ectrl TimePlus Vejledning Deloitte IT Solutions Side 1

Transkript

1 ectrl TimePlus Vejledning Deloitte IT Solutions Side 1

2 Indholdsfortegnelse 1. TimePlus-modulet Relaterede moduler Generel beskrivelse Opsætning Opsætning, Parametre Faneblad Generelt Faneblad Kladder Faneblad Finans Faneblad Fakturering Faneblad Regnskaber Faneblad Nummerserier Opsætning, Sagsgrupper Faneblad Konti-registrering Faneblad Konti-fakturering Faneblad Konti- intern mellemregning Opsætning, Medarbejder Opsætning, Medarbejder, Medarbejdergruppe Opsætning, Medarbejder, Medarbejdertype Opsætning, Medarbejder, Kalender Opsætning, Medarbejder, Ferietimer Opsætning, Medarbejder, Eksamener Opsætning, Art Opsætning, Art, Statustyper Opsætning, Art, Artsdimensioner Kundetabeller Indlæggelse og vedligeholdelse af data Kundekartotek Fanebladet LayoutDesigner Fanebladet ansvarlig Faneblad, Markedsføring Faneblad, Myndighed Knappen Skift regnskab Knappen Vis sag Knappen Opret sager Sagskartotek Fanebladet Oversigt Fanebladet Generelt Fanebladet Adresse Fanebladet Diverse Fanebladet Dimensioner Fanebladet LayoutDesigner Knapbeskrivelse i sagskartotek Medarbejderkartotek Fanebladet Oversigt Faneblad Generelt Fanebladet Adresse Fanebladet Dimensioner Fanebladet Bemærkning Knapper i medarbejderkartotek Artskartotek Skærmbillede Arter: Fanebladet Oversigt Fanebladet Generelt Deloitte IT Solutions Side 2

3 Artsdimensioner Eksempel på arts struktur Knapper i artskartotek Priskartotek Skærmbilledet Priser Feltbeskrivelse i priskartotek Prioritering Registrering og fakturering via kladder Ugekladde Skærmbilledet ugekladde Oprettelse af ugekladde Ugekladde Faneblad Timer Faneblad Udlæg Knapper i ugekladde Sagskladde Oprettelse af Sagskladde Faneblad Generelt Faneblad Spærring Faneblad Historik Knapper Sagskladde Sagskladde linier Knappen Forespørgsel Registrering af primosaldi via sagskladde Reguleringer Fakturakladde Fakturering Faneblad Oversigt Faneblad Generelt Faneblad adresse Faneblad Dimensioner Faneblad Layoutdesigner Faneblad Log Faneblad Poster Faneblad Niveau Fakturakladde, knapper Kreditnota Forespørgsel Posteringer Faneblad Oversigt Faneblad Generelt Faneblad Beløb Faneblad Dimension Knapper på Posteringer Igangværende arbejder Igangværende arbejder, oversigtsbillede Igangværende arbejder Felter Igangværende arbejder, Knapper Faktura Faneblad Oversigt Faneblad Linier Faktura, Knapper Medarbejder statistik Udvælgelse Statistik billedet Indstillingsruden: Visningsruden: Deloitte IT Solutions Side 3

4 Knapper Forespørgsel, Flexsaldo Periodisk Flyt sagsposteringer Faneblad Oversigt Fanebladene Generelt, Beløb, Dimension og Log Flyt sagsposteringer, knapper Funktionen Opret sager Funktionen Opret ugekladde(r) Rapporter Deloitte IT Solutions Side 4

5 1. TimePlus-modulet Dette materiale indskrænker sig til primært at omtale funktionerne i TimePlus modulet. For standard Dynamics AX (i denne vejledning refereret til som Axapta) er der udarbejdet andre brugervejledninger. Du henvises derfor til at søge information om standard modulerne i disse vejledninger. Alle vejledninger er tilgængelige på vores hjemmeside. Da såvel standardmodulerne som TimePlus udvikles og forbedres kontinuerligt, kan der forekomme uoverensstemmelser imellem programmet og vejledningerne. Denne vejledning er udarbejdet som en række funktionsbeskrivelser, hvor arbejdsgangen i forskellige opgaver beskrives, og hvor rækkefølgen er tilstræbt som den logisk falder for. Logikken er først en generel beskrivelse, så en beskrivelse af opsætningen, derefter en beskrivelse af indlæggelse og vedligeholdelse af data, herefter kommer anvendelsen til registrering og endelig opgørelse af IGV og fakturering Relaterede moduler. Det kan være relevant at kigge på AccountPlus finanskladden, da den giver mulighed for at registrere udlæg direkte på sagerne i TimePlus. Herunder vises TimePlus fanebladet på denne finanskladde, der er en daglig kladde. Et andet område af relevans for TimePlus er LayoutDesigner, under ServiceHosting+ menuen, hvor både TimePlus fakturalayout styres fra og hvor afsendelsesmodulet, der tillader elektronisk afsendelse af fakturaer til f.eks. offentlige kunder, findes. Deloitte IT Solutions Side 5

6 2. Generel beskrivelse. TimePlus er et modul i ectrl. Udviklet til servicevirksomheder så som ingeniører, arkitekter, revisorer, IT og andre, der har behov for effektivt og enkelt at styre registrering af timer og udlæg, med henblik på fakturering af kunder. TimePlus er integreret med Axapta på to væsentlige områder nemlig Kunder og Økonomi. Kunderne oprettes og vedligeholdes kun ét sted. Informationen vises i både Debitormodulet og i TimePlus. Alle de finansielle transaktioner der foregår i TimePlus, som følge af bogføring af ugekladder, fakturering og reguleringer i igangværende arbejder, vil slå igennem i Økonomi modulet i overensstemmelse med de valgte parametre. Enten halvautomatisk gennem kladder der skal kontrolleres og bogføres manuelt, eller fuldautomatisk. TimePlus gør det enkelt for medarbejderne at registrere deres tid og de afholdte udlæg, på de rigtige sager. Samtidig kan der holdes der styr på hvor meget tid der rapporteres, i forhold til den aftalte normtid på medarbejderen. Sagsadministratoren eller gruppelederen har en række gode værktøjer til sin rådighed, der gør det enkelt at oprette nye enkeltsager, nye serier af sager, foretage efterposteringer, ændre priser, godkende kladder, fakturere osv. Det er nu også blevet muligt at påsætte en opslagsbegrænsning, således at den enkelte medarbejder kun har adgang til de sager der er relevante for vedkommende, og således at det kun er muligt at registrere på de arter der er godkendte til den enkelte sag. TimePlus har en overskuelig struktur der gør den enkel at arbejde med. 5 grundlæggende registre der indeholder de data der arbejdes med, suppleret med de mapper der er kendt fra standard Axapta, indeholdende de funktioner som logisk hører under de respektive områder. Her opdelt i hhv. Kladder, Forespørgsel, Rapporter, Periodisk og Opsætning. Deloitte IT Solutions Side 6

7 3. Opsætning. Det første vi skal kigge på er opsætningen af TimePlus Den overordnede opsætning af TimePlus sker ved opsætning af Parametre. Inden den øvrige opsætning foretages anbefaler vi at virksomheden gennemgår sine behov for struktur, både hvad angår medarbejdere, sager, arter og priser. Bagerst i denne vejledning finder du en checkliste til opstart af TimePlus. Checklisten beskriver strukturen, og de nødvendige valg virksomheden skal foretage Opsætning, Parametre TimePlus parametre er inddelt i fanebladene Generelt, Kladder, Finans, Fakturering, Regnskaber, Nummerserier. I det følgende gennemgås de enkelte faneblade Faneblad Generelt På fanebladet Generelt kan man, med de tre markeringer under Opsætning, markere om man ønsker at der skal: Kontroller fastpris: betyder at summen af de indlagte posteringer i ugekladde, sagskladde eller fakturakladde, sammen med eksisterende saldo på igangværende arbejder, overstiger den aftalte faste pris på Deloitte IT Solutions Side 7

8 sagen. Gør den det vil der komme en advarsel op, men man vil stadig kunne bogføre sin kladde. Efterfølgende vil sager med overskredet fastpris blive markeret med et gult udråbstegn i igangværende arbejder oversigten og i fakturakladden. Vis afsluttede sager, giver mulighed for at vælge om afsluttede sager skal vises ved opslag i sagsregistret i forbindelse med bl.a. registrering af tid i ugekladder eller sagskladder. Vis fratrådte medarbejdere, giver mulighed for at vise alle medarbejdere eller kun de aktuelt ansatte medarbejdere. Intern sag: Intern sag. Her vælges den sag der skal vælges som standard sag til registrering af intern tid. Sagen vil først kunne vælges når den er oprettet. Arter: De tre viste arter skal være angivet. Ferie art. Her vælges hvilken art der bruges til registrering af ferie. Denne art vil først kunne vælges når vi har opsat arter. Afspadserings art. Her vælges hvilken art der bruges til registrering af ferie. Denne art vil først kunne vælges når vi har opsat arter. Sygdoms art. Her vælges hvilken art der bruges til registrering af ferie. Denne art vil først kunne vælges når vi har opsat arter. Flex: Flex-faktor. Giver mulighed for at indsætte et afregningsforhold mellem arbejdstimer og afspadseringstimer. Er afhængig af virksomhedens politik på området eller en evt. overenskomst. Flex-periode. Giver mulighed for at vælge hvilken flex-periode man ønsker at bruge til beregningen, Daglig eller Periodisk Tillad negativ flex. En markering betyder at virksomheden accepterer at medarbejdere kan registrere mindre end kalenderens norm tid, selvom der ikke er noget til gode. Max. afspadsering. Sammen med en markering i Tillad negativ flex, betyder at virksomheden har begrænset antallet af timer der kan registreres mindre end normen Faneblad Kladder Under Ugekladde: Vis kostpris, så vises kostprisen i ugekladden. Vis salgspris, så vises salgsprisen i ugekladden Vis valuta, så vises den valuta der er på sagen. Under Sagskladde: Anvend godkendelse, en markering betyder at kladden skal godkendes inden den kan bogføres. Hvis man har udenlandske kunder, anbefales det at anvende Vis valuta, da dette giver et godt overblik på registreringstidspunktet. Om man ønsker salgs- og kostpriser vist er meget et spørgsmål om politik i Deloitte IT Solutions Side 8

9 virksomheden. Det giver en mulighed for at korrigere salgspriser ved registrering, så man undgår en forkert tilvækst i de igangværende arbejder. Godkendelse på sagskladden er et fornuftigt valg, da man altid lige checker en ekstra gang inden man godkender. Her vil der også kunne korrigeres for en evt. forkert salgspris inden bogføring. Under Opslagsbegrænsning: Sag/art: Her vælges mellem Ingen eller Opslag. Hvis der vælges Opslag vil der være mulighed for en begrænsning af hvilke arter der kan vælges på de udvalgte sager eller sagsgrupper via sags- eller ugekladden. Specifikationen af hvilke sager der skal have begrænsningen på hvilke arter, foretages under opsætning på de enkelte sager hhv. de enkelte arter. Medarbejder/sag: Her kan vælges Ingen, Opslag eller Opslag udvidet. Her kan man vælge om man ønsker at anvende opslagsbegrænsning, således at medarbejderen kun har mulighed til at registrere på udvalgte sager. Specifikationen af hvilke medarbejdere hhv. sager der skal have begrænsningen, foretages under opsætning på de enkelte medarbejdere hhv. sager. Ved valget Opslag udvidet vil begrænsningen være mere assistance til den enkelte medarbejder i forbindelse med registrering da de sager der vil blive vist er de der er begrænsede, men medarbejderen har mulighed for at overstyre denne visning og få adgang til alle sagerne alligevel. Medarbejder/art: Her kan vælges Ingen, Opslag eller Opslag udvidet. Her kan man vælge om man ønsker at anvende opslagsbegrænsning, således at medarbejderen kun har mulighed til at registrere på udvalgte arter. Specifikationen af hvilke medarbejdere hhv. arter der skal have begrænsningen, foretages under opsætning på de enkelte medarbejdere hhv. arter. Ved valget Opslag udvidet vil begrænsningen være mere assistance til den enkelte medarbejder i forbindelse med registrering da de arter der vil blive vist er de der er begrænsede, men medarbejderen har mulighed for at overstyre denne visning og få adgang til alle arterne alligevel Faneblad Finans På dette faneblad opsættes dels hvilke kladdenavne der skal anvendes, dels om de anvendte kladder skal bogføres automatisk. Har man ikke valgt automatisk bogføring vil kladderne ligge til manuel bogføring. Dette kan være en fordel i en opstartfase, hvor man f.eks. ønsker at kontrollere sin konteringsopsætning. OBS! det er vigtigt at det blot er en kontrol. Hvis man retter i kladderne, vil der opstå difference mellem TimePlus og Økonomi! Ved tryk på den knækkede pil slås op i Økonomi/Opsætning/Kladder/Kladdenavne, og der kan vælges mellem de kladdenavne der anvendes til daglige kladder. Typisk opretter man to TimePlus specifikke kladdenavne. Ét der bruges til bogføring af Posteringer fra uge/sagskladder, og ét der bruges til bogføring af Aconto og Faktura faktureringer. Deloitte IT Solutions Side 9

10 Faneblad Fakturering Under Generelt kan vælges: Fakturatype, her vælges hvilken fakturatype der skal være standard valg i fakturakladden Faktura-niveau, her vælges hvilket niveau, hvilken arts-dimension, der skal være standard valgt. Fakturaspecifikation, kan sættes til Niveau eller Poster. Under Niveau kan vælges Vis antal og enhed, markeres hvis der, når man fakturerer på Niveau, ønskes vist en antal og en enhed kolonne. Vis á-pris, markeres hvis en kalkuleret á-pris ønskes vist. Korriger á-pris, en markering betyder at á prisen ændres hvis fakturabeløbet ændres. Under Poster kan vælges: Manuel markering af fakturalinier, en markering betyder at posteringerne kommer over i fakturakladden, men at de der skal med på fakturaen skal markeres manuelt. Undlades markeringen vil alle posteringer komme med, de der ønskes udeladt skal fravælges. Korriger á-pris, en markering betyder at á prisen ændres hvis fakturabeløbet ændres. Hvis fakturabeløbet for posten nulstilles, bevares antallet og á-prisen nulstilles. Uden markering vil antallet blive ændret ved ændring af fakturabeløbet. Hvis fakturabeløb delt med á- pris giver et antal med max. 2 decimaler vil antallet blive vist. Bliver det kalkulerede antal flere end 2 decimaler, blankes antallet. Under Moms vælges hvilken varemomsgruppe der skal være standard. Under Godkendelse: Hvis en faktura skal aktivt godkendes inden den kan opdateres, og dermed faktureres, skal der sættes en markering i Anvend godkendelse Faneblad Regnskaber Anvendes til at angive et standardregnskab. Skal kun sættes op hvor der er reference til et andet regnskab. Dette anvendes typisk kun af revisorer, sammen med deres klienter. Deloitte IT Solutions Side 10

11 Faneblad Nummerserier På dette faneblad vælges den nummerserie der skal anvendes således at både Kladdenummer og Faktura bliver tildelt fortløbende nummerering, så de efterfølgende let kan genfines. De ønskede nummerserier oprettes i Basis/Opsætning/Nummerserier Opsætning, Sagsgrupper På dette faneblad opsættes hvilke Sagsgrupper man ønsker at anvende. Fanebladet Oversigt, man stiller sig med markøren i kolonnen Sagsgruppe og trykker Ctrl+N. Herefter tastes det ønskede sagsgruppe nummer, en kort beskrivelse, og en markering om sagsgruppen er fakturerbar. På dette skærmbillede har vi indsat nogle eksempler på nogle sagsgrupper, til inspiration. For hver fakturerbar sagsgruppe skal der på de følgende skærmbilleder opsættes konteringsprofilen for hhv. registrering og fakturering. OBS! INDEN udfyldelse af kontering for de forskellige sagsgrupper skal de finanskonti, der skal anvendes, være oprettet i Kontoplanen! Deloitte IT Solutions Side 11

12 Faneblad Konti-registrering Opsætning af Kontiregistrering bestemmer hvor registreringerne i uge og sagskladder konteres i finansen. Alle registreringer konteres mod igangværende arbejder Vi har sat nogle konti ind til inspiration. Se nedenstående for en vejledning: Fanebladet Konti registrering Igangværende. Arbejde. (debet) Igangværende. Arbejde. (kredit) Udlæg (debet) Udlæg (kredit) Aconto faktura Slutfaktura Konto, hvor produktionen det vil sige timer gange debiteringssats skal debiteres. (igangværende arbejder i status) Modkonto til Igangværende arbejde. (debet). Placeres denne konto samt øvrige modkonti i resultatopgørelsen, indregnes forskydningen i de igangværende arbejder i periodens resultat. Konto, hvor kontante udlæg registreret i sagskladden eller i en finanskladde bliver debiteret. Modkonto til Udlæg (debet). Konto, der krediteres ved acontofakturering. Acontofakturering kan enten betragtes som en forudbetaling og placeres i statusdelen eller som en indtægt, der placeres i resultatopgørelsen. Konto, der krediteres, når slutfakturering udføres. (En mere korrekt betegnelse er fakturering med regulering, fordi den kan foretages flere gange på en sag). Ved denne faktureringstype, bliver acontofakturaer på sagen tilbageført og tillagt slutfaktureringen Faneblad Konti-fakturering Deloitte IT Solutions Side 12

13 Konti-fakturering er en opsætning af de konti der skal anvendes for posteringer i finansen i forbindelse med en fakturering. Vi har indsat nogle konti og deres beskrivelse for inspiration. Se nedenstående for vejledning: Fanebladet Konti fakturering Igangværende arbejde (nedskriv Aconto debet) Igangværende arbejde (nedskriv Aconto kredit) Igangværende arbejde (nedskriv faktura debet) Igangværende arbejde (nedskriv faktura kredit) Udlæg (nedskriv Aconto debet) (nedskriv Aconto kredit) (nedskriv faktura debet) (nedskriv faktura kredit) Igangværende arbejde regulering (debet) Igangværende arbejde regulering (kredit) Når der udskrives en acontofaktura, bliver de igangværende arbejder mindre værd og skal derfor nedskrives. På denne konto modposteres det beløb, der fratrækkes på de i gangværende arbejder. Ved acontofakturering fratrækkes (krediteres) det udfakturerede beløb på denne konto (igangværende arbejder i status). Når der udskrives en faktura, bliver de igangværende arbejder mindre værd og skal derfor nedskrives. På denne konto modposteres det beløb, der fratrækkes på de igangværende arbejder. Ved fakturering fratrækkes (krediteres) det udfakturerede beløb på denne konto (igangværende arbejder i status). Det samme som for nedskrivning af igangværende arbejder blot for Udlæg. Ved fakturering kan der ske en regulering ved over- eller underdækning, som debiteres her. Ved fakturering kan der ske en regulering ved over- eller underdækning, som krediteres her. Deloitte IT Solutions Side 13

14 Faneblad Konti- intern mellemregning. Konti intern mellemregning, sæt markering i Aktivt hvis du ønsker at anvende det. Der skal opsættes i alt 2 driftskonti og 2 statuskonti. Beregningsgrundlaget sættes op I Procent af pris. I feltet Beregnes af kan vælges mellem Kostpris og Salgspris. I feltet Procent af beløb sættes til den procentdel der ønskes anvendt OBS! Ønskes intern mellemregning anvendt, er det vigtigt at der på medarbejderne opsættes den finansielle dimension Afdeling, således at konteringen sker på forskellige dimensioner Opsætning, Medarbejder Under opsætning af forholdene omkring medarbejderne, er det vigtigt at have valgt en struktur der passer til virksomheden. Her skal opsættes hvorledes medarbejderne grupperes og hvilken type af medarbejdere virksomheden beskæftiger. Det er også her man opsætter de kalendere der skal arbejdes med, hvorledes ferietimerne skal opsættes og endelig kan man her lave en liste over de eksamener eller certificeringer, de enkelte medarbejdere kan have Opsætning, Medarbejder, Medarbejdergruppe Deloitte IT Solutions Side 14

15 Som Medarbejdergruppe oprettes de grupper virksomheden typisk inddeler medarbejderne i. Her er vist et par eksempler på gruppering. Gruppen bruges senere når der skal oprettes medarbejdere. Opdeling kunne også være geografisk, f.eks. Øst og Vest Opsætning, Medarbejder, Medarbejdertype Medarbejdertype er en underopdeling af medarbejdergrupperne. Her vælges typisk de typer af medarbejdere, der er ansat I virksomheden. Vi har igen vist eksempler på en opdeling, blot til inspiration Opsætning, Medarbejder, Kalender Det er frivilligt om virksomheden ønsker at anvende kalendere med normtider. Man kan vælge at alle medarbejdere anvender 0 kalenderen, så bliver deres registrering ikke holdt op imod normtiden. Ønsker man at anvende normtider, skal man under opsætning af kalendere typisk tage afsæt i de ansættelsesforhold man har i virksomheden. En kalender med 37 timers normtid dækker langt de fleste medarbejdere der sikkert arbejder 37 timer. Medarbejdere på deltid kan tilknyttes hver deres kalender, der er opsat så den passer til deres arbejdstider. Medarbejdere uden normtid, skal blot tilknyttes 0 kalenderen. Når man har besluttet sig for hvilke kalendere der skal oprettes, skal de forskellige kalendere opsættes. Dette gøres ved at trykke på knappen Dage. Herefter får man billedet op, hvor kalenderen kan opbygges. Såfremt navnet på kalenderen rettes, vil kalendernavnet automatisk blive opdateret på samtlige medarbejdere, der er tilknyttet den pågældende kalender. Deloitte IT Solutions Side 15

16 Kalenderen vil være tom indtil man ved et tryk på knappen Opbyg, har bygget kalenderen. Perioden, kalenderen skal oprettes for, vælges, og typiske arbejdstider de enkelte ugedage indtastes. Herefter trykkes på knappen Opbyg, og den ønskede kalender bygges. Kalenderen tilknyttes senere den enkelte medarbejder når disse oprettes. Når medarbejderen via ugekladden registrere sine time, bliver registreringen holdt op imod kalenderens normtid. Ønskes ingen måling mod normtid anvendes en nul kalender Opsætning, Medarbejder, Ferietimer Det er også muligt at bruge TimePlus, til at holde styr på hvor mange ferietimer der afholdes af den enkelte medarbejder. Første billede er oversigten. Her vises hvor mange timer den enkelte medarbejdere har til afholdelse. Tryk på knappen Indtast for at tildele ferietimer for perioden. Deloitte IT Solutions Side 16

17 Når du trykker på Indtast, kommer billedet op, hvor du vælger ferieår, specificerer perioden det dækker og specificerer antallet af timer. Du kan vælge, om din indtastning skal overskrive en evt tidligere indtastning, og så er det blot at trykke på OK. Ønskes en afgrænsning af medarbejdere, bruges knappen Udvælg, hvorefter man får et standard Axapta afgrænsnings billede Opsætning, Medarbejder, Eksamener Sidste opsætning under Medarbejder er en mulighed for at opsætte en række eksamener eller certificeringer eller hvad man måtte ønske at registrere på medarbejderne. Det er, igen, en mulighed, ikke noget krav at dette opsættes Opsætning, Art Næste punkt i opsætningen er Art. Det er forholdsvis hurtigt overstået. Her er der mulighed for at opsætte Statustyper, som typisk vil være om arten er fakturerbar eller ej fakturerbar. Ved registrering på sager der er fakturerbare, vil man kun kunne vælge en art der er fakturerbar. Ej fakturerbare arter vil kun kunne vælges fra tilsvarende sager Opsætning, Art, Statustyper På artstyperne kan der knyttes en bemærkning hvis der er behov for dette, og man kan sætte en markering om arten er fakturerbar. Deloitte IT Solutions Side 17

18 Opsætning, Art, Artsdimensioner Artsdimensionerne Afsnit, Aktivitet og Subtotal kan yderligere opdeles, således at man får den struktur der svarer til virksomhedens ønsker. Man kan gøre det enkelt eller kompliceret. Arterne kan grupperes i Subtotaler (arts hovedgrupper), således at f.eks. alle arter vedrørende projekter tilknyttes en subtotal med navn Projekt. Gruppering i Subtotaler anvendes i fakturering, hvor der er mulighed for at danne faktureringsforslag på subtotal niveau. Saldi fra igangværende arbejder overføres således til forslaget med en saldo for Konsulent, en saldo for Udvikling, en saldo for Projektledelse mv.. Subtotaler kan ligeledes anvendes i forbindelse med rapporterne, således at detaljeringsniveauet ikke nødvendigvis bliver så omfattende. Et af billederne til specifikation af den ønskede opdeling, her Afsnit. Der er tre kolonner hvor man typisk indtaster et nummer i dimensionen, en beskrivelseskolonne, og endelig en kolonne til at påsætte en varemomsgruppe. Skærmbillederne til at specificere dimensionerne er ens, bortset fra dimensionens navn, hvorfor vi kun viser dette ene billede Kundetabeller Sidste mulighed for opsætning er de mange ekstra felter vi har lagt på kunde billedet. De opsættes hernede, og kan så efterfølgende vælges i forbindelse med oprettelse af en kunde. Billederne er selvforklarende, og vil ikke blive beskrevet i denne vejledning. Det er vigtigt at understrege, at det blot er nogle muligheder man har, der er absolut ikke noget krav om anvendelse. Deloitte IT Solutions Side 18

19 4. Indlæggelse og vedligeholdelse af data Kundekartotek Kundekartotek er fælles med Debitormodulet, TimePlus slår op i det fælles kundekartotek, og viser kunderne, med samme oplysninger som Debitormodulet, plus en del ekstra oplysninger der er specifikke for TimePlus. I denne vejledning omtaler vi kun de felter og knapper der er specifikke for TimePlus. Fanebladene til venstre på kunden er lig med standard Debitor. Fra fanebladet LayoutDesigner og til højre er der faneblade til registrering af bl.a. de ekstra oplysninger der er skabt mulighed for gennem opsætning af Kundetabeller. Fanebladene gennemgås ikke i detaljer. Kig dem igennem, og har du konkrete spørgsmål til anvendelsen, så kontakt os Fanebladet LayoutDesigner Her gives mulighed for at opsætte et specifikt logo eller specifik information på den pågældende kunde Fanebladet ansvarlig Her kan indlægges det organisatoriske ansvar for den pågældende kunde og/eller der kan skrives en intern bemærkning på den pågældende kunde. Deloitte IT Solutions Side 19

20 Faneblad, Markedsføring På dette faneblad kan der oprettes en række informationer der kan bruges i forbindelse med markedsføring Faneblad, Myndighed På dette faneblad er der en række muligheder for at indlægge en række supplerende oplysninger på den enkelte debitorkonto. Knapper. Knapperne der er specielle for TimePlus er de tre nederste Skift regnskab, Vis sag og Opret sager Knappen Skift regnskab Skift regnskab bruges af revisorer der arbejder i systemet, således at der hurtigt kan skiftes til kundens regnskab, som specificeret på fanebladet Andre oplysninger, i feltet Standardregnskab. Deloitte IT Solutions Side 20

21 Knappen Vis sag Vis sag bruges til at vise de sager der er oprettet på den pågældende debitor. Når man står på sagerne på debitoren, kan man altid oprette en ny sag ved Ctrl+N, og så indtaste de oplysninger der skal til for at oprette sagen Knappen Opret sager Opret sager bruges til at oprette sager på en hele sagsgruppe. Anvendes typisk hvis man ønsker den samme struktur på en hel sagsgruppe. F.eks. hvis man anvender debitornummer xx, så er det enkelt via denne funktion at oprette en sådan -xx serie. Oprettelse af enkeltsager sker i sagsregistret, ved en akmindelig Ctrl+N funktion Sagskartotek I TimePlus foretages al registrering af timer og udlæg på sager. Det betyder, at der skal oprettes en eller flere sager pr. debitor. Feltbeskrivelse i Sagskartotek Fanebladet Oversigt Felt Sag Debitorkonto Beskrivelse Sagsnummeret kan være på op til 15 karakterer. Feltet er alfanumerisk. Sagsnumrene kan f.eks. sammensættes således: debitornummer, bindestreg og 4-cifret løbenummer, hvor de første to cifre i løbenummeret er de sidste to cifre i årstallet, og de næste to cifre er et reelt løbenummer. Herved opnås en struktur, hvor det er muligt at oprette op til 100 sager pr. klient/kunde pr. år. Såvel på skærm som i udskrifter vil sagerne blive udskrevet i den rigtige rækkefølge, sorteret op først efter klient/kundenummer, dernæst år og endelig løbenummer. Den første sag, der oprettes pr år har løbenummeret 0601, hvor 06 er år og 01 angiver, at det er den første sag i 06. På den sag kan alle normale opgaver registreres. Kommer der særopgaver, oprettes der en sag med løbenummer På den måde holdes standardsagen helt ren for uvedkommende posteringer, hvilket er en fordel ved eventuelle honorar diskussioner. Ovennævnte nummerstruktur er ikke noget krav, men blot et eksempel eller forslag til inspiration. Den debitor sagen er relateret til. Deloitte IT Solutions Side 21

22 Navn Fakturakonto Sagsgruppe Sagens navn. Vær opmærksom på, at såfremt der ikke er nogen fakturakonto, vil sagens navn stå på fakturaen som debitornavn. Hvis debitorkontoen vælges i feltet fakturakonto, vil adressen fra debitoren komme på fakturaen. Det anbefales at anvende fakturakonto, da det giver mulighed for at have en beskrivende tekst sammen med navn i sagens navn. Den debitor som skal betale for det udførte arbejde og hvorfra fakturaadressen hentes. Er ikke nødvendig, men se under Navn. Sagen skal tilknyttes en Sagsgruppe, som bestemmer hvordan posteringer og faktura på sagen bogføres i finansen. Ligeledes afgør sagsgruppen om sagen er fakturerbar eller ej Fanebladet Generelt Felt Oprettet Start & Slut Spærret Beskrivelse Navn, Sag og Sagsgruppe er gentaget fra Faneblad Oversigt Dato for oprettelse af sagen. Start og slutdato for sagen. Nej sagen er åben for registreringer og fakturering. Faktura sagen er kun åben for registrering, der kan ikke faktureres fra sagen.. Alt sagen er lukket, og der kan ikke registreres eller faktureres. Kontroller fastpris [v] markering hvis der skal ved kontrol af kladder skal kontrolleres om det beløb der ligger i kladden, plus eksisterende IGV overskrider den faste pris der er anført. En overskridelse vil ikke forhindre en bogføring, men der vil komme en Infolog der fortæller at der er en overskridelse. Man kan vælge blot at bogføre kladden. Deloitte IT Solutions Side 22

23 Pris Valuta Kurs Ansvarlig Kundeansvarlig / Ledelsesansvarlig / Medarbejder Dimensionskonto Den faste pris der er aftalt for sagen skal angives her. Den valuta sagen afregnes i. Vælges fra valutatabellen. Kursen for den valuta, som sagen afregnes i. Kommer sammen med valg af valuta fra valutatabellen. Kan evt. overstyres hvis der er aftalt en anden kurs. Hvis man ønsker en dynamisk valutakurs skal kursen på sagen slettes! Når der står en kurs i dette felt vil det være kursen der bruges ved fakturering. Den ansvarlige medarbejder på sagen. Disse felter er udfyldt fra TimePlus kundekartotek. Anvendes ved e-fakturering af staten Fanebladet Adresse Felt Beskrivelse Standard adresse felter. Der kan ligeledes tilknyttes en kontaktperson Fanebladet Diverse Felt Debitorrekvisition. Beskrivelse Her er den en mulighed for at indsætte en debitorrekvisition, der vil komme med på fakturaen Fanebladet Dimensioner Felt Afdeling, Bærer, Formål, plus de øvrige dimensioner Beskrivelse Påsæt de dimensioner, som sagen skal tilknytte. Det anbefales at der anvendes dimension på sagen, således man kan få balance udskrifter i finansen på specifikke sager Fanebladet LayoutDesigner Felt Arbejdsbeskrivelse. Beskrivelse Her er der mulighed for at lave en længere beskrivelse af hvad den fremsendte faktura omhandler. Deloitte IT Solutions Side 23

24 Knapbeskrivelse i sagskartotek. Posteringer Bringer dig ned i den pågældende sag og viser dig de posteringer der er på sagen. Fakturakladde Bringer dig til Fakturakladden og viser et fakturaforslag på den pågældende sag. Hvis sagen er spærret for alt eller spærret for Faktura vil Fakturakladde være lysegrå, og kan ikke aktiveres. Igangværende arbejder Starter forespørgslen Igangværende arbejder op for den eller de markerede sager. Det er muligt at udvælge flere sager der skal inkluderes i visningen. Faktura Vises en liste over fakturaer på sagen med angivelse af sagsnummer, dato, faktura type (aconto eller slutfaktura), fakturanummer, bilagsnummer, valuta og fakturabeløb. Budget Til indtastning og visning af budget for sagen. Dupliker Opretter en ny sag med samme oplysninger som den sag, der er markeret. Opsætning Er en ny knap i denne version, her er der dels mulighed for at opsætte Priser på sagen, og der er mulighed for at opsætte opslagsbegrænsning, i det omfang denne mulighed er valgt under Parametre. Opslagsbegrænsning på Medarbejder giver mulighed for at vælge de medarbejdere der kun må se denne sag, og Arter angiver de arter der kan vælges ved registrering på sagen Medarbejderkartotek Alle medarbejdere, som tidsregistrerer, skal oprettes og tilknyttes en kalender, som angiver medarbejderens formelle arbejdstid (normtid). Medarbejderen skal ved tidsregistrering gøre rede for alle timerne i hans eller hendes normtid. På denne måde bliver der ligeledes registreret flex tid. Ønsker man ikke at gøre brug af normtider, og dermed flexsaldo, kan man blot oprette en 0 kalender (en kalender uden normtid) Stamoplysninger på medarbejderne kan angives i medarbejderkartoteket. Det kan anbefales at medarbejderens Axapta bruger-id angives, da der så kun vil blive vist medarbejderens egne ugekladder. Dette gør det mere overskueligt ved tidsregistrering. Deloitte IT Solutions Side 24

25 Feltbeskrivelse i medarbejderkartotek Fanebladet Oversigt Felt Medarbejder Fornavn Efternavn Medarbejder type CPR-nummer Bruger-ID Beskrivelse Medarbejdernummeret kan være på op til 10 karakterer. Feltet er alfanumerisk. Medarbejderens fornavn. Medarbejderens efternavn. Medarbejderens type. Ved tryk på den knækkede pil kan søges i de under oprettede typer. Eksempel: Statsautoriseret revisor, Arkitekt, Ingeniør, Konsulent. Medarbejderens cpr-nummer. Her skrives den enkelt medarbejders Axapta bruger ID, så får brugeren kun vist sin egen ugekladde. Ved tryk på den knækkede pil kan søges i de oprettede ID er Faneblad Generelt Felt Kalender Ansat Fratrådt Fri bil Fri telefon Banken registreringsnummer Kontonummer Brug standard Flexfaktor Bruger ID Web Login navn Medarbejder gruppe Beskrivelse Den kalender medarbejderen er tilknyttet. Medarbejderens ansættelsesdato. Medarbejderens fratrædelsesdato. Har medarbejder fri bil? ( = Ja) Har medarbejder fri telefon? ( = Ja) Bankens registreringsnummer Medarbejderens kontonummer. Bruger standard flexfaktor fra Opsætning / Parametre. Medarbejderens flexfaktor. Det Axapta brugernavn medarbejderen anvender. Såfremt der anvendes WEB registrering, skal her angives login navnet til websiden. Det muligt at vælge i hvilke ugekladder der skal ses, ved at tildele en medarbejder en gruppe. Dette kan evt. anvendes i forbindelse med at en afdelingsleder skal godkende visse kladder Fanebladet Adresse Standard Axapta adressefelter. Her er også mulighed for at registrere diverse telefonnumre på medarbejderen. Deloitte IT Solutions Side 25

26 Fanebladet Dimensioner Afdeling, Bærer, Formål og de øvrige finansdimensioner. Påsæt dimensioner, som medarbejderens posteringer skal mærkes med, såfremt dette ønskes Fanebladet Bemærkning Bemærkning Her kan der indtastes bemærkninger om medarbejderen Knapper i medarbejderkartotek Posteringer Posteringer viser posteringer registreret på den aktuelle medarbejder. Under fanebladet Generelt findes mange relevante oplysninger omkring posteringen. Bl.a. hvilket finansbilag og faktura posteringen er registret med. Man kan via posteringerne på medarbejderen få vist det relevante finansbilag, se den kladde posteringen kom fra og evt. regulere posten. Statistik. Giver mulighed for at lave statistikker på medarbejdere og deres registreringer. Et meget stærkt værktøj til at få et overblik over, hvad der bliver produceret, af hvem og hvornår. Flexsaldo Her kan man se de enkelte flex posteringer, som er afledt af ugekladden, og under fanebladet Flex ses summen af flex posteringerne. Der kan redigeres i flex posteringerne manuelt. Der kan slettes og tilføjes en linie, rettes på antal timer, flexfaktor m.m. Feriesaldo Her ses oplysninger om medarbejderens ferie. I oversigten ses de enkelte posteringer, som også kan redigeres, slettes og tilføjes manuelt. Under fanebladet ferie ses rest ferie i for den aktuelle ferieperiode og under fanebladet Detaljer kan ses rest ferie for alle de indtastede ferieperioder. Budget Her kan der indtastes et budget på medarbejderen på de enkelte sager. Der kan vælges startdato, slutdato, art, sag, budgetnummer, antal (timer), kostpris, salgspris samt dimensioner. Budgettet slår igennem på den sag, der budgetteres på, således at oplysningerne også findes under Kartotek/sag/budget. Det er muligt at overstyre priserne i budgettet. Opsætning. Er en ny knap i denne version, her opsættes Priser på medarbejderen. Under Ferietimer indtastes ferieårets start og slut datoer og det aktuelle antal ferietimer den pågældende medarbejder har for perioden. Eksamener, kan bruges til at registrer de eksamener medarbejderen har, og hvilket år de er bestået. Opslagsbegrænsning sager, bruges til at opsætte hvilke sager medarbejderen må kunne registrere på, og Opslagsbegrænsning Arter, bruges til at vælge hvilke arter medarbejderen kan vælge imellem når der registreres Artskartotek Deloitte IT Solutions Side 26

27 I TimePlus foretages registrering af tid og udlæg på sager og arter. Begrebet Arter kaldes undertiden i andre systemer for jobkoder eller arbejdstyper. Arten angiver hvilken type arbejdsopgave, der er udført eller hvilken type udlæg, der er blevet brugt penge til, som nu lægges på sagen Skærmbillede Arter: Det er muligt at angive varemomsgruppe på hhv. art, afsnit, aktivitet og subtotal. Såfremt der skulle være forskel på varemomsgruppe på disse, vil det være hvilket niveau man vælger ved fakturering der vil være afgørende. Ovenstående er vist et par eksempler på arter. Feltbeskrivelse i artskartotek Fanebladet Oversigt Felt Art Navn Enhed Status Afsnit Aktivitet Subtotal Type Beskrivelse Arten kan være på op til 10 karakterer. Feltet er alfanumerisk. Arten kan f.eks. sammensættes således: Subtotal, løbenummer under subtotalen. Se evt. efterfølgende eks. Navnet (beskrivelse) for den arbejdsopgave / det udlæg, som arten repræsenterer. Den enhed arten er opgjort i, f.eks. Timer. Arten skal have påhæftet Status, som fortæller om arten er fakturerbar eller ej. Mulighed for gruppering af arterne, skal oprettes under Opsætning. Se afsnit Mulighed for gruppering af arterne, skal oprettes under Opsætning. Se afsnit Mulighed for gruppering af arterne, skal oprettes under Opsætning. Se afsnit Mulighed for valg af artens type hvorfra stammer posteringen. Er det medarbejdertimer (tid) eller fra udlæg (omkostning) Fanebladet Generelt Felt Varemomsgruppe Beskrivelse Her tildeles en varemomsgruppe til arten, som bestemmer om denne arts posteringer skal tillægges moms ved fakturering eller ej. Dog sker validering af moms eller ej ved fakturering i samarbejde med debitorens momskode og efter standard Axapta momsregler. Deloitte IT Solutions Side 27

28 Artsdimensioner Felt Afsnit Aktivitet Subtotal Beskrivelse Her er der mulighed for at angive de dimensioner man ønsker at anvende på de forskellige arter. Anvendelse af artsdimensioner giver bl.a. mulighed for udvælgelse og gruppering på fakturaen Eksempel på arts struktur. Subtotal Arbejdets art 01 Projekter 0102 Projektmøder 0103 Mødereferater 0104 Aktivitets- og tidsstyring 0105 Økonomistyring 0106 Risikoanalyse 0107 Afleveringsprøve 0108 Driftsprøve 02 Projektstyring udenfor kontrakt 0201 Projektledelse 0202 Projektmøder 0203 Mødereferater 0204 Aktivitets- og tidsstyring 0205 Økonomistyring 30 Udlæg 3001 Gebyrer, afgifter mv Transportomkostninger 99 Intern tid 9901 Ferie 9902 Sygdom 9903 Afspadsering 9910 Kurser 9920 Møder Anvendes en cifferstruktur som ovenstående, vil arterne, såvel på skærm som i udskrifter, blive udskrevet i den rigtige rækkefølge, sorteret først efter subtotal og dernæst arts løbenummer. Ovennævnte nummerstruktur er blot et eksempel eller forslag til inspiration. De 3 interne arter Ferie, Sygdom, Afspadsering skal dog oprettes. (se under Parametre) Knapper i artskartotek. Udskriv Via knappen Udskriv udskrives arterne til skærm eller printer. Opsætning. Her opsættes dels Priser på arten, som vil overstyre prisen på f.eks. en medarbejder, jf. pris prioritering i TimePlus, i afsnit Det er også her der kan opsættes Opslagsbegrænsning medarbejder, der afgrænser hvilke medarbejdere der kan anvende arten, eller Opslagsbegrænsning sager, der afgrænser hvilke sager der kan anvende den pågældende art. Deloitte IT Solutions Side 28

29 4.5. Priskartotek. I priskartoteket registreres priserne i TimePlus. Priser kan registreres på kombinationer af medarbejder, art og sag. Vedligeholdelsen af priserne kan ske i Medarbejderkartoteket, i Artskartoteket eller i Sagskartoteket. Det samlede overblik får du her i Priskartoteket, hvorfra priserne også kan vedligeholdes Skærmbilledet Priser Fanebladet Generelt giver de samme informationer som fremgår af Fanebladet Oversigt s linie, blot en pris ad gangen Feltbeskrivelse i priskartotek Felt Medarbejder Sag Art Fra Dato og Til Dato Beskrivelse Medarbejderens nummer. Blank = alle. Sagsnummer hvor denne pris skal gælde Blank = alle Art hvor denne pris skal gælde Blank = alle Priserne er altid datostyrede, hvilket indebærer at ændrede priser kan sættes op før ikrafttrædelsesdagen. Såfremt slutdatoen overskrides på både medarbejder, art og sag, er salgsprisen nul, hvorfor det anbefales at sætte slutdagen passende langt frem på Medarbejder, f.eks (se nedenstående mht. rækkefølge på priserne) Faktor Kan bruges til at genere en salgspris med i det Faktor * Kostpris = Salgspris Kostpris Salgspris Artens kostpris Artens salgspris kan indtastes direkte eller beregnes via brugen af Faktor Prioritering. Prisopslaget foretages efter følgende prioritering: Sag, art, medarbejder. Dette betyder: Er der oprettet en pris på sagen, er det denne der vil gælde for den rapporterede art. Er der intet sagsspecifikt, vil prisen på arten gælde. Er der ingen gyldig pris på hverken sagen eller arten vil prisen på medarbejderen gælde. Det er derfor vigtigt, at der som minimum altid er en gyldig pris på alle medarbejdere. Deloitte IT Solutions Side 29

30 5. Registrering og fakturering via kladder. Registrering af timer og udlæg sker primært via ugekladden. Alle medarbejdere der skal registrere, har deres egen ugekladde. Registrering af rettelser til ugekladden, reguleringer og primosaldi registreres via sagskladden 5.1. Ugekladde Det første vi vil beskrive er brugen af ugekladden. Ugekladden findes også i en web-kladde udgave, hvor registreringen foregår via en browser, dvs. den kan foregå fra en tilfældig pc, uden installation af en Axapta klient Web-kladden er beskrevet i en selvstændig vejledning Skærmbilledet ugekladde. Ugekadden findes under TimePlus/Kladder/Ugekladde: Oprettelse af ugekladde Der er to måder at oprette en ny ugekladde på. Den traditionelle ved at trykke Ctrl.+N eller ved at trykke på den nederste knap Opret ugekladde. Ved oprettelse af en ny Ugekladde, tildeles denne automatisk et Kladdenummer. Nummerserien der understøtter dette, er angivet i TimePlus Parametre og denne må ikke være opsat til at være ubrudt. I kladdenavn kan der angives et navn der beskriver hvilken periode det handler om. Ugekladden kan rumme time- og udlægsregistreringer for perioder mellem én og fjorten dage. Bruger angiver selv datointerval, når ugekladdens navn oprettes. Bruges knappen Opret ugekladde, hjælper en wizard med oprettelse af en eller flere kladder. Du skal vælge dato for start og slut på perioden. Hvis du ikke vælger datoer vil valget blive foreslået i forlængelse af den sidst oprettede periode. Startdatoen vil være første dato der skal rapporteres. Slutdatoen vil være en slutdato, der afhængig af startdato, periodelængde og antal perioder, vil sætte en begrænsning på antallet af kladder. Så skal du vælge periodens længde, antal kladder du ønsker oprettet og du har mulighed for at indsætte en standard beskrivelse. Opsætningen, der er vist, vil give medarbejder initialer, årstal og ugenummer. Du skal være opmærksom på at Ønsket periodelængde ligger i fortsættelse af hinanden. Dvs. hvis du vælger et antal der ikke harmonerer med en uge, vil perioden inkludere weekenden, og således give en forskydning af dag 1 i perioden!! Deloitte IT Solutions Side 30

31 Endelig kan du vælge at linierne fra den sidste eksisterende kladde skal kopieres til de nye kladder. Det betyder at sag, art og beskrivelse vil blive oprettet i de nye kladder. Der skal stadig registreres antal timer på de enkelte dage i perioden. (se også beskrivelse under knappen Funktioner) Ugekladde Når man trykker på knappen Linier åbnes ugekladden og er klar til registrering af timer og udlæg. Nedenstående billede viser en åben ugekladde. I skærmbilledet fortages registreringen. På fanebladet Timer registreres timerne og på fanebladet Udlæg registreres udlæg Faneblad Timer. Tryk Ctrl+N for en ny linie og vælg hvilken sag der skal registreres på, ved at trykke på den knækkede pil eller man kan skrive starten af sagsnummeret (cifre) og afslutte med *. Så vil alle sager der opfylder dette krav blive vist, eller man kan skrive starten af sagsnavnet og afslutte med *, så vil alle sager der opfylder dette krav blive vist Dernæst vælges den type af arbejde, Art, som er udført. Listen af mulige arter ændres efter hvorvidt sagen er fakturerbar eller ikke fakturerbar. Søgekriterierne er de samme som beskrevet ovenfor. Feltet Tekst udfyldes automatisk med artens navn, men bør overskrives med en sigende tekst, da denne tekst anvendes på fakturaen. Så er der et felt pr. dag i perioden, hvor timer kan indtastes. Deri angives det antal timer der er arbejdet, på sagen den pågældende dag. Summering af indtastede timer kan ses både pr. sag, pr. dag og i hele perioden. Har man i Parametre valgt at vise priser i ugekladden, vil der nede til venstre blive vist aktuelle priser på den linie man står på. Hvis der i ugekladden registreres færre timer end normtiden, så trækkes disse automatisk på medarbejderens flex saldo. Er der registreret flere timer end normtiden ganges disse med flexfaktoren og tillægges medarbejderens flexsaldo. Opsætning for max flex til gode, tillad negativ flex samt flexfaktor sker under Opsætning. Deloitte IT Solutions Side 31

32 Ferieposteringer danner et træk i feriesaldoen pr. dato, hvorfor ugekladdens periode sagtens kan krydse gammelt og nyt ferieår Faneblad Udlæg. Registrering af udlæg sker på næsten samme måde som timer, dog kan der kun vælges arter af typen udlæg. Prisen på arten skrives, hvis der ikke er sat en pris på arten, eller hvis prisen skal være forskellig fra standard prisen på arten. Antal registreres på de enkelte dage. I Tekst boksen kan der skrives en fyldestgørende tekst, der skal med på fakturaen. Registrering af udlæg kan evt. anvendes til at medarbejderen registrere sin kørsel og andre udlæg. Dette kan ske på enten en fakturerbar sag, således at kunden faktureres for udlæg eller på en intern sag til eget kørselsregnskab Knapper i ugekladde. Bogfør Bruges til at bogføre den godkendte kladde. Er grå hvis der i Parametre er valgt at køre med godkendelse, men kladden ikke er godkendt endnu. Godkendelse. Bruges til at godkende kladden inden bogføring, eller til at afvise godkendelsen (inden bogføring) hvis du fejlagtigt har godkendt kladden. Kontroller. Kontrollerer om der er problemer i kladden, f.eks. om den faste pris på en sag er overskredet. Funktioner. Herunder ligger en mulighed for at kopiere linierne fra en tidligere ugekladde, uanset om denne er bogført eller ej. Det er kun linierne der kopieres, ikke antallet på de enkelte dage. Forespørgsel giver mulighed for at hoppe til Igangværende arbejder for sagen hvor man kan foretage sagsafslutning, se fakturaer på sagen, og andet Se beskrivelsen af mulighederne under Igangværende arbejder. Deloitte IT Solutions Side 32

33 En anden mulighed er at vælge Posteringer, hvor man hopper direkte til sagsposteringer, med mulighed for at foretage regulering af sagsposter, se bilag og kladder. Se beskrivelsen under Sagsposter. En tredje mulighed er Ferie og Flexsaldo, hvor man kan se relevant saldo på medarbejderen. Og endelig den fjerde mulighed er Budget, hvor man hopper til budgettet på den pågældende sag. Her har man mulighed for at se budgettet og oprette nyt budget på sagen. Udskriv. Sidste knap er Udskriv, hvor man kan udskrive kladden til printer eller skærm, eller sende den via . Når kladden er udfyldt godkendes den, og bogføres. Der kan i brugerrettigheder laves afgrænsninger på hvem der må godkende en ugekladde. Når ugekladden i bogføres, overføres posteringerne til Finans. Hvis parameteren Bogfør posteringer automatisk er sat til Ja, bogføres posteringerne både i ugekladden og i finanskladden. Er parameteren sat til Nej, mellemlander posteringerne i en finanskladde, (der ligger under Økonomi/Dagligt/Kladder) hvorfra de manuelt skal bogføres, hvilket kan være en fordel i oprettelsesfasen, indtil f.eks. konteringsopsætningen i sagsgrupperne er kontrolleret. Herefter bør bogføringen foretages automatisk til sikring af, at der ikke opstår differencer mellem TimePlus og Finans. Registreringerne fra kladden vil herefter indgå som udestående saldo i Igangværende arbejder, indtil de bliver faktureret Sagskladde En anden mulighed for at foretage registreringer er brug af Sagskladde. Det vil primært være relevant for sagsadministratorer, gruppeledere eller lignende. Sagskladden er velegnet til diverse ad hoc registreringer, det være sig korrektion af fejl fra en ugekladde, kreditering af en faktura, hensættelser på en sag og lignende. Sagskladden findes under TimePlus/Kladder Oprettelse af Sagskladde Tryk Ctrl.+N for at oprette en ny Sagskladde. Denne tildeles automatisk et kladdenummer. Nummerserien der understøtter dette er angivet i TimePlus Parametre og denne må ikke være opsat til at være ubrudt. I kladdenavn kan der evt. angives en beskrivelse af periode eller funktionalitet eks. Udlæg, Regulering m.fl. En markering i Bogført viser at kladden er bogført. Kolonnen yderst til højre viser en markering hvis kladden er i brug af en anden bruger. Se faneblad Spærring. I feltet Vis, vælges om der skal vises Åbne, Bogførte eller Alle sagskladder Faneblad Generelt. Viser Kladdenummer, Kladdetype og det indtastede navn og giver mulighed for at indtaste navnet Faneblad Spærring Har en markering for at kladden er I brug, og viser hvilken bruger der er i gang med kladden Faneblad Historik Viser hvem der har godkendt kladden, og hvornår. Deloitte IT Solutions Side 33

34 Knapper Sagskladde Knapperne på Sagskladden er næsten selvforklarende. Linier. Bruges til at åbne kladden og få adgang til at registrere på linierne. Kontroller Kan bruges til at kontrollere kladden udefra, inden bogføring. Knapperne Kontroller, Godkendelse og Bogfør findes også inde i kladden. Bogfør. Når kladden er godkendt, hvis man har valgt at køre med godkendelse i Parametre, bliver knappen aktiv, og bruges til at bogføre kladden udefra. Godkendelse. Bruges til at godkende en ikke godkendt kladde eller afvise en godkendt kladde. Udskriv. Bruges til at udskrive kladden til printer eller skærm, eller sende som Sagskladde linier I skærmbilledet Sagskladde linier (herover) kan udlægsregistrering, sagsregulering og evt. manglende tidsregistrering foretages. Tryk Ctrl+N og angiv dato for posteringen, derefter vælges den sag som posteringen skal påvirke I sagskladden kan både arter af typen medarbejder og udlæg anvendes. Feltet medarbejder skal også udfyldes, Det kan udfyldes med den medarbejder, som har med timerne at gøre. Der kan evt. oprettes en diverse medarbejder til brug ved registrering af reguleringer, udlæg og primosaldi. Ved kreditering anvendes negativt antal, aldrig negativt beløb! Søgemulighederne er de samme som beskrevet under Tidsregistrering. Feltet tekst udfyldes automatisk med artens navn, men kan overskrives. Dette anbefales da denne tekst anvendes til fakturaen. N.B. Systemet henter også nul priser. Faneblad Generelt indeholder samme data som linien, blot for den specifikke linie. Faneblad Dimensioner indeholder de 6 finansielle dimensioner, hvor man kan vælge en specifik dimension posteringen skal ind på. Faneblad Historik indeholder et tekstfelt til at skrive kommentarer der skal gemmes i loggen. Deloitte IT Solutions Side 34

35 Knapperne i kladden er de samme som udenfor kladden, på nær knappen Forespørgsel Knappen Forespørgsel. Giver mulighed for at hoppe direkte til Igangværende arbejder, Posteringer eller Budget på den valgte sag. En forudsætning er at der er valgt en sag at forespørge på Registrering af primosaldi via sagskladde. Ved registrering af primosaldi angives sagsnummer, art, medarbejder (evt. diverse), antal = 1, kostpris og salgsprisen = igangværende arbejder. Hvis igangværende arbejder er negativ, så sættes antal til 1 (minus en) Reguleringer Regulering af sager i løbet af året - det vil sige, uden at det sker i forbindelse med fakturering, foretages i Sagskladden og registreres med positivt eller negativt antal og altid med positiv salgspris. Der kan også laves reguleringer i Sagposteringer eller fra Igangværende arbejder, som bruges når det er saldo på hele sagen der skal reguleres og/eller evt. fremføres til en eller flere andre sager Fakturakladde. Fakturakladden bruges til at danne fakturaforslag, godkende dem og danne fakturaen. Fra fakturakladde vælges om fakturaen skal være Aconto eller en Faktura. Aconto betyder en faktura på et forudbetalt beløb, der vil indgå med en negativ saldo i igangværende arbejder, og indtægtsføres efterhånden som der leveres arbejde på sagen. Faktura betyder at der slutfaktureres, dvs. hele fakturabeløbet bliver indtægtsført. Typisk vil dette være hvis der faktureres efter regning, så det er de aktuelle registreringer på sagen der faktureres Fakturering. Der er fire metoder der kan anvendes ved fakturering. 1) Oprettelse af fakturaforslag direkte i Fakturakladde. Dette gøres ved at taste Ctrl+N når man står i fakturakladden. Denne bruges primært i situationer hvor man ønsker at lave en fritekstfaktura i TimePlus, dvs man indtaster de relevante oplysninger direkte i fakturakladden. Kan dog også bruges til at vælge en specifik sag, hvor man som i 2) ønsker et fakturaforslag på den pågældende sag, ud fra de posteringer der ligger på sagen. Bruges Ctrl+N metoden, sammen med fakturering på niveau, vil der kun kunne vælges arter der tilhører det niveau man står på. Alternativt vælges sags-niveau som udgangspunkt, arterne indlægges, og efterfølgende kan man skifte til det ønskede andet niveau. OBS! indlagte fritekster bliver nulstillet ved skift fra sagsniveau til de andre niveauer. 2) Fakturaforslag fra sagen, hvor man ønsker at fakturere en enkelt sag med de posteringer der er registreret på sagen via en ugekladde eller sagskladde. Dette gøres ved at trykke på knappen Fakturakladde når man står på den ønskede sag. 3) Fra Igangværende arbejder, hvor man udvælger sager med saldo forskellig fra nul, i en given periode, og danner fakturaforslag på de udvalgte sager. Denne metode bruges til at sikre at alt hvad der er registreret på sagerne, også bliver faktureret. Denne metode bør anvendes,jævnligt så man sikrer at der ikke overses noget. Dette gøres ved at markere de ønskede sager i IGV oversigten, og trykke på knappen Fakturakladde. 4) Fra Sagskartoteket kan man udvælge en række sager, og trykke på knappen Igangværende arbejder. Herefter udvælges yderligere, eller der trykkes blot på knappen Fakturakladde så der dannes fakturaforslag på de udvalgte sager. Deloitte IT Solutions Side 35

36 Herunder er vist skærmbilledet Fakturakladde, hvor der fra den specifikke sag er trykket på knappen Fakturakladde. Det bringer dig direkte til fakturakladden, med et færdigt fakturaforslag på de posteringer der ligger på den pågældende sag. Hvis Fakturakladde var aktiveret fra Forespørgsel/Igangværende arbejder, ville der sandsynligvis være flere sager i den øverste del af skærmbilledet. Øverste del af skærmbilledet giver en oversigt over den/de sager der ligger poster på til fakturering. Nederste del af skærmbilledet giver de detaljerede oplysninger om de enkelte posteringer Faneblad Oversigt. Giver et overblik over den eller de sager der er dannet fakturaforslag på. I kolonnen Sag vises sagsnummeret, Navn viser navnet på sagen. Type viser om det er en Faktura, dvs en slutfakturering, eller Aconto faktura der skal dannes. (Standard Typen bestemmes af opsætningen i Parametre, og kan ændres ved i feltet blot at vælge den anden type). Igangværende viser den igangværende saldo på sagen. Valuta viser sagens valuta. Fakturabeløb viser det aktuelle beløb der skal faktureres. Fakturabeløbet er afhængig af hvilke linier i den nederste del af skærmbilledet der er markeret. I det konkrete eksempel er der sat en markering på øverste linie, hvorfor Fakturabeløb vil være lig beløbet på linien, idet linie 2 er fravalgt.. Fakturadato vil typisk være systemets dato, den kan overskrives ved blot at vælge feltet og indtaste den ønskede dato. Luk sag, markerer om sagen skal lukkes efter fakturering. Niveau viser det niveau fakturaen skal dannes på. Godkendt, viser om det pågældende fakturaforslag er godkendt. Forslaget kan godkendes ved at klikke i markeringen eller ved at anvende knappen Godkendelse. Er forslaget godkendt kan der ikke foretages flere ændringer i det. Ønskes en ny ændring, skal forslaget først afvises, ændres og godkendes igen.log, er den sidste kolonne i oversigtsbilledet, den viser om der er information i loggen, det sidste faneblad, som skal læses i forbindelse med faktureringen Faneblad Generelt. Deloitte IT Solutions Side 36

37 Godkendelse. Viser godkendelsesstatus for forslaget. Hvornår det er godkendt og af hvem. Dato Viser den datoafgrænsning der evt. er sat på posteringerne. Kontering. Viser den valgte konteringsprofil på fakturaen. Reference Giver mulighed for at indtaste et rekvisitionsnummer, der skal med på fakturaen. Valuta. Viser sagens valuta, typisk dkk for danske kunder. Fast valutakurs. Viser den aktuelle valutakurs på sagen. Ved oprettelse af sagen sættes standard kursen på. Denne kan ændres på sagen, hvis der er aftalt en anden kurs. Kursen skal slettes hvis man ønsker at køre med dynamisk kurs, der tages fra aktuel dagskurs ved fakturering Faneblad adresse Viser den adresse der vil blive skrevet på fakturaen. Hvis der er sat fakturakonto på sagen, vil det være den adresse der vises. Det er også på dette faneblad man kontrollerer eller vælger den aktuelle kontaktperson hvis navn skal fremgå af fakturaen Faneblad Dimensioner Viser de finansielle dimensioner der er valgt på sagen. Dimensionerne kan ændres inden fakturering ved blot at gå ind på dette faneblad og vælge de dimensioner der skal være gældende for denne faktura Faneblad Layoutdesigner. Opsat til at være Arbejdsbeskrivelse. Giver mulighed for at skrive en arbejdsbeskrivelse der skal fremgå af fakturaen, f.eks. en forklaring på en afvigelse, eller en anden besked til modtageren af fakturaen Faneblad Log. Viser loggen hvor eventuelle beskeder gemmes, f.eks. hvis fastpris på sagen er overskredet. Fakturalinier. Nederste del af Fakturakladdens skærmbillede viser de aktuelle fakturalinier. Her skelner vi mellem fakturering på Poster eller Niveau. Hvad der skal komme op som standard vælges i Parametre. Der kan altid skiftes til anden visning/metode ved blot at vælge det modsatte faneblad Faneblad Poster. Vælges hvis man ønsker en specificeret faktura hvor alle de registrerede poster på sagen skal fremgå af fakturaen. Det er muligt at tilføje flere posteringer på fakturaen ved blot at trykke Ctrl+N, så kommer Deloitte IT Solutions Side 37

38 der en Wizard op der giver mulighed for at tilføje de informationer der skal fremgå af fakturalinien. Dato, er den dato arbejdet er udført, eller den dato posteringen skal vise på fakturaen. Medarbejder, viser initialerne på medarbejderen. På fakturaen vises medarbejderens fulde navn. Art, er den valgte art, den vises typisk ikke på fakturaen. Tekst, er den tekst der skal vises på fakturaen. Hvis teksten ikke er fyldestgørende, eller der er fejl i, kan der rettes i teksten, eller en ny tekst kan skrives i feltet Tekst nederst på skærmbilledet. Antal, er det registrerede antal. Der er mulighed for at ændre antal inden fakturering. Enhed, er den enhed der repræsenterer arten. A-pris, er prisen på arten, efter den prioritering der er beskrevet under priser. A-pris, kan også korrigeres inden fakturering. Fakturabeløb kan ligeledes ændres inden fakturering. Det er det beløb som denne linie vil bidrage med på fakturaen. Der er en sammenhæng mellem antal, a-pris og fakturabeløb, ændres fakturabeløb, vil a- pris forudsættes korrekt, og antal vil tilpasses så det stemmer. (se afsnit for en beskrivelse af sammenhæng mellem a-pris, antal og fakturabeløb) Marker, er en markering om denne linie skal medtages på fakturaen. I Parametre vælges om alle linier skal være markerede eller ej, når der dannes fakturaforslag. Markeringen kan ændres indtil forslaget er godkendt. Registreret, vil være konstant, og vise hvad der var registreret da fakturaforslaget blev dannet. Faktureret, viser hvis der tidligere er faktureret noget på posteringen. Varemomsgruppe, er den gruppe der er sat på arten. Den vil kunne ændres inden fakturering, hvis der er behov for dette. Acontolinie, har en markering hvis den pågældende linie er en acontoline Faneblad Niveau. Vælges hvis man ønsker at fakturere på et af niveauerne på sagen. (se Fakturering i afsnit metode 1 ) I dette eksempel er der valgt Artsniveau, hvilket betyder at teksten fra arterne vil fremgå af tekstfeltet. Fakturaen vil være uden angivelse af dato på fakturalinierne. Som noget nyt kan der vælges at vise antal, enhed og apris på fakturaen når der faktureres på Niveau. Visningen vil nu skifte til at vise det valgte niveau. Første felt er det valgte niveau, i eksemplet er Art, her vises hvilken Art der er registreret på. Faktualinien vil starte med den tekst der fremgår af feltet Tekst. Teksten kan redigeres i tekstblokken nederst på skærmbilledet. Så kommer de nye felter Antal, Enhed og Apris, hvis de er valgt i Parametre. Relationen mellem disse felter og det næste felt Fakturabeløb, er som beskrevet i afsnit Fakturabeløb, er det beløb denne linie vil bidrage med på fakturaen, hvis linien har en markering i Marker. Registreret er det beløb der faktisk er registreret på linien. Faktureret viser hvis en del af liniens poster tidligere allerede er faktureret. Varemomsgruppe viser den aktuelle gruppe. Varemomsgruppen kan evt. ændres inden fakturering. Specifikation, giver mulighed for på fakturaen at specificere den valgte linie. Hvis man f.eks. fakturerer på niveauet Art, kan det være hensigtsmæssigt at vise detaljer på en af arterne, mens andre arter blot skal stå som én linie på fakturaen. Deloitte IT Solutions Side 38

39 Fakturakladde, knapper. Opdatering. Er som standard Axapta, den knap der bruges til at danne fakturaen, enten en Proformafaktura, eller efter godkendelse en rigtig Faktura. Kontroller. Kontrollerer kladden inden godkendelse og opdatering. Funktioner. Giver mulighed for at indlæse sagsposter, der evt. er dannet efter fakturaforslaget blev dannet. Forespørgsler. Giver mulighed for at foretage sig en række ting, direkte fra fakturaforslaget. Posteringer, giver mulighed for at se sagens posteringer, herfra kan man både se eventuelle finansbilag, se originaldokumentet, dvs den sags- eller ugekladde der har dannet posteringen eller man kan regulere en eller flere sagsposter. En anden mulighed er en forespørgsel på Igangværende arbejder. Herfra kan man igen gå til sagsposter med muligheder som beskrevet ovenfor, man kan lave en afslutning af sagen, man kan se de fakturaer der i øvrigt ligger på sagen, man kan også se sagens budget eller udskrive IGV. Tredje mulighed er en forespørgsel på Reguleringssaldo, som resultat af de ændringer man har lavet i fakturaforslaget, og endelig kan man forespørge på sagens Budget, eller indlægge det på sagen. Godkendelse, er til godkendelse af fakturaforslaget inden opdatering til faktura, hvis man i Parametre har valgt at køre med godkendelse i fakturakladden. Der kan også godkendes ved at klikke i markeringen Godkendt på fakturaforslaget. Ønskes godkendelsen ophævet anvendes funktionen Afvis under knappen Godkendelse. Op og Ned knapperne bruges til at ændre på rækkefølgen af posteringslinierne på fakturaen. Man kan altid, som i standard Axapta, trykke på feltet i overskriften for at foretage en sortering i f.eks dato orden eller omvendt dato orden Kreditnota Kreditnota dannes ved negativ fakturering. Når slutfakturering anvendes, er der mulighed for at foretage reguleringer af saldi og nulstille sagen i samme arbejdsgang. Hvis der rettes i det beløb, der skal faktureres ved slutfakturering, vil man inden bogføring få mulighed for at tage stilling til, hvorledes det regulerede beløb skal håndteres. Der kan vælges mellem at regulerer beløbet (derved også regulere igangværende saldo, også i økonomi) eller fremføre til anden sag. Eller begge dele, det vil sige en del af beløbet reguleres og den anden del fremføres til en eller flere andre sag(er). 6. Forespørgsel Under menupunktet Forespørgsel ligger forskellige muligheder for at få både overblik og detailviden, og for at foretage ting der er relaterede til de punkter man forespørger på. Posteringer. Viser samtlige posteringer i TimePlus. Herfra kan man bruge almindelige søgefunktioner for at finde præcis den postering man søger. Igangværende arbejder. Giver et overblik over de Igangværende arbejder, i den periode man har specificeret, og med de øvrige kriterier man sætter op. Fra Igangværende arbejder kan man danne fakturaforslag på de udvalgte sager. Faktura. Deloitte IT Solutions Side 39

40 Er en forespørgsel i fakturajournalen Medarbejder statistik. Er et nyt stærkt statistikværktøj til at bibringe overblikket over hvem der registrerer hvad i udvalgte perioder. Flexsaldo. Viser posteringer på flexen og en opsummering Posteringer Faneblad Oversigt. Ved forespørgsel på posteringer fås et skærmbillede, hvor ALLE posteringer vises. Her er der mulighed for at søge og filtrere med Axaptas standardfunktioner. Overskrifterne på de forskellige kolonner er beskrevet i de tidligere skærmbilleder, der er vist i denne vejledning Faneblad Generelt Her vil man kunne se detaljerne vedrørende posteringen, med bl.a. Finansbilags nummer, et Kladde nummer og den dato posteringen er Godkendt. Yderligere er der kommet en markering om linien er en acontolinie, dvs at den er oprettet direkte i fakturakladden. Deloitte IT Solutions Side 40

41 Faneblad Beløb Viser beløbene på linien i hhv. dkk og den valuta der måtte være på sagen. Højre del er summerne på linien, venstre del er enhedspriserne Faneblad Dimension. Viser de finansielle dimensioner og artsdimensionerne på posteringen Knapper på Posteringer. Bilag. Viser finansbilaget på posteringen. Bilagsreferencen blev indført ved opgraderingen i 2007, så kun posteringer bogført efter denne opgradering vil have en bilagsreference. Fakturabilag. Viser hvorledes fakturaen er posteret i kladden til finansen. Bilags referencen vil være aktiv på posteringer der er fakturerede. Originaldokument. Viser den kladde posteringen stammer fra. Acontolinier vil ikke have nogen reference til Originaldokument. Reguler post. Giver mulighed for at regulere den valgte post. Posteringer der ikke er fakturerede kan reguleres. Når man i TimePlus bruger begrebet regulering betyder det at eliminere posteringen. Knappen vil kun være aktiv hvis posteringen ikke er faktureret Igangværende arbejder. Igangværende arbejder er en meget central funktion i TimePlus. Alle registreringer der indtastes og bogføres i TimePlus vil optræde i Igangværende arbejder, med den salgspris der er på arterne, indtil saldoen på sagen faktureres, krediteres eller reguleres. Igangværende arbejder fra Forespørgsel, er blot én af de metoder der er til at vise IGV. I Sagskartoteket kan man tilsvarende starte en IGV kørsel, enten på en enkelt sag eller på flere sager der er udvalgt via almindelig Windows multiselect. Ved Forespørgsel på Igangværende arbejder kan data afgrænses på interval for afdeling, bærer, sag og periode. Dette gøres ved at trykke på knappen Udvælg. Endvidere vælges mellem visning af igangværende sager, afsluttede sager eller alle sager. Når afgrænsningsfelterne er udfyldt, beregnes saldi på sagerne ud fra de valgte kriterier. En rigtig god ting hvis man bruger Igangværende arbejder som grundlag for faktureringen, er at sætte markering i Sager hvor Igv. saldo er nul udskrives ikke, så vil kun de sager med en saldo forskellig fra nul blive vist, og det er enklere at danne fakturaforslag der er relevante. Deloitte IT Solutions Side 41

42 Da IGV forespørgslen løber alle sagerne igennem, vil kørslen tage noget tid, afhængig af hvor mange sager der skal gennemløbes. Derfor er der også mulighed for at lægge forespørgslen ind som en Batch kørsel, dvs en kørsel der starter på et forud defineret tidspunkt. For mere information om Batchkørsler henvises til standard Axapta materiale Igangværende arbejder, oversigtsbillede. Der vises en linie pr. sag. Øverst i billedet angives periodeintervallet, for de Igangværende arbejder. Nederst vises totaler for hver enkelt kolonne. Antallet af kolonner afhænger af den opsætning som den enkelte bruger har valgt som sin foretrukne visning. Opsætningen vælges ved et tryk på knappen Opsætning. I visningen herover er, af hensynet til overskueligheden, blot vist den almindelige visning, men i beskrivelsen efterfølgende er de mulige kolonner beskrevet. Deloitte IT Solutions Side 42

43 Igangværende arbejder Felter Mulige felter: Felt Beskrivelse Sag Sagens nummer. Navn Sagens navn. Debitorkonto Viser det pågældende debitorkonto nummer Navn Viser debitorens navn. Primo Igv. Igangværende arbejder ved periodens start. Hvis der ikke vælges en startdato, vil der vise start IGV typisk være 0, eller den primosaldo man lagde ind på sagen ved ibrugtagning. Kostpris Viser den kostpris der er på linien Honorar. Udlæg kostpris Viser den kostpris der er på linien Udlæg. Total omsætning kostpris Viser den samlede kostpris på liniens Udlæg og Honorar. Honorar Sum af medarbejdernes timer multipliceret med debiterings-satserne eller - med andre ord den salgsmæssige værdi af de timer, der er registreret på den pågældende sag i den valgte periode. Udlæg Summen af de udlæg, der er blevet registreret på sagen. En eventuel primosaldo vil også indgå her. Total omsætning Viser summen af Udlæg og Honorar på linien. Faktureret Summen af slutfaktureringer der er foretaget i perioden. Aconto Summen af det aconto fakturerede beløb. (aconto faktureret vil kun blive taget til indtægt i det omfang der registreres timer og udlæg med salgspris, eller der bliver foretaget en regulering eller en sagsafslutning) Total faktureret Summen af slut- og acontofaktureret. Regulering Summen af reguleringer på sagen. Igangværende arbejder Nettosaldo på igangværende arbejder for den angivne periode. Fastprisen er overskredet Sidste felt viser et gult udråbstegn hvis den faste pris på sagen er overskredet. Denne advarsel vælges med en Parameter Igangværende arbejder, Knapper Posteringer Viser de posteringer der er på den valgte sag, når du så ser sagsposterne, kan du foretage en regulering af enkelte sagsposter. Reguleringen vil dynamisk slå igennem i din aktuelle visning af IGV, se afsnit Fakturakladde. Knappen vil danne fakturaforslag på de sager du har valgt i visningen, og bringe dig direkte til fakturakladden. Sagsafslutning. Har du behov for at lave Sagsafslutning på en sag, stiller du dig blot på sagen i oversigten, og trykker Sagsafslutning, så får du afslutningsbilledet op, og du kan afslutte ved at regulere, og/eller du kan fremføre saldoen til en eller flere andre sager. Faktura. Tryk på Faktura og du får en oversigt over de fakturaer der er lavet på den sag du står på. Enkelt og ligetil. Budget. Du stiller dig på sagen, trykker Budget, og kan straks se budgettet på sagen, eller indlægge et nyt budget på sagen. Udskriv Deloitte IT Solutions Side 43

44 Udskriver oversigten over de Igangværende arbejder til printer, skærm eller andet efter standard Axapta metode. Opsætning. Giver den enkelte bruger mulighed for at til/fravælge kolonner i visningen af IGV Faktura Faneblad Oversigt. Viser TimePlus fakturajournalen Faneblad Linier Fanebladet Linier, viser linierne på den valgte faktura Faktura, Knapper Vis. Giver dig mulighed for at se originalfakturaen eller en kopi af originalfakturaen, som du kan udskrive til skærm eller printer eller sende som . Bilag. Viser finansposteringerne der er relaterede til den valgte faktura. Posteringer. Bringer dig til sagsposteringerne, hvor du har de muligheder, der er beskrevet under Sagskartoteket. Bogført moms. Viser dig de posteringer der er foregået med relation til moms. LD afsendelse. Giver mulighed for en elektronisk afsendelse af fakturaen via afsendelsesmodulet i LayoutDesigner (kræver at regnskabet er tilmeldt elektronisk fakturering ) Deloitte IT Solutions Side 44

45 6.4. Medarbejder statistik Udvælgelse På udvælgelses billedet vælger man den periode man ønsker at kigge på, trykker på knappen Udvælg for at lave en afgrænsning på medarbejderne. Hvis man ikke laver en afgrænsning, vil alle medarbejdere blive vist for perioden. Afgrænser man ikke på perioden vil alle posteringer i TimePlus blive vist. Der skal laves en datoafgrænsning for at kunne lave en periodeopdeling efterfølgende Statistik billedet Statistik billedet giver en masse muligheder for at kigge på posteringer og analysere på medarbejdere, sager, arter i specifikke perioder eller over flere perioder således at man kan se udviklingen. Se efterfølgende Indstillingsruden: Felt Faneblad Generelt Vis Totaler Kun Total Beskrivelse Her kan vælges mellem realiseret, Budget, eller Begge En markering vil vise totaler. Ingen markering så vises de enkelte poster. Deloitte IT Solutions Side 45

46 Udlæg Intern tid Produktivitet Dækningsbidrag Summer pr art Udvælgelse Fra dato / Til dato Art Markeres hvis Udlæg ønskes vist. En markering for at få vist Intern tid Markeres hvis eksterne timers andel af total ønskes vist. Markeres hvis dækningsbidraget ønskes vist. En markering viser subtotaler pr art. Den periode der skal kigges på. En datoafgrænsning er nødvendig for at kunne lave en periodeopdeling. Her kan vælges den eller de arter der ønskes inkluderet. Blank tager alle arter med. Faneblad Periode opdelt Aktiv Periode Antal perioder Vis antal Vis kostpris Vis salgspris Sæt en markering for at aktivere opdeling i perioder. Her vælges den periode der ønskes opdelt i, mulighederne er dag, uge, måned, kvartal, halvår og år Her skrives det antal perioder der ønskes vist. Som en enhed, dvs f.eks. Kvartal og 1 i antal vil dele den valgte periode op i kvartaler. Start dato og 3 mdr. frem er 1.periode, evt skævt antal dage bliver vist som næste periode!! Er en markering af om man ønsker at få vist antallet i perioderne. Sæt en markering hvis du vil se kostpriser i den valgte periodeopdeling Sæt en markering hvis du vil se salgspriser i den valgte periodeopdeling Visningsruden: Felt Total Totaler Type Medarbejder Sag Navn Antal Total kostpris Total salgspris Periodevisning Beskrivelse Vil være en markering hvis linien er en total. Viser det valg der er gjort Realiseret, Budget eller Begge. Viser typen af arter, Medarbejder eller udlæg Viser initialerne på medarbejderen Viser sagsnummer ved detaljeret visning (ej totaler) Sagens navn Antal enheder der er registreret Kostprisen i den valgte periode Salgsprisen i den valgte periode Periodevisningen vil afspejle de valg der er gjort i indstillingsruden Knapper Opdater. Ændringer i felterne Udvælgelse, vil kræve at denne knap aktiveres for at sikre visning af de aktuelle valg. Posteringer. Aktiv når der er valgt en specifik sag. Vil vise sagsposteringerne med de funktioner der er beskrevet i Sagskartoteket. Igangværende arbejder. Aktiv når der er valgt en specifik sag. Vis vise Igangværende arbejder på sagen, med de funktioner der er beskrevet under Igangværende arbejder. Budget. Viser det aktuelle budget på sagen, og giver mulighed for at oprette et budget. Deloitte IT Solutions Side 46

47 6.5. Forespørgsel, Flexsaldo. Viser alle posteringer der er relateret til flex. Har også et faneblad der viser aktuel saldo på alle medarbejdere. 7. Periodisk Under Periodisk er samlet nogle funktioner som man har brug for af og til Flyt sagsposteringer Faciliteten er beregnet til at flytte posteringer fra en sag til en anden i de situationer, hvor posteringer ved en fejl er posteret på en forkert sag, eller hvis en sag skal deles op i to sager. Det er en forudsætning for at kunne flytte posteringer, at de ikke er blevet faktureret. Såfremt dette er tilfældet, bliver posterne markeret som værende faktureret, og så fanger bordet og flytning er ikke mulig via denne funktion. Så må man den tunge vej rundt om en sagskladde og kreditere på den ene sag og postere på den rigtige sag. Når poster flyttes, sker det som en reel ompostering fra en sag til en anden, således at det er muligt at se, hvor posterne er ført hen. Posteringsteksten på den afgivende konto bliver Til sagsnummer og på den modtagende konto Fra sagsnummer Faneblad Oversigt. Deloitte IT Solutions Side 47

48 I Oversigtsbilledet vises stamdata Dato, Posteringstekst, Antal, Liniens kostpris og Liniens salgspris og Sag. Med piletasterne bladres til den sagspost, der ønskes flyttet. Eller man kan søge med standard søgefaciliteter. Under Ny Sag indtastes det sagsnummer der ønskes flyttet til; alternativt kan man klikke i feltet for at få vist en oversigt over oprettede sager. Der er mulighed for at vælge en Ny art. Log viser om der er en bemærkning i loggen, på fanebladet Log Fanebladene Generelt, Beløb, Dimension og Log. Se afsnit 5.1 Posteringer for en beskrivelse af disse faneblade Flyt sagsposteringer, knapper Marker. Kan bruges til at markere den post der ønskes flyttet, og på det nye billede der kommer op indtaste ny sag og evt. ny art. Man kan også blot indtaste den nye sag og den nye art i den relevante kolonne. Check Bruges til at undersøge om flytningen er mulig. Flyt Vil flytte de markerede poster fra den ene sag til den anden Funktionen Opret sager Kan bruges til at oprette en eller flere sager. Man kan udvælge en specifik Debitor sagerne skal oprettes på, eller en Sagsgruppe, og i Serie specificere hvad sagen skal hedde efter Debitornummeret Funktionen Opret ugekladde(r) Kan bruges til at oprette ugekladder for en eller flere medarbejdere, for en given periode. Antal kladder er bestemmende for hvor mange kladder pr medarbejder der vil blive oprettet. Deloitte IT Solutions Side 48