Bilag 13B. Generelle forhold. Side 1 af 10 INDHOLDSFORTEGNELSE

Transkript

1 Bilag 13B Side 1 af 10 Generelle forhold INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning Kundens generelle forhold Yderligere oplysninger om flytteopgaven Sikkerhedsgodkendelse/straffeattest og vaccine Nøgler, adgangskort og alarm Tavshedserklæring Levering af udlånte flyttekasser Blanket til Leverandørens medarbejderliste Blanket til afleveringsforrretning Kundens planlægning Tidsrum for flytteopgavens Parkeringsforhold Drikkepauser og frokost Placering af flyttegenstande Arkivflytning Midlertidig bufferopmagasinering Rømning og oprydning Placering af affaldscontainere... 10

2 1. INDLEDNING Side 2 af 10 I nærværende bilag angiver Kunden oplysninger om Kundens generelle forhold, som er nødvendige for Leverandørens udførelse af Flytteopgaven. Disse oplysninger udgør dermed kundespecifikke vilkår for Leverandørens udførelse af Flytteopgaven og indgår som en del af Kundens konkrete Bestilling/Ordre. Kundens bestilte Flytteydelser og omfang heraf fremgår af Bilag 13A. Derudover indeholder nærværende bilag skabeloner, som Kunden kan anvende som skabelon for Leverandørens medarbejderliste inden Flytteopgavens opstart samt som blanket til afleveringsforretning ved afslutning af Flytteopgave. Endelig indeholder bilaget en vejledning til Kundens opstart med Leverandøren. Tekst med kursiv gennem dokumentet er udelukkende til vejledning. 2. KUNDENS GENERELLE FORHOLD 2.1 Kundens fra- og tilflytnings lokalefortegnelser Kundens lokalefortegnelser for tilflytningslokationer vedlægges den konkrete Bestilling/Ordre. Kundens lokalefortegnelser for fraflytningslokationer vedlægges, såfremt Leverandøren kræver det. Af lokalefortegnelsen kan bl.a. fremgå: Myndighed, i overensstemmelse med det af Kunden anførte i Bilag 13A Bestillingsseddel. Adresse, postnr. og by, ligeledes i overensstemmelse med det af Kunden anførte i Bilag 13A Bestillingsseddel. Etage For hver etage, fortegnelse over alle omfattede lokaler med følgende specifikationer for hvert lokale: ID (lokalenummer, fx 10) Navn (lokalebetegnelse, fx mødelokale) Areal (m2) (flytteareal, fx 22 m2) Fremkommelighed (fx antal elevatorer pr. etage samt vægtbegrænsning i kilo, halve etager) Kommentar (evt. bemærkninger) Nedenfor fremgår et eksempel på lokalefortegnelser.

3 Eksempel på lokalefortegnelser inklusive oplysninger Side 3 af 10 Moderniseringsstyrelsen Navn og adresse: Landgreven København K Etage: 2. sal Flytteareal: 411 m 2 Fremkommelighed: To elevatorer, maks. 500 kg Bemærkninger: Elevatorerne måler 1,5m x 1,5m dog kun 1m døråbning. Der er fra elevatorerne direkte adgang til parkeringsplads.

4 2.2 Yderligere oplysninger om flytteopgaven Side 4 af 10 Kunden har nedenfor angivet eventuelle relevante oplysninger om flytteopgaven, eksempelvis krav til tidsrummet for flytningen, der går ud over de allerede anførte krav til tidsrum i Bilag 13A - Bestillingsseddel eller instruktion til, hvordan flytningen ønskes udført. Som krav til tidsrummet for flytningen kan Kunden anføre Udførelse på Hverdage (inkl. lørdage) mellem kl ), Udførelse på Hverdage (inkl. lørdage) mellem kl ) og/eller Udførelse søndag og helligdage (mellem kl og 24.00). Eventuelle yderligere oplysninger om flytteopgaven 2.3 Sikkerhedsgodkendelse/straffeattest og vaccine Kunden har nedenfor afkrydset, hvilke eventuelle særlige forhold, personalet ved udførelsen af flytteydelser omfattet af denne Bestilling/Ordre skal opfylde, i så fald dette er relevant for personalets udførelse af flytteopgaven på Kundens fra- og tilflytningslokation(er) Sikkerhedsgodkendelse i henhold til cirkulære nr af 147. december 2014 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO, EU eller WEU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt. Såfremt Kunden har afkrydset ovenfor om sikkerhedsgodkendelse cirkulære nr af 147. december 2014, skal Kunden nedenfor specificere, hvilket niveau af sikkerhedsgodkendelse, der er tale om (til tjenestebrug, fortroligt, hemmeligt eller yderst hemmeligt): Eventuel angivelse af niveau for sikkerhedsgodkendelse: Ren straffeattest Kunden har nedenfor specificeret, hvad der er en for Kunden tilfredsstillende straffeattest En for Kunden tilfredsstillende straffeattest:

5 Side 5 af 10 Ud over de eventuelt ovenfor specificerede krav til sikkerhedsgodkendelse/straffeattest, har Kunden herunder anført en eventuel yderligere specifikation vedrørende rekvirering af sikkerhedsgodkendelse/straffeattest. Eventuel yderligere specifikation vedrørende sikkerhedsgodkendelse og straffeattest: Kunden har nedenfor angivet eventuelle krav til vaccination af personalet, jf. Rammeaftalens punkt Kundens eventuelle krav til vaccination af personale [Det bemærkes, at krav til vaccination af personalet alene vil blive stillet i helt ekstraordinære og særlige tilfælde, eksempelvis ved Flytteydelser leveret hos Statens Serum Institut.] 2.4 Nøgler, adgangskort og alarm Ud over de i Rammeaftalens punkt specificerede krav til nøgler, adgangskort og alarm, har Kunden nedenfor specificeret en eventuel fremgangsmåde vedrørende håndtering af nøgler, adgangskort og alarm. [Eventuel fremgangsmåde vedrørende håndtering af nøgler, adgangskort og alarm kan eksempelvis omhandle Leverandørens opbevaring af nøgler og adgangskort:] Eventuel fremgangsmåde vedrørende håndtering af nøgler, adgangskort og alarm: 2.5 Tavshedserklæring Kunden har nedenfor angivet eventuelle krav til tavshedserklæring, jf. Rammeaftalens punkt 13.

6 Side 6 af 10 Flyttepersonalet bedes inden arbejdets påbegyndelse fremsende underskrevet tavshedserklæring. 2.6 Levering af udlånte flyttekasser Kunden har nedenfor angivet, hvornår flyttekasser til brug for den konkrete flytning skal leveres på de(n) af Kunden angivne fraflytningslokation(er) jf. Bilag 13A. Flyttekasserne skal leveres [ugedag] den [dato] [årstal] i tidsrummet kl. [klokkeslæt]- [klokkeslæt] Levering af flyttekasser skal ske til Kunden inden den planlagte flytning i passede tid, og efter aftale med Kunden.

7 3. BLANKET TIL LEVERANDØRENS MEDARBEJDERLISTE Side 7 af 10 Denne skabelon for Leverandørens medarbejderliste kan anvendes i medfør af Rammeaftalens punkt på Kundens forlangende. Et kryds i skemaet i den pågældende kolonne betyder, at medarbejderen opfylder det pågældende krav. Leverandøren garanterer for rigtigheden af de anførte oplysninger om medarbejderne med angivelse af dato og underskrift. Medarbejderliste Medarbejder Fornavn og Efternavn Virksomhedens CVR. nr. Har ret til at arbejde i Danmark? Er i besiddelse af behørigt ansættelsesbevis? Er i besiddelse af behørig billedlegitimation? (Tilføj flere rækker hvis det er nødvendigt) Leverandørens underskrift (Leverandøren bekræfter herved, at de angivne oplysninger er korrekte): Dato: / 201[7]

8 4. BLANKET TIL AFLEVERINGSFORRRETNING Side 8 af 10 Denne skabelon til afleveringsblanket kan anvendes i forbindelse med afleveringsforretning ved afslutningen af en flytteopgave jf. Bilag 1B, punkt 2.1. Såfremt der ved afleveringsforretningen ikke konstateres mangler, anfører Kunden og Leverandøren ved kryds i JA nedenfor, at arbejdet er fuldført tilfredsstillende og ingen mangler konstateret. Flytteydelsen anses dermed for afsluttet, og Leverandøren er berettiget til at fakturere Kunden, jf. Bilag 12. Såfremt der ved afleveringsforretningen konstateres mangler, der skal afhjælpes, anses leveringen af Flytteydelsen ikke for afsluttet. I dette tilfælde aftaler Leverandøren og Kunden en ny dato for afslutning af arbejdets fuldførelse, jf. nedenstående mangelliste, i form af en ny afleveringsforretning. Leverandøren er berettiget til at fakturere Kunden, idet Kunden dog er berettiget til at tilbageholde et beløb, der står i rimeligt mål med manglernes omfang. Bestilling/Ordre: Leverance: Kunden: Leverandøren: Dato og klokkeslæt for afleveringsforretning For Kunden (evt. Kundens rådgiver): For Leverandøren: Arbejdet er fuldført tilfredsstillende og ingen mangler konstateret: For arbejdets fuldførelse mangler de nedenfor nævnte anførte arbejdsopgaver: (Tilføj evt. flere rækker ved behov) Manglerne er aftalt afhjulpet inden den (angive dato og klokkeslæt), hvor der afholdes afleveringsforretning: Evt. bemærkninger: JA NEJ Overskridelse af tidsfrist (antal timer og/eller dage): Kunden og Leverandøren bekræfter herved status for afleveringsforretning. For Kunden: For Leverandøren: Dato: / 201[x] Dato: / 201[x] Det bemærkes, at reklamationer over synlige mangler skal ske straks, i andre tilfælde uden ugrundet ophold og senest 14 dage efter henholdsvis flytteopgavens afslutning eller afholdt afleveringsforretning, jf. Rammeaftalens punkt 7.1.

9 5. KUNDENS PLANLÆGNING Side 9 af 10 Dette afsnit tjener som en vejledende huskeliste til Kunden om forskellige forhold, som Kunden skal orientere Leverandøren om, eventuelt ved et opstartsmøde før Flytteopgavens udførelse. 5.1 Tidsrum for flytteopgavens Kunden skal orientere om de(t) tidsrum, den konkrete flytteydelse ønsket udført i, herunder ved angivelse af: Ugedag Dato Fra/til klokkeslæt Det bemærkes dog, at det forventede tidsrum skal være i overensstemmelse med det af Kunden angivne i Bilag 13A Bestillingsseddel og Bilag 13B Generelle forhold. Leverandøren forventes at deltage aktivt i planlægning og fastlæggelse af tidsrum for de konkrete Flytteydelser udførelse, der eventuelt kan aftales nærmere i forbindelse med opstartsmødet jf. Bilag 1B, punkt Parkeringsforhold Såfremt der er særlige parkeringsforhold ved fra- eller til flytningslokationen skal Kunden orientere Leverandøren om dette, eventuelt i forbindelse med opstartsmødet. 5.3 Drikkepauser og frokost Kunden skal informere om de gældende regler i forbindelse med afholdelse af drikkepauser og frokost, herunder om flyttepersonalet har adgang til lokationernes kantinefaciliteter, herunder betalingsvilkår herfor. 5.4 Placering af flyttegenstande Kunden skal informere om flyttegenstandenes placering, herunder inventar, flyttekasser, paller eller flyttebure mv. samt opstilling og tilslutning af PC-arbejdsstationer. Kunden er ansvarlig for ved opstart at informere om eventuelle særlige forhold ved placering af skriveborde og kontorinventar, herunder om der kræves en bestemt afstand fra ydervæg/kabelbakker etc. Kunden er ansvarlig for at orientere Leverandøren om, såfremt der er hensigtsmæssigt, at etablere let tilgængeligt bufferområder til afsætning, i den udstrækning Kunden efterfølgende selv udpakker. 5.5 Arkivflytning I forbindelse med arkivflytning skal Kunden, såfremt relevant for flytteopgavens udførelse, beskrive arkivets indhold, herunder eksempelvis oplyse om:

10 Side 10 af 10 hvad der flyttes (arkivæsker, ringordnere, hængemapper, sagsmapper etc.), beskrivelse af formen og emballagen af det nedpakkede arkivindhold, herunder om det er nedpakket i flyttekasser eller flyttebure, hvis Kunden selv forestår ned- og genudpakning, den indbyrdes volumenmæssige fordeling, hvis Leverandøren forestår dele af ned- og genudpakning. Kunden vil ved arkivflytning informere om genplacering af arkivindhold, herunder: eventuel rækkefølge på genplaceringen, beskrivelse af den nye arkivopsætning mv. den udstrækning, at Leverandøren forestår med genudpakning af arkivindhold. 5.6 Midlertidig bufferopmagasinering Kunden skal ved opstart angive, hvilke kontormøbler og inventar mv., der midlertidigt skal opmagasineres. Kunden skal ved opstart specificere, hvordan flyttegodset skal opbevares i form af løsgods, pallegods eller liftbokse, såfremt dette er relevant for den midlertidige opmagasinering. Kunden skal ved opstart informere om, i hvilken udstrækning Kunden har behov for adgang til flyttegodset under opmagasineringen. Derudover skal Kunden informere om, hvorvidt flyttegodset skal registreres under opmagasinering, hvilket gør det muligt at få flyttegodset plukvis returneret. 5.7 Rømning og oprydning Kunden skal ved opstart angive hvilke kontormøbler og hvilket inventar mv., der indgår i rømning og oprydning. Kunden skal ved opstart beskrive de mængder og det forventet omfang af restinventar, arkivmateriale i forbindelse med den konkrete flytning, der skal til forbrænding, og det arkivmateriale der skal til sikkerhedsmakulering. Kunden skal ved opstart oplyse, hvorledes affald opstået i forbindelse med den konkrete flytning herunder flyttekasser skal bortskaffes af Leverandøren. 5.8 Placering af affaldscontainere Kunden skal ved opstart oplyse Leverandøren om konkret mulighed for placering af affaldscontainere.