OPTIMERINGSANALYSE KOPI- OG PRINT KØGE KOMMUNE

Transkript

1 OPTIMERINGSANALYSE KOPI- OG PRINT KØGE KOMMUNE 2015/2016 Optimeringsanalysen må hverken helt eller delvist kopieres/videresendes til tredjepart uden forudgående aftale RÅDGIVNING BETALER SIG

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning... 2 Baggrund... 2 Formål... 2 Målet Metode/proces Analysen... 5 Indkøbsadfærd... 5 Anskaffelse... 5 Aftaler... 6 Restgæld... 7 Service/Tonerindkøb... 8 Producenter... 9 Volumen Optimeringsforslag Optimering Investering Fremtidige årlige serviceomkostninger Omkostningsfordeling Udførsel Grøn Profil Strømforbrug Konklusion... 22

3 1 Indledning Baggrund I forbindelse med Køge Kommunes (herefter KK) overgang til den nyetablerede rammekontrakt med leverandøren Konica Minolta, og efter en intern gennemgang af maskinparken i kommunens administrationsbygninger, er det KK s ønske at der gennemføres en lignende analyse inden for kopi- og printområdet hos kommunens decentrale enheder. Grundet opgavens størrelse har KK valgt at engagere IKR til at håndtere denne opgave. IKR er et uafhængigt rådgivningsfirma med mange års erfaring i rådgivning inden for kopi- og printområdet. Det er IKR s erfaring at det er muligt at effektivisere området og samtidig opnå besparelser, uden at gå på kompromis med kvalitet og ydeevne. Dette kræver dog at der arbejdes strategisk med området, bl.a. med fokus på korrekt dimensionering, ensretning og konsolidering af udstyr, kontraktstyring samt rettidig udskiftning. En opgave som IKR kan hjælpe KK med at løse. Formål Formålet med analysen er at skabe et detaljeret billede af kommunens nuværende maskinpark og den bagvedliggende økonomi, samt et oplæg på hvorledes maskinparken kan optimeres og standardiseres, således at behovet på kommunens decentrale enheder er dækket på den økonomisk mest optimale måde. Derudover ønskes følgende besvaret af analysen: - Hvad har den eksisterende maskinpark kostet KK - Hvad udgør de årlige drifts-/serviceomkostninger for kopi/print i KK - Hvilke investeringer, samt hvornår skal de foretages, i perioden frem til og med Hvad udgør de årlige drifts-/serviceomkostninger frem til og med Hvad udgør det samlede besparelsespotentiale frem til og med 2021 Målet Målet med optimeringsanalysen er, at skabe et overblik over kopi- og printområdet, samt at synliggøre en besparelse på området på ca over de næste 5 år. Målet er fastsat med udgangspunkt i IKR s erfaring med lignende projekter og bygger bl.a. på nedenstående: Historikken fra KK, tidligere rammeaftaler m.v. Dialog med KK omkring nuværende situation. Estimeret antal MFD og printere i KK. Antallet af institutioner og besøgsadresser i KK. Muligheder i den nye rammeaftale kontra tidligere aftaler. Side 2 af 24

4 2 Metode/proces Indledningsvis har IKR s rådgivere haft et opstartsmøde med styregruppen hos KK, og på dette møde er forventninger til en optimeringsstrategi blevet afstemt. IKR har fremsendt et oplæg med nogle retningslinjer for optimering som Styregruppen har haft til gennemsyn, og som har dannet grundlag for den optimering som IKR har foretaget på de enkelte decentrale enheder. IKR s rådgivere har efterfølgende besøgt samtlige decentrale enheder i KK. Kommunens administrative adresser er, efter aftale med kommunen, ikke inkluderet i analysen. Hvert besøg har taget udgangspunkt i et kort møde, hvor stedets kontaktperson informeres om projektets formål og hvilke retningslinjer der vil blive anvendt i forbindelse med optimeringen af den enkelte lokation. I de tilfælde hvor det har været muligt, er IKR s oplæg til optimering blevet afstemt med beslutningstager. Dette er sket undervejs i besøget på adressen eller på et afsluttende møde inden besøgsstedet blev forladt. På de decentrale enheder, hvor materialet vedr. den enkelte institutions maskiner har været tilgængelig på adressen, er dette udleveret ved besøget. På vegne af de institutioner som ikke har formået at tilvejebringe det ønskede materiale, har IKR ved henvendelse til leverandøren fået udleveret oplysningerne. Dette er gjort for at sikre faktuelt data vedr. service og indkøb på så mange MFD som muligt. Ved besøgene er alle kopi- og multifunktionsmaskiner(mfd) samt printere registreret. IKR har lavet en behovsvurdering for hver enkelt position, hvor der i dag står en multifunktionsenhed eller en printer. Dette er så vidt muligt sket ud fra samtaler med kontaktpersonen på stedet, samt konkrete forbrugsmålinger på den enkelte enhed. Enkelte steder har der været behov for maskiner hvor der ikke i dag er placeret en maskine, i de tilfælde er IKR kommet med en anbefaling til hvilket udstyr der skal opstilles på den nye position. Disse nye positioner fremgår af Bilag 4 Optimeringsoversigt. I alt er der i KK besøgt 114 decentrale enheder fordelt på ca. 112 adresser. Efter alle de decentrale enheder er besøgt, er der foretaget en gennemgang af økonomien i de udleverede kontrakter. På baggrund af denne gennemgang har det været muligt for IKR, at udarbejde et overblik over KK s samlede økonomi på området. IKR har, bl.a. ud fra dette, udarbejdet oversigter der viser hvad maskinparken har kostet i indkøb, samt hvor meget den årlige drift beløber sig til. Prisen på den eksisterende maskinpark har nogle elementer af usikkerhed, hvilket skyldes at det ikke under analysearbejdet har været muligt at finde eksakte kontantpriser på alle maskiner. IKR har modtaget materiale vedr. indkøbspris på 193 maskiner, heriblandt størsteparten af de registrerede MFD. På 364 maskiner er der ikke modtaget noget materiale vedr. køb. Det drejer sig hovedsageligt om printere og mindre MFD der er købt kontant uden service. Når intet materiale er modtaget har IKR, hvis muligt, estimeret priserne ud fra de indkøbsaftaler som KK har kunnet købe ind på, f.eks. SKI og FM aftaler. I enkelte tilfælde er der også estimeret en pris ud fra fakturaer på samme model, indkøbt til andre decentrale enheder. 204 maskiner er prissat på denne måde. I nogle tilfælde har de fundne maskiner ikke kunnet købes via en af kommunens nuværende eller tidligere rammeaftaler. Denne pulje på 158 maskiner, har IKR inddelt i 11 kategorier og prissat alle maskiner i den enkelte kategori ud fra en gennemsnitlig markedspris. Eksempelvis er sort/hvid laserprintere inddelt i to kategorier og prissat med en gennemsnitlig pris på kr for store printere og kr for små printere. To registrerede plottere er ikke prisfastsat. Side 3 af 24

5 De kontraktlige beregninger bidrager til IKR s optimering, hvor IKR for hver maskine (både MFD og printere) har angivet, hvad IKR vurderer, der bør ske med maskinen 1. Alt udstyr er markeret med et positionsnummer, og der er i analysen angivet, hvad IKR vurderer der bør ske med positionen. Dermed ment, om der fortsat bør stå udstyr på det aktuelle sted. Vurdere IKR, at en enhed ikke er nødvendig på en position, er denne sat til nedlæggelse og det er angivet hvor den producerede volumen skal flyttes hen. I forbindelse med udskiftning/nedlæggelse bortskaffes størsteparten af de gamle maskiner. En enhed er sat til bortskaffelse, hvis den er vurderet som værende i dårlig stand, eller hvis det er konstateret at enheden er dyr i drift. Enkelte maskiner er sat på lager da de har en fornuftig servicepris og stand. Disse såkaldte lager maskiner vurderes at kunne benyttes internt på en anden placering på adressen. På baggrund af en detaljeret vurdering af de enkelte enheder 2, udarbejdes en optimeringsplan 3 hvor anbefalingen for fremtidige maskiner (angivet ved størrelse og anbefalet konfiguration) og deres placering er angivet. Tidspunkt for udskiftning af udstyr, er foretaget ud fra en vurdering af udstyrets kapacitetsmæssige 1 stand, eventuelle aftalers udløb, samt ud fra et økonomisk ræsonnement 1. Nuværende og fremtidige volumener på de enkelte positioner er beregnet og bl.a. på baggrund af dette, indeholder optimeringsplanen en detaljeret oversigt over de kommende indkøbs- og driftsomkostninger frem mod Dette er baseret på den forudsætning, at det samlede kopi- og print behov fortsætter uændret. Investeringerne for de enkelte år, indgår i de årlige omkostninger med fuld anskaffelsespris i investeringsåret, i bilag 6- Optimering Straksafskriv. og med en femårig afskrivning i Bilag 7 - Optimering Liniærafskriv. Besparelsespotentialet er et udslag af en positiv difference mellem prisen på den eksisterende maskinpark og prisen på den nye maskinpark, hvor prisen her indbefatter anskaffelsespriser og driftspriser. Besparelsespotentialet vil gradvist blive realiseret, efterhånden som den eksisterende maskinpark af multifunktionsmaskiner og printere successivt bliver udskiftet. 1 Se Bilag 6 Kriterier & definition 2 Se Bilag 7 - Registrering og gennemgang af enheder 3 Se Bilag 8 Retningslinjer for optimering Køge Kommune Side 4 af 24

6 3 Analysen Indkøbsadfærd KK har i en længere årrække handlet ind via div. Offentlige indkøbsaftaler. Tilbage i 2008 foretog KK et samlet indkøb på 55 stk. Workcenter 7345, 50 stk. Workcenter 5675, 110 stk. Workcenter 7232 og 50 stk. Workcenter Maskinerne blev købt via daværende FM aftale og ca. 30 % af de MFD som IKR har registreret i kommunen stammer fra denne aftale. Alle de indkøbte maskiner er købt til de priser der var på FM aftalen dog er der tilkøbt en 3-årig Fleet Management løsning til kr pr. maskine. Anskaffelserne er hovedsagligt foregået som kontant køb, samt med indgåelse af en tilhørende serviceaftale. I enkelte tilfælde er købene finansieret gennem Kommune Leasing. KK er fortsat med at indkøbe MFD via gældende FM aftaler, dette frem til opstarten af KL-aftale i Herefter er maskiner indkøbt via denne aftale med Ricoh. Dog med nogle undtagelser, der er købt 8 maskiner gennem Ricoh som ikke er en del af sortimentet på og der er indkøbt en enkelt Sharp maskine via en lokal kopi leverandør. Ligeledes har IKR fundet en del mindre MFD, som også er købt uden om gældende rammeaftale hos forskellige leverandører. Vedrørende anskaffelse af printere er det blevet oplyst af KK, at man tidligere benyttede sig af FM-aftalerne fra Statens Indkøb, sandsynligvis tilbage fra året 2007 og frem til d. 31. december 2012 og IKR har konstateret at en del printere er indkøbt via disse aftaler. Efterfølgende, fra d. 1. januar april 2015, har KK været tilmeldt den først etablerede KL-aftale 50.12, hvor Ricoh var leverandør. I denne periode er der anskaffet 1 printer som er indkøbt med serviceaftale. Meget tyder på at der ikke har været opmærksomhed på at KK også var tilmeldt en forpligtende aftale for printere og at der dermed er investeret i printere uden om aftalen. IKR har modtaget ganske få fakturaer vedr. service på printere og har konstateret at der indkøbes toner til langt de fleste maskiner. I dag er KK tilmeldt den nye KL-aftale som indeholder både Konica Minolta multifunktionsmaskiner og Lexmark printere. Fremadrettet anbefales det, at der ved enhver anskaffelse på denne aftale, tilkøbes en serviceaftale uanset om der er tale om en printer eller en MFD. Anskaffelse IKR har set, registreret og analyseret 208 kopi- og multifunktionsmaskiner samt 349 printere. Se Bilag 1 Maskinparkoversigt. IKR har fået materiale og identificeret anskaffelsesforholdene, herunder anskaffelsesprisen på ca. 75 % af multifunktionsmaskinerne. Størstedelen af anskaffelserne er købt kontant. Enkelte har været eller er tilknyttet en leasingaftale, hvor den decentrale enhed ved aftaleudløb har overtaget ejendomsretten ved betaling af en restværdi ved kontraktudløb. På nuværende tidspunkt er der to aktive leasing aftaler på kommunens decentrale enheder. På ca. 25 % af de registrerede MFD er, har det ikke været muligt at få materiale vedr. anskaffelsesforholdene. Det er dog lykkedes i 7 % af tilfældene, at tilknytte en FM eller SKI pris, til disse anskaffelser. De resterende 18 % af anskaffelserne har fået tildelt en estimeret pris i forhold til gældende markedspris. Se afsnit 2 metode og proces. Den totale nypris for anskaffelsen af de 208 MFD enheder, vurderet ift. de indkøbsaftaler som er benyttet, er fastsat til ca. kr IKR s nypris vurdering af MFD enhederne udgør cirka kr Differencen skyldes dels at IKR Side 5 af 24

7 ikke har prissat Fleet Management, som nogle steder antages at være indeholdt i de angivne kontantpriser og dels at der i nogle tilfælde er enheder som er solgt dyrere, end hvad gældende rammeaftalepriser har været ved købstidspunktet. KK har haft nogle løbende renteomkostninger til finansiering på de udgåede leasingaftaler. Disse er ikke opgjort, men eftersom størsteparten af aftalerne har været hos Kommune Leasing, må omkostningen til finansiering antages at være lav. IKR har set og registreret 349 printere, se Bilag 1 Maskinparkoversigt. I forhold til udleveret materiale fra de decentrale enheder, såvel som de adspurgte leverandører, er 3 printere på en aktiv serviceaftale. Udgangspunktet for de resterende printere er derfor, at de er købt kontant og uden serviceaftale. IKR har kun modtaget begrænset materiale vedr. indkøb af printere. Der er modtaget dokumentation på 38 forskellige priser i forbindelse med løbende anskaffelser. For at kunne skabe et realistisk billede af den samlede anskaffelsessum for printer, har IKR, I de tilfælde hvor IKR ikke har haft noget tilgængeligt materiale og hvor en printer har været en del af en FM- eller SKI-aftales sortiment, benyttet disses respektive priser. I 151 tilfælde har det været muligt at tilknytte en FM- eller SKI-aftale pris til en printer. I de resterende tilfælde er der estimeret en pris ud fra maskinens tildelte kategori og gældende markedspriser for den. Se afsnit 2 Metode og Proces Med udgangspunkt i ovennævnte prisobservationer samt estimeringer, er det IKR s vurdering, at den samlede anskaffelsespris for KK s 349 printere er ca. kr ,-. Aftaler Som tidligere nævnt er der kun fundet 2 aktive leasingaftale hos kommunens decentrale enheder. Den ene leasingaftale drejer sig om en Xerox maskine leaset gennem Kommune Leasing, denne leasingaftale udløber i oktober 2016 hvorefter ejendomsretten over maskinen kan overtages. Den anden leasingaftale er indgået med XDC og vedrører en Sharp maskine. Denne leasingaftale indeholder en stor overført restgæld. Aftalen havde opstart juli 2014 og løber frem til juli Figur 1 viser opstartstidspunkt for de serviceaftaler som IKR har fundet. IKR har konstateret at godt 54 % af de aktive serviceaftaler har opstart i 2011 eller før. Set ud fra branche standarder om en livscyklus på 5-6 år for multifunktionsmaskiner og 3-5 år for printere, er det IKR s vurdering at en stor del af KK s maskinpark står til udskiftning inden for en forholdsvis kort tidshorisont (2016/2017). Antal maskiner 80 År for opstart af serviceaftale År Figur 1: År for opstart af Serviceaftaler Figur 2 viser alderen ud fra anskaffelsestidspunktet for enhederne. Figuren er lavet ud fra de tilfælde hvor IKR har haft et anskaffelsestidspunkt eller hvor IKR har anslået det. Side 6 af 24

8 Antal maskiner 80 Maskinalder Alder Figur 2: Maskinalder Figuren viser, at der er mulighed for at hente en større andel af de estimerede besparelser allerede første år, da man kan se at knap 53 % af den samlede maskinpark, målt på 70 % af enhederne, har en alder på 5 år eller derover. Restgæld Ved gennemgang af kontraktforholdene vedr. den nuværende maskinpark har IKR beregnet, at den finansielle restgæld for de to kopi- og multifunktionsmaskiner, som er på en finansieringsaftale pr. 1/ udgør kr ,- og de sidste forpligtigelser vil blive betalt i Restforpligtelsen er opgjort pr. kontrakt og indeholder refinansieret restgæld, samt en eventuel rest/scrapværdi. Ved de angivne skæringsdatoer er der taget højde for, om kontrakten afvikles kvartalsvis, helårligt eller månedligt. Der er dog ikke taget højde for udvikling i rente eller variable ydelser af nogen art Finansiering Service Total Tabel 1: Restforpligtelse Ved gennemgang af servicekontraktforholdene for den nuværende maskinpark kan det konstateres, at KK har beskedne kr ,- i serviceforpligtigelse pr. 1/ For en serviceaftale med årlig minimumsvolumen, er restgælden baseret på bindende grundbeløb og/eller minimumsvolumener, som kontrakthaver skal indfri uanset om kontrakten opsiges førtidigt. En minimumsforpligtigelse vil fremgå af Bilag 3 Økonomioversigt. KK har en relativt aldrende maskinpark, ud fra både et anskaffelsestidspunkt men også fra et teknologisk synspunkt. Da KK har en relativt lille restgæld på leasing- og/eller serviceaftaler, betyder det at KK har muligheder for hurtigt at navigere i henhold til en foreslået optimeringsplan. Det giver så KK mulighed for at skifte aldrende og dyre enheder ud, med mere tidssvarende og billigere enheder og derved gevinst indhente eventuelle besparelser inden for en relativ kort tidshorisont. Side 7 af 24

9 Når der investeres i henhold til eksisterende rammeaftaler, vil de nye serviceaftaler afregnes kvartalsvis bagud efter faktisk forbrug og uden grundbeløb. Det er et positivt element for KK, at serviceaftalerne bliver afregnet efter faktisk forbrug, da de decentrale enheder dermed ikke bliver bundet op på volumener de ikke producerer, og da det muliggør en udskiftning af maskiner uden tab. Service/Tonerindkøb For at lave en realistisk omkostningsberegning på printere og MDF uden serviceaftale, er toner priser indtastet for hver enkelt model. KK har ikke en rammeaftale vedr. toner, dette indkøbes via flere forskellige firmaer, IKR har modtaget en liste over tonerindkøb som er foretaget i perioden til og har, så vidt muligt, brugt disse tonerpriser i beregningerne af en pris pr. tryk. Hvor en tonerpris ikke har været tilgængelig har IKR benyttet bedste pris fra danske internet portaler til en beregning af pris pr. tryk. IKR har konstateret nogle mindre multifunktionsmaskiner som er købt uden service, det kan konstateres at størsteparten af multifunktionsmaskiner er anskaffet med en serviceaftale. Printere derimod er stort set alle købt uden serviceaftale. For henholdsvis multifunktionsmaskiner og printere er det et meget typisk billede, at det forholder sig således. Der har inden for de sidste 5 år været en stigende tendens til etablering af serviceaftaler på printere, da det som oftest er fordyrende at udelade en serviceaftale. Dette er selvsagt også årsagen til at der på såvel FM aftaler som SKI aftaler, fremkommer priser på serviceaftaler på denne type enheder. Kigges der isoleret på indkøb af printere, kan der være enkelte tilfælde hvor en beregning af en sidepris til toner omkostning er lavere end en pris pr. side, produceret på en printer med serviceaftale. Man skal dog være opmærksom på, at ved en serviceaftale, inkluderes reservedele og tekniker besøg i prisen, hvilket er en ukendt omkostning, når der købes uden serviceaftale. Toner sideprisen er derudover beregnet ud fra en 5 % dækflade for s/h og 20 % dækflade for farvetryk, og en større dækflade vil påvirke sideprisen. Hvis printerne var anskaffet med en serviceaftale, er dækfladen uden betydning, da sideprisen er fast uanset dækfladen. Samtidig har det også vist sig, at sideprisen efter al sandsynlighed er højere end beregnet. Dette skyldes at IKR s analysesoftware har afsløret at tonere på en del enheder udskiftes før de er brugt helt op. Softwaren viser, at der de seneste 90 dage, er udskiftet 131 tonere i HP enheder. I 30 af tilfældene er toner skiftet ud mens der stadig er mere end 10 % toner tilbage og IKR har konstateret at 12 tonerkassetter, der er udskiftet med mere end 25 % toner tilbage. Den gns. resttoner var på 7 % hvis vi kigger på alle 131 udskiftninger. Når toner udskiftes før tonerkassetten er tom, påvirker det naturligvis prisen i en negativ retning for KK. Udover, at der som oftest er en økonomisk fordel i at tilknytte en serviceaftale i ovennævnte tilfælde, medvirker serviceaftalen også til, at man kender sine faktiske omkostninger til kopi- og print imens serviceaftalen er aktiv, da prisen pr. kopi- og print er fast og kun påvirkes af en eventuel årlig indeksering. Beregningerne som er foretaget, viser at anskaffelse af Lexmark udstyr via rammekontrakten, med køb af tilhørende forbrugsstoffer, vil fordyrer prisen pr. tryk med 2-3 gange, i forhold til at tilkøbe en serviceaftale. Ved KK s nuværende MFD enheder, er eller har op til ca. 72 % af disse været tilknyttet en serviceaftale. I udgangspunkt virker det som en mindre procentdel end det typiske billede for MFD. Nærmere analyse viser, at størsteparten af de resterende MFD enheder er mindre MFD enheder, hvor der tidligere ikke har været tradition for serviceaftaler. I forbindelse med køb af MDF enheder, har man traditionelt altid tilkøbt en serviceaftale, da det ud fra et økonomisk synspunkt har været fornuftigt. Samtidig har det været forbundet med en tryghed om oppetid og dermed en mere effektiv drift på enhederne. For printernes vedkommende er størstedelen anskaffet uden serviceaftale, hvilket der umiddelbart ikke er noget usædvanligt i. Tendensen er, i takt med de først etablerede FM-aftaler i 2006/07 samt de efterfølgende KL-aftaler, at printere i stigende grad anskaffes med serviceaftaler, da dette har vist sig økonomisk mest rentabelt. Side 8 af 24

10 Da ikke alle enheder har tilknyttet en serviceaftale, har IKR lavet beregninger på forbrugsstoffer for de enheder, der ikke er registreret på en serviceaftale. Der er foretaget beregninger på sideomkostningerne i forhold til den enkelte enhed. IKR har anvendt tonerpriser, som er modtaget fra KK. IKR s beregning viser, at omkostningerne til enheder uden serviceaftaler udgør ca. kr ,- p.a. Denne beregning er baseret på en dækfladeprocent på 5 % for s/h tryk, og 20 % for farvetryk. Erfaringerne viser, at dækfladeprocenten i gennemsnit er højere end de her angivne, samt at der indkøbes toner til lager som ikke bruges pga. defekt og efterfølgende udskiftning. Derfor er der en vis sandsynlighed for, at beregningen undervurderer det reelle omkostningsniveau. Til sammenligning viser materiale vedr. Tonerindkøb for perioden til at der er brugt for ca. kr toner. Dette, mere end understøtter IKR s antagelser om at KK s udgift til toner i realiteten er højere, end hvad IKR s beregninger viser. Indeholdt i dette beløb, er der omkostninger til indkøb af toner og blæk til printere og mindre MFD, som ikke er omfattet af en serviceaftale. For mere detaljeret gennemgang, se Bilag 3 Økonomioversigt. Sideprisen er beregnet ud fra prisen på forbrugsstoffer, og dette er sammenholdt med leverandørens angivelse af kapaciteten, målt i antal sider, som den givne toner kan producere ved 5 % dækflade for s/h og 20 % dækflade for farvetryk. Printer u. Service Printer m. Service MFD u. Service MFD m. Service S/H FV S/H FV S/H FV S/H FV Udgift Forbrug Vægtet pris pr. side 0,173 1,116 0,089 0,072 0,369 0,037 0,155 Tabel 2: Gennemsnitlige servicepriser Den vægtede gennemsnitspris for hele maskinparken er beregnet til kr. 0,05 for s/h og kr. 0,28 for farve. Den vil falde til kr. 0,030 for s/h og kr. 0,096 for farve, når optimeringen er fuldt ud implementeret. Den lave vægtede gennemsnitspris skyldes bl.a., at priser for tryk på printere i fremtiden vil komme til at ligge i niveauet kr. 0,049-0,069 for s/h tryk, og kr. 0,249 for farvetryk, når der indkøbes printere på den forpligtende aftale med Konica Minolta. Derudover vil der også blive flyttet en del tryk fra printere til multifunktionsmaskiner, hvor prisen er endnu lavere. Her vil priserne ligge mellem kr. 0,019 til kr. 0,059 pr. s/h tryk, og mellem kr. 0,08 til kr. 0,155 pr. farvetryk, afhængig af hvilken type enheder volumen flyttes til. Beregningerne baserer sig på en 8 timers responstid. Den samlede udgift til serviceaftaler og toner på KK s i alt 557 enheder udgør knap kr årligt inkl. grundbeløb. I medfølgende Bilag 3 - Økonomioversigt er det muligt at se alle de ovenstående beregninger, både pr. enhed og på kontraktniveau. Producenter Den samlede maskinpark i KK er domineret af 3 producenter. HP er den producent, som repræsenteres med flest enheder i KK. Dette formodes at skyldes deres historik som leverandør til FM-aftalerne via Atea. Xerox og Ricoh følger efter med en placering som hhv. nr. 2 og 3, hvilket stemmer overens med de rammeaftaler som kommunen har købt ind på siden Side 9 af 24

11 1,1% Leverandører %-vis fordeling 1,3% 3,1% 4,3% 3,1% 0,2% 0,2% 0,2% 0,4% Hewlett-Packard Xerox Ricoh Brother 16,7% 51,7% Canon Lexmark 18,0% Epson Dell Konica Minolta Samsung Sharp Unknown Figur 3: Leverandør fordeling Ricoh har i en periode haft retten som eneleverandør af såvel MFD, som printere til KK via KL-aftalen / Denne forpligtende aftale har løbet siden 1. januar 2013, med udløb den 30. april Ricoh har positioneret sig i KK når det gælder salg af MFD. I perioden hvor aftalen har været gældende, har IKR konstateret at der kun er blevet købt 2 stk. Ricoh printere via kommunens rammeaftale. Meget tyder derfor på, at der i samme periode er handlet uden om rammeaftalen for printere. Set ud fra et økonomisk perspektiv viser analysen, at det ville have været hensigtsmæssigt at udskifte sine printere til et Ricoh produkt med serviceaftale, i forhold til at købe printere uden serviceaftale. Med indgåelsen af den nye rammeaftale 50.10, vil såvel Konica Minolta som Lexmark udbygge deres markedsandele i KK. Figur 3 viser antallet af producenter i KK, samt den procentvise fordeling af udstyr fra den enkelte producent. Side 10 af 24

12 Analysen viser HP som hovedleverandør af printere. Gennem leverandørerne af HP printere er der alene leveret 72 forskellige modeller. Totalt set er der registreret 123 forskellige printermodeller på tværs af fabrikater. Der er printer modeller som bruger identiske tonere, men forskelligheden afspejler også et differentieret omkostningsgrundlag for de enkelte printer modeller. Det samme gør sig gældende for de multifunktionsmaskiner som er indkøbt uden serviceaftale. Der er i alt set og registreret 59 forskellige modeller af multifunktionsmaskiner. Total Printers MFD Total % Total % Models Total % Models Hewlett-Packard ,7 % ,6 % ,5 % 15 Xerox ,0 % 1 0,3 % ,6 % 18 Ricoh 93 16,7 % 25 7,2 % ,7 % 13 Brother 24 4,3 % 20 5,7 % ,9 % 4 Canon 17 3,1 % 12 3,4 % ,4 % 4 Lexmark 17 3,1 % 13 3,7 % 9 4 1,9 % 1 Epson 7 1,3 % 7 2,0 % 6 0 0,0 % 0 Dell 6 1,1 % 5 1,4 % 3 1 0,5 % 1 Konica Minolta 1 0,2 % 0 0,0 % 0 1 0,5 % 1 Samsung 1 0,2 % 1 0,3 % 1 0 0,0 % 0 Sharp 1 0,2 % 0 0,0 % 0 1 0,5 % 1 Unknown 2 0,4 % 1 0,3 % 1 1 0,5 % 1 TOTAL % % % 59 Tabel 3: Leverandør fordeling Tabel 3 viser, hvorledes producenterne fordeler sig på hhv. printere og multifunktionsmaskiner. De mange forskellige modeller er med til at skabe et uigennemsigtigt billede af omkostningerne til vedligehold, support fra egen IT-afdeling samt lagerbeholdning af forskellige tonere m.v. Analysen viser at maskinparkens gennemsnitsalder er 4,9 år, hvilket kan medføre driftsmæssige konsekvenser såsom en forhøjet risiko for flere driftsstop m.v. Derudover bruger ældre enheder også mere strøm, hvilket er medvirkende til at øge driftsomkostningerne til disse enheder. For at imødegå de udfordringer som en ældre maskinpark kan føre med sig, anbefaler IKR en løbende udskiftning og konsolidering af maskinparken. Nye enheder vil være økonomisk fordelagtige at printe på, nemmere at holde i drift, kræver mindre support fra egen IT-afdeling grundet færre modeller og ikke mindst grundet tegningen af serviceaftaler og slutteligt vil nye enheder have en mere grøn profil. Volumen Der er estimeret et forbrug for det seneste år. Estimaterne baserer sig på dokumentation om udstyrets alder og nuværende tæller, sammenholdt med de løbende faktiske tæller tal, der er aflæst via softwaren 3manager. I enkelte tilfælde er der foretaget et skøn over forbruget efter samtale med brugerne. Nedenstående tabel 4 viser, hvordan volumen fordeler sig på hhv. MFD og printere, og på sort/hvid og farve. Tabel 4: Volumenfordeling Sort/hvid tryk Farvetryk MFD Printer Total Fordeling 64,2 % 35,8 % Side 11 af 24

13 Fordelingen af volumen mellem s/h og farvetryk viser en fin fordeling mellem antallet af farvetryk og antallet af sort/hvid tryk, ift. benchmarking på sammenlignelige projekter. Medio februar er der lavet en beregning som understøtter analysens beregning. Softwaren har i de seneste 90 dage modtaget tællerinformation fra 394 enheder. Her er fordelingen ml. sort/hvid og farve henholdsvis 63 % og 37 %. Tendenserne i markedet er, at der produceres flere og flere farvetryk, hvilket jo skyldes at langt flere har adgang til dette udstyr. Selv med de meget lave serviceaftalepriser for farvetryk, er det uomtvisteligt at det fortsat er 3-4 gange så dyrt at producere farve frem for sort/hvid. Farveforbruget vil eskalere yderligere hvis ikke der tages skridt til at få øget opmærksomhed på omkostninger og reelt behov. KK s gennemsnitlige fordeling af tryk svarer meget godt overens med lignende projektkunder. Med en øget fokus på omkostninger til farvetryk, bør det være muligt at få stagneret eller direkte nedsat mængden af farvetryk. Det bør tilsikres, at alle enheder bliver opstillet som default sort/hvid, således at den enkelte bruger skal gøre et aktivt tilvalg for at kunne producere farvetryk. En bevidstgørelse omkring de økonomiske aspekter ved valg af farve, bør også synliggøres over for den enkelte leder / bruger. Dette kan i første omgang være tiltag som kan sikrer en stagnering eller et fald i farvevolumen frem for en eskalering. Kan KK formå at ændrer fordelingen, vil det være lig med en besparelse som i denne analyse ikke er kapitaliseret, og som derfor vil være en ekstra gevinst i forhold til det samlede besparelsespotentiale. Det er IKR s vurdering, at den nuværende fordeling af sort/hvid og farvetryk ikke er udtryk for et direkte behov i kommunen. Det er IKR s vurdering, at der er mange kopi- og multifunktionsmaskiner, som er kapacitetsmæssigt og hastighedsmæssigt overkonfigurerede i forhold til det faktiske forbrug og behov. Der er desuden observeret enkelte enheder med en kapacitetsmæssig underkonfiguration, i forhold til det målte faktiske forbrug og behov, hvilket kan medføre en hurtigere nedslidning af enhederne. 5% Konfiguration 43% 52% Korrekt konfigureret Overkonfigureret Underkonfigureret Figur 4: Konfiguration Figur 4 viser den procentvise fordeling baseret på de MFD er, som IKR s rådgivere har vurderet ved besøgene. Det kan konstateres, at ud fra en kapacitetsmæssig betragtning, er 43 % af MFD enhederne overdimensionerede ift. den gennemsnitlige årlige volumen, som produceres på enheden, mens 52 % vurderes at være korrekt dimensioneret. Den seneste KL-aftale 50.11, har haft et smalt sortiment. Dette har derfor betydet at flere institutioner er blevet tvunget til at investere i udstyr, som reelt har haft en overkapacitet i forhold til det egentlige behov. Leverandørens brug af inspirationskataloger og IT-afdelingens fravalg af enkelte modeller, har også haft betydning for institutionernes valg. Side 12 af 24

14 Dette billede afspejler også det øvrige marked, og er et billede som også vil fortsætte med den nye aftale med leverandørene Konica Minolta/Lexmark, selvom denne aftale har fået et større produktsortiment. Set ud fra en gennemsnitlig betragtning, klarer KK sig lidt under lignende IKR projekter, da det gennemsnitlige udfald har været at 38 % er overdimensioneret og 60 % er korrekt dimensioneret. IKR har fundet 15 tilfælde hvor der er indkøbt maskiner på den tidligere rammeaftale med Ricoh og hvor IKR vurdere at der, uden driftsmæssige problemer, ville kunne være opsat en mindre model. IKR estimere at denne overkonfiguration som minimum ville kunne have sparet kommunen ca. kr , dette er beregnet ud fra det tilgængelige sortiment på indkøbstidspunktet. Uden det begrænsede sortiment kunne besparelsen have været større. Gør samme billede sig gældende på de øvrige overkonfigurerede maskiner, er det IKR s estimat at KK kunne have sparet ca. kr ved indkøb af tilpasset udstyr. Ud fra den nuværende årlige produktion og med hensyntagen til de anvendte retningslinjer og de fysiske rammer som blev set i forbindelse med besøgene på institutionerne, er det IKR s vurdering, at KK kan klare sig med færre enheder. Dette ved primært at flytte produktionen fra mindre enheder til større enheder med en mere central placering. Se Bilag 4 Optimeringsoversigt, for detaljeret oversigt. Det er vurderet, at 31,8 % af hele maskinparken kan undværes. Side 13 af 24

15 4 Optimeringsforslag Optimering Det er IKR s vurdering, at den nuværende maskinpark på 208 MFD og 349 printere, fremover bør bestå af 226 MFD og 152 printere. Årsagen til at der sker en stigning i antallet af MFD er at en del af de nuværende printere udskiftes til nye MFD. Dette giver den bedste optimering og samtidig er der bedre økonomi i at indkøbe en ny MFD frem for en printer. Der er i de udarbejdede forslag til fremtidig optimering, taget højde for det faktiske forbrug, samt de behov brugerne har givet udtryk for. Der er ligeledes taget hensyn til, at udstyret placeres på steder, hvor det er let tilgængeligt for flest mulige brugere. Det har endvidere været en del af formålet at afskaffe personlige printere, såfremt alternative print- og kopimuligheder har været mulige. Med udgangspunkt i de nuværende 208 MFD positioner, er det IKR s anbefaling, at 31 af disse positioner/enheder nedlægges, og volumen overflyttes til andre maskiner. Følges denne anbefaling, vil det i udgangspunkt efterlade KK med 163 MFD positioner, som skal bevares og udskiftes over de kommende år. 14 MFD udskiftes til ny printer. 31 MFD / positioner nedlægges 208 MFD/positioner 14 MFD er udskiftes til printere over en 5-årig periode Figur 5: Optimering, MFD 163 MFD bevares og udskiftes over en 5-årig periode Nogle af de nuværende multifunktionsmaskiner kasseres helt, og positionen nedlægges. Til gengæld investeres der i 2 nye multifunktionsmaskiner, som placeres på nye positioner, under hensyntagen til, hvordan udstyret i dag er placeret, og ikke mindst med udgangspunkt i brugernes behov. Side 14 af 24

16 Med udgangspunkt i de nuværende 349 printere, er det IKR s anbefaling, at 158 af disse positioner/enheder nedlægges, og volumen overflyttes til andre maskiner. Dette sker i tråd med de retningslinjer for optimeringen, som blev aftalt mellem KK og IKR. Herunder nedtagelse af personlige printere, at man skal være villig til at gå efter sine print etc. Det er IKR s vurdering at dette uden problemer vil kunne iværksættes, da det overordnet set blot kræver at brugerne skal gå efter deres print, som generelt set vil blive produceret på større enheder eller hvor det økonomisk er mest rentabelt. 349 printere/positioner 158 printere/positioner nedlægges 61 MFD indkøbes Figur 6: Optimering, printere Ligeledes anbefales det, at yderligere 61 printere erstattes med en MFD i fremtiden. Derudover skal 128 printere udskiftes til nye. Det er IKR s anbefaling, at der oprettes 10 nye printerpositioner hvor der ikke før har været placeret en maskine. Følges denne anbefaling, vil det altså efterlade KK med i alt 226 MFD og 152 printere. Den detaljerede optimeringsplan for hver enkelt maskine kan findes i Bilag 4 Optimeringsoversigt Investering 128 printere bevares og udskiftes over en 5-årig periode Med udgangspunkt i den ældre maskinpark, står KK nu over for en del udskiftninger i nærværende kalenderår. Dette er særdeles positivt, da det har den betydning, at indhentningen af det beregnede besparelsespotentiale kan påbegyndes hurtigt. Af tabel 5 fremgår de forventede indkøb, fordelt pr. år og pr. model, i forhold til den indgåede forpligtende rammeaftale med leverandøren Konica Minolta. Det bør dog understreges, at rammeaftalen med Konica Minolta har udløb den 30. april 2019, og evt. prognosticerede udskiftninger derefter må antages at have et andet udfald, med mindre KK på dette tidspunkt skønner, at der kan være et økonomisk ræsonnement i at udskifte den resterende del inden aftaleudløb. En endelig vurdering bør tages, når datoen nærmer sig, og man måske derved har et bedre beslutningsgrundlag, iht. den løbende udvikling markedet befinder sig i, på det givende tidspunkt. Side 15 af 24

17 Model F Bizhub C3110 F Bizhub C258 F Bizhub C368 F Bizhub C554 S Bizhub 4020 S Bizhub 454 SP MS415 FP CS510DN Plottere ? Sum Tabel 5: Forventede indkøb Optimeringen er baseret på de behov, der er på den enkelte position, sammenholdt med det økonomiske ræsonnement, baseret på omkostningerne til anskaffelse og service. Den indgåede rammeaftale indeholder et fast sortiment. Dette sortiment indeholder ikke maskiner i alle segmenter. Som tidligere nævnt, har dette i nogle tilfælde fået den betydning, at IKR anbefaler, at der anskaffes en større maskinkapacitet end nødvendig. I tabel 5 ovenfor fremgår den model, der ud fra rammeaftalen med Konica Minolta skal anskaffes for at dække det behov, der er på en position. Det betyder, at der også i fremtiden vil findes maskiner hos KK, der har for stor kapacitet i forhold til det faktiske forbrug. Den økonomiske gevinst ved brug af rammeaftalen bør dog overskygge, at det i nogle tilfælde er nødvendigt at anskaffe enheder, der kapacitetsmæssigt er for store. Kr. Forventet Investering Print MFD År Figur 7: Forventet investering Det er IKR s forventning, at den samlede investering i MFD og printere til og med 2021, vil udgøre lige over kr se ovenstående figur 7. Det må dog forventes, at der tilgår ekstraomkostninger til installation og uddannelse, selv om aftalen indeholder en basisinstallation og uddannelse. Basis uddannelsen vil i de fleste tilfælde være dækkende, men det er IKR s erfaring at en del kommuner har nogle ønsker til en udvidelse af installationen og disse udvidelser ligger i et økonomisk leje på ml. kr. 200 og kr. 995 pr. enhed. Der er taget hensyn til eventuelle tilkøb af ekstra tilbehør, men Side 16 af 24

18 dette kan også give mindre udsving, såfremt de decentrale enheder har fået nye behov eller ikke er enige med IKR s anbefalinger. I alt forventes fordelingen at være således, at den samlede omkostning på indkøb af MFD er ca. kr mio., samt nye printere for ca. kr ,-. Ekstra tilkøb af udstyr udgør ca. kr ,- af den samlede investering. Det faktum, at flere enheder er blevet købt uden serviceaftale, betyder at der på grund af den beregnede højere omkostning pr. tryk, er et økonomisk ræsonnement tilstede for en udskiftning. Beregningerne viser ganske enkelt at det kan betale sig at udskifte udstyret selv om det endnu ikke er 5 år gammelt og/eller kræver udskiftning. I analyseperioden har IKR taget sig af akutte behov for MFD eller printere. De decentrale enheder, hvor der er opstået et akut behov, har været i dialog med IKR s drifts center. Dialogen samt det tidligere gennemførte besøg på adressen, medførte at der blev udarbejdet et forslag til løsning af behovet. Dette forslag er sendt til godkendelse hos Johnny Madsen fra Direktionens Analyse- og Udbudsenhed. Efter endt godkendelse har IKR stået for bestillingerne hos leverandøren. Følgende decentrale enheder har fået hjælp til at foretage investering til dækning af akut behov: Bibliotekerne i Køge ETK Borup Skole af 2 omgange PVV Rehab Team Troldehøjen Nørremarkens Plejehjem af 2 omgange Køge Ungdomsskole Sct. Nicolai Skolen Akut team, Blåbærhuset og UUV har fået oplæg, men ikke vendt tilbage Søndre Skole og Aktivitetshuset i Borup, begge er kontaktet, men havde ikke reelt akut behov da IKR henvendte sig. Det fremgår af Bilag 4 - Optimeringsoversigt, hvilke enheder som er udskiftet hos de nævnte decentrale enheder. Fremtidige årlige serviceomkostninger Driftsomkostningerne vil falde i takt med diverse udskiftninger og nedtagninger. Dette skyldes de generelt lavere servicepriser, og at prisen pr. side ved tegning af serviceaftale er billigere end beregningerne på de enheder som ikke var på serviceaftale. Flytning af tryk fra printere til MFD, er også med til at bidrage til en lavere pris da serviceprisen er lavere på MFD, end på printere. En anden essentiel del af forklaringen er, at servicepriserne generelt set er lavere på de nye aftaler i forhold til tidligere serviceaftaler. Side 17 af 24

19 Kr. Udvikling i serviceomkostninger Primo År Figur 8: Udvikling i serviceomkostninger Når alle udskiftninger er på plads, er det IKR s forventning, at den samlede årlige serviceomkostning i KK vil falde fra ca. kr til ca. kr ,-. Dette er baseret på, at volumen i den samlede maskinpark (MFD og printere) er uændret over tid, og at de enheder som er udskiftet i 2016, enten er udskiftet til en tilsvarende servicepris, eller har et 6. drifts år. Som det fremgår af figur 8, har serviceomkostningerne et forholdsvis stort fald det første år, hvilket er et udtryk for effekten af optimeringen, og den første udskiftningsbølge i år Det er også det år, der kræver den største investering, som afspejles i figur 7. Derefter er der et mindre jævnt fald frem mod 2020/21, samt mindre investeringer som skal foretages. Det, at den største udskiftningsbølge allerede finder sted i år 2016, betyder at væsentlige besparelser på service kan hentes forholdsvis hurtigt. Omkostningsfordeling Nedenfor i figur 9 ses det, hvorledes omkostninger fordeler sig indenfor KK s forskellige områder. Kr Udgift fordelt på område BUF FAB FKF SSF TMF Anskaffelse: Nuv. Maskiner Anskaffelse: Fremtidige maskiner Service: Nuv. Maskiner Service: Fremtidige maskiner Figur 9: Udgift fordelt på område Side 18 af 24

20 Figuren illustrerer fordelingen af de fremtidige omkostninger til service, samt de kommende investeringer til nye maskiner. I figuren er de kommende omkostninger til service og investering sat i forhold til anskaffelsespriserne, og serviceomkostningerne for det eksisterende udstyr. Yderligere detaljer om anskaffelsespriser og serviceomkostninger på eksisterende og fremtidigt udstyr, kan ses på aftaleniveau samt på de enkelte positioner i bilag 3 og 4. Side 19 af 24

21 5 Udførsel Ovenstående analyse og optimering viser en masse muligheder, for at skifte ældre udstyr ud med nyt udstyr med en billigere drift. Det er IKR s erfaring på området, at hvis det overlades til den decentrale enhed selv at bestemme hvornår MFD og printere skal udskiftes eller nedlægges, så bliver det først gjort når der opstår kritiske problemer med maskinerne, som gør at videre drift er noget nær umulig. Økonomien i kopi og print, spiller kun sjældent en rolle for hvornår den decentrale enhed vælger at skifte. Det skyldes at det oftest er en kontormedarbejder som betaler regningerne, og en servicemedarbejder/it-ansvarlig som har at gøre med den daglige drift og som er den der bestiller toner. Sammenhængen mellem forbrug og udgift har dermed ikke fokus, og bliver derfor sjældent udslagsgivende for hvornår MFD og printere udskiftes. En anden udfordring er et manglende kendskab til økonomien omkring en udskiftning. IKR oplever tit, at folk bliver positivt overraskede når de bliver informeret om hvad en ny maskine vil komme til at koste, og hvor lav den fremtidige årlige omkostning til service bliver. En anden problemstilling ved udelukkende at overlade ansvaret for kopi/print til den enkelte institution, er at de har tendens til at købe ind ud fra et nice to have synspunkt fremfor ud fra de behov som de har. Dette resultere i overkonfigurerede maskiner, både hvad angår hastighed og ekstra udstyr. En anden faktor der kan spille ind i forhold til indkøb af overkonfigureret udstyr, er den direkte kontakt mellem institutionen og leverandøren. Leverandørens interesse er jo at sælge så meget som muligt. Sælgers opgave er derfor at forsøge at overtale institutionen til at indkøbe en større maskine eller ekstra udstyr. Overkonfiguration kan også skyldes, at der er lavet begrænsninger i sortimentet. Dette typisk efter dialog mellem IT-afdeling og leverandør, og som munder ud i et produktkatalog. Indkøb via produktkatalog vil som oftest betyde, at der vælges for store maskiner. For at få virkeliggjort de besparelser som IKR har vist i nærværende analyse, er det IKR s anbefaling at de decentrale enheder skal hjælpes. Den decentrale enhed bør kontaktes af en tovholder, når det er tid til at skifte den eksisterende maskinpark. Nye maskiner bør indkøbes i samarbejde mellem tovholder og institution, for at sikre at der bliver indkøbt tilpasset udstyr, der opfylder institutionens behov. Bilag 4 Optimering, indeholder en detaljeret plan for udskiftning af alle de enheder, som er registreret hos KK, i forbindelse med analysen og bør danne udgangspunkt for det videre arbejde på området. Det er dog vigtigt at huske på, at her er tale om et øjebliksbillede der viser de nuværende behov. Der kan altså være sket ændringer hos institutionen, som gør at optimeringen skal justeres. Igen er det vigtigt at der er en tovholder, der kan hjælpe med at identificere om der er sket ændringer i behovet, og hjælpe med at finde ud af hvordan disse nye behov kan opfyldes bedst muligt. En anden vigtig funktion hos kommunens tovholder, er kommunikationen med leverandøren. Det bør være tovholderen, som afgiver ordre til leverandøren og har ansvaret for at kontrollere kundeordre mv. Det at have et Single point of Contact i forhold til leverandøren, vil begrænse leverandørens indflydelse hos den enkelte institution, og sikre at KK er styrende i forhold til indkøb og eventuelle problemer som måtte opstå. Internt er det også en fordel at have et Single point of Contact, som kan sikre at alle aspekter vedr. maskinparkudskiftning bliver håndteret. Her tænkes bl.a. på opsigelse af service- og leasingaftaler, bortskaffelse af unødige maskiner, sikre dokumentation på købet mv. For at indfri besparelsespotentialet, og på baggrund af ovenstående, er det IKR s vurdering at KK bør finde interne ressourcer som kan løfte opgaven, alternativt kan opgaven outsources. Side 20 af 24

22 6 Grøn Profil Strømforbrug I takt med udskiftningen af den aldrende maskinpark til en ny tidssvarende og mere energivenlig, kan KK også opnå besparelser på strømudgifterne. Udgifterne til strøm er beregnet ud fra strømforbruget for de seneste 90 dage, for 394 enheder og ved hjælp af KK s egen pris pr. kwh på kr. 1, KK s maskinpark bruger årligt ca kwh om året jf. KK s pris på strøm koster det ca. Kr ,- i strøm % af KK s maskinpark er online 24 timer. Sammenlignelige analyser, der er foretaget af IKR, viser, at en udskiftning af maskinparken kan reducere strømudgifterne med op til 25 %, hvilket vil medføre en årlig besparelse på ca. kr , når implementering af optimeringen er fuldendt, ultimo 2021, og derved en nedbringelse af de årlige udgifter til ca. kr Se tabel 8 i afsnittet konklusion. Hvis KK derudover vil forsøge at indføre en slukningspolitik, som indebærer at enheder skal slukkes ved endt arbejdsdag, vil man yderligere kunne reducere sit strømforbrug med over kwh set i forhold til, at 99 % af maskinparken på nuværende tidspunkt står tændt 24 timer i døgnet, samt nuværende enheders strømforbrug. En besparelse på ca. kr i forhold til strømforbruget på den nuværende maskinpark. Dette beløb vil falde i takt med at der skiftes ud til nye og mere strømbesparende enheder. Side 21 af 24

23 7 Konklusion Efter en gennemgribende analyse af kopi og print udstyr hos de decentrale enheder i KK, er det IKR s konklusion, at KK har gode forudsætninger for at optimere maskinparken på MFD og printere, hvis den anviste optimeringsplan følges, og kopi- og printvolumen forholder sig uændret. IKR s analyse er baseret på en datamængde der har været bred og dyb i den forstand, at alle decentrale enheder i henhold til den modtagne liste fra KK, er besøgt og samtlige enheder er registreret og analyseret ved besøgene. Efter indhentning af materiale fra leverandører, har informationsgrundlaget vedr. anskaffelserne og indkøbsadfærd været nær ved komplet. Dette har været med til at skabe et retvisende billede af kommunens nuværende maskinpark og tilhørende økonomi. IKR s optimeringsplan er detaljeret beskrevet for hver maskine. De anbefalede optimeringer er udarbejdet under hensyntagen til eventuelle aftalers løbetid, de decentrale enheders behov og hvorledes kopi- og printfunktionen kan sættes sammen, på en funktionel og økonomisk hensigtsmæssig måde på den enkelte placering. Den fulde årlige besparelse vil kunne realiseres ultimo år 2021, men som tidligere beskrevet vil en stor andel af optimeringsplanen realiseres allerede i løbet af 2016/17. Store dele af såvel investering som optimering, vil derfor kunne foretages i 2016/2017 og vil derfor generere besparelser med virkning allerede i ultimo 2016 / primo Maskinparken, hvor anskaffelsesforholdet er kendt, eller hvor IKR har prissat udstyret ud fra SKI priser, har kostet KK ca. kr for MFD, samt ca. kr ,- for printere. Denne samlede maskinpark hos KK, er altså vurderet til en samlet anskaffelsessum på knap kr for MFD og printere ekskl. uddannelse og installationsomkostninger. Prisen afspejler markedsniveauet på indkøbstidspunktet for enhedernes anskaffelse. IKR vurderer, at det nuværende behov kan dækkes af en samlet maskinpark til ca. kr for både kopi og print. Dertil kommer der omkostninger til uddannelse og installation, som afhænger af KK s ønsker til installation og antal eventuelle bestilte udvidede uddannelser. Investeringerne vil forløbe sig som anvist i tabel Antal enheder Forventet investering iht. Optimeringsforslag Tabel 6: Investering pr. år kr kr kr kr kr kr I forhold til den nuværende maskinpark vil KK altså komme til at spare ca. kr på investering. Omkostninger til drift på MFD og printere, herunder omkostninger til serviceaftaler og toner, udgør i dag ca. kr årligt. Efter fuldført optimering forventer IKR, at driftsomkostningerne vil falde til ca. kr ,- p.a. Side 22 af 24