Organisationsbestyrelsesmøde nr. 1/2015 Onsdag den 28. januar 2015, kl Malervangen 1, Glostrup. 28. januar 2015

Transkript

1 Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 1/2015 Onsdag den 28. januar 2015, kl Malervangen 1, Glostrup. 28. januar 2015 Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Vibeke Rømming Mads W. Steiness under punkt 2-5 Afbud: Lars Jensen Dagsorden 0. Lukket punkt 1. Godkendelse af dagsorden 2. Budgetkontrol pr. 31. december Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 4. Evaluering af budgetprocessen i 2014 i forbindelse med budget Budget første udkast 6. Oversigt over underskrevne pantebreve 7. Aktionslisten 8. Årsberetning Afdeling 12 Gillesager/Lindeager - Oplæg til Helhedsplan, december Afdeling 13 Silergården - Betonsygdomme 11. Afdeling 13 Silergården - Tids- og handlingsplan for HP Dækning af udgifter til dispensation fra Energimærkning (EMO) 13. Orientering om status for etablering af individuelle vand og varmemålere i Tranemosegård 14. Planlægning af repræsentantskabsmøde i Tranemosegård den 19. maj 2015

2 15. Repræsentantskabsmøde i BO-VEST den 26. maj BO-VEST konference Orienteringssager Antenneforeningen, v/ulrik Brock Hoffmeyer 18. Orienteringssager BO-VEST, v/ Dorthe Larsen 19. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 20. Orienteringssager BL, v/allan Nielsen 21. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge 22. Orienteringssager fra administrationen 23. Næste møde 24. Eventuelt 0. Lukket punkt Bestyrelsen besluttede, at de ikke på nuværende tidspunkt vil sige ja til indstillingen. De ønsker mere afklaring, inden en endelig beslutning. 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Budgetkontrol pr. 31. december 2014 Bestyrelsen tog budgetkontrollen til efterretning. Der var et enkelt opklarende spørgsmål omkring besparelsen på udgivelsen af Tranemosegårdbladet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning. Budgetkontrol pr. 31. december

3 3. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Bestyrelsen tog oversigterne til efterretning. I forbindelse med tab ved fraflytninger, bedes administrationen undersøge, om der synes ens i alle afdelinger og om der stilles de samme krav til istandsættelsen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 4. Evaluering af budgetprocessen i 2014 i forbindelse med budget 2015 Bestyrelsen tog resultatet af spørgeskemaundersøgelsen til efterretning og godkendte en forenkling af evalueringen. Det blev aftalt, at administrationen kontakter Tranevænget og Gillesager/Lindeager med tillbud om et møde, omkring deres kommentarer til processen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager resultatet af spørgeskemaundersøgelsen til efterretning samt godkender, at evalueringen forenkles fremover. Beskrivelse: Som et led i en strategi om at højne kvaliteten af forløbet og samarbejdet om boligafdelingernes budgetter har administrationen gennem flere år spurgt afdelingsbestyrelserne om deres mening om processen. Også i 2014 er der gennemført en sådan spørgeskemaundersøgelse om budgetprocessens forløb. Spørgeskemaet blev mailet ud til afdelingens kontaktperson med en opfordring til, at skemaet blev behandlet på et møde i afdelingsbestyrelsen. Ud af 36 mulige afdelinger i BO-VEST har 25 afdelinger svaret på spørgsmålene om budgetprocessen i efteråret 2014 vedrørende budget Det er 6 besvarelser færre end sidste år, hvor 31 afdelinger besvarede spørgeskemaet. Det er administrationens vurdering, at både regnskabs- og budgetprocessen går væsentligt bedre, end da vi for tre år siden startede med at udsende evalueringsskemaer. Dog kan vi i forhold til sidste budgetevaluering se, at flere afdelinger i år har haft udfordringer, der enten er taget - eller skal tages - hånd om. Noget af kritikken kan skyldes, at der ikke har været ansat en ejendomsleder / mester, samt at der samtidig har været

4 nye medarbejdere i Driftsafdelingen i administrationen, der har skullet lære afdelingerne at kende. I evalueringen er der fra Tranemosegårds afdelinger ikke indkommet svar fra Maglelund og Silergården. Disse afdelinger er blevet rykket pr. mail. Tranehaven har været uden afdelingsbestyrelse under budgetprocessen og har derfor ikke kunnet besvare evalueringsskemaet. De afdelinger, som har kritik til processen, vil blive kontaktet af administrationen, så administrationen kan få uddybet kritikken/besvarelsen og dermed få mulighed for at forbedre de kommende processer for regnskab og budget. Evalueringer af budget- og reqnskabsproces fremover Den nuværende evaluering er blevet kørt over en årrække nu, og det er vanskeligt at få afdelingerne til at svare på spørgeskemaet. På BO-VEST bestyrelsesmødet den 15. december 2014 blev det besluttet, at evalueringen forenkles fremover - for eksempel, at afdelingerne kun skal svare, hvis de er utilfredse med noget i budget - eller regnskabsprocessen. Resultatet af evaluering af budgetprocessen for afdelingsbudget 2015 Evaluering af afdelingernes budgetproces for budget Kommentarer til resultatet. 5. Budget første udkast Bestyrelsen godkendte budgetudkast 2016 og behandler budget 2016 på næste møde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender budgetudkast 2016 herunder budgetforudsætningerne. Budget første udkast Forudsætninger for budget første udkast 6. Oversigt over underskrevne pantebreve Bestyrelsen tog oversigten til efterretning. 4

5 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Oversigt over underskrevne pantebreve 7. Aktionsliste Bestyrelsen tog aktionslisten til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Aktionslisten 8. Årsberetning 2014 Bestyrelsen godkendte indhold til Årsberetning Dorthe Larsen omdelte en liste med de emner, hun vil skrive om i sin beretning og modtog gerne flere emner. Allan Nielsen nævnte BIB. Bestyrelsen ønsker, at beretningen først omdeles til beboerne den 21. maj, efter den er godkendt af repræsentantskabet den 19. maj. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender indhold og tidsplan til Årsberetning Beskrivelse: Arbejdet med årsberetningen er lidt anderledes i år, pga. den indledende beslutningsproces mht. at nedbringe omkostningerne ved at udgive beretningen. Den indledende proces betyder, at selve arbejdsprocessen denne gang kortere end tidligere. Vedlagt dette notat er udkast til indhold og en tidsplan. Der er fokuseret på indhold tilsvarende tidligere års beretninger. Indholdet produceres af kommunikationsafdelingen, dog står økonomiafdelingen for de sider, der handler om økonomiske beretninger og resultatopgørelser. Da formatet denne gang ændres til A4, bliver det muligt at gå ned i sidetal og derved 5

6 opnå den ønskede besparelse. Indholdet er på 32 sider. Det kan dog vise sig nødvendigt at øge sidetallet til 36, hvis beretningen viser sig at være for tung med kun 32 sider, men det vil ikke gå ud over ønsket om at nedbringe omkostningerne. Udkast til indhold i Årsberetning 2014 Tidsplan for Årsberetning Afdeling 12 Gillesager/Lindeager - Oplæg til Helhedsplan december 2014 Bestyrelsen tog status vedr. helhedsplanen til efterretning. Administrationen skal være opmærksom på, at der skal tages højde for udlejning vedr. permanent genhusning, hvis helhedsplanen kommeri gang samtidig med T13 s HP4. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager status vedrørende helhedsplan for Gillesager/Lindeager til efterretning. Beskrivelse: Der er udarbejdet et oplæg til en helhedsplan for Tranemosegårds afd. 12 Gillesager/Lindeager, som er fremsendt til Landsbyggefonden i december Oplægget er gennemgået og godkendt af afdelingsbestyrelsen i november og december Grundlaget for helhedsplanen er: Helhedsplan er udarbejdet med udgangspunkt i den "foreløbige ansøgning om renoveringsstøtte fra oktober Landsbyggefondens opfordringer fra besigtigelsen d. 21. august 2011 er indarbejdet i helhedsplansforslaget. Økonomien: Det økonomiske grundlag for den fremsendte helhedsplan er udarbejdet i august 2013,(revideret budgetark af 28. august 2013), og er et overslagsbudget på hele helhedsplanens indhold. Det lyder på en samlet udgift på 342 millioner kroner. Landsbyggefonden har senest meddelt, at der er afsat t.kr i støttede lån med forventet tilsagn i 2016 Der er således en betydelig forskel mellem oplæg til helhedsplan og de af Landsbyggefonden afsatte midler. Der må derfor imødeses en intensiv dialog med Landsbyggefonden om at få projektet og de økonomiske rammer til at mødes. 6

7 Foreløbig tidsplan: o Oplæg til Helhedsplan december 2014 fremsendt til LBF uge o Budget, støtteordninger og projektet omfang afstemmes med Landsbyggefonden jan.-sep o Udarbejdelses af skema A efterår 2015 Godkendelse af budget (skema A) på ekstraordinært beboermøde 4. kvt Skema A fremsendes til Albertslund Kommune Tilsagn fra Landsbyggefonden 2016 Forslag til helhedsplan, december Afdeling 13 Silergården - Betonsygdomme Bestyrelsen ønskerat administrationen undersøger, om Al-gruppens og TNT s opgave har været den samme, og hvorfor resultaterne af undersøgelserne er så forskellige? Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: På bestyrelsens møde den 2. december 2014 blev administrationen anmodet om nærmere at redegøre for, hvorfor der er forskel på vurderingerne om betontilstand på højhusfacader fra henholdsvis tnt arkitekter a/s og Ai a/s samt vurdere, hvorvidt bygherren har "fået det, der er betalt for fra de tekniske rådgivere. Der skal indledningsvis redgøres for baggrunden for de gennemførte undersøgelser. Baggrund og forløb af undersøgelser: 01. november 2012 FASE 1: Opgaven omfatter bygningsgennemgang, facadeundersøgelser af højhuse med rådgiver tnt. 14. marts 2013 FASE 2: Opgaven omfatter bygningsgennemgang af lavhuse, rækkehuse mv. med rådgiver Ai. December august 2014 ('behandlingstid )

8 Landsbyggefonden gennemgår økonomi og dokumentation for den byggetekniske gennemgang fase 1 og fase 2. August 2014 udfærdiger sbs et statusnotat efter møde mellem sbs - Landsbyggefonden, her refereres til at Landsbyggefonden påpeger, at tunge facadeelementer støttes med 25 %. Der kunne iværksættes yderligere destruktive prøver med henblik på at påvise et større omfang af fejl/svigt og betonsygdomme. Den øvrige energioptimering og arkitektoniske opgradering er ikke støtteberettiget. Hvis der kan påvises skader i større omfang, kan der blive tale om opretningsstøtte i et større omfang end de 25 % (svarende til omfanget af skader, der kan påvises). Det er en betingelse for støtten (selv for de 25%), at der kan vises et nærmere detaljeret facadeudtryk. På den baggrund har den administrative projektgruppe og SBS foranlediget, at rådgiverfirma Al har foretaget yderligere undersøgelser. Disse er dokumenteret i statusnotat, dateret den 27. august Notatet blev forlagt FBU (det fælles byggeudvalg) den 9. september Sept Ai - visuelle undersøgelser igangsættes. Disse supplerende undersøgelser skal afklare, om facadernes generelle tilstand er blevet forværret siden udarbejdelsen af tilstandsrapporter FASE 1 i november 2014 Ai - destruktive undersøgelser med afsluttende notat ultimo november 2014 iværksættes afspærringer rundt om alle højhus facaderne i BSP. I tnt s rapport af den medtages betonskader jf. nedenstående uddrag: Betonfacader: Der findes diverse skader på betonen, slåede hjørner osv. Der findes revner og afskalninger af betonen. Betonfacader: - har observeret diverse skader, i de fleste tilfælde enkelte dæklagafskalninger over armeringsjern. I vandrette samlinger mellem elementer ligger enkelte små afslåede stykker af beton som falder ned med tiden. Disse små skader skal udbedres og fri liggende betonstykker skal fjernes. tnt skriver slutteligt; Det anbefales at slå flere renoveringsarbejder sammen på grund af den relative høje udgift til stillads. Som alternativ kan overvejes at efterisolere samtlige betonfacader. Omkostningerne til afspærring og overdækning køres over byggesagen (HP4). I Ai s notat af 20. november 2014, hvori også indgår vurderinger fra Force fremgår følgende:... at der er risiko for at løstsiddende betonskaller kan falde ned på terrænet omkring højhusene. Ai og Force har vurderet, at der er risiko for personskade, og at området omkring alle tolv højhuse derfor bør afspærres. 8

9 Projektgruppen har valgt at læne sig op af rapporten fra Ai med højest risikovurdering, da denne direkte har påpeget risiko for personskade. Det er aftalt med SBS, at der på det kommende møde i projektgruppen vil blive drøftet om tnt skal anmodes om at fremkomme med deres bemærkninger til Ai s anbefalinger om behovet for akuttiltag for at få nuanceret de tekniske vurderinger. Det er umiddelbart administrationens vurdering, at forskellen i de to tekniske vurderinger dels kan skyldes en reel forskel i den faglige vurdering af tilstanden, men, at det formentlig også kan tilskrives, at der i grundlaget for Ai s undersøgelser var et særligt fokus på at undersøge betonfacaderne mere dybtgående. Dette på baggrund af muligheden for at få undersøgt om der var grundlag for at få ændret fondens fordeling af støtte. Det er således tillige administrationens vurdering, at der ikke for nuværende er grundlag for at påstå, at de to teknikerfirmaer ikke har ydet en faglig kvalificeret rådgivning. 11. Afdeling 13 Silergården - Tids- og handlingsplan for HP4 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Det er vigtigt, at alle beboere inviteres til et orienterende møde under beboerprocessen. Der skal afholdes ekstraordinære beboermøde i juni (orienterende) og september måned (besluttende). Septembermødet må ikke lægges sammen med budgetmødet Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orientering om en forceret proces omkring ansøgning om skema A med henblik på tilsagn i 2015, til efterretning. Beskrivelse I Sbs notat af 16. oktober 2014 om afklaring af forskellige forhold efter møde med Landsbyggefonden, LBF, fremgår bl.a. følgende:... af hensyn til fondens finansieringsmuligheder skal HP4 etapeopdeles. Fonden har ikke mulighed for at give skema A-tilsagn for alle de tolv højhuse inden for ét års støtteramme (hverken i 2015 eller 2016). Der kunne blive tale om følgende etapeopdeling. De fem PCB-berørte højhuse kan få skema A-tilsagn i 2015 eller KTH oplyste, at det vil være en fordel for boligselskaberne, hvis skema A-tilsagnet for de fem PCB-berørte højhuse kan godkendes allerede i Dette skyldes, at Landsbyggefonden s samlede støtteramme for 2015 og 2016 allerede erkendt, mens støtterammen for 2017 og frem endnu ikke er fastlagt 9

10 På FBU mødet (det fælles byggeudvalgsmøde) den 9. december 2014, blev handlingsplan, herunder oplæg til 2015 tidsplan fremlagt og det blev besluttet, at 2015 skal være året, hvor det første skema A, omfattende de pcb-berørte højhuse, bliver godkendt under HP-4 sagen. Sbs skal herefter fremkomme med oplæg til detaljeret tidsog procesplan ud fra en forudsætning om skema A tilsagn inden udgangen af Sbs har overfor FBU og projektgruppen pointeret, at denne 2015 tidsplan har som overordnet forudsætning, at der arbejdes med komprimerede beboer- og beslutningsprocesser. For at tidsplanen kan nå at blive godkendt af boligorganisationerne, skal der være en intensiv beboerproces ad to omgange. Foreløbigt er beboerprocesserne planlagt til at ligge i henholdsvis februar og maj Det påregnes, at beboerprocessen for højhus-designet kommer til at foregå mere eller mindre kontinuerligt hele foråret. Beboerprocessen for den endelige designmanual kommer til at løbe sideløbende med den intensiverede beboerproces for højhusene. Processen med at udvikle designmanual kan eventuelt strække sig over længere tid. Beboerprocessen aftales i detaljer med designkonsulenten. Denne opdeling sker af hensyn til prissætningen af skema A og den pressede tidsplan for de PCB-ramte højhuse. Ud over de to perioder med beboerinddragelse henover foråret 2015 er der i tidsplanen indlagt en måned, hvor der kan foregå orienterende beboermøder i afdelingerne. Der er sat lidt under en måned af i august til beslutninger på afdelingsbestyrelsesmøder og i organisationsbestyrelserne, og der er sat en måned af til besluttende beboermøder i de forskellige boligafdelinger i september planen har som forudsætning, at LBF og Brøndby Kommune er indstillet på at godkende skema A ansøgning på et meget tidligt projektgrundlag tilsvarende som det, der er sket i projektet omkring renovering af Bellahøj bebyggelsen. LBF har stillet sig positive over for en sådan proces, men tager dog forbehold for, at der kan ske godkendelse af ansøgningen på det projektgrundlag, der tidsmæssigt kan nås til 1. oktober Den forcerede tidsplan indebærer, at skema A ansøgning skal fremsendes omkring 1. oktober Tidsplanen forudsætter endvidere, at der snarest indgås aftale med Domus Arkitekter. En detaljeret tidsplan for den forcerede proces for 2015 forelægges FBU, på møde den 13. januar Dækning af udgifter til dispensation fra Energimærkning (EMO) Bestyrelsen besluttede, at afdeling 12 Gillesager/Lindeager selv afholder udgiften. 10

11 Bestyrelsen ønsker en orientering om, hvor mange penge der er brugt i hver afdeling til EMO-rapporter. Administrationen indstiller, at bestyrelsen beslutter om afdelingen selv skal afholde udgiften eller om Tranemosegårds arbejdskapital dækker udgifterne til dispensationsansøgning og tilhørende administration for afdelingen 12 Gillesager/Lindeager. Beskrivelse: Det har siden 2011 været lovpligtigt at energimærke boligejendomme igennem Energimærkningsordningen (EMO). Eftersom ingen af afdelingerne i BO-VEST havde en gældende mærkning, blev opgaven med energimærkning af alle afdelinger derfor sendt i fælles EU-udbud i Arbejdet blev udført i løbet af 2014 og er nu gennemført for alle afdelinger. I forbindelse med vedtagelsen af det fælles EU-udbud blev det besluttet i organisationsbestyrelserne at søge om dispensation for energimærkningen for de afdelinger, der stod overfor større renoveringer og helhedsplaner. BO-VEST og Kuben Management stod for disse ansøgninger til Energistyrelsen, der blev indgivet i marts For Tranemosegård drejer det sig kun om afd. 12 Gillesager/Lindeager. Energistyrelsen gav i november 2013 afslag på de fleste ansøgninger med den begrundelse, at informationerne fra energimærkningen kunne være relevante i forberedelsesarbejdet til renoveringer og helhedsplaner. Baggrunden for denne indstilling er, at BO-VESTs bestyrelse den 12. december 2013 besluttede følgende: "Der vil blive udarbejdet indstillinger til det tre organisationsbestyrelser om, at det skal besluttes, om det er afdelingerne eller organisationerne, der skal dække udgifterne til dispensationsansøgningerne for de afdelinger, som ikke har opnået dispensation." Økonomi og ressourcer: Udgiften til Kuben Management samt tilhørende tidsforbrug internt i administrationen beløber sig til kr ,00 pr. afdeling, i alt kr ,00. Alle andre udgifter til energimærkning er blevet afholdt af afdelingerne selv (herunder honorar til energikonsulenter, udgifter til EU-udbud af opgaven, administration hos BO VEST, etablering aftegningsarkiv mv.). 11

12 13. Orientering om status for etablering af individuelle vand og varmemålere i Tranemosegård Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen om status for etablering af individuelle vand og varmemålere i Tranemosegård til efterretning. Beskrivelse: Der refereres til tidligere beslutning på bestyrelsesmøde nr. 5 fra december 2013, hvor bestyrelsen blandt andet gav tilsagn om anvendelse af trækningsret til finansiering af målere. I forbindelse med udløb af tidligere indhentede dispensationer skal der ifølge lovgivningen monteres individuelle varmemålere. Endvidere er der krav fra EU om, at der skal udføres forbrugsregnskaber mere end en gang om året, højst sandsynligt en gang i kvartalet. Disse krav fra EU er i høring i DK og endnu ikke indarbejdet i lov. Det er administrationens vurdering, at det ikke vil være muligt at opnå ny dispensation. Administrationen har udarbejdet en oversigt og status på etablering af vand og varmemålere: Org. # Afdeling Varme koldtvand varmtvand Antal boliger 1953/ TMG 3 Maglelund Byggesag 2015 Byggesag TMG 4 Tranehaven Byggesag 2014 Byggesag TMG 6 Moserne TMG 12 Gillesager/Lindeager TMG 13 Silergården (T13) TMG 15 Gurrelund/Bjerrelund Tranevænget: Har etableret både varmt vand og varme målere. Maglelund: Tranehaven: Har på afdelingsmøde den 8/ besluttet at etablere individuel måling. Vandmålere bliver etableret i forbindelse med byggesag om vandinstallation i Varmemålere foreslås i fællesudbud i Er i gang med etablering af vandmålere i forbindelse med byggesag. Etablering af varmemålere udføres på afdelingsniveau således, at man monterer samme type som den valgte vandmå- 12

13 ler, da fjernaflæsningsmoduler til de allerede etablerede vandmålere også kan bruges til varmemålerne. Moserne: Gillesager: Silergården: Der pågår undersøgelse af vandinstallationers tilstand. Det forventes at vandinstallationer skal skiftes og måleropgaven derfor indgår i denne byggesag. Vandmåler henvises til helhedsplan og det anbefales at søge dispensation, så opgave med målere følger denne helhedsplan. Varme og vandmåler henvises til helhedsplan (HP4) og det anbefales at søge dispensation, så opgave med målere følger denne helhedsplan. Gurrelund/Bjerrelund: Har hverken etableret vand eller varmemålere. Varmtvandsmålere skal være installeret senest 31/ Der er ikke krav om etablering af koldtvandsmålere. På ovenstående grundlag anbefaler administrationen, at opgaven med etablering af varmtvandsmålere udføres på afdelingsniveau og at følgende afdelinger tilbydes mulighed for fællesudbud i forbindelse med etablering af varmemålere: 3, 4, 6, 12 og 15. Fællesudbuddet vil være EU udbud. Der vil blive fremlagt forslag på førstkommende afdelingsmøde om hvorvidt afdelingen ønsker at søge dispensation og hvorvidt man vil deltage i fællesudbud. Udgifter til gennemførelse af fællesudbud, der vil udgøre ca kr. vil blive fordelt og indgå i anlægsbudget for hver af de respektive afdelinger. Fællesudbud forventes at kunne gennemføres i perioden juni - november 2015 med henblik på installation i afdelinger herefter. Individuel måling kan således ske fra varmesæsonen Brøndby Kommune vil blive orienteret om denne tidsplan og det forventes ikke at give anledning til bemærkninger i forhold til udløb af dispensationen. Udgifter til rådgiver for beregning af om udførelsen af individuel måling er rentabel, og ansøgning om ny dispensation er ca samlet for alle afdelinger. 14. Planlægning af repræsentantskabsmøde i Tranemosegård den 19. maj 2015 Bestyrelsen diskuterede afholdelsen af repræsentantskabsmødet. 13

14 Bestyrelsen indstillede Dorthe Larsen, Hugo Thuge og Stig Rasmussen til genvalg. Administrationen kontakter Torben Saxtorf, om han vil være dirigent til mødet. Allan Nielsen kontakter Jens Frid, om han vil være kritisk revisor. Administrationen kontakter suppleanterne, om de ønsker at stille op igen. Bestyrelsen overvejer hvilket temaemne, der kunne tages op på mødet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer afholdelsen af repræsentantskabsmødet den 19. maj Beskrivelse: På repræsentantskabsmødet den 21. maj 2014 blev der efter mødet afholdt et temamøde om klimaudfordringer. Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til, om der igen i år, skal afholdes et temamøde i forbindelse med repræsentantskabsmødet. På valg til bestyrelsen er: Formand Dorthe Larsen Bestyrelsesmedlemmer Hugo Thuge og Stig Rasmussen Suppleanter på valg er Hanne Schiøler afdeling 4 og Birgitte Mortensen afdeling 12. Referat af repræsentantskabsmødet den 21. maj Repræsentantskabsmøde i BO-VEST den 26. maj 2015 Bestyrelsen diskuterede afholdelsen af repræsentantskabsmødet og indstillede Dorthe Larsen og Hugo Thuge til genvalg. Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer afholdelsen af repræsentantskabsmødet den 26. maj På valg til bestyrelsen er: Næstformand Dorthe Larsen Bestyrelsesmedlemmer Hugo Thuge og Jørgen Fahlgren Suppleanter på valg er Helle Winkel (førstesuppleant) og Svend Larsen (andensuppleant) 14

15 Referat af repræsentantskabsmøde den 27. maj BO-VEST konference 2015 Bestyrelsen valgte Hugo Thuge og Lars Jensen som repræsentanter til konferenceudvalget. Administrationen indstiller, at bestyrelsen vælger repræsentanter til konferenceudvalget, der skal planlægge konferencen. Beskrivelse: Der skal igen i år afholdes BO-VEST konference til efteråret. I BO-VEST bestyrelsen er det besluttet, at hver organisationsbestyrelse kan stille med op til 2 personer som deltagere i konferenceudvalget. 17. Orienteringssager Antenneforeningen v/ Ulrik Brock Hoffmeyer Bestyrelsen tog orientering til efterretning. Gadekæret er nu kommet med i Antenneforeningen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Orienteringssager BO-VEST v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15

16 20. Orienteringssager BL v/allan Nielsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Orienteringssager fra administrationen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ulrik Brock Hoffmeyer gav en mundtlig uddybning af afskedigelsesrunden i BO-VEST. Solceller I Tranehaven skal der træffes en principbeslutning, om de ønsker solceller på deres nye tag, således, at det kan forberedes til det. Det samme gælder for Moserne. I Tranevænget skal det undersøges, om deres tag kan holde til at på etableret solceller og det skal undersøges om afdelingen ønsker solceller opsat på tagene. Tranehaven og Moserne - tagudskiftning Der mangler en pris på kun tagudskiftning. Der ønskes en oversigt over hvad det kommer til at koste i huslejestigning med et lån på 30 år. Hvis taget renoveres, hvor lang tid kan det så holde og hvad sker dermed vedligeholdelsen efter det 6. år? Hvilken belåningstype kan bedst betale sig? Fraflytningssag Administrationen skal undersøge status på lejemålet Lena's Smørrebrød, om lejemålet er opsagt og om der kommer lejetab. 16

17 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Tranehaven - tagudskiftning På bestyrelsesmødet den 24. september 2014 godkendte bestyrelsen, at der skulle arbejdes videre med tekniske undersøgelser med henblik på udarbejdelse af konkret beslutningsoplæg omkring udskiftning af tagbelægning. På det tidspunkt var afdelingen uden afdelingsbestyrelse, hvorfor det var organisationsbestyrelsen, der varetog denne opgave. Bestyrelsen anmodede endvidere om, at muligheden for etablering af solceller i forbindelse med en tagudskiftning blev undersøgt nærmere. På baggrund af denne beslutning indgik administrationen aftale med ingeniørfirma Gaihede om at supplere deres undersøgelse af taget fra juli 2014 med et prissat forslag til tagudskiftning. Der foreligger rapport af november 2014 fra Gaihede. Rapporten er udsendt til bestyrelsen som bilag. Gaihede har kalkuleret på tre forskellige modellerfor udskiftning, hvor forskellene handler om omfanget af supplerende arbejder på facademurværk, gavle og trappetårne, arbejder, der som følge af de betydelige udgifter til stillads kan være totaløkonomisk fornuftige at gennemføre samtidig med tagarbejdet. De samlede udgifter, inkl. omkostninger beregnet af administrationen, beløber sig til mellem 60 og 77 mio. kr. Parallelt har administrationen anmodet ingeniørfirma Alectia om at foretage en indledende såkaldt screening (fase 1) af afdelingen, for at vurdere muligheder for etablering af solceller. Alectia er valgt på baggrund af administrationens erfaringer med Alectia i andre sager om solceller, bl.a. det store projekt i Silergården. Alectia s notat af 19. december 2014 er udsendt til bestyrelsen som bilag. Det fremgår, at Alectia vurderer, at afdelingen er meget egnet til solceller. Ønsker afdelingen, at der skal arbejdes videre med dette forslag skal der gennemføres en fase 2, der omfatter nærmere vurdering af anlægsstørrelse, statisk undersøgelse af tagkonstruktion for vurdering af bæreevne, kortlægning af el-struktur i afdelingen samt lokalplanforhold. På møde den 15. januar 2015 med den nye afdelingsbestyrelse, fremlagde administrationen Gaihedes rapport om tagudskiftning og Alectia's notat om solceller. Fremlæggelsen skete som en introduktion til de projekter, der arbejdes med i afdelingen, der udover de her nævnte omfatter projektet med udskiftning afvandinstallationer, forslag om nyt beboerhus fælles med Trannevænget samt sagen om de fejl- og mangelbehæftede altaner. Umiddelbart gav afdelingsbestyrelsen udtryk for stor bekymring for afdelingens økonomi med udsigt til så omfattende nødvendige investeringer med store huslejestigninger til følge. Det aftaltes, at afdelingsbestyrelsen senere på samme møde ville drøfte deres interne organisering omkring de forskellige projekter. Der aftales herefter særlig møderække for nærmere drøftelse af projekter og økonomi m.v. 17

18 Rapport fra Gaihede Notat fra Alectia Moserne - tagudskiftning På bestyrelsesmødet den 24. september 2014 opfordrede bestyrelsen til, at administrationen tog kontakt med afdelingsbestyrelsen i Moserne for at foreslå, at der blev gennemført samme undersøgelser aftag m.v. som i Tranehaven. På et møde med afdelingsbestyrelsen den 11. november 2014 drøftedes både forslag om tagundersøgelse samt andre forhold i afdelingen, i det der er tegn på, at afdelingen udover behov for tagudskiftning tillige har problemer med nedslidte og utilstrækkelige vandinstallationer. Det aftaltes, at administrationen skulle anmode Gaihede om at foretage undersøgelser aftaget på samme måde, som det var sket i Tranehaven og, at det skulle suppleres med undersøgelse afvandinstallationen. Dette arbejde pågår og er aftalt rapporteret overfor administrationen primo februar Afdelingsbestyrelsen godkendte endvidere, at Alectia foretog screening af mulighederne for etablering af solceller. Screeningen er foretaget og konklusionen er den samme som i Tranehaven. Så snart rapporten fra Gaihede foreligger, vil administrationen fremlægge den for afdelingsbestyrelsen og indlede drøftelser omkring prioritering af projekter i sammenhæng med afdelingens samlede økonomiske situation og huslejeudvikling. Status på gældrådgiverteamets arbejde Samlet set har der i 2014 været 2 udsættelser i Tranemosegårds afdelinger. En nærmere fordeling mellem afdelingerne kan ses i vedlagte bilag. Der er i forbindelse med årets afslutning udarbejdet et fælles notat om gældteamets arbejde i alle BO-VEST afdelinger i sidste halvdel af Notatet vedlægges til orientering. Gældeteamets arbejde evalueres i juni Status på Gældsrådgivningen i 2014 inkl: Bilag 1: Åben rådgivning i afdelingerne Bilag 2: Antal udsættelser i afdelingerne Bilag 3: Metodeoversigt Status på rammebetingelserne for solcelleanlæg Det er en målsætning i BO-VESTs handlingsprogram for at gøre det lettere for afdelingerne at overveje og etablere elproducerende solcelleanlæg. Silergården/T13 i Brøndby Strand har siden 2013 haft ønske om etablering af et større anlæg (et af landets største), og anlægget er projekteret, men en række barrierer har sat projektet på pause. Silergårdens projekt tjener som en slags udgangspunkt for resten af BO-VESTs afdelinger, da problematikkerne ofte vil være de samme - erfaringerne fra denne sag kan bruges, når andre interesserede afdelinger i fremtiden vil kigge nærmere på mulighederne for egne solcelleanlæg. 18

19 Overordnet status: Der er visse fremskridt for rammebetingelserne for solcelleanlæg i den almene sektor, men en del afklaring resterer. Økonomien for solcelleanlæg i vore afdelinger - og dermed hvor, det kan være relevant at etablere - er ikke særlig gennemskuelig lige nu. EU har endelig godkendt den danske støttelovgivning, så man fra næste år kan sælge overskydende el fra solcelleanlæg tilbage til elnettet med et pristilskud. Det er ikke nødvendigvis afgørende for økonomien i anlæggene, men en hjælp. Det har indtil videre givet problemer i Silergården, at afdelingen består af separate bygninger, der er forbundet via det offentlige elnet (DONGs elkabler i jorden). Man må nemlig ikke fordele den producerede el fra solcellerne på bygningernes tage herigennem. Hidtil har vi overvejet et lille solcelleanlæg til hver opgang og lignende lappeløsninger. BL har gang i et større lobbyarbejde i Folketinget og hos Energistyrelsen for at løse denne barriere. De melder, at deres løsningsforslag er modtaget positivt. I forslaget afregnes hele produktionen med solceller på et centralt punkt for hver time, således at hele afdelingen får glæde af den producerede el samt de indtægter, der vil være fra overskyende produceret el (virtuel afregning, kaldes det). Ifølge BL kræves en række lovændringer, for at denne model kan blive en realitet, og Finansministeriet skal også overbevises. De håber, det vil ske i løbet af der er dog ingen garantier om noget, ej heller tidshorisonten. En overgangsordning, hvor man kan få driftstilskud til at etablere anlæg under de nuværende besværlige betingelser, er ved at blive udarbejdet. Om den er attraktiv, må tiden vise. Administrationen i BO-VEST arbejder løbende - i samarbejde med vores rådgiver Alectia - med at afgøre, hvornår det vil være rentabelt at gå videre med projektet i Silergården. Og dermed også andre afdelinger i BO-VEST. Status på udsættelser - december 2014 Antal udsatte i december måned som følge af økonomiske forhold: - Fordelt på organisationer: VA: 4 udsættelser Tranemosegård: 0 udsættelser AB: 0 udsættelser - Fordelt på afdelinger: Askerød: 1 Galgebakken: 1 19

20 Gadekæret: 1 Grønningen: 1 Status på udsættelser for året 2014 Status på ledige lejemål i Tranemosegård pr. 31. december 2014 Antal ledige lejemål Boliger: 0 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Kommentarer til lejemål: Følgende lejemål giver lejetab pga. udlejningsproblemer. Tranevænqet tv. Lejetab: 1. fe b ru a r-31. marts 2014 kr ,00 Opsigelses- og fraflytningsstatistik Statistik for januar - december Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Laura Juvik, projektleder i Byg, Peter Nybom, projektleder i Byg, Anne Galthen, jurist i Kommunikation og Udvikling, Boligafdelingerne: Michael Egelund, ejendomsmester i Tranehaven, Fratrædelser Administrationen: Thomas Grage, projektleder i Byg, Erik Cederberg, Øko, Lars Skovenboe, Øko, Marianne Jørgensen, Løn, Pia B. Westergård, Bolig,

21 Boligafdelingerne: Ingen 23. Næste møde Næste møde i organisationsbestyrelsen er onsdag den 15. april Eventuelt Der afholdes styringsdialogmøde med Brøndby Kommune den 18. februar 2015, hvor også borgmesteren deltager. Glostrup den 28. januar