Best Practice for administratormodulet i REJSUD

Transkript

1 Best Practice for administratormodulet i REJSUD 30. oktober 2009 Den løbende opdatering af konfiguration samt bruger- og rettighedsstyring i REJSUD foregår via et administratormodul. Ansvaret for denne opgave bliver derved til dels lagt ud til den enkelte institution. Denne vejledning opsætter de generelle rammer for, hvordan arbejdsopgaven bør udføres i institutionerne. Da de statslige institutioner imidlertid er meget forskellige, er det klart at vejledningen i nogle tilfælde ikke vil være retvisende. Det anbefales dog, at institutionerne overvejer forslagene i nærværende vejledning, og kun i velbegrundede tilfælde afviger herfra. Hvem kan bruge vejledningen? Vejledningen er henvendt til de medarbejdere som arbejder med administrationen af det nye fælles rejseafregningssystem i institutionen, men vil også være relevant for de medarbejdere der tilrettelægger arbejdsgange og processer for rejseafregning. Hvor mange administratorer? Adgang til administratormodulet gives kun til de medarbejdere, som Økonomistyrelsen og den enkelte institution har givet tilladelse til at måtte gennemføre systemadministration. Det anbefales, at adgangen begrænses til få personer, med en central rolle for institutionens rejseafregning. Der må gerne være sammenfald mellem administratorer og superbrugere, men der skal ikke nødvendigvis være det. Der er fra økonomistyrelsens side bestemt, at hver institution får uddannet to administratorer. Hvis institutionen ønsker flere administratorer uddannet er det muligt, men skal ske for egen regning. Behovet for administratorer vil nødvendigvis afhænge af institutionens forhold, såsom antal rejsende, omsætningshastigheden af brugere, samt de valgte institutionelle processer for rejseafregningssystemet. Opsætning af generelle indstillinger Adgangskode Administratormodulet giver administratoren mulighed for at opsætte formatet for adgangskoder til systemet. Der findes fire forskellige opsætningsmuligheder med forskellige grader af kompleksitet og sikkerhed. Det anbefales at formatet for adgangskoder sættes på det højeste niveau (-199<værdi<-100), hvilket betyder at koderne skal indeholde tal, bogstaver og specielle tegn. Længden af koderne bør minimum sættes til 6 tegn, og antallet af dage der maksimalt må gå før en kode udskiftes bør højest være 90. Sidelink

2 Administratormodulet gør det muligt at placere links i REJSUD s navigationspanel. Side 2 af 6 Det anbefales, at dette link fører til institutionens rejsepolitik/rejseinstruks med henblik på, at kunne guide brugerne i tilfælde af problemer med deres rejseafregning. Satser og diæter Satser og diæter for transport- og rejsegodtgørelse er ved leveringen angivet i REJSUD systemet. Disse satser er opsat i overensstemmelse med satsreguleringscirkulæret, og de bør ikke ændres af institutionens administratorer. I tilfælde af at satsreguleringscirkulæret ændres, sker opdateringen fra centralt hold, og vil derefter automatisk blive anvendt i institutionens rejseafregning. Hvis institutionen ønsker at ændre satser eller diæter, så de afviger fra de på forhånd angivne i REJSUD, skal det først foreligges og aftales med Økonomistyrelsen.

3 Opsætning af rejseformål Administratormodulet giver institutionen mulighed for at oprette og vedligeholde en liste med forskellige rejseformål. Rejseformålet er styrende for rejsegodtgørelsen, samt om måltider er betalt af arbejdsgiver eller ej. Der skal for hvert rejseformål tages stilling til, om der skal beregnes time- /dagpenge for formålet, eller om rejsen ikke giver adgang til rejsegodtgørelse. Om et specifikt rejseformål udløser rejsegodtgørelse, vil være styret af bestemmelserne i den enkelte institution. Hvad angår måltider, anbefales det, at alle måltider for alle rejseformål sættes til at være arbejdsgiverbetalt. Dette betyder, at den rejsende aktivt skal angive, hvilke måltider på en rejse der ikke er blevet betalt af arbejdsgiveren. Formålet med dette er, at institutionen derved ikke fejlagtigt kommer til, at betale godtgørelse for måltider der er arbejdsgiverbetalt. Side 3 af 6 Opdatering og vedligeholdelse af databasen Opdatering og vedligeholdelse af databasen i REJSUD er hovedopgaven for administratorerne. Det er dog kun dele af databasen administratorerne står for, mens andre dele af databasen falder under Økonomistyrelsens ansvarsområde. I det kommende vil opdelingen af ansvarsområderne blive forklaret. Brugerdatabasen Ved driftsstart af REJSUD dannes der en brugerdatabase baseret på et udtræk af oplysninger fra Navision Stat. Dette sikrer, at alle institutionens ansatte er inkluderet i den første udgave af REJSUD. Oplysningerne i Navision Stat vil dog ikke være dækkende for oplysningsbehovet i REJSUD, og af den grund vil institutionen i løbet af implementeringsfasen blive pålagt at udfylde uddybende oplysningsskemaer. Det er især data defineret af institutionen, såsom godkendelseshierarkiet og en brugers systemrolle, der nødvendiggør at institutionen påtager sig denne opgave. Økonomistyrelsen har udarbejdet et oplysningsskema, tillæg til implementeringsdrejebog, som udgør en komplet liste over behøvede brugerdata. Dette skema skal udfyldes under implementeringen af institutionens REJSUD. Institutionen vil blive informeret yderligere herom af projektgruppen under implementeringsfasen. Da REJSUD ikke kan trække tilstrækkelige oplysninger i Navision Stat til at vedligeholde brugerdatabasen, ligges ansvaret herfor på institutionens administratorer. Det er deres opgave at oprette nye brugere, slette gamle brugere samt opdatere eksisterende brugeres data.. Oprettelse af nye brugere Til oprettelse af nye brugere bør administratoren angive tilsvarende oplysninger, som blev angivet for brugere under systemopstarten. Skemaet tillæg til implementeringsdrejebog kan derfor med fordel gemmes og anvendes som

4 retningslinje for senere brugeroprettelser. For at en person kan oprettes i REJSUD, skal personen være oprettet som kreditor i Navision Stat. Side 4 af 6 Det anbefales, at alle nye medarbejdere oprettes som brugere i REJSUD af hensyn til udlægsmodulet. Endvidere kan der opstå fejl, hvis en ansat som ikke er oprettet i REJSUD bestiller en rejse gennem Statens Rejsebureau. Hvis en institution ikke ønsker at oprette alle nye medarbejdere, men i stedet vente til første gang en medarbejder skal rejse, skal det sikres at medarbejdere oprettes inden de bestiller en rejse. Medarbejdere kan godt bestille en rejse igennem Statens Rejsebureau uden at være oprettet i REJSUD, men integrationen mellem Statens Rejsebureau og REJSUD vil ikke fungere. Det betyder, at rejseafregningen ikke bliver oprettet i REJSUD og derfor skal oprettes manuelt når den rejsende er oprettet i REJSUD. Det er derfor vigtigt at institutionen inkorporerer en proces, der sikrer at en ansat ikke bestiller en rejse uden på forhånd at være oprettet i REJSUD. Det bør eksempelvis indgå som en tydelig del af institutionens rejseinstruks(vejledning). Opdatering af eksisterende brugere Arbejdsopgaver, i forbindelse med opdateringen af data for eksisterende brugere, som skal påtages af institutionens administratorer, dækker over ændringer i: Brugerdata (adresse, initialer, titel/stilling, anvendt køretøj, kilometersats, rejseregel) Godkendelseshierarki (gruppekode, gruppenavn, systemrolle) Kreditkortnumre (match mellem kreditkortnummer og person) Det er af stor vigtighed, at ændringer i data opdateres løbende, da det ellers vil kunne føre til fejlagtige rejseafregninger. Hvis en institution i stedet vælger at samle ændringerne og opdatere dem samlet, bør der indføres en rutine for faste opdateringstidspunkter. Det væsentlige punkt er, at opdateringen er sket inden brugeren igen anvender systemet. Persongrupper I tilfælde af at der oprettes en ny persongruppe (kontorer, enheder eller lignende) defineret ved et nyt godkendelseshierarki, er det administratorens opgave at oprette denne. Det er i denne sammenhæng obligatorisk at oprette en godkender for persongruppen, og det anbefales tillige at indsætte en rejsepolitisk kontrollant inden rejseafregningen går til godkendelse. Det er op til den enkelte institution om persongruppen skal have en sekretærrolle. Det er muligt at give brugerne lov til at ændre kontrollanten/godkenderen til en anden person. Om dette skal tillades er ligeledes op til den enkelte institution. Hvis det ikke tillades, er det dog vigtigt, at der er opsat en stedfortræder for kontrollant og godkender, i tilfælde af at disse er fraværende i en periode. Ved opsætning af stedfortrædere bør tjekboksen dokumentopretters ID altid være

5 afkrydset, da dette giver mulighed for at se, nøjagtigt hvilken person der har oprettet et dokument. Side 5 af 6 Sletning af brugere Gamle brugere skal ikke slettes i systemet umiddelbart efter at de er blevet inaktive. I henhold til regnskabsbekendtgørelsen skal rejseafregninger gemmes i fem år, og for at efterkomme dette krav skal brugere gemmes fem år efter deres sidste handling i systemet. Administratormodulet har en funktion, der giver mulighed for at undersøge om en person må slettes. Med funktionen udføres en simuleret sletning og systemet viser derefter en liste over mulige fejl opstået ved sletningen. Er der ingen fejl kan sletningen gennemføres. Konti og dimensionsdata Konti og dimensionsdata hentes automatisk ind i RejsUd systemet via integrationen til Navision Stat. De ønskede konti specificeres på baggrund af Statens Kontoplan 2007, og hentes ind på SKS-niveau (Dvs. fx 2210*, 2220* osv.). * angiver et såkaldt wildcard, der betyder at alle underkonti, der starter med foregående fire cifre hentes med ind i REJSUD. Det betyder, at der vil forekomme finanskonti, som ikke skal bruges i forbindelse med rejseafregning. Denne løsning vælges, fordi der ligger en begrænsning på det filter, REJSUD kan bruge ved afhentning af data i Navision Stat. Det er altså ikke muligt at bortfiltrere unødvendige konti. Konti ses dog kun i administratormodulet, hvor de kobles sammen med en udgiftstype. Det er udgiftstypen som fremgår i rejseafregningsmodulet, og som vælges af den rejsende i forbindelse med rejseafregning. Hver udgiftstype der er opsat i RejsUd kobles derfor til en finanskonto(artskonto) og bogføres i henhold til denne i Navision Stat. Der kan godt kobles flere udgiftstyper til samme finanskonti. RejsUd systemet leveres med en standardopsætning for koblingen af udgiftsarter og typer. Det er derfor kun vedligeholdelsen og ikke selve opsættelsen der påhviler administratorerne. Dette omtales nærmere under Vedligeholdelse og oprettelse af udgiftstyper. REJSUD leveres desuden med en liste over såkaldte udgiftsposteringsgrupper. Disse bruges til den interne kategorisering af udgiftstyper. Det er derved muligt at føre statistik på dem med henblik på kontrol og opfølgning. Der kan i REJSUD ikke oprettes/slettes udgiftsposteringsgrupper. Administratoren har dog mulighed for at ændre benævnelse/navn på en udgiftsposteringsgruppe. Vedligeholdelse og oprettelsen af finans- og mellemregningskonti Nye finans- eller mellemregningskonti kan kun oprettes i REJSUD, ved at de forudgående oprettes i Navision Stat. Konti overføres da til REJSUD ved hjælp af integrationen mellem de to systemer. Vedligeholdelsen af finanskontoplanen foregår ligeledes igennem Navision Stat. Ændringer foretages derfor i Navision Stat og overføres derefter automatisk til

6 REJSUD gennem integrationen mellem de to systemer. Denne opdatering af REJSUD databasen foregår dagligt. Side 6 af 6 Vedligeholdelse og oprettelse af udgiftstyper Administratorerne har ansvaret for at vedligeholde og oprette nye udgiftstyper i administratormodulet. Vedrørende vedligeholdelse er det især vigtigt at udgiftstyperne kobles til den korrekte artskonto og derved bogføres korrekt i Navision Stat. Ved opsætning af en ny udgiftstype er det især vigtigt at: Angive den korrekte kobling til udgiftsposteringsgruppe/artskonto. Koble udgiftstypen til den relevante betalingsmåde, hvilket bestemmer kreditpostens bogføring. Det er endvidere muligt, at låse betalingsmåden så brugeren ikke kan ændre den. Overveje om udgiften har tvungen forklaring. Tvungen forklaring sættes på udgifter som repræsentation og gaver, hvor regnskabsinstruksen stiller krav om forklaring. Bortset fra de udgifter hvor der specifikt er stillet krav om forklaring, anbefales det at tvungen forklaring udelades. Overveje om en udgiftstype skal kunne ændres på afregningen af brugeren. Denne funktion er relevant i forbindelse med eksempelvis udgiften kontanthævning på firmakort, som skal tilbagebetales hvis ikke beløbet anvendes til firmarelaterede udgifter. For at undgå et eventuelt medarbejdermisbrug, hvor medarbejderen ændrer udgiften til en såkaldt almindelig udgift som ikke skal tilbagebetales, kan funktionen kan ikke ændres aktiveres. Angive hvis en udgiftstype skal refunderes. Dette gælder eksempelvis kontanthævning og egenbetaling af udgifter foretaget med firmakort. Gøre det obligatorisk at påføre bilagsnumre for fysiske bilag. Det gøres derved synligt i det elektroniske system, at et fysisk bilag forefindes i institutionens arkiv. Hvis der løbende forekommer ændringer i en udgiftstypes forhold, derunder alle de ovenstående punkter, skal administratoren i institutionen opdatere dette manuelt i administratormodulet. Yderligere spørgsmål I tilfælde af yderligere spørgsmål, eller tvivl omkring emner der ikke er berørt her, kan du henvende dig til Økonomistyrelsen eller sende en mail direkte til rejseafregning@oes.dk.