Horsens Kommune Kolding Kommune Odense Kommune Odsherred Kommune Svendborg Kommune

Transkript

1 Bilag 7a Vejledning til ansøgningsskema På baggrund af foreliggende oplysninger om projektet udfyldes fanerne, Økonomisk balance, Projektbudget og Risikovurdering. En hjælpetekst vil komme frem ved at holde musen over celler med et rødt hjørne. Grå celler udregner automatisk værdier. Skemaet gemmes afslutningsvis som excelprojektmappe (.xls/.xlsx) Kontaktoplysninger for hovedansøger Region/kommune Ansvarlig direktør/afdelingschef Kontaktperson Titel Mail Projektbeskrivelse Projekttitel Næstved Kommune Ladan Rezai Velfærdsteknologikonsulent Afprøvning og evaluering af teknologier til medicinhåndtering Medvirkende regioner/kommuner Region/kommune 1: Næstved Kommune Region/kommune 2: Region/kommune 3: Region/kommune 4: Region/kommune 5: [Kommune 6, Kommune 7, Kommune 8, etc.]: Horsens Kommune Kolding Kommune Odense Kommune Odsherred Kommune Svendborg Kommune Organisering Projektet gennemføres i samarbejde mellem de seks kommuner med Næstved Kommune som projektleder. Der vil i projektet blive etableret en styregruppe bestående af en repræsentant fra de seks kommuner samt evaluator, som sammen koordinerer og sikrer projektets fremdrift og gennemførsel. Næstved Kommune har formandskabet, leder styregruppens arbejde og har det administrative ansvar for projektet. Den enkelte kommunes repræsentant i styregruppen sikrer ledelsesmæssig og medarbejderforankring i den enkelte kommune. Evalueringen udføres på SKI-aftale af Teknologisk Institut.

2 Antal medarbejdere og borgerforløb i projektet Projektformål Antal medarbejdere: 520 Antal borgerforløb: 345 Projektet har til formål at afprøve og evaluere teknologier til medicinhåndtering for ældre borgere og borgere med sindslidelser eller kognitive handicap i hjemmeplejen og på bosteder for at tilvejebringe solid dokumentation for de potentielle økonomiske såvel som ikkeøkonomiske effekter ved deres anvendelse. Ydermere har projektet til formål at tilvejebringe solide implementeringsanvisninger for at kunne medvirke til en succesfuld implementering af teknologier til medicinhåndtering i andre kommuner. I dag bruger personalet meget tid på medicinadministration og hjemmebesøg i forbindelse med medicinindtag. Tid, som går fra den egentlige pleje af borgerne, som er knap pga. den lave normering af personale, og som er dyrebar på budgetterne. Med anvendelsen af teknologier til medicinhåndtering, som gør det muligt for borgeren på egen hånd at tage den rigtige medicin i den rigtige dosis på det rigtige tidspunkt, uden hjælp fra fagpersonale til andet end "opfyldning" af teknologien, ligger der et muligt potentiale i, at personalets tid bliver frigivet til reelle plejeopgaver, imens borgeren selv tager kontrol over sit medicinindtag. Målgruppe Målgruppen er borgere, der får medicin, og som bor i plejebolig eller i eget hjem og er tilknyttet hjemmeplejen, sygeplejen eller socialpsykiatrien. Det er borgere med hukommelsesbesvær fra alle forløb det vil sige ældre borgere, borgere med demens, sindslidelse, hjerneskade, vedvarende sygdomsudvikling mm., - og som tillige kan have en fysisk funktionsnedsættelse.

3 Løsningsbeskrivelse Teknologier til medicinhåndtering gør det muligt for borgeren på egen hånd at tage den rigtige medicin i den rigtige dosis på det rigtige tidspunkt uden hjælp fra fagpersonale til andet end "opfyldning" af teknologien, hvor det tidligere har været nødvendigt med hjemmebesøg og personalets tilstedeværelse på bosteder og plejehjem ved hver dosering. Teknologier til medicinhåndtering dækker hele spektret fra simple medicinhuskere over pilleæsker, der sikrer den rette dosering, til alarmsystemer, der sender besked til personalet, hvis ikke borgeren har kvitteret for indtagelsen af sin medicin. Valg af teknologi afhænger af borgerens behov, men omdrejningspunktet for dem alle er, at de reelle gevinster ligger i de ændrede arbejdsgange og i, at borgeren bliver mere selvhjulpen. I dette projekt vil følgende teknologier blive afprøvet og evalueret: 1) Medicinhusker udviklet af Danmarks Apotekerforening. Medicinhusker er en app, der sender brugeren en påmindelse, når det er tid til at tage medicinen. 2) Careousel S28 Advance fra virksomheden Astrid Leisner & Søn. Har alarm og automatisk fremføring af den korrekte medicin. 3) Careousel S28 Advance GSM fra virksomheden af Astrid Leisner & Søn. Careousel er en automatisk pilleæske, der minder borgeren om, når det er tid til at tage medicinen. Overskrides den tid, Careousel er indstillet til, at borgeren har til at tage sin medicin, sendes en besked til personalet via sms eller mail. 4) Pilly fra den finske virksomhed Dignio. Pilly fungerer på samme måde som teknologi nr. 3, men med en anden databehandling. 5) DoseCan udviklet af DoseSystem. DoseCan er en medicinboks, der kan rumme dosispakket medicin, doseringsæsker og sideordineret medicin. Boksen giver borgeren besked, når det er tid til at tage medicinen. Når medicinen er taget, skal borgeren kvittere. Kvitterer borgeren ikke, får personalet en alarm gennem en app. Hele skalaen af teknologier til medicinhåndtering vil dermed være repræsenteret, hvormed projektets resultater ikke blot vil være baseret på afprøvning af én teknologi, men en evaluering af effekterne ved anvendelsen af teknologier til medicinhåndtering generelt gennem afprøvning og evaluering af en række teknologier med fokus på effekterne af ændret arbejdsgange og borgerens selvhjulpenhed.

4 Forandringsmodel/teori I projektet vil implementeringen af teknologier til medicinhåndtering blive anskuet som en proces, der kan planlægges og styres, hvis man følger foreskrivelserne for god forandringsledelse. Da alle kommunerne i projektet er på forskellige stadier i implementeringsprocessen, vil de alle starte/fortsætte på forskellige trin og niveauer af forandringsprocessen. I forlængelse heraf vil der bliver taget udgangspunkt i Kotters 8-trins model; 1. Skab en følelse af nødvendighed: Personalet på de plejecentre og i hjemmeplejen, hvor teknologierne implementeres, vil blive informeret om den demografiske udvikling, hvor der i fremtiden vil være færre til at servicere flere, og nødvendigheden i at kigge på ny teknologi som en mulighed for at effektivisere arbejdsgange, højne serviceniveauet samt fastholde et godt arbejdsmiljø. 2. Opbyg en styrende koalition: Det er ikke nok, at den interne projektleder står i spidsen for forandringen. Derfor identificeres nøglepersoner og ildsjæle fra de enkelte plejecenter, hjemmeplejen og sygeplejen personer med formel og uformel magt - der sammen skal lede forandringen. 3. Fastlæg en vision: Den interne projektleder vil sammen med personalet på plejecenteret, i hjemmeplejen og/eller sygeplejen i den enkelte kommune formulere en vision, der skal lede dem igennem projektet. 4. Kommunikér visionen: Alle medarbejdere på de involverede plejecentre, hjemmeplejen og/eller sygeplejen i den enkelte kommune skal kende visionen for projektet. Her suppleres Kotter af Helle Petersens Cen-lok strategi, hvor visionen både kommunikeres bredt ud fra øverste ledelse til alle medarbejdere, men hvor den enkelte mellemleder også skal oversætte visionen til den enkelte personalegruppe, så de ved, hvad visionen betyder for dem. 5. Fjern stenene på vejen, og opgradér medarbejdernes kompetencer: Alt personale på de plejecentre, hjemmeplejegrupper og sygeplejegrupper, hvor teknologierne implementeres, vil blive oplært i brugen heraf. Gennem projektets base-, midtvejs- og slutmåling vil anvendelsen af teknologierne løbende blive evalueret, hvilket giver mulighed for løbende opfølgning og evt. korrektion. 6. Skab også kortsigtede gevinster: De interne projektledere i kommunerne skal sammen med afdelingspersonalet identificere og formulere en række kortsigtede mål, og anerkende indfrielsen heraf, så den gode historie sikres løbende og motivationen fastholdes. 7. Hold fast: Til trods for positive resultater tidligt i processen, skal den interne projektleder i den enkelte kommune sikre sig at holde fast i forandringsprocessen gennem løbende dialog med personalet omkring fremskridt i projektet. 8. Forankr forandringen i organisationskulturen: At teknologierne bliver forankret i organisationskulturen vil højst sandsynligt tage længere tid, end dette projekt løber. Når projektet er afsluttet, er der en risiko for, at forandringen løber ud i sandet. For at modvirke dette vil projektledere og koalition formidle til resten af personalegrupperne, hvordan specifikke adfærdsmønstre og holdninger har medvirket til at nå forandringen med fokus på succeshistorie og indfrielse af mål for at fastholde en motivation til at fortsætte også efter projektets afslutning.

5 Erfaringer fra tidligere pilot- og demonstrationsprojekter Næstved Kommune har i et pilotprojekt testet 6 DoseSystem i hjemmeplejen med så stor succes, at kommunen nu har indkøbt 80 teknologier yderligere, som kommunen også ønsker udbredt på plejecentre, i sygeplejen og på psykiatriområdet. Kommunen har både erfaret positive økonomiske gevinster med et break-even allerede år 1, og ikke-økonomiske gevinster i form af borgerens egne positive oplevelser med at blive mere selvhjulpne og en større tryghed hos borgere og pårørende ved, at der bliver holdt øje. Horsens Kommune har i et afprøvningsprojekt testet 50 DoseCan på plejecentre og i hjemmeplejen. Kommunen har erfaringer, der peger i retning af en økonomisk gevinst, men har ikke foretaget målinger eller udarbejdet en businesscase. Desuden viste afprøvningsprojektet ingen ændringer i arbejdsmiljøet. Kommunen er ved at indkøbe yderligere 40 DoseCan, som blandt andet skal implementeres i sygeplejen. Kolding Kommune har side 2011 indkøbt og implementeret 50 Careouesel Advance. Teknologierne har ikke været en del af et decideret projekt, men er blevet indkøbt for ældrepuljemidler, som nu er fast budgetteret i den samlede sygepleje. Kommunen har erfaret, at teknologierne hjælper borgerne til at forblive mere selvhjulpne og er positive ved at slippe for besøg fra mange forskellige medarbejdere, imens evaluering af medicinindtag er blevet simplificeret for personalet. Odense Kommune tester 6 DoseSystem, 6 Careousel Advance GSM og 8 Pilly hos borgere med sindslidelser og borgere med erhvervet hjerneskade frem til oktober Kommunen forventer herefter at implementere den type, som de viser sig at have mest succes med. Odsherred Kommune er i august 2016 påbegyndt et pilotprojekt med afprøvning af DoseSystem til 15 borgere. Herunder afprøvning af fem teknologier i patientsikkerheds øjemed med henblik på at reducere utilsigtede hændelser. Målet er at have ca. 100 borgere koblet på DoseSystem i De første erfaringer viser, at det er lidt trægt at komme i gang for både borgere og medarbejdere. Svendborg Kommune har afprøvet 3 Careousel GSM med meget begrænset succes. Har fuldt med på sidelinjen i andre kommuners projekter med DoseSystem, og mener nu at produktet er så gennemtestet og afprøvet med så gode resultater, at de ønsker at implementerer 35 stk. Kommunen ønsker, at teste produktet både i hjemmeplejen ift. selvhjulpenhed og dermed at kunne afvisitere besøg samt på plejecenter ift. at mindske antallet at utilsigtede hændelser på medicinområdet. Tidsplan Startdato: 1. december 2016 Slutdato: 1. september 2018 Milepæl 1 Etablering af projekt-setup og evalueringsdesign samt fastsætning af indikatorsæt og forandringsteori Deadline 1. marts 2017 Milepæl 2 Baselinemåling og afrapportering

6 Deadline 1. maj 2017 Milepæl 3 Midtvejsmåling og afrapportering Deadline 1. november 2017 Milepæl 4 Slutmåling og afrapportering Deadline 1. maj 2018 Milepæl 5 Afrapportering og projektafslutning Økonomiske effekter Deadline Afrapportering 1. august 2018 og projektafslutning 1. september 2018 Med anvendelsen af teknologier til medicinhåndtering forventes det, at personalet ikke i samme grad skal bruge tid på medicinadministration og tilstedeværelse ved medicinindtag på plejecentre og hjemmebesøg i forbindelse med medicinindtag. Ydermere forventes det, at personalet ikke i samme grad skal bruge tid på dokumentation og evaluering af medicinindtag for den enkelte borger. Slutteligt forventes det, at personalet ikke skal bruge samme mængde tid på journalskrivning i tilfælde af utilsigtede hændelser ved forkert eller manglende medicinindtag, i takt med en forventet reducering heraf. Teknologierne giver altså en mulig positiv økonomisk effekt i form af frigivet tid. Nærværende projekt vil som nævnt afdække og evaluere de økonomiske gevinster gennem udarbejdelse af en business case. Der er en forventning om forskellige økonomiske gevinster ved de forskellige teknologier, der er inddraget i projektet. Se mere i feltet 'projektbudget'. Ikke-økonomiske effekter 1) Med anvendelsen af teknologier til medicinhåndtering forventes det, at borgerens egenmestring øges gennem ansvar for eget medicinindtag, hvilket medvirker til en øget livskvalitet. 2) Det forventes, at personalet får frigivet tid til mere værdiskabende opgaver såsom pleje af borgeren, imens personalet i mindre grad skal huske på, holde øje med og sikre sig, at borgeren har fået sin medicin. Begge dele medvirker til et bedre psykisk arbejdsmiljø samt en generelt bedre kvalitet i den offentlige pleje. 3) Anvendelsen af teknologierne forventes at forebygge og reducere antallet af utilsigtede hændelser i form af forkert eller mangelnde medicinindtag, hvilket også giver en større tryghed og dermed højere livskvalitet for både borger og pårørende. Nærværende projekt vil som nævnt afdække og evaluere de ikke-økonomiske genvister.

7 Evalueringsdesign Evalueringen gennemføres som en virkningsevaluering i forhold til de fire områder; økonomi, personale, organisation og teknologi. Her afdækker evalueringen, hvad der virker for hvem, hvorfor det virker og under hvilke omstændigheder samt med hvilke økonomiske og - ikke økonomiske effekter. Generelt set er det evalueringens sigte at afdække og dokumentere de generiske effekter ved den funktionelle anvendelse af teknologier til medicinhåndtering til den valgte målgruppe. Dette med fokus på de organistoriske processer i forbindelse med anvendelsen heraf. Således at evalueringens resultater ikke alene kan anvendes til de i projektet udvalgte løsninger, men også kan perspektiveres til andre løsninger med lignende funktionalitet. Evalueringen vil desuden kortlægge de nødvendige aktiviteter og organisatoriske ændringer, der ligger til grund for målopfyldelsen og effekter hos målgruppen i henhold til projektets forandringsstrategi. Alt i alt en evaluering, der munder ud i en valid businesscase og solide implementeringsanvisninger til andre kommuner, der ønsker at implementere teknologier til medicinhåndtering. Metodisk gennemføres evalueringen med udgangspunkt i en VelfærdsTeknologiVurdering (VTV), som er udviklet af Teknologisk Institut som metode til effekt- og gevinstrealisering af velfærdsteknologi. VTV'en står på skuldrene af andre anerkendte metoder, som fx den medicinske MTV, og fokuserer på at afdække og dokumentere evalueringsobjektets potentiale til at opnåelse af bedre livskvalitet, bedre service, forbedret arbejdsmiljø og optimal ressourcebenyttelse. Evalueringen vil med brug af både kvantitative og kvalitative metoder blive gennemført med 1) en baselinemåling, der afdækker og dokumenterer situationen før ibrugtagning af teknologier til medicinhåndtering, herunder de forventninger og gevinstrationaler, der knytter sig til beslutningen om indkøb af løsningen. 2) en midtvejs- og 3) en slutmåling, der begge afdækker og dokumenterer de opnåede effekter i forhold til en række udvalgte effektindikatorer inden for de fire evalueringsområder. Evalueringen vil blive afrapporteret som én samlet rapport, der udarbejdes løbende i overensstemmelse med faserne med specifikke afsnit om baggrund, baselinemåling, midtvejsmåling og slutmåling samt et opsummerende 'executive summary'. Evalueringen udføres på SKI-aftale af Teknologisk Institut, som har erfaring med evaluering fra tidligere projekter i regi af. Projektbudget Se fanen "Projektbudget" På baggrund af de deltagende kommunernes erfaringer fra egne projekter, forventes en gennemsnitlig økonomisk gevinst på kr. om året pr. borger ved anvendelse af DoseSystem. Ca. 300 af de deltagende 345 borgere vil kun, eller sammen med en af de andre teknologier, anvende DoseSystem. Den økonomiske gevinst ved de resterende teknologier varierer og medregnes i budgettet med en gennemsnitlig årlig gevinst på kr. pr. borger. Risikovurdering For en uddybning, se fanen"risikovurdering" Risiko 1: Risiko 2: Risiko 3: At en kommune i projektperioden ophører med at bruge teknologien. At en projektdeltager tager en anden teknologi med samme funktionalitet i brug i stedet for den nuværende. At personalet på de deltagende plejecentre, i hjemmeplejen og/eller sygeplejen ikke i tilstrækkelig grad understøtter anvendelsen af teknologierne.

8 [Risiko 4]: [Risko 5]: At teknologien viser sig ikke at besidde de forventede effekter.

9 Økonomisk balance Økonomisk balance Indtægter Direkte arbejdskraftbesparelse , , , ,00 Indirekte arbejdskraftbesparelse Øvrige besparelser (fx driftsomkostninger, medfinansiering) Gevinst i øvrige sektorer Samlede indtægter , , , ,00 Samlede udgifter Udgifter under projekt Merarbejde , , ,00 Projektudgifter , , ,00 Øgede omkostninger (fx driftsomkostninger i projektperioden) Udgifter efter projekt Indkøb ,00 Drift , , , , ,00 Samlede udgifter , , , , ,00 Nettogevinst , , , , ,00 Akkumuleret nettogevinst , , , , ,00 Break-even point 0 År

10 Projektbudget Projektbudget Total Direkte udgifter Løn til eget personale (ekskl. projektledelse) Projektledelse Teknologi (Abonnement) Andre varer og materialer Tjenesteydelser Kursusaktiviteter Rejser, befordring og kørsel 0 Evaluering og revision (udført af eksterne konsulenter) Andet Samlede udgifter Udgifter i alt Heraf tilskud fra Heraf egenfinansiering

11 Risikovurdering Risikovurdering Vigtigste risici vedr. fx organisation, teknisk løsning, leverandør, interessenter, kvalitet og gevinster Risiko Risiko 1: At en kommune i projektperioden ophører med at bruge teknologien. Sandsynlighed (1-5) Konsekvens (1-5) Risikoscore Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Mængden af data vil i så fald blive reduceret - men med seks deltagende kommuner, er projektet robust ift. denne risiko. Korrigerende handling(er) Der vil i forbindelse med projektet blive nedsat en styregruppe, hvis formål er at sikre koordinering, fremdrift og gennemførelse af projektet og dets milepæle. Denne risiko og projektfølgerne heraf vil derfor kunne blive taget i opløbet ved styregruppemøderne. Projektet vil desuden få fokus på, hvorfor de har ophørt med anvendelsen. Risiko 2: At en projektdeltager tager en anden teknologi med samme funktionalitet i brug i stedet for den nuværende Projektet vil i så fald fortsætte, men vil på nogle punkter skulle starte forfra - bl.a. i form af en ny implementeringsproces. Projektet har i sin evaluering fokus på de generiske effekter til de afledte implementeringsanvisninger, og vil derfor godt kunne indeholde data fra en anden løsning. Ydermere henvises der til ovenstående argument med, at styregruppen vil kunne tage en sådan risiko i opløbet. Risiko 3: At personalet på de deltagende plejecentre, i hjemmeplejen og/eller sygeplejen ikke i tilstrækkelig grad understøtter anvendelsen af teknologierne Vores evaluering vil i så fald mere I projektet kører vi en ambitiøs afdække, hvorfor personalet ikke forandringsstrategi for netop at sikre understøtter anvendelsen, og accept og understøttelse fra hvordan de vil kunne motiveres dertil. personalet i anvendelsen af robotterne.

12 [Risiko 4]: At teknologien viser sig ikke at besidde de forventede effekter. Risikovurdering Projektet vil stadigvæk kunne fortsætte, selvom teknologierne viser sig ikke at have de ønskede effekter. Projektdeltagerne har dog alle positive erfaringer fra egne projekter, hvorfor denne risiko anses som minimal. Projektresultaterne vil i så fald kunne anvendes til at identificere, hvordan man kan forbedre forandringsprocessen til evt. at nå de bedst mulige gevinster. [Risiko 5]: 0 Gennemsnit: 1,75 1,75 2,6