Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr Birkerød Kongevej 25 C 3460 Birkerød Telefon Telefax

Transkript

1 Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr Birkerød Kongevej 25 C 3460 Birkerød Telefon Telefax ectrl Tim eplus Vejledning

2 Indholdsfortegnelse 1. TimePlus-modulet Relaterede moduler Generel beskrivelse Opsætning Opsætning, Parametre Faneblad Generelt Faneblad Kladder Faneblad Finans Faneblad Fakturering Faneblad Regnskaber Faneblad Nummerserier Opsætning, Sagsgrupper Faneblad Konti-registrering Faneblad Konti-fakturering Faneblad Konti- intern mellemregning Opsætning, Medarbejder Opsætning, Medarbejder, Medarbejdergruppe Opsætning, Medarbejder, Medarbejdertype Opsætning, Medarbejder, Kalender Opsætning, Medarbejder, Ferietimer Opsætning, Medarbejder, Eksamener Opsætning, Art Opsætning, Art, Statustyper Opsætning, Art, Artsdimensioner Kundetabeller Indlæggelse og vedligeholdelse af data Kundekartotek Fanebladet LayoutDesigner Fanebladet ansvarlig Faneblad, Markedsføring Faneblad, Myndighed Knappen Skift regnskab Knappen Vis sag Knappen Opret sager Sagskartotek Fanebladet Oversigt Fanebladet Generelt Fanebladet Adresse Fanebladet Diverse Fanebladet Dimensioner Fanebladet LayoutDesigner Knapbeskrivelse i sagskartotek Medarbejderkartotek Fanebladet Oversigt Faneblad Generelt Fanebladet Adresse Fanebladet Dimensioner Fanebladet Bemærkning Knapper i medarbejderkartotek...28 Deloitte IT Solutions Side 2

3 4.4. Artskartotek Skærmbillede Arter Fanebladet Oversigt Fanebladet Generelt Artsdimensioner Eksempel på arts struktur Knapper i artskartotek Priskartotek Skærmbilledet Priser Feltbeskrivelse i priskartotek Prioritering Registrering og fakturering via kladder Ugekladde Skærmbilledet ugekladde Oprettelse af ugekladde Ugekladde Faneblad Timer Faneblad Udlæg Knapper i ugekladde Sagskladde Oprettelse af Sagskladde Faneblad Generelt Faneblad Spærring Faneblad Historik Knapper Sagskladde Sagskladde linjer Knappen Forespørgsel Registrering af primosaldi via sagskladde Reguleringer Fakturakladde Fakturering Faneblad Oversigt Faneblad Generelt Faneblad adresse Faneblad Dimensioner Faneblad Layoutdesigner Faneblad Log Faneblad Poster Faneblad Niveau Fakturakladde, knapper Kreditnota Forespørgsel Posteringer Faneblad Oversigt Faneblad Generelt Faneblad Beløb Faneblad Dimension Knapper på Posteringer Igangværende arbejder Igangværende arbejder, oversigtsbillede Igangværende arbejder Felter Igangværende arbejder, Knapper Faktura Faneblad Oversigt Faneblad Linjer...50 Deloitte IT Solutions Side 3

4 Faktura, Knapper Medarbejder statistik Udvælgelse Statistik billedet Indstillingsruden Visningsruden Knapper Forespørgsel, Flexsaldo Periodisk Flyt sagsposteringer Faneblad Oversigt Fanebladene Generelt, Beløb, Dimension og Log Flyt sagsposteringer, knapper Funktionen Opret sager Funktionen Opret ugekladde(r) Rapporter Deloitte IT Solutions Side 4

5 1. TimePlus- modulet Dette materiale indskrænker sig til primært at omtale funktionerne i TimePlus-modulet. For standard Dynamics AX (i denne vejledning refereret til som Axapta) er der udarbejdet andre brugervejledninger. Du henvises derfor til at søge information om standardmodulerne i disse vejledninger. Alle vejledninger er tilgængelige på vores hjemmeside. Da så vel standardmodulerne som TimePlus udvikles og forbedres kontinuerligt, kan der forekomme uoverensstemmelser imellem programmet og vejledningerne. Denne vejledning er udarbejdet som en række funktionsbeskrivelser, hvor arbejdsgangen i forskellige opgaver beskrives, og hvor rækkefølgen er tilstræbt, som den logisk falder for. Logikken er først en generel beskrivelse, så en beskrivelse af opsætningen, derefter en beskrivelse af indlæggelse og vedligeholdelse af data, herefter kommer anvendelsen til registrering og endelig opgørelse af IGV og fakturering Relaterede moduler Det kan være relevant at kigge på AccountPlus finanskladden, da den giver mulighed for at registrere udlæg direkte på sagerne i TimePlus. Herunder vises TimePlus fanebladet på denne finanskladde, der er en daglig kladde. Et andet område af relevans for TimePlus er LayoutDesigner under ServiceHosting+ menuen, hvor både TimePlus-fakturalayout styres fra og hvor afsendelsesmodulet, der tillader elektronisk afsendelse af fakturaer til fx offentlige kunder, findes. Deloitte IT Solutions Side 5

6 2. Generel beskrivelse TimePlus er et modul i ectrl udviklet til servicevirksomheder så som ingeniører, arkitekter, revisorer, it og andre, der har behov for effektivt og enkelt at styre registrering af timer og udlæg med henblik på fakturering af kunder. TimePlus er integreret med Axapta på to væsentlige områder nemlig Kunder og Økonomi. Kunderne oprettes og vedligeholdes kun ét sted. Informationen vises i både Debitormodulet og i TimePlus. Alle de finansielle transaktioner, der foregår i TimePlus, som følge af bogføring af ugekladder, fakturering og reguleringer i igangværende arbejder, vil slå igennem i Økonomi-modulet i overensstemmelse med de valgte parametre. Enten halvautomatisk gennem kladder, der skal kontrolleres og bogføres manuelt, eller fuldautomatisk. TimePlus gør det enkelt for medarbejderne at registrere deres tid og de afholdte udlæg på de rigtige sager. Samtidig kan der holdes der styr på hvor meget tid, der rapporteres i forhold til den aftalte normtid på medarbejderen. Sagsadministratoren eller gruppelederen har en række gode værktøjer til sin rådighed, der gør det enkelt at oprette nye enkeltsager, nye serier af sager, foretage efterposteringer, ændre priser, godkende kladder, fakturere osv. Det er nu også blevet muligt at påsætte en opslagsbegrænsning, således at den enkelte medarbejder kun har adgang til de sager, der er relevante for vedkommende, og således at det kun er muligt at registrere på de arter, der er godkendte til den enkelte sag. TimePlus har en overskuelig struktur der gør den enkel at arbejde med. 5 grundlæggende registre, som indeholder de data, der arbejdes med, suppleret med de mapper, der er kendt fra standard Axapta indeholdende de funktioner, som logisk hører under de respektive områder. Her opdelt i hhv. Kladder, Forespørgsel, Rapporter, Periodisk og Opsætning. Deloitte IT Solutions Side 6

7 3. Opsætning Det første vi skal kigge på er opsætningen af TimePlus. Den overordnede opsætning af TimePlus sker ved opsætning af Parametre. Inden den øvrige opsætning foretages, anbefaler vi, at virksomheden gennemgår sine behov for struktur, både hvad angår medarbejdere, sager, arter og priser. Bagerst i denne vejledning finder du en checkliste til opstart af TimePlus. Checklisten beskriver strukturen, og de nødvendige valg virksomheden skal foretage Opsætning, Parametre TimePlus-parametre er inddelt i fanebladene Generelt, Kladder, Finans, Fakturering, Regnskaber, Nummerserier. I det følgende gennemgås de enkelte faneblade. Deloitte IT Solutions Side 7

8 Faneblad Generelt På fanebladet Generelt kan man med de tre markeringer under Opsætning markere, om man ønsker, at der skal: Kontroller fastpris: betyder, at summen af de indlagte posteringer i ugekladde, sagskladde eller fakturakladde, sammen med eksisterende saldo på igangværende arbejder, overstiger den aftalte faste pris på sagen. Gør den det, vil der komme en advarsel op, men man vil stadig kunne bogføre sin kladde. Efterfølgende vil sager med overskredet fastpris blive markeret med et gult udråbstegn i igangværende arbejder oversigten og i fakturakladden. Vis afsluttede sager: giver mulighed for at vælge, om afsluttede sager skal vises ved opslag i sagsregistret i forbindelse med bl.a. registrering af tid i ugekladder eller sagskladder. Vis fratrådte medarbejdere: giver mulighed for at vise alle medarbejdere eller kun de aktuelt ansatte medarbejdere. Intern sag Intern sag: her vælges den sag, der skal vælges som standardsag til registrering af intern tid. Sagen vil først kunne vælges, når den er oprettet. Arter: de tre viste arter skal være angivet. Ferieart: her vælges hvilken art, der bruges til registrering af ferie. Denne art vil først kunne vælges, når vi har opsat arter. Afspadseringsart: her vælges hvilken art, der bruges til registrering af ferie. Denne art vil først kunne vælges, når vi har opsat arter. Sygdomsart: her vælges hvilken art, der bruges til registrering af sygdom. Denne art vil først kunne vælges, når vi har opsat arter. Flex Flexfaktor: giver mulighed for at indsætte et afregningsforhold mellem arbejdstimer og afspadseringstimer. Er afhængig af virksomhedens politik på området eller en evt. overenskomst. Flexperiode: giver mulighed for at vælge hvilken flexperiode, man ønsker at bruge til beregningen, Daglig eller Periodisk. Tillad negativ flex: en markering betyder, at virksomheden accepterer, at medarbejdere kan registrere mindre end kalenderens norm tid, selvom der ikke er noget til gode. Max. afspadsering: sammen med en markering i Tillad negativ flex betyder, at virksomheden har begrænset antallet af timer, der kan registreres mindre end normen. Deloitte IT Solutions Side 8

9 Faneblad Kladder Under Ugekladde: Vis kostpris, så vises kostprisen i ugekladden. Vis salgspris, så vises salgsprisen i ugekladden. Vis valuta, så vises den valuta, der er på sagen. Under Sagskladde: Anvend godkendelse: en markering betyder, at kladden skal godkendes, inden den kan bogføres. Hvis man har udenlandske kunder, anbefales det at anvende Vis valuta, da dette giver et godt overblik på registreringstidspunktet. Om man ønsker salgs- og kostpriser vist, er meget et spørgsmål om politik i virksom heden. Det giver en mulighed for at korrigere salgspriser ved registrering, så man undgår en forkert tilvækst i de igangværende arbejder. Godkendelse på sagskladden er et fornuftigt valg, da man altid lige checker en ekstra gang, inden man godkender. Her vil der også kunne korrigeres for en evt. forkert salgspris inden bogføring. Under Opslagsbegrænsning: Sag/art: her vælges mellem Ingen eller Opslag. Hvis der vælges Opslag, vil der være mulighed for en begrænsning af hvilke arter, der kan vælges på de udvalgte sager eller sagsgrupper via sags- eller ugekladden. Specifikationen af hvilke sager, der skal have begrænsningen på hvilke arter, foretages under opsætning på de enkelte sager hhv. de enkelte arter. Medarbejder/sag: her kan vælges Ingen, Opslag eller Opslag udvidet. Her kan man vælge, om man ønsker at anvende opslagsbegrænsning, således at medarbejderen kun har mulighed til at registrere på udvalgte sager. Specifikationen af hvilke medarbejdere hhv. sager, der skal have begrænsningen, foretages under opsætning på de enkelte medarbejdere hhv. sager. Ved valget Opslag udvidet vil begrænsningen være mere assistance til den enkelte medarbejder i forbindelse med registrering, da de sager, der vil blive vist, er de, der er begrænsede, men medarbejderen har mulighed for at overstyre denne visning og få adgang til alle sagerne alligevel. Medarbejder/art: her kan vælges Ingen, Opslag eller Opslag udvidet. Her kan man vælge, om man ønsker at anvende opslagsbegrænsning, således at medarbejderen kun har mulighed til at registrere på udvalgte arter. Specifikationen af hvilke medarbejdere hhv. arter, der skal have begrænsningen, foretages under opsætning på de enkelte medarbejdere hhv. arter. Ved valget Opslag udvidet vil begrænsningen være mere assistance til den enkelte medarbejder i forbindelse med registrering da de arter der vil blive vist er de der er begrænsede, men medarbejderen har mulighed for at overstyre denne visning og få adgang til alle arterne alligevel. Deloitte IT Solutions Side 9

10 Faneblad Finans På dette faneblad opsættes dels hvilke kladdenavne, der skal anvendes, dels om de anvendte kladder skal bogføres automatisk. Har man ikke valgt automatisk bogføring, vil kladderne ligge til manuel bogføring. Dette kan være en fordel i en opstartfase, hvor man fx ønsker at kontrollere sin konteringsopsætning. OBS! Det er vigtigt, at det blot er en kontrol. Hvis man retter i kladderne, vil der opstå difference mellem TimePlus og Økonomi! Ved tryk på den knækkede pil slås op i Økonomi/Opsætning/Kladder/Kladdenavne, og der kan vælges mellem de kladdenavne, der anvendes til daglige kladder. Typisk opretter man to TimePlus-specifikke kladdenavne. Ét der bruges til bogføring af Posteringer fra uge/sagskladder, og ét der bruges til bogføring af Aconto og Faktura faktureringer Faneblad Fakturering Under Generelt kan vælges: Fakturatype, her vælges hvilken fakturatype, der skal være standardvalg i fakturakladden. Fakturaniveau, her vælges hvilket niveau, hvilken artsdimension, der skal være standardvalgt. Fakturaspecifikation, kan sættes til Niveau eller Poster. Under Niveau kan vælges: Vis antal og enhed, markeres hvis der, når man fakturerer på Niveau, ønskes vist en antal- og en enhedskolonne. Vis á- pris, markeres, hvis en kalkuleret á-pris ønskes vist. Korriger á-pris, en markering betyder, at á-prisen ændres, hvis fakturabeløbet ændres. Deloitte IT Solutions Side 10

11 Under Poster kan vælges: Manuel markering af fakturalinjer: en markering betyder, at posteringerne kommer over i fakturakladden, men at de der skal med på fakturaen, skal markeres manuelt. Undlades markeringen, vil alle posteringer komme med. de der ønskes udeladt, skal fravælges. Korriger á- pris: en markering betyder, at á- prisen ændres, hvis fakturabeløbet ændres. Hvis fakturabeløbet for posten nulstilles, bevares antallet, og á-prisen nulstilles. Uden markering vil antallet blive ændret ved ændring af fakturabeløbet. Hvis fakturabeløb delt med á- pris giver et antal med max 2 decimaler, vil antallet blive vist. Bliver det kalkulerede antal flere end 2 decimaler, blankes antallet. Under Moms vælges hvilken varemomsgruppe, der skal være standard. Under Godkendelse: Hvis en faktura skal aktivt godkendes, inden den kan opdateres og dermed faktureres, skal der sættes en markering i Anvend godkendelse Faneblad Regnskaber Anvendes til at angive et standardregnskab. Skal kun sættes op, hvor der er reference til et andet regnskab. Dette anvendes typisk kun af revisorer, sammen med deres klienter Faneblad Nummerserier På dette faneblad vælges den nummerserie, der skal anvendes, således at både Kladdenummer og Faktura bliver tildelt fortløbende nummerering, så de efterfølgende let kan genfindes. De ønskede nummerserier oprettes i Basis/Opsætning/Nummerserier. Deloitte IT Solutions Side 11

12 3.2. Opsætning, Sagsgrupper På dette faneblad opsættes, hvilke Sagsgrupper man ønsker at anvende. Fanebladet Oversigt man stiller sig med markøren i kolonnen Sagsgruppe og trykker Ctrl+N. Herefter tastes det ønskede sagsgruppenummer, en kort beskrivelse, og en markering om, at sagsgruppen er fakturerbar. På dette skærmbillede har vi indsat nogle eksempler på nogle sagsgrupper til inspiration. For hver fakturerbare sagsgruppe skal der på de følgende skærmbilleder opsættes konteringsprofilen for hhv. registrering og fakturering. OBS! INDEN udfyldelse af kontering for de forskellige sagsgrupper skal de finanskonti, der skal anvendes, være oprettet i kontoplanen! Faneblad Konti-registrering Opsætning af Kontiregistrering bestemmer, hvor registreringerne i uge- og sagskladder konteres i finansen. Alle registreringer konteres mod igangværende arbejder. Vi har indsat nogle konti til inspiration. Deloitte IT Solutions Side 12

13 Se nedenstående for en vejledning: Fanebladet Konti registrering Igangværende. Arbejde (debet) Igangværende. Arbejde (kredit) Konto, hvor produktionen det vil sige timer gange debiteringssats skal debiteres (igangværende arbejder i status). Modkonto til Igangværende arbejde (debet). Placeres denne konto samt øvrige modkonti i resultatopgørelsen, indregnes forskydningen i de igangværende arbejder i periodens resultat. Udlæg (debet) Konto, hvor kontante udlæg registreret i sagskladden eller i en finanskladde bliver debiteret. Udlæg (kredit) Aconto faktura Slutfaktura Modkonto til Udlæg (debet). Konto, der krediteres ved acontofakturering. Acontofakturering kan enten betragtes som en forudbetaling og placeres i statusdelen eller som en indtægt, der placeres i resultatopgørelsen. Konto, der krediteres, når slutfakturering udføres (En mere korrekt betegnelse er fakturering med regulering, fordi den kan foretages flere gange på en sag). Ved denne faktureringstype bliver acontofakturaer på sagen tilbageført og tillagt slutfaktureringen. Deloitte IT Solutions Side 13

14 Faneblad Konti-fakturering Konti-fakturering er en opsætning af de konti, der skal anvendes for posteringer i finansen i forbindelse med en fakturering. Vi har indsat nogle konti og deres beskrivelse for inspiration. Se nedenstående for vejledning: Fanebladet Konti fakturering Igangværende arbejde (nedskriv aconto debet) Igangværende arbejde (nedskriv aconto kredit) Igangværende arbejde (nedskriv faktura debet) Igangværende arbejde (nedskriv faktura kredit) Udlæg (nedskriv aconto debet) (nedskriv aconto kredit) (nedskriv faktura debet) (nedskriv faktura kredit) Igangværende arbejde regulering (debet) Igangværende arbejde regulering (kredit) Når der udskrives en acontofaktura, bliver de igangværende arbejder mindre værd og skal derfor nedskrives. På denne konto modposteres det beløb, der fratrækkes på de i gangværende arbejder. Ved acontofakturering fratrækkes (krediteres) det udfakturerede beløb på denne konto (igangværende arbejder i status). Når der udskrives en faktura, bliver de igangværende arbejder mindre værd og skal derfor nedskrives. På denne konto modposteres det beløb, der fratrækkes på de igangværende arbejder. Ved fakturering fratrækkes (krediteres) det udfakturerede beløb på denne konto (igangværende arbejder i status). Det samme som for nedskrivning af igangværende arbejder blot for Udlæg. Ved fakturering kan der ske en regulering ved over- eller underdækning, som debiteres her. Ved fakturering kan der ske en regulering ved over- eller underdækning, som krediteres her. Deloitte IT Solutions Side 14

15 Faneblad Konti- intern mellemregning. Konti intern mellemregning, sæt markering i Aktivt, hvis du ønsker at anvende det. Der skal opsættes i alt 2 driftskonti og 2 statuskonti. Beregningsgrundlaget sættes op i Procent af pris. I feltet Beregnes af kan vælges mellem Kostpris og Salgspris. I feltet Procent af beløb sættes til den procentdel, der ønskes anvendt. OBS! Ønskes intern mellemregning anvendt, er det vigtigt, at der på medarbejderne opsættes den finansielle dimension Afdeling, således at konteringen sker på forskellige dimensioner Opsætning, Medarbejder Under opsætning af forholdene omkring medarbejderne, er det vigtigt at have valgt en struktur, der passer til virksomheden. Her skal opsættes, hvorledes medarbejderne grupperes, og hvilken type af medarbejdere virksomheden beskæftiger. Det er også her, man opsætter de kalendere, der skal arbejdes med, hvorledes ferietimerne skal opsættes, og endelig kan man her lave en liste over de eksamener eller certificeringer, de enkelte medarbejdere kan have. Deloitte IT Solutions Side 15

16 Opsætning, Medarbejder, Medarbejdergruppe Som Medarbejdergruppe oprettes de grupper, virksomheden typisk inddeler medarbejderne i. Her er vist et par eksempler på gruppering. Gruppen bruges senere, når der skal oprettes medarbejdere. Opdeling kunne også være geografisk, fx Øst og Vest Opsætning, Medarbejder, Medarbejdertype Medarbejdertype er en underopdeling af medarbejdergrupperne. Her vælges typisk de typer af medarbejdere, der er ansat i virksomheden. Vi har igen vist eksempler på en opdeling, blot til inspiration Opsætning, Medarbejder, Kalender Det er frivilligt, om virksomheden ønsker at anvende kalendere med normtider. Man kan vælge, at alle medarbejdere anvender 0-kalenderen, så bliver deres registrering ikke holdt op imod normtiden. Ønsker man at anvende normtider, skal man under opsætning af kalendere typisk tage afsæt i de ansættelsesforhold, man har i virksomheden. En kalender med 37 timers normtid dækker langt de fleste medarbejdere, der sikkert arbejder 37 timer. Medarbejdere på deltid kan tilknyttes hver deres kalender, der er opsat, så den passer til deres arbejdstider. Medarbejdere uden normtid, skal blot tilknyttes 0-kalenderen. Når man har besluttet sig for hvilke kalendere, der skal oprettes, skal de forskellige kalendere opsættes. Dette gøres ved at trykke på knappen Dage. Herefter får man billedet op, hvor kalenderen kan opbygges. Deloitte IT Solutions Side 16

17 Såfremt navnet på kalenderen rettes, vil kalendernavnet automatisk blive opdateret på samtlige medarbejdere, der er tilknyttet den pågældende kalender. Kalenderen vil være tom, indtil man ved et tryk på knappen Opbyg har bygget kalenderen. Perioden, som kalenderen skal oprettes for, vælges, og typiske arbejdstider, de enkelte ugedage indtastes. Herefter trykkes på knappen Opbyg, og den ønskede kalender bygges. Kalenderen tilknyttes senere den enkelte medarbejder, når disse oprettes. Når medarbejderen via ugekladden registrerer sine time, bliver registreringen holdt op imod kalenderens normtid. Ønskes ingen måling mod normtid, anvendes en 0-kalender Opsætning, Medarbejder, Ferietimer Det er også muligt at bruge TimePlus til at holde styr på hvor mange ferietimer, der afholdes af den enkelte medarbejder. Første billede er oversigten. Her vises, hvor mange timer den enkelte medarbejdere har til afholdelse. Tryk på knappen Indtast for at tildele ferietimer for perioden. Deloitte IT Solutions Side 17

18 Når du trykker på Indtast, kommer billedet op, hvor du vælger ferieår, specificerer perioden, det dækker og specificerer antallet af timer. Du kan vælge, om din indtastning skal overskrive en evt. tidligere indtastning, og så er det blot at trykke på OK. Ønskes en afgrænsning af medarbejdere, bruges knappen Udvælg, hvorefter man får et standard Axaptaafgrænsningsbillede Opsætning, Medarbejder, Eksamener Sidste opsætning under Medarbejder er en mulighed for at opsætte en række eksamener eller certificeringer, eller hvad man måtte ønske at registrere på medarbejderne. Det er igen - en mulighed og ikke noget krav, at dette opsættes Opsætning, Art Næste punkt i opsætningen er Art. Det er forholdsvis hurtigt overstået. Her er der mulighed for at opsætte Statustyper, som typisk vil være, om arten er fakturerbar eller ej fakturerbar. Ved registrering på sager, der er fakturerbare, vil man kun kunne vælge en art, der er fakturerbar. Ej fakturerbare arter vil kun kunne vælges fra tilsvarende sager. Deloitte IT Solutions Side 18

19 Opsætning, Art, Statustyper På artstyperne kan der knyttes en bemærkning, hvis der er behov for dette, og man kan sætte en markering, om arten er fakturerbar Opsætning, Art, Artsdimensioner Artsdimensionerne Afsnit, Aktivitet og Subtotal kan yderligere opdeles, således at man får den struktur, der svarer til virksomhedens ønsker. Man kan gøre det enkelt eller kompliceret. Arterne kan grupperes i Subtotaler (arts hovedgrupper), således at fx alle arter vedrørende projekter tilknyttes en subtotal med navn Projekt. Gruppering i Subtotaler anvendes i fakturering, hvor der er mulighed for at danne faktureringsforslag på subtotalniveau. Saldi fra igangværende arbejder overføres således til forslaget med en saldo for Konsulent, en saldo for Udvikling, en saldo for Projektledelse mv. Subtotaler kan ligeledes anvendes i forbindelse med rapporterne, således at detaljeringsniveauet ikke nødvendigvis bliver så omfattende. Et af billederne til specifikation af den ønskede opdeling, her Afsnit. Der er tre kolonner, hvor man typisk indtaster et nummer i dimensionen, en beskrivelseskolonne, og endelig en kolonne til at påsætte en varemomsgruppe. Skærmbillederne til at specificere dimensionerne er ens, bortset fra dimensionens navn, hvorfor vi kun viser dette ene billede. Deloitte IT Solutions Side 19

20 Kundetabeller Sidste mulighed for opsætning er de mange ekstra felter, vi har lagt på kundebilledet. De opsættes hernede og kan så efterfølgende vælges i forbindelse med oprettelse af en kunde. Billederne er selvforklarende og vil ikke blive beskrevet i denne vejledning. Det er vigtigt at understrege, at det blot er nogle muligheder, man har - der er absolut ikke noget krav om anvendelse. 4. Indlæggelse og vedligeholdelse af data Kundekartotek Kundekartotek er fælles med Debitormodulet. TimePlus slår op i det fælles kundekartotek og viser kunderne med samme oplysninger som Debitormodulet plus en del ekstra oplysninger, der er specifikke for TimePlus. I denne vejledning omtaler vi kun de felter og knapper, der er specifikke for Time- Plus. Fanebladene til venstre på kunden er lig med standard Debitor. Fra fanebladet LayoutDesigner og til højre er der faneblade til registrering af bl.a. de ekstra oplysninger, der er skabt mulighed for gennem opsætning af kundetabeller. Fanebladene gennemgås ikke i detaljer. Kig dem igennem, og har du konkrete spørgsmål til anvendelsen, så kontakt os. Deloitte IT Solutions Side 20

21 Fanebladet LayoutDesigner Her gives mulighed for at opsætte et specifikt logo eller specifik information på den pågældende kunde Fanebladet ansvarlig Her kan indlægges det organisatoriske ansvar for den pågældende kunde, og/eller der kan skrives en intern bemærkning på den pågældende kunde Faneblad, Markedsføring På dette faneblad kan der oprettes en række informationer, der kan bruges i forbindelse med markedsføring. Deloitte IT Solutions Side 21

22 Faneblad, Myndighed På dette faneblad er der en række muligheder for at indlægge en række supplerende oplysninger på den enkelte debitorkonto. Knapper Knapperne, der er specielle for TimePlus, er de tre nederste Skift regnskab, Vis sag og Opret sager Knappen Skift regnskab Skift regnskab bruges af revisorer, der arbejder i systemet, således at der hurtigt kan skiftes til kundens regnskab, som specificeret på fanebladet Andre oplysninger, i feltet Standardregnskab Knappen Vis sag Vis sag bruges til at vise de sager, der er oprettet på den pågældende debitor. Når man står på sagerne på debitoren, kan man altid oprette en ny sag ved Ctrl+N, og så indtaste de oplysninger, der skal til for at oprette sagen Knappen Opret sager Opret sager bruges til at oprette sager på en hele sagsgruppe. Anvendes typisk, hvis man ønsker den samme struktur på en hel sagsgruppe. Fx hvis man anvender debitornummer xx, så er det enkelt via denne funktion at oprette en sådan xxserie. Oprettelse af enkeltsager sker i sagsregistret ved en almindelig Ctrl+N-funktion Sagskartotek I TimePlus foretages al registrering af timer og udlæg på sager. Det betyder, at der skal oprettes en eller flere sager pr. debitor. Deloitte IT Solutions Side 22

23 Feltbeskrivelse i Sagskartotek Fanebladet Oversigt Felt Sag Debitorkonto Navn Fakturakonto Sagsgruppe Beskrivelse Sagsnummeret kan være på op til 15 karakterer. Feltet er alfanumerisk. Sagsnumrene kan fx sammensættes således: debitornummer, bindestreg og 4-cifret løbenummer, hvor de første to cifre i løbenummeret er de sidste to cifre i årstallet, og de næste to cifre er et reelt løbenummer. Herved opnås en struktur, hvor det er muligt at oprette op til 100 sager pr. klient/kunde pr. år. Såvel på skærm som i udskrifter vil sagerne blive udskrevet i den rigtige rækkefølge, sorteret op først efter klient/kundenummer, dernæst år og endelig løbenummer. Den første sag, der oprettes pr. år har løbenummeret 0601, hvor 06 er år og 01 angiver, at det er den første sag i 06. På den sag kan alle normale opgaver registreres. Kommer der særopgaver, oprettes der en sag med løbenummer På den m åde holdes standardsagen helt ren for uvedkom m ende posteringer, hvilket er en fordel ved eventuelle honorardiskussioner. Ovennævnte nummerstruktur er ikke noget krav, men blot et eksempel eller forslag til inspiration. Den debitorsagen er relateret til. Sagens navn. Vær opmærksom på, at såfremt der ikke er nogen fakturakonto, vil sagens navn stå på fakturaen som debitornavn. Hvis debitorkontoen vælges i feltet fakturakonto, vil adressen fra debitoren komme på fakturaen. Det anbefales at anvende fakturakonto, da det giver mulighed for at have en beskrivende tekst sammen med navn i sagens navn. Den debitor, som skal betale for det udførte arbejde, og hvorfra fakturaadressen hentes. Er ikke nødvendig, men se under Navn. Sagen skal tilknyttes en sagsgruppe, som bestemmer, hvordan posteringer og faktura på sagen bogføres i finansen. Ligeledes afgør sagsgruppen, om sagen er fakturerbar eller ej. Deloitte IT Solutions Side 23

24 Fanebladet Generelt Felt Beskrivelse Navn, Sag og Sagsgruppe er gentaget fra Faneblad Oversigt. Oprettet Dato for oprettelse af sagen. Start & Slut Start og slutdato for sagen. Spærret Nej sagen er åben for registreringer og fakturering. Faktura sagen er kun åben for registrering, der kan ikke faktureres fra sagen. Alt sagen er lukket, og der kan ikke registreres eller faktureres. Kontroller fastpris Pris Valuta Kurs Ansvarlig Kundeansvarlig / Ledelsesansvarlig / Medarbejder Dimensionskonto [v] markering, hvis der ved kontrol af kladder skal kontrolleres, om det beløb, der ligger i kladden, plus eksisterende IGV overskrider den faste pris, der er anført. En overskridelse vil ikke forhindre en bogføring, men der vil komme en Infolog, der fortæller, at der er en overskridelse. Man kan vælge blot at bogføre kladden. Den faste pris, der er aftalt for sagen, skal angives her. Den valuta sagen afregnes i. Vælges fra valutatabellen. Kursen for den valuta, som sagen afregnes i. Kommer sammen med valg af valuta fra valutatabellen. Kan evt. overstyres, hvis der er aftalt en anden kurs. Hvis man ønsker en dynamisk valutakurs, skal kursen på sagen slettes! Når der står en kurs i dette felt, vil det være kursen, der bruges ved fakturering. Den ansvarlige medarbejder på sagen. Disse felter er udfyldt fra TimePlus kundekartotek. Anvendes ved e-fakturering af staten. Deloitte IT Solutions Side 24

25 Fanebladet Adresse Felt Beskrivelse Standardadressefelter. Der kan ligeledes tilknyttes en kontaktperson Fanebladet Diverse Felt Debitorrekvisition. Beskrivelse Her er der en mulighed for at indsætte en debitorrekvisition, der vil komme med på fakturaen Fanebladet Dimensioner Felt Afdeling, Bærer, Formål, plus de øvrige dimensioner Beskrivelse Påsæt de dimensioner, som sagen skal tilknytte. Det anbefales, at der anvendes dimension på sagen, således man kan få balanceudskrifter i finansen på specifikke sager Fanebladet LayoutDesigner Felt Arbejdsbeskrivelse. Beskrivelse Her er der mulighed for at lave en længere beskrivelse af, hvad den fremsendte faktura omhandler. Deloitte IT Solutions Side 25

26 Knapbeskrivelse i sagskartotek. Posteringer Bringer dig ned i den pågældende sag og viser dig de posteringer, der er på sagen. Fakturakladde Bringer dig til Fakturakladden og viser et fakturaforslag på den pågældende sag. Hvis sagen er spærret for alt eller spærret for Faktura, vil Fakturakladde være lysegrå, og kan ikke aktiveres. Igangværende arbejder Starter forespørgslen Igangværende arbejder op for den eller de markerede sager. Det er muligt at udvælge flere sager, der skal inkluderes i visningen. Faktura Vises en liste over fakturaer på sagen med angivelse af sagsnummer, dato, fakturatype (aconto eller slutfaktura), fakturanummer, bilagsnummer, valuta og fakturabeløb. Budget Til indtastning og visning af budget for sagen. Dupliker Opretter en ny sag med samme oplysninger som den sag, der er markeret. Opsætning Er en ny knap i denne version. Her er der dels mulighed for at opsætte Priser på sagen, dels mulighed for at opsætte opslagsbegrænsning, i det omfang denne mulighed er valgt under Parametre. Opslagsbegrænsning på Medarbejder giver mulighed for at vælge de medarbejdere, der kun må se denne sag, og Arter angiver de arter, der kan vælges ved registrering på sagen Medarbejderkartotek Alle medarbejdere, som tidsregistrerer, skal oprettes og tilknyttes en kalender, som angiver medarbejderens formelle arbejdstid (normtid). Medarbejderen skal ved tidsregistrering gøre rede for alle timerne i hans eller hendes normtid. På denne måde bliver der ligeledes registreret flextid. Ønsker man ikke at gøre brug af normtider og dermed flexsaldo, kan man blot oprette en 0-kalender (en kalender uden normtid). Stamoplysninger på medarbejderne kan angives i medarbejderkartoteket. Det kan anbefales, at medarbejderens Axapta-bruger-ID angives, da der så kun vil blive vist medarbejderens egne ugekladder. Dette gør det mere overskueligt ved tidsregistrering. Deloitte IT Solutions Side 26

27 Feltbeskrivelse i medarbejderkartotek Fanebladet Oversigt Felt Medarbejder Fornavn Efternavn Medarbejder type CPR-nummer Bruger-ID Beskrivelse Medarbejdernummeret kan være på op til 10 karakterer. Feltet er alfanumerisk. Medarbejderens fornavn. Medarbejderens efternavn. Medarbejderens type. Ved tryk på den knækkede pil kan søges i de under oprettede typer. Eksempel: Statsautoriseret revisor, Arkitekt, Ingeniør, Konsulent. Medarbejderens CPR-nummer. Her skrives den enkelt medarbejders Axapta bruger-id, så får brugeren kun vist sin egen ugekladde. Ved tryk på den knækkede pil kan søges i de oprettede ID er Faneblad Generelt Felt Kalender Ansat Fratrådt Fri bil Fri telefon Banken registreringsnummer Kontonummer Brug standard Flexfaktor Bruger ID Web Login navn Medarbejder gruppe Beskrivelse Den kalender medarbejderen er tilknyttet. Medarbejderens ansættelsesdato. Medarbejderens fratrædelsesdato. Har medarbejder fri bil? ( = Ja) Har medarbejder fri telefon? ( = Ja) Bankens registreringsnummer. Medarbejderens kontonummer. Bruger standard flexfaktor fra Opsætning / Parametre. Medarbejderens flexfaktor. Det Axapta-brugernavn medarbejderen anvender. Såfremt der anvendes Web-registrering, skal her angives login-navnet til websiden. Det er muligt at vælge i hvilke ugekladder, der skal ses ved at tildele en medarbejder en gruppe. Dette kan evt. anvendes i forbindelse med, at en afdelingsleder skal godkende visse kladder. Deloitte IT Solutions Side 27

28 Fanebladet Adresse Standard Axapta-adressefelter. Her er også mulighed for at registrere diverse telefonnumre på medarbejderen Fanebladet Dimensioner Afdeling, Bærer, Formål og de øvrige finansdimensioner. Påsæt dimensioner, som medarbejderens posteringer skal mærkes med, såfremt dette ønskes Fanebladet Bemærkning Bemærkning Her kan der indtastes bemærkninger om medarbejderen Knapper i medarbejderkartotek Posteringer Posteringer viser posteringer registreret på den aktuelle medarbejder. Under fanebladet Generelt findes mange relevante oplysninger omkring posteringen. Bl.a. hvilket finansbilag og faktura, posteringen er registret med. Man kan via posteringerne på medarbejderen få vist det relevante finansbilag, se den kladde, som posteringen kom fra og evt. regulere posten. Statistik Giver mulighed for at lave statistikker på medarbejdere og deres registreringer. Et meget stærkt værktøj til at få et overblik over, hvad der bliver produceret, af hvem og hvornår. Flexsaldo Her kan man se de enkelte flexposteringer, som er afledt af ugekladden, og under fanebladet Flex ses summen af flexposteringerne. Der kan redigeres i flexposteringerne manuelt. Der kan slettes og tilføjes en linje, rettes på antal timer, flexfaktor m.m. Feriesaldo Her ses oplysninger om medarbejderens ferie. I oversigten ses de enkelte posteringer, som også kan redigeres, slettes og tilføjes manuelt. Under fanebladet ferie ses restferie i for den aktuelle ferieperiode og under fanebladet Detaljer kan ses restferie for alle de indtastede ferieperioder. Budget Her kan der indtastes et budget på medarbejderen på de enkelte sager. Der kan vælges startdato, slutdato, art, sag, budgetnummer, antal (timer), kostpris, salgspris samt dimensioner. Budgettet slår igennem på den sag, der budgetteres på, således at oplysningerne også findes under Kartotek/sag/budget. Det er muligt at overstyre priserne i budgettet. Opsætning Er en ny knap i denne version. Her opsættes Priser på medarbejderen. Under Ferietimer indtastes ferieårets start og slutdatoer og det aktuelle antal ferietimer, som den pågældende medarbejder har for perioden. Eksamener kan bruges til at registrere de eksamener medarbejderen har, og hvilket år Deloitte IT Solutions Side 28

29 de er bestået. Opslagsbegrænsning sager bruges til at opsætte, hvilke sager medarbejderen må kunne registrere på, og Opslagsbegrænsning Arter bruges til at vælge, hvilke arter medarbejderen kan vælge imellem, når der registreres Artskartotek I TimePlus foretages registrering af tid og udlæg på sager og arter. Begrebet Arter kaldes undertiden i andre systemer for jobkoder eller arbejdstyper. Arten angiver hvilken type arbejdsopgave, der er udført eller hvilken type udlæg, der er blevet brugt penge til, som nu lægges på sagen Skærmbillede Arter Det er muligt at angive varemomsgruppe på hhv. art, afsnit, aktivitet og subtotal. Såfremt der skulle være forskel på varemomsgruppe på disse, vil det være hvilket niveau, man vælger ved fakturering, der vil være afgørende. Ovenstående er vist et par eksempler på arter. Feltbeskrivelse i artskartotek Fanebladet Oversigt Felt Art Navn Enhed Status Afsnit Aktivitet Subtotal Beskrivelse Arten kan være på op til 10 karakterer. Feltet er alfanumerisk. Arten kan fx sammensættes således: Subtotal, løbenummer under subtotalen. Se evt. efterfølgende eksempler. Navnet (beskrivelse) for den arbejdsopgave / det udlæg, som arten repræsenterer. Den enhed arten er opgjort i, fx Timer. Arten skal have påhæftet Status, som fortæller, om arten er fakturerbar eller ej. Mulighed for gruppering af arterne, skal oprettes under Opsætning. Se afsnit Mulighed for gruppering af arterne, skal oprettes under Opsætning. Se afsnit Mulighed for gruppering af arterne, skal oprettes under Opsætning. Se afsnit Type Mulighed for valg af artens type hvorfra stammer posteringen? Er det medarbejdertimer (tid) eller fra udlæg (omkostning)? Deloitte IT Solutions Side 29

30 Fanebladet Generelt Felt Varemomsgruppe Beskrivelse Her tildeles en varemomsgruppe til arten, som bestemmer, om denne arts posteringer skal tillægges moms ved fakturering eller ej. Dog sker validering af moms eller ej ved fakturering i samarbejde med debitorens momskode og efter standard Axaptas momsregler Artsdimensioner Felt Afsnit Aktivitet Subtotal Beskrivelse Her er der mulighed for at angive de dimensioner, man ønsker at anvende på de forskellige arter. Anvendelse af artsdimensioner giver bl.a. mulighed for udvælgelse og gruppering på fakturaen Eksempel på arts struktur Subtotal Arbejdets art 01 Projekter 0102 Projektmøder 0103 Mødereferater 0104 Aktivitets- og tidsstyring 0105 Økonomistyring 0106 Risikoanalyse 0107 Afleveringsprøve 0108 Driftsprøve 02 Projektstyring udenfor kontrakt 0201 Projektledelse 0202 Projektmøder 0203 Mødereferater 0204 Aktivitets- og tidsstyring 0205 Økonomistyring 30 Udlæg 3001 Gebyrer, afgifter mv Transportomkostninger 99 Intern tid 9901 Ferie 9902 Sygdom 9903 Afspadsering 9910 Kurser 9920 Møder Anvendes en cifferstruktur som ovenstående, vil arterne, såvel på skærm som i udskrifter, blive udskrevet i den rigtige rækkefølge, sorteret først efter subtotal og dernæst arts løbenummer. Ovennævnte nummerstruktur er blot et eksempel eller forslag til inspiration. De 3 interne arter Ferie, Sygdom, Afspadsering skal dog oprettes. (se under Parametre) Deloitte IT Solutions Side 30

31 Knapper i artskartotek Udskriv Via knappen Udskriv udskrives arterne til skærm eller printer. Opsætning. Her opsættes Priser på arten, som vil overstyre prisen på fx en medarbejder, jf. prisprioritering i TimePlus, i afsnit Det er også her, der kan opsættes Opslagsbegrænsning medarbejder, der afgrænser hvilke medarbejdere, der kan anvende arten, eller Opslagsbegrænsning sager, der afgrænser hvilke sager, der kan anvende den pågældende art Priskartotek I priskartoteket registreres priserne i TimePlus. Priser kan registreres på kombinationer af medarbejder, art og sag. Vedligeholdelsen af priserne kan ske i Medarbejderkartoteket, i Artskartoteket eller i Sagskartoteket. Det samlede overblik får du her i Priskartoteket, hvorfra priserne også kan vedligeholdes Skærmbilledet Priser Fanebladet Generelt giver de samme informationer, som fremgår af Fanebladet Oversigts linje, blot en pris ad gangen. Deloitte IT Solutions Side 31

32 Feltbeskrivelse i priskartotek Felt Medarbejder Beskrivelse Medarbejderens nummer. Blank = alle. Sag Sagsnummer, hvor denne pris skal gælde Blank = alle. Art Art, hvor denne pris skal gælde Blank = alle. Fra Dato og Til Dato Priserne er altid datostyrede, hvilket indebærer, at ændrede priser kan sættes op før ikrafttrædelsesdagen. Såfremt slutdatoen overskrides på både medarbejder, art og sag, er salgsprisen nul, hvorfor det anbefales at sætte slutdagen passende langt frem på Medarbejder, fx (se nedenstående mht. rækkefølge på priserne). Faktor Kan bruges til at genere en salgspris med i det Faktor * Kostpris = Salgspris. Kostpris Artens kostpris. Salgspris Artens salgspris kan indtastes direkte eller beregnes via brugen af Faktor Prioritering Prisopslaget foretages efter følgende prioritering: Sag, art, medarbejder. Dette betyder: Er der oprettet en pris på sagen, er det denne, der vil gælde for den rapporterede art. Er der intet sagsspecifikt, vil prisen på arten gælde. Er der ingen gyldig pris på hverken sagen eller arten, vil prisen på medarbejderen gælde. Det er derfor vigtigt, at der som minimum altid er en gyldig pris på alle medarbejdere. Deloitte IT Solutions Side 32

33 5. Registrering og fakturering via kladder Registrering af timer og udlæg sker primært via ugekladden. Alle medarbejdere, der skal registrere, har deres egen ugekladde. Registrering af rettelser til ugekladden, reguleringer og primosaldi registreres via sagskladden Ugekladde Det første vi vil beskrive er brugen af ugekladden. Ugekladden findes også i en web-kladde-udgave, hvor registreringen foregår via en browser, dvs. den kan foregå fra en tilfældig pc uden installation af en Axapta klient. Web-kladden er beskrevet i en selvstændig vejledning Skærmbilledet ugekladde Ugekladden findes under TimePlus/Kladder/Ugekladde: Oprettelse af ugekladde Der er to måder at oprette en ny ugekladde på. Den traditionelle ved at trykke Ctrl+N eller ved at trykke på den nederste knap Opret ugekladde. Ved oprettelse af en ny ugekladde tildeles denne automatisk et kladdenummer. Nummerserien, der understøtter dette, er angivet i TimePlus Parametre, og denne må ikke være opsat til at være ubrudt. I kladdenavn kan der angives et navn, der beskriver, hvilken periode det handler om. Ugekladden kan rumme time- og udlægsregistreringer for perioder mellem én og fjorten dage. Bruger angiver selv datointerval, når ugekladdens navn oprettes. Bruges knappen Opret ugekladde, hjælper en wizard med oprettelse af en eller flere kladder. Du skal vælge dato for start og slut på perioden. Hvis du ikke vælger datoer, vil valget blive foreslået i forlængelse af den sidst oprettede periode. Startdatoen vil være første dato, der skal rapporteres. Slutdatoen vil være en slutdato, der afhængig af startdato, periodelængde og antal perioder, vil sætte en begrænsning på antallet af kladder. Så skal du vælge periodens længde, antal kladder, du ønsker oprettet, og du har mulighed for at indsætte en standardbeskrivelse. Opsætningen, der er vist, vil give medarbejder initialer, årstal og ugenummer. Deloitte IT Solutions Side 33

34 Du skal være opmærksom på, at Ønsket periodelængde ligger i fortsættelse af hinanden. Dvs. hvis du vælger et antal, der ikke harmonerer med en uge, vil perioden inkludere weekenden, og således give en forskydning af dag 1 i perioden! Endelig kan du vælge, at linjerne fra den sidste eksisterende kladde skal kopieres til de nye kladder. Det betyder, at sag, art og beskrivelse vil blive oprettet i de nye kladder. Der skal stadig registreres antal timer på de enkelte dage i perioden (se også beskrivelse under knappen Funktioner) Ugekladde Når man trykker på knappen Linjer, åbnes ugekladden og er klar til registrering af timer og udlæg. Nedenstående billede viser en åben ugekladde. I skærmbilledet fortages registreringen. På fanebladet Timer registreres timerne og på fanebladet Udlæg registreres udlæg Faneblad Timer Tryk Ctrl+ N for en ny linje og vælg hvilken sag, der skal registreres på ved at trykke på den knækkede pil, eller man kan skrive starten af sagsnummeret (cifre) og afslutte med *. Så vil alle sager, der opfylder dette krav, blive vist, eller man kan skrive starten af sagsnavnet og afslutte med *, så vil alle sager, der opfylder dette krav, blive vist. Dernæst vælges den type af arbejde, Art, som er udført. Listen af mulige arter ændres efter, hvorvidt sagen er fakturerbar eller ikke fakturerbar. Søgekriterierne er de samme som beskrevet ovenfor. Feltet Tekst udfyldes automatisk med artens navn, men bør overskrives med en sigende tekst, da denne tekst anvendes på fakturaen. Deloitte IT Solutions Side 34

35 Så er der et felt pr. dag i perioden, hvor timer kan indtastes. Deri angives det antal timer, der er arbejdet på sagen den pågældende dag. Summering af indtastede timer kan ses både pr. sag, pr. dag og i hele perioden. Har man i Parametre valgt at vise priser i ugekladden, vil der nede til venstre blive vist aktuelle priser på den linje, man står på. Hvis der i ugekladden registreres færre timer end normtiden, så trækkes disse automatisk på medarbejderens flexsaldo. Er der registreret flere timer end normtiden, ganges disse med flexfaktoren og tillægges medarbejderens flexsaldo. Opsætning for max flex til gode, tillad negativ flex samt flexfaktor, sker under Opsætning. Ferieposteringer danner et træk i feriesaldoen pr. dato, hvorfor ugekladdens periode sagtens kan krydse gammelt og nyt ferieår Faneblad Udlæg Registrering af udlæg sker på næsten samme måde som timer, dog kan der kun vælges arter af typen udlæg. Prisen på arten skrives, hvis der ikke er sat en pris på arten, eller hvis prisen skal være forskellig fra standardprisen på arten. Antal registreres på de enkelte dage. I Tekst kan der skrives en fyldestgørende tekst, der skal med på fakturaen. Registrering af udlæg kan evt. anvendes til, at medarbejderen registrerer sin kørsel og andre udlæg. Dette kan ske på enten en fakturerbar sag, således at kunden faktureres for udlæg eller på en intern sag til eget kørselsregnskab. Deloitte IT Solutions Side 35

36 Knapper i ugekladde Bogfør Bruges til at bogføre den godkendte kladde. Er grå, hvis der i Parametre er valgt at køre med godkendelse, men kladden ikke er godkendt endnu. Godkendelse Bruges til at godkende kladden inden bogføring, eller til at afvise godkendelsen (inden bogføring), hvis du fejlagtigt har godkendt kladden. Kontroller Kontrollerer, om der er problemer i kladden, fx om den faste pris på en sag er overskredet. Funktioner Herunder ligger en mulighed for at kopiere linjerne fra en tidligere ugekladde, uanset, om denne er bogført eller ej. Det er kun linjerne, der kopieres, ikke antallet på de enkelte dage. Forespørgsel Giver mulighed for at hoppe til Igangværende arbejder for sagen, hvor man kan foretage sagsafslutning, se fakturaer på sagen, og andet. Se beskrivelsen af mulighederne under Igangværende arbejder. En anden mulighed er at vælge Posteringer, hvor man hopper direkte til sagsposteringer med mulighed for at foretage regulering af sagsposter, se bilag og kladder. Se beskrivelsen under Sagsposter. En tredje mulighed er Ferie og Flexsaldo, hvor man kan se relevant saldo på medarbejderen. Og endelig den fjerde mulighed er Budget, hvor man hopper til budgettet på den pågældende sag. Her har man mulighed for at se budgettet og oprette nyt budget på sagen. Udskriv Sidste knap er Udskriv, hvor man kan udskrive kladden til printer eller skærm, eller sende den via . Når kladden er udfyldt, godkendes den og bogføres. Der kan i brugerrettigheder laves afgrænsninger på, hvem der må godkende en ugekladde. Når ugekladden bogføres, overføres posteringerne til Finans. Hvis param et eren Bogfør posteringer automatisk er sat til Ja, bogføres posteringerne både i ugekladden og i finanskladden. Er parameteren sat til Nej, m ellem lander post eringerne i en finanskladde, (der ligger under Økonomi/Dagligt/Kladder), hvorfra de manuelt skal bogføres, hvilket kan være en fordel i oprettelsesfasen, indtil fx konteringsopsætningen i sagsgrupperne er kontrolleret. Herefter bør bogføringen foretages automatisk til sikring af, at der ikke opstår differencer mellem TimePlus og Finans. Registreringerne fra kladden vil herefter indgå som udestående saldo i I gangværende arbejder, indtil de bliver faktureret. Deloitte IT Solutions Side 36

37 5.2. Sagskladde En anden mulighed for at foretage registreringer er brug af Sagskladde. Det vil primært være relevant for sagsadministratorer, gruppeledere eller lignende. Sagskladden er velegnet til diverse ad hoc registreringer, det være sig korrektion af fejl fra en ugekladde, kreditering af en faktura, hensættelser på en sag og lignende. Sagskladden findes under TimePlus/Kladder Oprettelse af Sagskladde Tryk Ctrl+ N for at oprette en ny Sagskladde. Denne tildeles automatisk et kladdenummer. Nummerserien, der understøtter dette, er angivet i TimePlus Parametre, og denne må ikke være opsat til at være ubrudt. I kladdenavn kan der evt. angives en beskrivelse af periode eller funktionalitet eks. Udlæg, Regulering m.fl. En markering i Bogført viser, at kladden er bogført. Kolonnen yderst til højre viser en markering, hvis kladden er i brug af en anden bruger. Se faneblad Spærring. I feltet Vis vælges, om der skal vises Åbne, Bogførte eller Alle sagskladder Faneblad Generelt Viser Kladdenummer, Kladdetype og det indtastede navn og giver mulighed for at indtaste navnet Faneblad Spærring Har en markering for, at kladden er i brug, og viser hvilken bruger, der er i gang med kladden Faneblad Historik Viser, hvem der har godkendt kladden, og hvornår. Deloitte IT Solutions Side 37

38 Knapper Sagskladde Knapperne på sagskladden er næsten selvforklarende. Linjer Bruges til at åbne kladden og få adgang til at registrere på linjerne. Kontroller Kan bruges til at kontrollere kladden udefra inden bogføring. Knapperne Kontroller, Godkendelse og Bogfør findes også inde" i kladden. Bogfør Når kladden er godkendt. Hvis man har valgt at køre med godkendelse i parametre, bliver knappen aktiv, og bruges til at bogføre kladden udefra. Godkendelse Bruges til at godkende en ikke godkendt kladde eller afvise en godkendt kladde. Udskriv Bruges til at udskrive kladden til printer eller skærm, eller sende som Sagskladde linjer I skærmbilledet Sagskladde linjer (herover) kan udlægsregistrering, sagsregulering og evt. manglende tidsregistrering foretages. Tryk Ctrl+N og angiv dato for posteringen, derefter vælges den sag, som posteringen skal påvirke. I sagskladden kan både arter af typen medarbejder og udlæg anvendes. Feltet medarbejder skal også udfyldes. Det kan udfyldes med den medarbejder, som har med timerne at gøre. Der kan evt. oprettes en diverse medarbejder til brug ved registrering af reguleringer, udlæg og primosaldi. Ved kreditering anvendes negativt antal, aldrig negativt beløb! Søgemulighederne er de samme som beskrevet under Tidsregistrering. Feltet Tekst udfyldes automatisk med artens navn, men kan overskrives. Dette anbefales, da denne tekst anvendes til fakturaen. N.B. Systemet henter også nul priser. Faneblad Generelt indeholder samme data som linjen, blot for den specifikke linje. Faneblad Dimensioner indeholder de 6 finansielle dimensioner, hvor man kan vælge en specifik dimension, posteringen skal ind på. Deloitte IT Solutions Side 38

39 Faneblad Historik indeholder et tekstfelt til at skrive kommentarer, der skal gemmes i loggen. Knapperne i kladden er de samme som udenfor kladden, på nær knappen Forespørgsel Knappen Forespørgsel Giver mulighed for at hoppe direkte til Igangværende arbejder, Posteringer eller Budget på den valgte sag. En forudsætning er, at der er valgt en sag at forespørge på Registrering af primosaldi via sagskladde Ved registrering af primosaldi angives sagsnummer, art, medarbejder (evt. diverse), antal = 1, kostpris og salgsprisen = igangværende arbejder. Hvis igangværende arbejder er negativ, så sættes antal til 1 (minus en) Reguleringer Regulering af sager i løbet af året - det vil sige, uden at det sker i forbindelse med fakturering, foretages i Sagskladden og registreres med positivt eller negativt antal og altid med positiv salgspris. Der kan også laves reguleringer i Sagposteringer eller fra Igangværende arbejder, som bruges, når det er saldo på hele sagen, der skal reguleres og/eller evt. fremføres til en eller flere andre sager Fakturakladde Fakturakladden bruges til at danne fakturaforslag, godkende dem og danne fakturaen. Fra fakturakladde vælges, om fakturaen skal være Aconto eller en Faktura. Aconto betyder en faktura på et forudbetalt beløb, der vil indgå med en negativ saldo i igangværende arbejder, og indtægtsføres efterhånden, som der leveres arbejde på sagen. Faktura betyder, at der slutfaktureres, dvs. hele fakturabeløbet bliver indtægtsført. Typisk vil dette være, hvis der faktureres efter regning, så det er de aktuelle registreringer på sagen, der faktureres Fakturering Der er fire metoder, der kan anvendes ved fakturering. 1) Oprettelse af fakturaforslag direkte i Fakturakladde. Dette gøres ved at taste Ctrl+N, når man står i fakturakladden. Denne bruges primært i situationer, hvor man ønsker at lave en fritekstfaktura i Time- Plus, dvs. man indtaster de relevante oplysninger direkte i fakturakladden. Kan dog også bruges til at vælge en specifik sag, hvor man som i 2) ønsker et fakturaforslag på den pågældende sag ud fra de posteringer, der ligger på sagen. Bruges Ctrl+N- metoden sammen med fakturering på niveau, vil der kun kunne vælges arter, der tilhører det niveau, man står på. Alternativt vælges sagsniveau som udgangspunkt, arterne indlægges, og efterfølgende kan man skifte til det ønskede andet niveau. OBS! Indlagte fritekster bliver nulstillet ved skift fra sagsniveau til de andre niveauer. 2) Fakturaforslag fra sagen, hvor man ønsker at fakturere en enkelt sag med de posteringer, der er registreret på sagen via en ugekladde eller sagskladde. Dette gøres ved at trykke på knappen Fakturakladde, når man står på den ønskede sag. 3) Fra Igangværende arbejder, hvor man udvælger sager med saldo forskellig fra nul i en given periode og danner fakturaforslag på de udvalgte sager. Denne metode bruges til at sikre, at alt, hvad der er registreret på sagerne, også bliver faktureret. Denne metode bør anvendes jævnligt, så man Deloitte IT Solutions Side 39

40 sikrer, at der ikke overses noget. Dette gøres ved at markere de ønskede sager i IGV-oversigten og trykke på knappen Fakturakladde. 4) Fra Sagskartoteket kan man udvælge en række sager og trykke på knappen Igangværende arbejder. Herefter udvælges yderligere, eller der trykkes blot på knappen Fakturakladde, så der dannes fakturaforslag på de udvalgte sager. Herunder er vist skærmbilledet Fakturakladde, hvor der fra den specifikke sag er trykket på knappen Fakturakladde. Det bringer dig direkte til fakturakladden med et færdigt fakturaforslag på de posteringer, der ligger på den pågældende sag. Hvis Fakturakladde var aktiveret fra Forespørgsel/Igangværende arbejder, ville der sandsynligvis være flere sager i den øverste del af skærmbilledet. Øverste del af skærmbilledet giver en oversigt over den/de sager, der ligger poster på til fakturering. Nederste del af skærmbilledet giver de detaljerede oplysninger om de enkelte posteringer Faneblad Oversigt Giver et overblik over den eller de sager, der er dannet fakturaforslag på. I kolonnen Sag vises sagsnummeret, Navn viser navnet på sagen. Type viser, om det er en Faktura, dvs. en slutfakturering, eller Aconto faktura, der skal dannes (standardtypen bestemmes af opsætningen i Parametre, og kan ændres ved i feltet blot at vælge den anden type). Igangværende viser den igangværende saldo på sagen. Valuta viser sagens valuta. Fakturabeløb viser det aktuelle beløb, der skal faktureres. Fakturabeløbet er afhængig af hvilke linjer i den nederste del af skærmbilledet, der er markeret. I det konkrete eksempel er der sat en markering på øverste linje, hvorfor Fakturabeløb vil være lig beløbet på linjen, idet linje 2 er fravalgt. Fakturadato vil typisk være systemets dato. Den kan overskrives ved blot at vælge feltet og indtaste den ønskede dato. Luk sag markerer, om sagen skal lukkes efter fakturering. Niveau viser det niveau, fakturaen skal dannes på. Godkendt viser, om det pågældende fakturaforslag er godkendt. Forslaget kan godkendes ved at klikke i markeringen eller ved at anvende knappen Godkendelse. Er forslaget godkendt, kan der ikke foretages flere ændringer i det. Ønskes en ny ændring, skal forslaget først afvises, ændres og godkendes igen. Log er den sidste kolonne i oversigtsbilledet. Den viser, om der er information i loggen - det sidste faneblad, som skal læses i forbindelse med faktureringen. Deloitte IT Solutions Side 40

41 Faneblad Generelt Godkendelse Viser godkendelsesstatus for forslaget. Hvornår det er godkendt og af hvem. Dato Viser den datoafgrænsning, der evt. er sat på posteringerne. Kontering Viser den valgte konteringsprofil på fakturaen. Reference Giver mulighed for at indtaste et rekvisitionsnummer, der skal med på fakturaen. Valuta Viser sagens valuta, typisk dkk for danske kunder. Fast valutakurs Viser den aktuelle valutakurs på sagen. Ved oprettelse af sagen sættes standardkursen på. Denne kan ændres på sagen, hvis der er aftalt en anden kurs. Kursen skal slettes, hvis man ønsker at køre med dynamisk kurs, der tages fra aktuel dagskurs ved fakturering Faneblad adresse Viser den adresse, der vil blive skrevet på fakturaen. Hvis der er sat fakturakonto på sagen, vil det være den adresse, der vises. Det er også på dette faneblad, man kontrollerer eller vælger den aktuelle kontaktperson, hvis navn skal fremgå af fakturaen Faneblad Dimensioner Viser de finansielle dimensioner, der er valgt på sagen. Dimensionerne kan ændres inden fakturering ved blot at gå ind på dette faneblad og vælge de dimensioner, der skal være gældende for denne faktura Faneblad Layoutdesigner Opsat til at være Arbejdsbeskrivelse. Giver mulighed for at skrive en arbejdsbeskrivelse, der skal fremgå af fakturaen, fx en forklaring på en afvigelse, eller en anden besked til modtageren af fakturaen Faneblad Log Viser loggen, hvor eventuelle beskeder gemmes, fx hvis fastpris på sagen er overskredet. Deloitte IT Solutions Side 41

42 Fakturalinjer Nederste del af Fakturakladdens skærmbillede viser de aktuelle fakturalinjer. Her skelner vi mellem fakturering på Poster eller Niveau. Hvad der skal komme op som standard vælges i Parametre. Der kan altid skiftes til anden visning/metode ved blot at vælge det modsatte faneblad Faneblad Poster Vælges, hvis man ønsker en specificeret faktura, hvor alle de registrerede poster på sagen skal fremgå af fakturaen. Det er muligt at tilføje flere posteringer på fakturaen ved blot at trykke Ctrl+N, så kommer der en Wizard op, der giver mulighed for at tilføje de informationer, der skal fremgå af fakturalinjen. Dato, er den dato arbejdet er udført, eller den dato posteringen skal vise på fakturaen. Medarbejder, viser initialerne på medarbejderen. På fakturaen vises medarbejderens fulde navn. Art, er den valgte art, den vises typisk ikke på fakturaen. Tekst, er den tekst, der skal vises på fakturaen. Hvis teksten ikke er fyldestgørende, eller der er fejl i, kan der rettes i teksten, eller en ny tekst kan skrives i feltet Tekst nederst på skærmbilledet. Antal, er det registrerede antal. Der er mulighed for at ændre antal inden fakturering. Enhed, er den enhed, der repræsenterer arten. A- pris, er prisen på arten efter den prioritering, der er beskrevet under priser. A- pris kan også korrigeres inden fakturering. Fakturabeløb kan ligeledes ændres inden fakturering. Det er det beløb, som denne linje vil bidrage med på fakturaen. Der er en sammenhæng mellem antal, á- pris og fakturabeløb. Ændres fakturabeløb, vil á-pris forudsættes korrekt, og antal vil tilpasses, så det stemmer (se afsnit for en beskrivelse af sammenhæng mellem á-pris, antal og fakturabeløb). Marker er en markering, om denne linje skal medtages på fakturaen. I Parametre vælges, om alle linjer skal være markerede eller ej, når der dannes fakturaforslag. Markeringen kan ændres, indtil forslaget er godkendt. Registreret vil være konstant og vise, hvad der var registreret, da fakturaforslaget blev dannet. Faktureret viser, hvis der tidligere er faktureret noget på posteringen. Varemomsgruppe er den gruppe, der er sat på arten. Den vil kunne ændres inden fakturering, hvis der er behov for dette. Acontolinje har en markering, hvis den pågældende linje er en acontolinje. Deloitte IT Solutions Side 42

43 Faneblad Niveau Vælges, hvis man ønsker at fakturere på et af niveauerne på sagen (se Fakturering i afsnit metode 1 ). I dette eksempel er der valgt Artsniveau, hvilket betyder, at teksten fra arterne vil fremgå af tekstfeltet. Fakturaen vil være uden angivelse af dato på fakturalinjerne. Som noget nyt kan der vælges at vise antal, enhed og á-pris på fakturaen, når der faktureres på Niveau. Visningen vil nu skifte til at vise det valgte niveau. Første felt er det valgte niveau. I eksemplet er Art, her vises hvilken Art, der er registreret på. Fakturalinjen vil starte med den tekst, der fremgår af feltet Tekst. Teksten kan redigeres i tekstblokken nederst på skærmbilledet. Så kommer de nye felter Antal, Enhed og á- pris, hvis de er valgt i Parametre. Relationen mellem disse felter og det næste felt Fakturabeløb, er som beskrevet i afsnit Fakturabeløb er det beløb denne linje vil bidrage med på fakturaen, hvis linjen har en markering i Marker. Registreret er det beløb, der faktisk er registreret på linjen. Faktureret viser, hvis en del af linjens poster tidligere allerede er faktureret. Varemomsgruppe viser den aktuelle gruppe. Varemomsgruppen kan evt. ændres inden fakturering. Specifikation giver mulighed for på fakturaen at specificere den valgte linje. Hvis man fx fakturerer på niveauet Art, kan det være hensigtsmæssigt at vise detaljer på en af arterne, mens andre arter blot skal stå som én linje på fakturaen Fakturakladde, knapper Opdatering Er, som standard Axapta, den knap, der bruges til at danne fakturaen, enten en Proformafaktura, eller efter godkendelse en rigtig Faktura. Kontroller Kontrollerer kladden inden godkendelse og opdatering. Funktioner Giver mulighed for at indlæse sagsposter, der evt. er dannet efter fakturaforslaget blev dannet. Forespørgsler Giver mulighed for at foretage sig en række ting, direkte fra fakturaforslaget. Posteringer giver mulighed for at se sagens posteringer. Herfra kan man både se eventuelle finansbilag, originaldokumentet, dvs. den sags- eller ugekladde, der har dannet posteringen, eller man kan regulere en eller flere sagsposter. En anden mulighed er en forespørgsel på Igangværende arbejder. Herfra kan man igen gå til sagsposter med muligheder som beskrevet ovenfor, man kan lave en afslutning af sagen, man kan se de fakturaer, der i øvrigt ligger på sagen, man kan også se sagens budget eller udskrive IGV. Tredje mulighed er en forespørgsel på Reguleringssaldo som resultat af de ændringer, man har lavet i fakturaforslaget, og endelig kan man forespørge på sagens Budget, eller indlægge det på sagen. Godkendelse Er til godkendelse af fakturaforslaget inden opdatering til faktura, hvis man i Parametre har valgt at køre med godkendelse i fakturakladden. Der kan også godkendes ved at klikke i markeringen God- Deloitte IT Solutions Side 43

44 kendt på fakturaforslaget. Ønskes godkendelsen ophævet, anvendes funktionen Afvis under knappen Godkendelse. Op og Ned- knapperne bruges til at ændre på rækkefølgen af posteringslinjerne på fakturaen. Man kan altid, som i standard Axapta, trykke på feltet i overskriften for at foretage en sortering i fx datoorden eller omvendt datoorden Kreditnota Kreditnota dannes ved negativ fakturering. Når slutfakturering anvendes, er der mulighed for at foretage reguleringer af saldi og nulstille sagen i samme arbejdsgang. Hvis der rettes i det beløb, der skal faktureres ved slutfakturering, vil man inden bogføring få mulighed for at tage stilling til, hvorledes det regulerede beløb skal håndteres. Der kan vælges mellem at regulere beløbet (derved også regulere igangværende saldo, også i økonomi) eller fremføre til anden sag. Eller begge dele. Det vil sige en del af beløbet reguleres, og den anden del fremføres til en eller flere andre sag(er). 6. Forespørgsel Under menupunktet Forespørgsel ligger forskellige muligheder for at få både overblik og detailviden, og for at foretage ting, der er relaterede til de punkter, man forespørger på. Posteringer Viser samtlige posteringer i TimePlus. Herfra kan man bruge almindelige søgefunktioner for at finde præcis den postering, man søger. Igangværende arbejder Giver et overblik over de Igangværende arbejder i den periode, man har specificeret, og med de øvrige kriterier, man sætter op. Fra Igangværende arbejder kan man danne fakturaforslag på de udvalgte sager. Faktura Er en forespørgsel i fakturajournalen. Medarbejder statistik Er et nyt stærkt statistikværktøj til at bibringe overblikket over hvem, der registrerer hvad i udvalgte perioder. Flexsaldo Viser posteringer på flexen og en opsummering. Deloitte IT Solutions Side 44

45 6.1. Posteringer Faneblad Oversigt Ved forespørgsel på posteringer fås et skærmbillede, hvor ALLE posteringer vises. Her er der mulighed for at søge og filtrere med Axaptas standardfunktioner. Overskrifterne på de forskellige kolonner er beskrevet i de tidligere skærmbilleder, der er vist i denne vejledning Faneblad Generelt Her vil man kunne se detaljerne vedrørende posteringen med bl.a. Finansbilagsnummer, et Kladdenummer og den dato posteringen er Godkendt. Yderligere er der kommet en markering, om linjen er en acontolinje, dvs. at den er oprettet direkte i fakturakladden. Deloitte IT Solutions Side 45

46 Faneblad Beløb Viser beløbene på linjen i hhv. dkk og den valuta, der måtte være på sagen. Højre del er summerne på linjen, venstre del er enhedspriserne Faneblad Dimension Viser de finansielle dimensioner og artsdimensionerne på posteringen Knapper på Posteringer Bilag Viser finansbilaget på posteringen. Bilagsreferencen blev indført ved opgraderingen i 2007, så kun posteringer bogført efter denne opgradering vil have en bilagsreference. Fakturabilag Viser hvorledes fakturaen er posteret i kladden til finansen. Bilagsreferencen vil være aktiv på posteringer, der er fakturerede. Originaldokument Viser den kladde, posteringen stammer fra. Acontolinjer vil ikke have nogen reference til Originaldokument. Reguler post Giver mulighed for at regulere den valgte post. Posteringer, der ikke er fakturerede, kan reguleres. Når man i TimePlus bruger begrebet regulering, betyder det at eliminere posteringen. Knappen vil kun være aktiv, hvis posteringen ikke er faktureret Igangværende arbejder Igangværende arbejder er en meget central funktion i TimePlus. Alle registreringer, der indtastes og bogføres i TimePlus vil optræde i Igangværende arbejder med den salgspris, der er på arterne, indtil saldoen på sagen faktureres, krediteres eller reguleres. Igangværende arbejder fra Forespørgsel er blot én af de metoder, der er til at vise IGV. I Sagskartoteket kan man tilsvarende starte en I GV-kørsel, enten på en enkelt sag eller på flere sager, der er udvalgt via almindelig Windows multiselect. Ved Forespørgsel på I gangværende arbejder kan data afgrænses på interval for afdeling, bærer, sag og periode. Dette gøres ved at trykke på knappen Udvælg. Endvidere vælges mellem visning af igangværende sager, afsluttede sager eller alle sager. Når afgrænsningsfelterne er udfyldt, beregnes saldi på sagerne ud fra de valgte kriterier. En rigtig god ting, hvis man bruger Igangværende arbejder som grundlag for faktureringen, er at sætte marke- Deloitte IT Solutions Side 46

47 ring i Sager hvor Igv. saldo er nul udskrives ikke, så vil kun de sager m ed en saldo forskellig fra nul blive vist, og det er enklere at danne fakturaforslag, der er relevante. Da IGV-forespørgslen løber alle sagerne igennem, vil kørslen tage noget tid, afhængig af hvor mange sager, der skal gennemløbes. Derfor er der også mulighed for at lægge forespørgslen ind som en Batchkørsel, dvs. en kørsel, der starter på et foruddefineret tidspunkt. For mere information om Batchkørsler henvises til standard Axapta-materiale Igangværende arbejder, oversigtsbillede Der vises en linje pr. sag. Øverst i billedet angives periodeintervallet for de Igangværende arbejder. Nederst vises totaler for hver enkelt kolonne. Antallet af kolonner afhænger af den opsætning, som den enkelte bruger har valgt som sin foretrukne visning. Opsætningen vælges ved et tryk på knappen Opsætning. I visningen herover er, af hensynet til overskueligheden, blot vist den alm indelige visning, m en i beskrivelsen efterfølgende er de mulige kolonner beskrevet. Deloitte IT Solutions Side 47

48 Igangværende arbejder Felter Mulige felter: Felt Beskrivelse Sag Sagens nummer. Navn Sagens navn. Debitorkonto Viser det pågældende debitorkontonummer. Navn Viser debitorens navn. Primo Igv. Igangværende arbejder ved periodens start. Hvis der ikke vælges en startdato, vil primo typisk være 0, eller den primosaldo man lagde ind på sagen ved ibrugtagning. Kostpris Viser den kostpris, der er på linjen Honorar. Udlæg kostpris Viser den kostpris, der er på linjen Udlæg. Total omsætning kostpris Viser den samlede kostpris på linjens Udlæg og Honorar. Honorar Sum af medarbejdernes timer multipliceret med debiteringssatserne eller - med andre ord den salgsmæssige værdi af de timer, der er registreret på den pågældende sag i den valgte periode. Udlæg Summen af de udlæg, der er blevet registreret på sagen. En eventuel primosaldo vil også indgå her. Total omsætning Viser summen af Udlæg og Honorar på linjen. Faktureret Summen af slutfaktureringer, der er foretaget i perioden. Aconto Summen af det acontofakturerede beløb (acontofaktureret vil kun blive taget til indtægt i det omfang, der registreres timer og udlæg med salgspris, eller der bliver foretaget en regulering eller en sagsafslutning). Total faktureret Summen af slut- og acontofaktureret. Regulering Summen af reguleringer på sagen. Igangværende arbejder Nettosaldo på igangværende arbejder for den angivne periode. Fastprisen er overskredet Sidste felt viser et gult udråbstegn, hvis den faste pris på sagen er overskredet. Denne advarsel vælges med en Parameter. Deloitte IT Solutions Side 48

49 Igangværende arbejder, Knapper Posteringer Viser de posteringer, der er på den valgte sag. Når du så ser sagsposterne, kan du foretage en regulering af enkelte sagsposter. Reguleringen vil dynamisk slå igennem i din aktuelle visning af IGV, se afsnit Fakturakladde Knappen vil danne fakturaforslag på de sager, du har valgt i visningen og bringe dig direkte til fakturakladden. Sagsafslutning Har du behov for at lave Sagsafslutning på en sag, stiller du dig blot på sagen i oversigten og trykker Sagsafslutning, så får du afslutningsbilledet op. Du kan afslutte ved at regulere og/eller du kan fremføre saldoen til en eller flere andre sager. Faktura Tryk på Faktura og du får en oversigt over de fakturaer, der er lavet på den sag, du står på. Enkelt og ligetil. Budget Du stiller dig på sagen, trykker Budget og kan straks se budgettet på sagen, eller indlægge et nyt budget på sagen. Udskriv Udskriver oversigten over de Igangværende arbejder til printer, skærm eller andet efter standard Axapta-metode. Opsætning Giver den enkelte bruger mulighed for at til/fravælge kolonner i visningen af IGV Faktura Faneblad Oversigt Viser TimePlus fakturajournalen. Deloitte IT Solutions Side 49

50 Faneblad Linjer Fanebladet Linjer viser linjerne på den valgte faktura Faktura, Knapper Vis Giver dig mulighed for at se originalfakturaen eller en kopi af originalfakturaen, som du kan udskrive til skærm eller printer eller sende som . Bilag Viser finansposteringerne, der er relaterede til den valgte faktura. Posteringer Bringer dig til sagsposteringerne, hvor du har de muligheder, der er beskrevet under Sagskartoteket. Bogført moms Viser dig de posteringer, der er foregået med relation til moms. LD- afsendelse Giver mulighed for en elektronisk afsendelse af fakturaen via afsendelsesmodulet i LayoutDesigner (kræver, at regnskabet er tilmeldt elektronisk fakturering) Medarbejder statistik Udvælgelse På udvælgelsesbilledet vælger man den periode, man ønsker at kigge på, trykker på knappen Udvælg for at lave en afgrænsning på medarbejderne. Hvis man ikke laver en afgrænsning, vil alle medarbejdere blive vist for perioden. Afgrænser man ikke på perioden, vil alle posteringer i TimePlus blive vist. Der skal laves en datoafgrænsning for at kunne lave en periodeopdeling efterfølgende. Deloitte IT Solutions Side 50

51 Statistik billedet Statistikbilledet giver en masse muligheder for at kigge på posteringer og analysere på medarbejdere, sager, arter i specifikke perioder eller over flere perioder, således at man kan se udviklingen. Se efterfølgende Indstillingsruden Felt Vis Totaler Kun Total Udlæg Intern tid Summer pr art Udvælgelse Fra dato / Til dato Art Periode opdelt Aktiv Periode Antal perioder Vis antal Vis kostpris Vis salgspris Beskrivelse Her kan vælges mellem Realiseret, Budget, eller Begge En markering vil vise totaler. Hvis ingen markering, så vises de enkelte poster. Markeres, hvis Udlæg ønskes vist. En markering for at få vist Intern tid. En markering viser subtotaler pr art. Den periode, der skal kigges på. En datoafgrænsning er nødvendig for at kunne lave en periodeopdeling. Her kan vælges den eller de arter, der ønskes inkluderet. Blank tager alle arter med. Sæt en markering for at aktivere opdeling i perioder. Her vælges den periode, der ønskes opdelt i. Mulighederne er dag, uge, måned, kvartal, halvår og år. Her skrives det antal perioder, der ønskes vist som en enhed, dvs. fx uge, og 2 i antal vil dele op i 14 dages perioder. Er en markering af, om man ønsker at få vist antallet af perioder. Sæt en markering, hvis du vil se kostpriser i den valgte periodeopdeling. Sæt en markering, hvis du vil se salgspriser i den valgte periodeopdeling Visningsruden Felt Total Totaler Type Medarbejder Sag Navn Antal Total kostpris Total salgspris Periodevisning Beskrivelse Vil være en markering, hvis linjen er en total. Viser det valg, der er gjort Realiseret, Budget eller Begge. Viser typen af arter, Medarbejder eller udlæg. Viser initialerne på medarbejderen. Viser sagsnummer ved detaljeret visning (ej totaler). Sagens navn. Antal enheder, der er registreret. Kostprisen i den valgte periode. Salgsprisen i den valgte periode. Periodevisningen vil afspejle de valg, der er gjort i indstillingsruden. Deloitte IT Solutions Side 51

52 Knapper 6.5. Forespørgsel, Flexsaldo Opdater Ændringer i felterne Udvælgelse vil kræve, at denne knap aktiveres for at sikre visning af de aktuelle valg. Posteringer Aktiv, når der er valgt en specifik sag. Vil vise sagsposteringerne med de funktioner, der er beskrevet i Sagskartoteket. Igangværende arbejder Aktiv, når der er valgt en specifik sag. Vil vise Igangværende arbejder på sagen med de funktioner, der er beskrevet under Igangværende arbejder. Budget Viser det aktuelle budget på sagen, og giver mulighed for at oprette et budget. Viser alle posteringer, der er relateret til flex. Har også et faneblad, der viser aktuel saldo på alle medarbejdere. 7. Periodisk Under Periodisk er samlet nogle funktioner, som man har brug for af og til Flyt sagsposteringer Faciliteten er beregnet til at flytte posteringer fra en sag til en anden i de situationer, hvor posteringer ved en fejl er posteret på en forkert sag, eller hvis en sag skal deles op i to sager. Det er en forudsætning for at kunne flytte posteringer, at de ikke er blevet faktureret. Såfremt dette er tilfældet, bliver posterne m arkeret som værende faktureret, og så fanger bordet, og flytning er ikke mulig via denne funktion. Så må man den tunge vej rundt om en sagskladde og kreditere på den ene sag og postere på den rigtige sag. Når poster flyttes, sker det som en reel ompostering fra en sag til en anden, således at det er muligt at se, hvor posterne er ført hen. Posteringstekst en på den afgivende kont o bliver Til sagsnummer og på den m odtagende konto Fra sagsnummer. Deloitte IT Solutions Side 52

53 Faneblad Oversigt I Oversigtsbilledet vises stamdata Dato, Posteringstekst, Antal, Linjens kostpris og Linjens salgspris og Sag. Med piletasterne bladres til den sagspost, der ønskes flyttet. Eller man kan søge med standard søgefaciliteter. Under Ny Sag indtastes det sagsnummer, der ønskes flyttet til; alternativt kan man klikke i feltet for at få vist en oversigt over oprettede sager. Der er mulighed for at vælge en Ny art. Log viser, om der er en bemærkning i loggen, på fanebladet Log Fanebladene Generelt, Beløb, Dimension og Log Se afsnit 5.1 Posteringer for en beskrivelse af disse faneblade Flyt sagsposteringer, knapper Marker Kan bruges til at markere den post, der ønskes flyttet, og på det nye billede, der kommer op, indtaste ny sag og evt. ny art. Man kan også blot indtaste den nye sag og den nye art i den relevante kolonne. Check Bruges til at undersøge, om flytningen er mulig. Flyt Vil flytte de markerede poster fra den ene sag til den anden. Deloitte IT Solutions Side 53

54 7.2. Funktionen Opret sager Kan bruges til at oprette en eller flere sager. Man kan udvælge en specifik Debitor, som sagerne skal oprettes på, eller en Sagsgruppe, og i Serie specificere, hvad sagen skal hedde efter Debitornummeret Funktionen Opret ugekladde(r) Kan bruges til at oprette ugekladder for en eller flere medarbejdere for en given periode. Antal kladder er bestemmende for hvor mange kladder pr. medarbejder, der vil blive oprettet. Deloitte IT Solutions Side 54