiner. Afslutningsvis er nærværende analyse udarbejdet, og i nedenstående fremhæves de væsentligste punkter. Vedlagt analysen er en række oversigter over blandt andet Maskinparkoversigt (se bilag 3), Økonomi ark (se bilag 4), Fakta ark (se bilag 5), Printeroversigt (se bilag 6) samt de redegørelser, IKR har udarbejdet på udvalgte kontrakter. Alle bilag er i øvrigt vedlagt som filer på medfølgende CD, således at Aalborg Universitet selv kan gøre brug af de indsamlede data fremadrettet. 2 Klassificeringen er baseret på en lang række opstillede kriterier, se Bilag 2 Aftaleklassificering Side 5 af 44

6 2. Indkøbsadfærd 2.1. Indkøbspolitik Aalborg Universitet har i november 2010 udarbejdet en indkøbspolitik, hvori omfang, målsætninger og prioriteringer er fastlagte. Herunder er blandt andet udarbejdet et aftalehierarki, hvoraf det fremgår, at indkøberne skal prioritere således: 1. SKI rammeaftale 2. Statens Indkøbsaftaler (FM aftaler) 3. Koordineringskøbsaftaler (baseret på SKI) 4. Egne Aalborg Universitet aftaler Eftersom Aalborg Universitet har indgået en koordineringskøbsaftale på multifunktionsmaskiner (MFC) og en statsaftale på printere, bør det naturligvis være disse, der anvendes, dels fordi udbudspligten dermed er afløftet og dels fordi, såfremt Aalborg Universitetet vælger at tilmelde sig en statsaftale, er de dermed forpligtet til at købe på denne Koordineringskøbsaftale på MFC Aalborg Universitet indgik i 2006 en koordineringskøbsaftale med Konica Minolta, som trådte i kraft d. 1. januar Aftalen er fornyet i 2010, og da den er baseret på SKI aftalen, som blev opsagt i januar 2011, er den ikke længere gældende. Aftalens udformning minder dog mere om FM aftalens opbygning med opstilling af standard konfigurerede modeller. Priserne, der fremgår af aftalen, afviger tilsyneladende også fra SKI priserne på det pågældende tidspunkt. Eventuelle tilkøb der foretages, som ikke fremgår af de forudkonfigurerede modeller, handles dog til SKI priser. Serviceafregningen stemmer dog ikke overens med SKI vilkårene. At Konica Minolta fakturerer klienten i kopiportioner, er ikke tilladt ifølge SKI rammekontraktens bestemmelser se Figur 1 tekstuddrag fra SKI rammekontrakt. Det bør endvidere undersøges, om Aalborg Universitet faktureres grundbeløb, miljøgebyrer, forsendelsesomkostninger, faktureringsgebyrer og andre øvrige udgifter, eftersom dette ikke er tilladt på aftalen. Eksempelvis position nr. 187 en Konica Minolta Maskine købt i 2010, markeret på aftalen som købt på rammeaftale, er i perioden august 2010 til maj 2011 (det er den periode IKR har modtaget fakturaer for) faktureret kr for tonerforsendelse og miljøgebyr. Det samme gør sig gældende for pos. Nr. 188, som i samme periode har betalt kr for tonerforsendelse og miljøgebyr. Dette giver en årlig omkostning på kr ekstra pr. maskine. På den tidligere SKI aftale er anført, at såfremt der påløber gebyrer og andre omkostninger, skal disse fremgå af kontrakten, samt hvad de andrager htm Side 6 af 44

7 Figur 1 tekstuddrag fra SKI rammekontrakt IKR har endvidere bemærket, at på tilmeldingsblanketten for koordineringskøbsaftalen er det anført, at den samlede volumen forventes at ligge på 4,5 mio. hen over perioden, men under punkt 6. Koordineringskøbsrabat er angivet rabatskalatrin på hhv. 19 % og 10 %, hvor rabatskalamatrix fra SKI angiver en rabat på hhv. 22 % og 19 % for de pågældende ydelser ved den volumen. Priserne angivet i medfølgende prisliste er beregnet med de lave procentsatser. Dette mener IKR, bør undersøges nærmere, idet allerede foretaget indkøb på aftalen muligvis har været til forkerte priser. IKR tager naturligvis forbehold for, at der skulle ligge aftaleforhold som ikke er IKR bekendt, og ovenstående er udarbejdet på baggrund af fremsendt materiale fra Aalborg Universitet FM aftale på printere Aalborg Universitet tiltrådte i 2007 og igen i januar 2010 FM aftalen på printere, og da den gik i forlængelse valgte Aalborg Universitet at fortsætte med at være tilmeldt aftalen. Aftalen har været flittigt benyttet, og en del har valgt at tegne tilhørende serviceaftaler, hvilket IKR anbefaler, at flest mulige benytter sig af. Tilmelding til aftalen er frivillig, men såfremt man vælger at tilmelde sig, er man derefter forpligtet til at købe på aftalen. Såfremt man ikke kan finde det ønskede produkt, skal man søge at finde et substituerende produkt på aftalen, der kan opfylde de samme behov. 4 Er dette ikke muligt, skal indkøberen søge at afløfte udbudspligten andet steds, eksempelvis via SKI rammeaftaler Administration Brugernes adfærd og interne afregning blev ved onsite konstateret, som værende et område der blev brugt forholdsmæssigt mange ressourcer på htm Side 7 af 44

8 IKR s rådgivere konstaterede, at der ved nogle institutter forgik en intern fakturering af forbrug af kopier på multifunktionsmaskiner og printere. Et givent antal gange om året blev der lavet en opgørelse af forbruget, og en faktura blev fremsendt til de, som havde brugt enheder, som ejedes at et andet institut. Dette var tilfældet når: Der var to forskellige institutter i bygningen, og hvert institut har eget budget Man udnyttede ikke multifunktionsmaskinen til print, da de ikke kunne kontere printene, derfor investerede man i printere til dette formål De ansatte har brugerkoder til multifunktionsmaskinerne som indtastes via enheden, og den vej har man en form for registrering af forbrug på multifunktionsmaskinerne. De mange lokale printere til de ansatte anskaffes hovedsageligt ud fra argumentationen, at man har fortrolig print, et behov der naturligvis skal tages højde for i optimeringen af maskinparken. I lang de fleste tilfælde har de ansatte og de studerende hvert sit kopi og printrum, dog vil de studerende forholdsvis let kunne tilegne sig adgang til disse fortrolige print. Ved den nyere maskinpark de ansatte har i dag, ville man dog kunne tilsætte sit printjob en kode via sin printdriver, så printjobbet først frigøres ved en identifikation ved maskinen. Derved kunne Aalborg Universitet allerede på den nuværende maskinpark have sparet en større investering i lokale printere, og den tilhørende driftsomkostning som er fulgt med. At bruge ressourcer på at administrere dette kan undgås, såfremt Aalborg Universitet opretter en centralt styret driftsorganisation, som håndterer alt vedr. kopi og print for administrationen, heriblandt alle de økonomiske forhold. Dette kunne bl.a. resultere i, at brugerne udnytter multifunktionsmaskinernes kapacitet frem for at tilkøbe printere alene med det formål at omgås begrænsninger ved intern afregning. Derved mindskes bestykningen af printere, da print overføres til multifunktionsmaskiner, der hvor det er økonomisk hensigtsmæssigt. I de bygninger hvor der er institutter, der ikke har økonomi til det fornødne udstyr, købes der kopikort til personalet hos Teknisk Forvaltning til brug ved de studerendes maskiner. Dette kan være til gene for personalet, da de skal bruge tid på at anskaffe kopikort, og ikke mindst kan de have problemer med at få adgang til de studerendes maskiner, især i de perioder hvor der er spidsbelastninger på grund af afleveringer. Der benyttes altså unødige ressourcer på: Administration og fakturering institutter imellem Indkøb af printere grundet administration af print, hvorved der er overkapacitet Anskaffelse og brug af kopikort, samt evt. ventetid ved maskiner Omfanget af dette er ikke kendt af IKR Account og secure print system IKR har ved besøg desuden kunnet konstatere, at Aalborg Universitet i dag benytter sig af et teknologisk forældet accounting system til de studerende. Side 8 af 44

9 Systemet er et såkaldt magnetkortsystem kaldet Fincard, som i sin helhed fungerer ved, at de studerende køber et kopikort ved Teknisk Forvaltning, som giver de studerende mulighed for at kopiere et vist antal kopier ved multifunktionsmaskinerne ud fra en fastsat prisstruktur. Systemet kan ikke bruges til printere. Da systemet er begrænset til de studerendes multifunktionsmaskiner, har det resulteret i, at Aalborg Universitet har købt overdimensionerede multifunktionsmaskiner, som ikke udnyttes som netværksprintere, da Aalborg Universitets accounting system ikke kan håndtere accounting af print til multifunktionsmaskiner. Det, at man ikke udnytter multifunktionsmaskinerne som netværksprintere, har så betydet, at Aalborg Universitet har investeret i rigtig mange netværksprintere til de studerende, og derved i dag står med en samlet maskinpark som, ud over at være en overkapacitet i forhold til trykvolumen, også viser sig at være en økonomisk driftsmæssig belastning for Aalborg Universitet, da printere (både uden og med serviceaftale) har vist sig at være dyrere driftsmæssigt end multifunktionsmaskinerne. IKR vil i nedenstående afsnit oplyse om de forskellige løsningsmuligheder, der kan afhjælpe ovenstående problemstillinger, ud fra de observerede arbejdsgange, behov, ønsker samt indtryk IKR har tilegnet sig ved projektets on site besøg. Accounting system Aalborg Universitet har brug for et accounting system, som gør det muligt at accounte alle brugere af Aalborg Universitets kopi og printenheder, uanset studie eller ansættelsesmæssige forhold. Inden en anskaffelse af sådan et avanceret system vil der være en del forhold, som Aalborg Universitet vil skulle tage stilling til udover de politiske og tekniske forhold, herunder bl.a. Ønsker Aalborg Universitet selv at eje accounting systemet? Skal alle brugere kunne identificere sig med ID kort og password ved printerne? Skal alle brugere kunne identificere sig med ID kort og password ved multifunktionsmaskinerne? Hvorledes skal en håndtering af betaling foregå? Secure print system (pull/push print) Det er IKR s indtryk, at Aalborg Universitet har et ønske om styring af fortroligt print samt muligheden for pull print for alle Aalborg Universitets IT brugere i alle Aalborg Universitets bygninger. Håndteringen og økonomien i disse to forhold er bl.a. afhængig af, hvilke valg der træffes i forbindelse med, hvorledes Aalborg Universitet bl.a. ønsker, at brugerne skal kunne identificere sig ved multifunktionsmaskinerne samt ved printerne. Aalborg Universitet har som tidligere nævnt altid haft muligheden for fortroligt print i den nyere del af maskinparken ved at tilegne printjobbet en kode i driveren, som så først vil blive frigivet ved brugeridentifikation ved maskinen. Den væsentligste forskel vil bestå i, at de vil kunne trække et printjob ved hvilken som helst enhed, hvor bruger identificerer sig (pull print). Løsningsmuligheder Side 9 af 44

10 IKR anbefaler, at Aalborg Universitet køber det omtalte system til ejendom. Den primære årsag til dette er, at et accounting system derved kan forblive det samme, men maskiner og evt. outsourcing partner kan udskiftes. En udskiftning af sådan et system hvert år vil ikke være til gavn for hverken Aalborg Universitets studerende eller ansatte, ligeledes vil det ikke være rentabelt. De forskellige systemer i dag er kompatible med de fleste multifunktionsmaskiner samt printleverandører, og derfor burde det heller ikke have en større betydning for systemet, at disse enheder udskiftes løbende, selv om accounting systemet forbliver det samme. I samme trin som indkøb af en accounting løsning er det IKR s anbefaling, at Aalborg Universitet får opsat en online betalingsløsning til de studerende. Dette vil være den foretrukne løsning til de studerende, og vil sikre, at Aalborg Universitet får et minimum af administration fremover. Vælg evt. en løsning som er hostet af leverandør, så Aalborg Universitet ikke har driften af denne. Der findes flere forskellige måder at håndtere en løsning for et account og secure printsystem, alt afhængig af hvilken strategi Aalborg Universitet ønsker at forfølge. IKR har i nedenstående opstillet hovedtrækkende i de forskellige løsninger, med de fordele og ulemper de måtte have. Hardwareterminal Kortlæser Softwareterminal Er en terminal, der er monteret på eller ved siden af MFC en. Hardwareterminalen (HW) er ekstern hardware til delvis styring af betalingssystemet. Terminalen kan identificere bruger både via password og ID kort. Er en terminal, der er monteret på eller ved siden af MFC en, og identificerer bruger via ID kort. Er en terminal embedded i MFC en, hvor brugerbetjening sker via MFC ens display til identifikation, frigive og slette print jobs. Bruger identificeres via password. Multifunktionsmaskiner Løsning Fordele Ulemper Hardware terminal, inkl. kortlæser Kortlæser Software embedded terminal Større sikkerhed Flytbar enhed, leverandør uafhængig Lang levetid (10 15 år) Integration af nuværende maskinpark Flytbar enhed, leverandør uafhængig Lang levetid (10 15 år) Integration af nuværende maskinpark Billigere investering end HW terminal inkl. kortlæser Integreret i MFC ens display Mindre investering end ved HW terminaler Flere muligheder for brugerne Større investering end ved embedded terminaler Særskilt implementering Mindre sikkerhed Ingen integration med eksisterende maskinpark Mindre sikkerhed, man kan dog vælge at kombinere det med en kortlæser Leverandørafhængig (følger maskinen) På baggrund af Aalborg Universitets nuværende maskinpark, hvor IKR s anbefaling er, at der udskiftes/tilkøbes 89 multifunktionsmaskiner i 2012, samt 90 multifunktionsmaskiner i perioden , vil IKR s anbefaling være, at Aalborg Universitet kombinerer en løsning, bestående af en hardwareløsning til de Side 10 af 44

11 maskiner som først udskiftes i perioden De maskiner som skal udskiftes i 2012 anskaffes med software embedded terminaler. Ved denne kombination vil Aalborg Universitet kunne implementere en account og secure printløsning på alle Aalborg Universitets MFC ere, såvel nyanskaffelser som eksisterende maskiner med det samme, og Aalborg Universitet kan dermed følge IKR s strategi for udskiftning af MFC ere, og derved få optimal udnyttelse af eksisterende maskinpark. Printere Løsning Fordele Ulemper Hardware terminal, inkl. kortlæser Kortlæsere Større sikkerhed Flytbar enhed, leverandør uafhængig Lang levetid (10 15 år) Integration af nuværende maskinpark Mulighed for at slette og vælge print jobs. Mindre investering end ved HW terminaler Flytbar enhed, leverandør uafhængig Lang levetid (10 15 år) Integration af nuværende maskinpark Større investering Mindre sikkerhed Ingen mulighed for at slette og vælge print jobs. Ingen Ingen omkostning Accounting vil stadig være funktionel Ingen mulighed for secure print (pull print) Løsningsmulighederne angående printere er væsentlig nemmere at håndtere, da det i princippet kun drejer som om, at Aalborg Universitet tager en beslutning om, hvorledes der skal kunne håndteres secure print (pull print) til printerne, da disse print i teorien kunne henvises til MFC ere. Såfremt dette viser sig ikke at fungere i praksis, vil Aalborg Universitet kunne tilkøbe terminaler eller kortlæsere senere, eller genbruge de terminaler som løbende bliver i overskud ved udskiftning af multifunktionsmaskiner. Estimeret økonomi Løsning Økonomi Udnyttelse Hardware terminal, inkl. kortlæser Kortlæser Software terminal Online betalingsløsning Anskaffelsespris pr. terminal. Til brug ved MFC og printere, såfremt Aalborg Universitet ønsker identifikation ved ID kort og password. Anskaffelsespris pr. kortlæser. Til brug ved MFC og printere, såfremt Aalborg Universitet ønsker identifikation ved ID kort. Anskaffelsespris pr. software terminal. Til nyanskaffet MFC såfremt Aalborg Universitet ønsker identifikation ved password. Forventet billigere i forbindelse med udbud af MFC er. Anskaffelsespris for webshop. Webshop løsning, hvor der kan betales med diverse kreditkort, også udenlandske. Account og secure print system Anskaffelsespris pr. printserver. Side 11 af 44

12 Supportaftale/ transaktionsomkostning? Årlig omkostning som beregnes ud fra den samlede investeringen. Typisk op til 20 %. Alternativ kan man betale en fast afgift pr. kvartal ud fra antal helårs studerende. Trådløst print Anskaffelsespris pr. printserver. Gør det muligt at printe fra personlige bærbare. Rapporter MFC 2.6. Servicering af udstyr Servicering af multifunktionsmaskinerne ved tonerpåfyld, papiropfyldning samt servicekald til leverandørerne ved nedbrud er i dag en opgave, betjentene varetager. Det er IKR s vurdering, at dette foregår tilfredsstillende, og derfor vurderes dette også at kunne fortsætte under en evt. central driftsorganisation. IKR vurderer endda, at det kunne være med til at øge oppetiden på maskinerne, at betjentene håndterer servicekald til leverandørerne, da betjentene i flere tilfælde vil kunne afhjælpe problemet med det samme eller via online support ved leverandørerne. Printere I dag er det de respektive IT afdelinger, som står for anskaffelse og servicering af printere, hvilket på sin vis fungerer tilfredsstillende i forhold til brugernes behov. IKR konstaterede dog, at anskaffelserne foregår meget forskelligt blandt IT afdelingerne, men også den enkelte IT afdeling synes at mangle en strategi for, hvorledes de skal anskaffe printere, hvilket udmønter sig i nogle helt konkrete problemstillinger ved indkøb og serviceringen af printere; Stor variation i valg af modeller hvilket kan resultere i større krav til netværket samt ITafdelingen Skal printeren anskaffes inkl. eller ekskl. Serviceaftale; en manglende strategi vedrørende anskaffelsen resulterer i, at IT afdelingen servicerer printere, som har serviceaftale, da brugerne ringer til IT afdelingen ved nedbrud eller andet frem for at ringe til leverandøren. Dermed yder IT afdelingen en service, man har betalt leverandøren for, såfremt printeren er inkl. serviceaftale. Derudover er der risiko for, at brugerne køber toner til printere, som har serviceaftale inkl. toner, pga. den manglende ensartethed og oplysning til brugerne omkring anskaffelsen. Fremadrettet er det IKR s anbefaling at fremtidige anskaffelser af printere sker via en central aftale, samt at der tilkøbes en serviceaftale. IKR s analyse viser, at man opnår en langt billigere drift på printere med en serviceaftale inkl. toner frem for at købe toner efter forbrug, samt man opnår også en bedre styring med driften. Mere om dette i afsnittet om printere. Derudover vil IT afdelingen også kunne spare ressourcer på servicering af printerne, da brugerne eller ITafdelingen kan kontakte leverandøren direkte for servicering af printerne ved nedbrud. Side 12 af 44

13 3. MFC analyse I alt har IKR besøgt ca. 55 forskellige adresser. Ved besøgene har IKR i alt registreret 206 multifunktionsmaskiner og 636 printere. Der er fra Aalborg Universitet modtaget en lang række dokumenter, og det har således været muligt for IKR at danne et overblik over, hvorledes de økonomiske forhold er på området for kopi og print. Det er et øjebliksbillede, der er opgjort pr. 1. oktober 2011, og evt. restforpligtelser og angivne tab frem til denne dato vil derfor hurtigt ændre sig. På 57 af maskinerne har IKR ikke modtaget materiale, og dette skyldes primært, at maskinerne til dels er gamle maskiner, og eventuelle købenotaer og leasingaftaler for længst er udløbet og/eller gået tabt og til dels, at de er købt kontant uden serviceaftale. En del af disse maskiner falder ligeledes for en af IKR fastsat bagatelgrænse, hvor det ikke er rentabelt at analysere på indkøbs og serviceringsforhold på maskinen. Bagatelgrænsen er fastsat for maskiner, som har haft en antaget anskaffelsespris på under kr ,, eller maskiner som er mere end 8 år gamle på tidspunktet for udarbejdelsen af analysen Pris over perioden IKR har i forbindelse med databearbejdningen noteret det beløb, klienten har givet for maskinen, enten hen over en kontraktperiode eller som kontant pris. Samtidig har IKR, på baggrund af den noterede konfiguration, vurderet hvilken værdi maskinen havde på det indkøbte tidspunkt. Denne værdi er som oftest baseret på, hvilken pris klienten kunne have købt maskinen til kontant, set i forhold til hvilke fælles indkøbsaftaler klienten med fordel kunne have meldt sig på. Såfremt der er tale om maskiner, der ikke har været på sådanne fælles indkøbsaftaler, har IKR haft andre registreringer at holde prisen op imod. Der er dog tale om en forholdsvis lille del af maskinerne, da de fleste leverandører har været bredt repræsenteret igennem en årrække på de centrale indkøbsaftaler. De priser, IKR har fået udleveret af klienten, har enten været på leasing eller all in kontrakt eller som en købenota. Desuden har IKR fået udleveret et meget udførligt udtræk af Aalborg Universitets interne økonomisystem (ØA), som har været til stor hjælp i prisfastsættelsen af de resterende maskiner. 30 maskiner har det ikke været muligt at finde en pris på (og indgår således ikke i nedenstående), 55 maskiner er prisfastsat ud fra de beløb, der er angivet i ØA, og de resterende 121 maskiner er prisfastsat ud fra det udleverende materiale. Ved sammenligning med de indkøbspriser klienten kunne have anvendt, ved indkøb på en central indkøbsaftale er der en difference på kr ,, som ikke er i klientens favør. Side 13 af 44

14 Kr Pris over perioden Pris over perioden Anslået værdi Difference Figur 2 Pris over perioden Differencen er fordelt således, at de ca. kr , er merpris på de maskiner, hvor prisen er kendt fra kontrakt eller købenota, og de kr , er merpris på de maskiner, hvor købsprisen er hentet fra ØA udtræk. Merprisen pr. maskine er væsentligt højere (ca. kr , ) på den kendte pris end på den mere usikre fra ØA (ca. kr , ). Differencen dækker over: Renteomkostninger på leasing og all in aftaler Renteomkostningerne er ikke kendte, da de ikke fremgår af de indgåede aftaler, og i de tilfælde hvor IKR har udarbejdet en redegørelse af kontrakten, er renten estimeret ud fra den på daværende tidspunkt gældende Cibor3 samt tillagt procentpoint, svarende til hvad en offentlig institution kunne have opnået af rente. Den estimerede rente er angivet i de enkelte redegørelser. Overpriser på udstyr At der er taget højere priser for udstyr end hvad Aalborg Universitet ellers kunne have fået udstyret til er tilfældet for både kontant køb og finansierede aftaler. For finansierede aftaler er det naturligvis beregnet eksklusiv renteomkostninger. Eksempelvis er der på position 30, 45, 123, 125, 128 og 181 en difference på knap kr , mellem den pris maskinerne kan handles til på rammeaftalen, og den pris der betales over tid i kontrakten, ekskl. renteomkostninger. Tab af værdi grundet nedskrivning IKR har nedskrevet værdien af en række maskiner, idet de er købt eller leaset efter de reelt er udgået af produktion. Der er tale om 10 maskiner, som IKR ved af, der er indgået aftaler om, efter afløseren for maskinen er lanceret. En maskine udskiftes typisk med en nyere model inden for 2 år og tages af markedet efter 2 3 år. Side 14 af 44

15 pos AAU TAG Model Serienr. Lanceringsår Købt/leaset 31 KP SF Leaset år WorkCentre Pro C ØA år 85 JK SF Leaset år Document centre 265DC Ukendt 2 år 97 JK12 Document Centre 470ST Leaset år Nedskrevet med JK Leaset år (brugt) 130 JK ØA år WorkCentre M ØA år (brugt) Document Centre 432DC ØA år Document Centre 460st ØA år Det er for de flestes vedkommende ikke angivet om maskinen er brugt eller ny ved kontraktopstart, og når maskinen alligevel nedskrives, skyldes det, at værdien af maskinen falder, eftersom den tekniske afløser (og i et enkelt tilfælde flere afløsere) er lanceret på markedet. Afløseren kan derudover købes til en væsentligt lavere pris (som i mange tilfælde modsvarer den nedskrevne pris IKR angiver), og købet af en teknologisk forældet maskine til en relativt høj pris er derfor ikke hensigtsmæssigt for klienten. At lease en ældre model betyder også, at maskinen i nogle tilfælde kan udløbe inden kontrakten er afsluttet. Dette betyder, at teknikerne kan have svært ved at reparere den ved nedbrud, eftersom der ikke længere produceres reservedele til maskinen. Derved giver det mening for klienten at udskifte maskinen midt i en leasingperiode, hvorved restgæld overføres til en ny leasingaftale. Dette gør det meget svært gennemskueligt for klienten at vide, hvor meget der reelt er betalt for den enkelte maskine. Refinansieret restgæld Det er ikke ualmindeligt at en leasingaftale erstatter en anden, inden kontrakten udløber, hvorved restgæld overføres til en ny kontrakt. Dette er eksempelvis tilfældet i redegørelsen over position 47 & 52. Derved dækker differencen også over priser på tidligere maskiner, som der fortsat betales til Handel på aftalen Aalborg Universitet har siden 1. januar 2007 været tilknyttet en SKI koordineringsaftale med Konica Minolta, senest indgået igen i Aftalen er indgået efter FM aftalens koncept, hvor en række standardmodeller er sat op. IKR har ikke haft adgang til en tilbehørsprisliste, og kan derfor ikke sige med sikkerhed om en sådan er oprettet. 5 Nedskrives med Side 15 af 44

16 72 maskiner er købt før koordineringskøbsaftalen er trådt i kraft i 2007, 66 maskiner er erhvervet udenfor aftalen, og de resterende 68 maskiner er modeller købt på aftalen, hvoraf de 47 er købt på aftalens vilkår og priser. Maskinparkens alder Det er konstateret, at Aalborg Universitet har en maskinpark, hvor gennemsnitsalderen er ca. 3,5 år. Der er fundet 17 maskiner som er 10+ år gamle og hvoraf den ældste er fra 1998, mens det samtidig kan konstateres at ca. 134 maskiner er købt fra år 2007 og fremefter. Aalborg Universitet har dermed en forholdsvis ung maskinpark. IKR har kun fundet få maskiner som er brugte ved levering eller overført fra tidligere aftale. Som før nævnt er der i flere tilfælde leveret ældre maskiner. Sammenligner man en oversigt over maskinernes lanceringsår og maskinernes leveringsår, fremgår det at der er en tydelig forskel se Figur 4 Lanceringsår og Figur 5 Leveringsår. Beregnes den gennemsnitlige alder for maskinerne (forskellen mellem lanceringstidspunkt og leveringstidspunkt) har maskinerne gennemsnitligt en alder på 1,7 år ved levering. Dette er meget, taget i betragtning at en maskines tekniske afløser ofte lanceres omkring hvert andet år. En maskine tages typisk ud af produktion efter 2 3 år. Som det fremgår af Figur 3 Alder ved levering var 35 maskiner 3 år eller mere ved levering, og den tekniske afløser var derfor introduceret på markedet. Ældre modeller byder på lavere priser, men det har desværre også den konsekvens, at maskinen ikke kan serviceres i så mange år som en nyere model. 69 Alder ved levering 50 Antal maskiner år Figur 3 Alder ved levering Side 16 af 44

17 Maskinparkens lanceringsår Tidligere Figur 4 Lanceringsår Maskinparkens leveringsår Tidligere Figur 5 Leveringsår Andre leverandører Ud over at have anvendt koordineringskøbsaftalen med hhv. Konica Minolta og TopNordic/Atea har brugerne ved Aalborg Universitet også købt maskiner ved en række andre leverandører. Både større leverandører og små lokale kopi og printforhandlere har været anvendt gennem årene. Nedenstående giver et overblik over fordelingen af leverandører på Aalborg Universitet. Side 17 af 44

18 Top Nordic Asger Jensen A/S 1% 0% n/a Sharp 4% 25% Canon 0% Kubuz 4% Atea 7% Datacon 0% Océ 2% Xerox A/S 12% Xerox partner 8% Konica Minolta 35% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Figur 6 Leverandøroversigt Størstedelen af de maskiner, hvor leverandøren er ukendt (25 %) er HP maskiner, som formentligt er købt på aftalen eller hos en lokal kopi og print leverandør. Ca. 20 % af maskinparken er købt hos Xerox eller en Xerox partner. Aftalens modeller Efter aftalens indgåelse er der indkøbt 68 maskiner, der som model fremgår af aftalen. Heraf de 47 maskiner købt direkte i henhold til aftalens vilkår og/eller priser. Af de sidste 21 maskiner har IKR ikke modtaget fyldestgørende materiale på de 2 maskiner, og de resterende 19 maskiner, er køb der falder uden for de standardmodeller, der er at finde på aftalen. Da IKR ikke har kendskab til, hvorvidt der er oprettet en tilbehørsprisliste til aftalen, er det ikke muligt at sige noget om de priser klienten har betalt for det udstyr, der ikke er en del af standardmodellerne. Brugerne har ved flere lejligheder valgt at købe en maskine der afviger fra de opstillede standardmodeller. Dette betyder at, såfremt der ikke ligger en tilbehørsprisliste, har brugerne ikke haft mulighed for at vurdere rimeligheden af de priser de tilbydes. Som eksempel kan fremhæves position 134, en Bizhub 750. Aalborg Universitets aftale havde sikret maskinen som standardmodel til kr ,. Eftersom der ikke er angivet priser på ekstraudstyr, sammenlignes med SKI prisliste. Med den givne konfiguration, ville maskinen altså være løbet op i kr , for standardmodel på Aalborg Universitet aftalen, med ekstraudstyr til SKI priser. Dette svarer til, hvad brugeren betalte for maskinen ekskl. første års support og installation. Det ser altså ud til, at Konica Minolta tilbyder produkterne til SKI priser, såfremt det ikke er udstyr der fremgår af den indgåede aftale. Dette er forventeligt og yderst tilfredsstillende for klienten. Enkelte har valgt at indgå en leasingaftale på en eller flere maskiner, og den difference der opstår, kan i enkelte tilfælde forklares ved renteudgifter på aftalen. En enkelt aftale er dog temmelig dyr, eftersom den Side 18 af 44

19 med en fastsat rente på knap 8 % fortsat efterlader en difference på ca. kr , hen over aftalens løbetid (se evt. redegørelsen for position 30, 45, 123, 125, 128 & 181). Andre maskiner er købt lige omkring tidspunktet for aftalens indgåelse, og kan derfor være leveret umiddelbart før aftalen træder i kraft. Køb uden for aftalen 66 maskiner er købt uden for aftale, efter aftalens ikrafttræden. Halvdelen er Hewlett Packard maskiner, resten er overvejende Xerox og Sharp maskiner. På de 66 maskiner er samlet betalt en estimeret overpris på kr ,, hvoraf denne overpris kun udgør kr , på de 33 HP maskiner. Xerox og Sharp maskinerne har altså været forholdsmæssigt dyre. Siden aftalens oprettelse er 32 % af den nuværende maskinpark altså købt uden for aftalen. Dette er ikke hensigtsmæssigt for hverken økonomien eller den daglige brug og vedligehold af maskinerne, og det bør undersøges nærmere, hvad der er årsagen til, at brugerne vælger at gå uden om koordineringskøbsaftalen Finansiering 121 maskiner er købt kontant, 20 maskiner er leaset eller lejet og de resterende 65 maskiner har IKR ikke modtaget nok materiale på, til at kunne fastslå finansieringsforholdene. Finansiering 31% 6% 4% 59% Kontant All in Leje/ Leasing n/a Figur 7 Finansiering af maskinerne På de 65 maskiner er lidt over halvdelen angivet ved pris i det fremsendte udtræk fra ØA. Der er således 30 maskiner, hvor det ikke har været muligt for IKR at finde pris eller finansiering på maskinen. IKR har klassificeret 6 de fremfundne priser, og det fordeler sig således: 6 Se bilag 2 Aftaleklassificering Side 19 af 44

20 Klassificering af kontantkøb 15% 8% 77% God Middel Dårlig De kontante køb har overvejende været vurderet som gode, hvilket afspejler, at brugerne har været gode til at købe ind på aftalen med Konica Minolta. Fordelingen er baseret på 137 kontante køb. De 15 % dårlige aftaler består primært af Xerox og Sharp maskiner. Figur 8 Klassificering af kontant køb Klassificering af finansieringsaftaler 0% 6% 94% God Middel Dårlig På 17 maskiner har det været muligt at klassificere aftaleforholdene, og kun 1 er vurderet til at være middel. De øvrige er klassificeret som dårlige aftaler. Der er typisk tale om aftaler med uigennemsigtige priser, forældede maskiner, minimumsvolumener der ikke kan opfyldes og som ikke refunderes, samt differencer i priser, som ikke kan forklares ved renteomkostninger alene. Figur 9 Klassificering af finansieringsaftaler Klassificering af serviceaftaler 28% 9% 63% God Middel Dårlig På 82 maskiner har det været muligt at klassificere serviceaftalerne. Størstedelen af aftalerne er indgået i forbindelse med køb på rammeaftalen og under dennes vilkår, hvilket er fordelagtigt for klienten. En stor del af de dårlige aftaler er indgået i forbindelse med en finansieringsaftale (leje/leasing/all in) eller i forbindelse med et kontant køb hos Sharp. Figur 10 Klassificering af serviceaftaler Side 20 af 44

21 3.4. Maskinparkens stand Maskinernes stand er ved besøget på lokationer vurderet af den enkelte rådgiver. Maskinerne er ud fra samtaler med brugerne og ved en vurdering af maskinens fysiske stand kategoriseret som værende i god, middel eller dårlig stand. Maskinparkens stand 24% 36% 40% God Middel Dårlig Figur 11 Maskinparkens stand 3.5. Maskinparkens konfiguration Ved besøg på lokationerne har rådgiverne under samtale med brugerne fortaget en vurdering af, om maskinerne er tilpasset de faktisk behov. Brugernes kopi og printadfærd er sammenholdt med den kapacitet og funktionalitet den enkelte maskine har, og ud fra dette har rådgiveren kunne fortage en vurdering af, om maskinen er korrekt konfigureret i forhold til brugernes behov. Konfiguration på nuværende maskinpark 20% 34% 9% Ikke angivet Underkonfigureret Korrekt konfigureret Overkonfigureret 37% Figur 12 Konfiguration på maskinerne 37 % af maskinerne er korrekt konfigureret, hvilket betyder, at maskinerne er tilpasset det faktiske behov hos brugerne. Side 21 af 44

22 34 % af maskinerne er overkonfigurerede, hvilket betyder, at maskinerne i enten kapacitet eller funktionalitet (eller begge) overstiger det faktiske behov på positionen. Ved at købe en mindre maskine, vil det derfor være muligt ikke kun at spare på indkøb, men i nogle tilfælde også på servicering af maskinen. 9 % af maskinerne er underkonfigurerede, hvilket betyder, at maskinen ikke kan leve op til det behov brugerne har på positionen. Dette betyder for eksempel, at brugerne belaster maskinen over dens evne, hvorved nedbrud og problemer oftere opstår. Ved indkøb af større maskine vil dette betyde en større omkostning ved indkøb, men servicering af maskinen vil over tid blive mere rentabel. 20 % er ikke angivet. Dette skyldes, at maskinen ikke har været opkoblet/sluttet til, hvorved rådgiveren ikke har kunnet foretage en fyldestgørende vurdering af konfigurationen. Det skyldes ligeledes, at der i enkelte tilfælde ikke har været brugere til stede, hvorved en behovsafdækning ikke har været mulig Forventninger til nyanskaffelser Mængden af ældre maskiner, samt den overkapacitet IKR har observeret, afspejler sig i Figur 13 UdskiftningUdskiftning nedenfor. Her fremgår det, at 144 enheder forventes at skulle udskiftes over de næste 5 år. IKR vurderer, at der er fundet 61 positioner, hvor den nuværende maskine er overflødig og derfor kan nedlægges. Ved besøgene på Aalborg Universitets lokationer, blev det vurderet, at der i 34 tilfælde skulle opstilles nye multifunktionsmaskiner frem for eksisterende printere. Dette er begrundet i, at det er IKRs vurdering, at disse investeringer økonomisk set vil være langt mere rentable. Dermed skal der over 5 år indkøbes/udskiftes 178 maskiner. Der er forholdsvis få maskiner, der er finansieret på aftaler med leverandører, og som disse aftaler udløber, bør maskinerne udskiftes. Så længe Aalborg Universitet fortsat har forpligtelser på disse finansieringsaftaler, bør maskinerne blive stående. Maskiner som er købt kontant udskiftes løbende i takt med, at de opnår en alder på 5 år, og hvor den fremtidige serviceøkonomi vil kunne medføre besparelser i forhold til de eksisterende forhold. En del maskiner vil efter IKR s vurdering kunne nedtages på nuværende tidspunkt. Nogle maskiner er i god stand, men er overflødige på positionen, andre er i dårlig stand og bør skrottes. Derudover er der en del af de mindre maskiner, som enten skal udskiftes eller nedlægges. Omkring de små maskiner er det IKR s vurdering, at mange af disse maskiner mere er beregnet til hobbybrug frem for erhvervsbrug. De små maskiner er billige i anskaffelse, men til gengæld er de meget dyre i drift. Følges IKR s anbefaling om optimering af maskinerne er det knapt 47 % af maskinparken, der skal skiftes ud indenfor de kommende tre år. Det er dog essentielt for udnyttelsen af det besparelsespotentiale, der gennemgås senere, at Aalborg Universitet sikrer den interne håndtering og overvågning af kontraktlige vilkårs indgåelse og opfyldelse fremadrettet. Side 22 af 44

23 Anbefaling for udskiftning År 2011 År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 År 2016 udskiftes nedlægges Figur 13 Udskiftning I alt kan der nedtages 61 maskiner inden for kort tid, og ca. 28 af dem vil kunne benyttes andre steder, da de er i god stand. Muligvis nogle af disse maskiner kunne indsættes de steder hvor en printer udskiftes til en MFC, hvorved indkøbet kan mindskes (se Bilag 9 Lagerliste). Mange af disse maskiner er dog mindre maskiner, og bør derfor genplaceres med omtanke. Størstedelen af de maskiner IKR anbefaler Aalborg Universitet nedtager, skyldes dog alder og stand, og bør derfor skrottes. Enkelte maskiner nedtages i takt med at der købes nye maskiner på positionen, hvorved den nuværende volumen på maskinen overflyttes til en ny maskine. Nye maskiner er konfigurerede efter hvilke maskiner der nedtages i umiddelbar nærhed, og brugernes behov skulle således være dækket ind på bedste vis, såfremt anbefalingerne følges. Der vil derfor være en ændring i segment sammensætning, som det fremgår af nedenstående Figur 14 Segmentsammensætning. For oversigt over segmenter samt hvilke ændringer IKR anbefaler, se Bilag 8 Optimeringsoversigt MFC. Side 23 af 44

24 Ændring i segmentsammensætning Nuværende Fremtidigt Figur 14 Segmentsammensætning Af Figur 15 Forventede investeringer fremgår det, hvilke investeringer, der skal forventes i forbindelse med udskiftningen af maskinparken over de kommende 5 år. Beløbende er baseret på priser som IKR s benchmark priser, og som IKR forventer at det udbud, som Aalborg Universitet skal gennemføre, vil kunne leve op til. Kr. Investering År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 År 2016 Figur 15 Forventede investeringer Over en 5 årig periode vil Aalborg Universitet skulle bruge ca. kr mio. på udskiftning af maskinparken på MFC delen, efterhånden som maskinernes finansielle aftaler udløber og deres tekniske formåen ikke længere er rentabel set i forhold til indkøbspriser og servicering af maskinen. Til sammenligning har IKR indlagt indkøbspriser fra den nuværende koordineringskøbsaftale på de pågældende segmenter. Med den samme optimeringsplan vil indkøbet af maskiner hen over de næste 5 år beløbe sig til kr med de nuværende priser. Side 24 af 44

25 3.7. Service På 134 maskiner har det været muligt at fastslå, om der har været en serviceaftale tilknyttet, og på 82 af maskinerne har der været materiale nok til, at kunne fastslå hvorvidt serviceforholdene har været tilfredsstillende for Aalborg Universitet. Generelt har aftaleforholdene været tilfredsstillende, idet service er indgået på rammeaftalen med Konica Minolta. Enkelte maskiner har dog haft servicepriser der afviger fra aftalen, hvilke der er tale om, fremgår af Bilag 4 Økonomiark. Driftsomkostninger IKR har haft mulighed for at aflæse tæller på langt de fleste maskiner, og sammenholdt med købstidspunkt og/eller tidligere tælleraflæsning, samt samtaler med de daglige brugere af maskinen, har det været muligt at estimere det årlige forbrug på den enkelte maskine. IKR har estimeret, at Aalborg Universitet forbruger ca s/h tryk og farvetryk årligt på den nuværende maskinpark. Den vægtede gennemsnitlige servicepris pr. tryk er kr. 0,0792, for s/h tryk og kr. 0,2756, for farvetryk. For de maskiner, hvor der ikke har været tilstrækkeligt materiale tilgængeligt til at kunne fastslå serviceprisen, er i stedet indsat en pris, som den Aalborg Universitet kunne have opnået på en af indkøbsaftalerne, eller en pris tilsvarende hvad en maskine af samme type er registreret til andet steds. De estimerede samlede årlige serviceudgifter beløber sig til kr , for s/h tryk og kr , for farvetryk på den nuværende maskinpark, med det nuværende forbrug. Efterhånden som multifunktionsmaskiner og printere nedlægges, som en del af IKR s anbefalinger for optimering af maskinparken, vil driftsomkostningerne falde og antallet af tryk der tages på MFC vil stige. Dette skyldes, at en stor del af de tryk, der i dag tages på printere, bør overføres til eksisterende eller nye MFC maskiner, da driften og effektiviteten for disse maskiner ofte er mere rentabel. Forudsættes det, at forbruget er uændret over en 5 årig periode og at IKR s anbefaling for optimering følges, vil udviklingen i driftsomkostninger kontra antallet af årlig volumen på maskinerne, se ud som i Figur 16 Ændring i drift og volumen. Den fremtidige klikpris er en af IKR udarbejdet benchmark pris, den fremgår af Bilag 4 Økonomiark, Serviceberegning. Side 25 af 44

26 Drift i kr Ændring i driftsomkostning og volumen ved optimering Volumen i antal tryk Driftsomkostninger Estimeret volumen Figur 16 Ændring i drift og volumen Som det fremgår, falder driftsomkostningerne over en 5 årig periode ( ) fra kr , til kr , og antallet af tryk stiger efterhånden som MFC er indkøbes og printere nedlægges, og tryk dermed overføres til denne del af maskinparken, fra tryk til tryk (samlet antal for s/h og farve). Dette medfører over årene en samlet besparelse på kr , på fald i driftsomkostninger og en stigning i antallet af tryk på 6,9 mio. tryk. Ovenstående beregning er baseret på, at Aalborg Universitet gennemfører et udbud, idet driftsomkostningerne er baseret på de af IKR fastsatte benchmarkpriser. Såfremt de nuværende servicepriser indsættes med et vægtet gennemsnit, beløber den samlede årlige udgift sig til kr , hvor IKRs benchmarkpriser giver en årlig serviceudgift på kr I ovenstående driftsberegning er det kun besparelsen fra nedtagning af eksisterende MFC til indkøb af ny MFC, der medregnes. Ud over dette gennemsnitlige fald i omkostninger vil der yderligere være et fald i omkostninger, idet en række printere nedtages allerede i 2012 og 2013, og ved denne overgang fra tryk priser på printer og til tryk priser på nuværende MFC vil der yderligere være en årlig besparelse på knap kr ,. Se illustration i Figur 17 Overgang af volumen. Derved vil en del af de aftaler, der har minimumsvolumener, der ikke opfyldes i dag, være mere rentable idet tryk overflyttes til en MFC med en sådan aftaleform, og tabet på ikke forbrugte tryk mindskes. Side 26 af 44

27 Figur 17 Overgang af volumen Tab på aftalevolumen IKR har registreret, at Aalborg Universitet har indgået en række serviceaftaler med Konica Minolta, som det i øvrigt er påført er indgået under den gældende rammeaftale på SKI vilkår, som gennemgået i afsnit 2. Af bagsidebetingelserne fremgår det imidlertid, at Aalborg Universitet forpligter sig til at aftage minimum 1 copykit om året, hvilket ikke er i overensstemmelse med SKI vilkår, med mindre disse afregnes ved kontraktophør. Det bør undersøges, hvorvidt brugerne er opmærksomme på denne opgørelse, og om den har været foretaget i forbindelse med nedlæggelser af maskiner, der har været købt på SKI vilkår. IKR har ud fra de fremsendte aftalevilkår (på alle aftaletyper og maskinmærker) estimeret et årligt tab på volumen på ca. 1,5 mio. s/h tryk og farvetryk, hvilket beløber sig til kr , på s/h tryk og kr , på farvetryk. Såfremt copykit afregnes ved aftalens afslutning vil en del af disse tryk refunderes, og over tid vil en del overførte tryk fra printere som sagt være med til at mindske dette tab Besparelsespotentiale Ud over at skabe overblik over den nuværende maskinpark, samt afdække indkøbs og forbrugsadfærd på Aalborg Universitet, kan denne analyse ligeledes være med til at skabe betragtelige besparelser. På indkøb af nye maskiner vil det være muligt at udskifte maskinparken over en 5 årig periode for godt kr. 4 mio. Den nuværende maskinpark har kostet Aalborg Universitet kr. 7,1 mio. (heri indgår ikke de 30 maskiner IKR ikke har kunnet prisfastsætte). Denne besparelse dækker over: Ændring i segment Ved at tilpasse maskinparken det faktisk behov, optimeres brugen af maskinerne, og de gøres dermed mere rentable. En række maskiner kan nedlægges, grundet alder og lav volumen, en række Side 27 af 44